Совершенствование управления складом готовой продукции крупного предприятия с использованием информационных технологий

Федеральное агентство связи

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Сибирский государственный университет

телекоммуникаций и информатики»

Уральский технический институт связи и информатики (филиал)

Совершенствование управления складом готовой продукции крупного предприятия с использованием информационных технологий



План

1. Складская логистика

1.1Логистический процесс на складе

1.2 Снабжение запасами

1.3 Контроль за поставками

1.4 Разгрузка и приемка грузов

1.5 Внутрискладская транспортировка

1.6 Складирование и хранение

1.7 Комплектация (комиссионирование) заказов и отгрузка

1.8 Транспортировка и экспедиция заказов

1.9 Информационное обслуживание склада

2 Характеристика объекта и его проблемы

2.1 Общая характеристика предприятия

2.2 Обоснование для разработки нового программного обеспечения

2.3 Техническое задание

2.4 Функциональные требования к системе

2.5 Обоснование выбора СУБД Access для разработки БД

2.6 Разработка структуры базы данных и отношений атрибутов

2.7 Система АРМ «Логистика»

3 Экономическая эффективность предложенных мероприятий

3.1 Анализ рыночных возможностей продукта

3.2 Расчет единовременных затрат на разработку программного обеспечения

3.3 Расходы по внедрению автоматизированных рабочих мест (АРМ)

3.4 Текущие расходы пользователя ПО при эксплуатации АРМ

3.5Расчет экономического эффекта от внедрения системы

4 Определение интегрального критерия готовности к информационному обществу

5 Безопасность жизнедеятельности

5.1 Анализ условий труда

Заключение

Список использованных источников



Введение

Возрастающие темпы информатизации общества повышают значение вычислительной техники в управленческих процессах. Использование возможностей современной вычислительной техники для автоматизации процесса обработки информации позволяет увеличить производительность труда, повысить эффективность работы с документами и ускорить обмен управленческой информацией. Предприятия активно используют вычислительную технику для ведения бухгалтерского учета, контроля за выполнением заказов и договоров, подготовки деловых документов.

При современном уровне развития вычислительной техники и средств связи автоматизация процесса управления позволяет быстро и эффективно решать поставленные задачи, для чего создаются комплексные автоматизированные системы управления. Они включают в себя множество автоматизированных рабочих мест (АРМ) сотрудников, средства коммуникации и обмена информацией, другие средства и системы, позволяющие автоматизировать работу управленческого персонала.

Создание автоматизированных рабочих мест позволяет эффективно обрабатывать большие потоки информации, которые имеют определенную структуру, зависящую от особенностей места применения. Это позволяет осуществлять индивидуальный подход к автоматизации именно тех функций, которые выполняются данным подразделением. Введение на предприятии автоматизированных рабочих мест позволяет значительно сократить время выполнения работ и повысить их точность, облегчить труд специалистов.

Всем известно, что для того, чтобы система управления складом предприятия работала и выполняла все предназначенные ей функции, необходима какая-либо информационная поддержка, которая исключила бы все возможные ошибки и неточности.

Таким образом, актуальность дипломной работы обуславливается важностью создания автоматизированного рабочего места управления складом, которая помогла бы предприятию и его работникам вести точный учет всех операций и располагать необходимой информацией - то есть вести собственную базу данных (БД). Именно такая система смогла бы сэкономить время, деньги и обеспечить правильность ведения всех проводимых на складе операций и управлять ими.

Объект исследования склад готовой продукции на предприятии ООО «Кока-Кола Эйч Би Си Евразия».

Предмет исследования - управление складским товародвижением на базе информационных технологий.

Цель дипломной работы - внедрить мероприятия для совершенствования управление складом готовой продукции крупного предприятия.

Для решения поставленной цели ставятся следующие задачи:

-анализ рынка программного обеспечения для автоматизации складской логистики;

- разработать адекватный, релевантный для пользователя, интерфейс;

-рассчитать экономическую эффективность разработки и внедрения информационной системы;

Первая глава посвящена изучению логистического процесса на складе.

Во второй главе дана характеристика предприятия, представлено обоснование для разработки нового программного обеспечения.

В третьей главе проведен расчет экономической эффективности от предложенного мероприятия.

В четвертой главе рассчитан интегральный критерий уровня готовности к информационному обществу.

Пятая глава посвящена безопасности жизнедеятельности.



1 Складская логистика

1.1 Логистический процесс на складе

В данной дипломной работе планируется рассмотреть раздел логистики складирования, как один из наиболее важных и значимых в деятельности предприятия - производителя.

Логистика - наука о планировании, организации, управлении, контроле и регулировании движения материальных и информационных потоков в пространстве и во времени от их первичного источника до конечного потребителя.

Логистика подразделяется на несколько основных направлений:

- информационная логистика;

- закупочная логистика;

- логистика производственных процессов;

- сбытовая логистика;

- логистика запасов;

- логистика складирования;

- транспортная логистика;

- организация логистического управления.

Перемещение материальных потоков в логистической цепи невозможно без концентрации в определенных местах необходимых запасов, для хранения которых предназначены соответствующие склады. Движение через склад связано с затратами живого и овеществленного труда, что увеличивает стоимость товара. В связи с этим проблемы, связанные с функционированием складов, оказывают значительное влияние на рационализацию движения материальных потоков в логистической цепи, использование транспортных средств и издержек обращения.

Современный крупный склад -- это сложное техническое сооружение, которое состоит из многочисленных взаимосвязанных элементов, имеет определенную структуру и выполняет ряд функций по преобразованию материальных потоков, а также накапливанию, переработке и распределению товаров между потребителями. При этом возможное многообразие параметров, технологических и объемно-планировочных решений, конструкций оборудования и характеристик разнообразной номенклатуры товаров, перерабатываемых на складах, относит склады к сложным системам. В то же время склад сам является всего лишь элементом системы более высокого уровня -- логистической цепи, которая и формирует основные и технические требования к складской системе, устанавливает цели и критерии ее оптимального функционирования, диктует условия переработки товара.

Поэтому склад должен рассматриваться не изолированно, а как интегрированная составная часть логистической цепи. Только такой подход позволит обеспечить успешное выполнение основных функций склада и достижение высокого уровня рентабельности.

При этом необходимо иметь в виду, что в каждом отдельно взятом случае, для конкретного склада, параметры складской системы значительно отличаются друг от друга, так же как ее элементы и сама структура, основанная на взаимосвязи этих элементов. При создании складской системы всегда нужно руководствоваться следующим основным принципом: лишь индивидуальное решение с учетом всех влияющих факторов может сделать ее рентабельной. Предпосылкой этого является четкое определение функциональных задач и основательный анализ переработки груза как внутри, так и вне склада. Разброс гибких возможностей необходимо ограничить благоразумными практически выгодными показателями. Это означает, что любые затраты должны быть экономически оправданными, т. е. внедрение любого технологического и технического решения, связанное с капиталовложениями, должно исходить из рациональной целесообразности, а не из модных тенденций и предлагаемых технических возможностей на рынке.

Основное назначение склада -- концентрация запасов, их хранение и обеспечение бесперебойного и ритмичного снабжения заказов потребителей.

Всем известно, что для того, чтобы система управления складом предприятия работала и выполняла все предназначенные ей функции, необходима какая-либо информационная поддержка, которая исключила бы все возможные ошибки и неточности.

Для этого необходимо создание автоматизированного рабочего места управления складом, которая помогла бы предприятию и его работникам вести точный учет всех операций и располагать необходимой информацией - то есть вести собственную базу данных (БД). Именно такая система смогла бы сэкономить время, деньги и обеспечить правильность ведения всех проводимых на складе операций и управлять ими.

Система предназначена для хранения и обработки данных о имеющихся на складе товаров, об услугах, которые также предоставляются потребителям. Обработанные данные могут использоваться сотрудниками, оформляющими заказы, клиентами (о наличии услуг) и другими сотрудниками предприятия для принятия решений о предоставлении и реализации новых услуг.

Общая концепция решения складской системы должна быть экономичной. Экономический успех обеспечивается в случае, если планирование и реализация складской системы рассматриваются с точки зрения интересов всего предприятия, являясь лишь частью общей концепции склада. А рентабельность склада и будет, в конечном счете, основным критерием выбранной общей концепции.

Система складирования предполагает оптимальное размещение товара на складе и рациональное управление им. При разработке системы складирования необходимо учитывать все взаимосвязи и взаимозависимости между внешними (входящими на склад и исходящими из него) и внутренними (складскими) потоками объекта и связанные с ними факторы (параметры склада, технические средства, особенности груза и т.д.). Разработка системы складирования основывается на выборе рациональной системы из всех технически возможных систем для решения поставленной задачи методом количественной и качественной оценки. Этот процесс выбора и оптимизации предполагает выявление связанных между собой факторов, систематизированных в несколько основных подсистем.

Каждая подсистема включает в себя целый ряд возможных элементов. При этом число элементов, составляющих основные подсистемы, может быть достаточно значительным, а сочетание их в различные комбинации еще более увеличивает многовариантность системы. Это означает, что альтернативный выбор всех конкурентных вариантов должен осуществляться в определенной последовательности с учетом технико-экономической оценки каждого из них.

Выбор рациональной системы складирования должен осуществляться в следующем порядке:

-определяются место склада в логистической цепи и его функции;

-устанавливается общая направленность технической оснащенности складской системы (механизированная, автоматизированная, автоматическая);

-определяется задача, которой подчинена разработка системы складирования;

-выбираются элементы каждой складской подсистемы;

-создаются комбинации выбранных элементов всех подсистем;

-осуществляется предварительный выбор конкурентных вариантов из всех технически возможных;

-проводится технико-экономическая оценка каждого конкурентного варианта;

-осуществляется альтернативный выбор рационального варианта.

Выбор элементов складских подсистем ведется с помощью схем и диаграмм или разработанных программ на ЭВМ. Это обеспечивает методический подход с учетом всех возможных вариантов.

Логистический процесс на складе весьма сложен, поскольку требует полной согласованности функций снабжения запасами, переработки груза и физического распределения заказов. Практически логистика на складе охватывает все основные функциональные области, рассматриваемые на микроуровне. Поэтому логистический процесс на складе гораздо шире технологического процесса и включает (рисунок 1):

Функционирование всех составляющих логистического процесса должно рассматриваться во взаимосвязи и взаимозависимости. Такой подход позволяет не только четко координировать деятельность служб склада, он является основой планирования и контроля за продвижением груза на складе с минимальными затратами. Условно весь процесс можно разделить на три части:

1) операции, направленные на координацию службы закупки;

2) операции, непосредственно связанные с переработкой груза и его документацией;

3) операции, направленные на координацию службы продаж.

1.2 Снабжение запасами

Основная задача снабжения запасами состоит в обеспечении склада товаром (или материалом) в соответствии с возможностями его переработки на данный период при полном удовлетворении заказов потребителей. Поэтому определение потребности в закупке запасов должно согласовываться со службой продаж и имеющейся мощностью склада.

1.3 Контроль за поставками

Учет и контроль за поступлением запасов и отправкой заказов позволяет обеспечить ритмичность переработки грузопотоков, максимальное использование имеющегося объема склада и необходимые условия хранения, сократить сроки хранения, сократить сроки хранения запасов и тем самым увеличить оборот склада.

1.4 Разгрузка и приемка грузов

При осуществлении этих операций необходимо ориентироваться на условия поставки заключенного договора (раздел «базис поставки»). Соответственно подготавливаются места разгрузки под указанное транспортное средство (трейлер, фура, контейнер) и необходимое погрузочно-разгрузочное оборудование. Разгрузка на современных складах осуществляется на разгрузочных автомобильных или железнодорожных рампах и контейнерных площадках. Специальное оснащение мест разгрузки и правильный выбор погрузочно-разгрузочного оборудования позволяют эффективно проводить разгрузку (в кратчайшие сроки и с минимальными потерями груза), в связи, с чем сокращаются простои транспортных средств, а, следовательно, и снижаются издержки обращения.

Проводимые на данном этапе операции включают:

-разгрузку транспортных средств;

-контроль документального и физического соответствия заказов поставки;

-документальное оформление прибывшего груза через информационную систему;

-формирование складской грузовой единицы.

1.5 Внутрискладская транспортировка

Внутрискладская транспортировка предполагает перемещение груза между различными зонами склада: с разгрузочной рампы в зону приемки, оттуда в зону хранения, комплектации и на погрузочную рампу. Эта операция выполняется с помощью подъемно-транспортных машин и механизмов.

Транспортировка грузов внутри склада должна осуществляться при минимальной протяженности во времени и пространстве по сквозным «прямоточным» маршрутам. Это позволит избежать по-вторного возвращения в любую из складских зон и неэффективного выполнения операций. Число перевалок (с одного вида оборудования на другое) должно быть минимальным.



1.6 Складирование и хранение

Процесс складирования заключается в размещении и укладке груза на хранение. Основной принцип рационального складирования - эффективное использование объема зоны хранения. Предпосылкой этого является оптимальный выбор системы складирования и, в первую очередь, складского оборудования. Оборудование под хранение должно отвечать специфическим особенностям груза и обеспечивать максимальное использование высоты и площади склада. При этом пространство под рабочие проходы должно быть минимальным, но с учетом нормальных условий работы подъ-емно-транспортных машин и механизмов. Для упорядоченного хра-нения груза и экономичного его размещения используют систему адресного хранения по принципу твердого (фиксированного) или свободного (груз размещается на любом свободном месте) выбора места складирования.

Процесс складирования и хранения включает:

-закладку груза на хранение;

-хранение груза и обеспечение соответствующих для этого условий;

-контроль за наличностью запасов на складе, осуществляемый через информационную систему.

1.7 Комплектация (комиссионирование) заказов и отгрузка

Процесс комплектации сводится к подготовке товара в соответствии с заказами потребителей.

Комплектация и отгрузка заказов включают:

-получение заказа клиента (отборочный лист),

-отбор товара каждого наименования по заказу клиента,

-комплектацию отобранного товара для конкретного клиента в

соответствии с его заказом,

-подготовку товара к отправке (укладывание в тару, на товароноситель),

-документальное оформление подготовленного заказа и контроль за подготовкой заказа,

-объединение заказов клиентов в партию отправки и оформление транспортных накладных,

-отгрузку грузов в транспортное средство.

Комиссионирование заказов клиентов проводится в зоне ком-плектации. Подготовка и оформление документации осуществляется через информационную систему. Адресная система хранения позволяет указывать в отборочном листе место отбираемого товара, что значительно сокращает время отборки и помогает отслеживать отпуск товара со склада.

При комплектации отправки благодаря информационной системе облегчается выполнение функции объединения грузов в экономичную партию отгрузки, позволяющую максимально использовать транспортное средство. При этом выбирается оптимальный маршрут доставки заказов. Отгрузка ведется на погрузочной рампе (требование к проведению эффективной отгрузки аналогичны требованиям к разгрузке).

1.8 Транспортировка и экспедиция заказов

Могут осуществляться как складом, так и самим заказчиком. Последний вариант оправдывает себя лишь в том случае, когда заказ осуществляется партиями, равными вместимости транспортного средства, и при этом запасы потребителя не увеличиваются. Наиболее распространена и экономически оправданна централизованная доставка заказов складом. В этом случае благодаря унитизации грузов и оптимальным маршрутам доставки достигается значительное сокращение транспортных расходов и появляется реальная возможность осуществлять поставки мелкими и более частыми партиями, что приводит к сокращению ненужных страховых запасов у потребителя.

Сбор и доставка порожних товароносителей играют существенную роль в статье расходов. Эффективный обмен товароносителей возможен лишь в тех случаях, когда достоверно определено их оптимальное количество и четко выполняется график их обмена с потребителями.

1.9 Информационное обслуживание склада

Информационное обслуживание склада предполагает управление информационными потоками и является связующим стержнем функ-ционирования всех служб склада. В зависимости от технической оснащенности управление информационными потоками может быть как самостоятельной системой (на механизированных складах), так и составной подсистемой общей автоматизированной системы управления материальными и информационными потоками (на автоматизированных складах).

Информационное обслуживание охватывает:

- обработку входящей документации;

- предложения по заказам поставщиков

-оформление заказов поставщиков;

- управление приемом и отправкой;

-контролирование наличности на складе;

-прием заказов потребителей;

-оформление документации отправки;

-диспетчерскую помощь, включая оптимальный выбор партий;

-отгрузки и маршруты доставки;

-обработку счетов клиентов;

-обмен информацией с оперативным персоналом и верхним

иерархическим уровнем;

- различную статистическую информацию.

На обеспечение координации деятельности службы продаж в первую очередь направлены операции контроля за выполнением заказов и оказание услуг клиентам, от выполнения которых зависит уровень обслуживания.

Успешно осуществляемое логистическое обслуживание покупа-телей может легко стать важнейшим, к тому же стратегическим признаком, выгодно отличающим данную фирму от конкурентов.

Выделяют три основные категории элементов обслуживания: до-продажное, во время продажи и послепродажное. Осуществлением до продажных услуг занимается служба продаж (маркетинговая служба). Склад обеспечивает выполнение как продажных услуг:

-сортировку товаров;

-полную проверку качества поставляемых товаров;

-фасовку и упаковку;

-замену заказанного товара (изменение заказа);

-экспедиторские услуги с осуществлением разгрузки;

-информационные услуги;

-заключение договоров с транспортными агентствами.

так и послепродажных услуг:

-установку изделий;

-гарантийное обслуживание;

обеспечение запчастями;

-временную замену товаров;

-прием дефектной продукции и замену ее.

Рациональное осуществление логистического процесса на складе - залог его рентабельности. Поэтому при организации логистического процесса необходимо добиваться:

-рациональной планировки склада при выделении рабочих зон, способствующей снижению затрат и усовершенствованию процесса переработки груза;

-эффективного использования пространства при расстановке оборудования, что позволяет увеличить мощность склада;

-использования универсального оборудования, выполняющего различные складские операции, что дает существенное сокращение парка подъемно-транспортных машин;

- минимизации маршрутов внутрискладской перевозки с целью

сокращения эксплуатационных затрат и увеличения пропускной спо-собности склада;

-осуществления унитизации партий отгрузок и применения

централизованной доставки, что позволяет существенно сократить транспортные издержки;

-максимального использования возможностей информационной системы, что значительно сокращает время и затраты, связанные с документооборотом и обменом информации, и т.д.

Иногда резервы рациональной организации логистического про-цесса, пусть и не столь значительные, заключаются в весьма простых вещах: расчистке загроможденных проходов, улучшении освещения, организации рабочего места. В поиске резервов эффективности функционирования склада нет мелочей, все должно анализироваться, а результаты анализа использоваться для улучшения организации логистического процесса.

В заключении хочется отметить, что все же основное назначение склада - это концентрация запасов, их хранение и обеспечение бесперебойного и ритмичного снабжения заказов потребителей.

К основным функциям склада можно отнести следующие:

-преобразование производственного ассортимента в потребитель-ский в соответствии со спросом -- создание необходимого ассортимента для выполнения заказов клиентов. Особое значение данная функция приобретает в распределительной логистике, где торговый ассортимент включает огромный перечень товаров различных производителей, отличающихся функционально, по конструктивности, размеру, форме, цвету и т.д. Создание нужного ассортимента на складе содействует эффек-тивному выполнению заказов потребителей и осуществлению более частых поставок и в том объеме, который требуется клиенту.

-складирование и хранение позволяет выравнивать временную разницу между выпуском продукции и ее потреблением и дает воз-можность осуществлять непрерывное производство и снабжение на базе создаваемых товарных запасов. Хранение товаров в распределительной системе необходимо также и в связи с сезонным потреблением некоторых товаров.

-унитизация и транспортировка грузов. Многие потребители заказывают со складов партии «меньше - чем - вагон» или «меньше - чем - трейлер», что значительно увеличивает издержки, связанные с доставкой таких грузов. Для сокращения транспортных расходов склад может осуществлять функцию объединения (унитизацию) небольших партий грузов для нескольких клиентов, до полной загрузки транспортного средства.

- предоставление услуг. Очевидным аспектом этой функции является оказание клиентам различных услуг, обеспечивающих фирме высокий уровень обслуживания потребителей. Среди них:

- подготовка товаров для продажи (фасовка продукции, заполнение контейнеров, распаковка и т.д.);

- проверка функционирования приборов и оборудования, монтаж;

- придание продукции товарного вида, предварительная обработка (например, древесины);

- транспортно-экспедиционные услуги и т. д.

Контроль за выполнением заказов и обеспечение обслуживания клиентов. На обеспечение координации деятельности службы продаж в первую очередь направлены операции контроля за выполнением заказов и оказание услуг клиентам, от выполнения которых зависит уровень обслуживания. Выделяют три основные категории элементов обслуживания: допродажное, во время продажи и послепродажное.



2 Характеристика объекта и его проблемы

2.1 Общая характеристика предприятия

Напитки The Coca-Cola Company впервые появились в России в 1979 году в ходе подготовки Олимпийских игр в Москве. The Coca-Cola Company являлась официальным поставщиком безалкогольных напитков на такие крупные спортивные мероприятия как VII Спартакиада Народов СССР 1979 года, Чемпионат мира по хоккею 1979 года в Москве, Олимпийские игры 1980 года в Москве.

В 1991 году The Coca-Cola Company приняла стратегическое решение начать долгосрочную программу инвестиций в России. Демонстрируя уверенность в перспективах российского рынка, компания немедленно приступила к созданию полностью интегрированной системы производства и доставки своей продукции в стране. Одновременно была начата широкомасштабная программа подготовки и обучения российских управленческих кадров. В 1994 году был построен первый завод The Coca-Cola Company в Москве.

В период с 1994 по 1998 год в России было запущено 11 заводов по производству напитков под товарными знаками The Coca-Cola Company.

До 2001 года производство и продажа напитков под товарными знаками The Coca-Cola Company на территории России осуществлялось компанией-боттлером, принадлежащем The Coca-Cola Company, владеющем заводами в Москве, Санкт-Петербурге, Волжском, Нижнем Новгороде, Самаре, Екатеринбурге и селе Солуно-Дмитриевском Ставропольского края, а также греческим боттлером Coca-Cola Hellenic Bottling Company, владеющим заводами в Орле, Новосибирске, Красноярске и Владивостоке. Боттлер - это независимая компания по розливу напитков под торговыми марками The Coca-Cola Company, являющаяся авторизованным партнером The Coca-Cola Company.

В конце 2001 года была завершена крупнейшая сделка в истории Coca-Cola Hellenic Bottling Company в России, в результате которой греческий боттлер стал собственником всех 11 заводов и обладателем исключительных прав на розлив напитков под товарными знаками The Coca-Cola Company.

В 2005 году Coca-Cola Hellenic и The Coca-Cola Company приобрели компанию «Мултон» - одного из лидеров сокового рынка в России. Следующей крупнейшей сделкой Coca-Cola Hellenic в России стало приобретение завода компании «АкваВижион» в 2007 году.

В 2007 году также было принято решение о строительстве нового завода Coca-Cola Hellenic в России. В настоящее время в Ростовской области завершается строительство завода, который станет одним из крупнейших заводов группы Coca-Cola Hellenic в Восточной Европе по своим производственным мощностям.

Таблица 1. - Основные характеристики деятельности предприятия ООО «Кока-Кола Эйч Би Си Евразия» в России

п\п	Наименование характеристики (показателя)	Значение показателя на определённую дату либо за период
1	Годовой доход от продажи продукции (млн. евро)	4
2	Численность сотрудников в компании	4 800
3	Количество филиалов	11
4	Количество центров обслуживания клиентов (включая заводы и дистрибуционные центры)	110
5	Количество сотрудников в отделе планирования	15
6	Количество видов наименований продукции	270
7	Количество заключенных договоров с клиентами	234987

В 1996 году было создано представительство Компании «Кока-Кола» в Екатеринбурге. В 1997 году начались строительные работы. 8 июня 1998 года завод был торжественно открыт. Общая сумма инвестиций составляет 60 млн. долларов США.

Екатеринбургский завод - один из крупнейших в системе «Кока-Кола» в России. Официальное открытие завода состоялось в августе 1998 года. Предприятие представляет собой сложное высокотехнологичное производство, отвечающее самым высоким мировым стандартам. На территории завода размещены не только производственные помещения, но и современный удобный офис, учебный центр, складские помещения, гараж.

Система продаж Екатеринбургского завода включает в себя 8 филиалов в Свердловской, Челябинской, Курганской, Тюменской областях, Пермский край, Ханты-Мансийский Автономный округ, Ямало-Ненецкий автономный округ. Ежедневно, фирменные грузовики Coca-Cola доставляют продукцию более чем 12 миллионам жителей региона. Ассортимент продукции, выпускаемой ООО «Кока-Кола Эйч Би Си Евразия» (Екатеринбург), разнообразен и насчитывает более 20 видов безалкогольных напитков.

Вся ответственность в управлении предприятием лежит на Генеральном директоре. Основной целью деятельности при управлении является максимизация прибыли и минимизация рисков. Именно эти задачи являются основными при работе в этой сфере деятельности. Цели деятельности можно охарактеризовать таким образом:

- обеспечить создание соответствующей организационной структуры продаж;

- обеспечить эффективное управление персоналом;

- планировать размещение и ассортимент товаров;

- сегментировать рынок по покупателям.

Основными задачами являются:

-повышение оперативности и достоверности информации о состоянии предприятия;

-повышение контроля выполнения управленческих решений и планов;

-снижение риска злоупотреблений со стороны персонала;

-оптимизация использования финансовых, трудовых и материальных ресурсов;

-разработка и внедрение новых информационных технологий, PR-акции, реклама;

-планирование и проведение специальных мероприятий;

-продвижение товара;

-ценообразование;

-оценка эффективности управления.

Основные функции:

- непосредственное участие в разработке и управлении продажами;

- ведение БД клиентов и товаров;

- составление и оформление заказов клиентов;

составление и оформление заявок поставщикам;

- предоставление необходимой информации клиентам;

- предоставлении необходимой информации поставщикам;

- осуществление мероприятий по разработке стратегии продаж;

- мотивация сотрудников;

- предложение новых товаров;

- эффективность управления.

Вся вышеуказанная информация характеризует систему управления складской логистикой. Сотрудниками данного отдела являются:

-Генеральный директор;

-Работники отдела сбыта, главная функция которых состоит в работе и связи с клиентами;

-Работники склада: их главная задача - обеспечение и контролирование товаров.

Разработка данного автоматизированного рабочего места предназначена для общества с ограниченной ответственностью ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия», которая на данный момент времени занимает ведущею позицию на Российском рынке безалкогольных напитков.



2.2 Обоснование для разработки нового программного обеспечения

На сегодняшний момент на ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия» существует локальная сеть, которая объединяет компьютеры всех служащих и в том числе работников аппарата управления и построена по принципу клиент-сервер.

При наличии такого количества компьютеров взаимосвязанность всех процессов обработки данных, наличие системы комплексной автоматизации деятельности предприятия просто необходимо, так как ежедневно сотрудники сталкиваются с множеством проблем, связанных с поиском и оперативным получением информации, избыточностью действий, которые могла бы устранить данная система.

Высшее звено данного предприятия явно испытывает потребность в использовании современных информационных технологий, причем не только по отношению к своему предприятию в целом, но и для организации своей собственной работы.

Разработка данного автоматизированного рабочего места предназначена для общества с ограниченной ответственностью ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия», которая на данный момент времени занимает ведущею позицию на Российском рынке безалкогольных напитков.

При выборе способов собственной автоматизации у каждой компании существуют следующие альтернативы:

-Приобрести готовое решение.

В данной ситуации организация покупает настроенную модель ведения бизнеса. Плюсами такого решения можно считать: низкую стоимость системы, универсальный набор связанных бизнес процессов, высокую надежность. В качестве минусов следует отметить: необходимость перестройки собственной деятельности под приобретенную модель, отсутствие специфичной управленческой отчетности.

Приобрести адаптируемое решение и услуги по настройке.

При таком подходе организация получит универсальное программное обеспечение, адаптированное под его специфику. Качество адаптации очень сильно зависит от стоимости дополнительной настройки. Такое решение будет учитывать специфику данной организации, как в плане процессов, так и отчетности. Надежность данного решения будет меньше, так как в ходе настройки неизбежно будет внесено какое-то количество ошибок. Стоимость владения будет существенно выше, чем в первом случае.

Нанять собственных специалистов, которые создадут решение.

Данный подход должен иметь право на жизнь только в случае совершенной уникальности стоящих задач. Аргументами за использование такого подхода может служить только полное соответствие решения поставленным задачам.

Сравнительная характеристика существующих программных продуктов.

На данный момент на российском рынке существует очень много разнообразного ПО для автоматизации складской логистики.

Для автоматизации складом OOO «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия» мною был выбран третий подход. Такое решение было принято по следующим причинам:

1) высокая стоимость тех программ, которые уже существуют на рынке. Я считаю, что не каждое предприятие может позволить себе программное обеспечение стоимостью от 15 до 50 тысяч долларов;

2) мала вероятность того, что купленное программное обеспечение будет полностью удовлетворять требованиям конкретного предприятия. Возможно, придется «дописывать» некоторые модули программы.

То есть автоматизированная система управления складом будет создана именно для этого предприятия и будет уникальным в своем роде. Даня программа будет выполнять такие операции как:

-адресный учет товарно-материальных ценностей на складе.

-разбиение сложных складских процедур на простейшие технологические операции.

-управление действиями сотрудников на складе.

-оптимизацию передвижения по складу при сборе заказов.

-получение информации об исполнителе каждой технологической операции.

Основными преимуществами предлагаемого нами решения являются:

-простота во внедрении и использовании.

-уникальность и полное соответствие всем требования предприятия.

-невысокая стоимость.

2.3 Техническое задание

Прежде чем приступать к разработке автоматизированной системы необходимо определить основные критерии, по которым будет разработана система и выявить основные требования. Для этого необходимо составить техническое задание, на основании которого будет разработана конкретная автоматизированная система для предприятия.

Основание для разработки.

Настоящее техническое задание распространяется на разработку автоматизированной системы управления складом предприятия, предназначенной для предоставления наиболее полной информации об услугах и работе OOO ««Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия»». Предполагается, что использовать данную систему будут сотрудники склада.

Основными задачами данной автоматизированной системы является получение наиболее точной информации о товаре на складе, о поставщиках, о покупателях и сделках с ними.

Эта система обеспечит оперативный доступ к необходимой информации.



Назначение.

Она предназначена для хранения и обработки данных о товаре на складе, об услугах, которые также предоставляются данным предприятием. Обработанные данные могут использоваться сотрудниками, оформляющими заказы, клиентами (о наличии услуг) и другими сотрудниками предприятия для принятия решений о заказах новых услуг поставщикам.

Требования к программе или программному изделию.

Требования к функциональным характеристикам.

Система должна обеспечивать возможность выполнения следующих функций:

-регистрация в системе;

-аутентификация;

-отображение, ввод и коррекцию информации о товарах, имеющихся на складе;

-отображение, ввод и коррекцию информации о клиентах;

-ввод и коррекцию информации о заказах, предоставление клиенту его экземпляра договора, вывод на печать экземпляра договора предприятия;

-обработка заказов и ведение финансового журнала выполнения заказов;

-предоставление статистики по бухгалтерскому учету для клиента;

Исходные данные:

-список товаров;

-цены на товары;

-информация о клиенте (ФИО, адрес, номер и серия паспорта);

-информация о заказе (код интересующего договора, дата и срок выполнения заказа).

Результаты:

-список договоров;

-финансовый отчёт руководителю (прибыль и убытки за определённый промежуток времени);

-электронные и напечатанные экземпляры договоров.

Требования к надёжности.

-предусмотреть контроль вводимой информации;

-предусмотреть блокировку некорректных действий пользователя при работе с системой;

-обеспечить целостность хранимой информации;

-обеспечить защиту от несанкционированного доступа к информации.

Требования к составу и параметрам технических средств.

-система должна работать на IBM совместимых компьютерах.

Минимальная конфигурация:

-Тип процессора - Pentium III или Athlon и выше;

-Частота процессора - 333Mhz и выше;

-Объём оперативного запоминающего устройств - 64 Мб и более;

-Объем свободного пространства на жестком диске - 5 Mб и выше.

Требования к информационной и программной совместимости. Система должна работать под управлением семейства операционных систем Win 32 (Windows 95, Windows 98, Windows Me, Windows 2000, Windows NT, Windows XP, Windows Vista, Windows 7).

Требования к программной документации.

Разрабатываемые программные модули должны быть самодокументированы, т.е. тексты программ должны содержать все необходимые комментарии.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что для работы любого предприятия необходима какая-либо информационная поддержка, которая могла бы упростить работу всех сотрудников предприятия. Для этого и было автоматизировано рабочее место, которое предназначено для хранения и обработки данных об имеющихся на складе товаров, об услугах, которые также предоставляются потребителям. Именно такая система смогла бы сэкономить время, деньги и обеспечить правильность ведения всех проводимых на складе операций и управлять ими.

2.4 Функциональные требования к системе

Информационная система, построенная на основе данных принципов, должна, с одной стороны, служить источником информации для сопровождения этапов продажи и инструментом для работы с поступающей и аккумулируемой информацией, с другой стороны, позволять контролировать состояние в любой момент времени по выделенным параметрам.

Для работы в соответствии с данными принципами база должна обеспечивать следующую функциональность:

Информационные:

-работа с информацией о товаре на складе;

-работа с адресной информацией о клиенте;

-работа с рыночной информацией;

-информационная поддержка продаж.

Функции поддержки при работе с клиентом:

-текущая ситуация при работе с клиентом;

-потребности клиента в товарах предприятия;

-работа по этапам сделки;

-обеспечение функций по продажам при работе с клиентами.

Функции поддержки при управлении отделом:

-планирование работы отдела;

-постановка задач перед работниками отдела;

-контроль выполнения задач работниками отдела;

-контроль текущих показателей работы отдела;

-получение фактических показателей по итогам периода.

Функции анализа и прогнозирования:

-анализ продаж;

-прогнозирование динамики продаж;

-анализ результатов работы сотрудников;

-анализ рыночной ситуации.

Функции обработки имеющейся информации;

-оперативная обработка имеющегося массива информации при изменении отдельных атрибутов (например, при изменении территориального распределения компаний);

-оперативное создание групп клиентов для работы по специальным программам.

Другие групповые действия над записями.

Перечисленные функции являются основными, для обеспечения которых и создается база. Разумеется, в зависимости от уровня реализации, перечень функций может меняться - скажем, в простейшем случае БД может обеспечивать только информационные функции, а другие только частично.

2.5 Обоснование выбора СУБД Access для разработки БД

Приложение Microsoft Access является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базой данных (далее СУБД).

База данных - это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.

Реляционная база данных. Практически все СУБД позволяют добавлять новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются от программ электронных таблиц (Microsoft Excel), которые могут эмулировать некоторые функции баз данных. Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами электронных таблиц:

СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы. СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно. СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Access - мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase. Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы(Word), электронные таблицы(Excel), презентации(PowerPoint).С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.

Access специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

Несмотря на то, что Access является мощной и сложной системой, его использование не сложно для непрофессиональных пользователей.

Элементы базы данных.

Таблицы. В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами. Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы.

Запросы. При помощи запросов можно произвести выборку данных по какому-нибудь критерию из разных таблиц. В запрос можно включать до 255 полей.

Формы. Формы позволяют отображать данные из таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде. С помощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах. В формы позволяют включать модули.

Отчёты. Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Отчёты так же позволяют включать модули.

Модули. Модули содержат VBA-код, используемый для написания процедур обработки событий, таких как например нажатия кнопки в форме или отчёте, для создания функций настройки, для автоматического выполнения операций над объектами базы данных и программного управления операциями, т.е. добавление VBA-кода позволяет создать полную базу данных с настраиваемыми меню, панелями инструментов и другими возможностями. Модули снимают с пользователя приложения необходимость помнить последовательность выбора объектов базы данных для выполнения того или иного действия и повышают эффективность работы.

База данных может содержать до 32768 объектов.

В состав Access входит множество мастеров, построителей и надстроек, которые позволяют упростить процесс создания объектов базы данных.

2.6 Разработка структуры базы данных и отношений атрибутов

Осуществляется детализация хранилищ данных, а также документально обосновываются сущности системы и способы их взаимодействия, включая идентификацию объектов предметной области (сущностей), свойств этих объектов (атрибутов) и их связей (отношений).

Сущность представляет собой множество экземпляров реальных или абстрактных объектов, обладающих общими атрибутами или характеристиками. Любой объект системы может быть представлен только одной сущностью, которая должна быть уникально идентифицирована. Отношение в самом общем виде представляет собой связь между двумя и более сущностями. Отношение должно быть однозначно поименовано.

Для идентификации требований, в соответствии с которыми сущности вовлекаются в отношения, используются связи. Каждая связь соединяет сущность и отношение и может быть направлена только от отношения к сущности. Значение связи характеризует её тип и выбирается из множества: "0 или 1", "0 или более", "1", "1 или более", "диапазон p:q". Пара значений связей, принадлежащая одному и тому же отношению, определит тип этого отношения.

Для большинства приложений достаточно использовать следующие типы отношений:

-один к одному (используется на верхних уровнях иерархии модели данных, на нижних встречается редко);

-один ко многим (отношения такого типа являются наиболее часто используемыми);

-многие ко многим (используется на ранних этапах проектирования с целью прояснения ситуации).

В дальнейшем каждое из отношений типа "многие ко многим" должно быть преобразовано в комбинацию типов отношений "один к одному" или "один ко многим" (возможно с введением вспомогательных ассоциативных сущностей и с введением новых отношений).

Каждая сущность обладает одним или несколькими атрибутами, которые однозначно идентифицируют каждый экземпляр сущности. При этом любой атрибут может быть определен как ключевой.

Все связи являются бинарными и представляют собой линии с двумя концами, соединяющими сущности, для которых должно быть определено имя, степень множественности и степень обязательности. Степень множественности определяет, один или много объектов участвуют в связи. Степень обязательности определяет, обязательна ли или не обязательна данная связь между сущностями.

Разработка структуры базы данных включает такие основные этапы, как:

-идентификация сущностей, их атрибутов, а также первичных и альтернативных ключей;

-идентификация отношений между сущностями и указание типов отношений;

-разрешение неспецифических видов отношений (многие к многим).

Этап 1 является определяющим при построении модели. Исходной информацией для этого этапа служит содержание хранилищ данных, определяемое входящими и выходящими из него потоками. Первоначально осуществляется анализ хранилища, включающий сравнение содержимого входных и выходных потоков и создания на основе этого сравнения варианта схемы хранилища. На следующем шаге осуществляется упрощение схемы путем устранения избыточности. Следующий шаг - упрощение схемы при помощи нормализации (удаление повторяющихся групп). Единственным способом нормализации является расщепление данной схемы на две более простые. Далее производится определение ключевых атрибутов для идентификации сущности.

Для шага нормализации существуют концепции и методы, разработанные Коддом (Codd). Он установил три типа нормализованных схем, называемых первой, второй и третьей нормальной формой.

Согласно Кодду любая нормализованная схема (схема без повторяющихся групп) автоматически находится в первой нормальной форме (1НФ), независимо от того, насколько сложен ее ключ и какая взаимосвязь может существовать между ее элементами. По определению схема находится во второй нормальной форме (2НФ), если все её ключевые атрибуты полностью зависят от ключа. Схема находится в третьей нормальной форме (3НФ), если она находится во 2НФ, и ни какой неключевой атрибут не зависит от другого неключевого атрибута.

Этап 2 служит для выявления и определения отношений между сущностями, а также для идентификации типов отношений. На этом этапе допускаются неспецифические отношения "многие ко многим".

Определение отношений включает выявление связей, для этого отношение должно быть проверено в обоих направлениях следующим образом: выбирается экземпляр одной из сущностей и определяется, сколько различных экземпляров второй сущности может быть с ним связано.

Этап 3 предназначен для разрешения отношений "многие ко многим". Для этого каждое такое неспецифическое отношение преобразуется в два специфических с введением новых.

Нормализация базы данных

Нормализация таблиц базы данных - первый шаг на пути проектирования структуры реляционной базы данных. Строго говоря, конечно, не самый первый - сначала надо решить, что же мы вообще будем хранить в базе, то есть определиться со структурой полей, их типами и размерностью, смыслом хранимой в них информации.

Теория нормализации реляционных баз данных была разработана в конце 70-х годов 20 века. Согласно ей, выделяются шесть нормальных форм, пять из которых так и называются: первая, вторая, третья, четвертая, пятая нормальная форма, а также нормальная форма Бойса-Кодда, лежащая между третьей и четвертой.

База данных считается нормализованной, если ее таблицы (по крайней мере, большинство таблиц) представлены как минимум в третьей нормальной форме. Часто многие таблицы нормализуются до четвертой нормальной формы, иногда, наоборот, производится денормализация.

Главная цель нормализации базы данных - устранение избыточности и дублирования информации. В идеале при нормализации надо добиться, чтобы любое значение хранилось в базе в одном экземпляре, причем значение это не должно быть получено расчетным путем из других данных, хранящихся в базе.

Первая нормальная форма:

-запрещает повторяющиеся столбцы (содержащие одинаковую по смыслу информацию);

-запрещает множественные столбцы (содержащие значения типа списка и т.п.);

-требует определить первичный ключ для таблицы, то есть тот столбец или комбинацию столбцов, которые однозначно определяют каждую строку.

Вторая нормальная форма

Вторая нормальная форма требует, чтобы неключевые столбцы таблиц зависели от первичного ключа в целом, но не от его части: если таблица находится в первой нормальной форме и первичный ключ у нее состоит из одного столбца, то она автоматически находится и во второй нормальной форме.

Третья нормальная форма

Чтобы таблица находилась в третьей нормальной форме, необходимо, чтобы неключевые столбцы в ней не зависели от других неключевых столбцов, а зависели только от первичного ключа. Самая распространенная ситуация в данном контексте - это расчетные столбцы, значения которых можно получить путем каких-либо манипуляций с другими столбцами таблицы. Для приведения таблицы в третью нормальную форму такие столбцы из таблиц надо удалить.