Анализ финансово-хозяйственной деятельности

2

План

1. Основные правила организации анализа финансово-хозяйственной деятельности

2. Виды экономической информации анализа финансово-хозяйственной деятельности

3. Бухгалтерский учет и финансовая отчетность как информационная база анализа хозяйственной деятельности

1. Основные правила организации анализа финансово-хозяйственной деятельности

Результативность анализа хозяйственной деятельности во многом зависит от правильной его организации, которая должна соответствовать ряду требований. Она должна носить научный характер, строиться на плановой основе, основываться на новейших методиках, обеспечивать действенность и эффективность аналитического процесса.

Аналитическая работа входит в служебные обязанности каждого руководителя, каждого менеджера, принимающего управленческие решения. Отсюда важным принципом ее организации является четкое распределение обязанностей по проведению анализа между отдельными исполнителями. От того, насколько рационально распределены обязанности, зависит, с одной стороны, полнота анализа, а с другой -- предупреждается дублирование одной и той же работы различными службами, более эффективно используется служебное время различных специалистов.

Одним из принципов организации анализа на предприятиях является обеспечение экономичности и эффективности аналитического процесса, т.е. выполнение наиболее полного и всестороннего исследования при минимуме затрат на его проведение. С этой целью при его проведении должны широко использоваться новейшие методики анализа, компьютерные технологии обработки информации, рациональные методы сбора и хранения данных.

Важным принципом в организации аналитической работы на предприятии является ее регламентация и унификация. Регламентация предусматривает разработку для каждого исполнителя обязательного минимума таблиц и выходных форм анализа. Унификация (стандартизация) анализа предполагает создание типовых методик и инструкций, выходных форм и таблиц, стандартных программ, единых критериев оценки, что обеспечивает сопоставимость, сводимость результатов анализа на более высоком уровне управления, повышает объективность оценки деятельности внутрихозяйственных подразделений, уменьшает затраты времени на анализ и в итоге способствует повышению его эффективности.

Аналитическая работа на предприятии подразделяется на следующие организационные этапы.

1. Определение субъектов и объектов АХД, выбор организационных форм их исследования и распределение обязанностей между отдельными службами и подразделениями.

2. Планирование аналитической работы.

3. Информационное и методическое обеспечение АХД.

4. Оформление результатов анализа.

5. Контроль за внедрением в производство предложений, сделанных по результатам анализа.

Рассмотрим организацию информационного обеспечения АХД на предприятиях.

2. Виды экономической информации анализа финансово-хозяйственной деятельности

Анализ хозяйственной деятельности базируется в основном на использовании экономической информации. Кроме экономической в необходимых случаях используют также техническую и технологическую информацию, информацию об организации производства и труда, а также социальные, психологические и правовые данные об управляемом объекте.

Экономический анализ деятельности предприятий возник и развился как анализ по данным бухгалтерского учета и отчетности. К настоящему времени анализ вышел из рамок материалов, ограниченных бухгалтерскими сведениями. Современный экономический анализ основывается на использовании всего круга экономической информации о деятельности предприятий.

Экономическая информация -- это совокупность сведений, характеризующих экономическую сторону производства и являющихся объектом хранения, передачи и преобразования. Объектом зарождения или предметом отображения экономической информации является прежде всего сфера материального производства.

Создание рационального потока информации должно опираться на определенные принципы, такие, как: выявление информационных потребностей и способов наиболее эффективного их удовлетворения; объективность отражения процессов производства, обращения, распределения и потребления, использования природных, трудовых, материальных и финансовых ресурсов; единство информации, поступающей из различных источников (бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также плановых данных), устранение дублирования в первичной информации, оперативность информации, обеспечивающаяся применением новейших средств связи и внедрением методов дистанционной передачи первичных данных непосредственно на воспринимающие устройства ЭВМ; всесторонняя разработка первичной информации на ЭВМ с выведением на ее основе необходимых производных показателей; возможное ограничение объема первичной информации и повышение коэффициента ее использования; кодирование первичных данных с целью эффективного использования каналов связи и преобразующих устройств; разработка программ использования и анализа первичной информации для целей управления.

Объективность отражения экономических и других процессов -- основное требование, которому должны удовлетворять действующие в настоящее время системы информации, учета и отчетности. Первичные документы, которые составляются заинтересованными сторонами (преимущественно материально ответственными лицами), и сейчас в массе своей объективно отражают суть той или иной хозяйственной операции. Но, к сожалению, имеют место и подлоги, искажения, ошибки. Переложение первичной регистрации операций на машины (телефоны, телетайпы, телевидение, компьютеры, контрольно-измерительные и передающие устройства) не только существенно сокращает трудоемкость работ, но и повышает объективность данных.

Единство информации учетных и плановых позиций вытекает из требований единства экономики. Научная система первичной экономической информации может основываться на единых принципах, свободных от ведомственной ограниченности и обособленности различных видов учета -- бухгалтерского, статистического и оперативного.

Оперативность информации -- одно из важнейших условий организации правильного учета, анализа и контроля на всех предприятиях различных форм собственности.

Рациональная система информации предполагает сокращение объема передаваемых данных. На основе необходимого (возможно, строго ограниченного) числа базисных показателей, которые постоянно накапливаются в запоминающих устройствах, на ЭВМ можно исчислять все производные показатели, выписывать динамические ряды, делать нужные сопоставления.

Единая система экономической информации себя полностью оправдает, если на ее основе своевременно делаются выводы, если анализ данных осуществляют оперативно. Взаимосвязь экономического анализа и информации выражается в том, что в процессе анализа осуществляется контроль за самой информацией, которая, в свою очередь, служит исходной базой для проведения анализа. Проверка исходных данных всегда считалась одним из важных этапов организации аналитической работы. В связи с перестройкой информационной службы контрольная функция анализа значительно усиливается.

Исследование полезности экономической информации, рациональности информационного потока в условиях его систематического нарастания -- дело многосложное: постоянно уточняются взаимосвязи экономических явлений и процессов, иногда меняются традиционные представления о связях между хозяйственными показателями, осуществляется их критическая переоценка. В этих условиях не всегда возможно использование ранее существовавшей системы показателей для выявления тенденций и закономерностей в формировании информационного потока на предстоящее время, для целей информационного прогнозирования, тем более что в данном случае речь идет об информации, характеризующей наступающие события, имеющие вероятностный характер. К тому же постоянно приходится иметь в виду критерий информационной полезности.

Систему экономической информации современного предприятия можно охарактеризовать следующим образом.

Экономическая информация крайне неоднородна; схема взаимосвязей отдельных ее видов отличается известной сложностью, к тому же отчетливо проявляется тенденция к их дальнейшему усложнению. Так, наряду с систематическим ростом объема информации ощущается ее нехватка для принятия управленческих решений. В то же время возрастание потока информации приводит к избыточности данных. Потребности научной организации управления вызывают необходимость изучения информационного потока в направлении, способствующем сдерживанию происходящего увеличения его объемов и ликвидации информационной недостаточности за счет устранения излишних данных. Экономический анализ, выступая основным потребителем информационных данных, используемых в процессе ретроспективного, текущего и перспективного анализа, должен выявить достоинства и недостатки действующей системы экономической информации.

Экономической информации присущ ряд особенностей. Как правило, она имеет дискретную (прерывную во времени) форму представления и отражается на материальных носителях (документах и пр.), используя систему стоимостных, натуральных и других показателей, обязательно содержащих цифры. Она велика по объему и требует многократной группировки, длительного хранения и т.п. В качестве укрупненной единицы ее измерения применяется экономический показатель, характеризующийся совокупностью реквизитов. Хозяйственную деятельность предприятий характеризует большое число показателей -- единиц измерения экономической информации, но их можно свести в ряд группировок по определенным признакам.

Многие признаки классификации экономической информации связаны с использованием вычислительной техники для ее обработки, С позиций объективности отражения действительности различают достоверную и недостоверную информацию. По признаку насыщенности информация подразделяется на недостаточную, достаточную и избыточную. Делят информацию на полезную и бесполезную, по применяемости -- постоянную и переменную, по влиянию на источник информации -- активную и пассивную и т.д.

Принципиальное значение для экономического анализа имеет классификация экономической информации по следующим признакам: стадиям образования; функциям в процессе управления; субъектам, проводящим анализ; объектам, которые характеризуются с помощью информации.

По стадиям образования различают первичную и вторичную (производную) информацию. Первичной информацией называется исходная информация, возникающая непосредственно в ходе производственно-хозяйственной деятельности. Вторичной называют такую информацию, которая получается (возникает) в результате обработки первичной информации. Вторичная информация, в свою очередь, подразделяется на промежуточную и результативную (итоговую). Примером первичной информации являются данные, записываемые в первичных документах -- нарядах, рапортах и пр. Вторичную промежуточную информацию составляют данные, записываемые на бухгалтерских счетах и в других регистрах учета. Вторичной результативной информацией является отчетность предприятия.

Различные виды экономического анализа опираются на разную экономическую информацию. Так, оперативный экономический анализ использует материалы, как правило, первичной и вторичной промежуточной экономической информации, а комплексный анализ работы за какой-либо период основывается, как правило, на вторичной результативной информации -- отчетности.

По функциям в процессе управления экономическая информация подразделяется на информацию по конструкторской и технологической подготовке производства, нормативную, плановую, оперативную, бухгалтерскую и статистическую. На основе перечисленных видов информации оформляется отчетность как особый вид информации. Иногда при изучении отдельных сторон хозяйственной деятельности имеет смысл использовать и так называемые внеучетные и внеплановые данные. Взаимосвязь отдельных видов хозяйственного учета характеризуется тем, что: хозяйственная деятельность предприятия отражается с помощью всех видов учета -- оперативного, бухгалтерского и статистического; в свою очередь, данные оперативного учета используются в бухгалтерском и статистическом учете, а данные бухгалтерского учета--в статистическом.

Деление экономической информации по функциям носит исторический характер. Применение современной компьютерной техники стирает грани между такими видами экономической информации, как оперативный, бухгалтерский и статистический учет.

В настоящее время формирование экономической информации во многом связано с функциональными отделами заводоуправлений и цеховых служб. Вот почему характеристику экономической информации удобнее давать с подразделением ее по функциям.

Большое значение имеет деление экономической информации по субъектам, проводящим анализ работы предприятия или его подразделения. Определенные виды информации поступают в различные отделы управления, лаборатории, руководителю и т.д. Совершенно определенная отчетность поступает во внешние организации: налоговые органы, банки, финансовые и статистические. Отсюда деление экономической информации на внутреннюю (внутреннего использования) и внешнюю. В свою очередь, внутренняя и внешняя информация также делится по подразделениям и организациям. Здесь особенно четко выступает требование, предъявляемое в экономической информации вообще: минимум информации для полного обеспечения принятия решений, вытекающих из функций органа.

Для экономического анализа очень важно подразделить информацию по объектам, которые характеризуются информацией, по назначению и цели ее использования. Объектами могут быть либо подразделения, либо отдельные стороны работы предприятия или подразделений. В системе комплексного экономического анализа обычно выделяются главные разделы и указывается информация, служащая источником для этого анализа. Например, можно подразделить информацию, используемую для характеристики: объема производства и продаж продукции; технического прогресса и технико-организационного уровня производства; эффективности использования средств производства и организации материально-технического снабжения; эффективности труда и организации заработной платы; себестоимости производства продукции; прибыли и уровней рентабельности; финансового положения и платежеспособности предприятия.

Приведем примерную схему образования и использования информации для экономического анализа и управления производством (рис.1).

Центральное место в хозяйственном руководстве занимает принятие решений по регулированию производства. В процессе принятия решений особое значение имеют характеристика состояния управляемого объекта и тенденции его развития, что достигается путем систематического получения и обработки информации.

Как уже отмечалось, информация, используемая в экономическом анализе работы предприятий, может быть подразделена по функциям в процессе управления на семь основных видов:

экономическая информация по технической (конструкторской и технологической) подготовке производства;

нормативная информация;

плановая информация;

оперативный учет;

бухгалтерский учет;

статистический учет;

отчетность.

Рис.1 Образование и использование информации для экономического анализа и управления производством

Рассмотрим основные виды экономической информации.

Информация по конструкторской и технологической подготовке производства. Информация, зафиксированная в конструкторской документации по изделиям, используется различными, в том числе экономическими, службами предприятия не только в период технологической подготовки, но и во время самого процесса производства. В содержание информации по конструкторской и технологической подготовке, носящей экономический характер, включаются сведения о структуре изделия, затратах труда и заработной плате, норм времени работы оборудования и инструмента, об общей нормативной стоимости единицы изделия.

Первичной «клеточкой» любого изделия, например в машиностроении, является деталь. Характеристика детали фиксируется в деталировочном чертеже, информация о сборочном соединении -- в спецификации чертежа узла. На основании этой информации составляют конструкторскую спецификацию на узел или группу узлов, сводную конструкторскую документацию. Зная последовательность технологической сборки узла или всего изделия, составляют ее технологическую схему. На основе постоянной первичной нормативной информации затрат производственных ресурсов на деталь создается документация для технологической подготовки производства, рассчитываются сводные нормы затрат на узел, сборочное соединение или изделие.

Информация о конструкции выпускаемых изделий, технологии производства, как и сведения о работе оборудования и об организации производственного процесса, используется при анализе технического уровня производства, экономичности применяемых конструкций, технологии.

Нормативная информация подразделяется на технико-экономические нормативы и нормы. Технико-экономические нормы во многом определяются непосредственно данными конструкторской и технологической подготовки производства. Нормы -- это максимально допустимая величина абсолютного расхода сырья, материалов, топлива, энергии и других материальных ценностей, затрат труда на единицу продукции (изделие, узел, деталь) или операцию. Под нормативами понимается относительная величина (степень) использования производственных ресурсов, их расход на единицу площади, веса, объема.

Плановая информация. Технико-экономическое планирование на предприятиях подразделяется на текущее (год, квартал, месяц) и перспективное (3-5 лет или более).

Плановые данные, нормативы и ценники условно называют постоянной информацией, так как плановые показатели, нормативы и ценники не изменяются в пределах месяца, квартала, а иногда и года, а если такие изменения есть, -- их стремятся отразить отдельно.

Оперативный учет -- представляет собой средство наблюдения за ходом производственных процессов и хозяйственной деятельности непосредственно во время и вслед за совершением хозяйственных и производственных операций. Примерами оперативного учета являются диспетчерский учет выпуска деталей и продукции отдельными участками, цехами, учет движения деталей, комплексности заделов незавершенного производства, журналы плавки в металлургическом производстве, число машин на линии в автотранспорте и т.п.

Содержание оперативного учета во многом определяется особенностями производства и регламентируется непосредственно на предприятии. Содержание и порядок записей данных оперативного учета должны обеспечить, с одной стороны, возможность оперативного вмешательства в ход производственного процесса и, с другой -- передачу необходимой информации за пределы цеха или отдела.

Бухгалтерский учет -- регистрирует все операции, отражающие движение хозяйственных средств. Он является сплошным (т.е. учету подлежат все хозяйственные операции) и ведется непрерывно. В нем фиксируются операции по заготовлению сырья и материалов, производству продукции и затратам на нее материальных и трудовых ресурсов, продажи продукции, расчеты по заработной плате с персоналом. Учитывается также много других хозяйственных операций -- расчетных (с поставщиками и покупателями), кредитных (с отделениями банков), а также связанных с использованием основных средств, ведением жилищно-коммунального хозяйства и т.д. Особенностью бухгалтерского учета является измерение хозяйственных средств (кроме натуральных измерителей) в денежной оценке, позволяющей получить обобщенные данные о состоянии, движении и использовании материальных, трудовых и денежных ресурсов. Все хозяйственные операции учитываются строго по документам.

Текущий бухгалтерский учет организован так, что в конце отчетного периода (месяца, квартала, года) легко получить сводные данные о хозяйственной деятельности, в том числе бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках -- основные отчетные таблицы предприятия.

Статистический учет -- использует сведения оперативного и бухгалтерского учета, а также организует самостоятельные статистические сплошные и выборочные наблюдения. Предприятие обязано в установленные сроки составлять и представлять статистическую отчетность по определенным формам,

Все три вида учета -- оперативный, бухгалтерский и статистический -- образуют единую систему учета в организациях.

Отчетность. Учет, как известно, служит основой для отчетности предприятий, которая подразделяется на внутримесячную, месячную, квартальную и годовую. Содержание внутримесячной отчетности ограничивается обычно статистическими сведениями о производстве важнейших для хозяйства продуктов (металла, угля, электроэнергии и др.) в натуральном выражении. Месячная отчетность содержит статистические сведения о производстве продукции в ценностном и натуральном выражениях, численности работников и заработной плате, себестоимости продукции и бухгалтерскую отчетность. Бухгалтерская месячная отчетность состоит из бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках. Квартальная отчетность (и отчетность за 6 и 9 месяцев) содержит дополнительные статистические сведения и бухгалтерскую отчетность в составе баланса и отчета о прибылях и убытках. Организация может представлять в составе промежуточной бухгалтерской отчетности (месячной, квартальной) и другие формы отчетности (например, отчет о движении денежных средств, пояснительную записку и др.).

Наиболее полный материал для оценки работы предприятия сосредоточивается в его годовом отчете. Полный годовой отчет предприятия состоит из бухгалтерской и статистической отчетности, его содержание устанавливается статистическими и финансовыми органами.

В состав годовой бухгалтерской отчетности включаются следующие элементы:

а) бухгалтерский баланс -- форма № 1;

б) отчет о прибылях и убытках -- форма № 2;

в) пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках, в состав которых входят:

отчет об изменениях капитала -- форма № 3, отчет о движении денежных средств -- форма № 4, приложение к бухгалтерскому балансу -- форма № 5, пояснительная записка, включающая как расшифровки показателей в форме таблиц, так и текстовую часть;

г) итоговая часть аудиторского заключения, выданного по результатам обязательного аудита бухгалтерской отчетности.

Некоммерческим организациям рекомендуется включать в состав годовой бухгалтерской отчетности отчет о целевом использовании полученных средств (форма № 6).

Основные формы статистической отчетности характеризуют сведения:

об объемах производства и затратах на производство товаров и

услуг в различных отраслях экономики;

о занятости и оплате труда работников в отраслях экономики;

о ценах и тарифах;

о наличии и движении капитала;

о демографической ситуации;

о развитии социальной сферы;

о состоянии окружающей среды.

Форма № 5-з «Сведения о затратах на производство и реализацию продукции (работ, услуг)» позволяет исчислить валовую добавленную стоимость отраслей, производящих рыночные товары и нефинансовые услуги.

Форма № 12-ф «Сведения об использовании денежных средств» отражает текущие и капитальные расходы организаций на развитие производства, социальное развитие, выплаты социального характера и др.

Форма № 1-п «Сведения о производстве промышленной продукции» -- основная форма статистической отчетности в промышленности.

Форма № 1-ф «Сведения о состоянии расчетов на предприятии» представляется ежемесячно и отражает стоимость отгруженной продукции, прибыль или убыток, дебиторскую и кредиторскую задолженность предприятия.

Форма № 11 «Сведения о наличии и движении основных фондов (средств) и других нефинансовых активов» характеризует основные средства на начало и конец отчетного года по полной и остаточной первоначальной стоимости, а также по полной и остаточной восстановительной стоимости с учетом переоценки на 1 января следующего года, среднюю стоимость основных средств и другие сведения о движении основных средств и амортизации. Форма № 1-т «Сведения о численности и оплате труда работников» и специализированные формы статистического наблюдения по труду являются основным источником данных статистики труда.

Статистическая отчетность составляется применительно к отраслевой специфике народного хозяйства в зависимости от потребности в информации с годовой, квартальной или месячной периодичностью.

3. Бухгалтерский учет и финансовая отчетность как информационная база анализа хозяйственной деятельности

Экономический анализ деятельности предприятий возник и развивался как анализ по данным бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности. К настоящему времени анализ уже давно вышел из рамок материалов, ограниченных бухгалтерскими сведениями. Современный экономический анализ базируется на использовании огромного круга экономической информации о деятельности организации (предприятия, фирмы)- Однако основой для анализа по-прежнему остается периодическая бухгалтерская отчетность. Анализ бухгалтерской (финансовой) отчетности называют классической формой анализа, но данные системного бухгалтерского учета позволяют углубить содержание анализа в его классической форме.

Бухгалтерская отчетность состоит из образующих единое целое взаимосвязанных основных форм: бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах и пояснений к ним. В России бухгалтерская отчетность составляется на русском языке и в валюте Российской Федерации (для предприятий всех форм собственности, в том числе и с долевыми или полными инвестициями иностранного капитала).

Каждая форма отчетности позволяет решать определенные задачи. Так, бухгалтерский баланс есть основа для анализа финансового положения организации, отчет о прибылях и убытках говорит о финансовых результатах предприятия -- главной цели коммерческой организации, отчет о движении денежных средств характеризует денежные потоки предприятия и его платежеспособность.

Особое значение для всех пользователей отчетными данными имеют пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах. В них находят отражение важные сведения (на начало и конец отчетного периода) о нематериальных активах по их отдельным видам, об основных средствах (по основным статьям), арендованным основным средствам, о видах финансовых вложений, о дебиторской и кредиторской задолженности, об уставном, резервном и добавочном капитале, о количестве акций акционерного общества (полностью оплаченных, неоплаченных, оплаченных частично; номинальной стоимости акций, находящихся в собственности акционерного общества, его дочерних и зависимых обществ); о составе резервов предстоящих расходов и оценочных резервов; об объемах реализованной продукции, товаров (работ, услуг), по видам деятельности и географическим рынкам сбыта; о составе издержек производства и обращения, прочих внереализационных доходах и расходах; о выданных обязательствах и полученных платежах.

Бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах, перечисленные выше дополнительные данные могут служить солидной информационной базой экономического анализа деятельности предприятий. На их основе можно судить о выполнении обязательств, прежде всего перед акционерами, инвесторами, покупателями, а также о возможных финансовых затруднениях, ведущих порой к «предынфарктному» финансовому состоянию.

Внутренняя система информации дает возможность ориентировочно (в порядке первого приближения) определить высшую и низшую границы продажных цен, установить зону коммерческого риска, линию финансового равновесия, критическую точку финансовой устойчивости. В связи с этим сейчас большое значение приобретает оперативная (ежедневная) информация. В специализированной литературе встречаются сведения о том, что некоторые зарубежные фирмы, используя быстродействующую электронно-вычислительную технику, составляют даже ежедневный бухгалтерский баланс.

Несомненно, информационная ценность бухгалтерской отчетности повышается, если учетное хозяйство предприятия было предварительно проверено соответствующей аудиторской службой. Известно, что аудитор в ходе проверки и по завершении ее обязан проанализировать состояние бухгалтерского учета, установить соответствие хозяйственно-финансовых операций действующим законам и подзаконным актам, правильность постановки учета и сделать заключение о достоверности бухгалтерской отчетности.

Таким образом, можно сделать вывод, что к организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Это аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.

Не менее важное значение в организации анализа имеет методическое его обеспечение. От того, какие методики анализа используются на предприятии, зависит его результативность. Ответственность за методическое обеспечение анализа обычно возлагается на специалиста, который осуществляет руководство аналитической работой на предприятии. Он обязан постоянно совершенствовать методику АХД на основе изучения достижений науки и передового опыта в области анализа и внедрять ее во всех сегментах предприятия, осуществлять подготовку и переподготовку кадров по вопросам анализа.