Організаційно-правові форми підприємств

іншими ознаками класифікованого поділу;

режим потоку, який визначається періодом руху документів через пункти обробки.

До документообігу ставлять ряд вимог, які обов'язкові для дотримання в усіх установах:

прямоточність руху документів, проходження документів найкоротшим шляхом;

вибірковість розподілу документів між керівниками та спеціалістами відповідно до їх функціональних обов'язків;

зумовленість переміщення документів діловою необхідністю, виключення непотрібних, дублюючих інструкцій та дій,

одноманітність маршруту руху та складу технологічних операцій для масових категорій документів;

однократність виконання кожної операції;

паралельність виконання різних операцій.

При проектуванні документопотоку в установах складають схеми. Це дозволяє встановити раціональні маршрути та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних категорій та встановити на цій підставі порядок роботи з документами в установах.

Схема документообігу розробляється документаційною службою та погоджується з керівниками зацікавлених структурних підрозділів. Затверджує схеми документообігу керівник документацшної служби або установи. Схема може бути розроблена для всіх документів або для різних їх категорій.

Реєстрація документів - фіксація факту створення або отримання документу шляхом надання йому порядкового номеру та запису встановлених відомостей про нього. Вона необхідна для обліку, контролю та пошуку документів, придання йому юридичної сили.

В установі реєструють не всі, а найбільш важливі документи.

Обов'язково реєструють:

документи, які надходять з вищестоящих органів та які направляються до них;

листи та запити народних депутатів;

найважливіші внутрішні документи - накази, розпорядження, протоколи, плани, звіти, доповідні та пояснювальні записки, довідки тощо;

звернення громадян;

договори,

найважливіше листування.

Частина документів, які створюються в установах та надходять до них, не реєструються:

первинні документи бухгалтерського, матеріального, статистичного обліку та звітності;

вітальні листи та телеграми,

проспекти, запрошення, прейскуранти;

норми затрат матеріалів;

малозначиме листування з адміністративно-господарських, кадрових та інших питань;

програми, повістки дня, наряди, заявки,

документи, які надходять у копіях для відомостей;

більша частина документів, що не потребують виконання.

Документи реєструють в установі один раз. Якщо відомості про документооборот необхідні структурним підрозділам, одночасно створюють декілька реєстраційних карток, кожну з яких передають в структурний підрозділ. Для реєстрації використовують єдині реєстраційні форми: реєстраційну картку та журнали.

Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні та внутрішні в день підписання.

В картці, яка складена на ініціативний вхідний документ, фіксують короткий зміст, дату та індекс відповідного документа, посаду та прізвище особи, яка підписала його. При відсутності письмової відповіді вказують ким, колії і як про це повідомлений автор документа. Наведений запис засвідчується підписом виконавця документа з вказівкою його посади, ініціалів та прізвища.

У картці, яка складена на ініціативний вхідний документ, в грифі вказують дат}' отримання відповіді на нього, індекс та короткий зміст листа автора, в ряді випадків - посада та прізвище особи, яка його підписала. Якщо відповідний документ відсутній, записують коли і яке рішення прийнято з розгляду питань. Запис засвідчується підписом виконавця документа із виказанням його посади, прізвища та ініціалів. Якщо в процесі виконання складався новий документ, вказують його дат}⁷ та індекс, посаду та прізвище особи, яка підписала, виконавець посвідчує цей запис із зазначенням своєї посади, ініціалів та прізвища.

Справа - це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи діяльності й уміщення в окрему обкладинку.

Формування справи - це визначення незалежності документів до певної справи та систематизація документів у середині справи.

Справи формують централізовано за місцем реєстрації документа у канцелярії підприємства.

Правила формування справ такі:

у справу підшивають документи, роботу з якими закінчено;

у справу підшивають оригінали чи копії, завірені в установленому порядку;

документи, що мають різні терміни зберігання, групують у різні справи;

документи з одного питання підшивають в одну справу (у кожній справі або томі справи має бути не більше ніж 250 аркушів; може. бути кілька томів однієї справи);

до справи вносять лише один примірник документа;

кожний документ, внесений до справи, має бути належним чином оформлений (містити позначку про виконання документа й направлення його до справи);

як правило, до справи вносять документи одного календарного року (навчального року, виборного періоду),

у справу не підшивають документи, що підлягають поверненню, а також чернеток доку меш їв,

у середині справи документи розтошовують у хронологічній (номерній) послідовності (документи, термін зберігання яких становить до 10 років включно, можна розтошовувати у зворотній хронологічній послідовності).

Статут підприємства та інші засновницькі документи вміщують в окрему справу.

Оформлення справ - це комплекс робіт з переплетення, нумерації сторінок, складення завірюваного напису, внутрішнього опису документів (у необхідних випадках), внесення необхідних уточнень до реквізитів обкладинки (уточнення найменування організації, діловодного індексу та заголовку, дати справ та ін.).

Оформлення справ починається з моменту їх заведення в діловодстві та закінчується у процесі підготовки для передачі до відомчого архіву після закінчення календарного року, в якому вони були заведені.

Оформлення справ проводиться працівниками служби діловодства організації та структурних підрозділів, у веденні яких знаходяться заведення та оформлення справ.

Всі документи, які сформовані у справи постійного та тимчасового (більше 10 років) зберігання та з особового складу, повинні підшиватися або переплітатися. При підготовці документів до підшивки вилучаються шпильки, скріпки та інші металеві предмети.

Документи повинні підшиватися таким чином, щоб забезпечити можливість вільного прочитання тексту, дат, віз та резолюцій.

Після закінчення діловодного року передаються до архіву справи постійного та тимчасового (більше 10 років) зберігання та з особливого складу, які пройшли експертизу цінності, сформовані та оформлені відповідно до вимог державного стандарту.

Передача справ до відомчого архіву здійснюється, як правило, за графіком-який складається завідувачем відомчим архівом (або особою, яка відповідає за архів) та попередньо погодженим з керівником структурних підрозділів, і затвердженим керівником установи.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передачі де відомчого архіву не підлягають і повинні зберігатися централізовано в канцелярії секретаріаті чи іншій службі діловодства або в структурних підрозділах. У виняткових випадках за рішенням керівника організації вони можуть бути передан:

до відомчого архіву за описом або номенклатурою справ, що визначає відомчий архів.

Правильність формування та оформлення справ, відповідність їх кількості описів та номенклатурі справ перевіряються співробітниками архіву на стаді підготовки справ до передачі у відомчий архів. При встановленні недоліків ';

формуванні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.

Справи приймає завідувач відомчим архівом (спеціальний співробітник архіву) або особа, яка відповідає за архів, у присутності працівника структурного підрозділу, який їх здає.

При прийнятті особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справі.

КАДРОВА СЛУЖБА.

Відділ кадрів є самостійним структурним підрозділом апарату управління і діє на підставі даного положення.

Відділ кадрів підпорядковується заступнику директора з кадрів та збуту у методичному керівництві - кадровим службам. У своїй роботі відділ кадрів керується постановами уряду, рішенням місцевих органів влади і управління, відповідним нормам права, наказам міністерства та керівника.

На відділ кадрів покладаються обов'язки, передбачені даним положенням.

Відділ кадрів має круглу печатку (із зазначенням своєї назви) і штамп.

Відділ кадрів здійснює такі функції:

Здійснює принцип підбору і розстановки кадрів за діловими якостями, контроль за правильним використанням їх на роботі.

Проведення заходів щодо формування стабільного колективу, зниження плинності персоналу і зміцнення трудової дисципліни.

Забезпечення підприємств персоналом необхідних спеціальностей, професій відповідно до плану.

Складання перспективних і поточних планів потреби у персоналі і джерелах його поповнення.

Організація і забезпечення підприємства персоналом.

Контроль за виконанням персоналу відповідно до його професії, спеціальності.

Контроль виконання трудового законодавства у підрозділах підприємства. Начальник і персонал відділу кадрів несуть відповідальність за:

забезпечення підприємства персоналом;

стан облік та звітності, зберігання документів і ведення діловодства.

Посадова інструкція - це нормативний документ, в якому визначено функції, права та обов'язки працівника підприємства (організації, установи).

Розроблена й застосовується підсистема уніфікованих форм документів щодо забезпечення кадрами органів державного управління, яка є складовою уніфікованою системи організаційно-розпорядчої документації. Її розробка спричинена створенням уніфікованих документаційних комплексів, придатних для використання в автоматизованих системах управління (АСУ) ї умовах застосування традиційних методів оброблення документів. Зазначену підсистему рекомендовано для використання на всіх рівнях управління.

Розвиток електронно-обчислювальної техніки та впровадження автоматизованих систем управління (АСУ) вимагає проведенім документів до однорідності за формою та за послідовністю розміщення в них інформації. Створення уніфікованих систем документації - одне з найважливіших напрямів розробки (АСУ).

Діє біля 20 уніфікованих систем документації. Ознаки призначення та склад уніфікованої системи документації встановлюється стандартами, які видаються на кожну систему.

АСУ «Кадри» - це окрема діловодна операція з виробничої частини організаційно-розпорядчих документів. Вона дозволяє зменшити час на пошук, оформлення необхідних документів, звільнює працівників від нетворчих операцій і падає їм можливості користуватися більш цінним, достовірним, своєчасно отриманим та зручним для сприймання комплексом інформації.

Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу. переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочень, накладання стягнень та ін.

На підстав киданого наказу (розпорядження) про зачислення особи на роботу працівник відділу кадрів (секретар-референт, технічний секретар) заповнює документ первинного обліку - особову картку, робить відповідні записи у трудовій книжці, формує особову справу; бухгалтерія відкриває особовий рахунок.

Особова картка працівника є основним документом з обліку особового складу на підприємстві.

Працівник при оформленні на роботу пише заяву про прийняття на роботу, як правило, адресують керівнику підприємства.

Заява про прийняття на роботу після її розгляду азом з іншими необхідними документами слугує підставою для видання наказу (розпорядження) про зачислення особи на. роботу В разі відмови заявникові його повідомляють про це усно чи -письмово.

При прийомі на роботу між працівником і власником підприємства укладається трудовий договір, за яким працівник зобов'язується виконати роботу, визначену цим договором, з підляганням внутрішньому трудовому розпорядкові, а власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечення умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю. колективний договір і угодою сторін.

Працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної і творчої праці шляхом укладення трудового договору на одному або одночасно на декількох підприємствах в установах, організаціях, якщо інше не передбачене законодавством, колективним договором або угодою сторін.

Особливою формою трудового договору є контракт, в тому строк його дії, права, обов'язки і відповідальність сторін (тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення і організації праці працівника, умови розірвання договору, в том)' числі достроково, можуть встановлюватися угодою сторін.

Переведення на іншу роботу на тому ж підприємстві, в установі, організації, а також переведення на роботу на інше. підприємство разом з підприємством, установою, організацією, допускається тільки за згодою працівника, за винятком випадків, передбачених у статтях 33 і 34 Кодексу законів про працю України та в інших випадках, передбачених законодавством.

Не вважається переведенням на іншу роботу і не потребує згоди працівника переміщення його на тому ж підприємстві, в установі, організації на інше робоче місце, в інший структурний підрозділ у тій же місцевості, доручення роботи на іншому механізмі обумовленої трудовим договором. Власник або уповноважений ним орган не має права переміщати працівника на роботу, протипоказану йому за станом здоров'я.

У зв'язку із змінами в організації виробництва і праці допускається зміна істотних умов праці при продовженні роботи за тією ж спеціальністю, кваліфікацією чи посадою. Про зміну істотних умов праці - систем та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, встановлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад та інших - працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за два місяці.

Трудовий договір укладений на невизначений строк, а також строковий трудовий договір до закінчення строку його чинності можуть бути розірвані власником або уповноваженим ним органом лише у випадках:

зміни в організації виробництва і праці, в тому числі ліквідації, реорганізації або перепрофілювання підприємства, установи, організації скорочення чисельності або штату працівників;

виявленої невідповідності працівника займаній посаді або виконанню роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров'я, які перешкоджають продовженню даної роботи;

систематичне невиконання працівником без поважних причин обов'язків, покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку, якщо до працівника раніше застосовувались заходи дисциплінарного чи громадського стягнення;

прогулу (в тому числі відсутності на роботі більше трьох годин протягом робочого дня) без поважних причин,

нез'явлення на роботу протягом більш як чотирьох місяців підряд внаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки по вагітності і родах. За працівниками, які втрат чи працездатність у зв'язку з трудовим каліцтвом або профілем захворюванням, місце роботи (посади) зберігається до відновлення працездатності або встановлення інвалідності;

поновлена на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу:

поява на роботі в нетверезому стані, у стані наркотичного або токсичного сп'яніння; вчинення за місцем роботи розкрадання (в тому числі дрібного) майна власника, встановленого вироком суду, що набрав законної сили; чи постановою органу, до компетенції якого входить накладання грошового стягнення або застосування заходів громадянського впливу. До працівників підприємств установ, організацій можуть застосовуватись будь-які заохочення, що містяться в затверджених трудовими колективами правилах внутрішнього трудового розпорядку.

За порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосовано тільки один з таких заходів стягнення:

* догана;

* звільнення;

Законодавством, статутами і положеннями про дисципліну можуть бути передбачені для окремих категорій працівників й інші дисциплінарні стягнення.

До групи кадрових документів належать накази по особовому складу, які регламентують питання прийняття на роботу, переведення , звільнення, надання різних відпусток, стягнення, заохочення і відрядження.

У порівнянні з наказами з основної діяльності, складання і оформлення наказів по особовому складу має деякі особливості. У заголовку такого наказу пишуть: «По особовому складу». Констатуюча частина може опускатися. У ухвалювальній частині пункти розміщують у певній послідовності: призначення на посада, переведення, надання відпустки, звільнення з займаної посади, зміна прізвища тощо. Накладання дисциплінарних стягнень і оголошення заохочень і оформлюють, як правило, окремим наказом.

За формою накази повинні бути однаковими. Це полегшує використання їх з метою довідки. Кожний пункт наказу починається з дієслова, що позначає дію (призначити, перевести, звільнити, оголосити подяку і ін.) і пишеться великими літерами. Великими літерами також з нового рядка зазначаються прізвище, ім'я і по-батькові особи, а потім іде текст пункту. Наприкінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання Наказ вступає в силу з моменту його підписання. Однак, окремі параграфи можуть мати свої терміни вступу в силу. Наприклад, призначення працівника на посаду може бути виконане з 1 вересня, тоді як наказ підписано 28 серпня. Якщо терміни чому-небудь не зазначені, то вони обчислюються з моменту підписання наказу.

У наказах про надання відпустки слід зазначити її вид (основний, додатковий, наприклад за тривалість стажу роботи на одному підприємстві;

учбовий; у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати, наприклад за сімейними обставинами тощо), загальну кількість робочих днів, дату виходу у відпустку і повернення з неї, за який період роботи надано відпустку.

При звільненні працівників обов'язково зазначають дату і мотивування звільнення. Мотивування звільнення має бути викладене стильно і чітко у відповідальності до діючого законодавства.

Начальник відділу кадрів зобов'язаний ознайомити зі змістом наказу згаданих осіб, у чому вони розписуються в оригіналі.

У відповідності з діючим законодавством, громадянин, маючий право на різні види пенсій, може отримувати тільки одну за його вибором.

Пенсійна справа оформляється при подачі таких документів:

1 Трудова книжка.

2. Заява.

3. Довідка про заробіток.

4. Документи про трудовий стаж.

Додатково представляють й інші необхідні документи

Довідка - документ інформаційного характеру, що описує і установлює факти, події.

Довідки можуть бути службового і особистого характеру. Довідка службового характеру складається на запит або на вказівку вищої організації чи службової особи. Довідка, що й скеровано службовій особі всередині установи, підписується укладанням, та, що скерована до вищої організації - працівником установи.

Довідка, що скерована за межі установи, оформлюється на бланку і містить у собі такі реквізити:

назву виду документу,

адресат,

дату,

місце укладання,

заголовок до тексту;

текст;

підпис.

Внутрішня довідка оформлюється на внутрішньому бланку або на чистих аркушах.

Довідки особистого характеру оформлюються на бланках або на чистих аркушах.

Довідки особистого характеру оформляються на бланках і мають такі реквізити:

назву виду документа;

індекс;

дату;

текст;

підпис,

печатку

У відповідності з діючим законодавством, громадянин, маючий право на різні види пенсій, може отримувати тільки одну за його вибором.

Пенсійна справа оформляється при подачі таких документів:

1. Трудова книжка.

2. Заява.

3. Довідка про заробіток.

4. Документи про трудовий стаж.

Додатково представляють й інші необхідні документи

Довідка - документ інформаційного характеру, що описує і установлює факти, події.

Довідки можуть бути службового і особистого характеру. Довідка службового характеру складається на запит або на вказівку вищої організації чи службової особи. Довідка, що її скеровано службовій особі всередині установи, підписується укладанням, та, що скерована до вищої організації - працівником установи.

Довідка, що скерована за межі установи, оформлюється на бланку і містить у собі такі реквізити:

назву виду документу,

адресат,

дату,

місце, укладання;

заголовок до тексту;

текст:

підпис.

Внутрішня довідка оформлюється на внутрішньому бланку або на чистих аркушах.

Довідки особистого характеру оформлюються на бланках або на чистих аркушах,

Довідки особистого характеру оформляються на бланках і мають такі реквізити:

* назву виду документа;

* індекс;

* дату;

* текст;

* підпис;

* печатку.

У тексті зазначається назва установи, до якої надається довідка. Доцільно починати текст довідки з подання у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Не рекомендовано вживати архаїчні звороти типу «цим повідомляємо», «дійсно проживає», «дійсно працює».

Оскільки текст довідки особистого характеру типовий. треба користуватися з трафаретних бланків, виготовлених друкарським способом, де від руки заповнюються лише окремі частини реквізитів.

Особова справа - це сукупність документів, що містять найважливіші відомості про працівника (студента). На кожного працівника підприємства (установи, організації) у відділі кадрів (чи у відповідній службі) формують особову справу. До неї заносять документи, що їх заповнює чи складає працівник при вступі на роботу (заяву, особовий листок з обліку кадрів чи анкету, автобіографію), копії документів про освіту, витяг з наказу про зачислення на роботу та інші документи по особовому складу, що стосуються даного працівника.

Всі ці документи підшивають в окрему папку, на обкладинці якої зазначають к такій послідовності: назва підприємства (організації, установи), «Відділ кадрів», «Особова справа .№_»; ім'я, по батькові, прізвище працівника, на якого оформлено особову справу.

До особової справи мають входити такі документи (в порядку зазначення):

1. Опис документів, що зберігаються в особовій справі

2. Заява про прийняття на роботу.

3. Направлення чи рекомендація.

4. Анкета або особовий листок з обліку кадрів.

5. Автобіографія.

6. Копії документів про освіту (кваліфікацію).

7. Характеристика (якщо подралась під час прийняття на роботу).

8. Витяги з наказів (про прийняття на роботу, переміщення, звільнення).

9. Доповнення до особового листка з обліку кадрів.

ІО. Листок заохочень та стягнень.

11 .Довідки та інші документи, що стосуються даної особи.

Довідки про стан здоров'я, з місця проживання та інші документи, що мають другорядний характер групують окремо. Не заносять до особових справ також витяги з наказів про накладання дисциплінарних стягнень, про заохочення, про зміну прізвища (ці записи роблять у доповненні до особового листка з обліку кадрів та в доповненні до особової справи з обліку заохочень та стягнень).

Особові справи зберігаються окремо від інших документів, у спеціальних сейфах. Доступ до особових справ мають працівники, які визначені наказом керівника

Особова справа ведеться на керуючих, службовців та матеріально - відповідальних працівників.

Трудова книжка - це документ установленого зразка, в якому записані відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника.

Отже, це основний документ, який підтверджує трудову діяльність особи.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, виключаючи осіб, які е співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На осіб, які працюють за трудовим договором у підприємств, котрі не мають прав юридичної особи, а також в окремих громадян по їх обслуговуванню (як хатні робітники, доглядальники, водії, охоронці і т. ін.), трудові книжки не ведуться. Їхня робота підтверджується довідкою організації, з участю якої було укладено трудовий договір .між особою та наймачем, а також довідкою про сплату внесків у фонд державного соціального страхування.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем їхньої основної роботи.

Трудові книжки раніше встановленого зразка обмінові не підлягають.

Влаштовуючись на роботу, особа зобов'язана подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.

На підприємстві ведеться така документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнення трудових книжок: книга обліку бланків трудових книжок і вкладок до них, книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них.

У книзі обліку бланків трудових книжок вкладок до них фіксуються всі операції, що пов'язані з одержанням і втрачанням бланків трудових книжок і вкладок до них із зазначенням серії та номера кожного бланка. Книга ведеться бухгалтерією підприємства.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює прийняття і звільнення працівників.

Особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, щомісяця подає до бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладок до них і про суми, одержані за заповнені трудові книжки та вкладки до них, разом з прибутковим ордером каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладок до них складається акт.

Якщо трудову книжку працівника загублено підприємством внаслідок стихійного лиха або з інших причин, працівникові видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості.

Трудові книжки та дублікати, не одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити у встановленому порядку.

Юридична служба

Згідно із статтею 19 Конституції України правовий порядок в Україні ґрунтується на засадах, відповідно до яких ніхто не може бути примушений робити те, що не передбачено законодавством.

Органи державної влади, органи місцевого самоврядування та їх посадові особи зобов'язані діяти лише в межах повноважень та у спосіб, передбачений Конституцією та законами України.

Згідно із статтею 27 Закону України "Про підприємства в Україні" держава гарантує додержання прав і законних інтересів підприємства.

Підприємство при здійсненні господарської та іншої діяльності має право з власної ініціативи приймати будь-які рішення, що не суперечать законодавству України.

Таким чином, органи державної влади, органи місцевого самоврядування, суб'єкти підприємницької діяльності та посадові особи повинні діяти на підставі законності, прав і свобод громадян.

У справі забезпечення законності, високої організованості, дисципліни і порядку велике місце відводиться праву - регулятору громадських відносин.

Це значить, що господарюючі суб'єкти зобов'язані:

здійснювати свою діяльність відповідно до правових приписів органів державної влади; самостійно, з допомогою локальних нормативних актів регламентувати різні сфери своєї діяльності; використовувати можливості різних договорів. Таким чином, в процесі своєї статутної діяльності господарюючі суб'єкти повинні використовувати весь арсенал правових засобів (нормотворче і правове регулювання) по впорядкуванню суспільних відносин для вирішення завдань, які поставлені перед ними. Вся ця діяльність господарюючих суб'єктів і є правовою роботою у народному господарстві.

Правова робота у народному господарстві і в агропромисловому комплексі, як одній із найважливіших його галузей, -- особливий, багатоплановий вид діяльності. Яку б ділянку суб'єктів підприємницької діяльності не характеризували, обов'язково спираємось на поняття і ознаки юридичної особи, її праводієздатність, виникнення і припинення, класифікація, укладання господарських або трудових Договорів, їх зміст та виконання, правове регулювання відносин, банкрутства, оренди, приватизації, цін та ціноутворення, кредитно-розрахункових відносин тощо.

Таким чином, правова робота за змістом носить універсальний характер, так як вона охоплює всі сторони діяльності суб'єктів підприємницької діяльності.

Правова робота - невід'ємна частина діяльності всіх структурних підрозділів акціонерних товариств, сільськогосподарських підприємств. Найважливіше місце займає юридична служба як ведучий спеціалізований правовий структурний підрозділ. Організація і проведення правової роботи Покладається на керівників підприємств, незалежно від форм власності і господарювання.

У Загальному положенні про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу державної виконавчої влади, державного підприємства, установи, організації, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 27 серпня -1995 року № 690, зазначено про універсалізм правової роботи.

Перша і основна вимога законності - добре продумана система правових демократичних законів та інших нормативно-правових актів. Від якості законів залежить вся діяльність правоохоронних органів, громадських організацій, підприємств, які засновані на різних формах власності і господарювання. Діяльність суду повністю залежить від якості законів.

Закони повинні бути якісні, однозначні для всіх громадян і посадових осіб.

В Україні проходить повне оновлення системи законодавства, почалась правова реформа.

Друга вимога законності - відповідність підзаконних нормативних актів законам і Конституції.

Третя вимога законності - чітке формулювання і закріплення компетенції, функціональних прав і обов'язків всіх державних органів та їх посадових осіб, підприємців, організацій тощо.

Законність - це є одночасно метод і режим діяльності всіх суб'єктів суспільних відносин. Це процес реалізації правових норм на підставі автономного, імперативного, дозволяючого методів правового регулювання. Результатом цього процесу є стан правопорядку, стан правовідносин суспільства.

Таким чином, законність - це особливий режим або процес діяльності держави та інших суб'єктів суспільних відносин, суть якого зводиться до трьох основних вимог: наявність добре продуманої системи правових законів і підзаконних нормативно-правових актів; точне і повне закріплення правового статусу (прав і обов'язків) всіх учасників правовідносин; точне й неухильне виконання і дотримання законів та інших нормативно-правових актів всіма посадовими особами і громадянами.

Режим законності є необхідним елементом політичного режиму. Законність безпосередньо зв'язана з відповідним демократичним режимом - дотримання і виконання демократичних правових законів.

Всі державні органи діють на підставі законів. Законність е конституційний принцип, який конкретизується в таких принципах і вимогах: принцип єдності законності на всій території України; принцип загальної законності - всі без винятку державні органи, громадські об'єднання, посадові особи і громадяни зобов'язані дотримувати і виконувати закони; дотримання і охорона прав громадян - одна з основних вимог законності; верховенство права над законами і підзаконними нормативне правовими актами - важливий принцип законності у правовій державі;

принцип єдності законності і доцільності; невідворотність юридичної відповідальності за вчинені правопорушення - один із принципів законності.

В пункті 2 загального Положення про юридичну службу зазначено, що основне завдання юридичної служби - організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне додержання та запобігання невиконанню вимог актів законодавства, інших нормативних документів міністерством, підприємством, а також їх керівниками й працівниками під час виконання покладених на них завдань та функціональних обов'язків.

У зв'язку з тим, що в діяльності суб'єктів підприємницької діяльності ще під час укладання і виконання господарських договорів, оренди майна, здійснення розрахунково-кредитних відносин, іншої діяльності, а також під час прийому на роботу працівників, їх переведення на іншу роботу та звільнення допускаються порушення чинного законодавства, юридична служба має право перевіряти додержання законності в діяльності структурних підрозділів.

З метою додержання законності в діяльності підприємства юридична служба бере участь у підготовці або перевіряє і візує проекти наказів, інструкцій, положень та інших документів правового характеру, які приймаються на підприємстві. Юридична служба підприємства несе відповідальність за відповідність законодавству документів, які вона візує.

При виявленні порушення законності в роботі структурних підрозділів або посадових осіб юридична служба зобов'язана доповісти керівнику підприємства про ці порушення для прийняття необхідних заходів щодо усунення їх.

В разі невідповідності чинному законодавству проектів документів, які представляються на підпис керівнику (наказів, положень, інструкцій і т. д.), юридична служба не повинна візувати їх, а зробити відповідні висновки з пропозиціями про приведення цих документів у відповідність з чинним законодавством.

Тільки після цього документ може бути прийнятим.

Багато актів, які оформляються на підприємстві, носять характер облікових, які фіксують стан і переміщення товарно-матеріальних цінностей, юридичною службою не візуються.

З практики роботи відомо, що розрахункові документи, транспортні накладні юридичною службою не візуються, але вони носять правовий характер. Робота з оформлення цих документів носить техніко-операційний характер, оскільки зводиться до заповнення встановлених форм. Отже, нема необхідності здійснювати попередній контроль за відповідністю їх чинному законодавству. Бажано на підприємстві мати встановлений конкретний перелік документів, які повинні візуватись юридичною службою. Він повинен відповідати конкретним умовам діяльності даного підприємства: колективний договір, накази, інструкції, положення, стандарти, правила внутрішнього трудового розпорядку, господарські договори, договори про колективну (бригадну) або повну індивідуальну матеріальну відповідальність за зберігання товарно-матеріальних цінностей.

Візування чітко встановленого переліку документів дає можливість юридичній службі зосередити увагу на організаторській роботі щодо попередження порушень законності в діяльності підприємства. Для належного дотримання законності в діяльності підприємств юридична служба повинна постійно працювати над систематизацією законодавства, в яке при переході до ринкових відносин постійно вносяться зміни і доповнення. З цією метою необхідно слідкувати за новинами в

законодавстві, читати Відомості Верховної Ради України, Офіційний вісник України, газету "Голос України".

Нормативно-правові акти підлягають певній систематизації. Це дає можливість мати ті нормативні акти, які потрібні для застосування.

В окремих галузях права існує надзвичайно багато нормативно-правових актів, особливо з цивільного і трудового права. Без систематизації ними важко користуватись.

Систематизації законодавства є три види:

1. Інкорпорація - це така систематизація нормативних актів, яка не вносить ніяких змін у зміст норм права і нормативних актів.. Вона може проводитись на основі різних підстав: хронологічно (за роками видання нормативних актів); за сферами правового регулювання (збірники Постанов Кабінету Міністрів України).

За юридичним значенням інкорпорація може бути офіційною і неофіційною; за обсягом - загальна, галузева, спеціальна.

За критерієм об'єднання нормативно-правових актів - предметна, хронологічна, суб'єктна.

2. Кодифікація це така систематизація нормативних актів, яка пов'язана з переробкою їх змісту.

Кодифікація може бути тільки офіційною; за обсягом - галузева, міжгалузева, спеціальна. За формою вираження - кодекси, статути, закони.

3. Створення зводу законів - це поєднання всіх форм систематизації, в тому числі і прийняття нових нормативних актів.

Юридична служба повинна постійно працювати над підвищенням свого професійного рівня. Це допоможе їм належно виконувати обов'язки. Крім придбання юридичної літератури, журналів, газет, юридична служба повинна вести довідкову картотеку, в якій реєстраційні картки повинні розміщатись у певному порядку. Картки повинні розкривати склад і зміст законів, нормативних актів і т. д., забезпечити оперативний пошук їх і отримання необхідної інформації з питання, яке виникло. Кількість і вид картотек визначає сама юридична служба з врахуванням специфіки підприємства.

Серед договірних умов, крім істотних, виділяють також звичайні та випадкові умови. Звичайні - це ті умови, які передбачаються у законі чи іншому нормативному акті І стають обов'язковими для сторін внаслідок самого факту укладення договору. Від істотних вони відрізняються тим, що не потребують окремого погодження: про них не обов'язково застерігати у тексті договору. Випадковими прийнято вважати такі умови договору, які погоджені сторонами у відступ від положень диспозитивних норм або з метою вирішення питань, що взагалі не врегульовані законодавством.

Нерідко буває так, що після укладення договору приймається законодавчий акт, який передбачає інші правила, ніж ті, що ними керувалися сторони при укладенні договору, і ці нові правила погіршують становище однієї чи обох сторін договору. У Законі "Про оренду майна державних підприємств та організацій" (пункт 3, стаття 11) на цей випадок передбачено, що умови договору оренди зберігають свою силу на весь строк дії договору і тоді, коли після його укладення законодавством установлено правила, які погіршують становище орендаря. Проте це положення стосується лише орендних відносин і не поширюється на інші види договорів.

Крім зміни або розірвання договору, допускається продовження (пролонгація) його дії на новий строк. Найчастіше продовження дії договору оформляється угодою сторін, надсилаючи листи, телеграми, або інші способи.

Організації, які мають право юридичної особи, укладають договори від свого імені. Структурні підрозділи (філіали, представництва тощо) юридичними особами не є, але можуть укладати різні договори від імені і за довіреністю юридичної особи, в структуру якої вони входять. Довіреністю визначається письмове уповноваження, яке видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами. Довіреність юридичній особі може бути видана тільки на укладення угод, що не суперечать її статутові. Довіреність від імені юридичних осіб видається за підписом й керівника з печаткою цієї організації. Довіреність за змістом і обсягом повноважень, які надаються, може бути обмежена здійсненням визначених дій (спеціальна довіреність) або видаватись на здійснення декількох дій (загальна або генеральна довіреність). Строк дії довіреності не може перевищувати трьох років. Якщо строк довіреності не зазначений, вона зберігає силу протягом одного року з дня її вчинення. Довіреність, в якій не зазначена дата її вчинення, недійсна.

В процесі укладання договорів юридична служба надає постійну методичну допомогу структурним підрозділам і особам, які виконують договірну роботу, дають роз'яснення та консультації з питань застосування законодавства.

Юридична служба повинна візувати договірні документи лише за наявністю віз всіх зацікавлених підрозділів і за умови, що ці документи складені правильно по суті та по формі. При візуванні договору слід звернути увагу на відображення в ньому всіх суттєвих умов, необхідних для належного виконання обов'язків за договором, повноту і чіткість викладеного тексту договору. Обов'язки у договорі слід формулювати так, щоб вони забезпечували чітку і повну регламентацію взаємовідносин сторін. Наявність у договорі неясних або неточно визначених умов може призвести до непорозуміння в результаті різного тлумачення сторонами своїх обов'язків. В той же час не слід включати в текст договору пункти, які повторюють текст законів, нормативних актів.

Тільки після того, як проект договору буде завізований юридичною службою, він передається керівнику організації на підпис у встановленому порядку.

Формування державних ресурсів сільськогосподарської продукції, забезпечення населення продовольством, а переробних підприємств необхідною сировиною значною мірою залежить від чітко налагодженої системи договірних відносин по закупках цієї продукції в сільськогосподарських виробників. Забезпечення потреб у продукції сільського господарства для бюджетної сфери, формування державного резервного та елітного насіннєвих фондів і генетичного фонду у тваринництві здійснюється через державний контракт. Виробники сільськогосподарської продукції самостійно розпоряджаються своєю продукцією, реалізуючи її за контрактними (включаючи державні) та іншими договорами через біржі, торгові та контрактові будинки, заготівельні та посередницькі організації.

В міру створення в Україні спеціалізованих аграрних бірж закупки частини сільськогосподарської продукції здійснюються шляхом торгів ф'ючерсними і договірними контрактами на цих біржах. Оскільки біржова торгівля сільгосппродукції ще тільки налагоджується, закупки цієї продукції заготівельними та іншими організаціями безпосередньо у виробників її здійснюється переважно за договорами контрактації.

За договором контрактації виробник сільськогосподарської продукції зобов'язується виробити і передати заготівельникові такої продукції (контрактантові) у власність, повне господарське відання або оперативне управління вироблену ним продукцію в обумовлені договором строки в кількості та асортименті, передбаченими цим договором, а контрактант зобов'язується сприяти виробникові у виробництві ним сільськогосподарської продукції, прийняти та оплатити її за встановленими цінами.

Сторонами у договорі контрактації виступають, з одного боку, підприємства, організації, на які в установленому порядку покладено функції державної закупівлі сільгосппродукції (заготівельні, переробні, торговельні тощо). Зокрема, замовниками сільгосппродукції, що реалізується за державним контрактом, виступають міністерства, відомства, установи та організації, яким виділені з цією метою кошти з державного бюджету. Замовниками продукції за регіональними державними контрактами можуть бути організації, яким виділені кошти з місцевого бюджету.

Друга сторона в договорах контрактації - це підприємства та організації будь-яких форм власності, що виробляють сільськогосподарську продукцію. До них відносяться колективні сільськогосподарські підприємства, селянські (фермерські) та інші господарства, підсобні господарства об'єднань у промисловості, дослідно-виробничі господарства сільськогосподарських навчальних закладів і науково-дослідних інститутів, селекційні та дослідні станції тощо. Отже, коротко сторони в договорі можна назвати так: заготівельник і господарство. Іноді заготівельник видає господарству так звану відвантажувальну рознарядку про відправку продукції не за своєю адресою, а за адресою іншої організації-одержувача, з якою він перебуває в договірних відносинах з поставки. Тоді просування сільгосппродукції від господарства до споживача (промислового чи торговельного підприємства) оформляється двома договорами - договором контрактації і договором поставки. Договір поставки зв'язує заготівельника і одержувача продукції.

Предметом договору контрактації є сільськогосподарська продукція у сирому вигляді або така, що пройшла первинну обробку. Проте при укладенні договору сторони можуть передбачити, що в рахунок виконання зобов'язань щодо здачі продукції у свіжому (натуральному) вигляді господарство частину продукції продає у переробленому вигляді.

За предметом і змістом договір контрактації близький до договору купівлі-продажу і поставки.

Сільгосппродукція у сирому вигляді є предметом договору поставки, коли він укладений між заготівельною організацією і промисловим підприємством. За загальним правилом на реалізацію переробленої продукції укладається договір поставки. Проте, щоб уникнути укладення двох договорів з одним господарством - на реалізацію сільгосппродукції у сирому вигляді і окремо у переробленому вигляді, - укладають тільки договір контрактації. Взагалі, сторонам надається можливість вибору правової форми реалізації сільгосппродукції (купівля-продаж, контрактація або поставка). Якщо одна із сторін заперечує проти укладення договору поставки на реалізацію сільгосппродукції у сирому вигляді чи після первинної обробки, то арбітражний суд при вирішенні спору виносить рішення про укладення договору контрактації незалежно від того, що сторони раніше укладали договори поставки. У цьому найбільше зацікавлене господарство, оскільки за договором контрактації на заготівельника можуть покладатися зобов'язання, наприклад, щодо сприяння в організації виробництва сільгосппродукції, забезпечення господарства тарою 1 пакувальними матеріалами, відпуску промислових чи продовольчих товарів або комбікормів у порядку зустрічного продажу, що не передбачено законодавством про поставки.

Укладення договорів на реалізацію сільгосппродукції на спеціалізованих аграрних біржах визначається правилами організації та проведення торгів ф'ючерсними та форвардними контрактами під закупку сільськогосподарської продукції та продуктів її переробки. Порядок укладення, зміни 1 розірвання договорів поза біржею, як 1 інших господарських договорів, визначено статтями 10, 11 Арбітражного процесуального кодексу України, про що говорилось вище. Договірні відносини з контрактації регулюються типовими договорами контрактації, іншими нормативними актами.

За договором контрактації господарство і заготівельник пов'язані взаємними правами і обов'язками. У ньому мають бути зазначені назва, кількість (за видами продукції), якість, ціна, строки, загальна сума договору, порядок та умови доставки, місця здачі-приймання, вимоги до тари й упаковки, порядок розрахунків, обов'язки заготівельника щодо надання господарству допомоги а організації виробництва сільгосппродукції та її транспортування на приймальний пункт заготівельника, взаємна майнова відповідальність сторін за порушення договору та інші умови, які сторони визнають за необхідне передбачити у договорі (ст. 255 Цивільного кодексу України).

Кількість та асортимент сільгосппродукції, належної до закупівлі, визначаються в договорах відповідно до державного контракту, а в разі його відсутності - за розсудом сторін. У договорі окремо зазначається кількість продукції, яку буде продано у сирому і переробленому вигляді.

За якістю продукція, яка продається господарством, повинна відповідати стандартам, технічним умовам, правилам ветеринарного і санітарного нагляду. Отже, заготівельник має право або повністю відмовитись від недоброякісної продукції, або прийняти її за ціною, яка відповідає якості продукції.

Важливою умовою в договорі і контрактації є строки здачі продукції заготівельникові, їх зазначають у договорах з урахуванням пори дозрівання культур, умов виробництва, переробки та зберігання. За погодженням із заготівельником господарство може достроково здати продукцію в рахунок наступних здавальних періодів. Невід'ємною частиною договору є погоджені між сторонами графіки доставки, які конкретизують строки здачі продукції. Господарство телеграфом повідомляє заготівельника про час відвантаження продукції. Днем виконання господарством зобов'язань за договором вважається дата складання приймально-здавального документа під час здачі продукції у господарстві або на приймально-здавальному пункті заготівельника, а в разі відвантаження її одержувачеві - день здачі продукції транспортній організації.

У договорі зазначаються пункти здачі приймання сільгосппродукції. Доки не завершено повний перехід до приймання продукції заготівельником безпосередньо у господарствах, у договорах контрактації зазначають окремо обсяги продукції, яка: а/ доставляється господарством безпосередньо роздрібним торговельним підприємствам; б/ приймається заготівельником безпосередньо в господарстві; в/ приймається заготівельником на своїх приймальних пунктах. Вивезення, експедирування та розвантаження законтрактованої продукції проводяться за рахунок заготівельних організацій.

Заготівельник зобов'язаний прийняти доставлену на приймальний пункт продукцію, не допускаючи простою транспортних засобів понад встановлені строки. В товарно-транспортних накладних зазначається час прибуття транспорту і час закінчення навантаження або вивантаження продукції. Якщо продукцію приймають не безпосередньо в господарстві, то пред'явленою до здачі вважається продукція, доставлена господарством на приймальний пункт /підприємство/ відповідно до договору чи погодженого графіка.

Приймання сільгосппродукції за кількістю та якістю здійснюється в порядку і в строки, встановлені стандартами, типовими договорами контрактації, відповідними інструкціями. Якщо в нормативних актах таких умов не передбачено, то сторони можуть визначити їх у договорі. Про це більш детально буде сказано в наступній темі.

У разі відмови від приймання продукції заготівельник повинен заявити господарству про факт відмови у письмовій формі /позначення на товарно-транспортній накладній/, телеграфне тощо. Якщо заготівельник ухиляється від письмової заяви про відмову від приймання продукції, то господарство складає про це акт з участю державного інспектора по заготівлях і якості продукції або іншого представника управління сільського господарства, або представника іншої незаінтересованої організації. В разі відмови заготівельника від приймання продукції, що швидко псується, пред'явленої відповідно до умов договору і погодженого графіка, господарство може реалізувати цю продукцію державним, кооперативним організаціям і на колгоспному ринку за договірними цінами з включенням зазначеної продукції у виконання зобов'язань по контрактації. При цьому заготівельні організації не звільняються від відповідальності за необґрунтовану відмову від приймання продукції.

Заготівельник повинен своєчасно і повністю розрахуватися за одержану продукцію. При укладанні сільськогосподарськими товаровиробниками договорів контрактації із заготівельними підприємствами використовуються орієнтовні стартові закупівельні ціни. При цьому зазначені закупівельні ціни індексуються у зв'язку з інфляційними процесами відповідно до встановленого порядку, що обов'язково обумовлюється договорами контрактації. Розрахунки за продану сільгосппродукцію здійснюються шляхом попередньої оплати, якщо інша форма розрахунків не обумовлена угодою сторін.

В рахунок оплати державного контракту на сільськогосподарську продукцію виконавцям державного контракту /за їхньою згодою/ можуть поставлятись матеріально-технічні ресурси через постачально-збутові та заготівельні організації. Виконавці державного контракту розраховуються за одержані в рахунок попередньої оплати кошти /матеріально-технічні ресурси/ законтрактованою продукцією за цінами, що склалися на момент надходження цих коштів /ресурсів/.

За невиконання або неналежне виконання сторонами своїх обов'язків за договором контрактації передбачено майнову відповідальність у формі неустойки і відшкодування збитків. Зокрема, у разі невиконання договору за кількістю, асортиментом і строками здачі сільгосппродукції господарства сплачують заготівельним організаціям і переробним підприємствам неустойку, розмір якої встановлюється в до говорі у процентному відношенні до вартості недопоставленої продукції за цінами, обумовленими в договорі, з урахуванням їх індексації у зв'язку з інфляційними процесами, крім випадків недобору продукції внаслідок стихійного лиха.