Система BS Integrator

9

Зміст:

1. Ланки одного ланцюга.

2. Функціональні модулі системи BS Integrator.

Висновок.

1. Ланки одного ланцюга.

Чимало підприємств уже не задовольняє використання лише облікових функцій автоматизованих систем. Комплексне розв'язання завдань управління підприємством стає дедалі актуальнішим.

Сьогодні на ринку автоматизованих систем представлено продукти у 3-х категоріях:

· бухгалтерські програми, що забезпечують розв'язання типових облікових завдань;

· облікові системи, як правило, допускають настроювання під специфіку користувача;

· багатофункціональні системи, що забезпечують виконання комплексних завдань обліку й управління.

Яскравим представником третьої категорії є BS Integrator -- комплексна багатомодульна система управління підприємством рівня ERP (Enterprise Resource Planning -- управління ресурсами підприємства). Вона дозволяє за допомогою одного продукту вирішити практично всі завдання щодо роботи з інформацією на підприємстві -- від процесу бюджетування до отримання підказок з ефективного управління підприємством.

Система орієнтована насамперед на отримання інформації для прийняття рішень, відповідно велика увага приділяється інтеграції управлінського, бухгалтерського та податкового обліку. Вся фінансова інформація зосереджена в основному модулі системи «Фінанси», що об'єднує управлінський, бухгалтерський та податковий облік. Тут же виконуються функції планування і контролю.

Принцип інтегратора.

Система BS Integrator побудована на принципі: «Вся інформація вноситься тільки один раз». Тож модуль «Фінанси», з яким, як правило, працюють бухгалтери, отримує велику частину інформації з інших модулів. Хоча при використанні модуля на невеликих підприємствах можна вносити інформацію безпосередньо проведеннями прямо до книги операцій.

Єдиний інформаційний простір, що організовується на підприємстві за допомогою системи BS Integrator, умовно поділимо на три частини:

· організаційна інформація (опис структури, посадові інструкції, мета, показники тощо);

· оперативна інформація, що стосується планування, завантаження, диспетчеризації;

· облікова інформація, що накопичує дані для прийняття рішення.

Організація обліку в системі BS Integrator відповідає потребам трьох видів споживачів інформації:

· керівництва і власників підприємства (управлінський облік);

· контролюючих органів (бухгалтерський облік);

· податкових органів (податковий облік).

Основною відмінністю між цими видами обліку є час реєстрації господарських операцій та їх вартість. Для того щоб не вводити однакову інформацію кілька разів (а часто і в різних системах), оптимальним є використання «процесного» підходу, коли описується шлях проходження кожного виду документів усередині підприємства.

Документ, що все знає.

Саме документ є основою роботи користувача з будь-яким блоком системи BS Integrator. Його створення значно спрощується за допомогою майстра опису введень. При цьому для кожної форми введення задаються спеціальні бізнес-правила, що дозволяють, наприклад, заповнити реквізити на основі вже введеного документа, проконтролювати правильність внесення даних, виконати розрахунки. У міру виконання з документом певних дій (наприклад, підтвердження заявки на оплату, рознесення проведень з продажу тощо) він змінює свій стан. Це дає змогу у будь-який момент часу відстежити його статус, переглянути дії з ним.

На різних стадіях документа можуть генеруватися проведення для різних видів обліку. Наприклад, при продажу товару, з погляду управлінського обліку, моментом реалізації є підтвердження комірником відпуску товару зі складу. З погляду бухгалтерського обліку, моментом реалізації буде надходження до бухгалтерії підписаних накладних (подібна різниця виникає у випадку віддалених складів). Податковий облік спирається на першу подію та податкову накладну.

Для ілюстрації автоматизації бізнес-процесу в системі BS Integrator розглянемо, наприклад, операцію продажу товару.

Приймання замовлення від потенційного покупця -- перша стадія цього бізнес-процесу на більшості підприємств. Завданням цього етапу є визначення наявності товару на складах, прорахунок вартості замовлення (визначення ціни та знижок), підготовка комерційної пропозиції (або рахунка). При цьому система здійснює контроль лімітів кредиту, статусу покупця.

Для створення нового замовлення продажу заповнюють спеціальну форму, що містить інформацію про тип операції, покупця та позиції, що продаються. У міру введення інформації система автоматично підставляє значення в інші поля. Наприклад, після вибору типу операції автоматично підставляються стаття бюджету (управлінський облік) і стаття валових витрат (податковий облік), які можна відкоригувати. Вибір контрагента здійснюється або зазначенням коду у відповідному полі, або зі списку. Після вибору контрагента і зазначення форми розрахунків (наприклад, передоплата, відстрочення на кілька днів) система «підтягує» з відповідних довідників параметри знижок, ліміт кредиту і поточне сальдо взаєморозрахунків щодо контрагента.

У настроюваннях може бути ввімкнено режим контролю ліміту кредиту, який не дозволить відвантажити замовлення, що порушує умови кредитування, зазначені у договорі. Замовлення може бути підготовлене у будь-якій валюті, при цьому ціни і вартості будуть автоматично перераховані системою у гривні за курсом на дату операції.

Система автоматично відстежує наявність необхідного товару і ще на стадії формування замовлення контролює наявність вільного запасу (фізичний залишок, підтверджені надходження, зарезервована кількість). Після того як у формі документа вказано склад, з якого здійснюватиметься відвантаження, у позиції замовлення автоматично завантажуються всі номенклатури, що є на обраному складі. Залишається тільки проставити кількість реалізації.

Ціна формується теж автоматично на основі прайс-листа і довідників знижок, що залежать від асортименту, обсягу, контрагента і типу оплати. Залежно від прав доступу визначають додаткові знижки на конкретне замовлення.

Підтвердження замовлення -- стадія, на якій покупець використовує резервування товару (у BS Integrator використовується жорстке і м'яке резервування, що дозволяє виписати товар, якого немає на складі). Для цього достатньо знайти у реєстрі вже створений документ, у контекстному меню вибрати пункт Подтвердить заказ і натиснути кнопку Готово. У результаті документ буде переведено у новий стан -- «Подтверждено покупателем». На цій стадії можна відкоригувати позиції документа. Система може знайти за правилами оцінки запасів відповідне надходження, розщепити його у разі, якщо кількість незарезервованого надходження є більшою від необхідної для продажу, і проставити зв'язок між рядками надходження та витрати. Таким чином, товар «жорстко» прив'язується до рядка замовлення продажу і буде звільнений для продажу тільки командою зняття резервування. При «м'якому» резервуванні рядки документа виключаються з вільної кількості запасу. Після підтвердження документа може бути підготовлено рахунок та інші документи.

Розпорядження на відвантаження товару або відразу підготовка комплекту документів на відвантаження (накладна, податкова накладна, товаротранспортна накладна, сертифікат якості тощо) здійснюється у системі залежно від величини підприємства.

Підтвердження відвантаження -- обов'язкова стадія. Важливим обліковим завданням у цей момент є визначення вартості відвантаженого товару (система підтримує більшість методів, що діють у міжнародній практиці, -- FIFO, LIFO, за середньою, за стандартною, за терміном придатності, за серійним номером, ручний тощо). Утім, ця стадія може виконуватися і наприкінці періоду (тижня, місяця) у пакетному режимі. Завдання комірника на цьому етапі -- відкрити відповідний документ командою «отгрузить» з реєстру і звірити відвантажувані позиції. При цьому система обмежує можливість зміни даних за документом. Після натиснення на кнопку Готово запас вважається фактично проданим для матеріального й управлінського обліку.

Організація обліку ПДВ. Його основа -- реєстр податкових накладних, який дозволяє контролювати факт виписування та прив'язаний до проведень за рахунками ПДВ. Перша подія, залежно від настроювань, визначається як автоматично, так і вручну, за допомогою спеціальних реєстрів, що показують податкову ситуацію щодо контрагента. При впровадженні системи можна вибрати будь-який рівень деталізації податкового обліку ПДВ (контрагент, договір, документ, операція тощо). Користувачеві достатньо заповнити необхідні реквізити контрагента і викликати команду формування податкової накладної. Під час запису податкової накладної до реєстру виконується генерація проведень до податкового обліку. Форма накладної попередньо відкривається на екрані, що дозволяє перевірити правильність документа у звичному вигляді.

2. Функціональні модулі системи BS Integrator

У системі можливі два сценарії, за якими відбувається подальший процесс:

· проведення з реалізації рознесене відразу;

· проведення генерується за командою бухгалтера.

На великих підприємствах з віддаленими складами документи випускаються на складі і можуть «загубитися» по дорозі до бухгалтерії. BS Integrator дозволяє додатково контролювати наявність паперових копій документа. Бухгалтер повинен додатково «акцептувати» документ у системі, і проведення в бухоблік здійснюється тільки у цей момент.

Спосіб визначення вартості (метод співвідношення) може бути вказаний для кожної номенклатури індивідуально. Вказується він на етапі створення номенклатури. Якщо тип не вказано, використовується базовий метод, що діє по підприємству (в Україні, як правило, використовується FIFO).

Правила генерації проведень описуються у довіднику типових операцій і доступні бухгалтеру для самостійного заповнення та зміни. Система BS Integrator дозволяє згенерувати проведення окремо і до бухгалтерського обліку, і до управлінського обліку. З погляду бухобліку, моментом реалізації (а відповідно і часом відображення проведень в обліку) є надходження до бухгалтерії підписаних накладних. З погляду управлінського обліку -- підтвердження комірником відпуску товару зі складу.

Для виправлення помилок у документі передбачено кілька механізмів:

· сторнування документа (для закритих періодів);

· скасування проведень і/або відвантаження (використовується, якщо операція ще в обліковому періоді).

Система BS Integrator розрізняє дату операції і період балансу. Це дозволяє зберегти оригінальну дату документа, але відобразити його у балансі в іншому місяці. Наприклад, якщо документ позначений груднем, але надійшов до бухгалтерії щойно навесні, відповідно до правил бухобліку, він повинен бути відображений у поточному балансовому періоді.

Час діяти.

Залежно від розмірів підприємства, стадії бізнес-процесу можуть поєднуватися між собою або пропускатися. Оригінальне доповнення до автоматизації -- реалізація у системі BS Integrator концепції «push to action» («спонукання до дії»). Для користувача це виглядає таким чином: коли документ готовий до виконання наступної дії (наприклад, склад відвантажив продукцію, а на наступному етапі бухгалтерія повинна розносити проведення), бухгалтер, який має доступ до виконання такої дії, одержує спеціальний лист електронною поштою. Він містить основні реквізити документа і посилання на можливі дії. Бухгалтерові залишається вибрати мишкою необхідну дію, і документ відкриється автоматично.

Контроль і звітність.

Для подальшого перегляду інформації бухгалтерові надано кілька інструментів:

· запити: таблиці, що настроюються, які запитують параметри відбору проведень із журналу операцій. Після вибирання дозволяють «на льоту» фільтрувати і групувати інформацію у будь-яких варіаціях, підбивати суми та редагувати аналітичні ознаки;

· журнали-ордери. Система надає кілька їх різновидів. Настроювання звітних форм здійснюється спеціальним майстром;

· звіти (оборотний баланс згорнутий, розгорнутий за різними ознаками, наприклад за контрагентами, працівниками, валютами тощо).

Уся звітність у системі будується в режимі реального часу (виняток становлять OLAP-механізми, що обробляють інформацію «на вимогу» або за розкладом). Баланс рахується безперервно (закриття періоду здійснюється блокуванням прав на внесення або зміну інформації у минулих періодах. За потреби адміністратор системи відкриває старі періоди. Перераховувати сальдо немає потреби -- вони рахуються «на льоту»).

Основні відмінності BS Integrator'а від систем подібного классу.

Процесний підхід. Настроювання програми здійснюється описом бізнес-процесів (стани документів, дії, режими введення, друковані форми, процедури і функції).

Унікальний підхід до автоматизації. Спочатку в системі описується організаційна й управлінська модель підприємства, потім виконується процес автоматизації (створення необхідних інструментів із типових моделей).

Універсальність настроювання (самостійно за допомогою «пташок» або засобами розробки -- фахівцем).

Одночасне ведення різних балансів:

· у балансових валютах, які переоцінюються незалежно;

· у планах рахунків (у разі роботи підприємства в кількох країнах). Розрізняють корпоративний і локальний план рахунків;

· за видами обліку (наприклад, бухгалтерський і управлінський);

· за кожною юрособою, у рамках єдиної облікової бази корпорації;

· за бізнес-юнітами або центрами відповідальності.

Комплексність і масштабованість рішення. До базового постачання входять функціональні модулі «Финансы», «Бюджеты», «Платежи», «ОС и НА», «Продажи и CRM», «Снабжение», «Логистика», «Производство», «Orgware». Прикладну функціональність системи можна розширити самостійно без розробника. Уся бізнес-логіка зберігається у відкритому форматі.

Висока безпека. Обмеження прав доступу не тільки до функціональності, а й до даних за будь-якими ознаками.

Україна пасе задніх в інтернет-спринті.

США очолили список країн, які найефективніше використовують комп'ютери й Інтернет. А ось Україна в ньому посіла щойно 76 місце, пропустивши вперед навіть Гану та В'єтнам. Найбільш відсталою європейською країною в галузі комп'ютерного розвитку названо Албанію -- 106 місце.

Доступні ноутбуки.

Років через п'ять ноутбуки стануть так само доступними, як і звичайні настільні комп'ютери.

Фірма Intel запустила програму, яка повинна зробити взаємозамінними основні компоненти комп'ютерів: оптичний привід, рідкокристалічний екран, акумулятор, блок живлення та клавіатуру. До цієї програми підключилися найбільші виробники комп'ютерної техніки -- Asus, Compal і Quanta. Висока якість за невеликі гроші.

Висновок.

Чимало підприємств уже не задовольняє використання лише облікових функцій автоматизованих систем. Комплексне розв'язання завдань управління підприємством стає дедалі актуальнішим.

Єдиний інформаційний простір, що організовується на підприємстві за допомогою системи BS Integrator, умовно поділимо на три частини:

· організаційна інформація (опис структури, посадові інструкції, мета, показники тощо);

· оперативна інформація, що стосується планування, завантаження, диспетчеризації;

· облікова інформація, що накопичує дані для прийняття рішення.

Можно вже говорити про велику компанію, для якої банальний прокол одного фахівця може обернутися значними фінансовими втратами. На жаль, такі приклади трапляються постійно, тож напрошується слушне запитання: «А як же організувати роботу так, щоб працівники своєчасно та якісно виконували свої обов'язки?».

Щоб знайти вирішення цього завдання, треба зрозуміти причини незадовільних результатів, до яких насамперед належать:

1) незнання керівником логіки поточного процесу;

2) неможливість виконувати груповий контроль процесів. Контроль виконується тільки «ручний», і тільки найважливіших процесів;

3) затримки у виконанні процесів через неузгодженість дій команди;

4) відсутність статистики виконання процесів для прийняття обгрунтованих управлінських рішень, орієнтованих на поліпшення якості виконання процесів.