Размещено на http://www.allbest.ru/

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1.1 Характеристика и организация управленческих знаний

1.2 Модели системы управления знаниями

2.2 Управленческие решения в таможенных органах и методы их принятия

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Эффективная деятельность системы, которая включает в себя человеческий фактор в виде группы людей или отдельных исполнителей, возможна лишь в том случае, когда есть определённое организующее начало, регулирующее активность данного компонента, направляющее его и управляющие им.

Под управлением знаниями рассматривается стратегия, трансформирующие все виды интеллектуальных активов в более эффективную и производительную деятельность, повышающая конкурентоспособность и создающая новую стоимость.

Актуальность курсовой работы определяется тем, что управленческий подход на основе управления знаниями, дает возможность иначе взглянуть на процесс управления и организацию в целом. При данном подходе во внимание берутся различные аспекты организационной деятельности, которые способны влиять на методы управленческого процесса и предмет управленческого процесса.

Ключевым фактором развития материального и нематериального производства становится овладение знаниями, их использование и распределение, способное обеспечить устойчивый рост. В таможенных органах системы управления своей главной целью имеет достижения единодействия всех сотрудников. Система управления должна обеспечивать решение задач, которые поставлены перед ней и работать в одном направлении. Для реализации данного направления требуется четкое управление внутри самой системы, что достигается путем принятия управленческих решений.

Объектом курсовой работы является управление таможенным делом на основе знаний.

Предметом курсовой работы является управление таможенным делом на основе знаний.

Цель курсовой работы - изучить управление таможенным делом на основе знаний. управленческий интеллектуальный капитал таможенный

Исходя из цели курсовой работы, поставлены следующие задачи:

- изучить характеристику и организацию управленческих знаний;

- описать модели системы управления знаниями;

- рассмотреть концепцию управления таможенным делом на основе знаний;

- охарактеризовать управленческие решения в таможенных органах и методы их принятия.

В процессе написания курсовой работы были применены такие методы научного исследования, как изучение научной литературы по рассматриваемой теме, аналитический и сравнительный методы.

В ходе написания курсовой работы использовались учебные пособия по таможенному менеджменту, нормативно-правовые акты в области таможенного дела, материалы интернета (официального сайта ФТС) и др.

Структура курсовой работы представлена введением, двумя главами, заключением и списком использованных источников. В первой главе рассматриваются теоретические основы управленческих знаний, приводится характеристика и организация управленческих знаний, описываются модели системы управления знаниями

Во второй главе курсовой работы рассматриваются особенности управленческих знаний в работе специалиста таможенного дела, приводится характеристика концепции управления таможенным делом на основе знаний, описывается место управленческих решений в таможенном деле и методы их принятия.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ЗНАНИЙ

1.1 Характеристика и организация управленческих знаний

Термин менеджмент знаний или управление знаниями широко используются в практике работы ряда организаций и научной литературе, на данный период времени появились попытки упорядочить и систематизировать категории, понятия и терминологию, которые относятся к данной тематике.

В рамках управления знаниями достаточно часто используются такое понятие как интеллектуальный капитал. Структура интеллектуального капитала для организации представлена на рисунке 1 [20].

Рис. 1. Структура интеллектуального капитала для организации

При разработке стратегии управления знаниями явные и неявные знания являются существенными компонентами. Изначально данные формы знаний возникают как индивидуальное знание, для того чтобы данные виды знания могли использоваться в деятельности организации они должны быть сформированы в организационное знание [16].

Знание может выступать в эксплицитной и имплицитной форме. Ряд людей знают гораздо больше, чем могут выразить словами. Имплицитная, то есть скрытая часть знаний, основывается на личных ценностях и опыте. Данный тип знаний трудно формализуется и является неосознанным. Эксплицитные знания могут быть представлены в формулах, отражены в справочниках и легко переданы от человека к человеку. Классификация знаний представлена на рисунке 2.

Рис. 2. Классификация знаний

Знания могут переходить из одной формы в другую. Кодификация знаний, то есть переход знания из имплицитного знания в эксплицитное является очень важным и делает знание полезным и понятным для других. На основе кодификации знания может использоваться другими потребителями знаний.

Не любое имплицитное знание может быть подвергнуто кодификации, так как даже опытные и подготовленные сотрудники не всегда в состоянии кодифицировать все ориентиры действий и правила принятия решений, которые лежат в основе их трудовой деятельности [12, c. 54].

Также могут быть выделены неформальные и формальные знания. Под неформальными знаниями подразумеваются знания, которые не четко определены, хранятся в голове сотрудника, трудно описать и кодифицировать. К формальным знаниям относятся знания, которые четко сформулированы и определены, могут быть выражены без неопределённости и двусмысленности, легко сохраняются в базах данных и кодируются.

В течение всего времени существования в организации накапливаются организационные знания, которые позволяют ей развивать способности к познанию и интуиции, ведут к лучшему пониманию бизнес-процессов. Данный процесс имеет название накопления мудрости организации. Мудрость организации приобретается через трансформацию коллективного опыта, трансформацию знаний и результаты исследований. Модель процесса обучения организации представлена на рисунке 3.

Рис. 3. Модель процесса обучения организации

Совокупные организационные знания является стратегическим активом для компании. Для организации необходимо развивать механизмы приобретения знаний, распространять знания последовательно и своевременно, в той форме, в которой они нужны организации. Основой для создания знаний является информация. Знание базируется на интерпретации и анализе. Для создания нового знания организации необходимо получать информацию и преобразовывать ее в новые виды знаний.

Знания могут быть проданы, обменены, а также знаниями можно поделиться. Различают три формы знаний, которыми делятся организация. Под операционными знаниями подразумеваются знания о рынке и продукции, то есть сведения, которые касаются производства и маркетинга. Большая часть данных знаний может быть формально описана и количественно определена. Под стратегическим знанием подразумевается знание основных направлений политики организации и компетенций, данный тип знаний также является открытым. Специфические или мета знания, под которыми подразумеваются теоретические знания и внутренние ценности, которые играют важнейшую роль в поддержании и создания основных компетенций для организации, превосходят и отличаются от компетенций конкурентов [16].

Знания могут быть подразделены на инновационные и коренные. Коренные знания являются необходимым минимумом. Обладание коренными знаниями не может обеспечивать долговременной конкурентной значимости для организации, но при этом создает определенные барьеры для свободного входа в отрасль. Коренные знания обычно имеются у всех участников отрасли и обеспечивают преимущества только перед фирмами, которые желают войти в отрасль.

Инновационные знания предоставляют фирме возможность для лидирования в отрасли. Так как знания не являются статичным по своей природе, то инновационное знание сегодня завтра может стать коренным. В связи с применением управленческих подходов к знаниям, у организаций возникают три вида преимуществ, представленных на рисунке 4.

Рис. 4. Преимущества, возникающие в результате управления знаниями

Чаще всего организациями используются такие виды знаний как индивидуальное понимание и практика со стороны работника, его профессиональный опыт, творческие решения. Перечисленные виды знаний должны создавать спираль знаний, где неявные знания необходимо распространять и выявлять, для того чтобы они могли стать частью индивидуализированной базы знаний. Спираль знаний расширяет знания, которые могут быть применены к различным областям деятельности организации. Спираль знаний согласно модели управления знаниями И. Нонака и Х. Такеучи проиллюстрирована на рисунке 5 [12, c. 78].

Рис. 5. Спираль знаний

Особое значение для развития спирали знаний имеют современные информационные технологии. Именно благодаря применению современных информационных технологий знания становятся источником инноваций, конкурентных преимуществ и высокой производительности. Классификация организационных знаний представлена на рисунке 6.

Рис. 6. Классификация организационных знаний

В качестве элементов совокупных организационных знаний могут быть выделены следующие: внешние информационные знания и потоки, квалификация сотрудников, знания сотрудников, деловые контакты, взаимоотношения с другими сотрудниками, опыт решения проблем.

Синергия различных компетенций и знаний создает неподдающийся копированию и уникальный когнитивный ресурс, который составляет устойчивое преимущество организации. Для обеспечения устойчивости знаний к изменениям, происходящим во внешней среде, необходимо реализовывать постоянное обучение, совершенствовать гибкость организационных знаний и их способность к адаптации к изменяющимся внешним условиям.

На данный период времени влияние знаний на успех организации является общепризнанным. К разработке модели управления организационными знаниями существует ряд подходов, которые воплощают в себе различные направления, такие как гуманитарное, технологическое и комбинированное.

Технологический подход к управлению знаниями реализуется через постоянный сбор информации, формирование знаний, их обновление и непрерывный анализ знаний. Постоянный сбор информации подразумевает накопление данных о зарегистрированных ошибках, проектных модификациях, которые вносятся в специальные системы, выполняющие функции базы бизнес-знаний. Под формированием знаний подразумевается процесс структурирования знаний по отраслям, подотраслям, ключевым словам или использованным методом. Под постоянным обновлением знаний подразумевается периодическая проверка базы знаний на наличие дублирующих знаний и выбирается наилучшее решение [16].

Приступая к внедрению проекта по управлению знаниями необходимо сформулировать цель и основное содержание проекта, краткое определение бизнес-концепции, разработать план по реализации проекта, в котором необходимо указать важнейшие этапы его реализации и сроки выполнения данных этапов, определить необходимые ресурсы для реализации проекта. Большое значение имеет внедрение аналитических систем, которые осуществляют непрерывный поиск информации и ее исследования. примерами которых могут служить OLAP (On-line Analytical Processing - Аналитическая онлайн-обработка), MIS (Management Information System - Система управленческой информации), BSC (Balanced Score Card - Карта сбалансированной оценки). Данные системы способны анализировать большие массивы информации на основе ранее заданных критериев.

В качестве примера гуманитарного подхода к управлению знаниями выступает модель швейцарского ученого Клауса Д'Эккома. На основании данного подхода знания является важнейшим фактором для обеспечения конкурентного преимущества и создания благ только в том случае, если оно рассматривается не как структурное звено контроля, а формулируется и понимается в свете ориентации на смену парадигмы.

Классическая парадигма управления знаниями основана на базе детального разделения труда и представляет собой дифференцированный и сегментированный процесс обучения, организационной деятельности и труда. В свою очередь модель процесса управления знаниями базируется на базе трёх основных процессов: труд, обучение и организация. Модель может быть правильно организована в том случае, если данные процессы представлены как замкнутые, одновременные и синхронно реализуемые.

В классическом варианте обычно начинают с обучения, то есть приобретения знаний, которые документально выражаются в квалификации и определяют допуск к выполнению различного рода видов труда или функций. На данный период времени актуальна мысли о необходимости обучения на протяжении всей трудовой жизни, также считается, что труд может стать продуктивным в решении проблем и задач, в том случае если ему предшествует усвоение ряда необходимых и специальных знаний.

К понятию производства знаний выделяют два подхода. Первый подход включается комплекс методов, идей, норм и ценностей из одной или нескольких научных дисциплин. В основном это познавательный подход, который имеет отношения к науке в целом. Второй подход трактуется в экономическом и социальном контексте и выходит за пределы одной дисциплины. Для данного подхода характерно прикладное применение знаний, организационное многообразие, междисциплинарность, разнородность, связь социальной и культурной сфер.

Внутрифирменное управление знаниями представляет собой перманентный процесс распределения, производства и использования знаний, в рамках которого осуществляется управление передачей знаний. Данный процесс должен иметь обеспечение в рамках выделенного бюджета, результатов организационного проектирования, с учётом человеческих ресурсов, полезного эффекта и издержек. Фазы управления знаниями модели управления знаниями Х. Крмара и Д ж. Рехойзера представлены на рисунке 7 [12, c. 80].

Рис. 7. Фазы управления знаниями

На основе выше изложенного можно сделать вывод, что управление знаниями напрямую связано с их генерацией, как у отдельных сотрудников, так и в рамках организации в целом, сохранением и формализацией знаний, распространением знаний, координацией и контролем за распространением знаний.

ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ЗНАНИЙ В РАБОТЕ СПЕЦИАЛИСТА ТАМОЖЕННОГО ДЕЛА

2.1 Концепция управления таможенным делом на основе знаний

Процесс управления таможенной системой с формально-логической позиции можно рассматривать как процесс выбора оптимальной стратегии в сложившихся условиях. Данный процесс содержит в себе две квази независимые фазы - фаза формирования знаний и фазу их использования.

Фаза формирования знаний включает в себя непрерывный процесс их накопления, который протекает на фоне функционирования системы. Фаза использования знаний строится на применении накопленных знаний в условиях реальных проблемных ситуаций.

В рамках таможенной деятельности под знанием понимается любая структурированная информация о таможенной деятельности и внешней экономической деятельности, которая включает в себя различные модели, закономерности деятельности, программы, стратегии и технологии интеграции знаний. Основой повышения эффективности управления сложными системами служит познавательной или когнитивный подход. В рамках когнитивного подхода основное внимание уделяется формированию знаний с целью принятия решений и созданию соответствующей метатехнологии управления [15].

В рамках принятия системного управленческого решения под знанием подразумевается любая структурированная информация о таможенной деятельности и внешней экономической деятельности, которая содержит в себе закономерности деятельности и различные модели ее осуществления, технологии интеграции знаний. Структура системы знаний представлена на рисунке 8.

Рис. 8. Общая структура знаний: ВЭиТД - внешнеэкономическая и таможенная деятельность

В рамках теоретической модели внешнеэкономической деятельности процесс принятия системных решений, касательно сферы таможенной деятельности, обеспечивается наиболее полно. В качестве базовой парадигмы эффективного управления таможенными органами на основе когнитивного подхода выступает парадигма формирования знаний о развитии системы внешней экономической деятельности и таможенной деятельности и эффективного ее использования в целях управления. По своей сути данная парадигма является системной концепцией управления.

В общем смысле знания о таможенной системе представляет собой совокупность структур-стратегий. В качестве метатехнологии выступает научно-методическое обеспечение, которое используется для формирования структур-стратегий таможенной системы и накопленная совокупность структур-стратегий [15].

Система управления таможенной деятельностью на современном этапе имеет иерархическую организационную структуру. Функции управления в данной системе реализуется на всех уровнях: на уровне Федеральной таможенной службы России, уровне регионального управления, уровне таможни и уровне таможенных постов. Данная структура обеспечивает централизованный характер управления. При этом на каждом уровне управления решается комплекс задач, посвящённых мониторингу внешней торговли, согласно контролируемому сегменту сферы внешнеэкономической деятельности, управление обеспечивается необходимыми ресурсами и технологиями для достижения поставленных перед таможенной деятельностью целей.

При решении подобного рода задачи на данный период времени информационные технологии используются в ограниченных объемах, автоматизация процессов управления практически отсутствуют. Вышеуказанные обстоятельства находят свое отражение в оперативности и качестве таможенного обслуживания, создают проблемы с накоплением доходной части бюджета, приводят к нарушениям таможенных правил, увеличивают число преступлений в сфере таможенной деятельности.

На данный период времени вопросы автоматизации могут быть частично решены за счёт применения единой автоматизированной информационной системы Федеральной таможенной службы России. Для решения отдельных информационных и расчётных задач автоматизирована функция ввода информации, обработки информации, хранение информации, контроля за информацией, формирования отчетов и иных информационно-справочных документов. Так как данной системе присущ ряд ограничений, то автоматизация управленческого процесса достигается лишь частично для ограниченного круга задач.

Интеграция в процесс управления информационных технологий способна существенно поменять содержание управленческой деятельности и ее структуру. В качестве объекта управления в данном случае выступает деятельность таможенных постов, таможен, региональных таможенных управлений и Федеральной таможенной службы России.

Основными предпосылками для формирования управленческих решений являются: мониторинг параметров внешней экономической деятельности, мониторинг имеющихся ресурсов и мониторинг результатов деятельности. Также в технологическую схему принятия управленческого решения в качестве одного из основных компонентов необходимо включать информационно-управляющие технологии. Данные технологии способны обеспечивать интеллектуальную и информационную поддержку на основе использования аналитических средств и методов, применять систему поддержки принятия решений, экспертные системы, использовать типовые сценарии в рамках реализации подготовки управленческих решений.

Технология управления таможенной деятельностью на основе применения автоматизации содержит в себе информационно-управленческие технологии, система управления, которая ей соответствует, должна быть построена на принципах системной реализации данной технологии и с учетом ее параметров.

Наличие данного специфического элемента в системе управления оказывает влияние на организационную и функциональную структуру, а также на технологию принятия решений. Использование данной технологии подразумевает, что в рамках отдельных условий задачи управления и отдельные функции управления могут быть реализованы посредством информационно-управляющие системы. Также данную систему можно назвать системой автоматизации [15].

В рамках автоматизации управления происходит перераспределение функций между информационной системой и человеком. Данное обстоятельство изменяет роль человека в процессе принятия и подготовки управленческого решение. Можно сказать, что часть функций, которые на данный период времени реализуются только человеком, могут быть частично или в полном объеме переданы для реализации информационно-управляющей системе.

Структурные и технологические параметры системы определяются спецификой таможенной деятельности как управляемого объекта, зависят от особенностей автоматизируемых функций и их состава, от характеристики выполняемых задач и методов решения. Вышеуказанные взаимосвязи содержится отличия информационных технологий от системы автоматизированного управления. Которое заключается в сильной зависимости от параметров технологии деятельности и технологии управления. Система управления вследствие этого для каждого конкретного случая является уникальной. Концептуальная модель управления на основе знаний представлена на рисунке 9.

Рис. 9. Концептуальная модель управления на основе знаний

Управленческая система должна адекватно и своевременно реагировать на параметрические и структурные изменения в рамках внешнеэкономической деятельности, эффективной и технологично использовать все имеющиеся у таможенных органов ресурсы.

Автоматизация системы управления таможенной деятельностью позволяет совершенствовать качество ее работы. В общем виде концепции управления таможенным делом на основе знаний объединяет в себе методологию формирования знаний по управлению таможенным делом, модель формирования знаний или когнитивной модуль, модель процедур управления таможенным делом на основе знаний, модель управления развитием таможенной системы на основе знаний и интегративную модель управления таможенным делом [15].

2.2 Управленческие решения в таможенных органах и методы их принятия

Как было отмечено ранее управленческие решения занимают центральное место в концептуальной модели управления таможенными органами на основе знаний. Управленческим решениям в таможенной службе присущ ряд особенностей:

- имеют властный, директивный характер, являются обязательными для исполнения всеми лицами, которым они адресованы;

- принимаются в индивидуальном порядке даже на основе коллегиального обсуждения;

- устанавливают обязательные для исполнения правила поведения, которые регулируют отдельные управленческие отношения;

- могут касаться как отдельных членов коллектива, так и всего коллектива;

- принимаются на основе процедурного порядка, который регламентирован нормативно-правовыми актами.

В рамках таможенной системы под управленческим решением понимается фиксированный директивный акт со стороны субъекта управления, который организуют, направляет, координируют и стимулируют совместные действия должностных лиц таможенных органов для достижения поставленных целей [17].

В рамках управленческого решения формируются задачи и цели, которые стоят перед объектом управления, определяются необходимые ресурсы и предусматриваются ограничения в поведении. На основе вышеизложенного можно сделать вывод, что управленческое решение содержит в себе цель и программа действий для объекта управления.

В рамках принятия управленческих решений особое значение отдается информация об оперативной и служебной обстановке, объективной оценке информации, опыту, навыкам, творческому отношению к делу и другим знаниям. Конечный результат управления в значительной степени определяется обоснованностью и качеством принятых решений и планов.

Выделяют различные классификации управленческих решений. По условиям принятия выделяют такие группы решений как стандартные, нестандартные и многовариантные. По функциональному содержанию выделяют организационные, плановые, активизирующие, координирующие, контрольные и регулирующие управленческие решения. По важности и длительности выделяют тактические, оперативные и стратегические решения. По иерархии управления выделяют решения 1, 2 и 3 уровня. По форме подготовки могут быть выделены такие типы решения как коллегиальные, единичные и групповые. По характеру реализации выделяют рекомендательные и директивные управленческие решения. По организационному оформлению выделяют гибкие, нормативные, ориентирующие и конкретно жесткие решения. По причинам возникновения могут быть такие типы как ситуативные, инициативные, программные и по предписанию. По широте в проблематике управленческие решения бывают частные и общие. По характеру содержания выделяют моральные, административные, экономические и технологические [21].

В рамках таможенной деятельности любое управленческое решение должно основываться на таких принципах как обоснованность, сбалансированность и действенность.

Тактические и стратегические задачи таможенной службы предопределяют ряд специфических требований к управленческим решениям. Управленческие решения в области таможенной деятельности должны соответствовать социальным, экономическим и политическим установкам государства, которые определены правительством и законодательно закреплены, должны учитывать в себе все явления, факторы и закономерности в их взаимосвязи в конкретных условиях, быстро реагировать на любые изменения происходящие во внешнеэкономической деятельности.

Основными методами по разработке управленческих решений, которые используются в таможенных органов являются интуитивные, рациональные, и основанные на суждениях или адаптивные. В основе интуитивных решений лежит ощущение руководителя, что выбор, который он делает, является правильным. Решение принимается почти мгновенно без рассуждений. Решения основанные на суждениях, являются сходными с интуитивным, так как их логика может слабо просматриваться. В основе решений, основанных на суждениях, лежат рассуждения, осмысления и знания, которые основаны на предыдущем опыте руководителя, его подчинённых. Рациональные решения основывается на различных методах, ключевыми из которых являются физическое, экспертное, экономико-математическое моделирование. Определение эффективности управленческого решения является важным компонентом в управлении. Эффективным считается управленческое решение, положительный эффект от которого превышает эффект от нежелательных последствий. Эффективность управленческих решений прямо пропорциональна позитивному эффекту в рамках достижения цели и является обратно пропорциональной эффекту от нежелательных последствий, а также качеству и количеству используемых ресурсов [21].

Так как таможенной системе присущи такие отличительные черты как фискальный характер деятельности, правоохранительная направленность и милитаризованная структура, но в то же время на данном этапе значительно возрастает роль потребителя таможенных услуг. В рамках определения эффективности деятельности таможенной службы на данный период времени всё больше заявляет о себе принцип удовлетворенности запросов потребителей и заказчиков, то есть участников внешнеэкономической деятельности.

Причины, вызывающие необходимость в подготовке новых управленческих решений, представлены на рисунке 10 [17].

Рис. 10. Причины, вызывающие необходимость в подготовке новых управленческих решений

На основе рисунка 10 можно сделать вывод, что непосредственными причинами принятия управленческих решений являются те или иные виды проблем, которые связаны с отклонением фактического состояния системы от запланированного, а также различного рода нарушения в механизме функционирования. В рамках таможенной деятельности могут быть выделены такие этапы принятия управленческих решений как подготовка управленческих решений, принятие управленческих решений и реализация управленческих решений.

Детализация подготовки управленческого решения представлена на рисунке 11 [21].

Рис. 11. Детализация подготовки управленческого решения

Подготовка управленческого решения включает в себя ряд стадий, представленных на рисунке 11. На этапе анализа ситуации оцениваются, выявляются и анализируются проблемные ситуации и состояние системы. Оценка состояния системы на определенный момент времени дает возможность для руководителя выявить проблемы в функционировании, сформулировать цели деятельности с учетом максимальной отдачи системы при ее функционировании. На данном этапе необходимо выполнить такие действия как выбор необходимой информации, расчет основных показателей, оценка ранее рассчитанных показателей, определить причины отклонения, установить зависимости в работе системы. На начальном этапе определяются стратегические направления решения проблем, исходя из которых, формулируются цели. Проблема может быть точно сформулирована и диагностирована только с помощью точной и достоверной информации о среде функционирования, о результате деятельности органа управления и его состояние. Основной обязанностью руководителя является опережение событий, а не реагирование на них. Около 50% проблем, которые возникают в организации, можно предвидеть. Завершающим результатам первого этапа является ранжирование проблем, выявление кардинальных, которые требуют решения в первую очередь и выбор стратегических направлений решения проблем.

На этапе формулировки целей и их сопоставление с действительностью определяются и устанавливаются цели для решения кардинальных проблем. Одним из наиболее распространённых методов реализации данного этапа является построение дерева целей. При этом к цели применяется ряд характеристик, цель должна быть конкретной, иметь четкую формулировку, содержать в себе количественные характеристики, на основе которых может быть впоследствии проведена оценка ее достижения. При постановке цели обязательно нужно учитывать возможности для ее достижения, внутренние резервы системы и имеющиеся ресурсы. В рамках деятельности таможенных органов цель должна четко соответствовать установкам высших органов управления и законам Российской Федерации [17].

На этапе прогнозирования определяется наиболее полная совокупность вариантов по достижению цели, ставятся управленческие гипотезы. С целью уменьшения трудоемкости анализа обычно рассматривается два или три варианта решения проблемы, что позволяет принять наилучшее решение и уменьшить вероятность ошибок. Для обоснования эффективности управленческого решения необходимо прогнозировать развитие системы на его основе.

На этапе выбора альтернатив разрабатываются критерии и ограничения, на основе которых данный выбор будет осуществляться. Предпочтение отдается тем альтернативам, которые в наибольшей степени соответствует выдвинутым критериям. В качестве критерия для управленческих решений в области таможенной деятельности могут выступать такие как политическая целесообразность, экономическая выгодность, социальная позитивность, системная самодостаточность, моральная обеспеченность и экологическая приемлемость. Набор данных критериев является уникальным для каждой конкретной ситуации и исходит из управленческих гипотез, положений законодательства, условий функционирования таможенной службы, мировоззренческих установок, профессиональных качеств сотрудников. В завершении данного этапа осуществляется выбор набора альтернатив, которые в большей степени отвечают заданным ограничениям.

На этапе предварительного выбора лучшей альтернативы осуществляется оценка имеющихся альтернатив с позиции затрат ресурсов и достижения цели. На данном этапе оцениваются не управленческие гипотезы о прогнозы в виде обязательных документов или сценариев. В зависимости от характера управленческого решения, его тактической или стратегической направленности анализ альтернатив может быть комплексным или всесторонним и отдельным или частным. В завершении данного этапа выносится решение о превосходстве одной из альтернатив, которая передается лицу, принимающему решения.

Детализация процесса принятия управленческого решения представлена на рисунке 12 [21].

Рис. 12. Детализация процесса принятия управленческого решения

В технологической цепи управления вторым этапом является непосредственное принятие управленческого решения. Основное назначение данного этапа состоит в том, чтобы составить благоприятные условия для осуществления должностными лицами или коллегиальными органами выбора норм и цели, которые будут являться основой для решения.

Оценка альтернативы создает дополнительные возможности для учета всех аспектов решаемой проблемы. В зависимости от особенностей и характера поставленных задач для выбора варианта используются различные критерии, наиболее распространенными являются экономическая эффективность, уменьшение расходов, вероятность достижения результата, возможные негативные последствия и продолжительность реализуемых решений.

В рамках экспериментальной проверки альтернатив выбирается определенный вариант решения, когда субъект управления может быть не в значительной степени уверен, что реализация данного варианта не приведет к нежелательным последствиям. В таком случае применяется экспериментальная проверка альтернативы. Реализация данного этапа возможно только в том случае, когда у организации есть необходимые ресурсы и возможности, в рамках данного этапа могут быть экспериментально проверены две или три лучших альтернативы. Если эксперименты проводить нецелесообразно, то данный этап исключается, также данный этап является основой для получения дополнительной информации.

Далее осуществляется выбор единственного решения. На этапе определения процедур, исполнителей и сроков реализации вышеуказанные компоненты детализируются и приобретают временную, количественную и адресную привязку.

Как уже было отмечено ранее, отличительной особенностью управленческих решений является их формальный характер, выбранное решение оформляется в виде проекта нормативно-правового акта. Согласование управленческих решений в таможенных органах предусматривает письменное согласование с руководителем таможенного органа или вышестоящего органа.

На коллегиях и оперативных совещаниях таможенных органов осуществляется обсуждение и доработка основных положений проекта. На обсуждение управленческое решения подается в виде его проекта или нормативного акта. Если проект управленческого решения вызывает ряд критических замечаний, то его принятие затягивается, и он может быть возвращен на доработку.

В рамках придания юридической силы принятому решению осуществляется его утверждения или подписания руководителем. Именно на данном этапе проект решения приобретает форму управленческого решения и ему предается сила юридическая сила. Несмотря на наличие в проекте решения различного рода согласований, субъекту управления необходимо самостоятельно еще раз провести его тщательный анализ.

В рамках создания условий для реализации решения необходимо провести информирование о принятом решении и довести его до исполнителей. То есть стадия принятия решения завершается обнародование принятого решения и его рассылкой по исполнителям и заинтересованным лицам, а также информированием населения со стороны таможенных органов.

От своевременного процесса информирования зависит оперативность исполнения решения. С этой целью следует устанавливать сроки рассылки. Искусственное ограничение или сужение круга органов, которым данное решение должно быть направлено, не допускается.

Рис. 13. Детализация процесса реализации управленческого решения

Так как ряд управленческих проблем и ситуаций могут повторяться, то существует возможность предварительной подготовки и унификации типовых решений, действий таможенных органов при возникновении соответствующих ситуаций. Наличие типовых планов действий позволяет увеличить эффективность деятельности таможенной службы, дает возможность должностным лицам и руководителям сосредоточить свое внимание на решение специфических ситуаций и реализации намеченных мероприятий.

Разнообразие и сложность управленческой деятельности начальника таможенного органа объясняется тем, что в рамках осуществления повседневной работы ему приходится принимать до 60 разнообразных управленческих решений по абсолютно различным видам деятельности.

Детализация процесса реализации управленческого решения представлена на рисунке 13 [21].

Третьей стадией технологии принятия управленческого решения является его реализация. Данная стадия имеет наибольшую значимость, так как об эффективности решения судят по его реальным результатам и изменениям в управляемой подсистеме. В данный период времени достаточно частыми являются случаи, когда даже обоснованные решения остаются без практической реализации. Данное обстоятельство характерно и для таможенной службы. Анализируя управленческую практику, можно сделать вывод, что одной из причин подобного факта является отсутствие рациональной технологии исполнения управленческого решения.

Процесс исполнения управленческого решения в каждом конкретном случае является уникальным и зависит от его вида, состава службы и подразделения исполнителей, уровня управления. Реализация управленческого решения в таможенной службе представляет собой ряд последовательных и логически взаимосвязанных этапов.

Выяснение решения руководитель органа таможенной службы осуществляет с учетом специфики выполнения конкретных задач в рамках своей компетенции, определяет основную идею управленческого решения. Для этого необходимо использовать различные методы и формы толкования предписания решения, изучить управленческие документы, которые содержат в себе рекомендации и предписания по смешанным или аналогичным вопросам, практические и учебные пособия, научные комментарии и статьи, при необходимости привлечь к работе ученых и специалистов, при неясности отдельных положений уточнить их в государственных органах управления, от которых исходит управленческое решение [17].

В рамках определения наличия необходимых организационных предпосылок для реализации управленческого решения необходимо уяснить следующие вопросы: каков характер внешней среды и уровень его взаимодействие с системой таможенной службы, затрудняют или облегчают данные обстоятельства выполнение конкретного решения, имеет ли соответствующий орган исполнения достаточные ресурсы для выполнения решения, какова структура связи между отдельными подразделениями таможенной службы и отраслевыми службами и нуждается ли она в совершенствовании, способна ли существующая структура управления таможенной службы обеспечить четкую организацию реализации решения или она требует изменения.