Размещено на http://allbest.ru

Концепция контроллинга в таможенном деле (на примере таможни, таможенного поста, таможенного отдела)

Введение

В нашей стране на сегодняшний день, в условиях становления цивилизованных рыночных отношений, перед государственными службами стоит задача создания целостной, эффективной и гибкой системы управления, опирающейся, в первую очередь, на экономические, рыночные инструменты при должном использовании организационных воздействий.

Процессы глобализации, развития экономических связей, информатизация важнейших аспектов жизни людей и другие реалии современности приводят к усложнению ориентации не только коммерческих фирм, но и государственных служб, что предполагает, с одной стороны, возрастание роли управления ими, а с другой -- качественные изменения во всей структуре и методах управления. Поэтому проблема эффективного управления является одной из наиболее актуальных и практически значимых проблем в комплексе взаимосвязанных аспектов развития таможенной службы.

Успешное решение задач, стоящих перед таможенной службой России, на современном этапе, возможно только на основе современных достижений в области теории и практики управления. В связи с этим наибольший интерес представляет контроллинг - концепция и технология управления, успешно реализуемая уже многими предприятиями за рубежом и в нашей стране.

1. Понятие контроллинга в управлении

контроллинг управление таможенный

Наиболее перспективной концепцией управления, позволяющей решать многие задачи, стоящие перед управлением в государственной службе в обозримой перспективе, является контроллинг.

В настоящее время не существует однозначного определения понятия «контроллинг» (англ. control -- руководство, регулирование, управление, контроль), но практически никто не отрицает, что это новая концепция управления, порожденная практикой современного менеджмента. В основе этой концепции системного управления организацией лежит стремление обеспечить успешное функционирование организационной системы (предприятие, торговая фирма, банк и др.) в долгосрочной перспективе путем:

1. адаптации стратегических целей к изменяющимся условиям внешней среды;

2. согласования оперативных планов со стратегическим планом развития организационной системы;

3. координации и интеграции оперативных планов по бизнес-процессам;

4. создания системы обеспечения менеджеров информацией для различных уровней управления в оптимальные промежутки времени;

5. создания системы контроля над исполнением планов, корректировки их содержания и сроков реализации;

6. адаптации организационной структуры управления предприятием в целях повышения ее гибкости и способности быстро реагировать на меняющиеся требования внешней среды.

Контроллинг предполагает использование различных технологий и методов эффективного управления, в том числе финансовых инструментов и инструментов автоматизации и контроля управленческих решений.

Контроллинг ориентирован на долгосрочное и эффективное развитие систем информационно-аналитической, методической и инструментальной поддержки руководителей предприятия по достижению поставленных целей, обеспечивающих реализацию цикла управления по всем функциональным сферам и процессам, посредством измерения ресурсов и результатов деятельности.

Сущность контроллинга проявляется в его функциях. Основной функцией является системная поддержка принятия решения руководством предприятия по всем ключевым направлениям деятельности. Данная функция находится в тесной взаимосвязи с другими функциями контроллинга: информационной и аналитической.

2. Концепция контроллинга в управлении таможенными органами

Основная цель контроллинга в таможенных органах - информационно-аналитическая и методическая поддержка руководителей всех уровней управления при принятии управленческих решений в процессе реализации задач, возложенных на таможенные органы государством; ориентация процесса управления на обеспечение качественного и своевременного выполнения этих задач при эффективном использовании ресурсов, оптимальном построении организационных структур и технологий.

Построение системы контроллинга целесообразно начинать с построения системы целей и показателей. Данная концепция представляет собой четкую формулировку целей всех уровней. Соответственно цели каждого уровня должны быть направлены на достижение целей более высокого уровня (рис.1). Достижение каждой цели предполагает соблюдение законодательства, выполнение международных соглашений и т.д. Поэтому контроллинг предполагает с одной стороны, построение иерархии целей таможенной службы, а с другой - механизм определения степени достижения целей. Степень достижения целей определяется с помощью системы количественных и качественных показателей - плановых и фактических.

Рис. 1 - Макет иерархии целей таможенной службы

Таким образом, в отличие от систем оценки таможенных органов и их подразделений контроллинг предполагает наличие системы учета затрат в разрезе выполняемых таможенных процессов. Именно поэтому первым шагом в построении системы контроллинга в таможенных органах должна стать системы учета затрат и результатов, чтобы в дальнейшем осуществлять управление на высоком достойном уровне. Данная система базируется на анализе технологий таможенной деятельности, использования методологии и инструментов научной организации труда. Система контроллинга состоит из нескольких подсистем (рис.2).

Рис.2 - Основные составляющие системы контроллинга в таможенных органах

Усиление децентрализации в таможенных органах и в государственных службах в целом является одним из необходимых условиях повышения эффективности управления, и как следствие, повышения эффективности их работы.

В среде специалистов в таможенных органах распространенным является узкое понятие контроллинга. Очень часто его отождествляют с системой контроля, программно-целевым планированием, системой информационного обеспечения или автоматизированными системами управления. Однако, такой контроллинг предполагает использование различных инструментов автоматизации подготовки и контроля управленческих решений.

Стоит уточнить, что хотя контроллинг и обеспечивает информационную поддержку процесса управления и руководителей за счет реализации информационно-координационной функции, но не сводится к ней полностью, так как предполагает еще и контроль реализации управленческих решений, и таким образом, охватывает все этапы процесса управления.

В перспективе внедрение контроллинга должно освободить руководителей от необходимости постоянного, детального изучения и анализа для решения части стандартных задач. Контроллинговые элементы в управленческой структуре должны повысить надежность реализации планов деятельности, упростить технологию и поддержку оперативного управления.

В таможенных органах имеется значительный потенциал развития инструментов контроллинга, а самое главное, возможностей совершенствования управления на их основе.

3. Применение контроллинга в таможенном деле

Существуют следующие варианты создания службы контроллинга и ее места в организационной структуре таможенных органов.

На первом этапе существования служба контроллинга представляет собой рабочую группу из 3-4 человек, которая выполняет роль аналитической службы и обеспечивает руководителей оперативной информацией о состоянии таможенных процессов, периодически составляет развернутые аналитические отчеты, прогнозирует показатели финансово-экономического положения, проводит экономическую экспертизу управленческих решений, налаживает методику планирования. Таким образом, служба контроллинга в этот период деятельности представляет собой небольшую группу высококвалифицированных специалистов, обладающих достаточно большими полномочиями и доступом ко всему объему экономической информации.

Служба контроллинга в течение определенного периода становления налаживает связи и информационное сотрудничество с другими службами и отделами, более точно разделяет функции.

Впоследствии служба контроллинга может расширить свое влияние и штаты, для чего в каждый организационный уровень назначается свой контроллер, который будет отслеживать и анализировать отклонения фактических параметров от необходимых согласно поставленным целям.

В таможенных органах России целесообразно подчинить службу контроллинга напрямую начальнику таможенного органа. Таким образом, начальник службы контроллинга получает достаточно высокий статус и независимость от начальников других служб.

Более того, служба контроллинга ставится в некотором роде в привилегированное положение, поскольку приказом начальника таможенного органа остальные подразделения обязуются предоставлять службе контроллинга всю необходимую информацию.

Принципиальное отличие службы контроллинга состоит в том, что она решает задачи улучшения экономической работы системы (стратегические задачи).

Аналитическая работа - системная, на постоянной основе, требующая системного подхода, ответственности за сроки и результаты. То же самое относится к процессу непрерывных улучшений. Поэтому оптимальным вариантом является организация службы контроллинга в таможенных органах как отдельного подразделения, равноправного с бухгалтерией, финансово-экономическим отделом, отделом статистики и анализа. Хотя как возможную альтернативу можно рассматривать создание службы контроллинга, преобразовав отделы статистики и анализа, через замену их информирующих функций на контроллинговые.

Система информационных потоков - важнейший элемент системы контроллинга в таможенных органах. Сам процесс управления часто рассматривают как процесс преобразования информации: управленческие воздействия - это информация особого рода. Существует некий минимальный объем информации, без которого эффективное управление невозможно. Применительно к таможенным органам можно сказать, что чем более изменчива экономическая среда, чем сложнее внутреннее организационное устройство таможенной системы - тем больше информации нужно для эффективного управления. Поэтому управлять, не владея информацией, сегодня невозможно. Одна из основных задач контроллинга - информационная поддержка управления. Решить ее можно только при условии четкого и слаженного функционирования системы таможенных информационных потоков. Контроллинг является поставщиком информации, необходимой для функционирования системы управления.

Система сбора контроллинговой информации опирается на существующую систему информационных потоков. Таким образом, службе контроллинга не удастся построить свою подсистему сбора информации без учета работы остальных информационных потоков в таможенных органах. Поэтому система информационных потоков контроллинга должна быть органично встроена в общую систему информационных потоков.

Перед службой контроллинга стоит задача обеспечения оперативного сбора и анализа информации в целях управления. Руководители каждого уровня должны получить информацию, чтобы в случае наметившихся отклонений успеть принять соответствующие меры и скорректировать положение.

4. Контроллинг в таможенной службе

Таможенные органы предоставляют информацию руководству на всех функциональных участках, где она может быть использована для достижения максимальной эффективности. Служба контроллинга помогает проанализировать сложившуюся ситуацию и принять правильное решение в складывающихся условиях, что, несомненно, повышает эффективность работы таможенных органов.

Концепция контроллинга не содержат новых знаний о таможенном деле и лишь используют инструментарий, известный из других дисциплин. Поэтому есть смысл говорить о ней не как о системе определенных знаний, а скорее, как о философии или об идеологии управления. В отличие от менеджмента, как науки об управлении, контроллинг, например, базируется на количественном анализе и в большей степени ориентирован на систему стоимостных показателей и планово- контрольных расчетов. Следовательно, основными задачами контроллера являются анализ и сбор информации, разработка предложений, обеспечение эффективного обмена информацией внутри ФТС для принятия управленческих решений.

Сегодня таможенная служба развивается очень динамично и для того, чтобы этот процесс шел планомерно, разработана Концепция развития таможенной службы России до 2020 г., в рамках которой ведутся работы по четырем направлениям: развитию инфраструктуры таможенных органов, внедрению современных информационных технологий, подготовке кадров и созданию соответствующей нормативной базы. По аналогичным направлениям идет работа в таможенных службах всего мира. Международный опыт доказывает, что без информационных технологий сделать таможенный контроль и таможенное оформление прозрачными и быстрыми невозможно.

Основной тезис концепции - осуществление таможенного контроля как сервиса для участников международной торговли. Сделать бесконтактными таможенное оформление и таможенный контроль, т.е. свести к минимуму прямое общение между участниками ВЭД и таможенниками, возможно в том случае, когда будут разнесены в пространстве и времени две компоненты - груз или товар и сопроводительные документы. Обычно практика такова: документы перевозятся в машинах вместе с грузами. Сейчас задача таможенных органов - получить документы в электронном виде, максимально быстро и отдельно от самих товаров, чтобы информация поступала в систему раньше, чем грузы начинают перемещаться. Это так называемый принцип предварительного информирования таможенных органов, основанный на том, что данные из товаросопроводительных документов, инвойсов и контрактов заносятся в таможенную информационную систему при формировании товарной партии.

После обработки этих сведений и проверки их с использованием системы анализа и управления рисками вся необходимая для реализации таможенных процедур информация поступает на пограничные пункты пропуска и в таможню назначения. Транспорт с грузом, подъезжая к границе, предъявляет уже не сами документы, а некий идентификационный код, который выдается из таможенной информационной системы для данной товарной поставки. Инспектор, введя этот код, тут же получает из системы всю информацию о грузе и контролирует представленные документы и грузы.

При выполнении процедур таможенного оформления на первый план выходит электронное декларирование товаров и транспортных средств. На этом этапе также используется только электронная информация, которая находится в системе. До 2004 г. проводились экспериментальные работы в области электронного декларирования, и только с 1 января 2004 г. таможенные органы получили утвержденное законом право вести реальные внедрения. На сегодняшний день Таможенный кодекс полностью определяет возможность представления всех документов, которые используются для таможенного контроля, в электронной форме.

Помимо функций оформления информационные системы реализуют принцип анализа и управления рисками в таможенном деле. Из всевозможных баз данных, причем не только таможенных органов, но и налоговых, пограничных, миграционных служб, баз данных по сертификатам качества продукции и т. п., информация аккумулируется в единой базе и проходит через систему профилей рисков. Последние формируются в Центральном аппарате специальными аналитическими группами и, изданные в виде приказа, вводятся в информационные системы таможенных пунктов пропуска. Каждый профиль риска представляет собой описание обобщенных ситуаций, способных привести к нарушению таможенного законодательства. Таким образом, каждая поставка рассматривается через систему условий и критериев и относится либо к нормальной, либо к рисковой. Если она попадает в так называемую зону риска, то информационная система выдает инспектору исчерпывающую инструкцию по действиям. На сегодняшний день создана и функционирует ведомственная интегрированная телекоммуникационная сеть таможенных органов, объединяющая в единую систему все существующие таможенные объекты.

Главный научно-информационный вычислительный центр, расположенный в Москве, связан цифровыми каналами скоростью не ниже 3 Мбит/с с региональными вычислительными центрами в Москве, Санкт- Петербурге, Ростове-на-Дону, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге, Новосибирске, Владивостоке. Следующий территориальный уровень - таможни, расположенные по федеральным округам, из которых 92% имеют выделенные цифровые каналы, соединяющие их с региональными ВЦ. Остальные пока работают по аналоговым каналам, но в ближайшее время тоже будут переведены на цифровую связь. К таможням подключаются таможенные посты, их сегодня около 690, примерно половина уже имеют цифровую связь.

Все, что делает ФТС в области модернизации информационной системы, развития баз данных, предоставления информационных сервисов, необходимо как таможенным службам, так и участникам внешнеэкономической деятельности.

Информационная система таможенных органов непрерывно работает в реальном времени, интегрирована с технологическими процессами таможенного оформления и контроля, взаимодействует с системами таможенных служб зарубежных стран, таможенных брокеров, экспедиторов, перевозчиков, других контролирующих органов исполнительной власти как на федеральном, так и на региональном уровнях. ФТС придерживается принципа эволюционного развития системы. Все решения должны быть максимально обоснованы с учетом современного уровня развития информационных технологий, масштабов их внедрения, возможности упрощения существующих таможенных процедур. Таможенные органы стремятся к тому, чтобы внедрение новых информационных технологий приводило к оптимизации деятельности таможенных органов, переносу части выполняемых инспектором функций на компьютер, упрощению взаимодействия между различными подразделениями таможни. Подготовка специалистов, способных успешно интегрироваться в действующую и динамично развивающуюся информационную систему таможенных органов, становится одной из приоритетных задач подготовки таможенных кадров.

Заключение

Подводя итоги, следует отметить, что современная организация деятельности таможенных органов - это адекватная реакция на быстрые перемены, непрерывно меняющиеся технологии и неопределенность среды. В настоящее время таможенная служба России находится на этапе общего подъема и совершенствования. Закончился период интенсивного роста численности работников таможенной службы, ведь эффективность работы таможенной службы определяется не только численным составом, но в значительной мере качеством работы всех его подразделений.

Проблема эффективного управления является одной из наиболее актуальных и практически значимых в комплексе взаимосвязанных проблем развития таможенной службы. Первостепенной задачей является освоение новых подходов к управлению, разработка систем получения информации о результатах деятельности таможенных органов для принятия на этой основе обоснованных и своевременных управленческих решений.

Совершенствование управления на основе контроллинга происходит в русле всех основных тенденций трансформации менеджмента государственной службы на современном этапе - ориентация на достижение целей, мониторинг результатов, усиление самоконтроля, автоматизация процессов управления.

Поэтому, чтобы управление в таможенных органах осуществлялось эффективно необходимо укреплять информационно-аналитическую и методическую поддержку руководителей таможенных подразделений всех уровней управления при принятии управленческих решений, кроме этого ориентировать процесс управления на обеспечение качественного и своевременного выполнения возложенных на таможенные органы задач.

Список использованных источников

1. Андриашин Х.А. Таможенное право / Х.А. Андриашин, В.Г. Свинухов, В.В. Балакин. - М.: Магистр, 2008. - 367 с.

2. Барамзин С.В. Функции управления в таможенном деле (проблемы качества процессов и результатов): Монография/ С.В. Барамзин - М.: Издательство РТА, 2009. - 121 с.

3. Бородушко И.В. Стратегическое планирование и контроллинг / И.В. Бородушко, Э.К. Васильева - СПб.: Питер, 2006. - 192 с.

4. Гапоненко А.А. Стратегическое управление: Учебник / А.А. Гапоненко А.А., А.И. Панкрухин. - М.:Издательство Омега-Л, 2010. - 310 с.

5. Макрусев В.В. Управление таможенным делом: Учебное пособие / В.В. Макрусев, В.А. Черных, B.Т. Тимофеев, А.Ф. Андреев, М.В. Бойкова, И.Н. Колобова, В.Ю. Дианова, C.В. Барамзин, В.Ф. Волков. -- СПб.: Издательство Троицкий мост, 2012. -- 448 с.

6. Макрусев В.В. Таможенный менеджмент: учебник / В.В. Макрусев. - СПб.: Издательство Интермедия, 2012. - 384 с.

7. Теплякова Т.Ю. Контроллинг: учебное пособие / Т.Ю. Теплякова - Ульяновск: Издательство УлГТУ, 2010. ? 143 с.

Размещено на Allbest.ru