Размещено на http://www.Allbest.Ru/

Размещено на http://www.Allbest.Ru/

Размещено на http://www.Allbest.Ru/

ГБОУ СПО

Псковский областной колледж культуры и искусств» им. Н.А. Римского-Корсакова

Специализация «Библиотековедение»

Реферат

по дисциплине «Библиотечный фонд»

Тема:

Система учетного каталога

Студентки 1 курса

Максимовой Я.Я.

Педагог: Л. Юрьева

г. Псков, 2019



Оглавление

• Введение
• Глава 1. Управление библиотечным фондом
• 1.1 Структура и принципы управления
• 1.2 Функции управления библиотечным фондом
• Глава 2. Нормативно-правовая база учета документов
• Глава 3. Система учета документов библиотечного фонда
• 3.1 Внутрибиблиотечный учет документов
• 3.2 Государственный статистический учет
• 3.3 Специализированный государственный учет
• 3.4 Бухгалтерский учет библиотечного фонда
• Заключение
• Список литературы



Введение

Библиотечный фонд - главное условие удовлетворения читательских потребностей общества в целом и отдельных его членов. Без фонда невозможна сама деятельность библиотеки как социального института. А без знания теории, практики и методики формирования библиотечного фонда кажется невыполнимой задача грамотного руководства этой важнейшей составляющей любой библиотеки. Таким образом, становится ясной актуальность данного исследования: изучение системы учета библиотечного фонда - это, пожалуй, единственная гарантия профессионального и грамотного управления библиотечным учреждением.

В настоящее время в библиотеках страны ведется активная работа по совершенствованию технологии учета и контроля, что вызвано растущим и усложняющимся техническим оснащением библиотечных процессов и изменениями в структуре фондов. Увеличивающаяся доля некнижных видов документов толкает работников библиотек к поискам новых подходов к учету и систематизированию фондов.

Разработке теоретических и практических проблем управления библиотечными фондами уделялось пристальное внимание на всех этапах развития отечественного фондоведения. Этой важной теме посвящены учебные материалы, методические разработки, многочисленные публикации в специализированной прессе. В ходе работы над этим исследованием большое внимание уделялось работам ведущих библиотековедов России: Ю. Столярова, А. Ванеева, В. Минкиной, В. Терешина, Митрофановой С.В., Карташова Н.С., и многих других.

Предметом исследования являются особенности организации учета библиотечного фонда. Цель исследований - обобщить организацию и систему учета и контроля фондов библиотек в современных условиях.

Для достижения этой цели определены следующие задачи:

- изучить понятие управления библиотечным фондом;

- проанализировать материалы нормативных документов, регламентирующих деятельность библиотек по осуществлению учета и контроля;

- раскрыть теоретические и практические основы ведения учета библиотечных фондов.

Среди методов исследования можно выделить анализ научной литературы и библиотечной документации; метод сравнения и сопоставления изученных данных; обобщение.

Структура работы определяется целью, задачами и логикой исследования, а также обусловлена особенностями ее предмета. Работа состоит из введения, 3 глав, заключения и списка использованной литературы.



Глава 1. Управление библиотечным фондом

1.1 Структура и принципы управления

Библиотека, как институт, подвержена тем же изменениям, какие переживает любое учреждение в эпоху быстро изменяющихся технологий и условий. Вслед за изменяющимися запросами абонентов библиотечное учреждение усложняет и свои методы работы. Большие перемены происходят в организации учета и контроля как функций управления фондами библиотек.

Разработкой вопросов, касающихся управления библиотечными фондами (БФ), занимались и занимаются ведущие специалисты и исследователи.

С семидесятых годов прошлого века с развитием библиотековедения как более глубокой и проработанной дисциплины происходит и рост исследований, касающихся управления библиотечными фондами. Впервые процесс управления фондом как самостоятельный раздел учебного пособия был представлен в издании В.И. Терешина «Фонды специальных научных библиотек» в 1975 году. В последующих исследовательских и методических работах процесс управления библиотечным фондом начинает описываться технологически, на уровне алгоритма.

Возникновение в библиотеках новых структурных подразделений, комплектование фонда новыми видами документов, вхождение библиотек в современное информационно-цифровое пространство оказывало и оказывает огромное воздействие на организацию управления библиотечными фондами и способствует возникновению новых функций управления фондами.

Отличительной особенностью управления БФ является его комплексный характер, который требует различать в нем два аспекта: теоретический и практический. Цель теоретических исследований в области управления БФ - разработка общих положений, принципов и методов управления.

Среди принципов управления БФ можно выделить следующие:

1. Общие

- координирование,

- систематичность,

- плановость.

2. Специфические

- планомерность и пропорциональность развития БФ - реализуется путем научно-обоснованных пропорций между отдельными частями фонда. Он позволяет поддерживать внутреннюю структуру фонда по содержанию и форме источников информации;

- учет фонда и контроль его состояния и использования - выражается в наблюдении за количественными и качественными изменениями библиотечного фонда, фактами и явлениями, происходящими в фонде, расходованием средств на его комплектование, сохранность, использование;

- научная организация труда. Содержательный аспект этого принципа включает в себя расчленение процессов организации БФ на отдельные операции, научно обоснованное нормирование отдельных процессов и операций.

В отличие от принципов управления методы носят альтернативный характер. Их можно выбирать, заменять другими в зависимости от конкретной ситуации, ради достижения поставленной цели. Российские библиотековеды выделяют балансовый, нормативный и специфический методы управленияСтоляров Ю.Н. Библиотечный фонд / Ю. Н. Столяров. - М.: Книжная палата, 1991. - 271 с..

· Балансовый метод - широко используется в экономике при планировании, в статистике при обработке данных. С помощью балансового метода осуществляется регулирование развития библиотечного фонда, так как его рост увязывается с финансовыми возможностями приобретения произведений печати и других документов, потребностями их обработки с помощью наличных трудовых и технических ресурсов, необходимостью размещения и расстановки в фондохранилищах и структурных подразделениях библиотеки. Кроме того, балансовый метод обеспечивает реализацию пропорциональности развития отдельных частей фонда по различным параметрам (содержанию, типам и видам изданий, языкам и т.д.), осуществление требований таких принципов формирования библиотечных фондов, как систематичность и плановость.

· Нормативный метод управления БФ. Сущность данного метода заключается в разработке экономически обоснованных нормативов, которые являются как ориентиром для плановых показателей, так и рычагом производственной деятельности различных подразделений библиотеки. Как правило, нормативы создаются для определенных типов библиотек, но и библиотеки одного типа работают в различных региональных условиях, имеют неодинаковые финансовые, материальные и трудовые ресурсы. Поэтому нормативы для них служат всего лишь ориентиром и должны разумно корректироваться с учетом объективных обстоятельств.

· Специфический метод - вторичный отбор. Вторичный отбор, являясь инструментом регулирования как количественных, так и качественных параметров БФ, очень тесно соприкасается с нормативным методом, и это подтверждает то, что все процессы управления взаимосвязаны.

В современный период вопросами управления библиотечным фондом рассматривают такие известные библиотековеды как Ю.Н. Столяров и В.И. Терешин. Первый выделил две подсистемы управления:

1. социальное управление - управление сотрудниками, занятыми формированием фонда;

2. технологическое управление - управление формированием библиотечного фонда.

Объект управления Ю.Н. Столяров определяет как поток документов, циркулирующий в процессах создания, развития и использования фонда, а субъектом управления выступает лицо, которому поручено управлять либо подчиненными ему людьми, либо непосредственно самим формированием фонда.

Управление БФ, как единство двух подсистем - управляемой и управляющей, может быть определено по следующему ряду принципов:

1. По предметному принципу - раскрывает содержание детализируемого элемента с точки зрения входящих в его состав компонентов, т.е. например, детализировать управление БФ на управление видами и типами литературы, которые составляют этот фонд;

2. По принципу, характеризующему структуру фондов - выделяет управление БФ, как систему фондов отдельной библиотеки, т.е. управление фондами читальных залов, фондами основного хранения и т.п.;

3. По системному принципу - корректирует социальное управление как способ воздействия на сотрудников библиотеки, обеспечивающих формирование фондов и управление технологическими процессами;

4. По принципу «жизненного цикла» библиотечного фонда - управление первичным отбором, организацией фонда, вторичным отбором.

Таким образом, становится ясно, что управление библиотечным фондом является многоуровневой организационной структурой, целью которой является создание и обеспечение бесперебойного функционирования библиотечного фонда.

Цель управления библиотечным фондом - приведение параметров библиотечного фонда в соответствие с задачами библиотеки и запросами пользователей. Состав, величина, структура фонда, поток документов внутри библиотеки, технологии формирования фонда, сотрудники - все названные объекты взаимосвязаны, взаимозависимы и нуждаются в управлении.

1.2 Функции управления библиотечным фондом

Систему управления БФ можно рассматривать в двух состояниях: статическом - если рассматривать ее с точки зрения структуры, и динамичном - если изучать ее функционирование.

Функции БФ - это система задач, определяемая его возможностями как информационного массива. В связи с тем, что фонды библиотек различных типов имеют разное целевое назначение и специфически проявляют общие фондовые свойства, они имеют как общие, так и индивидуальные функции.

Современные функции БФ разбиты на две группы: социальные и технологические (организационные). Первые, как правило, определяют место БФ в системе духовного и материального развития общества, вторые - структуру деятельности библиотеки, ее основные рабочие процессы по производству фондов, их последовательность, взаимосвязь, способы реализации.

Система технологического управления библиотечными фондами осуществляет ряд функций: прогнозирование, планирование, организация, учет, регулирование, контроль, анализ.

Функция прогнозирования определяет социальное назначение библиотеки, регулирует отношения с внешней средой, определяет принципы хозяйственного и технического построения библиотеки, выражается в документах, в концепции развития библиотеки.

Осуществляя функцию прогнозирования, библиотеки проводят всевозможные исследования: изучение состава пользователей библиотеки, их информационных потребностей и запросов; учет и анализ отказов читателям; изучение соответствия состава и организации фонда запросам пользователей: анализ библиотечной статистики, библиографические, социологические методы; критерии качества фонда и эффективности его формирования, хранения, использования.

Организация такого рода исследований осуществляется как в рамках проведения опроса по всей системе, так и по отдельным библиотекам.

На основе прогнозов и программ составляют планы, которые в отличие от прогнозов имеют директивный характер и обязательны для исполнения. Планирование работы или деятельности - составная часть управления библиотекой, его сердцевина, направленная на определение перспективных и текущих целей и задач библиотеки. Основной целью планирования является оптимальное по времени и качеству выполнение задач библиотеки, максимальная мобилизация для этого всех необходимых ресурсов. Оно заключается в определении:

- целей и задач работы библиотеки, основных направлений ее деятельности;

- тематики, содержания, форм и методов работы;

- объема работы, выражающегося в системе плановых показателей;

- трудовых, материально-технических и финансовых затрат на выполнение плановых заданий.

Планирование может различаться в зависимости от конкретной цели и сроков; выделяют текущее, оперативное и целевое виды.

Текущее планирование - это конкретизация задач и целей, определение сроков их выполнения в течение года, система расчетов по текущему регулированию хода производства в целях обеспечения равномерной и ритмичной работы организации. Каждый текущий план - ступенька к выполнению плана стратегического.

Оперативное планирование - это разработка на основе месячных планов плановых заданий для отдельных сотрудников на короткие отрезки времени (чаще всего на день). Оперативное планирование применяется обычно в тех отделах крупных библиотек, где работа состоит из многократно повторяющихся операций и строится по нормам.

Целевое планирование - процесс, состоящий из четырех независимых этапов:

1. выработка сжатой ясной формулировки целей;

2. разработка реальных планов их достижений;

3. систематический контроль и измерение качества работы и результатов;

4. принятие корректирующих мер для достижения планируемых результатов.

Подытоживая вышесказанное, можно определить план работы библиотеки как систему взаимосвязанных, объединенных общей целью плановых заданий, определяющих порядок, сроки и последовательность выполнения работ, а также проведения мероприятий в библиотеке.

Организация БФ - это совокупность процессов и операций, ведущих к превращению набора документов в упорядоченное целое. Этот вид организации именуется в данном случае как технология управления БФ, которая осуществляется с помощью следующих производственных процессов:

- комплектование фонда,

- обработка документа,

- размещении и расстановка документов,

- учет и проверка фонда,

- доставка документов и др.

Под организацией понимают и его структурное состояние, т.е. результат такого упорядочения, или фонд как собственно целостность, состоящую из взаимодействующих автономных частей и обусловленную ее внутренним строением.

Значение организации БФ состоит в том, что от него зависят сохранность документов, удовлетворение запросов пользователей. В результате организации обеспечивается готовность фонда к использованию как его важнейшего признака.

Регулирующая функция управления БФ состоит в определение дальнейшее участи документов библиотечного фонда: какие из них следует оставить в фонде для дальнейшего использования, что делать с теми, которые перестали пользоваться спросом, и каким следует доукомплектовать.

Контроль - функция управления, заключающаяся в сравнении фактического состояния с поставленными целями. Она ориентирована на подведение итогов, оценку качества, целесообразности выполнения каждой функции управления. Контроль завершает цикл управления и на этом этапе невозможно внести какие-либо коррективы, а только констатировать, анализировать и делать выводы, которые могут пригодиться в дальнейшем.

Контрольная функция учета фонда реализуется через проверку. Проверка библиотечных фондов является наиболее важным и сложным процессом организации фондов библиотек и рассматривается как составная часть нормальной постановки библиотечных технологических процессов.

Периодическая проверка является одним из условий сохранности библиотечного фонда. Она позволяет установить фактическое наличие изданий, зафиксированных в учетных документах, дает представление о состоянии учета, выявляет задолженность, обнаруживает ветхие и устаревшие по содержанию издания, дублетную и непрофильную литературу. Во время проверки фонда устанавливают соответствие каталогов фактическому наличию книг в библиотеке.

Проверка фонда - это определение наличия зарегистрированных в учетной документации изданий и других документов в библиотечном фонде.

Проверка в качестве формы государственного контроля осуществляется органами исполнительной власти, правоохранительными и контрольно-ревизионными органами в соответствии с их статусом и функциями. В 2004 г. Постановлением Правительства Российской Федерации была создана Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия. Одним из направлений ее работы является проверка деятельности юридических лиц по выполнению требований законодательства Российской Федерации в сфере архивного, библиотечного и музейного дела.

Основная цель проведения проверок Росохранкультурой и ее территориальными органами - предупреждение и устранение нарушений требований законодательства в сфере культуры, в частности библиотечного дела, а также осуществление контроля над хранением и использованием библиотечных фондов, прежде всего отнесенных к культурному наследию народов Российской Федерации.

Основная задача проверки - охрана материальных ценностей. В процессе проверки удается выявить, насколько точно и правильно учтены все имеющиеся в фонде издания, как поставлен учет поступающей литературы и других видов изданий, как учитываются выбывающие из фонда документы. Благодаря проверке устанавливается фактическая стоимость библиотечного фонда, что имеет большое значение для согласования данных учета библиотечного и бухгалтерского.

Во время проверки анализируется правильность ведения учетной документации, устраняются ошибки, допущенные в период между предшествующими проверками. Основанием для проверки является приказ руководителя библиотеки.

Чтобы принимать верные решения по созданию и функционированию библиотечного фонда на настоящее и будущее время, необходимо иметь полную информацию о нем - путем изучения, путем анализа.

Анализ - комплекс логических приемов, методов исследований, состоящий в том, что изучаемый предмет мысленно или практически, расчленяется на основные элементы, каждый из которых затем исследуется в отдельности как часть расчлененного целого.

Анализ фонда состоит из комплекса производимых анализов: тематический анализ, библиографический анализ, статистический анализ, социологический анализ.

Исходя из всего выше сказанного, можно утверждать, что все перечисленные функции БФ взаимосвязаны и влияют друг на друга. Они реализуются на каждом уровне - как при управлении формированием фонда в целом, так и при управлении отдельными процессами и операциями его создания и развития. Планирование необходимо при комплектовании, обработке, хранение и исключение литературы. То же можно сказать и о других функциях управления библиотечными фондами - организации, регулирование, учете и контроле. Все сложные системы необходимо регулировать и контролировать. Контроль необходим для оптимального функционирования системы библиотечных фондов, её постоянного развития.

Успех самых разных сторон библиотечной деятельности зависит от организации и управления библиотечными фондами, поскольку они, по сути, являются тем самым сырьевым материалом, без которого невозможна нормальная работа библиотеки.



Глава 2. Нормативно-правовая база учета документов

В федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (2006) библиотека рассматривается как обладатель информации и как государственная информационная система, а документы, составляющие ее фонд - как документированная информация. Обязательный учет информации и требования о защите информации устанавливаются федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения безопасности и федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области противодействия техническим разведкам и технической защиты информации, в пределах их полномочий.

БФ как элемент государственного имущества относятся к основным средствам. Учитываются они в бюджетном учете на счете 010107000 "Библиотечный фонд" в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету №148н, утвержденной приказом Минфина РФ 30.12.2008 и приказом Минфина РФ от 03.07.2009 №69н "О внесении изменений в инструкцию по бюджетному учету, утвержденную Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 №148н". Всем предметам БФ в соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов присвоен код 190001000. К ним относятся: книги и брошюры, издания периодические, издания продолжающиеся, издания нотные, издания картографические, изоиздания, издания листовые текстовые, виды специальной научно-технической литературы и документации, материалы неопубликованные, рукописи, рукописи и издания редкие и уникальные, киноматериалы и документы в форме видеозаписи, фотодокументы, фонодокументы.

Формулировка документов, входящих в БФ, не отражает всё многообразие его документного состава. В данном случае нужно руководствоваться нормативными актами, обладающими высшей юридической силой, а это: федеральный закон от 29 декабря 1994 г. N 78-ФЗ "О библиотечном деле", федеральный закон "Об обязательном экземпляре документов" от 29.12.1994 №77-ФЗ с последующими редакциями и изменениями, а также соответствующими ГОСТами.

Базовым документом для библиотек различных ведомств является "Инструкция об учете БФ", утвержденная Приказом от 8 октября 2012 г. №1077 «Об утверждении порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда».

Инструкция определяет нормативно-правовую базу организации и ведения учета. В этом нормативном акте раскрываются конкретные механизмы действия правил, установленных нормативными актами более высокого уровня регламентации. Этот документ определяет общие правила учета документов, составляющих фонд библиотек, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей.

Главный принцип, определяющий концепцию "Инструкции об учете БФ", заключается в отказе от жесткой регламентации учета, допустимости различных вариантов выбора его правил и способов, установлении единых методических основ учета документов, распространении их на все без исключения.

В результате ведение учета предложено осуществлять, сочетая принципы обязательности и допустимости (факультативности). На основании действующего законодательства библиотеки правомочны самостоятельно формировать порядок учета. Это нормативный документ, содержащий свод правил, способов, норм, регламентирующих организацию и ведение учета документов, составляющих фонд конкретной библиотеки, исходя из её статуса, структуры фонда, организационно-технологических особенностей и т.п. Порядок учета разрабатывается и утверждается библиотекой и имеет статус стандарта организации.

В документе подробно описываются общие положения, касающиеся порядка учета, единицы учета библиотечного фонда, рассматривается учет документов по видам и категориям. В нем также определены порядки учета поступления документов в библиотечный фонд, учета выбытия документов из библиотечного фонда, итоги движения библиотечного фонда, проверки наличия документов библиотечного фонда. В документе прописаны детали и методики делопроизводства в организации учета фондов.

Согласно "Инструкции об учете БФ" (1998) и проекту "Инструкции по учету БФ" (2007) обязательными для библиотеки являются:

1. Суммарный и индивидуальный учет поступающих в БФ и выбывающих из него документов;

2. Учет документов о составе фонда в установленных учетных единицах;

3. Обеспечение стабильности принятых единиц учета, последовательности их применения. Смена единиц учета не допускается;

4. Обеспечение сопоставимости единиц учета в экземплярах с единицами хранения и единицами выдачи, за исключением газет и журналом;

5. Последовательность применения принятого порядка учета в целях сохранения преемственности и сопоставимости учетной информации;

6. Оценка документов, поступающих в библиотеку без оплаты их стоимости, а также переоценку отдельных документов - в соответствии с нормативными правовыми актами РФ и настоящей инструкцией;

7. Обеспечение возможности хранения и воспроизведения учетной документации независимо от вида используемых для учета носителя информации.

В разрешительном порядке предусмотрена свобода действий библиотек в отражении важных для них особенностей, определенная детализация учета, если эти действия не противоречат основным требованиям законодательства, нормативных и правовых актов РФ, инструктивных материалов.

Помимо федеральных законов система учета библиотечных документов подробно рассматривается в нормативно-рекомендательных документах РБА, а именно:

· В «Порядке учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями» (2015 г.)

· В «Программе развития национальной библиографии в Российской Федерации на период до 2020 года» (2014 г.)

Посвящены вопросам регулирования учета документов и государственные стандарты, в числе которых ГОСТ Р7.0.93-2015 под названием «Библиотечный фонд. Технология формирования». Учет книжных памятников регулируется ГОСТом 7.87-2003 «Книжные памятники. Общие требования».

учет контроль каталог библиотечный фонд



Глава 3. Система учета документов библиотечного фонда

Учёт является первым процессом организации документного фонда, который устанавливает взаимосвязи между документами, необходимые для превращения их в единое целое. Регистрируя поступивший документ, учет вводит его в состав фонда, документально закрепляя его принадлежность именно к данному фонду. На протяжении вcего времени функционирования документа в фонде учет отслеживает его перемещения как неотъемлемой части фонда, фиксируя его новые состояния и отношение к тем или иным подфондам. После того, как документ снят с учета? он перестает считаться компонентом фонда, его связь с фондом и документами из фонда утрачивается.Ф????об?????,организующая роль учета состоит в документальном закреплении взаимосвязей внутри фонда, позволяющем осуществлять контроль за состоянием и сохранением документного фонда.

Учёт документного фонда - это деятельность, обеспечивающая фиксирование по установленным правилам и накопление сведений о величине, составе и движении фонда и его стоимости для количественной и качественной характеристики его состояния.

Система учета библиотечного фонда включает:

1) внутрибиблиотечный учет документов всех подразделений библиотечного фонда с учетом их специфики, в том числе фонды обменные, резервные, депозитарные, служебные для персонала;

2) государственный статистический учет библиотечного фонда по форме «6-НК» для целей государственного статистического учета; сведения даются только о действующих фондах, предназначенных для пользователей, сведения о резервных, обменных фондах не отражаются в государственной статистической отчетности;

3) особый (специализированный) государственный учет отдельных категорий документов: книжных памятников; архивных документов, находящихся в фондах библиотек; баз и банков данных;

4) учет стоимости документного фонда библиотеки по правилам ведения бухгалтерского учета.

Библиотечные фонды относятся к категории основных средств, по которым износ (амортизация) не определяется.

3.1 Внутрибиблиотечный учет документов

Внутрибиблиотечный учет фондов служит основой для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.

Объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида документа и его материальной основы.

Документы, поступающие в фонд библиотеки, учитываются дифференцированно путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения.

Основными единицами учета поступления в библиотечный фонд и выбытия из него являются название и экземпляр. Название - это каждое новое или повторное издание, отличающееся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления.

Экземпляр - это каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него. Дополнительными единицами учета библиотечного фонда являются: годовой комплект, метрополка, переплетная единица (подшивка)Митрофанова С.В. Учет библиотечных фондов. Практическое пособие/ С.В. Митрофанова. - М. - 2005. - 272 с..

Для отдельных видов документов устанавливаются специальные единицы учета. Для журналовпод экземпляром понимают номер, выпуск, а под названием - название издания за все годы его поступления в фонд, вне зависимости от изменения заглавия журнала и полноты комплекта. Для газет основными единицами учета являются годовой комплект и название газеты за все годы ее поступления в фонд независимо от изменения заглавия газеты и полноты комплекта. Число годовых комплектов газет приравнивается к числу экземпляров. К электронным документам относятся документы на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты); документы, размещенные на жестком диске компьютера библиотеки и доступные пользователям. Единицами учета электронных документов на съемных носителях являются экземпляр и название.

Учет документов в библиотеке ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета. Суммарный учет - это учет библиотечного фонда группами поступающих или выбывающих из него документов по одному сопроводительному первичному документу (реестр, накладная, акт и т.д.) Если сопроводительный документ отсутствует, составляется акт приема. Регистрами суммарного учета документов библиотечного фонда является книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части: поступление документов в библиотечный фонд, выбытие документов из библиотечного фонда итоги движения библиотечного фонда (итоговые данные на конец отчетного года).

При поступлении документов в библиотечный фонд в первой части книги учета фиксируются такие показатели, как: дата и номер записи, источник поступления, номер и дата сопроводительного первичного документа, количество поступивших документов (всего, а также по видам и содержанию), стоимость.

Документы принимаются в библиотеку по первичным учетным документам (накладная, акт, договор пожертвования, акт о приеме документов взамен утерянных), включающим список поступлений.

Во второй части книги учета отражается выбытие документов из библиотечного фонда. Исключение документов из библиотечного фонда допускаются по следующим причинам: утрата, ветхость, устарелость по содержанию, непрофильность.

Для отбора и исключения из фонда библиотеки документов создается комиссия, утверждаемая руководителем учреждения.

Выбытие документов из библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда по форме (код по ОКУД 0504144).В нем отражаются сведения о количестве и общей стоимости исключаемых документов, указывается причина исключения и направление выбытия исключаемых документов. Акт служит основанием для отражения во внутрибиблиотечном, бухгалтерском и статистическом учетах библиотеки выбытия указанных объектов учета.

К Акту о списании прилагается список на исключение объектов библиотечного фонда, который включает следующие сведения: регистрационный(инвентарный)номер и шифр хранения документа, краткое библиографическое описание, цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учета документов, коэффициент переоценки, цену после переоценки и общую стоимость исключаемых документов. Утвержденные акты со списками изъятых документов являются основанием для списания документов с учета. В инвентарных книгах, книгах суммарного учета библиотечного фонда делаются соответствующие отметки о списании документов с учета (проставляются номер и дата Акта о списании).Из алфавитных и систематических каталогов изымаются карточки списанных документов. Соответствующие отметки в инвентарных книгах об исключении изданий из библиотеки, изъятие карточек из каталогов производятся в месячный срок после получения утвержденного акта.

Итоги движения фондов подводятся в книге суммарного учета библиотечного фонда (или другом регистре суммарного учета, принятом в библиотеке) на основании данных суммарного учета о поступлении и выбытии документов. Итоговые данные имеют четыре обязательных показателя: состояло на начало года, поступило за год, выбыло за год, состоит на конец года.

Сведения об итоговых данных фиксируются в форме государственной статистической отчетности и представляются для целей государственной статистической отчетности.

Под индивидуальным учетом понимают учет каждого конкретного экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки и подлежащего постоянному или длительному хранению.

Документы, подготовленные к приему в библиотечный фонд, подвергаются первичной обработке и индивидуальному учету. Регистрами индивидуального учета являются: регистрационная книга, регистрационная карточка периодических изданий. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог. Индивидуальный учет документов осуществляется с помощью методов инвентаризации, когда каждому документу или названию документа присваивается индивидуальный инвентарный номер. А при выбытии документа - указывается номер акта о выбытии.

Индивидуальный учет документов может осуществляться так же путем их регистрации без присвоения инвентарного номера. Такому учету подлежат документы временного хранения, например, периодические издания.

Индивидуальный учет документов осуществляется путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака в качестве регистрационного номера (системного номера компьютерной программы, штрих-кода и других). Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Регистры индивидуального учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, структурного подразделения. В регистр вписываются данные о каждом документе: дата записи в регистре, регистрационный номер, краткое библиографическое описание документа (автор, заглавие, том, часть, выпуск, место и год издания), цена документа, указанная в сопроводительном документе. Основным регистрационным номером является инвентарный номер - порядковый номер в инвентарной книге, присваиваемый документу при регистрации и проставляемый в определенном месте на документе.

Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра.

Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. На документах, являющихся приложением к основному носителю и его неотъемлемой частью, проставляются те же реквизиты, что и на основном документе.

Инвентарная книга, которая традиционно ведется в библиотеках, остается основным видом регистра индивидуального учетаГОСТ Р 7.0.93-2015. Библиотечный фонд. Технология формирования. // Стандарты по библиотечному делу: сборник / сост.: Т.В. Захарчук [и др.]. - СПб.: Профессия, 2000. - С. 413.

Одним из технологических процессов формирования библиотечного фонда является его проверка, через которую реализуется контрольная функция учёта фонда. Проверка фонда - это определение наличия зарегистрированных в учётной документации изданий и других документов в библиотечном фонде.

Проверка библиотечного фонда предполагает сверку каждой единицы хранения (включая документы, выданные читателям и находящиеся на выставках) с применяемыми в библиотеке формами индивидуального учёта фонда с целью определения наличия зарегистрированных документов.

Проверка наличия документов библиотечного фонда производится в обязательном порядке: при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации или ликвидации библиотеки.

Для проведения проверок руководителем организации назначается комиссия, в состав комиссии должен входить представитель бухгалтерии.

В соответствии с новым Порядком учета плановые проверки в библиотеках с фондом до 50 тысяч единиц проверяются один раз в 5 лет. Проверке подлежат все виды документов: рукописные, печатные, аудиовизуальные, электронные документы. В процессе проверки фонда производится также изучение фонда, осуществляется вторичный отбор документов, выявление ветхих, дефектных, устаревших по содержанию документов.

Проверка всего фонда или его части завершается составлением акта о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда, и приложением к нему списка документов, отсутствующих по неустановленной причине. В акте фиксируются сведения о количестве документов библиотечного фонда по данным учета; документов, имеющихся в наличии; документов, отсутствующих в библиотечном фонде по неустановленной причине. В акте также указываются номер и дата акта о проведении предыдущей проверки. Акт о списании с приложением списка документов, отсутствующих по неустановленной причине, подписывается председателем и членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

Завершающий этап проверки - подведение итогов и оформление соответствующей документации - Акта о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда с приложением к нему списка документов, отсутствующих по неустановленной причине.

Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства. Постоянно, до ликвидации библиотеки, хранятся регистры индивидуального и суммарного учета документов библиотечного фонда(регистрационные книги, инвентарные книги, книги суммарного учета, учетный каталог, топографические описи и каталоги).

При физическом износе регистров индивидуального и суммарного учета документов возможно их копирование (репродуцирование, распечатка из автоматизированной системы) с заверением подписи должностного лица. Создание копии регистров индивидуального и суммарного учета документов не допускает уничтожение их оригинала.

Все учетные документы библиотеки являются финансовыми документами строгой отчетности, оформляются заверительными (с указанием количества страниц) подписями руководителей и подлежат постоянному хранению.

В течение десяти лет хранятся Акты о списании исключенных объектов библиотечного фонда и акты о приеме-передаче списанных объектов библиотечного фонда. В течение пяти лет хранятся первичные учетные документы, подтверждающие поступление документов в библиотечный фонд (накладные, акты о приеме, акты сдачи-приемки). До окончания очередной проверки фонда хранятся акты о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда.

3.2 Государственный статистический учет

Форму федерального статистического наблюдения №6-НК предоставляют юридические лица:

- общедоступные (публичные) библиотеки независимо от ведомственной принадлежности, как самостоятельные, так и включенные в централизованные библиотечные системы (далее - ЦБС);

- библиотеки профсоюзов;

- библиотеки общественных некоммерческих организаций;

- государственные и муниципальные организации, подведомственные органу управления в сфере культуры и имеющие обособленные подразделения, осуществляющие библиотечную деятельность. К таким организациям относятся музеи, организации культурно-досугового типа, театры и прочие организации, осуществляющие библиотечную деятельность в качестве дополнительной к своей основной деятельности. Центральные библиотеки ЦБС заполняют форму №6-НК по результатам своей деятельности, в части разделов 1-6.

Отчет по форме составляется на конец отчетного периода. Отчетным периодом является один год. Все показатели, приведенные в форме, должны соответствовать данным первичной учетной документации, имеющейся в организации. При заполнении формы должна быть обеспечена полнота заполнения и достоверность содержащихся в ней статистических данных.

В разделе «Формирование библиотечного фонда на физических (материальных) носителях» приводятся данные о формировании (движении) в течение отчетного периода соответствующих документов библиотечного фонда. В том числе указывается количество экземпляров всех печатных, неопубликованных, аудиовизуальных (в аналоговой форме), электронных документов и документов на микроформах, включенных в фонд и исключенных из него за отчетный период, общее количество экземпляров библиотечного фонда, числящееся в учетной документации на конец отчетного года.

Также указываются аналогичные данные по печатным изданиям всех видов (книги, брошюры, журналы, продолжающиеся издания, листовые издания, газеты, изоиздания, нотные издания, картографические издания, нормативно - технические и технические документы, авторефераты диссертаций), и неопубликованным документам (рукописные материалы, депонированные научные работы, диссертации, отчеты о научно-исследовательских работах, переводы, описания алгоритмов и программ ЭВМ, тактильные рукодельные издания для слепых и слабовидящих).

В отдельных графах указываются аналогичные данные по электронным документам на съемных носителях, представляющим собой автономные объекты, предназначенные для локального использования (CD-ROM, DVD и т.п.), в том числе флеш-карты для слепых и слабовидящих.

3.3 Специализированный государственный учет

Особому государственному учету подлежат отдельные категории ценных и особо ценных документов фонда, например книжные памятники, или архивные документы, базы и банки данных.

Книжные памятники подразделяются на единичные книжные памятники и книжные памятники-коллекции. Книжные памятники и отдельные документы, входящие в состав книжных памятников - коллекций и обладающие свойствами единичных книжных памятников, должны быть дополнительно зарегистрированы в специализированном государственном реестреГОСТ 7.87-2003. Книжные памятники. Общие требования. // Стандарты по библиотечному делу: сборник / сост.: Т.В. Захарчук [и др.]. - СПб.: Профессия, 2000. - С. 440.

Книжные памятники, находящиеся в собственности Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований подлежат государственному, статистическому, библиографическому учету и учету документов, входящих в состав фонда учреждения - фондодержателя.

Государственный учет книжных памятников осуществляется в процессе государственной регистрации в Реестре книжных памятников в соответствии с порядком отнесения документов к книжным памятниками порядком регистрации книжных памятников. Библиотеки независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности несут ответственность за своевременное представление сведений о них для регистрации в реестре. Статистический учет книжных памятников осуществляется по ГОСТ 7.20.6.4. Внутрибиблиотечный учет таких документов осуществляется в соответствии с действующими правилами учета библиотечного, музейного или архивного фонда. Библиографическая запись на единичный книжный памятник создается в соответствии с ГОСТ 7.1-2003, ГОСТ 7.11-2004 и ГОСТ 7.12-93.

База данных - это совокупность структурированных данных, записанных на машиночитаемом носителе информации, по общим правилам их описания, хранения и использования, предназначенная для оперативного решения разнородных задач в процессе удовлетворения информационных потребностей пользователей.

Базы данных подразделяются по видам:

Библиографические БД содержат библиографические записи документов, к ним также относится электронный каталог, который является библиотечным каталогом в машиночитаемом формате;

Полнотекстовые БД содержат полные тексты документов;

Фактографические БД содержат конкретные факты, признаки документов (например, БД пользователей библиотеки с персональными данными).

Государственный учет и регистрация баз и банков данных осуществляется при помощи Государственного регистра баз данных, в который вносятся базы данных различных видов и содержания.

3.4 Бухгалтерский учет библиотечного фонда

В соответствии с п.38 Инструкции №157н материальные объекты имущества, за исключением периодических изданий, составляющие библиотечный фонд учреждения, принимаются к учету в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования.

Учет объектов библиотечного фонда в составе основных средств ведется обособленно на счете 101 07 «Библиотечный фонд» (п.53 Инструкции №157н). Причем, в отличие от остальных объектов основных средств, предметы библиотечного фонда:

· не нумеруются как самостоятельные инвентарные объекты. Таким объектам не присваиваются инвентарные номера (п.46 Инструкции №157н). Регистрационные знаки и номера проставляются в отношении предметов в ходе внутрибиблиотечного учета (в регистрационных карточках, книгах);

· отражаются общей суммой в инвентарной карточке группового учета нефинансовых активов (ф.0504032). Для аналитического учета объектов библиотечного фонда открывается одна инвентарная карточка. Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой (п.54 Инструкции №157н, Указания по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденные Приказом Минфина РФ №52н);

· не включаются в инвентарные списки нефинансовых активов. В соответствии с п.54 Инструкции №157н инвентарные списки по объектам библиотечного фонда не ведутся;

· стоимостью до 3 000 руб. включительно не списываются с баланса при вводе в эксплуатацию (п.50 Инструкции №157н);

· стоимостью до 3 000 руб. включительно подлежат амортизации. Согласно п. 92 Инструкции №157н на объекты библиотечного фонда стоимостью до 40 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию.

Предметы библиотечного фонда принимаются к учету по первоначальной стоимости, формирование которой осуществляется на счетах 0 106 21 000 «Вложения в основные средства - особо ценное движимое имущество учреждения», 0 106 31 000 «Вложения в основные средства - иное движимое имущество учреждения».



Заключение

Как мы выяснили в ходе нашего исследования, учет библиотечного фонда - это система регистрации и обобщения информации о величине, составе и движении документов, принятых в фонд библиотеки, и ведения документации по установленным правилам.

Учет фонда независимо от способов его ведения - традиционных или с использованием компьютерных технологий - должен обеспечивать полноту и достоверность учетной информации, документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из него.

Основным документом, который регламентирует учет библиотечных фондов, является «Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда», утвержденный приказом Министерства культуры Российской федерации от 8 октября 2012 г. №1077. Документ введен в действие 3 июня 2013 года взамен «Инструкции об учёте библиотечного фонда» (1998 г.)

Внутрибиблиотечный учет фондов служит основой для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов. Без грамотно выстроенного учета невозможно по-настоящему наладить библиотечное дело, правильно его планировать и контролировать. Учет раскрывает динамику развития фонда, его состав, структуру, соотношение источников и способов его пополнения, темпы обновления, наконец, местонахождение каждого его компонента.

Таким образом, учет должен служить средством совершенствования содержания и организации библиотечного труда. Он должен быть комплексным и повседневными рассматриваться аппаратом управления библиотеки как органическая часть производственной деятельности. Без всеобъемлющего и точного учета дающего полную и объективную информацию о действительном состояния дел в библиотеке, фонде, нельзя принять правильное решение. Хорошо налаженный учет позволяет выработать эффективные решения следить за их выполнением, выявлять основные тенденции развития библиотечного фонда и использовать опыт и данные прошлых лет.



Список литературы

1. Библиотечная энциклопедия / сост. Е.И. Ратникова; гл. ред.: Ю.А. Гриханов, Л.Н. Уланова. - М.: Пашков дом, 2007. - 1300 с.: ил.

2. Ванеев А.Н. Справочник библиотекаря / Науч. ред. А.Н. Ванеев, В.А. Минкина. - СПб.: Профессия, 2004. - 448 с. - (Серия «Библиотека»)

3. Карташов Н.С., Скворцов В.В.. Общее библиотековедение. Учебник: В 2 ч. - М.: Издательство Московского государственного университета культуры. Общая теория библиотечного дела, 1997.- 256 с.

4. Н.С. Карташов, В.В. Скворцов. Общее библиотековедение. Учебник: В 2 ч. - М.: Издательство Московского государственного университета культуры, 1996. - 322 с.

5. Митрофанова С.В. Учет библиотечных фондов. Практическое пособие / С.В. Митрофанова. - М. - 2005. - 272 с.

6. Митрофанова, С.В. Библиотечные фонды в составе основных средств: проблемы совместимости документов, регламентирующих учет / С.В. Митрофанова // Правовые аспекты деятельности библиотек: сб. науч. тр. - М., Либерея-Бибиформ, 2002. - С. 130-135.

7. Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд/ Ю.Н. Столяров. - М.: Книжная палата, 1991. - 271 с.

8. Столяров, Ю.Н. Защита библиотечного фонда: учеб. пособие / Ю.Н. Столяров. - М.:Фаир-Пресс, 2006. - 501 с.

9. Терешин В.И. Библиотечный фонд: учебное пособие / В.И. Терешин. - 2-е изд., испр. и доп. - М.: МГУКИ, 2000. - 176 с. - (Современная библиотека).

10. Инструкция об учете библиотечных фондов: проект РГБ // Библиотека: юрид. журн. - справ. - М., 2006. - Вып. 7. - С. 249-261.

11. ГОСТ 7.76-96. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения. - Введ. 01.01.1998 // Стандарты по библиотечному делу: сборник / сост.: Т.В. Захарчук [и др.]. - СПб.: Профессия, 2000. - С. 462

12. ГОСТ Р 7.0.93-2015. Библиотечный фонд. Технология формирования. // Стандарты по библиотечному делу: сборник / сост.: Т.В. Захарчук [и др.]. - СПб.: Профессия, 2000. - С. 413

13. ГОСТ 7.87-2003. Книжные памятники. Общие требования // Стандарты по библиотечному делу: сборник / сост.: Т.В. Захарчук [и др.] - СПб.: Профессия, 2000. - С. 440

Размещено на allbest.ru