Система відкритого доступу до національного архівного фонду Республіки Білорусь у представленні національної історико-культурної спадщини

Размещено на http://www.allbest.ru/

Система відкритого доступу до національного архівного фонду Республіки Білорусь у представленні національної історико-культурної спадщини

Людмила Божук

Анотація

SYSTEM OF OPEN ACCESS TO THE NATIONAL ARCHIVAL FUND OF THE REPUBLIC OF BELARUS IN THE PRESENTATION OF THE NATIONAL HISTORICAL AND CULTURAL HERITAGE

Lyudmila Bozhuk - сand. sc., (History), as. prof.

National Aviation University (Kyiv, Ukraine)

The article analyzes the activity of the state archives of the Republic of Belarus in representing the national historical and cultural heritage by expanding the possibilities of open access to NAF sources through the introduction of a multi-level information retrieval system - Open access systems to NAF documents.

Keywords: Archive, National Archive Fund, archival information resource, Internet Resource, a website archive

Архівні установи та інформаційні ресурси, які вони зберігають, відіграють важливу роль у формуванні інформаційного суспільства в кожній країні, забезпечують історико-культурну єдність держави, що є підґрунтям її економічного зростання, зміцнення її міжнародних зв'язків, у тому числі й шляхом репрезентації в глобальній інформаційній мережі національних документальних надбань. інформаційний культурний міжнародний

Інформаційні послуги в задоволенні потреб споживачів у соціально значущій ретроспективній документальній інформації архів задовольняє на основі інформаційного ресурсу, що є сукупністю документів у інформаційних системах (бібліотеках, архівах, банках даних тощо). Інформаційним ресурсом архівів є архівні фонди. У науково-довідковій літературі Республіки Білорусь, зокрема у термінологічному словнику "Электронный документооборот: термины и определения" [7], уміщеному на веб-порталі "Архіви Білорусі" у рубриці "Нормативна база" подаються наступні визначення зазначених понять: "інформаційна система - сукупність банків даних, інформаційних технологій і комплексу (комплексів) програмно-технічних засобів", "інформаційний ресурс - організована сукупність документованої інформації, що включає бази даних, інші сукупності взаємопов'язаної інформації в інформаційних системах". Тобто, термін "інформаційна система" у даному випадку охоплює, на нашу думку, не лише організаційну основу інформаційного ресурсу, а й значною мірою технологічну. Що стосується поняття НАФ, то згідно із Ст.2 Закону Республіки Білорусь "Про архівну справу і діловодство в Республіці Білорусь" це - "історично сформована і постійно поновлювана сукупність документів, що мають історичну, наукову, соціальну, економічну, політичну або культурну цінність, що відображає матеріальне і духовне життя білоруського народу" [5].

Оскільки інформаційні потреби споживачів ретроспективної документальної інформації задовольняються у результаті певних інформаційних процесів, то основне функціональне призначення архівної інформаційної системи полягає у забезпеченні відповідних інформаційних процесів: збирання, накопичення, опрацювання, створення, використання, поширення, збереження інформації тощо. Відповідно до Ст.27 глави 7 Закону Білоруської Республіки "Про архівну справу і діловодство в Республіці Білорусь" серед основних напрямів діяльності архівів з використання архівних документів з метою задоволення потреб громадян, суспільства і держави в архівній інформації виокремлено: "інформаційне забезпечення користувачів згідної запитів, а також в ініціативному порядку; надання архівних документів для вивчення і використання наявної в них інформації; підготовка і видання збірників документів, довідково-інформаційних видань про склад і зміст архівних документів; популяризація архівних документів в засобах масової інформації; організація виставок архівних документів" [5].

Потужним інформаційним ресурсом органів архівної справи і діловодства й системи державних архівних установ Республіки Білорусь, що знаходиться у відкритому доступі є Інтернет-сайт "Архіви Білорусі" [3]. На сайті вміщено інформацію про державні архівні установи Республіки Білорусь, послуги, що надаються ними. Представлена інформація по генеалогії, археографії, законодавству та професійній підготовці спеціалістів архівної галузі. Загальним орієнтиром у документах НАФ Республіки Білорусь є комплекс даних про архівні довідники (міжархівні, внутрішньоархівні, вказівники), серед яких важливе місце посідає довідник "Архивные документы Республики Беларусь - сокровищница социальной памяти государства", в якому подано корисну інформацію про Державну архівну службу в цілому [1]. Крім того, кожна стаття видання містить дані про державну архівну установу, її адресу, зокрема й електронну, режим роботи і, що найважливіше для користувачів, розгорнуту анотацію про тематику і склад документів архіву.

Зручним для користувачів є уміщення на головній сторінці Інтернет-сайту розділу "Тематичні розробки архівних документів і бази даних", де представлені матеріали і віртуальні виставки документів з історії та культури Білорусі, також матеріали, присвячені видатним особистостям держави. Окремим блоком представлені матеріали проекту ЮНЕСКО "Документальна спадщина Речі Посполитої", в яких описані відповідні фонди і рукописні колекції, зокрема й в Національних історичних архівах Білорусі (м. Мінськ та м. Гродно). Важливим у напрямі поширення національних історичних та культурних надбань білоруського народу й увіходження до світового культурно-освітнього простору, є те, що переважна більшість матеріалів рубрик "Історичні події" та "Видатні особистості" мають якісні англомовні версії.

Значне місце на сайті відведено інформації про Фондовий каталог державних архівів Республіки Білорусь, який є потужним автоматизованим інформаційним ресурсом, створеним з метою надання на основі сучасних телекомунікаційних технологій прямого і відкритого доступу якнайширшому колу користувачів: дослідників, студентів і викладачів, журналістів, державних і громадських діячів й загалом усіх зацікавлених у ретроспективній архівній інформації, опрацьованих архівних матеріалів Республіки Білорусь [8].

Керування Державним фондовим каталогом здійснюється за допомогою програмного модуля "Фондовий каталог", що є складовою зведеної автоматизованої системи державних архівів (АІС архівів), призначення якої полягає в обробці й інтеграції статистичної та облікової інформації, що подається в електронному форматі державними архівами Республіки Білорусь. Важливо для користувачів, що представлені в базі даних описи фондів містять відомості про архівні документи соціально-політичної, військової, економічної тематики, а також відомості про архівні матеріали в галузі літератури, мистецтва, науки, освіти, техніки тощо. Опис фондів містить корисну інформацію для користувачів: номер фонду, його місцезнаходження, відомості про документи фонду (крайні дати та анотації на документи фонду), дані щодо обсягу фонду в одиницях збереження й усі назви фонду.

Потужна пошукова система дозволяє здійснювати багатоаспектний пошук інформації в базі даних і надає можливість користувачеві отримати відомості про зміст і місцезнаходження 50 тис. фондів в архівах, які включені до системи державних архівних установ Республіки Білорусь (крім установи "Білоруський державний архів кінофотофонодокументів").

Варто зазначити, що сьогодні в напрямі збереження та поширення національної історико-культурної спадщини шляхом розширення можливостей відкритого доступу до джерел НАФ, архівами Республіки Білорусь успішно реалізується підпрограма 3 "Архіви Білорусі" Державної програми "Культура Білорусі" на 2016-2020 рр. Згідно документа метою програми в галузі архівної справи є забезпечення якісного формування, збереження і використання документів НАФ як частини інформаційного ресурсу Білорусі [4]. У рамках реалізації програми в 2016 р. уведено в дію Систему відкритого доступу до документів НАФ Республіки Білорусь (портал СВДД НАФ; archives-online.beclоud.by) - багаторівневу інформаційно-пошукову систему. Згідно Регламенту супроводу СВДД, що міститься в рубриці "Нормативно-правова база", система має два режими доступу: відкритий - за посиланням http://archives-online.becloud.by/ для широкого загалу користувачів (фізичних, юридичних осіб) і закритий - за посиланням https://archives-online.becloud.by/, користувачами якого є Департамент з архівів та діловодства Міністерства юстиції Республіки Білорусь як керівний орган в галузі архівної справи й архівні установи [2].

Система містить дані про 11503 фонди (24% від загальної кількості фондів, які зберігаються в державних архівах, з них - 2004 фонди республіканських держархівів і 9499 фондів обласних і зональних державних архівів), 26516 описів справ, 4344769 справ (34% від загальної кількості справ), 261820 документів. Держархівами і республіканськими лабораторіями здійснено оцифровування 2813 описів справ (74349 аркушів). Обсяг описів справ в електронному форматі склав 14611 описів справ (15,4% від загального показника традиційних описів) [6]. Система пошуку дозволяє здійснювати багатоаспектний пошук інформації в базі даних і надає можливість отримати описи фондів, включно з їхнім місцезнаходженням, архівний шифр, назву, відомості про документи фонду (крайні дати і анотації), обсяг фонду в одиницях зберігання та ін.

Отже, впровадження Системи відкритого доступу до документів НАФ Республіки Білорусь сприятиме вивченню та залученню до наукового і культурного обігу національної історико-культурної спадщини.

Список використаних джерел та літератури

1. Архівні довідники. URL: http://archives.gov.by/index.php?id=20 (дата звернення: 06.07.2017).

2. Методичні документи з архівної справи та діловодства. Регламенти. URL: https://archives.gov.by/index.php?id=133837#regl (дата звернення: 07.07.2017).

3. Офіційний веб-сайт Органів архівної справи і діловодства і системи державних архівних установ Республіки Білорусь. URL: http://archives.gov.by/index.php?id=163830 (дата звернення: 06.07.2017).

4. Постанова Ради Міністрів Республіки Білорусь: Про затвердження Державної програми "Культура Білорусі" на 2016-2020 рр. від 04.03.2016 №180. URL: http://pravo.by/document/?guid=3961&p0=C21600180 (дата звернення: 06.07.2017).

5. Про архівну справу і діловодство в Республіці Білорусь: Закон Республіки Білорусь від 25.11.2011. URL: http://www.gamn.by (дата звернення: 05.07.2017).

6. Про підсумки роботи органів архівної справи і діловодства і державних архівних установ Республіки Білорусь за 2016 рік. URL: http://archives.gov.by/index.php?id=138589 (дата звернення: 07.07.2017).

7. Термінологічний словник "Электронный документооборот: термины и определения". URL: https://archives.gov.by/index.php?id=340710 (дата звернення: 05.07.2017).

8. Фондовий каталог державних архівів Республіки Білорусь. URL: http://fk.archives.gov.by/ (дата звернення: 06.07.2017).

Размещено на Allbest.ru