Учет библиотечного фонда

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Нормативно-правовые документы по учету фонда

Глава 2.Теоретические основы ведения библиотечного фонда

2.1 Особенности учета периодических изданий

2.2 Особенности ведения учета электронных документов

Глава 3. Национальная программа сохранения библиотечных

фондов РФ (подпрограмма Учет библиотечного фонда)

Заключение

Список литературы

Введение

Актуальность исследования. Учёт движений библиотечного фонда заключается в том, что в настоящее время процессы автоматизации затронули не только производственную деятельность человечества, но и информационное пространство, в частности библиотеки. Сложно представить жизнь общества без компьютера и интернета. Автоматизация библиотек позволила работникам библиотечной сферы избавиться от многих сложных процессов, что обеспечило наиболее быстрое, полное и качественное обслуживание пользователей информацией.

Учет библиотечного фонда - совокупность правил и процедур, обеспечивающих регистрацию и обобщение сведений о величине, составе, движении фонда библиотеки и его стоимости. Учет отражает поступление документов в библиотечный фонд, их выбытие из фонда, величину (объем) всего библиотечного фонда и его подразделений, состав документов по тематико-видовому, языковому и иным признакам Учет библиотечного фонда независимо от способов его ведения -традиционных или с использованием компьютерных технологий - должен обеспечивать полноту и достоверность учетной информации, документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из него, совместимость приемов и форм учета, их надежность в условиях применения традиционной и автоматизированной технологий.

Основой работы любой библиотеки является её фонд, от состава которого зависит успех работы библиотеки в целом, выполнение задач, стоящих перед ней. Ведь именно фонд определяет содержание, полноту, качество удовлетворения и развития информационных потребностей пользователей. Одной из важных составляющих процесса формирования библиотечного фонда является учет. Учет нужен для того, чтобы документы прибывающие в фонды библиотек не терялись в огромном массиве документопотока. Поэтому оперативный, а главное правильный учет является основой сохранения библиотечного фонда.

Актуальность темы состоит в том, что с появлением автоматизированных систем изменилась и структура учета и в том, что учет документов библиотечного фонда является основой государственной статистики, отчетности и планирования деятельности библиотеки, способствует обеспечению сохранности фонда.

Теоретико-методологическую базу составляют труды таких известных специалистов в области ведения учета библиотечных фондов, таких как Ю. Столяров, С. Митрофанова, О. Морева, Н. Соболенко и др.

Объектом курсового исследования является библиотечный фонд.

Предметом курсового исследования является процесс учета библиотечного фонда.

Цель данного исследования - изучить особенности учета фондов.

Для достижения этой цели определены следующие задачи:

v рассмотреть нормативно-правовую базу учета библиотечных фондов;

v раскрыть теоретические основы ведения учета библиотечных фондов;

v изучить особенности учета периодических изданий;

v изучить особенности учета электронных изданий;

v охарактеризовать основные черты Национальной программы сохранения библиотечных фондов РФ (подпрограмма Учет библиотечных фондов)

При подготовке курсовой работы использовались следующие методы исследования: анализ библиотечной документации и публикаций по теме, опрос, анализ и синтез полученных данных, абстрагирование.

В процессе работы были изучены проблемы учета фонда библиотек в современных условиях, определены основные направления, цели и задачи, этапы реализации. Дан анализ современного состояния учета и контроля (проверки) фондов.

Рассмотрены особенности и проблемы учета и контроля (проверки) фондов библиотек, предложены возможные пути решения проблем, возникающие при организации учета и контроля фондов библиотек.

Результаты, полученные в ходе исследования, могут быть использованы при написании дипломной и магистерской работы.

Работа имеет традиционную структуру и включает в себя введение, основную часть, состоящую из 3 глав, заключение и список литературы.

Глава 1. Нормативно-правовые документы по учету фонда

В федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (2006) библиотека рассматривается как обладатель информации и как государственная информационная система, а документы составляющие ее фонд - как документированная информация. Обязательный учет информации и требования о защите информации устанавливаются федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения безопасности и федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области противодействия техническим разведкам и технической защиты информации, в пределах их полномочий.

Существенно, что в проведении учетной политики от организаций требуется соблюдение осмотрительности, приоритета содержания перед формой, непротиворечивости и рациональности. [1]

БФ как элемент государственного имущества относятся к основным средствам. Учитываются они в бюджетном учете на счете 010107000 "Библиотечный фонд" в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету #148н, утвержденной приказом Минфина РФ 30.12.2008 и приказом Минфина РФ от 03.07.2009 #69н "О внесении изменений в инструкцию по бюджетному учету, утвержденную Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 #148н". Всем предметам БФ в соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов присвоен код 190001000. К ним относятся: книги и брошюры, издания периодические, издания продолжающиеся, издания нотные, издания картографические, изоиздания, издания листовые текстовые, виды специальной научно-технической литературы и документации, материалы неопубликованные, рукописи, рукописи и издания редкие и уникальные, киноматериалы и документы в форме видеозаписи, фотодокументы, фонодокументы.

Формулировка документов, входящих в БФ, не отражает всё многообразие его документного состава. В данном случае нужно руководствоваться нормативными актами, обладающими высшей юридической силой, в частности Федеральными законами "О библиотечном деле", "Об обязательном экземпляре документов", а также соответствующими ГОСТами. [8]

Базовым документом для библиотек различных ведомств является "Инструкция об учете БФ", утвержденная приказом Министерства культуры РФ #590 от 02.12.1998 г.

Но в библиотеках образовательных учреждений учет БФ имеет свои особености, которые отражены в приказе Минобразования России от 24.08.2000 #2488 "Об учете БФ библиотек образовательных учреждений".

Инструкция определяет нормативно-правовую базу организации и ведения учета. В этом нормативном акте раскрываются конкретные механизмы действия правил, установленных нормативными актами более высокого уровня регламентации.

"Инструкция об учете БФ" определяет общие правила учета документов, составляющих фонд библиотек, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей. [3]

Главный принцип, определяющий концепцию "Инструкции об учете БФ", заключается в отказе от жесткой регламентации учета, допустимости различных вариантов выбора его правил и способов, установлении единых методических основ учета документов, распространении их на все без исключения.

В результате ведение учета предложено осуществлять, сочетая принципы обязательности и допустимости (факультативности). На основании действующего законодательства библиотеки правомочны самостоятельно формировать порядок учета. Это нормативный документ, содержащий свод правил, способов, норм, регламентирующих организацию и ведение учета документов, составляющих фонд конкретной библиотеки, исходя из её статуса, структуры фонда, организационно-технологических особенностей и т.п. Порядок учета разрабатывается и утверждается библиотекой и имеет статус стандарта организации. [5]

Согласно "Инструкции об учете БФ" (1998) и проекту "Инструкции по учету БФ" (2007) обязательными для библиотеки являются:

1. Суммарный и индивидуальный учет поступающих в БФ и выбывающих из него документов;

2. Учет документов составе фонда в установленных учетных единицах;

3. Обеспечение стабильности принятых единиц учета, последовательности их применения. Смена единиц учета не допускается;

4. Обеспечение сопоставимости единиц учета в экземплярах с единицами хранения и единицами выдачи, за исключением газет и журналом;

5. Последовательность применения принятого порядка учета в целях сохранения преемственности и сопоставимости учетной информации;

6. Оценка документов, поступающих в библиотеку без оплаты их стоимости, а также переоценку отдельных документов - в соответствии с нормативными правовыми актами РФ и настоящей инструкцией;

7. Обеспечение возможности хранения и воспроизведения учетной документации независимо от вида используемых для учета носителя информации.

В разрешительном порядке предусмотрена свобода действий библиотек в отражении важных для них особенностей, определенная детализация учета, если эти действия не противоречат основным требованиям законодательства, нормативных и правовых актов РФ, инструктивных материалов.

Библиотека имеет право: 1. Самостоятельно устанавливать порядок учета документов применительно к своему статусу, структуре фондов, организационно-технологическим возможностям, не входящий в противоречие с нормативными документами; 2. Определять виды учетных форм (исходя из перечня типовых форм) на различных носителях, в том числе осуществляемых с помощью средств компьютерной технологии: записи в инвентарных книгах, книгах суммарного учета фонда, на отдельных листах и на карточках, в виде распечаток, полученных на компьютере, а также машиночитаемой форме с копиями на бумажных носителях; 3. Создавать и применять наиболее эффективные технологии учета БФ; 4. Определять набор учетных показателей и форм исходя из потребностей данной библиотеки, сети или ситстемы библиотек; 5. Определять сроки хранения документов в фонде, кроме документов, подлежащих постоянному хранению в соответствии с законодательством и нормативными правовыми актами РФ; 6. Устанавливать порядок исключения документов из фонда; 7. Вводить допустимые нормативы на списание документов, утраченных при неустановленных причинах; 8. Реализовывать, в том числе продавать, списанную из фонда литературу; 9. Определять условия и формы реализации исключенных из фонда документов, определять виды и размер компенсации ущерба, нанесенного фонду пользователем.

Объектом как библиотечного так и бухгалтерского учета являются документы составляющие БФ, и различные операции, осуществимые в процессе движения фонда. Задача библиотечного работника - правильно организовать ведение библиотечного учета.

В структуре фондов библиотек представлены ценные и редкие издания, архивные документы, музейные предметы и коллекции. Общие принципы и порядок их учета, формирование фондов, организация хранения и защита этих документов регламентируется соответствующим законодательством: Положение об архивном фонде РФ, Регламентом государственного учета документов архивного фонда РФ (пп. 2, 3), Положением о Музейном фонде РФ (п. 4), Федеральным законом от 03.06.2009 #119-Ф3 "О внесении изменений в Федеральный закон о библиотечном деле", который предусматривает порядок отнесения документов к книжным памятникам, представляющим ценность для культуры России в целом. Закон определяет также порядок регистрации книжных памятников и создание общегосударственного регистра книжных памятников, которые устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Книжные памятники, имеющие местное значение, учитываются регистрируются в регионах. Государственный учет вышеназванных документов, которые находятся в постоянном хранении в библиотеках, не исключает их внутрибиблиотечого учета в соответствии с Инструкцией об учете БФ.

Таким образом, архивные документы, музейные предметы и коллекции, книжные памятники подлежат двойному учету: внутрибиблиотечному и специализированному по установленным правилам ведения учета документов, в соответствии с их статусом.[13]

Глава 2. Теоретические основы ведения библиотечного фонда. Значение, функции, требования

Учет библиотечного фонда - это фиксированное по установленным правилам сведений о величине, стоимости, составе, движении фонда и их накоплении для количественной и качественной характеристики его состояния. К учету отнесены все операции по организованному оформлению принадлежности документов к фонду с момента их поступления в библиотеку.

Учет библиотечного фонда независимо от способов его ведения -традиционных или с использованием компьютерных технологий - должен обеспечивать полноту и достоверность учетной информации, документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из него, совместимость приемов и форм учета, их надежность в условиях применения традиционной и автоматизированной технологий, соответствие номенклатуры показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной статистики. [1]

Учет является формой документированного наблюдения за состоянием БФ, которое осуществляется с целью контроля его качества и сохранности. Цели учета: накопление фактической информации о фонде для дальнейшего анализа и принятия решений по его совершенствованию; составление реальных моделей фонда, необходимых для сравнения их с идеальными моделями и оценки на этой основе качества БФ; слежение за движением документов для обеспечения их сохранности. [14]

Документы в которых ведется учет БФ, имеют статус финансовых документов строгой отчетности, и их необходимо сохранять до ликвидации библиотеки. Они должны храниться в сейфах, доступ к ним строго ограничивается. При ведении электронного учета обязательна распечатка бумажной копии учетных документов.

Обязательства по финансированию и материально-техническому обеспечению библиотеки принимает на себя ее учредитель. Он утверждает устав библиотеки, в котором должны быть закреплены: юридический статус, источники финансирования, основные задачи деятельности, условия доступности, имущественные отношения между библиотекой и ее учредителями, порядок управления. Имущественные и финансовые отношения между библиотекой и ее учредителем регулируются действующим законодательством и учредительными документами (ст. 22 Закона N 78-ФЗ).

Библиотеки имеют право:

1) самостоятельно определять содержание и формы своей деятельности в соответствии с целями и задачами, указанными в их уставах;

2) утверждать по согласованию с учредителями правила пользования библиотеками;

3) определять сумму залога при предоставлении редких и ценных изданий, а также в других случаях, определенных правилами пользования библиотеками;

4) определять в соответствии с правилами пользования библиотеками виды и размеры компенсации ущерба, нанесенного их пользователями;

5) осуществлять хозяйственную деятельность в целях расширения перечня предоставляемых пользователям библиотек услуг и социально-творческого развития библиотек при условии, если это не наносит ущерба их основной деятельности;

6) определять условия использования библиотечных фондов на основе договоров с юридическими и физическими лицами;

7) образовывать в порядке, устанавливаемом действующим законодательством, библиотечные объединения;

8) участвовать на конкурсной или иной основе в реализации федеральных и региональных программ развития библиотечного дела;

9) осуществлять в установленном порядке сотрудничество с библиотеками и иными учреждениями и организациями иностранных государств, в том числе вести международный книгообмен, вступать в установленном порядке в международные организации, участвовать в реализации международных библиотечных и иных программ;

10) самостоятельно определять источники комплектования своих фондов;

11) изымать и реализовывать документы из своих фондов в соответствии с порядком исключения документов, согласованным с учредителями библиотек согласно действующим нормативным правовым актам. При этом библиотеки, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, не имеют права списывать и реализовывать документы, отнесенные к памятникам истории и культуры, режим хранения и использования которых определяется в соответствии с действующим законодательством;

12) совершать иные действия, не противоречащие действующему законодательству.

Библиотеки имеют преимущественное право на приобретение документов, выпускаемых по федеральным государственным программам книгоиздания, и первоочередное приобретение документов ликвидируемых библиотек.[19]

В связи с тем, что в любой библиотеке существуют и используются не только документы, собираемые для удовлетворения информационных запросов, но и документы иного назначения, возникает необходимость различать, какие из них должны подвергаться учету, а какие - нет.

Объектами учета являются все документы, независимо от их вида, материальной конструкции, носителя и знаковой природы информации, как поступающие в библиотеку, так и выбывающие из фонда. Документы, которые не подлежат учету как часть фонда: программные продукты, которые являются рабочим инструментом для работников библиотеки; материалы, приобретаемые для оформления или других подсобных работ, не связанных с комплектованием БФ (настольные или настенные календари, постеры и т.п.); кино- фото- и звукозаписи, предназначенные для проведения культурных мероприятий; управленческая документация библиотеки; документы личного характера; материалы, созданные библиотекой на своем оборудовании без введения в законный оборот.[15]

Результатом учета БФ является достоверная документированная информация о реальном состоянии фонда, которая характеризует: объемы фонда и отдельных подфондов, а также их прирост; количественное развитие БФ на протяжении всего времени его существования; стоимостные характеристики БФ; наличие и местонахождение каждого документа в фонде.[16]

Учетная информация о фондах влияет на многие стороны деятельности библиотеки: упорядочивает движение документов в библиотеке; обеспечивает контроль за сохранностью фонда; служит обоснованием для расчета величины необходимых штатов, помещений, финансов и т.д.; позволяет сравнивать объемы фондов разных библиотек, оценивать эффективность их деятельности и использования в них различных видов ресурсов; составляет основу для планирования деятельности библиотеки. [11] Обычно учет ведется не только централизовано, но и каждым структурным подразделением, которое устанавливает и контролирует наличие своего подфонда, что дает руководителям подразделений возможность лучше знать свою часть фонда, облегчает её проверку. К учету библиотечного фонда предъявляют следующие требования: обязательность его ведения всеми без исключения библиотеками; полноту т.е. предоставление достаточной информации как о каждой учетной единице, так и о группе единиц, выделенных по тому или иному признаку, а также БФ в целом. Чтобы отвечать этим требованиям, учет должен быть непрерывным, т.е. не иметь пропусков с самого начала комплектования. Необходима точность и тщательность ведения учета, что обеспечивается документированием поступления и выбытия каждой единицы БФ. Учет базируется на первичной документации (счетах, накладных, квитанциях и т.п.), сопровождающей каждое новое поступление в фонд. При ее отсутствии поступления документируют актом. Такой же юридической грамотности требуют основания для исключения документов их из фонда.

Точность зависит от аккуратности ведения учетной документации. Все записи положено вести четко, разборчиво, без пометок и подчисток. Неверные записи зачеркивают, чтобы можно было прочитать то, что было написано. Над зачеркнутым помещают правильный текст и заверяют его.

Важна оперативность учета. Неучтенный документ подвергается риску быть утраченым, запутывает технологические процессы. Не менее важны простота, унификация и стабильность учетных записей, их совпадение с учетными единицами использования фонда. Это позволяет сопоставить фонды различных библиотек в пространстве и времени, делать выводы о качестве и эффективности их оформления. Учетная единица должна быть единым целый, соответствовать задачам размещения и сохранности фонда, облегчать его проверку.

Унификация способов, форм и единиц учета поступающих и выбывающих документов обеспечивается применением ГОСТов и выполнением требований бухгалтерского учета. [12]

2.1 Особенности учета периодических изданий

"Инструкция по бюджетному учету" требует, чтобы стоимость документов всех видов, поступающих в библиотеку в порядке комплектования фонда, относилась в бухгалтерском учете к увеличению стоимости основных средств независимо от источника поступления, а также независимо от того, оплачена или не оплачена библиотекой стоимость документов. Разъяснения Минфина подтверждают это требование, специально акцентируя внимание на "подписке на периодическую литературу", т.е. стоимость подписки на газеты и журналы также относится к увеличению основных средств. Письмо Минфина РФ от 14.04.2006 # 02-14-10/880. Извлечение : Минфин РФ, в связи с многочисленными обращениями участников бюджетного процесса, разъясняет порядок применения на http://mingar.garant.ru/public/default.asp?no=12043971 Министерства финансов РФ от 21.12.2005 # 152н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ" в части отнесения отдельных расходов на соответствующие статьи и подстатьи экономической классификации расходов бюджетов РФ. Статья 310 "Увеличение стоимости основных средств": на указанную статью в том числе относятся: подписка на периодическую литературу, приобретение книжной или иной печатной продукции и справочной официальной литературы для библиотечного фонда.

Выполнение этого требования влечет за собой безусловную необходимость инвентарного учета всех видов документов в составе БФ. "Инструкция по бюджетному учету" не выделяет в этом смысле какие-либо виды документов. Следовательно, согласно инструкции инвентарные номера должны присваиваться и каждому экз. каждого выпуска любого периодического издания при любой его периодичности. Это абсурд.

Этот статус присваивается к картотеке распоряжением директора библиотеки. Предварительно составляется и утверждается внутрибибилиотечная инструкция по учету периодики.

Каждая карточка (с продолжением) используется только для одного периодического издания. Специальные инвентарные номера не применяются. Для идентификации отдельных выпусков изданий служат сочетания сведений о годе издания, номере записи в книге сумм. учета и др.

Когда производится подписка на периодические издания и расходуется определенная сумма на подписку, осуществляется статистический подсчет на предполагаемое количество номеров периодических изданий соответственно их объявленной периодичности. Составляется акт о поступлении этого количества в библиотеку на сумму согласно сделанному бухгалтерией перечислению. Акт регистрируется в книге суммарного учета, копия передается в бухгалтерию. Это является основанием для производства бухгалтерских записей об увеличении стоимости основных средств.

В связи с тем, что периодические издания могут поступать в разные фонды, целесообразно вести регистрационные картотеки раздельно на каждый фонд так называемого переменного состава. В библиотеках получающих федеральный обязательный экз. из Российской книжной палаты, в качестве инвентаря в основном фонде используют сопроводительные листы , в которых порядковые номера описаний играют роль инвентарного номера (Нумерация возобновляется ежегодно). Так что проблема инвентаризации в таких библиотеках относится только к подписке отечественных изданий для подсобных фондов, а также для иностранной периодики.

Некоторые библиотеки, ознакомившись с описанным способом инвентарного учета периодики, сообщили, что предложенную форму регистрационной карточки они используют в электронном виде. Этот путь обеспечивает единую регистрацию поступлений периодики в разные фонды. Кроме того, он позволяет легко идентифицировать разные экземпляры одного и того же выпуска. [18]

2.2 Особенности ведения учета электронных документов

Электронный документ - документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники. Электронное издание - электронный документ, прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, имеющий выходные сведения.

В п. 10 "Инструкции по бюджетному учету" - "Счет 010100000 предназначен для учета объектов основных средств, к которым относятся материальные объекты..." К пункту приложен комментарий "Имущество признается объектом основных средств, если одновременно соблюдаются следующие критерии: объект материален..." и т.д.

Итак, электронные документы могут быть объектом основных средств, если они представляют собой имущество, т.е. вещи, предметы, имеющие материальную основу. В отношении компакт-дисков, имеющих вполне материальную, осязаемую форму, проблем с их учетом в составе БФ нет. Вот материальный носитель - диск, вот его название, вот число экз. Или имеющий название альбом, содержание которого укладывается в несколько дисков. Необходимо только, чтобы со стороны библиотеки на эти компакт-диски или подобные им носители информации как на имущество данной библиотеки распространялось право владения, пользования и распоряжения.

Локальное электронное издание - электронное издание, предназначенное для локального использования и тиражируемое в виде определенного количества идентичных экземпляров. Особенности учета локальных электронных изданий в составе фонда данной библиотеки:

1. В формах индивидуального учета отражаются как отдельные документы: каждое отдельное издание, выпущенное на одном диске; каждый отдельный диск, входящий в нумерованную или ненумерованную серию локальных электронных изданий; каждое отдельное издание , представляющее собой альбом, включающий диски с различным содержанием; каждое новое представление документа в ином формате; изданное в качестве самостоятельного издания приложение к изданию любого другого вида, имеющее собственное заглавие и обеспечивающее возможность использование без обращения к основному изданию.

2. В формах индивидуального и суммарного учета каждый диск отражается как отдельный экз. Как увеличение экземплярности рассматривается копирование документа на другой компьютер без уничтожения оригинальной записи.

Проблема учета электронных документов усложняется в случае, если они не имеют привычной для обыденного представления формы материального объекта, не являются имуществом в непосредственном значении этого слова. Речь идет об электронных документах в сетевом исполнении, т.е. о том, что нельзя взять в руки... Однако сетевые электронные документы - всего-лишь разновидность документов, имеющая особую форму представления: через электронную телекоммуникационную сеть.

Сетевое электронное издание - электронное издание, доступное потенциально неограниченному кругу людей через телекоммуникационные сети. учет документ фонд библиотечный

Наибольшее число вопросов возникает по поводу учета так называемых пакетов. Пакет - сетевое электронное издание, как правило обеспечивающее доступ на эдиной платформе к документам различного вида и содержания; платформа - совокупность программных и аппаратных средств, предназначенная для навигации и поиска информации, определяющая специальные средства обслуживания при работе с информацией. Наименование платформы включается в БО документа.

Естественно, сетевое электронное издание является объектом учета, но особенности его формы определяют и особенности его учета. Какие единицы учета применимы для сетевых документов? В качестве документа как такового электронное сетевое издание не может обойтись без главного идентифицирующего признака: названия, наименования, более того - оно не мыслится без этого признака. Естественно, и в формах индивидуального учета наличие такого документа отражается краткой формой БО.

Вопрос измерения количества возникает в связи с "экземплярностью" сетевых документов. Сетевые документы в отличие от локальных электронных изданий не тиражируются. Множественность использования сетевого документа обеспечивается не числом экземпляров, а числом доступов к нему.

Если библиотека является производителем сетевого документа и обладает всеми правами на его использование. Электронный документ собственной генерации - электронный документ, произведенный библиотекой в качестве оригинального или в результате оцифровки других документов.

Документ включается в состав фонда данной библиотеки и отражается в форме индивидуального учета в виде краткой БЗ, как это делается в отношении прочих видов документов: если другие документы поступили в одном экземпляре, то запись одного названия и означает пополнение фонда, которая образована сетевым документом. То же самое можно применить и к той части фонда, которая образована сетевыми документами. Общая единица измерения позволяет расценивать данное собрание документов как однородный массив и, соответственно, проводить операцию суммирования числа докментов независимо от их разновидностей. Физический объем фонда, включкя сетевые документы, можно измерить только с помощью общей единицы измерения - экземпляра. Выделить число сетевых документов можно в специальной графе форм суммарного учета.

Если библиотека располагает определенным сетевым документом, то фактически она располагает одним экз. такого документа. В рамках использования сетевых документов одной библиотекой эти документы обладают размерностью экземпляр.

Строго говоря, к сетевым электронным документам в составе фонда библиотеки размерность экз. применима сугубо условно. Число сетевых документов - это и число экз. в составе фонда, и число документов как таковых.

Если библиотека купила право на использование сетевого документа, это не значит, что она купила сам документ.

В "Инструкции по бюджетному учету" (комментарии к п. 10) изложены критерии отнесения имущества к объектам основных средств: "объект используется в процессе деятельности учреждения“. Да, сетевое электронное издание удовлетворяет этому требованию. Но следующий критерий: "...срок полезного использования объекта независимо от его стоимости превышает 12 месяцев". Этот срок в процессе отбора документов для фонда определяет сама библиотека, имея на то полное право в соответствии с профилем комплектования. А вот сроки действия лицензии на право использования сетевого документа оговариваются поставщиком. Таким образом, п. 10 "Инструкции по бюджетному учету" не относит затраты на использование сетевых электронных документов, собственниками которых они являются иные учреждения, к объектам основных средств библиотеки. Соответственно, эти документы не должны учитываться в составе документного фонда данной библиотеки.

Предоставление сетевого документа в пользование - это услуга. Можно говорить только о количестве доступов к сетевому документу, о числе пользователей данной услуги, которую оказывает ее поставщик. И, разумеется, предприниматель как поставщик услуги учитывает количество продаж, затраты и выручку. Расходы библиотеки на приобретенюие прав использования электронных сетевых изданий, в том числе в составе консорциумов, согласно условиям лицензионных соглашений не подлежащих копированию, учитываются бухгалтерией согласно приказу Минфина РФ от 10.12.2004 # 114 Н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации "Прочие услуги“

При всем том отбор документов, нужных библиотеке, ее пользователям, соответственно оперативное расходование средств - функция структурных подразделений библиотеки, на которые возложена обязанность комплектования фондов. Далее, сетевые электронные документы, в принципе, обеспечивают значительно более высокий уровень показателей деятельности библиотеки. Необходима полная ясность, благодаря каким сетевым документам (индивидуальный учет), какому их количеству (суммарный учет) это достигается. Таким образом, в отделе комплектования должен быть раздельный учет: традиционный - по составу фонда документов, принадлежащих библиотеке, и учет сетевых электронных документов, которые не входят в состав фонда, но право на лицензионное использование которых приобретено библиотекой. Ниже приведены рекомендуемые формы учета сетевых электронных документов, не принадлежащих библиотеке. Эти формы подразумевают учет только тех аспектов работы с документами, которые относятся непосредственно к функциям отделов комплектования.

После всего, что сказано о двух видах электронных изданий (сетевых и локальных), можно уточнить некоторые дефиниции, предложенные ГОСТ 7.83-2001 "Электронные издания. Основные виды и выходные сведения". Не существует "электронного издания комбинированного распространения". Это разные издания и разные объекты учета. Распространяются и используются разными способами произведения, помещаемые на те или иные носители информации. То же самое можно сказать и об электронном аналоге печатного издания. Это разные документы и соответственно разные объекты учета. [17]

Глава 3. Национальная программа сохранения библиотечных фондов РФ (Подпрограмма Учет библиотечного фонда)

Совершенствование учета библиотечного фонда - комплексная проблема, решение которой требует применения организационных и технологических методов.

Цель подпрограммы: разработка и реализация политики учета БФ, совершенствование механизма формирования информации о всех видах документов и всех видах фондов, обеспечение контроля за наличием и движением фондов в соответствии с нормативными правовыми актами.

Разработка и реализация политики учета БФ осуществляется в два этапа:

Первый этап предполагает комплекс мероприятий по созданию системы единого общегосударственного учета БФ страны.

Второй этап связан с совершенствованием учета фонда в библиотеках.

Задачи подпрограммы:

-совершенствование системы нормативно-правового обеспечения учета фондов;

-определение принципов унификации единиц учета документов, находящихся на разных уровнях учета, выявление общих учетных показателей, обеспечение их сопоставимости между собой и соответствия отечественным и международным стандартам.

-разработка системы показателей государственной статистической отчетности, оптимальной для библиотек различного статуса и форм собственности;

-вывод БФ из состава непроизводственных основных фондов (средств);

-переход на новые технологии, обеспечивающие интеграцию видов учета, автоматизированную обработку;

-информационное обеспечение работы по проблемам учета БФ в стране и за рубежом.

Основные проекты подпрограмм представлены в пяти блоках:

1. Нормативно правовое обеспечение совершенствования учета фондов.

На основании анализа действующих нормативно-правовых актов, регламентирующих учет документов в библиотеках, архивах, музеях, органах научно-технической информации, необходимо создание разноуровневой системы нормативной базы, регламентирующей организацию учета библиотечных фондов, права, обязанности и ответственность учредителей и руководителей библиотек-фондодержателей всех уровней и форм собственности за формирование, организацию, хранение, сохранность, использование документов всех видов.

2. Единцы учета документов.

Библиотеки осуществляют учет фонда в унифицированных учетных единицах. В соответствии с ГОСТом 7.20.80 "Единицы учета фонда библиотек и органов научно-технической информации" объем фонда измеряется в основных единицах - экземплярах и названиях.

Однако существующий стандарт не обеспечивает получение унифицированной информации по различным видам документов. Особую сложность вызывает определение единиц учета электронных документов. Как в теории, так и в практике ещё нет четкого определения понятия "электронный документ", не определены типологии электронных документов, особенности учета электронных документов, в том числе в сети. Эти проблемы требуют разработки на межведомственном уровне.

Необходимо разработать принципы унификации единиц учета документов, относящиеся к специализированным фондам (книжным памятникам, архивным документам, находящимся на постоянном хранении в фондах библиотек, музейным предметам и коллекциям). Их учет должен быть приведен в соответствие с действующим законодательством.

Программой предусматривается разработка ГОСТа "Библиотечная статистика". В качестве составной его части включен раздел "Единицы учета фондов", в нем предлагается классификация видов документов, исходя из способа фиксации информации. С помощью этого ГОСТа решаются задачи: унификации единиц учета фонда; установление статистически сопоставляемых показателей движения фондов библиотек, обеспечение соответствия правилам учета фондов международной библиотечной статистики.

Центральное место отводится основной единице учета - экземпляру как оптимальному способу упорядочения государственной статистики для всех видов документов, независимо от материальной основы носителя информации.

Предстоит решить на межведомственном уровне ряд вопросов о внесении изменений в нормативные документы, обеспечивающие единообразие ведения учетной политики в стране, приняв за основную единицу измерения фонда библиотек экземпляр, а не том.

3. Система показателей государственной статистической отчетности.

К ведению учета предъявляются требования соответствия номенклатуры показателей учета БФ аналогичными показателями госстата по составу и содержанию. Однако реализация этого требования затруднена сложившимся несоответствием между фактическим составом фонда и отражением его в формах отчетности госстата. Не все виды документов и не все виды фондов в составе библиотеки фиксируются в статистических документах. Отсутствует полнота и точность сведений об информационном потенциале всех библиотек страны, так и не достигнута сопоставимость сведений о фонде библиотек различных ведомств; библиотеки различных ведомств имеют разные сроки представления статистической отчетности, не существует единой формы статистической отчетности.

На основе координации деятельности библиотек разных ведомств совместно с Госкомстатом РФ предстоит разработать единую модель сбора, группировки и анализа информации о БФ страны, сочетающие особенности развития библиотечного дела в России и международные требования к ведению библиотечной статистики. Модель явится основой для создания единой формы статистической отчетности для библиотек различных ведомств.

4. Библиотечные фонды в составе основных непроизводственных фондов (средств).

Библиотечные фонды являются объектом не только библиотечного, но и бухгалтерского учета. В соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов (ОК 013-94) БФ входят в их состав. В классификатор включены разные виды документов независимо от материальной основы носителя информации. Следовательно, все они должны подлежать учету библиотечному и бухгалтерскому. Однако на практике не все документы, составляющие фонд библиотеки, входят в состав основных непроизводственных фондов (средств), балансовая стоимость которых отражена в финансовых документах. В большей части библиотек страны в балансовой стоимости фонда не отражена стоимость периодических изданий, изданий на нетрадиционных носителях, стоимость обменных фондов.

В зарубежных библиотеках существует понятие историческая цена документа и нет практики оценки и переоценки фондов библиотек в связи с различными экономическими процессами. Балансовая стоимость БФ не отражает его реальной стоимости, так как фонд любой библиотеки представляет собой сформировавшуюся коллекцию, а совокупный БФ - национальное достояние, действительную стоимость которого в денежном эквиваленте определить невозможно.

БФ относятся к тому виду основных фондов, на которые не начисляется амортизация, т.е. погашение стоимости по мере физического и морального износа. Износ рассчитывается исходя из стоимости основных фондов и нормативного времени нахождения их в эксплуатации. Это положение распространяется не на все типы библиотек и не на все виды документов в БФ.

Реформирование учета связано с подготовкой предложений в Правительство РФ о поэтапном выводе БФ из состава основных фондов (средств) и отменой учета их балансовой стоимости.

5. Автоматизация процессов учета библиотечных фондов.

Переход библиотек на автоматизированные информационные технологии вносит кардинальные изменения в организацию учета фондов в связи с интеграцией обработки учетной информации во все основные модули автоматизированных библиотечных систем.

Необходимым требованием к автоматизированным информационно-библиотечным системам (АИБС) является наличие в них функций или модулей учета фондов.

Ведение учета фондов в автоматизированном режиме предполагает использование штрихового кодирования документов. Для успешного использования штрих-кодов (бар-кодов) необходимо выбрать и установить в стране систему совместимых методов штрихового кодирования документов в библиотеках различных типов, порядок финансирования и внедрения этих средств учета фондов.

Необходимо также организовать разработку требований к программным средствам библиотечного учета и специализированого учета архивных документов, музейных предметов для обеспечения совместимости соответствующих программных продуктов, создать унифицированную систему учетно-статистических показателей, фиксируемых и формируемых в АИБС. [13]

Заключение

Изучив тему, можно сделать вывод, что изменения в информационном обществе повлияли на библиотечное пространство. Появилось множество новых проблем. Одна из важнейших - это учет библиотечного фонда. Из-за повальной информатизации общества пользователей учет столкнулся с такой проблемой, как электронные документы.

Вся литература, поступающая и выбывающая в фонде подлежит учету. Без учета невозможно правильно планировать развитие документного ресурса, контролировать документный поток. Переход на автоматизированную деятельность позволяет уменьшить срок выполнения различного рода задач, повысить эффективность и точность работы персонала.

Проверка библиотечного фонда - процесс, обеспечивающий контроль за сохранностью фонда правильностью его учёта. Проверке подлежат все документы, которым присвоено инвентарные номера.

Приобретенным и учтенным документам предстоит пройти обработку. Она позволяет установить принадлежность документа данному документному ресурсу, выделить характерные признаки, облегчающие его поиск, определение местонахождения в хранилище. Целью обработки служит и упрочение материальной основы документа, чтобы продлить срок его работоспособного состояния.

Одной из основных функций библиотек является обеспечение сохранности фондов. Воздействие света, загрязнение воздушной среды, нарушение режима хранения, стихийные бедствия, биологические атаки на документы, увеличение потока изданий на недолговечной бумаге, интенсивное читательское обращение -- все это способствует ускорению старения материалов и повреждению документов.

В ходе исследования была рассмотрена и изучена нормативно-правовая база учета библиотечных фондов. В неё входят такие документы, как "Инструкция об учете БФ", утвержденная приказом Министерства культуры РФ #590 от 02.12.1998 г. и различные ГОСТы по учету библиотечного фонда.

Были раскрыты теоретические основы ведения учета библиотечных фондов. Выявлены основные требования к ведению учета библиотечных фондов: обязательность его ведения всеми без исключения библиотеками; полноту т.е. предоставление достаточной информации как о каждой учетной единице, так и о группе единиц, выделенных по тому или иному признаку, а также БФ в целом. Чтобы отвечать этим требованиям, учет должен быть непрерывным, т.е. не иметь пропусков с самого начала комплектования. Необходима точность и тщательность ведения учета, что обеспечивается документированием поступления и выбытия каждой единицы БФ. Учет базируется на первичной документации (счетах, накладных, квитанциях и т.п.), сопровождающей каждое новое поступление в фонд. При ее отсутствии поступления документируют актом. Такой же юридической грамотности требуют основания для исключения документов их из фонда.

Изучив особенности ведения учета периодических изданий, мы выяснили, что с 2006 г. применяется иной способ инвентаризации периодики. Сами номера периодического издания могут выступать в роли инвентарного номера. Однако для этого регистрационной картотеке периодических изданий необходимо придать статус аппарата инвентарного учета.

Также мы выяснили, что электронные документы бывают двух видов: локальные и сетевые. К локальным относятся СД-диски, ДВД-диски и др. К сетевым относятся электронные издания, доступные через телекоммуникационные сети, например: электронный пакет, электронная платформа. Проблема учета электронных документов усложняется в случае, если они не имеют привычной для обыденного представления формы материального объекта, не являются имуществом в непосредственном значении этого слова. Среди основных этапов Национальной программы сохранения библиотечных фондов РФ выделяют два:

1. Комплекс мероприятий по созданию системы единого общегосударственного учета БФ страны;

2. Совершенствование учета фонда в библиотеках.

Основные проекты подпрограмм представлены в пяти блоках:

1. Нормативно правовое обеспечение совершенствования учета фондов.

2. Единцы учета документов.

3. Система показателей государственной статистической отчетности.

4. Библиотечные фонды в составе основных непроизводственных фондов (средств).

5. Автоматизация процессов учета библиотечных фондов.

Таким образом, организация учета библиотечного фонда придает фонду окончательную цельность, создает условия для полного использования читателями, обеспечивает внутреннее упорядочение и сохранность документов.

Список использованной литературы

1. Алексеева И. В. Библиотечный и бухгалтерский учёт фондов библиотек // Справочник руководителя учреждения культуры. - 2004. - № 9. - С. 23-36.

2. Гришина Е. В. Опыт разработки технологической документации по учёту и исключению изданий из фондов библиотеки // Библиотечное дело - XXI век. - 2003. - № 1(5). - С. 151-159.

3. Инструкция об учете библиотечного фонда // Библиотека. - 2006. - № 7. - С. 55-63.

4. . Митрофанова С. В. Единицы учёта фонда - объект стандартизации ГОСТ 7.20-2000 "СИБИД. Библиотечная статистика" // Библиотечное дело - XXI век. - 2002. - № 3. - С. 84-91.

5. Митрофанова С. В. Учет библиотечных фондов : метод. пособие / С. В. Митрофанова. - М. : Профиздат, 2001. - 159 с.

6. Митрофанова С. В., Учет библиотечных фондов : проблемы нормативно - правового обеспечения // Библиотековедение. - 2001. - № 1. - С. 23-27.

7. Митрофанова С. Учёт периодических изданий // Независимый библиотечный адвокат. - 2008. - № 1. - С. 45-51.

8. Морева, О. Н. Организация Библиотечных фондов / О. Н. Морева. - СПб. : Профессия, 2012. - 128 с.)

9. Некрасова Е. О. Законодательное регулирование деятельности библиотек по учету фондов // Библиотечное дело - XXI век. - 2003. - № 1(5). - С. 129-133.

10. Петрова Т. А. Библиотечный фонд : учеб.-метод. пособие // Т. А. Петрова. - М.: Либерея - Бибинформ, 2007 . - 192 с.

11. Романов, П. Учет фондов и оценка эффективности в зарубежном библиотековедении / П. Романов // Научные и технические библиотеки

12. Соболенко, Н. П. Учет документного фонда библиотеки: учебно-практическое пособие / Н. П. Соболенко. - М. : Литера, 2010. 144 с.

13. Столяров, Ю. Н. Как сохранить библиотечный фонд: Учебно-методическое пособие / Ю. Н. Столяров. - 2-е изд., дораб. и доп. - М.: ИПО Профиздат, 2002. - 256 с.

14. Сукиасян Э. О доступе: свободном и открытом // Научные и техническиебиблиотеки . - 2007 . - № 5 . - С. 58 - 63.

15. Терешин В. И. Библиотечный фонд : учебное пособие // В. И. Терешин. - М.: Профиздат, 2002 . - 176 с.

16. Шестакова Р. Научная обработка книг на службе у читателя ХХІ века: история и современность // Библиотека . - 2008 . - № 11 . - С. 32-36.

17. Шилов В. В. Об учете электронных документов // Научные и технические библиотеки. - 2008. - № 5. - С. 39-55.

18. Шилов В. В. Учёт периодических изданий. // Библиотека и закон. - 2000. - Вып. 8. - С. 198-213.

19. Шиндер И. Порядок учета библиотечных фондов // Библиотекарь: юридический консультант. - 2009. - № 1. - С. 92-96.

20. Шрайберг Я. Модели открытого доступа: история, виды, особенности, терминология // Научные и технические библиотеки. - 2008 . - № 5 . - С. 68-79.

Размещено на Allbest.ru