Библиографирование документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Библиографирование документов: основные этапы, их конкретно-методическая характеристика

библиографирование документ пособие аннотация

Одним из направлений библиографической работы в библиотеке является библиографирование, т.е.создание библиографической информации. Занимаются этим сотрудники разных подразделений библиотеки, имеющие дело с документами: комплектования фонда, обработки поступивших документов, создание каталогов, хранение и выдача читателям. На каждом из этих участков той или иной форме фиксируется в документальном виде библиографическое описание, которое дополняется по мере надобности индексами классификации (УДК, ББК, ГРНТИ и др.) аннотацией, шифром хранения и другими элементами.

В библиографическом отделе, наряду с созданием карточек и или электронных библиографических картотек, создаются другие библиографические материалы в идее списков литературы, указателей, обзоров. Такие же библиографические материалы создаются и в отраслевых отделах областных библиотек, а также в крупных городах, имеющих в структуре отраслевые отделы.

Создание библиографических пособий, каталогов и картотек предполагает обязательное использование предшествующего опыта, поиск новых методических решений. Вместе с тем, в методике библиографирования закономерно имеет место тенденция к ее стабилизации, выработке канонических приемов. Их использование облегчает составление и использование библиографических пособий.

При автоматизации библиографических процессов эти канонические приемы закрепляются самой технологией создания баз данных и получения на входе нужной библиографической продукции. В настоящее время далеко не во всех крупных библиотеках накоплены массивы библиографической информации в электронной форме, идет активный процесс создания электронных и картотек по новым поступлениям. Поэтому ретроспективные библиографические указатели, как и рекомендательные пособия, составляются традиционным способом без использования средств автоматизации. При их создании необходимо творчески использовать накопленный опыт, иметь отчетливое представление о технологии и общих методах библиографирования.

Общая методика составляет единый фундамент всякого библиографирования. Частная методика, основывалась на правилах общей методики, конкретизирует их в соответствии с многими видами и индивидуальными особенностями библиографических пособий. Таким образом, можно сделать вывод, что общая и частная методика библиографирования - две стороны одного целого. Освоение общей и частной методики библиографирования является одним из главных требований к профессиональной подготовке библиографо - составителя.

Составление библиографических пособий складывается из следующих основных технологических этапов: подготовительно, основного (аналитического и синтетического), заключительного.

Подготовительный этап включает в себя выбор и изучения темы, разработку плана - проспекта, выявление литературы по теме пособия, библиотеки, библиографическая деятельность рассматривается, относятся к бюджетам организации. Поэтому, создавая библиографические пособия, они не ставят задачу извлечения прибыли от реализации этих пособий. Тем не менее в условия рыночной экономики необходим маркетинговый подход для покрытия расходов на подготовку и создание будущего библиографического указателя. Это возможно, если создаваемый указатель будет пользоваться спросом на рынке информационных продуктов. Наряду с изучением этого рынка возникает необходимость в стимулировании спроса , чему может способствовать знание потенциальных потребителей и рекламные мероприятия с использованием всех возможных каналов.

Выбор и изучение темы

Определяя тему будущего библиографического пособия и включая ее в план составительской работы, библиографы обычно исходят из того, что тема должна быть актуальной и общественно значимой, соответствовать реальным и потенциальным информационным потребностям достаточно широкого круга лиц. Прежде всего составители должны сами досконально разобраться в существе проблем, которые затрагиваются в пособии, что поможет избежать ошибок в отборе документов, их расположении, оценке. Для этого необходимо предварительно внимательно ознакомится с относящимися к теме основными работами ведущих ученных в данной области, материалами дискуссий, научных конференций, современной учебной литературой. Особое внимание следует обратить на терминологию, применяемую в данной области науки или производства , для чего важно постоянно держать под рукой специальные словари и др. Справочные издания желательно составлять краткий перечень наиболее распространенных в изучаемой области терминов с их краткими дефинициями .На данном этапе можно привлечь специалистов для консультаций.

Второй аспект изучения темы состоит в выяснении ее библиографической обеспеченности. Важно знать . что уже издано по данной теме (здесь неоценимую помощь окажут указатели библиографических пособий ) или что предполагают подготовить другие библиотеки, зная, какие из этих активно работают в этой области на информационном рынке.

Составление плана - проспекта пособия

Когда тема уже достаточно изучена, и составители свободно ориентируются в соответствующей литературе, наступает стадия разработки плана - проспекта пособия, который представляет собой основной документ, регламентирующий всю дальнейшую работу составителя..

В плане - проекте содержится обоснование темы, формируется общий замысел пособия, определяется целевое и читательское назначение. Целевой адрес должен быть указан максимально точно и конкретно. Что касается читательского назначения, то в некоторых случаях оно вытекает из целевого. Например, в первую очередь исследователям; в помощь производству, предпринимательству, специалистам, практикам.

Наиболее точно можно представить себе бедующих потребителей рекомендательных библиографических пособий, исходя из возраста, общеобразовательной или специальной подготовки. В соответствии с целевым и читательским назначением пособия в плане - проспекте устанавливаются принципы отбора литературы, которыми будут руководствоваться составители. Отбор зависит, прежде всего, от тематических границ пособия, которые диктуются содержанием проблемы. Составитель, разрабатывая тему во всех или только в некоторых аспектах, захватывает или не захватывает пограничные отрасли знания, рассматривает вопрос только в теоретическом, практическом или историческом разрезах и т.д. отбор осуществляется в установленных хронологических границах (рамках учетного периода). Речь в данном случае идет о года издания самой литературы.

Установление учетного период, имеет наибольшее значение при подготовке капитальных ретроспективных указателей, иначе обстоит дело при определении учетного периода в рекомендательных пособиях. Исходя из средних срок старения информации это должна быть литература последних лет издания. Но нередко целесообразность диктует составителю необходимость включения произведений печати за более ранние годы. Поэтому при создании рекомендательных указателей учетный период устанавливается не столь жестко, как для научно - вспомогательных

В плане - проспекте следует также определить виды изданий , которые будут включены в пособие. Важно помнить, что в научно-вспомогательном и особенно в рекомендательном указателе ограничение отбора, каким- либо одним видам изданий значительно обеднит содержание пособия.

Определяя в плане - проспекте, какие виды литературы охватит составляемое пособия, составителю необходимо учитывать их значение для освещения предмета (например, для указателей исторической тематики- законодательных актов, мемуаров, переписки, дневников и т.д. для указателей по техники - описаний изобретений, стандартов, патентов, производственных справочников).

При библиографировании отечественной литературы возникает вопрос о территориальных границах отбора, т.е. месте издания отбираемых произведений.

В плане - проспекте необходимо установить также языковые границы отбора. В рекомендательных указателях отражается литература только на русском языке, а в научно - вспомогательных может включаться на иностранных языках.

Определяется в плане - проспекте структура БЗ: будет ли она составлять только из БО или будет сопровождаться аннотацией и (или )рефератом ;какие предполагаются аннотацией - справочные, рекомендательные; будут ли отражены рецензии на библиографируемые документы и т.д.

Следующим этапом разработки плана - проспекта является установление структуры будущего пособия, способов группировки включенных в него материалов, а также дать перечень важнейших разделов, рубрик, подрубрик и определить состав справочного аппарата (наличие вспомогательных указателей, приложений, вступительной статьи, предисловия).

В плане- проспекте определяется также объем, этапы составления пособия, круг специалистов и учреждений, привлекаемых для консультаций и рецензирования, авторских коллективов ( с указанием обязанностей каждого участника составительской работы),сроку обсуждения работы, способ печати, вопросы оформления. После завершения работы над планом - проспектом его желательно размножить и разослать для коллективного обсуждения в библиотеки в органы НТИ, на библиографические кафедры вузов, членам редакционно - издательского совета библиотеки. Важно привлечь к обсуждению проекта как можно больше специалистов, собрать и учесть их замечания и предложения. Утвержденный после обсуждения план - проект принимает силу официального документа.

Выявление литературы

Данная технологическая операция относится к подготовительному этапу составления библиографического пособия, она включает элементы оценки библиографируемых документов. Основная задача заключается в том, чтобы с максимально возможной полнотой выявить сведения о литературе, соответствующей теме пособия. Затем глубокий содержательный анализ документов. Конечный результат - создание рабочей картотеки библиографических записей, которые нуждаются в дальнейшем изучении. Приступая к выявлению литературы, составитель должен определить круг источников - основных и дополнительных.

Основные источники должны быть исследованы наиболее тщательно с целью максимально полного выявления документов, дополнительные - более выборочно в целях контроля за полнотой выявления по основным источникам. Так, при составлении отраслевых и тематических научно - вспомогательных пособий в качестве основных источников используются систематический и предметный каталоги библиотеки, летописи и ежегодники РКП, бюллетени и реферативные журналы органов НТИ. Деление источников на основные и дополнительные условно ;в определенных случаях основные источники могут становится дополнительными и наоборот. Особую значимость приобретают источники прикнижной библиографии в новейших монографиях о обобщающих трудах и особенно аналитические и историографические обзоры. Целесообразно в этих случаях обращаться и к другим первичным по своему характеру изданиям - тематическим сборникам, хрестоматиям, антологиям, собраниям сочинений и т.д.

Весьма эффективным является метод «снежного кома». Суть которого заключается в следующем. Взяв самую новую публикацию (например, статью в научном журнале) по данному вопросу, составитель выписывает все содержащиеся в ней ссылки на работы других авторов по этой же теме. Затем он берет эти работы и проделывает то же самое, повторяя процедуру до тех пор , пока ссылки не начнут повторяться. Это означает, что все работы по данному вопросу выявлены.

Следует подчеркнуть, что близкие по тематике ранее изученные ретроспективы указателями не могут служить основным источником выявления, поскольку включают уже отобранный материал, а принципы отбора, возможно, базировались на устаревших научных, политических и других установках. Поэтому такие указатели могут использоваться лишь как дополнительные, да и то только при составлении научно - вспомогательных пособий.

При подготовке рекомендательных пособий в качестве основных источников выявления книг целесообразно использовать органы массовой библиографической информации (например, «Книжное обозрение»), а для статей - небольшой круг основных периодических изданий по теме пособия. Органы государственной библиографии, каталоги, картотеки, и другие источники используются как дополнительные

Библиотечные каталоги и картотеки служат основными источниками выявления литературы при составлении рекомендательных пособий «малых форм» (кратких списков, планов чтения, памяток, которые не требуют разделения всего процесса на рассматриваемые этапы).

Как правило, просмотр начинают с основных вторичных, то есть библиографических источников, потом обследуют дополнительные библиографические источники и только после этого обращаются к первичным источникам - основным и дополнительным, а в определенных случаях - и к личным книжным собраниям ведущих специалистов отрасли, как правило, хорошо знающих документальный поток по своему профилю.

Источники текущей библиографической информации, периодические и продолжающиеся издания следует обследовать в обратно хронологической последовательности , что обеспечивает первоочередное выявление новых материалов.

Библиографические источники могут подвергаться сплошному или выборочному просмотру. Источники с формальным расположением материала (алфавитным, хронологическим, топографическим) сплошному просмотру. Он носит механический характер, очень утомителен, требует от составителя предельной собранности и самоконтроля. Выборочно исследуются источники с систематическим или предметным расположением материала. Главное здесь правильно выбрать разделы или предметные рубрики, соответствующие теме или близкие к ней. Выборочный просмотр более эффективен, так как позволяет сосредоточить внимание на материалах определенного содержания.

По ходу работы составители должны вести две служебные картотеки. В одной отражаются все обследованные документальные источники, независимо от того использованы они или нет. По завершении работы данной картотеки лежит в основу «Списков просмотренных источников», который сопровождает многие указатели литературы и дает читателю представления о его информационной базе.

Другая рабочая картотека включает описание выявленных в ходе просмотра произведений печати. Карточки в этой картотеки располагаются в общем алфавите авторов или заглавий. Таким образом предотвращается дублирование библиографических записей.

Основной этап составления библиографических пособии. Аналитический подэтап

После выявления материала по теме составляемого пособия (в отдельных случаях одновременно с выявлением) библиографы проводят его анализ, предусматривающий несколько операций, тесно связанных между собой и выполняемых параллельно или последовательно:

-общий библиографический анализ документов;

- составление библиографических описаний;

- аннотирование или реферирование;

- индексирование, предметизация;

- окончательное оформление библиографической записи.

Другими словами, аналитический подэтап библиографирования представляет собой набор операций по свертыванию информации в документах, отобранных для данного пособия, с целью включения в заданный объем максимально возможного числа сведений об этих документах. Особенностью этого подэтапа библиографирования является сочетание приемов библиографирования, закрепленных в государственных стандартах, инструкциях и других регламентирующих документах, с творческими операциями, позволяющими составителю в максимальной степени проявить свои профессиональные способности, знания, эрудицию.

Это -- начальная операция аналитического подэтапа во время которой составитель знакомится с содержанием и формой документа:: выявляет идейные позиции автора, основную и сопутствующие темы библиографируемого произведения, его структуру, социальную (научную и культурную) значимость, типологические, жанровые и стилевые особенности, целевое и читательское назначение, уровень художественного оформления и полиграфического исполнений

Организуется общий библиографический анализ документов следующим образом.

Анализ самого документа включает: ознакомление с титульным листом, издательскими данными и аннотацией, оглавлением, предисловием и/или вступительной статьей, примечаниями, комментариями и в нужных случаях выборочное чтение текста произведения. Иногда возникает необходимость изучения дополнительных источников, содержащих сведения об авторе и содержании документа. В этих целях используются критические статьи, рецензии, отзывы в произведениях других авторов, материалы научных дискуссий, справочные издания, издательские проспекты, ранее изданные библиографические пособия. Общий библиографический анализ документов преследует две цели: повышение знаний составителя до такого уровня, чтобы он мог достаточно свободно ориентироваться в теме пособия; подготовка «почвы» для других операций аналитического подэтапа Умение быстро, глубоко и всесторонне провести общий библиографический анализ документа -- показатель высокой профессиональной подготовки библиографа.

Составление библиографического описания. Строго говоря, на аналитическом подэтапе в большинстве случаев библиографическое описание не составляется, а уточняется, поскольку описание многих документов заимствовано из основных и дополнительных библиографических источников. Составитель обязательно должен сверить их с оригиналом. Ни один, даже самый авторитетный источник, не гарантирует от неточностей. Кроме того, библиографическое описание, взятое из старых источников, не отвечает современным требованиям. Наконец, ошибки может допустить сам составитель в ходе просмотра источников

Аннотирование. Реферирование. Библиографическое описание представляет собой достаточно пассивную форму общей характеристики документа. В нем приводятся фамилия автора, заглавие, подзаголовочные и подзаголовочные данные, место издания, издательство, год издания, количественная характеристика, иногда способ печати, язык издания. Разумеется, отдельные элементы описания несут содержательно-оценочную информацию о документе, но в основном предположительного свойства. Нередко библиографическое описание не дает ясного представления о содержании произведения, его характере, предмете исследования. Необходимы дополнительные сведения, расширяющие и углубляющие характеристику документа. Эту задачу решают аннотация и реферат.

Аннотация -- краткая характеристика документа, его части или группы документов с точки зрения назначения, содержания, формы и других особенностей -- в первую очередь необходима в рекомендательных библиографических пособиях, а также в тех научно-вспомогательных указателях, в которых отсутствует какой-либо иной способ раскрытия содержания включенных документов, поскольку они расположены по формальному признаку: в алфавите авторов или названий, в хронологическом или обратно хронологическом порядке, по языкам и т. д.

Характер, содержание, объем аннотации зависят от вида, читательского и целевого назначения, структуры подготавливаемого пособия, тематики аннотируемых документов, а также от квалификации составителя. Составителям следует избегать заимствований готовых аннотаций из других пособий, аннотированной карточки, поскольку в них содержание аннотаций было продиктовано иными целями. Кроме того, в каждом конкретном библиографическом пособии аннотации должны быть выдержаны в определенном ключе (соблюдены сформулированные проспекте методические требования, обеспечено единообразие в раскрытии содержания документов и т. д.).

Аннотация призвана дополнить заглавие, если оно недостаточно информативно. В ней могут быть приведены такие сведения: упоминаниях о новых фактах, явлениях, экспериментах, методах, изложенных в произведении; о времени, к которому относятся описываемые события; о наличии таблиц, графиков и других приложений.

Аннотация дифференцируются по самым разным признакам. Наиболее общая классификация аннотаций осуществляется по функциональному назначению и по способу характеристики аннотируемых документов.

По функциональному назначению аннотации делятся на справочные и рекомендательные.

Справочная аннотация уточняет заглавие произведения и/или сообщает дополнительные (преимущественно фактические) сведения об авторе, а также о форме, содержании, жанре, назначении и других особенностях документа, отсутствующие в библиографическом описании. Справочные аннотации должны быть предельно краткими. Выполняя уточняющие по отношению к библиографическому описанию функции, они не требуют развернутой характеристики аннотируемого документа. Справочные аннотации особенно широко применяются в научно-вспомогательных библиографических указателях. В рекомендательных пособиях они используются в основном при описании справочной, учебно-методической литературы, библиографических пособий, положений, инструкций и других подобных документов.

Рекомендательная аннотация характеризует и оценивает документ исходя из потребностей, уровня подготовки, возраста и других особенностей той группы читателей, которой адресовано данное библиографическое пособие. Рекомендательная аннотация призвана актинии пропагандировать лучшую литературу, воздействуя не только на логическое, но и на эмоциональное восприятие читателя. Рекомендательная аннотация должна оказывать действенную помощь в изучении литературы, способствовать правильной организации систематического, целее- направленного чтения. Поэтому в этих аннотациях значительное место занимают педагогические элементы, различного рода методические советы и рекомендации.

Объем рекомендательных аннотаций обычно значительно превышает объем справочных, хотя требования краткости и точности и здесь остаются в силе.

Рекомендательные аннотации помещаются, прежде всего, в пособиях популярно - просветительного, самообразовательного назначения. В научно- вспомогательных пособиях они используются в тех случаях, когда необходимо охарактеризовать наиболее значительные и цепные в научном отношении документы.

По второму признаку -- способу характеристики документов -- аннотации делятся на общие, аналитические и групповые.

Общая аннотация характеризует произведение в целом и применяется в основном в двух случаях; для раскрытия произведений, по своему содержанию целиком относящихся к теме указателя (или его раздела), и для универсальных пособий, не ограниченных никакими содержательными рамками (например, аннотации на печатных аннотированных карточках).

Общая аннотация может содержать самые разнообразные сведения ( биографические данные об авторе, о времени и обстоятельствах написания произведения и т. п.), но главное в ней - характеристика социального и научного содержания произведения, его значения для данной темы.

Аналитическая аннотация раскрывает только часть содержания документа и применяется в тех случаях, когда аннотируемое произведение относится к теме пособия частично. Различаются две основные разновидности аналитических аннотаций: раскрывающие определенный аспект содержания произведения и выделяющие какую-то часть произведения -- главу, параграф, отдельное высказывание.

Групповая аннотация объединяет несколько близких по содержании (или по какому-либо другому признаку) документов и дает им обобщенную характеристику, позволяющую более экономно и точно, избегая повторений, показать общее и особенное в аннотируемых произведениях. Различаются три основных вида групповых аннотаций:

- аннотация, характеризующая несколько самостоятельных произведений (книг или статей) одного или разных авторов;

- аннотация, характеризующая ряд произведений, объединенных единой издательской формой, например тематический сборник и содержащая обобщенную характеристику темы сборника, а также простое перечисление его разделов или помещенных в нем произведений, достаточное для раскрытия содержания сборника;

- аннотация на одно произведение, в которой помещ0аются сведения и о других произведениях, так или иначе связанных с аннотируемым.

Известно, что два принципа классификации (функциональное назначение и способ характеристики) применяются к одним и тем же аннотациям.

Таблица

Двумерная типологическая классификация аннотаций

	Общие	Аналитические	Групповые
Справочные	1	2	3
Рекомендательные	4	5	6

Определенный тип аннотаций, обозначенный в таблице цифрами, образуется путем совмещения (пересечения) свойственных ему основных видовых признаков. Например, 1 -- справочная/общая, 3 - справочная/групповая и т. д.

Таким образом, аннотации по своему характеру чрезвычайно разнообразны. Учитывая многие факторы, библиограф в каждом конкретном случае решает, какая именно аннотация наиболее соответствует замыслу пособия, содержанию и значению аннотируемого произведения. Аннотированию нельзя научиться посредством простого усвоения некоторого набора правил. Такое усвоение- лишь необходимое начало. Составление аннотации -- процесс творческий, требующий от библиографа широких общенаучных и профессиональных знаний, эрудиции, опыта, определенных литературных способностей и навыков. Умение хорошо аннотировать приходит в результате упорной работы над повышением уровня профессионального мастерства.

В процессе работы над пособиями библиографы сформулировали своеобразный кодекс требований к аннотациям. Такой кодекс создан, например, в БАН. Он включает следующие положения:

Аннотация должна быть лаконичной (длинные аннотации не
всегда дочитываются до концу)но в тоже время достаточно
конкретной, со ссылкой, в случае необходимости, на факты, имена, даты и т. д., вполне понятной без перечитывания. В аннотациях следует избегать сложных придаточных предложений, тяжелых синтаксических оборотов, длинных определений. Если одно и то же понятие можно определить рядом синонимов, необходимо остановиться на наиболее употребительном. Надо избегать в
аннотации лишних слов, которые без ущерба для смысла можно
выбросить. Желательно соблюдать также единство времени и
единообразие глагольных форм, не следует начинать аннотации
с предлога «о».

Аннотация не должна повторять сведений, содержащихся в заглавии, и перефразировать их.

3. Желательно для каждой библиографической работы придерживаться примерно одинакового объема аннотаций и соблюдать логический порядок приводимых сведений независимо от того, как они даны в аннотируемом документе.

4. Научная терминология, применяемая в аннотации, должна быть общепринятой, соответствовать современному уровню знаний. Приводимые в библиографическом описании малоизвестные и устаревшие термины или термины, используемые только данным автором, следует пояснять.

5.Необходимо следить за тем, чтобы не было противоречий или несоответствия аннотаций систематизации. Аннотация должна оправдывать и подтверждать отнесение работы к определенному разделу пособия.

Реферат представляет собой краткое изложение содержания документа (его части) с основными фактическими сведениями и выводами, необходимыми для первоначального ознакомления с документом и определения целесообразности обращения к нему. Рефераты классифицируются по целевому назначению (общие и специализированные); глубине свертывания информации (информативный реферат, реферативная аннотация, расширенный реферат); форме представления (анкетные или позиционные рефераты, табличные рефераты, рефераты телеграфного стили, схематические рефераты); методу изложения информации в реферате (реферат-экстракт, перефразированный реферат, синтезированный реферат); способу подготовки (ручной, автоматизированный); количеству охваченных рефератом источников (монографический, сводный); авторскому исполнению (автореферат; реферат, составленный другим человеком -- референтом).

Процедуру реферативного анализа облегчает использование специальных формализованных схем (анкетное и избирательное реферирование)

При анкетном реферировании широко используются специально разработанные в информатике детальные схемы (анкеты) универсального и отраслевого характера в качестве руководства для выбора нужной информации в тексте документа. Задача референта заключается в том, чтобы найти ответы на вопросы анкеты. Реферирование сводится к заполнению соответствующих позиций анкеты и построению вторичного документа -- реферата -- по жесткому плану (алгоритму).

При избирательном реферировании главное внимание уделяется типу и функциональному назначению (жанру) реферируемого документа. Выявленные в ходе реферативного анализа сведения излагаются в тексте реферата в форме пересказа. Самый простой методический прием изложения -- экстрагирование, когда из текста документа референт полностью или в изложении переносит в реферат фразы, предложения. При перефразировании реферат имеет лишь частичное текстуальное совпадение с исходным текстом, при интерпретации содержание может быть раскрыто на основе обобщенного представления о нем.

Библиографическая запись. Результаты рассмотренных выше аналитических операций библиографирования объединяет библиографическая запись -- основной элемент библиографического пособия. Поэтому процесс составления библиографических записей представляет собой переход от аналитического к синтетическому подэтапу библиографирования. В зависимости от темы, целевых и читательских установок, жанровых, видовых и других особенностей составляемого пособия структура библиографической записи может варьироваться.

Правильное оформление библиографической записи имеет важное значение.. Каждый ее элемент (библиографическое описание, аннотация или реферат, классификационные индексы и др.) помещается с новой строки. В печатных указателях описания и аннотации целесообразно набирать разными шрифтами. Сами записи отделяются друг от друга пробелами

Синтетический подэтап

На синтетическом подэтапе осуществляется отбор выявленных и изученных документов и группировка библиографических записей,

Отбор документов -- важнейший технологический процесс библиографирования, предполагающий ограничение массива библиографических записей в соответствии с намеченными критериями.

Отбор материала как результат особого этапа библиографирования в той или ной мере свойственен подавляющему большинству библиографических пособий, в частности всем без исключения научно-вспомогательным и рекомендательным указателям. Можно назвать пособия, в которых отбор вообще не осуществляется (таковы указатели всех прижизненных изданий произведений какого-либо лица; указатели произведений печати, вышедших в свет на территории определенной местности -- города, района, области и пр.)- Здесь сам замысел, цель работы требуют стремления к исчерпывающей полноте охвата материала, но это лишь исключения, подтверждающие правило.

Отбор документов для библиографических пособий можно разделить на ограничительный (формальный и содержательный) и качественный.

Ограничительный отбор. Формальные ограничения при отборе могут быть пространственными (фонд библиотеки или фонды ряда библиотек, ассортимент издательской продукции), формально-издательскими (вид издания, тираж, объем, способ размножения и др.), хронологическими (учетный период, время написания), территориальными языковыми, авторскими и др. При таком отборе не затрагивается содержание, тематика документов. Ограничительный содержательный отбор требует от составителей глубокого знания литературы по существу вопроса, серьезной подготовки. Помощь библиографу в принятии конкретных решений окажут научные редакторы т консультанты- специалисты в данной области.

Качественный отбор. В процессе такого отбора подлежат исключению документы, не соответствующие конкретному целевому и читательскому назначению указателя. Качественный отбор свойствен не только рекомендательной, как полагали в прошлом некоторые библиографоведы, но и научно-вспомогательной библиографии.

Качественный отбор -- наиболее сложный процесс. Библиографу надо не только основательно знать тему пособия и имеющуюся по ней литературу, по и уметь осуществлять сравнительный анализ научной или художественной ценности близких по тематике работ, учитывать уровень подготовки, специфику восприятия и особенности психологии различных групп потребителей информации, которым предназначен тот или иной указатель.

Группировка библиографических записей. Вторым технологическим процессом синтетического подэтапа библиографирования является группировка библиографических записей. Она помогает читателям лучше ориентироваться в пособии, быстро находить нужные материалы, видеть взаимосвязи между ними, а в ряде случаев и подсказывает порядок, последовательность знакомства с произведениями печати. Группировка включает три основных операции: разделение всего массива записей па определенные группы по избранному признаку; определение последовательности разделов, подразделов, рубрик и т. д.; выбор способа расположения записей внутри рубрик (подрубрик), то есть внутри так называемых последних делений.

Различают три основных способа группировки: формальный, содержательный и рекомендательный. Равно как и при отборе документов, и этих способах проявляются отдельно или в совокупности основные общественные функции библиографической информации. Формальное расположение обеспечивает поиск конкретных документов а, содержательное -- содействует реализации поисковой и коммуникативной функции, а рекомендательное -- главным образом оценочной

Главное назначение формальной группировки заключается в том, чтобы обеспечивать поиск конкретных документов по их внешним признакам.

Формальная группировка имеет ряд разновидностей: расположение в алфавите заглавий документов или фамилий их авторов, по виду изданий, по месту издания или хранения; формату, хронологии издания или написания произведений, языку, издающим организациям, учреждениям и т. п. Однако при любой из этих разновидностей не затрагивается содержание документов. Расположение материала по внешним признакам является наиболее простым и легким для составителя библиографического пособия.

Содержательная группировка, в отличие от формальной, не может базироваться только на библиографических описаниях, так как включенные в них данные о документах зачастую не раскрывают их тематику. Здесь необходимо непосредственное обращение библиографа к тексту документов или к аннотациям (рефератам). Поскольку одно и то же произведение, как правило, нередко посвящено ряду тем (вопросов), возникает необходимость или дублирования его описания в разных разделах пособия, или применения отсылок.

Содержательная группировка может быть систематической, тематической и предметной.

При систематической группировке материал располагается какой-либо схеме классификации. В универсальных пособиях чаще всего используются ББК, УДК и другие аналогичные универсальные классификации. В отраслевых пособиях применяются научные классификации, разработанные в данной научной дисциплине и содержащиеся обычно в учебниках и программах для высших учебных заведений обобщающих научных трудах, в справочных изданиях.

Тематическая группировка близка к систематической, однако ей присущи большая подвижность, менее жесткая внутренняя структура. Это означает, что при тематическом расположении наименования разделов и подразделов, их последовательность, степень дробности делений могут быть различны в пособиях на одну и ту же или близкую тему. Тематическая группировка чаще всего применяется в комплексных или проблемных библиографических указателях, отражающих литературу по одной или нескольким отраслям знания.

При предметной группировке библиографические записи комплексируются под предметными рубриками, а сами рубрики располагаются в алфавите их наименований. Достоинство такого способа расположения заключается в том, что он позволяет быстро находить материалы по конкретным узким вопросам. Однако предметная группировка носит в какой-то мере формальный характер, поскольку в соответствии с ней рубрики, близкие по содержанию, располагаются в разных местах. Приходится широко использовать систему отсылок и перекрестных ссылок, но и этого бывает недостаточно.

Рекомендательная группировка преследует цели руководства чтением и может быть осуществлена в различных вариантах от общего к частному, от простого к сложному. Совершенно очевидна ее педагогическая направленность. Рекомендательная группировка целесообразна в пособиях, адресованных как малоподготовленным, так и квалифицированным читателям, в том числе -- специалистам.

В зависимости от внутренней структуры пособия различают простую и сложную группировку. При простой группировке все записи располагаются в какой-либо одной последовательности, а членение материала на разделы и подразделы отсутствует. Такое расположение применяется в небольших пособиях, отражающих ограниченное число документов (кратких списках литературы, планах чтения, беседах о книгах, памятках и т. п.).

Сложная группировка предусматривает распределен описаний по разделам подразделениям, рубрикам и подрубрикам, а в пределах каждого последнего деления материал также располагается в определенной, заранее избранной последовательности (в алфавите фамилий авторов или заглавий, хронологии издания, по типам литературы, в логической последовательности -- от общего к частному, от простого к сложному и т. д.

Заключительный этап составления библиографических пособий

Заключительный этап библиографирования включает в себя подготовку справочного аппарата, редактирование и оформление библиографического пособия.

В состав справочного аппарата входят: предисловие, вступительная (вводная) статья, вспомогательные указатели, приложения, оглавление, методические советы.

Предисловие, которым должно открываться любое, даже сравнительно небольшое пособие (основой для него служит план -проспект), содержит сведения об основных задачах пособия, значении данной темы. Здесь дается характеристика целевого и читательского назначения пособия, приводятся сведения об отраженной в нем литературе (по разным параметрам), разъясняется общий принцип группировки материала (при этом разделы не перечисляются, для такой цели служит оглавление), сообщается о расположении записей внутри последних делений. Если в разных разделах такая последовательность различна, то в предисловии это оговаривается.

Характеризуя аннотации, следует показать их роль в ознакомлении читателей с документами, назвать используемые в данном пособии виды аннотаций. Недостаточно просто перечислить имеющиеся вспомогательные указатели, надо обратить внимание читателя на особенности их построения практического использования. В предисловии обязательно указывается верхняя хронологическая граница отбора материала (год, месяц, число).

Вступительная статья. Крупные рекомендательные и ретроспективные научно - вспомогательные пособия, помимо предисловия, иногда открываются вступительной (вводной) статьей. Она представляет собой более или менее развернутый обзор основной литературы по теме пособия. Статья должна быть обязательно связана с основным текстом пособия путем отсылок к соответствующим библиографическим записям.

Вспомогательные указатели. Сложная структура пособия обеспечивает многоаспектное раскрытие объектов библиографирования по их содержанию, значимости, формальным признакам. Однако даже самая совершенная группировка не обеспечивает ответы на все вопросы, с которыми читатели обращаются к тому или иному библиографическому пособию. Этот недостаток любой группировки позволяют преодолеть вспомогательные указатели, которые представляют собой часть библиографического пособия, отражающую сведения о произведениях печати в ином разрезе, чем в основном тексте пособия, с отсылкой к соответствующим библиографическим записям. Иными словами, можно сказать, что любой вспомогательный указатель как бы продолжает

Традиционным и очень распространенным является именной указатель. Иногда он включает заглавия всех отраженных произведений (как авторских, так и коллективных). Такие указатели особенно важны в рекомендательных библиографических пособиях. Именные указатели нередко содержат сведения о составителях, редакторах, переводчиках, иллюстраторах и других лицах, принимавших участие в создании произ- ведений.

Персональные указатели (указатели личных имен) составляют и как самостоятельные. В них персональные рубрики желательно снабжать указаниями на профессию, род деятельности, отличая, заслуги того или иного лица. Это расширяет и уточняет характеристику лиц, дает читателю дополнительную информацию о них. Для выявления персональных рубрик используется не только библиографическое описание, но и другие элементы библиографической записи: аннотация, реферат. Более сложны с точки зрения составления вспомогательные указатели, раскрывающие содержание документов. К их числу относятся, в частности, предметные вспомогательные указатели. Естественно, одних библиографических описаний для их создания недостаточно; приходится обращаться к аннотациям и рефератам, а также непосредственно к текстам произведений.

Составление предметного указателя связано, кроме того, с соблюдением ряда методических требований. Так, внутри крупных рубрик обязательно выделяются более частные подрубрики. Родственные или близкие по содержанию понятия связываются перекрестными ссылками. Соблюдается инверсия в сложных сочетаниях с вынесением на первое место основного смыслового слова (партии политические, машиностроение тяжелое, животноводство молочное и т. п.). От старых или отвергнутых понятий даются отсылки к современным.

Содержание документов, включенных в пособия, раскрывают систематический и тематический вспомогательные указатели. Такими указателями полезно снабжать пособия с формальным расположением записей в основном тексте (алфавит фамилий авторов, хронология издания и пр.).

В пособиях, включающих сведения о периодических и продолжающих изданиях, очень важны вспомогательные указателями редакторов, издающих организаций и коллективов. К ретроспективным библиографическим трудам составляется хронологический указатель, позволяющий находить издания, вышедшие в определенном году. Встречаются также указатели мест издания, языковые и др.

Технология составления любого вспомогательного указателя сводится к следующему. Библиограф внимательно просматривает основной текст пособия и выбирает из записей понятия, соответствующие виду указателя. Каждое из них записывается на отдельную карточку, а рядом -- проставляется порядковый номер записи или страница, на которой она помещена. Затем карточки подбираются в строгом алфавите понятий. Одинаковые понятия переносятся на одну карточку с указанием всех номеров или страниц текста. В картотеке выделяются буквенные разделители, и она переписывается на отдельные листы в один или два столбца. К указателю должны быть составлены пояснительные замечания: о его содержании, принципе отсылок к тексту, принятых условных сокращениях.

Следует иметь в виду, что при подготовке пособий на компьютере вспомогательные указатели составляются автоматически.

Приложения. В состав приложений к библиографическим пособиям входят: списки просмотренных источников, списки условных сокращений, дополнения, а в некоторых рекомендательных пособиях и советы библиотекарю: В отличие от вспомогательных указателей приложения не имеют непосредственной (путем отсылок) связи с основным текстом пособия.

Списки просмотренных источников дают представление о реальной источниковой базе, на которой велось выявление документов. Они составляются на основе картотеки источников, создаваемой еще в процессе выявления материалов. Следует подчеркнуть, что пособие должно быть снабжено списком всех просмотренных, а не только использованных источников (хотя последнее нередко встречается на практике). Дело в том, что, обследуя различные источники, библиограф в некоторых из них может и не обнаружить документов по теме пособия. Тем не менее их также необходимо указать в списке, дабы избавить читателей от ненужного обращения к материалам, которые уже были в поле зрения составителя.

К перечням источников предъявляются два требования: они должны быть полными и точными. Первое требование заключается в том, что в списке обязательно перечисляются все источники - не только библиографические пособия, но и каталоги и картотеки библиотек, периодические и продолжающиеся издания, справочники, прикнижные и пристатейные списки литературы, которые просматривались составителем. Второе требование- точность производимых описаний. Нельзя просто указать, что просмотрена, например, «Книжная летопись», но следует перечислить все номера (и годы), которые были обследованы. Точно так же надо назвать просмотренные каталоги и картотеки (а при необходимости -- и разделы) конкретных библиотек. Если список включает значительное число просмотренных источников, то целесообразно разделить их на группы (библиографические пособия, каталоги и картотеки, периодические издания пр.).

Пособия, отражающие большое количество аналитических описаний статей из журналов и продолжающихся изданий, следует снабжать списками условных сокращений. При этом в библиографических описаниях ссылка па источник дается в сокращенной форме (например, ДРАН -- Доклады Российской академии наук, БТИ -- Бюро технической информации и т. п.), а в списке сокращений приводятся полные наименования изданий. Принятые сокращения следует выдерживать на протяжении всего текста пособия. Списками условных сокращений библиотек сопровождаются также печатные сводные каталоги и бюллетени, отражающие поступления в фонды ряда библиотек. Здесь приводятся также адреса библиотек.

В процессе подготовки и издания пособий выходят в свет новые произведения. В связи с этим составители могут включать сведении о таких документах в качестве особых дополнений. Они помещаются ми еле основного текста и не входят в общую структуру пособия.

Советы библиотекарю по использованию пособий целесообразно помещать в крупных универсальных и тематических рекомендательных указателях. Такие материалы правильнее всего давать на отдельном вкладыше, поскольку они не предназначаются непосредственно читателям. Советы должны быть конкретными, содержать не только общие рекомендации о возможностях использования пособия и ни им дуальной и массовой работе с читателями, но и разработки по проведению тех или иных мероприятий (например, схемы выставок, материалы к читательским конференциям, библиографическим обзорам, беседах о книгах и т. п.).

Анкеты и бланки опроса читательского мнения о данном пособии входящие в состав приложений, должны включать сравнительно небольшой перечень вопросов. Читателям будет легко на них ответить. Вопросники также помещаются на особом вкладыше: читатели заполнив анкету, могут переслать или передать ее непосредственно работникам библиотеки,. проводящим обследование.

Работа над пособием завершается его редактированием и оформлением. Различают научно- библиографическое, литературное, и технико - библиографическое редактирование. Первое осуществляется в течении всей работы над пособием, а второе и третье - после ее окончания.

В роли научных редакторов выступают обычно высококвалифицированные специалисты (сотрудники научно - исследовательских учреждений, преподаватели вузов и др.).

Научному редактированию подвергается текст аннотаций (или рефератов). Редактор должен установить, насколько аннотации отвечают их «модели», представленной в плане-проспекте пособия, в какой мере отражены в них особенности предмета библиографирования.

В процессе литературного редактирования осуществляется вычитка всего текста пособия. При этом исправляются встречающиеся стилистические погрешности и неточности, повторы, неудачные выражения, отпечатки.

Литературному редактированию подлежат также вступительные тексты к разделам, наименования разделов, подразделов и рубрик. Надо следить за тем, чтобы такие наименования наиболее точно отражали содержание документов соответствующего деления.

В процессе технико-библиографического редактирования проверяется единообразие описаний и точность, их соответствие действующим стандартам (на библиографическое описание и сокращение русских слов и словосочетаний). Выясняется также, отвечает ли порядок записей установленному в плане-проспекте, правильно ли они пронумерованы

Необходима выборочная сверка вспомогательных указателей с основным текстом с целью обнаружения ошибок и пропусков:

Как и любое издание, пособие открывается титульным листом. На нем или на обороте следует указывать фамилию (фамилии) составителя и его инициалы, На титульном листе приводится также заглавие указателя, подзаголовок (сведения о типе пособия, переиздании, научном редакторе и пр.), выходные данные и -- в над заголовке -- наименование подготовившего работу учреждения (библиотеки). В необходимых случаях используются контртитулы (наименование серии и перевод титула на другие языки), шмуцтитулы (для обозначения названий разделом и подразделов), колонтитулы (для рубрик и подрубрик на каждой странице основного текста).

Для набора различных структурных частей пособия (предисловия, вступительной статьи, основного текста, вспомогательных указателем и т. д.) применяются шрифты различных кеглей. Так, аннотации (рефераты) обычно набираются более мелким шрифтом, чем библиографические описания. Порядковые номера записей должны быть выделены полужирным шрифтом, аннотации -- отделяться от описаний пробелом и начинаться с красной строки. Различные шрифты используются для заглавий разделов, подразделов, рубрик и подрубрик. Существенное значение (что не всегда учитывается па практике) имеет правильное оформление оглавления (содержания): при наборе названий разделов подразделов, рубрик и т. д. должны применяться втяжки, чтобы хорошо были видны их взаимосвязи и внутренняя соподчиненность.

Художественное оформление библиографических пособии предполагает широкое использование различных иллюстративных материалов: титульных листов наиболее интересных и значительных изданий, портретов деятелей науки, культуры, искусства (в персональных указателях библиографических словарях), карт (в страноведческих и краеведческих пособиях).

Яркая выразительная обложка украшает пособие и привлекает к нему внимание читателей. Особое значение это имеет в рекомендательных указателях. Однако элементы внешнего оформления должны раскрывать основное содержание пособия, а если оно серийное, то необходимо выдерживать единые принципы художественного оформления во всех выпусках серии. Решающую роль в достижении успеха играют творческое содружество, тесные контакты художника с библиографом-составителем.

Размещено на Allbest.ru