Особенности интегрированной системы логистики производственно-хозяйственной организации

2. Производственный отдел - обеспечивает информацией по вопросу, какое сырье необходимо и в каком количестве на данный период времени, в соответствии с производственным циклом. Получает информацию о сырье, его наличии, сроках доставки сырья, его заменителях.

3. Служба главного инженера - снабжает информацией о том, какие типы сырья необходимы и спецификациями необходимого количества сырья.

4. Финансовый отдел - снабжает информацией по оплате поставщикам, занимается анализом и сравнением реальных затрат с бюджетными. Получает информацию о ценах на сырье, затратах и т.д.

Внешние ИП:

Непосредственно от поставщиков получают информацию о ценах и скидках, налогах. А также информацию о производственных возможностях поставщика - эта информация имеет огромное значение для определения политики поддержания уровня запаса и гарантии постоянного снабжения производства. От заказчиков получают о необходимом товаре, его количестве и сроке доставки.

Для повышения эффективности осуществления закупок и снабжения необходимо максимально автоматизировать этот процесс и использовать современные компьютерные технологии.

Рис.3.1-2. Упрощенная схема автоматизированной системы закупок

Применение компьютера при осуществлении закупок и снабжении дает следующие положительные результаты:

1. Компьютерная обработка процедур до минимума снижает усилия служащих по обработке вручную, что в итоге приводит к меньшему количеству ошибок и сокращению времени на обработку.

2. Учетная информация часто более точная и доступна по первому требованию, что оборачивается лучшей подготовкой переговоров, лучшими ценами и качеством.

3. Отношения с поставщиками могут быть улучшены благодаря ускоренным потокам точной информации, а также благодаря тому, что покупатель посвящает больше времени на переговоры лицом к лицу с поставщиками на важные темы.

Тенденции управления закупками и снабжением:

1.Создание общей БД о поставщиках, а также электронный обмен данными с основными поставщиками - для упрощения сделок и ускорения взаимодействия.

2.Интернет, к которому имеет доступ большинство компаний, позволяет осуществить обмен информацией между компаниями при низких затратах - появилась возможность по сохранению конфиденциальной информации и безопасной обработке платежей, многие сделки будут проводиться в этой сети.

3.Обучаемые компьютерные агенты. Эти агенты, будучи введены в программное обеспечение, проникают в смежные компьютерные сети и находят информацию, например, по продукции, поставщикам или ценам, или осуществляют административные процессы или сделки. Это ускорит поиск информации и ее получения, помогая сократить общий цикл времени.

4.Аналитические системы / искусственный интеллект. Аналитические системы - это программное обеспечение, содержащее принципы, в соответствии с которыми могут приниматься решения задач пользователя. Такие системы будут разрабатывать для упрощения обычных сделок при осуществлении закупок предприятия.

3.2 Должностная инструкция управляющего-логистика

Общие положения:

Управляющий-логистик отдела закупок и снабжения подчиняется непосредственно директору предприятия.

Управляющий-логистик руковдствуется в своей деятельности настоящей должностной инструкцией.

На данную должность назначаются лица с высшим образованием и стажем работы в аналогичной должности не менее 2-х лет. Назначение осуществляется приказом директора.

Описание работы:

Целью деятельности управляющего-логистика является: удовлетворение потребностей в закупках сырья, включая планирование закупок, инспекцию отобранных товаров, размещение заказа и совершение закупок. Разрабатывает политику, процедуру и практику управления поставками в компании, оценивает эффективность осуществления функции закупок во всей компании. Разрабатывает и поддерживает систему данных, из которой можно узнать, что покупается, кем, где, в каком количестве и по какой цене. Работает сообща со служащими отдела закупок на всех уровнях в оперативных группах и подразделениях для обеспечения непрерывности и полной интеграции функции закупок.

Управляющий-логистик обязан:

1.Ознакомиться с деятельностью подразделения и требованиями к сырью, особым товарам, требованиям по обслуживанию и транспортировки сырья, его применением, источниками снабжения и наличием у них сырья, ценами, качеством, действиями продавца и рыночными условиями.

2.Знать политику компании в отношении закупок и процедуру закупок; понимать, координировать и осуществлять взаимодействие при закупках требуемых товаров, которые могут и должны централизованно закупаться с экономической выгодой и в географически близких районах.

3.Периодичкски оценивать все действующие договора с точки зрения их ценности для компании в смысле регулярности доставки, цены, условий оплаты, правильности выбора поставщика, с тем чтобы уведомить как отдел закупок, так и руководство компании о любых потерях.

4.Проводить переговоры, размещать заказы и заключать соглашения на поставку необходимого сырья, с тем чтобы обеспечить своевременную доставку товаров с максимальной выгодой для компании.

5.Разрабатывать и поддерживать базу данных по закупкам, которая должна быть совместима и интегрирована в аналогичные системы компании.

6.Отслеживать соответствие запаса сырья утвержденному уровню, распоряжаться избытком сырья, продуктами переработки и другими излишками путем перевозки, использования или продажи.

7.Отвечает за физическую обработку входящих поставок сырья, идентификацию сырья, уточнение количества, подготовку докладов и перемещение сырья к месту его использования или хранения.

8.Занимается отбором, классификацией и проведением анализа данных, необходимых для поиска альтернативного сырья; прогнозирует снабжение, спрос и цену на основные виды закупаемых товаров; проводит анализ ценности и возможностей поставщика; разрабатывает новые и более эффективные методы для обработки необходимой информации в целях обеспечения функционирования сырьевой системы.

9.Транспортиравка сырья: а) выбор перевозчика, работа с документацией по поставкам, отслеживание поставок, аудит и визирование оплаты расходов по перевозке и оценка деятельности перевозчика; б) анализ транспортировки, в результате которого происходит оценка общей стоимости транспортировки, включая погрузку и выгрузку, способы упаковки, время перевозки; разработка методов сокращения общих транспортных расходов.

Полномочия:

1.Выбор поставщика - должен иметь опыт в определении того, кто способен производить нужную продукцию, и как анализировать надежность поставщика.

2.Использование соответствующего метода ценообразования - включает определение общей стоимости приобретения для выработки цены и условий соглашения.

3.Контроль за контактами с потенциальными поставщиками - должен поддерживать отношения с потенциальными поставщиками.

Управляющий-логистик имеет право:

1.Утверждать планы материально-технического снабжения и контролировать их выполнение.

2.Заключать хозяйственные договора и контролировать их выполнение.

3.Издавать распоряжения в пределах своей компетенции, обязательные для исполнения работников предприятия.

Глава 4. Разработка функциональной схемы информационно-вычислительной системы планирования и управления логистической деятельности

4.1 Функциональная схема информационно-вычислительной системы планирования и управления логистической деятельности

Рис.4.1-1. Блок-схема функциональной структуры ИВС планирования и управления ЛД.

Обозначения:

ФП - функция планирования

ФК - функция контроля

ФУ - функция управления

ФО - функция обслуживания

4.2 Составление заказов на готовую продукцию

Для составления заказов каждая фирма разрабатывает собственные стандартные бланки, которые должны содержать следующую информацию:

1.Название и порядковый номер документа. Номер поможет найти нужный документ, а также он указывается в документах, прилагаемых к заказу (товарно-транспортная накладная, счет-фактура и т.п.)

2.Название, адрес и банковские реквизиты заказчика и поставщика.

3.Описание товаров. Заказываемый товар должен быть четко описан в заказе с соответствующими ссылками на заявку, спецификацию; указано количество, цена.

4.Дата поставки и должностное лицо, несущее ответственность за заказ.

5.Другая дополнительная информация.

Получив заявку на какой-либо товар, отдел закупок готовит заказ на закупку. Заказ тщательно сверяется с карточкой спецификации, ценой, условиями и т.д., прежде чем в итоге он будет почтой (факсом) отправлен выбранному поставщику.

Все заявки необходимо тщательно проверить, прежде чем предпринимать какие-либо действия. Запрашиваемое количество должно быть основано на потребности и на принципах экономной закупки. Нужная дата поставки должна допускать достаточное время на выполнение заявки и получение товара.

4.3 Описание процедуры сбора и переработки заказов на готовую продукцию

Для принятия оптимальных логистических решений процедура сбора и переработки заказов должна быть максимально автоматизирована. Схема процесса сбора и переработки заказов представлена на рис.4.3-1.

При получении заказа на нем ставится отметка о времени получения. Оригинал заказа сопровождается вторым экземпляром, который подлежит возврату, как подтверждение того, что поставщик принял заказ к исполнению. Затем создается файл заказов на закупку ГП. Один из способов создания таких файлов заключается в том, чтобы создать одну копию файла по порядковому номеру заказа на закупку, а вторую в соответствии с названиями заказчиков в алфавитном порядке вместе с сопровождающими реквизитами и адресатами.

Так как проектируемая ПХО работает под заказ, то служба сбыта отправляет в производственный отдел заявку на производство ГП, составленную в соответствии с полученным заказом и прилагаемой к нему карточкой спецификации. После получения на складе ГП требуемого количества, требуемого качества и в требуемое время заказчику отправляется уведомление об отгрузке (когда ГП подготовлена к отправке). В это время в финансовом отделе составляется счет к оплате, уточняются условия предоставления возможной скидки. Затем счет к оплате авторизуется и распечатывается. Товары со склада отправляются заказчику, и представляется счет к оплате. После получения и проверки товара, заказчик подписывает чек и отправляет его продавцу.

Основные выводы и рекомендации

Спроектированная ПХО представляет собой небольшое предприятие, занимающееся производством полимербетонных отделочных плит для строительства и работающее под заказ. Поэтому трудно преувеличить значение логистики на таком предприятии. Чтобы повысить эффективность ПХО и создать дополнительные преимущества перед конкурентами, система логистики должна обеспечить выполнение стандартов обслуживания потребителей: доставка требуемого товара, требуемого качества и количества, в требуемое место и в требуемое время. В строительстве это особенно актуально. Важно так организовать управление закупками, транспортировку и управление производственными процессами, чтобы минимизировать издержки и тем самым обеспечить доступные цены на производимую продукцию.

Поскольку данное ПХО работает под заказ, то очень важно правильно организовать управление запасами сырья. Необходимо, чтобы при получении очередного заказа на складе имелось требуемое сырье. В связи с этим может быть предложено использование на предприятии системы MRP-2 (Manufacturing Resources Planning), которая представляет собой систему организации производства и материально-технического обеспечения. Она включает такие функции как прогнозирование потребности в сырье и материалах, анализ возможных сроков выполнения заказов и уровней страховых запасов, качества обслуживания заказчиков, ретроспективный анализ хозяйственной ситуации с целью выбора оптимальной стратегии прогнозирования по каждому виду сырья, а также автоматизированное проектирование и управление технологическими процессами и др.

Для заданной подсистемы функциональной логистики - РЗЛ - были подробно рассмотрены основные операции и режимы движения МП и ИП и предложена автоматизированная система закупок. Ее суть заключается в создании компьютеризированного информационного обеспечения процесса закупок.

Для повышения эффективности процесса закупок можно рекомендовать создание общей БД о поставщиках, а также электронный обмен данными с основными поставщиками - для упрощения сделок и ускорения взаимодействия. В будущем рекомендуется начать использовать аналитические системы (искусственный интеллект), содержащие принципы, в соответствии с которыми могут приниматься решения задач пользователя. Эти системы будут разрабатываться для упрощения обычных сделок.

Применение новейших компьютерных технологий даст возможность максимально снизить усилия служащих и затраты времени.

В заключение необходимо отметить, что в строительной промышленности одной из наиболее важных подсистем логистики является транспортная логистика, которой необходимо уделять большое внимание. Это объясняется, прежде всего, большим объемным весом и крайне низкой транспортабельностью минерально-строительного сырья, которое составляет значительную часть себестоимости строительных изделий. Поэтому, чтобы по возможности минимизировать издержки, необходим логистический подход к выбору транспортных предприятий, вида транспорта, а также определению оптимальных маршрутов и условий перевозок.

Литература

1.Герасимов В.В., Жаворонков Е.П., Щербаков А.И. Логистика в строительстве - Новосибирск, 1997.

2.Конспект лекций по курсу «ТОЛ», лектор - руководитель УМЦ Логистики, профессор, д.т.н. Мешалкин В.П.

3.Логистика. Учебное пособие п/р профессора Б.А. Аникина, - М.: «Инфра-М», 2000.

4.Майкл Р. Линдерс Управление снабжением и запасами. Логистика - М., 1999 .

5.Мешалкин В.П. Экспертные системы в химической технологии - М.: «Химия»,1995.

6.Михайлов К.В., Патуроев В.В., Крайс Р. Полимербетоны и конструкции на их основе - М.:«Стройиздат»,1989.

7.Патуроев В.В. Полимербетоны - М.,1987.

8.Родников А.Н. Логистика. Терминологический словарь - М.:«Экономика»,1995.

9.Стаханов В.Н., Ивакин Е.К. Логистика в строительстве - Ростов-на-Дону, 1997.

Интернет-сайты

- www.list.ru

- www.rambler.ru

- www.yandex.ru

Размещено на Allbest.ru