Размещено на http://allbest.ru

Размещено на http://allbest.ru

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«Московский государственный технический университет имени Н.Э. Баумана

(национальный исследовательский университет)»

(МГТУ им. Н.Э. Баумана)

ФАКУЛЬТЕТ - ИНФОРМАТИКА И СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

КАФЕДРА - КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ И СЕТИ

РАСЧЕТНО-ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

К НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ РАБОТЕ

НА ТЕМУ:

«Анализ современных систем банковского обслуживания и подписания документов»

Студент

Гр. ИУ6-11М

М.А.Мильченко

Руководитель

Т.Н.Ничушкина

2017 г.

ЗАДАНИЕ

на выполнение научно-исследовательской работы

по теме _Анализ современных систем банковского обслуживания и подписания документов__________________________________________

Студент группы ИУ6-11М _

Мильченко Мария Андреевна

Направленность НИР (учебная, исследовательская, практическая, производственная, др.) ________учебная______________________________

Источник тематики (кафедра, предприятие, НИР) ___кафедра_______

График выполнения НИР: 25% к 4 нед., 50% к 7 нед., 75% к 10 нед., 100% к 14 нед.

Техническое задание Провести анализ существующих систем банковского обслуживания и подписания документов.____________________

Выбрать инфраструктуру проектируемой системы. Выбрать основные элементы проектируемой системы, а также основные методы коммуникации между ними.

__________________________________________________________________

Оформление научно-исследовательской работы:

Расчетно-пояснительная записка на 25-30 листах формата А4.

Перечень графического (иллюстративного) материала (чертежи, плакаты, слайды и т.п.) __НЕТ__________________________________

Дата выдачи задания « ___ » ____________ 20__ г.

Руководитель НИР _________________ Т. Н. Ничушкина

Студент _________________ М. А. Мильченко

РЕФЕРАТ

Расчетно-пояснительная записка 30 с., 6 рис., 1 табл.

БАНКОВСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ, ЭЛЕКТРОННАЯ ПЕЧАТЬ, ORACLE, SAP, BI, ХЭШ_СУММА, ДОКУМЕНТ.

В данной работе проведен анализ современных технологий банковского обслуживания, основных технологий подписания документов, включая традиционное бумажное подписание и бумажный документооборот. Выполнен обзор электронного подписания и электронного документооборота, рассмотрены методы безопасного подписания документов.

Целью исследования является обзор и анализ основных принципов и решений для банковского обслуживания, а также существующих технологий документооборота и подписания документов.

банковское обслуживание документооборот электронный подписание

СОДЕРЖАНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ
• 1 АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩИХ СИСТЕМ БАНКОВСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ
• 1.1 СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С КЛИЕНТАМИ
• 1.2 СИСТЕМА MICROSOFT DYNAMIC
• 1.2 ПРИЛОЖЕНИЕ SAP CRM
• 1.3 SIEBEL CRM
• 2 АНАЛИЗ ТЕХНОЛОГИИ ПОДПИСАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
• 2.1 ГЕНЕРАЦИЯ ОТЧЕТОВ
• 2.2 БУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТ
• 2.3 ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ
• 2.4 ЭЛЕКТРОННАЯ ЦИФРОВАЯ ПОДПИСЬ
• 2.4.1 ОТКРЫТЫЙ КЛЮЧ
• 2.5 ХЭШ-СУММА
• 2.5 ПЛАТФОРМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

Основанием для данной научно-исследовательской работы является учебный план кафедры ИУ6.

Цель научно-исследовательской работы - рассмотреть современные методы банковского обслуживания и документооборота, а также технологии отчетности.

От того, насколько качественно оптимизированы и автоматизированы процессы организации, зависит эффективность ее деятельности.

Все большее количество банков запускают проекты по внедрению или развитию CRM-систем. В век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в данное время.

В данной научно-исследовательской работе рассмотрены три уровня современных систем банковского обслуживания и подписания документов:

1. Уровень обслуживания клиентов - различные CRM системы;

2. Уровень генерации отчетов;

3. Технологии подписания документов.

Помимо этого, анализу были подвергнуты способы безопасной генерации электронного отчета и электронной подписи.

Важность рассматриваемых вопросов определяется тем, что система электронного документооборота позволяет снизить данные расходы за счет автоматизации документоориентированных процессов и сокращения сопутствующих затрат.

1 АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩИХ СИСТЕМ БАНКОВСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

С развитием рынка финансовых услуг российские банки все чаще сталкиваются с такими проблемами, как рост требований клиентов, сокращение прибыли, рост издержек и необходимость идти в ногу с новыми технологиями.

В российских банковских кругах постепенно зреет понимание того, что от внедрения принципов работы с клиентами, которыми давно уже пользуются западные финансисты, получая в результате дополнительные конкурентные преимущества, им также не уйти. Принципы эти - отработка и автоматизация бизнес-процессов, направленных на привлечение и удержание наиболее выгодных клиентов; персонализация взаимоотношений с клиентами, позволяющая минимизировать операционные, административные и другие расходы на работу с ними.

В связи с этим все большее количество банков запускают проекты по внедрению или развитию CRM-систем.

Для того чтобы понять что же такое CRM-система, необходимо рассмотреть особенности и назначение CRM-системы.

1.1 СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С КЛИЕНТАМИ

CRM система (Customer Relationship Management) - это система управления взаимоотношениями с клиентами, другими словами, это система для программной поддержки клиентоориентированного подхода к организации бизнеса.

CRM позволяет банкам наладить учет обращений клиентов и запросов на обслуживание и маршрутизацию заявок внутри компании. Благодаря этому заявки клиентов обрабатываются вовремя и всегда можно узнать их текущий статус. Также данная система позволяет планировать время обслуживания клиентов, назначать встречи для их обслуживания.

Таким образом, использование СRМ дает банкам возможность улучшить качество обслуживания клиентов, повысить их лояльность, увеличить процент количества первичных обращений за новой услугой, переросшие в реальные сделки, а также позволяет автоматизировать и ускорить отдельные этапы процесса продаж.

CRM система позволяет зафиксировать каждый момент взаимодействия с клиентом и сохранить его результат. Впоследствии маркетологи могут использовать накопленную историю взаимодействия, чтобы планировать и выполнять более эффективные, клиентоориентированные маркетинговые кампании, используя наиболее удобные для клиентов каналы коммуникаций.

Программное обеспечение CRM собирает информацию о клиенте и все документы в единственную базу данных CRM. Таким образом, бизнес-пользователь может легко получить доступ ко всем необходимым данным. Также основной функцией CRM является обеспечение взаимодействия с клиентом: по электронной почте, по телефону, по средству социального общения или с помощью других каналов, в зависимости от того, какие системные возможности есть у используемой системы. Автоматизация различных процессов потока операций, такие как задачи, календари и нотификации предоставляют менеджерам возможность отслеживать производительность на основе информации, зарегистрированной в системе.

Существует несколько специализаций CRM:

· Автоматизация маркетинга - автоматизация повторяющихся задач, улучшение маркетинговой деятельности в различных точках в течении всего жизненного цикла работы с клиентом. Например, так как в систему входят персонализированные предложения для клиентов, она может автоматически отправлять им рекламные материалы, обычно по электронной почте или через средства социального общения, с целью увеличения продаж.

· Система автоматизации продаж, также известная как управление отделом продаж. Она необходима для предотвращения двойных усилий между продавцом и клиентом. CRM система может помочь автоматически отследить все взаимодействия с клиентом, последующую обработку данных и анализ обоих сторон.

· Автоматизация контакт-центра: нужна для автоматизации колл-центра, может, например, включать записанное заранее аудио сообщение для распространения информации. CRM включает различные программные инструменты, которые интегрируют с настольными инструментами сотрудника, которые могут обрабатывать потребительские запросы для сокращения времени вызовов и упрощения процессов обслуживания клиентов.

· Технология геолокации или услуги на основе определения местоположения: Некоторые системы CRM включают технологию, которая способна создавать географические маркетинговые кампании на основе физического расположения клиентов. Некоторые из них умеют интегрироваться с популярными приложениями, основанными на определении местоположении через GPS.

В данный момент существует четыре основных поставщика систем CRM в крупных компаниях - Microsoft, SAP и Oracle. Другие провайдеры популярны среди небольших компаний. Дальше следует рассмотреть наиболее популярные CRM.

1.2 СИСТЕМА MICROSOFT DYNAMIC

Microsoft Dynamics CRM - пакет программного обеспечения управления взаимоотношениями с клиентами, разработанный Microsoft.

Microsoft Dynamics CRM -- мощный инструмент для управления взаимоотношениями с клиентами. Он повышает продуктивность сотрудников внутри и вне организации и облегчает взаимодействие отделов продаж, маркетинга и обслуживания клиентов с помощью современных технологий, интегрированных в единую рабочую среду.

Масштабируемое решение Microsoft Dynamics CRM предназначено для компаний, численность пользователей в которых составляет от 5 до 500 человек. При необходимости число рабочих мест в системе может быть многократно увеличено. Уже сегодня в мире успешно работают инсталляции на 1500 пользователей.

Как и большинство CRM-решений, Microsoft Dynamics CRM строится на основе модульного принципа. Основными модулями системы являются: продажи, маркетинг и обслуживание.

С технической точки зрения MS Dynamics CRM является платформой, которую в большинстве случаев используют в качестве базы для развития CRM и фронтальных решений малых и средних организаций. MS Dynamics CRM предоставляет из коробки реализацию типовых блоков таких систем, что существенно ускоряет разработку на ее базе.

Архитектура данной CRM представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 - архитектура MS Dynamics CRM

CRM состоит из четырех логических слоев: презентационный слой, слой приложения, слой платформы и слой данных (Рис. 1).

· Презентационный слой CRM находится на вершине архитектуры и состоит из клиентов двух типов: Web-клиент и Microsoft Outlook, выступающий как Windows-клиент.

· Слой приложения состоит из двух компонентов: один для работы Web-клиента, другой - для работы Outlook-клиента Microsoft CRM. Основная функция слоя приложения - предоставлять запрошенные страницы презентационному слою и обеспечить большую часть проверки данных.

· Слой платформы, также называемый сервисным слоем (Service Tier), - это сердце Microsoft CRM. Основная его задача - работа с ограниченным списком бизнес-объектов предметной области CRM, такими, как Контакты, Организации, Возможности, Обращения, Конкуренты, Контракты и т. д., а также применение специфичных для CRM правил для трансформации этих объектов.

· Слой данных - самый нижний слой архитектуры; он состоит из базы данных (SQL Server 2000) и четко определенного подслоя доступа к данным.

Использование веб-сервисов, Workflow, написание собственных плагинов, клиентских расширений, отчетов на базе MS Dynamics CRM в купе с уже реализованной и отлаженной моделью данных, ролевой моделью, логирования и других типовых механизмов позволяют не тратить время на воспроизведение этих блоков от внедрения к внедрению. Позволяет сосредоточиться сразу непосредственно на реализации бизнес-функционала. Отчеты. MS Dynamics CRM интегрирован с MS SQL и Reporting Services. С точки зрения разработки отчеты являются шаблоном оформления и информацией об источниках данных упакованными в файл шаблона отчета.

1.2 ПРИЛОЖЕНИЕ SAP CRM

Приложение SAP CRM представляет собой интегрированное программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), созданное SAP SE, которое предназначено для среднего и крупного бизнеса во всех отраслях и секторах. SAP CRM предоставляет следующие возможности:

· обширные маркетинговые операции. Он автоматизирует планирование маркетинга, выполнение кампании и измерение маркетинговых усилий;

· обработку контактов с клиентом. И на основе статистики строить отчеты или организовывать маркетинговые продажи;

· организацию продаж клиентам продуктов вне зависимости от отрасли;

· прогнозирование продаж и аналитику, что помогает бизнесу собирать историческую и прогнозирующую информацию.

· реализацию различных каналов продаж, таких как Интернет, телефония, продажи на местах и ??партнеров, что приводит к оптимизации взаимодействия ваших клиентов. Для всех поддерживаемых каналов SAP CRM предоставляет вашему сотруднику интуитивно понятный и удобный интерфейс для повседневной работы.

Решение SAP CRM включает в себя следующие модули SAP CRM, SAP ERP, SAP SCM и SAP BI.

SAP имеет классическую трехуровневую структуру, показанную на рисунке 2.

Рисунок 2 - Архитектура SAP CRM

1. Презентационный уровень - отвечает за диалог с пользователем, ввод и вывод данных.

2. Уровень приложений - функционируют рабочие процессы, которые обеспечивают обработку информации в соответствии с заданными правилами бизнеса, формируются служебные функции для доступа к базе данных. Рабочие процессы могут быть распределены по различным серверам.

3. Уровень данных - работает реляционная система управления базами данных. Работа архитектуры SAP основана на понятии транзакции -целостная последовательность действий, которая либо осуществляется полностью, либо не осуществляется вовсе.

Уровни архитектуры SAP могут реализовываться на различных машинах.

1.3 SIEBEL CRM

Oracle Siebel CRM - система управления взаимоотношениями с клиентами, позволяющая построить комплексную корпоративную информационную систему, автоматизирующую как операции фронт-офиса: управление продажами, сервисом, маркетингом и взаимоотношения с партнерами; так и бэк-офисные: аналитика, управление заказами и персоналом, расчет компенсаций сотрудникам и т.п., а также интеграция с любыми ИТ-системами клиента.

Преимуществами данной CRM являются:

· Широкие функциональные возможности - разрабатывая и внедряя CRM-решения для огромного числа клиентов, компания Siebel накопила бесценный опыт, который получил отражение в ее продуктах.

· Гибкость и расширяемость - архитектура и средства настройки Siebel позволяют Вам конфигурировать продукт в соответствии с требованиями бизнеса.

· Модульная структура - позволяет компаниям выбирать и использовать только необходимые модули. Это дает возможность внедрять систему поэтапно, начиная с базовых модулей, и постепенно наращивать возможности вашего CRM-решения.

· Быстрое внедрение - достигается за счет готовой конфигурации и большого количества типовых объектов.

· Наличие более 20-ти полнофункциональных отраслевых решений - отраслевые CRM решения, адаптированные под особенности конкретных отраслей, снижают стоимость доли услуг в CRM-проекте (а также время на внедрение системы). Кроме того, отраслевые CRM решения содержат в себе опыт и технологии работы различных предприятий отрасли, что еще больше увеличивает их ценность.

Siebel CRM ориентирована на большие компании, с численностью 10 000 и более сотрудников, а значит должна быть легко масштабируема и абсолютно совместима с различными платформами, обеспечивая одновременный доступ тысяч пользователей к корпоративным данным. Поэтому современные версии Siebel CRM имеют стандартную вэб-ориентированную, модульную архитектуру. Siebel CRM имеет трёхзвенную архитектуру, показанную на рисунке 3:

Рисунок 3 - Архитектура Siebel CRM

· Уровень данных (Data Object Layer) - это объекты базы данных, то есть таблицы.

· Бизнес уровень (Business Object Layer) содержит в себе бизнес компоненты и бизнес объекты. Бизнес компонент -- это некое объединение атрибутов конкретной сущности (например, есть сущность клиент или сущность адрес). Он основывается на одной таблице -- базовой таблице для БК. Но при этом он может включать в себя и другие таблицы. Бизнес объект -- это логическое объединение между БК с указанием каким образом они между собой связаны.

· Уровень пользовательского интерфейса (UI Layer) - то, что видит пользователь.

Например, Банк ВТБ24 -- один из крупнейших банков России. В обслуживании клиентов сотрудники фронт-линии использовали несколько ИТ-систем, вынуждены были переключаться между ними и дублировать действия. Банк решил реорганизовать работу фронт-офиса и перевести процессы обслуживания клиентов и продаж в формат «одного окна» -- чтобы все необходимые операции выполнялись в одном приложении.

Единый фронт-офис строится на основе Oracle Siebel CRM, а для подготовки документов для клиента используется Oracle BI Publisher.

Теперь сотрудники банка в одном приложении фиксируют историю взаимоотношений с клиентом, регистрируют и обрабатывают клиентские обращения по различным каналам. В настоящее время плюсы использования системы единого фронт-офиса оценили 8 тысяч сотрудников отделений банка и контакт-центра. Первая проведенная маркетинговая кампания окупила пилотное внедрение за счет роста кросс-продаж в первый же месяц.

Почти каждое обслуживание заканчивается подписанием документов, поэтому далее рассмотрим технологии подписания документов.

2. АНАЛИЗ ТЕХНОЛОГИИ ПОДПИСАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Ни одна сделка между банком и клиентом не происходит без документа. Документ - материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде. Как правило, в CRM документы являются отчетам. Они генерируются с помощью сторонних приложений. Далее рассмотрены наиболее популярные из них.

2.1 ГЕНЕРАЦИЯ ОТЧЕТОВ

2.1.1 BI PUBLISHER

Для подготовки документов для клиента Siebel CRM использует Oracle BI Publisher.

Oracle BI Publisher - один из модулей аналитической платформы Oracle Business Intelligence Enterprise Edition.

Преимущества BI Publisher:

· Обеспечивает центральную архитектуру для того, чтобы присваивать авторство, управлять и доставлять информацию безопасным образом в нескольких форматах

· Уменьшает сложность и время разработки, тестирования и развертывания всех видов отчетов

Финансовые отчеты, Счета-фактуры, Заказы на продажу или Заказы на закупку, XML и EDI/EFT (eText документы)

· Позволяет гибкие настройки

Например, отчет документа Microsoft Word может быть сгенерирован в нескольких форматах, таких как PDF, HTML, Excel, RTF и так далее.

Oracle BI Publisher (прежде известный как XML Publisher) предлагает самое эффективное и масштабируемое решение для создания отчетов, доступное для сложных, распределенных сред.

Oracle BI Publisher уменьшает высокую стоимость, связанную с разработкой, настройкой и поддержкой бизнес-документов, увеличивая эффективность управления отчетами. При использовании ряда знакомых настольных инструментов пользователи могут создавать и поддерживать свои собственные форматы отчетов, основанные на запросах данных, создаваемых штатом IT или разработчиками.

Отчеты разрабатываются с использованием языка XMPL, пример отчета представлен на рисунке 6.

Рисунок 6 - Пример отчета в BI Publisher

2.1.2 ПРИЛОЖЕНИЕ CRYSTAL REPORTS

Приложение SAP Crystal Reports от Business Objects an SAP company - решение для создания эффективных, динамических и наглядных отчетов, которое помогает проектировать, изучать, представлять в наглядной форме и предоставлять отчеты по сети Интернет или внедренными в корпоративные приложения. С помощью SAP Crystal Reports конечные пользователи могут получать отчеты с потрясающими возможностями визуального представления, проводить на их основе бизнес-моделирование и исполнять решения непосредственно из самих отчетов - тем самым уменьшается зависимость от ИТ-персонала и разработчиков.

Ключевые преимущества

· Доступ к любому источнику данных

· Универсальный и эффективный конструктор отчетов

· Мощная поддержка сообществ разработчиков

2.1.3 СРАВНЕНИЕ BI PUBLISHER И CRYSTAL REPORTS

Как показал анализ, у Oracle BI есть возможность репозитория, которая позволяет создавать метаслой, который будет предоставлять доступ к физической структуре данных, скрывая ее от пользователей. При этом будет использован единый пароль к репозиторию, без необходимости давать пользователю пароли ко всем источникам, которые могут быть очень разными. От файлов XML, до объединения данных из разных СУБД или Web-сервисов, расположенных в Internet. Пользователи будут работать со структурированной, согласно своей логической принадлежности информацией, где даже имена колонок можно задать по-русски.

Для того чтобы вывести отчет в Excel в Crystal Reports, нужно определенным образом настраивать шаблоном так, что в других форматах отчет перестает быть удобочитаемым. В Oracle BI Publisher такой проблемы - нет. Вывод производится во все мыслимые форматы, вплоть до MS Power Point (правда здесь могут быть выведены не все отчеты).

В пункте «Языки программирования» Crystal Reports вне конкуренции. Большое количество функций Crystal Engine, два варианта языка программирования позволяют создать самые невероятные отчеты.

Oracle BI Publisher тоже имеет некое подобие среды программирования, но поскольку все это происходит при помощи интерпретации строк шаблона, для того чтобы отформатировать данные по условию или вставить функции нужно в шаблоне написать специальный код. Например, такой:

<?xdofx:if AMOUNT > 1000 then 'Higher'

Else if AMOUNT < 1000 then 'Lower'

else

'Equal'

end if?>

В результате сравнения двух приложений для генерации отчета, была составлена таблица 1.

Таблица 1 - Сравнение BI Publisher и Crystal Reports

		Crystal Reports	Oracle BI Publisher
1	Доступ к данным	Непосредственно к базе данных	Одновременно к различным источникам данных через репозиторий
2	Вывод во внешний файл	RTF, PDF, HTML, XML	RTF, PDF, HTML, + EXCEL, CSV, Power Point, XML
3	Язык программирования	Basic, Crystal Syntax	XDO data engine
4	Использование штрих-кода	Внешний шрифт	Встроенный компонент
5	Среда разработки	Visual Studio NET	MS Word шаблон + Server Oracle BI остальное

Publisher рассчитан для работы в больших системах, где требуется коллективная работа и аналитическая обработка сотен тысяч, если не миллионов единиц информации, собранных из разных источников и предоставляемых унаследованными системами, чего не сможет сделать Crystal Reports. Однако делать на основе Bi Publisher сложный отчет может оказаться более трудоемким, а для создания настольного приложения для печати справок, использование Oracle BI Publisher вообще вряд ли будет оправдано.

С помощью указанных приложений можно генерировать два вида документа: бумажный и электронный. Ниже более подробно рассмотрены оба вида документов.

2.2 БУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТ

Под понятием «бумажный документ» подразумевается информация, зафиксированная на бумажном носителе и обладающая определенными реквизитами, такими как, например, дата, подпись. Особенностью бумажного документа является его привязка к материальному носителю. В случае уничтожения носителя - теряется и непосредственно документ.

Документы, поступившие от клиентов, других учреждений банков, а также составляемые данным банком в процессе оформления и отражения по счетам соответствующих операций совершают определенное движение. Это последовательное продвижение документов от клиента в банк, внутри банка по его подразделениям, обратное движение документа к клиенту представляет собой документооборот. Если выполняемая операция отражается на счетах, находящихся в разных учреждениях банков, то в документооборот включается движение документов и между этими банками.

Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в данное время. В документационной деятельности различных организаций при ведении классического бумажного документооборота, как правило, через некоторое время начинают возникать практически одинаковые проблемы:

· неизбежная потеря документов, и, следовательно, информации;

· попадание документов и ин­формации, содержащейся в них, третьему лицу;

· накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;

· большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие - малая скорость обработки и информации, а значит - медленная реакция на новые воздействия;

· избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

· противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;

· бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

· невозможность установления истории работы с документами;

· непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;

· избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.

Как результат, документооборот включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов. Для разрешения проблем в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию компьютерных технологий, но применение простых организационных решений лишь минимально соответствуют уровню задач компании.

Единственным путем решения подобных проблем является автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения систем электронного документооборота.

2.3 ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ

Электронный документ -- документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью и сохранённый на машинном носителе.

Электронная цифровая подпись -- аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Из плюсов электронного документооборота можно отметить:

· оперативный доступ к документам, быстрота в исправлении бумаг,

· эффективное управление движением документов,

· все структуры компании могут работать в едином информационном пространстве -- это позволяет ускорить согласование документов и принятия решений,

· повышение исполнительской дисциплины (так как ЭДО позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени), повышение производительности сотрудников,

· безопасность и сохранность документов -- шифрование данных позволяет пресечь попытки несанкционированного использования информации,

· исключение дубляжа документации,

· формирование архива происходит автоматически,

· снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

Однако, при переходе на систему электронного документооборота возможен ряд проблем:

· несанкционированный доступ к конфиденциальной информации;

· вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действий пользователя;

· как одна из технических проблем: быстрая смена носителей, программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности делопроизводственных процессов в управлении и использования имеющихся документальных массивов.

Возникают также проблемы нормативного характера:

· не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами;

· отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы;

· отсутствуют методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с электронными документами и другие.

Необходимость перехода бизнеса на электронный документооборот назрела уже давно. Однако, переходу на электронные документы, в том числе переходу на заключение сделок в электронной форме, активно препятствуют контролирующие органы (особенно налоговые службы), которые, как правило, не могут и не хотят воспринимать тенденции и потребности оборота, не понимают и, видимо, боятся Интернета и современных технологий. Налоговые органы, как правило, не считают заключенными сделки, оформленные путем подписания договора не собственноручной подписью, а через Интернет с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) или иного аналога собственноручной подписи (АСП), в том числе факсимиле. Они вообще редко воспринимают электронные документы в качестве юридически значимых и имеющих силу документов.

Подпись - обязательный реквизит любого документа, придающий ему юридическую силу. Без подписи обоих сторон (в нашем случае заказчика и клиента) ни один документ не является действительным. Необходима понять, какая подписать ставится на электронном документе, поэтому далее разберем электронную цифровую подпись.

2.4 ЭЛЕКТРОННАЯ ЦИФРОВАЯ ПОДПИСЬ

Электронная подпись - это технически сложная информационно-юридическая категория может выступать в таких основных проявлениях:

· является обязательным реквизитом официального документа, созданного и используемого в бездокументарной форме;

· представляет собой некий пласт технически зашифрованной информации, который, в зависимости от используемой технологии:

· вносится непосредственно в заверяемый документ;

· логически к нему прикрепляется;

· формируется в результате предельно сложных математических вычислений посредством криптографических методов.

Электронный документ не привязан к носителю. Оригинал и копия электронного документа неразличимы - они могут существовать на многих носителях и являться одним и тем же документом. Для обеспечения юридической силы электронного документа следует принять специальные меры, и некие правила, определяющие все детали такого документооборота. Правила должны быть едины для всех, и, следовательно, отражены в документах, имеющих юридическую силу закона.

Для решения указанной проблемы можно применить средства криптографии.

Во-первых, электронная подписать должна обеспечить подтверждение целостности электронного документа, т.е. гарантировать идентичность защищаемой копии оригиналу.

Во-вторых, она должна однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Первое требование обеспечивается путем применения т.н. однонаправленных функций - неких преобразований документа, таких, что их вычисление требует относительно небольших ресурсов, а обратное преобразование практически невозможно. Примером такого преобразования является вычисления хэш-функции.

Второе - путем шифрования или подобного ему преобразования полученного значения с использованием секретного ключа, владельцем которого может являться только составитель документа.

Технически под электронной цифровой подписью (ЭЦП) понимается реквизит электронного документа. Он защищается от подделки и получится в результате криптографического преобразования информации с использованием личного ключа ЭЦП. Данный ключ позволяет установить обладателя электронной цифровой подписи, а также отсутствие утраты, искажения или подделки содержащейся в электронном документе информации. Проверяется ЭЦП при помощи открытого ключа.

2.4.1 ОТКРЫТЫЙ КЛЮЧ

При использовании ЭЦП как физическими, так и юридическими лицами, необходимо наличие органа, идентифицирующего владельца ЭЦП и удостоверяющего его открытый ключ. В качестве такого органа выступают удостоверяющие центры. Они оперируют с сертификатами ключа подписи - документами на бумажном носителе или электронными документами с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра. Электронная цифровая подпись включает открытый ключ ЭЦП, который выдается удостоверяющим центром пользователю информационной системы и обеспечивает возможность подтверждения подлинности электронной цифровой подписи.

Инфраструктура открытых ключей, показанная на рисунке 4 (PKI - Public Key Infrastructure) -- набор средств (технических, материальных, людских и т. д.), распределённых служб и компонентов, в совокупности используемых для поддержки криптозадач на основе закрытого и открытого ключей. В основе PKI лежит использование криптографической системы с открытым ключом и несколько основных принципов:

· закрытый ключ (private key) известен только его владельцу;

· удостоверяющий центр создает электронный документ -- сертификат открытого ключа, таким образом удостоверяя факт того, что закрытый (секретный) ключ известен эксклюзивно владельцу этого сертификата, открытый ключ (public key) свободно передается в сертификате;

· никто не доверяет друг другу, но все доверяют удостоверяющему центру;

· удостоверяющий центр подтверждает или опровергает принадлежность открытого ключа заданному лицу, которое владеет соответствующим закрытым ключом.

·

Рисунок 4 - Инфраструктура открытых ключей

PKI представляет собой систему, основным компонентом которой является удостоверяющий центр и пользователи, взаимодействующие между собой используя сертификаты, выданные этим удостоверяющим центром. Деятельность инфраструктуры управления открытыми ключами осуществляется на основе регламента системы. Инфраструктура открытых ключей основывается на использовании принципов криптографической системы с открытым ключом. Инфраструктура управления открытыми ключами состоит из центра сертификации (удостоверяющего центра -- УЦ), конечных пользователей и опциональных компонентов: центра регистрации и сетевого справочника.

Основные функции удостоверяющего центра:

· проверка личности будущих пользователей сертификатов;

· выдача пользователям сертификатов;

· аннулирование сертификатов;

· ведение и публикация списков отозванных сертификатов (Certificate Revocation List/CRL), которые используются клиентами инфраструктуры открытого ключа, когда они решают вопрос о доверии сертификату.

В электронном документе крайне важно сохранить его целостность, не повредить файл в процессе проставления электронной подписи.

2.5 ХЭШ-СУММА

После генерации и подписания документа, чтобы проверить его целостность используют Хэш-сумму Также она может использоваться для идентификации и поиска документа, заменять собой данные, которые небезопасно хранить в явном виде. Хэш-суммой называется результат обработки неких данных хеш-функцией.

Хэш-функция (англ. hash - мелко измельчать и перемешивать) предназначена для сжатия подписываемого документа до нескольких десятков или сотен бит. Хэш-функция h(·) принимает в качестве аргумента сообщение (документ) М произвольной длины и возвращает хэш-значение h(М)=Н фиксированной длины. Обычно хэшированная информация является сжатым двоичным представлением основного сообщения произвольной длины. Следует отметить, что значение хэш-функции h(М) сложным образом зависит от документа М и не позволяет восстановить сам документ М.

Хэш-функция должна удовлетворять целому ряду условий:

· хэш-функция должна быть чувствительна к всевозможным изменениям в тексте М, таким как вставки, выбросы, перестановки и т.п.;

· хэш-функция должна обладать свойством необратимости, то есть задача подбора документа М', который обладал бы требуемым значением хэш-функции, должна быть вычислительно неразрешима;

· вероятность того, что значения хэш-функций двух различных документов (вне зависимости от их длин) совпадут, должна быть ничтожно мала.

Большинство хэш-функций строится на основе однонаправленной функции f(·), которая образует выходное значение длиной n при задании двух входных значений длиной n. Этими входами являются блок исходного текста М, и хэш-значение Нi-1 предыдущего блока текста (рисунок 5).

Рисунок 5 - Построение однонаправленной хэш-функции

Хэш-значение, вычисляемое при вводе последнего блока текста, становится хэш-значением всего сообщения М.

В результате однонаправленная хэш-функция всегда формирует выход фиксированной длины n (независимо от длины входного текста).

После того, как документ сгенерирован и подписан электронной печатью, его нужно где-то хранить. Для этого используют платформы для документооборота. Наиболее популярная из них Tess.

2.5 ПЛАТФОРМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

TESSA -- универсальная и гибкая платформа для создания высокопроизводительных решений по автоматизации документооборота и бизнес-процессов компаний в различных сферах бизнеса.

Основные преимущества TESSA:

· Высокая скорость работы: система оптимизирована для работы в современных условиях распределенных сетей, в том числе на слабых каналах передачи данных.

· Интерактивный интерфейс.

· Полнофункциональный мультиплатформенный веб-клиент.

· Широкие возможности настройки и разработки расширений для системы на всех уровнях платформы, в том числе полей системных таблиц.

· Подсистема ролевого доступа к объектам и функциям: иерархия простых ролей, динамические вычисляемые и контекстные роли.

· Большие возможности представления данных: обычные и зависимые представления, подмножества, программные представления.

· Организация сложных бизнес-процессов с наглядной визуализацией хода выполнения.

· Интеграция с другими информационными системами.

· Передача данных по защищенному протоколу https, работа через интернет, в том числе поверх VPN.

· Типовые решения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения данной исследовательской работы были проанализированы:

- современные методы банковского обслуживания и документооборота;

- разные виды документов и их методы подписания.

В процессе исследования было выявлено, что бумажные документы уходят в прошлое, так как хранить большое количество документов не очень удобно, существует риск потери данных.

В системе электронного документооборота документы не плодятся и не дублируются, он проходит путь по заранее определенному маршруту: при рецензировании, обсуждении или утверждении документ мгновенно попадает на следующий шаг. Однако, у электронных документов есть свои минусы, а точнее проблемы, которые касаются юридической стороны.

При внедрении электронного подписания необходимо разработать правильную электронную цифровую подпись с использованием открытого ключа и хэш-суммы.

В настоящий момент готовых коробочных решений по электронному подписанию для промышленного использования на рынке не существует.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Microsoft CRM: архитектура и технологии, 2004. URL: https://www.bytemag.ru/articles/detail.php?ID=6697 (дата обращения 08.11.2017).

2. 3Х уровневая архитектура SIEBEL, 2015. URL: http://rusiebel.ru/?p=114 (дата обращения 09.11.2017).

3. Особенности организации бумажного и электронного документооборота, 2012. URL: http://elcomrevue.ru/osobennosti-organizatsii-bumazhnogo-i/ (дата обращения 09.11.2017).

4. Колосов В.А. Заключение договора в электронной форме, 2011. URL: http://www.kolosov.info/kommentarii/elektronnyy-dogovor-i-dokumentooborot (дата обращения 10.11.2017).

5. Электронный и бумажный документооборот, 2010. URL: https://www.mybntu.com/general/delo/elektronnyj-i-bumazhnyj-dokumentooborot.html (дата обращения 10.11.2017).

6. Романец Ю.В., Тимофеев П.А., Шаньгин В.Ф. Защита информации в компьютерных системах и сетях. Под ред. В.Ф. Шаньгина. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Радио и связь, 2001. - 376 с.: ил.

7. Трофимов С. Возможности Oracle BI Publisher, 2008. URL: http://www.caseclub.ru/articles/oracle.html (дата обращения 14.11.2017).

8. ГОСТ 7.32-2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.

Размещено на Allbest.ru