Организация бухгалтерского учета в коммерческом банке

Для организации синтетического счета в банке служат кассовые журналы, проверочные ведомости, ежедневные, месячные и годовые балансы.

Кассовые журналы содержат записи документов по приходу и расходу кассы, в них указываются номер лицевых счетов клиентов, символы кассового плана и суммы. По окончании операционного времени подсчитываются итоги по кассовым журналам, которые затем сверяются с данными прихода и расхода оборотной кассы банка.

В проверочных ведомостях печатаются итоги оборотов по каждому действовавшему в течение дня лицевому счету и остатки по действующим и недействующим лицевым счетам, а также печатаются итоги оборотов и остатков по балансовым счетам и общие итоги по ведомости. Эти ведомости используются для контроля за правильностью выведенных остатков в лицевых счетах, Кроме того, по их данным составляется баланс на 1-е число месяца по счетам второго порядка, который вместе с оборотной ведомостью по счетам первого порядка является бухгалтерской отчетностью учреждения банка. В учреждениях банка, информация которых обрабатывается на электронных вычислительных машинах, сверка аналитического учета с синтетическим производится в процессе обработки информации автоматизированным способом. Таким же способом накапливаются обороты по балансовым счетам и составляются месячные и годовые оборотные ведомости. В проверочных ведомостях, составляемых на электронных вычислительных машинах, печатаются только остатки по лицевым счетам. Эти ведомости используются для оперативного учета движения средств на счете при оплате документов.

Баланс коммерческого банка составляется ежедневно и отражает состояние привлеченных и собственных средств банка, а также их размещение в кредитные и другие операции.

По данным баланса контролируются:

¦ формирование и размещение денежных ресурсов;

состояние кредитных, расчетных, кассовых и других банковских операций;

правильность отражения операций в бухгалтерском учете.

Таким образом, баланс -- основной документ бухгалтерского учета в банках.

На бланке ежедневного баланса, после того как будут напечатаны остатки по балансовым счетам, или на отдельном листе, прилагаемом к балансу, печатаются остатки по внебалансовым счетам. На 1-е число месяца баланс составляется по счетам второго порядка в двух экземплярах с выведением итогов по балансовым счетам первого порядка.

Баланс передается главному бухгалтеру учреждения банка, который проверяет материалы синтетического учета и подписывает баланс.

В современных условиях становления рыночной экономики и совершенствования управления, выработки новой стратегии развития предприятий усиливаются роль и значение бухгалтерского учета.

Научно обоснованная система организации бухгалтерского учета содействуют эффективному использованию всех ресурсов, улучшению отражения и анализа финансово-имущественного положения предприятий.

На данном этапе к системе бухгалтерского учета предъявляются повышенные требования в связи с ориентацией на международные стандарты учета и отчетности и более широкое использование положительного отечественного и зарубежного опыта, на обработку бухгалтерской информации с применением различных средств вычислительной техники

Система хранения информации состоит из счетов.

Счет - основная единица хранения информации.

Счета открываются на каждый вид актива, обязательства, капитала, доходы и расходы. Совокупность всех счетов фирмы с соответствующими номерами называется планом счетов. Каждая фирма, исходя из своих потребностей, разрабатывает собственный план счетов.

При ручном способе ведения учета на каждый счет открывают отдельную страницу или карточку, которые составляют главную книгу.

· Счета активов показывают увеличение или уменьшение различных видов ценностей. Следующие счета встречаются часто:

· Касса - счет, используемый для регистрации движения денежных средств, под которыми понимают наличные деньги и иные средства обмена.

· Векселя, полученные - счет предназначен для учета письменных долговых обязательств, выплате определенной суммы денег к установленной в будущем дате.

· Счета к получению - применяют для учета письменных или устных обязательств покупателей оплатить в будущем товары пли услуги.

· Авансом, оплаченные расходы - используют для отражения оплаты товаров и услуг, которые со временем станут расходами, но до тех пор они считаются полноценными активами.

· Земля - служит для регистрации покупки и продажи земельных участков, используемых в основной деятельности.

· Здания - предназначены для регистрации покупки и продажи зданий и сооружений, используемых в основной деятельности.

· Оборудование - для каждого вида оборудования обычно ведутся отдельные счета. Например «Оборудование для офиса», «Машины и оборудование», «Грузовики и автомобили».

Счета пассивов. На этих счетах отражается увеличение или уменьшение денежных обязательств. У большинства фирм число счетов пассивов относят меньше чем счетов активов:

· Векселя выданные - счет, противоположный по значению счету «Векселя полученные», используются для регистрации увеличения или уменьшения долговых обязательств кредиторов.

· Счета к оплате - противоположный счету «Счета к получению». Учитывает суммы, которые фирма должна выплатить кредиторам.

· Прочие краткосрочные обязательства. К ним относят:

· задолженность по заработной плате, по налогам, по арендным платежам, по процентным платежам.

· Долгосрочные обязательства - этот счет используют для учета векселей со сроком оплаты более одного года, облигации, закладные на недвижимость.

· Счета капитала предназначены для отражения средств собственника, вложенных в фирму и их изменения.

· Вложения капитала - учитываются средства, вложенные собственником в фирму.

· Изъятия капитала - отражаются активы, изымаемые собственником из фирмы.

· Счета доходов и расходов. Доходы и расходы изменяют величину капитала. Если доходы больше расходов, то получена прибыль. Если меньше - убыток.

Существует балансовое управление:

активы = обязательства + капитал, т.е. увеличивая запись по дебету активов необходимо увеличить запись по кредиту пассивов.

Неравенство сигнализирует об ошибке в записях или подсчетах.

Информация о финансовом учете отражается на счетах, которые являются формальными записями ресурсов, обязательств и их изменений. Семь главных типов счетов сгруппированы в две существенные классификации: постоянные счета (активы, обязательства и собственный капитал) и временные счета (доходы, расходы, прибыль и убытки).

Постоянные счета показаны в бухгалтерском балансе. Термин постоянный означает, что сальдо этих счетов переносится на будущий период (счета бухгалтерского баланса).

Временные счета показывают изменения, происходящие в постоянных счетах. Они закрываются в конце отчетного периода.

Глава 2. БАНКОВСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ И ДОКУМЕНТООБОРОТ В «КАЗКОММЕРЦБАНКЕ КЫРГЫЗСТАН.

2.1 Экономическая характеристика ОАО «Казкоммерцбанка Кыргызстан»

«Казкоммерцбанк» является финансово кредитным учреждением, инкорпорированным в Республики Казахстан и осуществляющим свою деятельность в соответствии с законодательством Республики Казахстан, Лицензией Национального Банка Республики Казахстан номер 48 от 4 июля 2001 года.

В соответствии с Законом Республики Казахстан «О валютном регулировании» от 24 декабря 1996 года и Законом Республики Казахстан «О лицензировании» от 17 апреля 1995 года валютные операции /осуществление инвестиций/ подлежат лицензированию Национальным Банком Республики Казахстан.

Решением Национального Банка Республики Казахстан от 17 июля 2002 года, АО «Казкоммерцбанк» разрешено приобрести Акционерное общество открытого типа «Акционерно-коммерческий «Кыргызавтобанк»», регистрационный номер № ГРП 0065587 от 24.09.96 (перерегистрации № 8235-3301-АО ОТ 09.11.2000г.), осуществляющую банковские и иные операции, согласно лицензиям №010 и №010/1 от 23 февраля 1999 года, выданные Национальным Банком Кыргызской Республики.

В соответствии с Законом Кыргызской Республики «О банках и банковской деятельности» от 29 июля 1997 года любое физическое или юридическое лицо, желающее приобрести пакет акций банка, дающий право прямо или косвенно осуществлять контроль, обязано до приобретения пакета акций подать заявку в Банк Кыргызстана.

Решением Национального Банка Кыргызской Республики от 23 августа 2002 года № 122-5/3953 АО «Казкоммерцбанк» предоставлено право/разрешение на приобретение 148 751 акций Акционерно-коммерческого «Кыргызавтобанк».

12 сентября 2002 года АО «Казкоммерцбанк» провел сделку по приобретения акций на Кыргызской фондовой бирже, в соответствии с Законом Кыргызской Республики «О рынке ценных бумаг» от 21 июля 1998 года.

Внеочередным Общим собранием акционеров Акционерного коммерческого «Кыргызавтобанк» от 25 октября 2002 года утвержден новый устав банка и принято решение об изменении наименования банка.

5 декабря 2002 года Министерством юстиции Кыргызской Республики произведена государственная перерегистрация юридического лица, в связи с утверждением новой редакции устава и изменения наименования банка.

Новое наименование банка - Открытое акционерное общество «Казкоммерцбанк Кыргызстан».

В соответствии с Законом Кыргызской Республики «Об акционерных обществах» от 27 марта 2003 года ОАО «Казкоммерцбанк Кыргызстан» является Дочерним обществом АО «Казкоммерцбанк» в силу преобладающего участия в его капитале. Участие АО «Казкоммерцбанк» в капитале ОАО «Казкоммерцбанк Кыргызстан» составляет 93,58 %.

ОАО "Казкоммерцбанк Кыргызстан" является дочерним обществом АО "Казкоммерцбанк" в силу преобладающего участия последнего в его капитале (93,58%). Рост активов банка за 2008 год составил 12,2%, собственный капитал вырос на 43,4%, а прибыль составила за 2008 год 147 891 тысяч сом.

В настоящее время преобладающим направлением деятельности Казкоммерцбанка Кыргызстан является кредитование малого и среднего бизнеса. Так, на малый бизнес приходится 63% от всего ссудного портфеля банка, равного, по состоянию на 1 января 2009 г., 32,4 млн. долларов США, на долю корпоративных кредитов - 32% и 5% - на розницу.

Помимо кредитования, другим наиболее востребованным на рынке Кыргызстана банковским продуктом являются платежные карточки. Персонал банка состоит из высококвалифицированных специалистов, имеющих большой опыт работы в банковских учреждениях.

Банк проводит активную региональную политику. За срок деятельности открыто 2 филиала: 1 в столице Кыргызстана - в городе Бишкек, и один в областном центре на Юге республики в городе Ош.

Филиалы и сберегательные кассы, приближая услуги Банка к клиентам, проводят единую кредитно-денежную политику «Казкоммерцбанка Кыргызстан».

На сегодняшний день «Казкоммерцбанка Кыргызстан» и его филиалы выполняют все виды банковских операций: активно привлекают клиентов, предоставляя им широкий спектр востребованных банковских услуг, постепенно доводя их качество до международных стандартов. В их числе: расчетно-кассовое обслуживание, кредитование, операции с пластиковыми картами, операции с наличной и безналичной валютой, банковские переводы.

Идя навстречу пожеланиям клиентов, Банк предоставляет услуги, необходимые населению - от работы с депозитами до экспресс-переводов денежных средств, конверсионных операций и т.д. Филиалы, приближая услуги Банка к клиентам, являются его полномочными представителями в регионах, проводя единую кредитно-денежную политику «Казкоммерцбанка Кыргызстан».

«Казкоммерцбанк Кыргызстан» тесно сотрудничает со всеми банками Кыргызстана. Установлены корреспондентские отношения с банковскими структурами России, США, Германии, Австрии, Казахстана и других стран. Благодаря широкой корреспондентской сети Банк получил выход практически в любую точку мира, где имеется банковское обслуживание.

Маркетинговая стратегия Банка выражается в индивидуальном подходе к каждому клиенту и создании максимума удобств и выгод при работе с «Казкоммецрбанком Кыргызстан». Банк придерживается принципа максимальной открытости - любому клиенту предоставляется информация о финансовом состоянии банка за истекший период и на текущую дату, чтобы он сам мог отследить тенденции основных показателей деятельности, сделать выводы о целесообразности сотрудничества.

Стратегическая цель Банка «выйти на качественно новый уровень обслуживания клиентов, сохранить позиции современного первоклассного конкурентоспособного Банка. Это предполагает создание системы, устойчивой к возможным экономическим потрясениям в Кыргызстане и за рубежом, путем оптимального распределения пропорций между тремя основными направлениями деятельности -- работой с физическими лицами, юридическими лицами и государством».

Стратегия банка включает в себя следующие направления:

· Управление активами;

· Управление обязательствами;

· Управление рисками;

· Управление контролем.

Персонал банка

Кадры решают все и понимая, что инвестиции в квалифицированные кадры составляют основу долгосрочного успеха, Банк формирует команду профессионалов, непрерывно заботится о повышении их квалификации, мотивации, социальной защищенности и преданности корпоративным ценностям.

Коллектив Банка полностью укомплектован высококвалифицированными специалистами. Многие работники прошли переподготовку и повысили свою квалификацию в межбанковских учебных центрах. Основная цель работников Банка состоит в высококачественном обслуживании клиентов, обеспечении снижения риска до минимума по всем банковским операциям и повышения доходности и прибыльности в деятельности Банка.

В течение ряда последних лет в Кыргызской Республике происходили значительные политические, экономические и социальные изменения. Как страна с развивающейся экономикой, Кыргызская Республика не обладает в полной мере развитой деловой и законодательной инфраструктурой. В результате этого операции, проводимые в Кыргызской Республике, могут подвергаться рискам, которые не являются типичными для стран с развитой рыночной экономикой. Характер деятельности в банковском секторе Кыргызской Республики сохраняет неопределенность в отношении будущего направления развития экономики и вопросов регулирования банковской деятельности. Повышенный риск сказывается на уровне процентных ставок, которые, по международным меркам, в Кыргызской Республике в настоящее время относительно высоки.

2.2 Система банковской документации и их классификации

Документооборот представляет собой процесс движения первичных документов в бухгалтерском учете организации, включающий их составление или получение от других организаций, принятие к учету, систематизацию и передачу в архив.

Все операции «Казкоммерцбанка Кыргызстан» отражаются в бухгалтерском учете на основании денежно-расчетных документов. Последние поступают в учреждения банков от хозяйственных организаций, от других банков, а также составляются в учреждениях банков и содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверять их законность и осуществлять банковский контроль. Совокупность документов, используемых «Казкоммерцбанке Кыргызстан» для ведения бухгалтерского учета и контроля, образует банковскую документацию. Большой объем и многообразие банковских операций требуют рациональной организации банковской документации. В условиях автоматизации учета документы должны быть приспособлены для обработки на машинах. Это достигается путем стандартизации и унификации форм документов.

Применение стандартных документов, формы которых для определенных операций построены по единым образцам, позволяет ускорить перенос информации на машинные носители, облегчает контроль за содержанием операций и правильностью их отражения в бухгалтерском учете. Унификация документов, т.е. максимальное сокращение количества их образцов и использование одной формы для отражения нескольких, близких по содержанию операций, значительно упрощает их изготовление и обработку на машинах.

Формы документов, предоставляемых предприятиями банкам, а также документов, получаемых ими от банков в подтверждение выполнения соответствующих операций, включены в унифицированную систему денежно-расчетной документации.

По отдельным внутрибанковским операциям используются документы специфической формы, применяемые только в банках и поэтому не включаемые в унифицированные системы документации.

Для составления документов используются стандартные бланки установленной формы, изготовленные типографским способом или денежно-расчетные документы, составленные на электронных вычислительных машинах без применения типографских бланков (но с аналогичным расположением реквизитов, предусмотренных стандартной формой бланка по данной операции).

Данные документов, раскрывающие их содержание, называются реквизитами. Основные реквизиты документов, применяемых в банках, регламентированы Положением о расчетных документах, в котором предусмотрены также правила и сроки оформления документов, ответственность подписавших их должностных лиц. Стандартные документы содержат следующие основные реквизиты:

· название документа;

· номер формы;

· номер документа и дата его выписки;

· наименование и местонахождение предприятий--плательщиков и получателей средств в обслуживающих их учреждениях банка;

· номера счетов в банке;

· назначение платежа (содержание операций, при необходимости -- основание ее совершения);

· суммы операций;

· коды для обработки информации на вычислительных машинах; подписи доверенных лиц клиента и оттиск его печати;

· подписи работников банка, проверивших документы.

Реквизиты в документах расположены таким образом, чтобы облегчить контроль за содержанием операции и перенос информации с них в вычислительные машины. В правой части бланков документов сосредоточиваются сведения, необходимые для ввода в вычислительную машину. Все документы должны быть правильно и четко оформлены, и поэтому их заполнение производится на машинах: пишущих, фактурных, электронных. Кассовые документы: объявления на взнос наличных денег, квитанции в приеме наличных денег -- заполняются от руки.

Все документы, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должны иметь бухгалтерскую проводку, котировку, т.е. обозначение балансовых, забалансовых и внебалансовых и лицевых счетов, по которым проводятся суммы. Для сокращения количества бухгалтерских записей по операциям, имеющим массовый характер, применяются сводные документы, объединяющие несколько однородных операций: сводные платежные поручения и требования, сводные ордера. В сводных ордерах, если к ним прилагаются первичные документы, делается ссылка на количество приложенных документов; составляются они на клавишных вычислительных машинах без применения типографских бланков и имеют вид описей первичных документов.

Количество экземпляров денежно-расчетных документов должно быть достаточным для совершения бухгалтерских записей по всем затронутым данной операцией лицевым счетам. Кроме того, к выпискам из этих лицевых счетов, как правило, прилагаются их копии. Сводные документы выписываются с копией, разрезаемой на части по лицевым счетам.

Все документы по месту их формирования подразделяются на банковские, составляемые учреждениями банков, и клиентские, поступающие от предприятий, организаций и учреждений.

К банковским документам относятся: авизо, мемориальные, кассовые ордера, распоряжения кредитного отдела по результатам регулирования или проверки обеспечения задолженности по ссудным счетам, распоряжения о выдаче кредита на оплату расчетных документов и на завершение зачетов. Кроме того, все денежно-расчетные документы по характеру отражаемых банковских операций подразделяются на кассовые, мемориальные и внебалансовые.

К клиентским документам относятся: платежные поручения, требования-поручения, чеки, реестры, заявления о выдаче ссуд, срочные обязательства по ссудам, объявления о взносе наличных денег.

Кассовыми документами оформляются операции по приему и выдаче наличных денег. Они могут быть приходными и расходными.

К приходным кассовым документам относятся: объявления клиентов на взнос денег в кассы банков; препроводительные ведомости к сумкам с денежной выручкой, инкассируемой банками; приходные кассовые ордера; квитанции в приеме денег.

Взносы наличных денег в кассы банка оформляются объявлениями разных форм в зависимости от видов платежей. Они отличаются друг от друга составом реквизитов и количеством экземпляров в комплекте, что обусловлено особенностями документооборота. При взносе наличных денег, зачисляемых в доходы государственного бюджета, применяется форма, содержащая данные бюджетной классификации. При уплате штрафов указываются также дата и номер постановления о наложении штрафа, наименование органа, его наложившего.

К расходным кассовым документам относятся чеки на получение денег и расходные кассовые ордера. Чеки делятся на предъявительские и именные. Чековые книжки выдаются клиентам учреждениями банков по их заявлениям. На каждом бланке книжки учреждениями банка указываются наименование клиента--владельца счета и учреждения банка, выдавшего чековую книжку. Чеки заполняются клиентами, а в чековой книжке остается корешок с указанием: кому, когда и в какой сумме выдан чек. Корешок чеков используется для последующего контроля. Чеки подписываются правомочными должностными лицами предприятий, организаций и учреждений и скрепляются оттиском печати. Образцы подписей и оттиска печати представляются банку при открытии счетов.

Объявления о взносе наличных денег в кассу банка и чеки должны быть обязательно заполнены чернилами или шариковой ручкой. Наименование владельца счета, номер счета и наименование учреждения банка в чеках могут обозначаться штемпелями. На документах, представляемых в банк для оформления операций, указывается дата их составления. Кроме того, на объявлениях о взносе наличных денег, платежных требованиях и реестрах платежных требований должна быть указана дата фактического представления их в банк. Если клиентом названа другая дата, то она исправляется банком на всех экземплярах. Документы должны содержать четкое изложение сущности операций.

Чековые книжки и бланки квитанций учреждения банков получают на основании ежегодных отчетно-требовательных ведомостей на бланки строгой отчетности. Учреждения банков осуществляют строгий контроль за выдачей чековых книжек и бланков квитанций, что обеспечивает правильность их использования, а также своевременное и полное отражение их в бухгалтерском учете. Чековые книжки выдаются на основании письменного заявления владельца счета, которое представляется операционному работнику, ведущему счет данного клиента.

Расходные кассовые ордера применяются при совершении внутрибанковских операций (выплата заработной платы работникам банка, авансов, выпуск денег в обращение). Расходными кассовыми ордерами оформляются и такие операции с клиентами, как выдача вкладов. Приходные кассовые ордера используются при возврате подотчетных сумм, изъятии денег из обращения.

Мемориальные документы используются для совершения безналичных перечислений по счетам. Основное место среди них занимают расчетные документы (унифицированные формы), представляемые банку клиентами (платежные поручения, требования-поручения, расчетные чеки, заявления на открытие аккредитивов и др.).

Платежные требования-поручения выписываются продавцами (или грузоотправителями от их имени) и представляются в банк для получения денег от покупателей, заказчиков на условиях предварительного акцепта.

Унифицированные бланки платежных требований-поручений используются также для составления реестров товарно-транспортных документов, оплачиваемых с аккредитивов, и инкассовых поручений на принудительное взыскание платежей. Бланки платежных поручений помимо основного их назначения -- приказа плательщика о перечислении средств с его счета на счет получателя денег -- используются также при выдаче лимитированной чековой книжки для депонирования денег в сумме лимита на отдельном счете.

Мемориальные ордера используются для оформления операции при частичной оплате платежных требований-поручений, частичном погашении ссуд, перечислении остатков субсчетов.

Книжки денежных чеков, квитанции для оформления платежей в доходы государственного бюджета являются бланками строгой отчетности; они печатаются типографским способом, каждый бланк обязательно пронумерован. Для учета бланков строгой отчетности используется внебалансовый счет «Бланки строгой отчетности».

К внебалансовым документам относятся приходные и расходные внебалансовые ордера. Этими документами оформляются прием и выдача ценностей и документов, хранящихся в кассе и в бухгалтерии.

Документы, используемые в банковском учете, составляются методом мультипликации, т.е. в таком количестве экземпляров, которое достаточно для отражения операции по всем затронутым счетам. Так, продавец выписывает платежное требование-поручение в четырех экземплярах: первый для учета расчетов у себя, второй -- в обслуживающем его учреждении банка, третий -- у покупателя и четвертый -- в учреждении банка, обслуживающем последнего.

При частичной оплате расчетных документов иногородних поставщиков выписывается мемориальный ордер в трех экземплярах: первый экземпляр -- для оформления платежа в банке плательщика, второй -- извещение плательщику (прилагается к выписке из его счета); третий -- для извещения банку поставщика.

Все кассовые и мемориальные документы, служащие основанием для совершения банковских операций, должны иметь подписи Должностных лиц учреждений банков, оформивших и проверивших их. На документах по операциям, не требующим дополнительного контроля, достаточно одной подписи ответственного исполнителя. Подписями работников банка оформляются экземпляры Документов, предназначенные для хранения в банке в качестве оправдательных по совершенным операциям, а также приложения к выпискам из счетов, направляемых их владельцам. Должностное лицо, подписавшее документ, несет ответственность за законность совершаемой операции и правильное оформление документа. Право единоличной подписи денежно-расчетных документов независимо от их сумм предоставляется ответственным исполнителям. На кассовых документах обязательна подпись кассира.

Право контрольной (первой) подписи денежно-расчетных документов, подлежащих дополнительному контролю, принадлежит руководителям, главным бухгалтерам учреждений банков и их заместителям. В установленных случаях денежно-расчетные документы снабжаются также переводным ключом, оттиском гербовой печати. Образцы подписей работников банка с указанием характера (единоличная или контрольная подпись) даются всем кассовым, операционным и другим работникам, проверяющим документы. Кассиры до приема денег от клиентов по их объявлениям проверяют на них наличие подписи ответственного исполнителя, а до выдачи денег по чекам -- наличие на чеке подписи ответственного исполнителя и разрешительной подписи контролера.

При зачислении средств на счет получателя ответственный исполнитель проверяет наличие на копии платежного поручения, требования или мемориального ордера подписи ответственного исполнителя, ведущего счет плательщика. Эта подпись свидетельствует о законности операции и подлинности документа.

Некоторые операции подвергаются дополнительному контролю и поэтому подписываются после ответственных исполнителей старшими по должности работниками банка. К таким операциям относятся: перевод денег уполномоченным предприятий, выдача вкладов гражданам, выплата пени и некоторые другие выплаты. Все чеки на выплату наличных денег и расходные кассовые ордера повторно проверяются специальным контролером. Кассовые работники подписывают все кассовые документы и те внебалансовые ордера, по которым ценности и документы принимаются и выдаются кассой. Ряд операций совершается только при наличии на денежно-расчетных документах контрольной подписи главного бухгалтера или его заместителя. Так, главный бухгалтер подписывает все документы по операциям, производимым по счетам клиентов без их поручений или требований и распоряжений кредитно-планового отдела, а также документы по внутрибанковским операциям, исправительные ордера. Все документы по операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой подписываются главным бухгалтером, а по эмиссионным операциям -- и управляющим учреждением банка.

После отражения денежно-расчетных документов по аналитическому и синтетическому учету и сверке записей документы задень

формируются и брошюруются для хранения. В отдельные папки брошюруются кассовые документы бухгалтерии, подобранные по восходящим номерам дебетованных балансовых счетов, корреспондирующих со счетом кассы, и внебалансовые ордера по операциям с ценностями и документами, хранящимися в кладовой банка.

Формирование мемориальных документов осуществляется операционным работником по поручению главного бухгалтера. Документы для оформления подбираются в возрастающем порядке номеров по дебету одного балансового счета, а за ними -- документы по дебету двух и более счетов. Сюда помещаются также внебалансовые ордера по операциям, не проходящим через кассу. Сброшюрованные документы подсчитываются, сумма их сверяется с итогом оборотов в сводке оборотов, включая обороты по приходу и расходу кассы; лента подсчета прилагается к документам. Мемориальные документы и приложения к ним должны иметь сквозную нумерацию. Папка с документами за день снабжается указанием их количества и общей суммы, которая сверяется с итогами сводки оборотов за день, подписями работника, формировавшего документы, и главного бухгалтера.

В отдельные папки помещаются документы по внутрибанковским, эмиссионным операциям, операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой, документы с длительными сроками хранения, (по ссудам индивидуальным заемщикам, вкладам граждан и др.).

На лицевой стороне общей папки кассовых и мемориальных документов указываются данные о сумме документов, находящихся в отдельных папках. Для обеспечения сохранности кассовые документы в течение года и мемориальные -- в течение месяца хранятся в кладовой банка или в несгораемом шкафу. Справки по документам можно навести с разрешения главного бухгалтера или его заместителя. Изъять документ можно лишь по письменным требованиям судебных и следственных органов, арбитража и вышестоящего учреждения банка, оформив акт изъятия.

Подготовка документов к архивному хранению

Банк обязан обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов, под которыми понимаются не только документы по хозяйственной деятельности Банка, но и расчетно-платежные документы клиентов Банка.

Конкретные сроки хранения документов, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, определены действующим законодательством Кыргызской Республики и утвержденной номенклатурой Банка.

Электронные документы хранятся в виде баз данных с возможностью выведения документов на бумагу по установленным форматам документов. Документы в базе данных группируются по правилам бумажных документов.

Банковские документы на бумажных носителях должны храниться в специальном архиве. Под архив выделяется отдельное помещение с ограниченным правом доступа к документам.

Кредитные досье с оригиналами документов по кредиту передаются в архив в установленном порядке по акту приема - передачи.

Передача "Отчета по выданным кредитам за день", отчетов "Полное погашение кредита по графику за "__" _____ 200__г", "Анализ погашения ссудной задолженности, анализ остатков на счетах просроченной задолженности за "__" ______ 200_г", "Журнал ручных проводок", в архив производится ежеквартально по описи, ответственным исполнителем Отдела внутреннего контроля и сводной отчетности (главным бухгалтером филиала) в установленном порядке в соответствии с "Инструкцией по делопроизводству ОАО «Казкоммерцбанк Кыргызстан»» утвержденного Советом Директоров от 28.11.2003г №71. Срок хранения вышеуказанных Отчетов и Журнала 3 (три) года.

2.3 Организация бумажного и электронного документооборота в банках

Документооборот по банковским операциям, представляет собой последовательное движение денежно-расчетных документов от момента их составления до завершения операций за рабочий день. От правильности и четкости организации документооборота зависит своевременность отражения банковских операций по счетам банка в бухгалтерском учете предприятий. С этой целью в учреждениях банка составляются графики документооборота, предусматривающие движение во времени различных видов документов о-в одного структурного подразделения к другому.

Расчетные документы передаются клиентами банку, как правило непосредственно ответственным исполнителям.

Расчетные документы, оплачиваемые со ссудных счетов и счетов финансирования, а также документы на оплату товаров, реализуемых мелким оптом, подлежащие предварительному контролю, сдаются в кредитный отдел для получения разрешительной подписи на их оплату, а затем передаются в операционные отделы.

Порядок прохождения документов по структурным подразделениям «Казкома» устанавливается главным бухгалтером соответствии с основными Правилами документооборота и контроля. При выполнении кассовых операций приходные кассовые документы отражаются в учете после приема денег кассой. Наличные деньги выплачиваются по расходным кассовым документам после отражения их по счетам бухгалтерского учета. При совершении без наличных расчетов мемориальные документы сначала проводятся по дебету счетов плательщиков, а затем по кредиту счетов получателей. Каждый документ подвергается предварительному контролю для установления законности операции, правильности оформления и возможности оплаты исходя из фактического наличия денежных средств. В подтверждение проведенной проверки ответственный исполнитель подписывает документ и его копию. Первые экземпляры документов используются, как основание для совершения бухгалтерских записей и хранятся в банке в качестве оправдательных.

Все кассовые расходные операции подвергаются дополнительному контролю. Документооборот и контроль по кассовым расходным операциям организуют следующим образом. Ответственный исполнитель на основании кассового расходного документа проверяет законность операции и возможность ее совершения с учетом наличия средств на счете. Одновременно проверяется правильность оформления документа, сличаются подписи и оттиски печати клиента, а также номер чека с номером, записанным в карточке образцов подписей, после чего документ передается контролеру. В необходимых случаях сумма выдачи отражается ответственным исполнителем в оперативном учете. При выдаче денег на заработную плату сумма чека регистрируется в специальной карточке, открываемой для контроля за расходованием фондов заработной платы. Контролер также проверяет правильность оформления документов и записывает их сумму в расходный кассовый журнал, после чего документы направляются в кассу для выдачи наличных денег.

Документооборот по приходным кассовым операциям обеспечивает зачисление сумм на счета только после фактического поступления денег в кассу. Приходный кассовый документ, принятый или составленный ответственным исполнителем, регистрируется им в кассовом журнале и передается в кассу вместе с выписанной квитанцией.

Получив обратно из кассы ордер из комплекта бланков (форма 0402001) с подписью кассира о приеме денег, ответственный исполнитель проверяет подлинность подписи кассира на ордере по ее образцу, после чего документ используется как основание для записей в лицевых счетах.

Для своевременного выполнения банковских операций предусмотрены следующие правила:

все документы, принятые от клиентов в течение операционного времени (3,5--4 ч), должны быть в тот же день отражены на счетах баланса банка. На оплату обращаются остатки средств на начало дня и новые поступления;

поступающие документы передаются на ЭВМ в течение всего дня в соответствии с графиком сдачи документов. Передачи переводов на телетайпные установки и телеграф предусмотрены в графике по мере оформления расчетных документов к проведению по счетам клиентов и составления по ним телеграмм преимущественно в первой половине рабочего дня;

все денежно-расчетные документы, подлежащие отправке другим учреждениям банков, в тот же день передаются представителю учреждения.

В каждом отделении банка составляется график документооборота, в котором предусматривается время, необходимое для обработки документов, как в операционное, так и в послеоперационное время. В операционное время производится обработка документов, поступивших от местных клиентов, отделений банка и банков корреспондентов. Графиком документооборота предусматривается также время, необходимое для обработки документов в послеоперационное время, т.е. поступивших после операционного дня, с целью подготовки их к следующему дню.

По согласованию с клиентами учреждения банков устанавливают график для обслуживания, составленный с учетом времени поступления в банк документов от других учреждений, чтобы обеспечить равномерность их обработки.

Документооборот - это процесс с момента составления документов до подшития их в «папку дня»

Документооборот составляется главным бухгалтером и включает функциональные обязанности учетных работников, утверждается руководителем банка.

Ввод документов в «Казком» проходящих по системе клиент-банк происходит под контролем уполномоченного лица, специальным программным обеспечением. Клиент, согласно графику, отправляет электронную посылку в банк. Уполномоченный исполнитель проверяет электронные посылки на достоверность и осуществляет печать нужного количества платежных поручений, которые передает исполнителям, контролирующим счет клиента. Затем проводит экспорт в общий массив электронных документов банка. Подготовка выписок для передачи в системе клиент-банк производится администратором системы по расписанию в автоматическом режиме.

Операции не связанные с клиентскими перечислениями, в течение операционного дня проводятся без ограничения времени ввода документов. В операционный интервал исполнитель имеет возможность видеть и распечатывать лицевые счета по проводимым операциям.

По завершению операционного времени (конец дня) администратор системы проводит общую обработку с выдачей лицевых счетов исполнителям. По завершению сверки лицевых счетов администратор системы осуществляет ряд технологических операций и выдачу аналитической и синтетической отчетности текущего дня. Это документы дня, бухгалтерский журнал, сомовый и валютный балансы, регистры сальдовых остатков, расшифровки кассы, ведомость снятых процентов, ведомость открытых и закрытых счетов. По завершению печати документов производится загрузка в архивы данных и формирование таблиц базы анализа работы банка. После этого все операции в этом дне считаются завершенными. Исправления допускаются только при осуществлении процедуры восстановления дня. Соответственно прекращается работа отделов банка с аналитическим комплексом программ до восстановления всей информации в восстанавливаемом интервале.

Администратор системы в течение операционного дня ведет журнал работы администратора, в котором отражены все технологические моменты текущей работы.

По начислению процентов раз в месяц производится снятие накопленных процентов с выдачей ведомости снятых процентов. В ведомости снятых процентов определена корреспонденция счетов зачисления процентов. Снятые проценты зачисляются на счета в автоматическом или ручном режиме. По зачисленным процентам выдается специальная ведомость. После контроля этих ведомостей начальник учетно-операционного отдела выдает распоряжение администратору системы о правильности зачисления процентов. Администратор производит корректировку и экспорт в общий массив документов банка.

Операция электронного документооборота сектора внутрибанковских операций

Сектор внутрибанковских операций, платежи, связанные с перечислениями корреспондентам банка проводит по схеме, вышеприведенных данных. Кроме осуществления платежей отдел внутрибанковских операций эксплуатирует программное обеспечение по учету заработной платы, учету бензина, склад, расходных и приходных кассовых ордеров, учет основных средств, учет нематериальных активов, счета фактуры. Эти программные комплексы работают автономно. Ввод и контроль входных документов осуществляются внутри соответствующих комплексов. Связь с массивом документов банка осуществляется либо посредством экспорта документов, либо вручную вводом в операционный день банка согласно правилам.

Бухгалтер оформляет счета фактуры на своем рабочем месте, общую книгу покупок-продаж формирует программный комплекс сектора внутрибанковских операций. Работник этого сектора имеет возможность печати и просмотра этой книги.

Перенос остатков при красном сальдо на парных счетах осуществляется автоматически в конце дня. Мемориальный ордер по этим проводкам выдается программным путем.

Операция закрытия отчетного периода осуществляется также в автоматическом режиме с формированием отчета о прибылях и убытках по форме 2 и выдачей мемориальных ордеров по проведенным операциям.

Платежи, связанные с клиентскими перечислениями, операционное отделение проводит по вышеприведенной схеме. Основное отличие заключается в том, что документы группируются в специальные пачки и в электронном виде поступают в головной банк по графику обмена информации. Выписки по счетам, также согласно графика, в электронном виде приходят в операционное отделение.

Документооборот в обменных пунктах складывается из двух частей. Документы, подготовленные в валютной бухгалтерии для обменных пунктов и документы собственно обменных пунктов.

В начале рабочего дня, вместе с инкассацией работник обменного пункта получает подготовленные в валютной бухгалтерии описи сумок и курсы покупки продажи валюты. После заполнения форм начала дня в специальном программном обеспечении, работник обменного пункта осуществляет покупку-продажу валюты, регистрируя каждую сделку. Программное обеспечение оперативно показывает количество купленной и проданной валюты, остаток сомов и валюты, количество совершенных сделок. По окончании работы, кассир обменного пункта выводит журналы и реестры установленной формы и подготавливает дискету с итогом работы обменного пункта. Эта информация передается в валютную бухгалтерию.

Валютная бухгалтерия принимает информацию с обменного пункта и автоматически, программным путем, формирует проводки, экспортируемые в общий массив документов банка. Описи сумок инкассации в валютной бухгалтерии готовятся также программным путем

В основу технологии обработки учетной информации для сберегательных операций положен принцип осуществления программного последконтроля и автономности работы. Открытие счета вкладных операций, начисление и снятие процентов, движение средств по счетам осуществляется непосредственно в сберегательной кассе. По окончанию операционного дня работник сберегательной кассы формирует групповые проводки в общий массив документов и в электронном виде (используя телефонный модем) отправляет их в централизованную бухгалтерию, на специальную машину. Одновременно готовится дискета с аналитической информацией и с инкассацией доставляется в централизованную бухгалтерию. Бухгалтер централизованной бухгалтерии осуществляет контроль и печать сводных мемориальных ордеров по проводкам в операционный день банка со специальной машины.

Аналитическая информация экспортируется в специальный программный комплекс, где осуществляется контроль начисления процентов, архивирование и расчеты специальных форм для нужд кредитного отдела и отдела ценных бумаг. Этот специальный комплекс дублирует все счета, открытые в сберегательных кассах и работает автономно от локальной сети банка. Бухгалтер централизованной бухгалтерии имеет возможность получить дубликат любой формы, прошедшей в сберегательной кассе.

Специальная машина обрабатывает только групповую информацию и имеет включение в сеть банка.

В основу принятия решений о технической модернизации и доукомплектования средствами вычислительной техники положен принцип ориентации на наличие программного обеспечения и трудоемкости выполняемой работы. В первую очередь модернизируются средства обеспечивающие работу банка в целом, далее отделы и группы, непосредственно обеспечивающие доходность и устойчивость банка. Рабочие места, занятые в технологическом цикле комплектуются средствами вычислительной техники только для выполнения конкретной задачи.

Глава 3. ВНУТРЕННИЙ КОНТРОЛЬ, КАК НАДЗОР ЗА ОРГАНИЗАЦИЕЙ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ДОКУМЕНТООБОРОТА В БАНКАХ.

3.1 Внутренний контроль бухгалтерского учета и документооборота

Анализ современного состояния экономики Кыргызской Республики показывает, что одним из наиболее уязвимых её звеньев является сфера кредитно-финансовых отношений. Умышленное невыполнение заёмщиками своих обязательств перед банками приблизилось к норме взаимоотношений между хозяйственными субъектами, кредитными организациями и гражданами.

В наиболее укрупнено структурированном виде преступления в кредитно-финансовой сфере можно разделить на три блока. Первый блок - это преступления, совершаемые против коммерческого банка. Второй блок - преступления, совершаемые юридическими и физическими лицами с помощью коммерческого банка. И третий блок - преступления в сфере внешнеэкономической деятельности.

В качестве одной из наиболее серьёзных мер по предупреждению преступности в кредитно-банковской сфере в настоящее время является создание в коммерческих банках служб внутреннего контроля, основная цель которых - защита интересов инвесторов, банков и их клиентов путём контроля за соблюдением сотрудниками банка законодательства, нормативных актов и стандартов профессиональной деятельности, урегулирование конфликтов интересов, обеспечение надлежащего уровня надёжности, соответствующего характеру и масштабам проводимых банком операций, и минимизации рисков в деятельности банков.

Подобные службы являются первыми попытками борьбы с отмыванием денег и иными преступлениями в кредитно-финансовой сфере. Как показывает зарубежная практика, деятельность подобных служб существенно сокращает преступность в банковской сфере.

Банки - участники финансовых рынков обязаны организовать внутренний контроль за соответствием своей деятельности законодательству. В штате кредитной организации должны быть контролёры, в исключительную компетенцию которых входит организация указанного контроля.

Хотя в Международных стандартах финансовой отчетности нет отдельных требований к внутреннему контролю, эффективный внутренний контроль важен для получения надежной учетной документации и финансовых отчетов.

Руководство Национального банка Кыргызской Республике по банковской надзорной политике содержит детальное описание конкретных средств контроля и предлагаемые процедуры для банковских инспекторов. При обзоре банковского внутреннего контроля, инспектора должны принимать во внимание цели, изложенные ниже.

Инспектора должны также обратиться к Отчету о результатах аудита по бухгалтерскому учету.

Документы или другая соответствующая информация являются в первую очередь доказательствами, которую используют сотрудники отдела внутреннего контроля при формулировке найденных фактов или выводов. Доказательства должны позволить сотрудникам отдела внутреннего контроля составить мнение о проверяемой финансовой информации. Достоверность доказательств зависит от обстоятельств, при которых они получены.

Сотрудники отдела внутреннего контроля должен обладать полной, достоверной и надежной информацией, достаточной для выдачи обоснованных заключений. Источниками информации могут быть учетная система, подтверждающая документация, материальные активы, администрация и персонал предприятия, клиенты, поставщики и др. Информация, имеющаяся в распоряжении проверяющего, должна позволить ему сделать обоснованное заключение о полноте учета активов и пассивов банковского учреждения, правильности и достоверности учета доходов и расходов, определения прибыли.

Особое внимание при этом обращается на обнаружение и предупреждение подделок документов, что, в конечном счете, означает раскрытие и предотвращение многих нарушений и злоупотреблений.

Практика показывает, что нередко документы содержат многочисленные не оговоренные исправления, зачеркивания, подчистки, нечеткие оттиски печатей и штампов, что позволяет отдельным лицам совершать злоупотребления.

Поэтому сотрудники отдела внутреннего контроля должны быть знакомы с методами осмотра документов, а также со средствами предупреждения подделок. Необходимо, чтобы был установлен рациональный порядок использования документов, документы исполнялись на соответствующей бумаге и чернилами (пастой), хранились надлежащим образом, защищались специальными средствами (защитная сетка, поверхностное окрашивание, нанесение оптически активных веществ и добавление химикатов при изготовлении бумаги, изготовление серий бланков, покрытие документов пластиковыми полимерными пленками).

Получаемые свидетельства можно классифицировать в свете общепринятых правил подачи информации, предусмотренных законодательством.

По доказательному значению проверяемые документы подразделяют на четыре группы:

1 группа	Первичные
2 группа	Сводные
3 группа	неофициальные
4 группа	вспомогательные

Под первичными документами подразумеваются такие документы, которые отражают хозяйственные операции либо являются основой для их проведения или подтверждают какие-либо события, факты, количество и состояние проверяемых ресурсов.

Сводные -- это такие документы, которые в укрупненном виде отражают различные данные. Отличительной особенностью является их вторичность. Их составление не связано с хозяйственными операциями. В них лишь зарегистрированы эти операции по данным первичных документов.

Неофициальными документами следует считать такие, которые материально ответственные лица и другие работники ведут по своей инициативе, составляют их, не соблюдая установленного порядка оформления аналогичных документов, и фиксируют в них экономические явления, происходящие на контролируемом предприятии.

Вспомогательными являются такие документы, в которых изложено мнение отдельных лиц по экономическим вопросам и явлениям, происходящим на контролируемом предприятии. По данным первичных документов можно сделать вывод о недостачах, нарушениях, злоупотреблениях, размере материального ущерба. По данным сводных документов можно сделать условно точный вывод. Условием является правильность зарегистрированных в них данных. Неофициальные и вспомогательные документы доказательного значения не имеют. Однако они могут быть успешно использованы при выборе направления контроля, оценке выявленных фактов и определении степени виновности отдельных работников в допущенных нарушениях.

Категорическая информация является абсолютно точной, так как формируется в результате проверки сотрудником отдела внутреннего контроля первичных документов, натурных объектов и моментных явлений.