Учетно-операционная работа банка

Размещено на http://www.allbest.ru/

12

учетно-операционная работа банка

1. Учетная политика банка

Представляет собой совокупность определенных в пределах действующего законодательства принципов, методов и процедур, которые используются учреждением банка для составления и представление финансовой отчетности.

Положение об учетной политике банка утверждается приказом руководителя к началу нового календарного года. Этим документом устанавливается методология учета отдельных операций. Внесение изменений в Положение об учетной политике банка на протяжении года не допускается (кроме случаев важных изменений в деятельности учреждения или правовой базе).

Учетная политика банка базируется на основных принципах бухгалтерского учета, которые банки должны придерживаться в ведении учета и составлении внешней и внутренней отчетности.

Банки освещают избранную ими учетную политику описанием:

* принципов учета отдельных статей отчетности;

* методов оценки определенных объектов учета;

* фактов, которые касаются изменений в учетной политике.

Обязательно должны быть разработаны и утверждены основные составляющие учетной политики банка, к которым относятся:

* характеристика аналитических счетов внутреннего плана счетов;

* дополнительные регистры аналитического учета и формы первичных документов, в которых фиксируются банковские операции;

* правила документооборота и технологии обработки учетной информации;

* перечень определенных прав работников банка на подписание документов;

* перечень операций, которые нуждаются в дополнительном контроле;

* порядок проведения инвентаризации и методы оценки активов и обязательств;

* порядок контроля за проведенными внутренними банковскими операциями;

* порядок расчетов между филиалами и другими структурными подразделами банка;

* порядок применения в учете принципа начисления доходов и расходов, создание и использование резервов;

* процедуры проверки и контроля;

* другие документы и решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

2. Характеристика учетно-операционной работы в банке

Базой бухгалтерского учета в учреждениях банков является учетно-операционная работа, которая представляет собой, совокупность процессов оформления и осуществления расчетно-денежных операций, их учета и контроля на протяжении операционного дня и после его окончания.

Банки самостоятельно избирают систему и подсистемы бухгалтерского учета, исходя из нужд управления банком, объема банковских операций и количества работающих. Организация учетно-операционной работы должна обеспечить:

* соблюдение принципов бухгалтерского учета;

* единую методологическую основу учета;

* взаимосвязь данных синтетического и аналитического учета;

* хронологическое и систематическое отображение всех операций банка в регистрах бухгалтерского учета на основании первичных документов;

* накопление и систематизацию данных учета в разрезе показателей, необходимых для управления банком, а также составление отчетности.

Банк самостоятельно определяет права работников на подписывание документов, утверждает правила документооборота, дополнительную систему счетов и регистров аналитического учета.

Для ограничения риска во время выполнения банковских операций необходимо определить такие процедуры из организации учетно-операционной работы банка:

1. Распределение обязанностей и полномочий относительно осуществленных операций:

а) перечень операций (наличные, кредитные и др.);

б) список лиц, уполномоченных на подписание документов;

в) ограничение относительно распоряжения активами;

г) передача полномочий;

2. Выполнение операций: техническая и бухгалтерская обработка.

3. Контроль операций.

В процессе осуществления учетно-операционной работы необходимо придерживаться таких требований:

* все расчетные, кассовые и другие документы, которые поступили в операционное время, отображают в бухгалтерском учете в тот же день. Документы, которые поступили после операционного времени, подлежат записям по счетам клиентов на следующий день. Это должно быть предусмотрено соглашениями на обслуживание клиентов;

* прием и контроль документов, обслуживание клиентов, введение информации в персональный компьютер, а также проверка исходных форм, формирование архивных папок документов осуществляют на протяжении операционного дня непосредственно ответственные исполнители;

* клиент, исходя со своих технических возможностей, может подавать в банк расчетные документы как в бумажной форме, так и в виде электронных расчетных документов. Способ представления клиентами документов в банк оговаривается соглашением на расчетно-кассовое обслуживание;

* в послеоперационное время документы можно сдавать в банк ответственному исполнителю или через специальные устройства (почтовые ящики), откуда документы вынимают по крайней мере раз в час. Если документы по любой причине не могут быть приняты к выполнению, клиента немедленно об этом сообщают;

* оплату всех расчетно-денежных документов с текущих счетов клиентов проводят лишь в пределах средств, имеющихся на этих счетах, или если договором между банком и плательщиком предусмотрено их прием и выполнение в случае отсутствия или недостаточности средств на указанных счетах;

* документы, подготовленные для передачи системой электронных платежей, формируют в порядке их поступления. Передача информации, которая содержится в документах, системой электронных платежей осуществляют равномерно на протяжении всего операционного дня. Завершают ее за два - три часа до конца рабочего дня.

Все это должно определяется учетной политикой банка.

3. Построение и функции учетно-операционного аппарата

Работников учреждения банка, которые осуществляют оформление и контроль денежно-расчетных документов и обеспечивают отображение операций за счетами бухгалтерского учета, принято называть учетно-операционным аппаратом банка.

Структура учетно-операционного аппарата определяется банком самостоятельно. Бухгалтерские операции могут выполнять работники любого структурного подраздела банка, если это предусмотрено их должностными обязанностями.

На учетно-операционных работников банка полагается выполнение таких функций:

* централизованное установление и поддержка единых правил ведения бухгалтерского учета банковских операций и разработка правил для операций, которые планируется осуществлять, на основании нормативных актов Национального банка Украины;

* ведение регистров бухгалтерского учета соответственно основным требованиям Национального банка Украины и учетной политики банка;

* ведение и поддержка внутреннего плана счетов, составленного на основании Плана счетов бухгалтерского учета банков Украины;

* своевременная подготовка, проверка и предоставление внутренней и внешней финансовой отчетности;

* установление централизованного бухгалтерского контроля за применением правил учетной политики в разных подразделениях банка и достоверностью финансовой отчетности.

На учетно-операционных работников не может возлагаться ответственность за хранение и издание материалов и за другие хозяйственные операции, которые в дальнейшем отображаются ими в бухгалтерском учете.

Учетно-операционный аппарат учреждения банка возглавляет главный бухгалтер, который подчиняется непосредственно руководителю банка.

Главный бухгалтер учреждения банка выполняет такие функции:

* обеспечивает соответствие операций, которые осуществляет банк, законодательству Украины, указаниям Национального банка Украины;

* несет ответственность за формирование учетной политики, организацию и ведение бухгалтерского учета, своевременное предоставление полной и достоверной финансовой отчетности;

* осуществляет контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченных лиц денежно-расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считают недействительными, и их не должны принимать в выполнение;

* обеспечивает отображение по счетам бухгалтерского учета всех операций, который осуществляет банк, и контроль за ними;

* предоставляет руководству банка оперативную информацию, составляет и подает в установленные сроки финансовую отчетность, осуществляет экономический анализ деятельности банка для выявления и мобилизации внутренних банковских резервов;

* отвечает за правильное начисление налогов, сборов и других обязательных платежей, которые предусмотрены законодательством Украины.

Требования главного бухгалтера относительно документального оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов обязательны для всех работников банка.

На главного бухгалтера, который выполняет организационные и контрольные функции, не могут полагаться обязанности руководителя банка при его временном отсутствии, а также обязанности относительно непосредственного выполнения бухгалтерских операций.

Главному бухгалтеру запрещено принимать на выполнение документы по операциям, которые противоречат требованиям законодательных актов Национального банка Украины, наносят ущерб государству, основателям банка, другим юридическим и физическим лицам - клиентам банка. О таких документах главный бухгалтер письменно сообщает руководителя банка и принимает их к выполнению и учету только по письменным его распоряжением.

В случае временного отсутствия главного бухгалтера право подписи может быть предоставлено по письменному распоряжению руководителя банка заместителю главного бухгалтера. С главным бухгалтером согласовывают назначение, переведение и освобождение материально ответственных работников.

Учетно-операционный аппарат учреждения банка строится по принципу назначения ответственных исполнителей.

Ответственный исполнитель - доверенный работник банка, которому поручается единолично оформлять и подписывать денежно-расчетные документы по определенному кругу операций, которые он выполняет.

За ответственным исполнителем закрепляют ведение соответствующих счетов или выполнение отдельных операций.

Ответственными исполнителями также считают работников, на которых возложены выполнения операций, связанных с контролем, оформлением денежно-расчетных документов и отображением в учете банковских операций, в частности контроль за состоянием корреспондентского счета банка.

Закрепление счетов за отдельными ответственными исполнителями и дальнейшее их перераспределение осуществляет главный бухгалтер. Такое распределение оформляется записью в специальной книге учета распределения и перераспределения обязанностей между учетно-операционными работниками банка.

В каждом учреждении банка должны быть разработанные и утвержденные должностные инструкции, копии которых передают для руководства в работе учетно-операционным работникам.

4. Банковская документация, ее виды

Операции коммерческих банков осуществляются и отображаются в учете на основе документов.

Банковский документ - письменное распоряжение банку, которое содержит необходимую и достаточную информацию для осуществления банковских операций, подтверждает их законность и служит основой для отображения операций в бухгалтерском учете.

Все документы, на основании которых осуществляются операции содержат необходимые данные, которые характеризуют эти операции. Данные, которые составляют элементы документа, называются реквизитами.

Обязательными реквизитами банковских документов есть:

* название документа;

* номер и дата составления документа;

* название предприятия (банка), от лица которого составлен документ;

* название получателя средств;

* содержание операции;

* сумма операций (цифрами и прописью);

* номера счетов за дебетом и кредитом;

* названия банков (получателя и плательщика средств), их номера за МФО;

* подписи лиц, ответственных за осуществление операций и оттиск печати юридического лица.

Реквизиты в документах размещены в соответствующей последовательности: справочные данные слева, бухгалтерские и статистические - справа. Такое размещение реквизитов облегчает обработку информации.

Количество экземпляров денежно-расчетных документов, которые подают в банк клиенты, и тех, что банк оформляет самостоятельно, должна быть достаточной для отображения операций за всеми лицевыми счетами, а также для приложений к извлечениям из лицевых счетов.

Ответственность за своевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета, а также за правильность отображения операций в учетных регистрах несут лица, которые составляли и подписывали эти документы (регистры).

Банки самостоятельно определяют порядок формирования и хранение первичных документов, учетных регистров и отчетов, обеспечивают их строгую сохранность.

Изъятие первичных документов, учетных регистров и отчетов осуществляется только по постановлению уполномоченных государственных органов соответственно действующему законодательству Украины. Изъятия оформляется протоколом (актом), копия которого вручается под расписку ответственному служебному лицу банка.

В присутствии представителей органов, которые осуществляют изъятие, соответствующие служебные лица банка имеют право снять копии документов и обязаны составить реестр документов, которые изымаются, с указанием оснований и дать их изъятие. Копии изъятых документов и протоколов (актов) сохраняются в отдельном деле.

В случае потери или уничтожение первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель банка письменно сообщает об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и выяснение причин их исчезновение или уничтожение.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем банка. Копия акта подается в территориальные управления НБУ в 10-дневной срок от даты его подписания.

5. Документооборот по банковским операциям

банковский документ реквизит

Чтобы привести в порядок движение документов и своевременно отобразить хозяйственные операции в бухгалтерском учете, банки разрабатывают графики документооборота.

Документооборот за банковскими операциями - это последовательное перемещение денежно-расчетных документов от момента их выписывания или поступление извне к завершению операции за рабочий день и передачу в текущий архив.

Национальный банк Украины предоставляет коммерческим банкам лицензии на ведение банковских операций лишь тогда, когда у них есть внутренние документы, регламентирующие деятельность, которая по закону подлежит лицензированию.

Графиком документооборота определен порядок перемещения документов между банком и клиентами, между разными учреждениями банков, количество подразделений, через которые проходит каждый первичный документ, и исполнителей, которые берут в этом участие. График регламентирует максимальное время пребывания документов в подразделении, сроки, отведенные для отображения информации в учете.

Движение документов зависит от специфики тех или других операций, структуры учетно-операционного аппарата банка, автоматизации учета и т.п. Поэтому порядок прохождения документов банк устанавливает самостоятельно с учетом требований НБУ к отдельным операциям. При этом банки придерживаются таких основных правил:

* каждый документ подлежит предварительному контролю;

* документы по безналичным расчетам сначала проводят по дебетам счетов плательщиков и лишь потом - по кредитам счетов получателей;

* приходные кассовые документы служат основанием для отображения операций в учете только после того, как деньги получены кассой банка, а расходные- направляют в кассу для оплаты только после отображения расходных кассовых операций по счетам бухгалтерского учета.

Документооборот по банковским операциям проходит последовательные этапы.

На первом этапе проверяют форму и сущность документов, которые поступили, а также оценивают возможность осуществления операций в зависимости от состояния счетов.

На втором этапе на основе документов операции отображают в бухгалтерских регистрах, и их подписывают ответственные исполнители, а в необходимых случаях - контролирующие работники.

На третьем - документы группируют и брошюруют в папки для передачи в текущий архив.

Графики документооборота по разным операциям банка могут приобретать разные формы, их оформляют в виде схем или перечня работ по созданию, проверки и обработки документов. Графики разрабатывает каждое подразделение банка. В них указываются все исполнители, взаимосвязи между ними и сроки выполнения работ.

График документооборота в банке утверждает руководитель учреждения.

Кроме графика документооборота, в кредитных учреждениях составляют графики обслуживания клиентов, в которых для каждого предприятия, организации или учреждения устанавливают время, на протяжении которого операционный отдел банка принимает от представителя организации или через систему «клиент-банк» документы для отображения операций в бухгалтерском учете.

Размещено на Allbest.ru