Использование электронного документооборота при осуществлении расчетов с поставщиками в условиях цифровизации бизнес-процессов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Севастопольский государственный университет

Использование электронного документооборота при осуществлении расчетов с поставщиками в условиях цифровизации бизнес-процессов

Кулагин А.А., доцент доцент кафедры «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»

Ляховская А.А. студент

4 курс, факультет «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»

Россия, г. Севастополь

Аннотация

В современном мире цифровая трансформация затрагивает все сферы жизни, включая бизнес-процессы. Цифровизация расчетов с поставщиками стала одним из ключевых направлений для повышения эффективности и конкурентоспособности компаний. В данной статье рассматриваются преимущества использования электронного документооборота над бумажным при осуществлении расчетов с поставщиками в условиях цифровизации бизнес-процессов.

Ключевые слова: цифровизация, автоматизация, бумажный документооборот, электронный документооборот, поставщики.

Annotation

In the modern world, digital transformation affects all spheres of life, including business processes. Digitalization of payments with suppliers has become one of the key areas for improving the efficiency and competitiveness of companies. This article discusses the advantages of using electronic document management over paper when making payments to suppliers in the context of digitalization of business processes.

Key words: digitalization, automation, paper document management, electronic data interchanhe, suppliers.

Цифровизация расчетов с поставщиками играет ключевую роль в оптимизации бизнес-процессов и повышении эффективности работы компаний. В современном мире, где информация является ключевым активом, использование цифровых технологий становится неотъемлемой частью ведения бизнеса.

Автоматизация - это процесс, при котором рутинные операции предприятия переведены в электронный вид, например: на компьютере есть папка с шаблонами договоров для контрагентов, и, в случае необходимости составления договора с новым поставщиком нужно просто заменить данные о контрагенте и все - договор готов. Цифровизация же более широкое понятие, которое включает в себя не только автоматизацию процессов, но и использование цифровых технологий для улучшения эффективности бизнеса, например системы электронного документооборота [1].

Таким образом, автоматизация - это часть цифровизации, которая направлена на улучшение процессов внутри компании.

Бумажные документы уходят в прошлое, так как замедляют все бизнес-процессы в компании, а сотрудники тратят много времени на общение вживую. В сегодняшних реалиях полностью отказаться от бумажного документооборота практически нереально, но можно заменить его использование везде, где это возможно, перейдя на электронный документооборот.

Ведение бумажного документооборота может быть проблемой при расчёте с поставщиками по нескольким причинам:

Недостоверность и потеря данных. Бумажный документооборот может привести к потере и неточности данных, особенно если документы хранятся в разных местах или не используются электронные системы управления документами, что в свою очередь может привести к ошибкам при оплате и задержке в выполнении работ или услуг.

Сложность поиска документов. Поиск и хранение бумажных документов - это сложный и трудоемким процесс, который занимает много времени и требует дополнительных ресурсов на хранение и обработку документов, особенно когда их количество увеличивается.

Ограничения в использовании. Бумажный документооборот не всегда совместим с современными технологиями, такими как электронный документооборот. цифровизация электронный документооборот поставщик

Риск повреждения и потери. Бумажные документы могут быть подвержены повреждениям, таким как порча, потеря, кража или пожар, что так же может привести к задержкам в оплате и дополнительным затратам на восстановление документов.

Нарушение конфиденциальности. При использовании бумажных документов конфиденциальная информация может быть легко доступна для третьих лиц, что может представлять угрозу безопасности данных.

Для решения этих проблем можно использовать электронные системы управления документами, которые позволяют хранить и обмениваться документами в электронном виде. Кроме того, необходимо разработать систему контроля доступа к документам и обеспечить их защиту от несанкционированного доступа.

В России поставлена цель полного перехода к электронным документам с 2023 по 2025 год. Предпосылкой к этому стала ежедневная работа с тоннами бумажными документами, потребление бумаги в огромных количествах в целом. На данный момент, первый этап развития электронного документооборота - тестирование цифровых технологий, создание наилучших условий для перехода - прошел. Начался второй этап - с 2023 по 2025, в течение которых все предприятия должны перейти к электронным документам[2].

Например, Фонд поддержки Внешнеэкономической деятельности Московской области стал первым российским центром поддержки экспорта , который перешел на электронный документооборот. Одной из задач данного перехода является улучшение коммуникации с экспортерами. Так же, появилась возможность снизить издержки бизнеса и повысить эффективность деятельности [3].

Учет расчетов с поставщиками является важнейшим аспектом финансового учета. Для обеспечения точности и актуальности информации в этой сфере необходимо использование современных компьютерных технологий. Именно здесь на помощь приходит электронный документооборот (ЭДО), который позволяет обмениваться электронными документами (накладными, счетами-фактурами и др.) между компьютерными системами разных компаний.

Для функционирования электронного документооборота создано множество программ. Наиболее востребованными на российском рынке являются продукты отечественных разработчиков. Самые популярные из них: 1С-ЭДО, Directum, ELMA, «Дело», «Первая форма». Они привлекают доступностью и удобством [4,5] .

Одним из наиболее важных преимуществ электронного документооборота является формирование информации в режиме реального времени, то есть предприятие получает данные сразу после оформления документов без необходимости их физической передачи, что значительно экономит время, транспортные и прочие расходы.

Еще одним важным преимуществом ЭДО над бумажным документооборотом является прозрачность - возможность отслеживать статус документов, хранить их в электронном виде и быстро получать доступ к ним при необходимости.

В случае обнаружения ошибок в электронных документах, исправить их намного быстрее, чем в бумажных. Многие показатели автоматически вносятся системой, поэтому в документе не остается пустых граф. Ошибки в нумерации ИНН или неточности в названии юридической организации исключаются, а подписанные электронной подписью счета-фактуры не могут быть изменены после подписания.

По данным облачного сервиса управления торговлей "МойСклад" и оператора фискальных данных OFD.RU в июле 2021 года лишь 3,8% российских компаний полностью перешли на электронный документооборот. Для сравнения данные об использовании ЭДО представлены на рисунке 1.

Рисунок 1. Статистика перехода предприятий на ЭДО.

Источник: [6]

Основные причины подключения ЭДО представлены на рисунке 2.

Рисунок 2. Причины перехода на ЭДО.

Источник: [6]

Объем коммерческих юридически значимых документов и EDI- документов, достиг 1,1 млрд штук в 2021 году против 850 млн в 2020 году. В 2022 году также наблюдается увеличение до 1,3 млрд. По данным аналитиков Контура, в первые три месяца 2023 года через сервисы электронного документооборота передано на 35% больше документов по сравнению с аналогичным периодом прошлого года [7].

Возросший интерес бизнеса к ЭДО объясняется такими факторами:

Предприятия малого и среднего бизнеса оценили преимущества работы в онлайне, с их стороны наблюдается рост подключений.

Многие выбирают электронный документооборот для сокращения затрат. Как подтверждение -- скачок подключений к сервисам ЭДО весной 2022 года в период подорожания офисной бумаги [8].

Для того чтобы быть актуальным в современном мире, компаниям необходимо внедрить цифровые технологии в свои рабочие процессы и использовать систему электронного документооборота, которая способствует сокращению времени, затрачиваемого на обработку документов, и обеспечивает доступ к архиву документов за многие годы. Переход к электронным документам облегчит оперативное взаимодействие с поставщиками, что важно для эффективного бизнеса. В заключении хочется подчеркнуть, что цифровизация бизнес-процессов и использование ЭДО -- это шаг вперед к современным стандартам работы предприятий.

Использованные источники

1. Хабр -- [Электронный ресурс].

2. A2B. -- [Электронный ресурс].

3. Mii.mosreg. -- [Электронный ресурс].

4. VC. -- [Электронный ресурс].

5. Гильмуллина, Н. Ф. Преимущества и возможности электронного документооборота в экономике / Н. Ф. Гильмуллина. -- Текст : непосредственный // Молодой ученый. -- 2022. -- № 50 (445). -- С. 104106.

6. Comnews -- [Электронный ресурс].

7. СКБ Контур -- [Электронный ресурс].

8. Cnews -- [Электронный ресурс].

Размещено на Allbest.ru