Облік і внутрішній контроль зобов’язань підприємства за розрахунками з контрагентами

Размещено на http://allbest.ru

Сумський національний аграрний університет

Облік і внутрішній контроль зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами

Гаркуша С.А. кандидат економічних наук, доцент,

доцент кафедри обліку і оподаткування

Анотація

Облік зобов'язання підприємства за розрахунками з контрагентами є важливою і складною частиною обліку, яка впливає на матеріальні інтереси підприємств. Ця ділянка обліку є обов'язковою для будь-якого підприємства і вимагає великої уваги та точності, щоб забезпечити своєчасні розрахунки. В статті зроблено висновок, що інвентаризація зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами є ефективним інструментом, який може бути використаний в різних випадках залежно від обставин і мети операції. Цифровізація внутрішнього контролю зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами за допомогою цифрової платформи сприяє підвищенню ефективності процесу закупівель. Запропонована методика, яка спрямована на створення комплексної системи внутрішнього контролю, яка включає в себе забезпечення належного функціонування інформаційних каналів, системних інтерфейсів, обробки операцій, безпеки інформації та контролю конфіденційності, а також управління ризиками та забезпечення безперервності діяльності організації.

Ключові слова: облік зобов'язання, підприємство, розрахунки, контрагенти, матеріальні інтереси, інвентаризація, цифровізація, внутрішній контроль, цифрова платформа, безпека інформації.

Abstract

Accounting and internal control of company's liabilities for settlements with counterparties

Harkusha Serhii

Candidate of Economic Sciences, Associate Professor, Associate Professor at the Department of Accounting and Taxation

Sumy National Agrarian University

Accounting for a company's obligations in settlements with counterparties is an important and complex part of accounting that affects the company's material interests. This area of accounting is mandatory for any company and requires great attention and accuracy to ensure timely settlements. The article concludes that inventorying a company's obligations in settlements with counterparties is an effective tool that can be used in various cases depending on the circumstances and purpose of the operation. Additionally, inventorying is an effective tool for verifying the accuracy of debt accounting with suppliers and determining the actual state of settlements. It can also be a useful tool for reconciling debts with suppliers and reducing potential misunderstandings or conflicts. During inventorying, opportunities for cost optimization and negotiations with suppliers to reduce costs or revise payment terms can be identified. Furthermore, inventorying can be used as a basis for discussing new delivery terms or expanding credit lines with suppliers if the company plans to negotiate. It is also a useful tool for identifying overdue payments and developing strategies to reduce them. Digitizing the internal control of a company's obligations in settlements with counterparties through a digital platform contributes to increasing the efficiency of the procurement process. The proposed methodology aims to create an integrated internal control system that includes the following aspects: ensuring the availability of information channels, system interfaces, their accuracy, timeliness, and security; ensuring the accuracy, timeliness, completeness, and security of transaction processing within business processes, information channels, and system interfaces; ensuring information security and confidentiality control in accordance with legal requirements and internal standards, etc. The methodology aims to create a comprehensive internal control system that includes ensuring the proper functioning of information channels, system interfaces, transaction processing, information security, and confidentiality control, as well as risk management and ensuring the continuity of organizational activities.

Key words: liability accounting, enterprise, settlements, counterparties, material interests, inventory, digitization, internal control, digital platform, information security.

Вступ

Постановка проблеми. У сучасних умовах інтеграції України до світового економічного простору, суб'єкти господарювання проявляють зростаючий інтерес до отримання достовірної інформації про свою фінансово-господарську діяльність. Взаємодія з постачальниками, покупцями та підрядниками є необхідною для ефективного управління та підвищення конкурентоспроможності підприємства. Ведення обліку операцій з цими сторонами є важливим інструментом управління, який допомагає приймати ефективні рішення. цифровізація розрахунок зобов'язання контроль

Зокрема, облік і внутрішній контроль зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами є важливим фактором для фінансового стану підприємства, а контроль за дебіторською та кредиторською заборгованістю допомагає уникнути прострочення платежів та зведення заборгованості до стану безнадійності.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. За результатами дослідження літератури, зокрема [1-5], з'ясовано, що деякі теоретичні і практичні аспекти у цьому напрямі розглянуто у працях таких вчених та практиків, як Бєлозерцев В.С. [1], Гайдаржинська О.М. [2], Круковська О.В. [з], Майстер Л. [4], Саванчук Т.М. [5] та ін.

Облік зобов'язання підприємства за розрахунками з контрагентами є важливою і складною частиною обліку, яка впливає на матеріальні інтереси підприємств. Ця ділянка обліку є обов'язковою для будь-якого підприємства і вимагає великої уваги та точності, щоб забезпечити своєчасні розрахунки.

На думку авторів Гайдаржинської О.М., Попович О.В., Кромбет А.Ю. [2, с. 876], зобов'язання підприємства перед постачальниками є короткостроковими і виникають під час постачання товарів або надання послуг. Ці зобов'язання погашаються відповідно до укладених договорів про купівлю-продаж. Кредиторська заборгованість у підприємств і організацій зазвичай виникає через невиконання своїх зобов'язань установами.

На наш погляд, підприємство може мати кредиторську заборгованість перед різними видами кредиторів, зазвичай це можуть бути такі суб'єкти (табл. 1).

У табл. 1 наведено загальний перелік можливих кредиторів підприємства. Однак, конкретні види кредиторської заборгованості та їх обсяги будуть визначатися шляхом укладення конкретних угод, договорів та умов між підприємством і його кредиторами.

Бєлозерцев В.С. та Худякова О.С. [1, с. 77], уточнивши поняття «кредиторська заборгованість» та «зобов'язання», вказують, що економічна категорія «зобов'язання» значно ширша, виділивши при цьому ряд основних ознак класифікації поточних зобов'язань, що дає можливість формувати в обліку необхідну інформацію для їх ефективного управління. Також автори [1, с. 77] зазначають, що обліку підлягають не всі зобов'язання підприємства, які виникають у процесі здійснення господарської діяльності.

Круковська О.В. [3, с. 126] для вдосконалення обліку розрахунків з постачальниками пропонує розробити схему документування, яка буде залежати від терміну та форми оплати, а також схему документообігу. Це дозволить ефективно управляти господарською діяльністю підприємств, оскільки розрахунки з різними сторонами часто зосереджуються на одному рахунку.

Контроль оборотності дебіторської та кредиторської заборгованості, а також стану розрахунків щодо простроченої заборгованості є важливими завданнями для підприємства.

Умови інфляції можуть призвести до того, що підприємство отримує лише частину вартості поставленої продукції, тому розширення системи авансових платежів є бажаним. Організація роботи з договорами, яка відображена в картці клієнта, дозволяє відрізняти, чи працює клієнт під реалізацію або за системою передоплати. Удосконалення організації розрахунків, їх обліку, зниження кредиторської заборгованості та зміцнення фінансового стану підприємств є важливими завданнями.

В свою чергу Саванчук Т.М. [5, с. 52] вважає, проведення регулярних інвентаризацій заборгованостей є важливим для ефективного контролю за станом розрахунків з постачальниками та підрядниками. Рекомендується проводити їх щорічно, а також хоча б раз на квартал.

План проведення інвентаризацій та інформація про їх періодичність повинні бути затверджені на підприємстві і включені до наказу про облікову політику.

Для повної інвентаризації заборгованостей необхідно підготувати акти звірок за всіма сумами заборгованості, що рахуються в аналітичному обліку підприємства. Автоматизація цього процесу дозволить значно зменшити час на його виконання, вважає автор.

Більшість підприємств не виконують належний процес документування результатів інвентаризації розрахунків з постачальниками та підрядниками, що є порушенням законодавчих вимог. Тому кожному суб'єкту господарювання необхідно визначитися з формами документів, які варто складати для доведення результатів інвентаризації заборгованостей до керівництва, оскільки порядок їх складання регламентується кількома нормативними документами.

У процесі будь-якої практичної діяльності можуть виникати помилки, включаючи організацію обліку розрахунків з постачальниками. Одним з найбільш ймовірних порушень у відносинах з постачальниками є порушення умов постачання, такі як недопостачання товару або постачання товару неналежної якості. У таких випадках, одержувач має право відмовитися від оплати недопоставлено!.' частини товару або вимагати поставити недостатню кількість товару. Якщо поставлений товар виявився неналежної якості, одержувач має право відмовитися від його оплати або вимагати замінити бракований товар на якісний.

Таблиця 1

Успішне ведення обліку зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами передбачає отримання достовірної інформації про кредиторську заборгованість.

Це означає, що підприємство повинно мати точну інформацію про те, скільки грошей воно заборгувало своїм постачальникам. Це дозволяє уникнути порушень платіжної дисципліни і забезпечити своєчасну оплату заборгованості.

Для досягнення цього необхідно забезпечувати постійний бухгалтерський контроль за правильністю відображення розрахункових операцій у бухгалтерському обліку. Це означає, що бухгалтер повинен ретельно перевіряти всі розрахункові операції, щоб переконатися, що вони відображені правильно і відповідають фактичним розрахункам з постачальниками.

Такий контроль допомагає уникнути помилок і недорозумінь, які можуть призвести до неправильного розрахунку кредиторської заборгованості. Він також дозволяє вчасно виявляти будь-які невідповідності і вживати відповідних заходів для їх виправлення.

Загалом, постійний бухгалтерський контроль є важливою складовою успішного ведення обліку зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами. Він допомагає забезпечити точність і достовірність інформації про кредиторську заборгованість, що є важливим для ефективного управління фінансами компанії.

Отже, інвентаризація зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами може бути найбільш ефективною в різних випадках, залежно від обставин і мети операції:

- є важливим етапом для підприємства, яке готується до складання фінансових звітів або аудиту. Цей процес допомагає визначити точний обсяг заборгованостей;

- є ефективним інструментом для перевірки точності обліку боргів перед постачальниками та визначення реального стану розрахунків;

- є корисним інструментом для узгодження боргів з постачальниками та зменшення можливих непорозумінь або конфліктів;

- під час проведення інвентаризації можна виявити можливості для оптимізації витрат та переговорів з постачальниками щодо зниження витрат або перегляду умов оплати;

- може бути використана як основа для обговорення нових умов поставок або розширення кредитних ліній з постачальниками, якщо підприємство планує провести переговори;

- є корисним інструментом для виявлення прострочених платежів і розробки стратегій для їх зменшення;

- дозволяє покращити планування грошових потоків і визначити оптимальний час і обсяг платежів.

При прийнятті рішення про проведення інвентаризації зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами важливо враховувати конкретні обставини і цілі підприємства, а також специфіку його бізнес-процесів. Додатково необхідно враховувати всі законодавчі вимоги та стандарти бухгалтерського обліку, що стосуються даного процесу.

Проведення інвентаризації заборгованостей та документування її результатів з аналізом причин розходжень у сумах заборгованостей при розрахунках з постачальниками може значно покращити контроль за розрахунковими відносинами на українських підприємствах. Це дозволить забезпечити згоду з контрагентами щодо всіх сум заборгованостей на кінець звітних періодів.

Цифровізація внутрішнього контролю зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами за допомогою цифрової платформи сприяє підвищенню ефективності процесу закупівель. Внутрішній контроль включає перевірку відповідності операцій законодавству, достовірність звітності та ефективність.

Це вимагає системного підходу до побудови обліково-аналітичної системи, яка пов'язана з системою внутрішнього контролю з урахуванням ризиків.

Методика розробки інформаційної моделі внутрішнього контролю зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами з використанням цифрових технологій на базі ризик-орієнтованого підходу.

На першому етапі дослідження єдиної цифрової платформи для внутрішнього контролю необхідно враховувати такі укрупнені характеристики: ступінь складності створення платформи, необхідні параметри при її створенні, характеристики, спрямовані на ефективність діяльності, та базові функції, які повинна мати платформа.

На даному етапі доцільно вивчити практику та передовий досвід використання цифрових технологій у системі внутрішнього контролю та її основних елементів.

Проблему можна вирішити за допомогою єдиної платформи, яка містить оперативну інформацію про закупівлю на різних рівнях агрегування. Це дозволить економити час, підвищити ефективність комунікацій, створити єдиний інформаційний простір для контролю та моніторингу. Наявність порталу для постачальників дозволяє їм самостійно оновлювати інформацію та каталоги продукції, що покращує функціонування елемента системи внутрішнього контролю.

Організація бюджетування та контролю бюджетів, зокрема бюджету закупівель, дозволяє моніторити витрати в бізнес-процесі і підвищувати його ефективність шляхом виявлення та усунення проблемних моментів. Використання ризик-орієнтованого підходу включає в себе проактивний контроль з урахуванням бюджетних обмежень.

В Україні використовуються цифрові технології для оцінки постачальників з метою забезпечення безпеки та уникнення втрат. Це включає формування баз даних з інформацією про постачальників, способи оплати, каталог покупок та історію замовлень. Ці бази даних використовуються для оцінки ефективності поставок та моніторингу інформації про постачальників. Для забезпечення єдиного інформаційного простору важливо інтегрувати ці бази даних з обліковою системою, щоб уникнути дублювання інформації та знизити вплив людського фактору.

Платформа внутрішнього контролю повинна надавати можливості здійснення контрольних процедур для виявлення розбіжностей з бюджетами, дотримання контрольних співвідношень, виявлення розбіжностей та контролю ефективності взаємодії з контрагентами. Вона також повинна забезпечувати можливість формування різних аналітичних звітів, які можуть бути візуалізовані у вигляді схем, діаграм, графіків.

Важливо, щоб платформа була налаштована під мінливі зовнішні та внутрішні умови, такі як можливість створення аналітичних звітів і зміни ролей користувачів.

Внутрішній контроль є важливим елементом формування ефективного та надійного ланцюжка поставок. При закупівлі необхідно контролювати ціни, надійність постачальників та якість продукції, робіт та послуг. Для досягнення успіху в закупівлях важливо виявляти перспективні напрями вкладення ресурсів та використовувати конкуренцію між постачальниками. Здійснення стратегічних закупівель потребує глибокого розуміння ринку.

У табл. 2 представлені заходи лише на рівні окремих елементів системи внутрішнього контролю та пріоритети за її реалізації.

Цифрові технології, такі як аналітика даних, блокчейн, штучний інтелект та роботизована автоматизація процесів, є перспективними для внутрішнього контролю зобов'язань підприємства за розрахунками з контрагентами. Практики застосування цифрових технологій зосереджені на цифровізації окремих елементів та впровадженні єдиної системи збирання цифрових показників.

Таблиця 2