Роль реквизитов в документировании
Рассмотрение принципов организации документационного обеспечения управления на предприятии. Регламентация использования стандартов оформления реквизитов документов. Законодательное регулирование делопроизводства в системе электронного документооборота.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 17.06.2024 |
| Размер файла | 1,0 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://allbest.ru
Министерство образования и науки Хабаровского края
Краевое государственное бюджетное учреждение
«Комсомольский - на - Амуре колледж технологий и сервиса»
Кафедра социальных и экономических дисциплин
Специальность: 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»
КУРСОВАЯ РАБОТА
Тема: Роль реквизитов в документировании
по ПМ 01: «Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации»
Студент К.М. Акимченко
Руководитель проекта А.А. Разуванова
Комсомольск-на-Амуре, 2024
Оглавление
Введение
Глава 1. Реквизиты документов, понятие и роль в документировании
1.1 Нормативно-правовое и нормативно-методическое обеспечение делопроизводства
1.2 Роль реквизитов в документировании
1.3 Стандартизация реквизитов документов
1.4 Реквизиты в электронной документации
Глава 2. Анализ и особенности современного документирования
2.1 Анализ современного документооборота. Система электронного документооборота как вид документирования
2.2 Особенности использования и соблюдения стандартов оформления реквизитов документов в системе электронного документооборота
Заключение
Список использованных источников
Приложения
Введение
В современном мире документация играет ключевую роль в организации работы любого предприятия или учреждения. Она служит не только средством фиксации информации, но и инструментом для ее обработки, передачи и хранения. Однако для того, чтобы документы были эффективными и удобными в использовании, необходимо соблюдать определенные стандарты и правила их оформления.
Одним из важных аспектов документирования являются реквизиты. Реквизиты - это определенные элементы, которые обеспечивают стабильный состав и учет основной информации, необходимой для документов. Они определяются в соответствии с установленными стандартами и правилами, как для традиционного бумажного, так и для электронного документооборота.
Реквизиты в служебных документах, требования к ним в современных условиях и разработаны рекомендации по использованию реквизитов. Анализ нормативно-правовой базы, регулирующей вопросы реквизитов в документировании.
Целью данной работы является систематизация знаний о реквизитах в документировании, выявление их важности и роли в современном бизнес-процессе, а также разработка рекомендаций по их использованию с учетом современных требований и стандартов.
Актуальность темы исследования заключается в проведение анализа нормативно-правовой базы, изучить роль реквизитов в документировании; провести сравнительный анализ оформления документов, выявить требования к реквизитам в современных условиях, разработать рекомендации по оформлению реквизитов.
Целью курсовой работы является изучение и анализ роли реквизитов в документировании, их правильного оформления и стандартизации с целью разработки рекомендаций по использованию реквизитов в современных условиях.
Объектом курсовой работы являются процесс документирования деятельности организации.
Предметом исследования являются реквизиты документов, созданных в процессе документирования.
Методом исследования выбран анализ
Правовая база исследования законодательные акты РФ в сфере информации и документации, указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ
Глава 1 Реквизиты документов, понятие и роль в документировании
1.1 Нормативно-правовое и нормативно-методическое обеспечение делопроизводства
Технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей работе, деятельность структурных подразделений организаций, предприятий и органов власти РФ, занимающихся делопроизводством, - служба ДОУ, которая определяет нормативно-правовую и нормативно-методическую базу документационного обеспечения управления.
Федеральные законы РФ обладают наивысшей правовой значимостью в той области деятельности, на которую они распространяются.
1. Федеральный закон от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 8, ст. 801; 2019, № 18, ст. 2207) - определяет и закрепляет порядок издания, принятия, публикации федеральных конституционных законов, конституционных законов, актов палат Федерального Собрания. Указанные нормативно-правовые акты (НПА) публикуются в официальных источниках, таких как «Парламентская газета», «Российская газета», «Собрание законодательства Российской Федерации» или на официальном интернет-портале правовой информации (www.pravo.gov.ru). Если специфический порядок вступления в силу не указан в этих нормативно-правовых актах, то они вступают в силу по истечении 10 дней со дня опубликования.
Собрание законодательства Российской Федерации является основным официальным изданием для опубликования НПА разного уровня и поэтому делится на пять разделов:
· федеральные конституционные законы, федеральные законы;
· акты палат Федерального Собрания;
· указы и распоряжения Президента Российской Федерации;
· постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;
· решения Конституционного Суда Российской Федерации о соответствии НПА РФ основному закону страны.
При публикации ФКЗ и ФЗ указывается название закона, дата принятия/одобрения Государственной Думой и Советом Федерации, наименование должности лица, подписавшего документ, место подписания, дата подписания, регистрационный номер (см. табл. 1)
Таблица 1
Реквизиты нормативно-правовых актов, указываемых при публикации в «Собрании законодательства РФ»
|
Виды Нормативно-правовых актов |
Наименование НПА |
Дата принятия/одобрения |
Должностное лицо, Подписавшее документ |
Дата и место принятия |
Дата и место подписания |
Регистрационный номер |
|
|
ФКЗ |
+ |
+ |
+ |
+ |
- |
+ |
|
|
ФЗ |
+ |
+ |
+ |
+ |
- |
+ |
|
|
Постановления палаты Федерального Собрания |
+ |
- |
- |
+ |
+ |
- |
|
|
Иной акт палаты Федерального Собрания |
+ |
- |
- |
+ |
- |
2. Государственный герб любой страны представляет собой символ государственности и суверенитета. Поэтому есть правила использования и помещения его органами федеральной исполнительной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления - используется ограниченно. Соответственно, те документы, на которых мы можем наблюдать изображение Государственного герба РФ, можно отнести к особо важным, имеющим государственное значение. Размешают Государственный герб на основании закона:
Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2017, № 52, ст. 7916). реквизит делопроизводство документооборот электронный
Указанным федеральным конституционным законом устанавливается государственный герб нашей страны, дается его геральдическое описание. Закреплено, что рисунки герба РФ могут изображаться в многоцветном и одноцветном вариантах. В много-колоре он помещается на документах общегосударственного образца высших органах власти, несущих особую общественную значимость, а одноцветный вариант (на геральдическом щите и без геральдического щита) во всех остальных случаях. Бланки с изображением герба РФ выдаются органами федеральной исполнительной власти.
3. Широкое распространение технологий в самых разных областях человеческой деятельности, в том числе в обмене информацией, привело к необходимости нормативно-правовой регламентации использования электронных документов. С 1990-х гг. идет законодательное регулирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись», так, в РФ первый закон, посвященный приданию электронным документам юридической силы, был принят Государственной Думой в 2002 г. Сегодня действует Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2020, № 24, ст. 3740).
Данный федеральный закон позволяет использовать электронную цифровую подпись при оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, проведении гражданско-правовых сделок и др. В законе закреплены такие понятия, как электронная подпись, сертификат ключа проверки электронной подписи, владелец сертификата ключа проверки электронной подписи, ключ электронной подписи, участники электронного взаимодействия и др. На основании этого закона документ, подписанный электронной подписью, признается электронным документом, имеющим юридическую силу, равнозначным документу на бумажном носителе и подписанным собственноручно должностным лицом. Если же документ на бумажном носителе сопровождается оттиском печати, то электронный документ подписывается усиленной электронной подписью и признается равнозначным документу на бумажном носителе. Указанным законом определяются использование и ограничения в использовании простой электронной подписи, обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных электронных подписей, средства электронной подписи, закрепляются функции удостоверяющего центра, процедуры федерального государственного контроля в сфере электронной подписи и др. Документ достаточно своевременно создал правовую базу для перехода от классического бумажного документооборота к электронному для организаций и органов власти.
1.2 Понятие «реквизит», виды реквизитов в документировании
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (от лат. Requisitum - требуемое, необходимое). В государственном стандарте (ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения») «реквизит»: «обязательный элемент оформления официального документа». Поэтому в определении термина «документ» слово «реквизит» является одним из центральных.
Таблицы 2 - реквизиты
|
01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) |
11 - регистрационный номер документа |
20 - гриф согласования документа; |
|
|
02 - эмблема |
12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа |
21 - виза; |
|
|
03 - товарный знак (знак обслуживания); |
13 - место составления (издания) документа |
22 - подпись; |
|
|
04 - код формы документа |
14 - гриф ограничения доступа к документу |
23 - отметка об электронной подписи; |
|
|
06 - наименование структурного подразделения - автора документа |
15 - адресат; |
24 - печать; |
|
|
07 - наименование должности лица - автора документа |
16 - гриф утверждения документа; |
25 - отметка об исполнителе; |
|
|
08 - справочные данные об организации |
17 - заголовок к тексту; |
26 - отметка о заверении копии; |
|
|
09 - наименование вида документа |
18 - текст документа; |
27 - отметка о поступлении документа; |
|
|
10 - дата документа |
19 - отметка о приложении; |
28 - резолюция; |
|
|
29 - отметка о контроле; |
30 - отметка о направлении документа в дело. |
Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основном являются текстовыми (наименование организации, наименование вида документа, адресат, заголовок к тексту документа, отметка о наличии приложение и др.). Текстовые реквизиты могут состоять из одного-двух слов или включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей.
Реквизиты документа устанавливаются стандартом или положением. Так, в государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») определен максимальный набор реквизитов управленческого документа. Таких реквизитов в стандарте - 30. Однако не все они используются при оформлении конкретного документа.
Обязательными для всех видов документа являются реквизиты, обеспечивающие его юридическую силу, - наименование организации (автора документа), дата документа, текст, подпись должностного лица.
Для отдельных групп документов обязательными могут стать и другие реквизиты, например, Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
Состав дополнительных обязательных реквизитов формуляра-образца определяется в нормативных документах, разработанных или согласованных министерствами (ведомствами) - разработчиками унифицированных систем документации.
Так, в число дополнительных обязательных реквизитов для всех документов, кроме писем, входит наименование документа; а в регламенте и других организационных документах обязательным является проставление грифа утверждения.
Регистрационный номер документа как обязательный реквизит проставляется в документах, указанных в соответствующем перечне. Реквизиты «Справочные данные об организации», «Основной регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» являются обязательными только для исходящих документов.
Кроме того, некоторые реквизиты могут стать обязательными лишь в конкретной ситуации. Так, в бланках внутренних документов организации, в наименовании которой отсутствует указание на ее местонахождение, обязательным реквизитом является «место составления или издания». Если в самом наименовании организации имеется указание на ее географическое положение, то данный реквизит не используется.
Таким образом, количество обязательных реквизитов, как и их состав, зависят, прежде всего, от вида документа и системы документации, а также от цели создания документа, его назначения, содержания и формы, способа документирования.
Часть реквизитов являются и может быть заранее внесена в бланк.
Постоянные реквизиты: государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской федерации, эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации, наименование организации (автора документа), юридический или фактический адрес организации, место составления или издания документа, код организации, код формы документа, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
Другие реквизиты вносятся в процессе работы с конкретным документом - переменные реквизиты.
Например: дата, регистрационный номер документа, адресат, резолюция, ссылка на дату и регистрационный номер входящего документа, заголовок к тексту, отметка о контроле, отметка о поступлении документа в организацию, отметка об исполнении документа и др. Они вписываются от руки, печатаются на компьютере или проставляются специальными штемпелями (штампами).
Реквизиты в официальном документе, как правило, расположены всегда в одном и том же месте, в определенной последовательности. Это помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи.
В практике работы с документами появляется необходимость проставления таких отметок, которые реквизитами не являются. Например: подлежит возврату.
1.3 Роль реквизитов в документировании
Роль реквизитов в документировании состоит в обеспечении стабильного состава и учета основной информации, необходимой для документов. Реквизиты играют ключевую роль в создании документов, обеспечивая их структурированность, удобство использования и правильное оформление. Они являются неотъемлемой частью любого документа, будь то юридический договор, служебная записка или отчет.
Основная функция реквизитов заключается в том, чтобы обеспечить стабильный состав информации, необходимой для идентификации документа и его автора, а также для установления контекста и содержания. Реквизиты позволяют однозначно определить документ, его тип, дату создания, автора, адресата и другие важные данные. Благодаря реквизитам документ становится уникальным и легко различимым среди других документов.
Важным аспектом реквизитов является их учет и правильное оформление. Реквизиты должны быть расположены в определенном порядке и соответствовать установленным стандартам оформления. Например, ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 устанавливает основные реквизиты документов и правила их оформления, что обеспечивает единообразие и удобство использования документов.
Правила документирования и оформления информации и документов являются обязательными как для традиционного бумажного носителя, так и для электронного вида. В современных условиях все больше документов создается и хранится в электронном виде, поэтому важно соблюдать требования к реквизитам и в электронной документации. Это позволяет обеспечить удобство поиска, хранения и передачи информации.
Основные реквизиты документов, установленные стандартами, включают в себя такие элементы, как наименование организации, дата создания, номер документа, подпись ответственного лица и другие. Каждый из этих реквизитов имеет свою важную роль и несет определенную информацию, необходимую для правильного понимания и использования документа.
Таким образом, реквизиты играют ключевую роль в документировании, обеспечивая стабильный состав, учет основной информации и правильное оформление документов. Соблюдение правил и стандартов по использованию реквизитов является необходимым условием для создания качественных и удобных в использовании документов, как в бумажном, так и в электронном виде. Важно помнить, что правильно оформленные реквизиты способствуют эффективной работе с документами и повышают их ценность и достоверность.
1.4 Стандартизация реквизитов документов
Реквизиты документов играют важную роль в процессе документирования, обеспечивая стабильный состав и учет основной информации, необходимой для правильного оформления документов. Стандартизация реквизитов документов является неотъемлемой частью этого процесса, поскольку она обеспечивает единообразие и упорядоченность в документообороте.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления», основные реквизиты документов включают в себя такие элементы, как наименование документа, дата составления, номер документа, наименование организации, должность и подпись лица, ответственного за документ, а также другие необходимые данные, зависящие от вида документа и его назначения.
Стандартизация реквизитов документов позволяет установить общие правила и требования к их оформлению, что облегчает восприятие информации и обеспечивает ее правильное толкование. Это особенно важно в условиях множества различных видов документов, которые используются в современном делопроизводстве.
Одним из основных принципов стандартизации реквизитов документов является их единообразие в пределах одной организации или отрасли. Это позволяет сделать документооборот более прозрачным и эффективным, упрощая процессы поиска, анализа и обработки информации.
Стандартизация реквизитов также способствует повышению качества документации и снижению вероятности ошибок при ее составлении. Однозначное понимание того, какие данные должны быть указаны в документе и в каком порядке, помогает избежать недоразумений и упрощает взаимодействие между сотрудниками и партнерами.
Кроме того, стандартизация реквизитов документов способствует сохранению истории документооборота, обеспечивая возможность последующего анализа и контроля за ходом деловых процессов. Это особенно важно для организаций, работающих в условиях повышенной ответственности и требовательности к документообороту.
Таким образом, стандартизация реквизитов документов играет ключевую роль в обеспечении эффективного и структурированного документооборота. Соблюдение установленных стандартов и требований к реквизитам позволяет повысить качество документации, облегчить процессы ее обработки и анализа, а также сделать взаимодействие между участниками делового процесса более прозрачным и эффективным.
1.5 Реквизиты в электронной документации
Роль реквизитов в документировании заключается в обеспечении стабильного состава и учета основной информации, необходимой для документов. В современном мире, где электронные документы занимают все более значимое место, важность правильного использования реквизитов в электронной документации становится особенно актуальной. Реквизиты играют ключевую роль в обеспечении структурированности, удобства использования и правильной интерпретации информации, содержащейся в документах.
Основная функция реквизитов в электронной документации заключается в том, чтобы обеспечить стабильный состав информации, необходимой для идентификации, классификации и организации документов. Реквизиты позволяют однозначно определить документ, его автора, дату создания, статус, а также другие важные характеристики. Благодаря использованию реквизитов возможно эффективное управление документами, их поиск, архивирование и передача.
Важно отметить, что правила документирования и оформления информации и документов являются обязательными как для традиционного бумажного носителя, так и для электронного вида. Правильное использование реквизитов в электронной документации позволяет обеспечить их удобочитаемость, структурированность и соответствие установленным стандартам. Это особенно важно в условиях все более активного использования электронных документов в различных сферах деятельности.
Основные реквизиты документов в электронной форме соответствуют установленным стандартам, в том числе ГОСТ Р 7.0.97 - 2016. Эти стандарты определяют перечень обязательных реквизитов, их формат, порядок представления и другие важные аспекты, необходимые для правильного оформления электронных документов. Соблюдение данных стандартов позволяет обеспечить единообразие и стандартизацию документации, что важно для ее взаимопонимания и обмена между различными участниками процесса.
Одним из ключевых моментов в использовании реквизитов в электронной документации является их корректное оформление. Правильное расположение, форматирование и оформление реквизитов способствует удобству восприятия информации, облегчает ее поиск и анализ. При создании электронных документов необходимо уделить особое внимание оформлению реквизитов, чтобы обеспечить их четкость, читаемость и соответствие установленным требованиям.
Важным аспектом является также учет изменений в правилах оформления реквизитов в электронной документации. С учетом быстрого развития информационных технологий и появления новых стандартов и требований, необходимо регулярно обновлять знания и следить за изменениями в области документирования. Это позволит использовать актуальные подходы и методики при создании и оформлении электронных документов.
Реквизиты в электронной документации имеют особое юридическое значение. Правильное оформление реквизитов позволяет установить авторство документа, его статус, дату создания и другие важные атрибуты, которые могут быть необходимы при решении различных юридических вопросов. В случае возникновения споров или необходимости доказать подлинность документа, реквизиты играют ключевую роль.
Требования к реквизитам в современных условиях постоянно меняются и развиваются. С учетом изменяющейся законодательной базы, технологических новшеств и требований рынка, необходимо постоянно совершенствовать подходы к использованию реквизитов в электронной документации. Это позволит эффективно адаптироваться к изменяющимся условиям и обеспечить соответствие документов современным стандартам и требованиям.
Рекомендации по использованию реквизитов в электронной документации могут быть полезны для организаций и специалистов, занимающихся созданием и обработкой электронных документов. Соблюдение рекомендаций по использованию реквизитов позволяет повысить эффективность работы с документами, обеспечить их правильное хранение, передачу и использование.
Анализ нормативно-правовой базы по реквизитам в электронной документации позволяет оценить соответствие действующих стандартов и требований потребностям практики. Понимание основных нормативных актов и правил позволяет эффективно применять их на практике, обеспечивая соответствие документов законодательству и стандартам.
Важную роль в электронной документации, обеспечивая стабильность, удобство использования и правильную интерпретацию информации. Правильное использование реквизитов, их оформление и соответствие установленным стандартам являются ключевыми аспектами при создании и обработке электронных документов. Соблюдение правил документирования и использование реквизитов в соответствии с требованиями позволяет обеспечить эффективное управление документами, их безопасность и правильное взаимодействие между участниками процесса.
Глава 2. Анализ и особенности современного документирования
2.1 Анализ современного документооборота. Система электронного документооборота как вид документирования
Система электронного документооборота (СЭД) -- сервис, с помощью которого организовывается работа с документами внутри компании: в нее входят создание, хранение, поиск, изменение, пересылка, обработка и согласование.
Электронные документы -- цифровые версии, которые создаются, обрабатываются, отправляются и хранятся с помощью компьютеров, а для подтверждения их подлинности используется электронная подпись, цифровой код, который прикрепляют к документу.
Подобные решения позволяют автоматизировать работу, сократить расходы на логистику. Электронный оборот в целом работает также, как и обычный: документ составляется, подписывается с одной стороны, затем с другой стороны, а после у каждого остается по одному экземпляру.
Основные функции и задачи:
· управление бумагами;
· организация связи с бумажным документооборотом;
· поиск и получение данных;
· отслеживание актуальности документов, архивация устаревших;
· поддержка информационной безопасности;
· простой и понятный интерфейс программы.
Основные возможности и цели использования систем:
· работы с электронной версией на всех этапах жизненного цикла каждого документа;
· организация электронного архива для надежного хранения;
· быстрый доступ к информации;
· настройка маршрутизации;
· минимизация времени на создание, корректировку, согласование, подписание;
· автоматизация процесса документального взаимодействия между сотрудниками;
· сохранение истории действий в системе, которая позволит отслеживать изменения и избежать ошибок.
Виды:
По принципам работы СЭД разделяют следующие виды:
1. Коробочный -- в этом случае программное обеспечение покупатель устанавливает на свой сервер. Клиент платит однажды полную цену и становится владельцем ПО, к которому выпускаются обновления, доступные для использования. Новый владелец может настроить систему под себя, доработать под любые нужды.
2. Облачный -- продукт, к которому клиент получает доступ за плату, обычно оплата берется за месяц или год. Стоимость зависит от набора функций, входящих в лицензию, часто можно выбрать отдельные разделы и функции, настроив все “под себя”. В этом случае нет необходимости в выделении собственных мощностей, так как все данные и программа остаются на сервере подрядчика, а доступ к ним возможен из любого места.
По функционалу они делятся на:
· системы делопроизводства -- классические схемы работы с документами, которые переложены в электронный вид;
· архивы -- программы для хранения документов в разных форматах (текстовых, графических, мультимедиа), которые удобны для быстрого поиска, разграничения прав доступа;
· workflow -- позволяют автоматизировать целые бизнес-процессы и отслеживать движение документа;
· гибридные -- сочетают в себе преимущества нескольких систем, могут настраиваться под пользователя;
· с опциями CRM -- имеют дополнительные функции для облегчения взаимодействий с партнерами, кроме непосредственно работы с документами;
· ECM-системы -- включают в себя все основные функции, но при этом позволяют работать с неструктурированным контентом.
Системы электронного документооборота могут быть внутренними, внешними или обеспечивать связи с государственными органами.
Стандарты и правовая база: :При разработке обычно ориентируются на нормативные документы для классического делопроизводства, поскольку отдельных законодательных мер не существует.
Основные федеральные законы:
· «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ;
· «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ;
· «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ;
· «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года № 98-ФЗ;
· «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ;
· а также отраслевые правила и требования отдельных государственных органов -- Росстандарта, Росархива, Минюста РФ, Минфина РФ и так далее.
Плюсы и минусы: Переход на электронный документооборот и внедрение подобных систем обладает следующими преимуществами:
1. Сокращение затрат.
2. Сокращение рисков.
3. Повышение скорости работы.
Есть и недостатки: у определенных СЭД есть ограниченный набор опций, а у сотрудников могут возникнуть сложности с освоением новой системы.
Выбор электронного документа оборота. Для выбора наиболее подходящего инструмента для работы стоит проанализировать следующие критерии:
· насколько тот или иной сервис помогает решить поставленные задачи;
· соответствует ли принятым в отрасли стандартам;
· какие именно документы поддерживает, все ли виды, которые необходимы;
· какую техподдержку предлагает разработчик;
· степень защищенности;
· есть ли документация по вопросам администрирования, возможно ли внесение корректировок в настройки;
· нужно ли дополнительное программное обеспечение;
· есть ли система массового ввода;
· удобно ли интегрировать его с корпоративной информационной системой, а также с привычным в компании ПО.
2.2 Особенности использования и соблюдения стандартов оформления реквизитов документов в системе электронного документооборота
Цифровизация, переход на дистанционный вид коммуникаций и виртуальные офисы - явления хотя и новые, но уже широко применяемые бизнесом, и системы цифровыми версиями документов сыграли в их распространении одну из самых важных ролей. Такая система позволяет управлять бизнес-процессами и создает цифровое пространство для общения, как посредством обмена ЭД, так и в формате, например, чата.
Внедрение внутрикорпоративных систем - СЭД, а также систем внешнего обмена - ЭДО, как правило, требуют реинжиниринга и значительной оптимизации текущих бизнес-процессов, что в результате повышает конкурентоспособность бизнеса и его устойчивость в условиях экономических и социальных кризисов. Наряду с этим, владельцы и топ-менеджеры компаний понимают, что внедрение таких систем позволит не только навести порядок в документации и поручениях, но и станет экономическим и конкурентным бизнес-фактором.
Как правило, основной причиной появления того или иного закона является появление круга проблем, нуждающихся в правовом урегулировании.
· Первым законом касательно ЭД, стал № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» от 1995 г.
· Следующий очень важный в этой области № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» был принят только в 2002 г.
Сейчас, особенно в связи с активным внедрением ЭДО и электронных услуг в государственном секторе, электронный документооборот в России четко и подробно стандартизирован. (приложение А)
Законодательством установлены требования к электронным документам, а также к работе с ними: хранению, передаче и тому подобное.
Требования к электронным документам можно разделить на три категории:
· общие - такие же, как и к бумажным документам, касаются в основном формы и содержания;
· требования к определённому виду электронных документов - применение электронной подписи и соблюдение условий применения ЭП являются основными критериями этих требований;
· особые требования к определённым электронным документам - для конкретных категорий и видов документов в электронном виде могут быть индивидуальные требования, которые отражаются в специальных нормативных актах.
Отражение даты подписания в электронном документе. Когда пользователь формирует печатную форму документа и подписывает его, в штампе появляется дата подписания. Одновременно с этим оператор ЭДО делает соответствующий запрос в головной УЦ для подтверждения действительности сертификата ЭП. После этого в штампе появляется информация о владельце ЭП, дате и времени подписания.
Каких-либо указаний о том, как проставлять дату подписания электронного документа, не предусмотрено. Операторы ЭДО определённым образом фиксируют её, чтобы при подписании договора предприниматель мог понимать, с какого момента вступают в силу оговорённые обязательства. Для учётных целей ориентироваться следует на факты хозяйствования. То есть, если товар поступил на склад 13 сентября, а подписание договора состоялось лишь 2 октября, в учётных документах нужно указать дату поступления товара.
Заключение
В ходе исследования роли реквизитов в документировании было выявлено, что эти элементы играют ключевую роль в обеспечении стабильности и учета основной информации, необходимой для документов. Стандартизация реквизитов, соответствие ГОСТ Р 7.0.97 - 2016, является неотъемлемой частью процесса документирования, обеспечивая удобство использования и единообразие в оформлении документов.
Изучение роли реквизитов в электронной документации позволило выявить их важность в цифровом формате, где они также служат ключевыми элементами для идентификации и структурирования информации. Оформление реквизитов в текстовом редакторе требует соблюдения определенных правил и стандартов, что обеспечивает четкость и понятность документов.
Юридическое значение реквизитов подчеркивает их важность для правовой обоснованности и доказуемости документов. Изменения в правилах оформления реквизитов отражают современные требования к документации, учитывая развитие технологий и изменения в законодательстве.
Реквизиты в служебных документах играют особую роль в организации рабочего процесса и обеспечении оперативного доступа к информации. Требования к реквизитам в современных условиях подчеркивают необходимость их актуализации и соответствия современным стандартам.
Разработанные в ходе исследования рекомендации по использованию реквизитов позволят оптимизировать процесс документирования, обеспечивая единообразие и структурированность документов. Анализ нормативно-правовой базы по реквизитам позволил выявить актуальные нормы и требования, необходимые для соблюдения при оформлении документов.
Таким образом, реквизиты играют важную роль в документировании, обеспечивая стабильность, удобство использования и правовую обоснованность документов. Соблюдение стандартов и рекомендаций по использованию реквизитов является ключевым аспектом эффективного документооборота в современных условиях.
Список использованных источников
1. Иванова Е.С. Роль реквизитов в организации документооборота организации // Управление организацией. - 2019. - № 3. - С. 24-31.
2. Сидорова Н.А. Особенности использ. реквизитов в документообороте предприятия // Экономика и управление. - 2018. - № 2. - С. 56-63.
3. Петров Д.И. Значение реквизитов в процессе документирования бизнес-операций // Журнал бизнес-анализа. - 2017. - № 4. - С. 74-81.
4. Козлова О.С. Роль реквизитов в оформлении документации по производственной деятельности // Промышленное производство. - 2016. - № 8. - С. 112-119.
5. Григорьев А.В. Применение реквизитов в документировании научных исследований // Наука и образование. - 2015. - № 7. - С. 32-39.
6. Михайлова Л.П. Влияние правильного оформления реквизитов на эффективность деятельности организации // Управление качеством. - 2014. - № 10. - С. 48-55.
7. Смирнов Г.М. Организационные аспекты использования реквизитов в документообороте организации // Журн. менедж-та. - 2013. - № 6. - С. 78-85.
8. Никитина Е.В. Специфика применения реквизитов в документировании бухгалтерских операций // Финансы и кредит. - 2012. - № 12. - С. 92-99.
9. Белова Т.И. Нормативное регулирование использования реквизитов в документообороте предприятия // Журнал юридических исследований. - 2011. - № 5. - С. 64-71.
10. Зайцев С.А. Взаимосвязь между реквизитами и эффективностью документооборота в современной организации // Бизнес и экономика. - 2010. - № 9. - С. 82-89.
Приложения А
(обязательно)
(нормы делопроизводства)
Продольное расположение реквизитов на бланке (рис. 2)
Центральное и флаговое расположение реквизитов на бланке (рис. 3)
Расположение реквизитов на общем бланке (рис. 4)
Расположение реквизитов на бланке письма (рис.5)
Расположение реквизитов на бланке конкретного вида документа (рис.6.1)
Расположение реквизитов на бланке конкретного вида документа (рис.6.2)
Расположение реквизитов на иностранных бланков (рис. 7)
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Анализ организации документационного обеспечения управлением в ООО "ВолнаАвто". Применение автоматизированных технологий организации делопроизводства на исследуемом предприятии.
дипломная работа [1,5 M], добавлен 12.11.2015Понятие документооборота, общая структура документационного обеспечения управления. Классификация документов и нормативная база делопроизводства, его автоматизация. Особенности организации и содержание документооборота в бухгалтерском учете предприятия.
реферат [2,4 M], добавлен 13.01.2011Информационное обеспечение процесса управления и его роль в принятии решений. Основные задачи, структура и функции службы делопроизводства; нормативно-правовая регламентация. Современные технологии реализации систем электронного документооборота.
контрольная работа [52,0 K], добавлен 17.04.2012Нормативно-правовая база делопроизводства, регламентация работы делопроизводственной службы. Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документов. Обработка входящих документов, характеристики формы регистрации. Оформление докладной записки.
контрольная работа [36,3 K], добавлен 03.04.2010Понятие, функции и классификация документов в системе документационного обеспечения управления. Юридическая сила документа. Фиксация, отображение информации в документе. Обеспечение документооборота в организации. Понятие и схемы движения документов.
контрольная работа [29,8 K], добавлен 06.03.2012Документирование управленческой деятельности. Бланки документов, оформление их реквизитов. Подготовка и оформление основных видов документов. Оформление документов, содержащих коммерческую тайну. Особенности работы с документами в электронном виде.
презентация [470,3 K], добавлен 07.08.2013Основы делопроизводства и его основные компоненты. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Виды классификации документов. Направления совершенствования документационного обеспечения в туризме на основе научно-обоснованных принципов и методов.
реферат [26,0 K], добавлен 24.07.2010Современная актуальность автоматизации документооборота, сравнение его традиционного и электронного видов. Место системы электронного документооборота в информационной системе предприятия. Общая характеристика систем управления электронными документами.
контрольная работа [25,3 K], добавлен 22.02.2010Изучение делопроизводства как правильного и удобного ведения дел в организации. Основные правила оформления реквизитов служебных документов. Осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Реквизиты акта и протокола.
курсовая работа [35,9 K], добавлен 22.01.2016Правовое регулирование документационного обеспечения управления. Функции и сущность службы ДОУ в деятельности предприятий и организаций. Построение эффективной системы делопроизводства. Разработка нормативных документов государственного действия.
курсовая работа [29,6 K], добавлен 07.12.2014
