Впровадження диджиталізації бухгалтерського обліку у державному секторі

Размещено на http://www.allbest.ru

Впровадження диджиталізації бухгалтерського обліку у державному секторі

Implementation of digitalization of accounting in the public sector

Грицай Ольга Іванівна

кандидат економічних наук, доцент,

Національний університет «Львівська політехніка»

Кашпур Юлія Ярославівна

магістр,

Національний університет «Львівська політехніка»

Grytsay Olga, Kashpur Yulna

Lviv Polytechnic National University

Досліджено диджиталізацію процесів бухгалтерського обліку в державному секторі та переваги, а також встановлено значну кількість програмних продуктів, які можуть їх пришвидшити. Розглянуто програмні забезпечення, які використовуються бюджетними установами, їх переваги та недоліки, а також можливість інтеграції з іншими програмами. Виявлено, що жодна з існуючих програм не в змозі повністю забезпечити процес диджиталізації обліку та потребує наявності інших. Досліджено процеси документообігу у бюджеті, які здійснюється з іншими контрагентами та органами з використанням Єдиної інформаційної системи управлінням бюджетом, LOGICA, M.E.Doc, Електронного кабінету платника податків, Клієнт казначейства - Казначейство, паперові документи тощо. Встановлено, що сучасні інформаційні технології потребують вдосконалення та зумовлюють покращення професійних навичок бухгалтера.

Ключові слова: диджиталізація, бюджетні установи, бухгалтерський облік, програмні забезпечення, електронний документообіг.

диджиталізація облік програма

The article examines the digitization of the accounting process in budget institutions. Since accounting is a complex and multi-level process, it was established that the level of digitization of commercial enterprises is higher than that of budget institutions. All citizens receive services from the state, so everyone is interested in the high- quality and speedy work of state institutions. However, it has been determined that there are many software that can help with the accounting process and also speed up the process itself. It was noted that in Ukraine there is a Law "On approval of the strategy of modernization of the accounting and financial reporting system in the public sector for the period until 2025" and the Law of Ukraine "On electronic documents and electronic document management", which regulate the transition of accounting from "manual" to digitized. The advantages of switching to automated accounting and the reasons for its improvement in budget institutions were determined. The advantages are that the budget institution improves its state of financial management and control, the process of drawing up financial statements. Software used by budget institutions, their advantages and disadvantages, as well as the possibility of integration with other programs were described. Such programs are Master: budgetary institutions, Fit-budget, ISpro, UA-budget. The disadvantages of all these programs are that none of them can fully support the accounting process and require the presence of other information systems. It is noted that budgetary institutions carry out document circulation with various institutions, counterparties and bodies in different ways. For their activities, they use the Unified Information System for Budget Management, LOGICA, M.E.Doc, the Taxpayer's Electronic Cabinet, Treasury Client - Treasury, paper documents and others. It was established that modern information technologies require improvement and lead to the improvement of the professional skills of an accountant. Conclusions were formed regarding the improvement and optimization of the use of information technologies for the accounting of budgetary institutions.

Keywords: digitization, budgetary institutions, accounting, software, electronic document management.

Постановка проблеми. Пришвидшений розвиток диджиталізації спричиняє те, що кожен із суб'єктів хоче мати якомога нижчі витрати до збільшення швидкості обробки фінансових транзакцій та підвищення ефективності надання державних послуг. Перехід паперового обліку в електронний регламентовано у [1]. Завданням є забезпечення до кварталу 2025 року інтегрованої системи автоматизації обліку та формування фінансової звітності в державному секторі, обмін інформацією затримується через неналаго- джені процеси використання інформаційного забезпечення. Неефективний обмін фінансовою інформацією між органами Казначейства, Міністерством фінансів та розпорядниками бюджетних коштів через наявність значної кількості різного програмного забезпечення чи взагалі його відсутності, різноманітних організацій структур бухгалтерій, правил документообігу, спонукає до необхідності удосконалення організування обліку. Спрощення процесів опрацювання, зберігання, відтворення сформованої інформації для здійснення аналізу для прийняття рішень є можливим через створення уніфікованого програмного забезпечення з ведення обліку та формування і складання в електронному вигляді фінансової звітності. Це уможливить інтеграцію облікових систем бюджетних установ до системи Казначейства, податкової та пенсійного фонду.

Аналіз останніх досліджень і публікацій.

Питання щодо диджиталізації бухгалтерського обліку в бюджетних установах є предметом дослідження багатьох науковців. Зокрема С. Співак та інші у [2] досліджували автоматизацію процесу обліку з використанням цифрових технологій, розробки систем контролю, пошуку шляхів мінімізації виникнення помилок та автоматизації документообігу. У [3] розглянуто проблеми зростання пропозицій програмних забезпечень з боку розробників та наголошено на необхідності вдосконалення програм через складання фінансової, бюджетної, податкової та іншої звітності, вивантаженні в електронному вигляді даних для передачі до Державної казначейської служби України, єдиного порталу використання публічних коштів Е-Data тощо. Т.В.Ларікова у [4] вказує на необхідності оцінювання впровадження автоматизації та фінансових можливостей установи. У [5] описано напрями, які безпосередньо пов'язані з модернізацією облікових процесів, тобто їх систематизація, оптимізацію організаційної структури бухгалтерій та необхідність покращення освітніх програм при підготовці фахових кадрів.

Виділення невирішених раніше частин загальної проблеми. Диджиталізація обліку в державному секторі, зокрема поєднання інформаційних забезпечень та перехід на електронний документообіг, потребує нових наукових розробок, спрямованих на створення та впровадження єдиної інформаційної системи, яка забезпечить повністю оптимізо- ваний процес ведення бухгалтерського обліку.

Метою статті є дослідження особливостей впровадження диджиталізації процесу бухгалтерського обліку в бюджетних установах, наявних програмних забезпечень, оцінювання їх перспектив, переваг та недоліків.

Виклад основного матеріалу дослідження. Впровадження диджиталізації процесу бухгалтерського обліку в державний сектор має переваги не лише у швидкості здійснення процесів, але і зберігання інформації загалом. Це підтверджує досвід Північно-Східного міжрегіонального правління юстиції, яке в 2019 році реалізувало план переведення документообігу з паперового в електронний. Коли частина Сумської та Чернігівської областей опинились під окупацією, всі обласні структури Мін'юсту забезпечили безперервну роботу та зберегли всю інформацію щодо майнових, сімейних, судових та інших питань, в повномасштабне вторгнення росії в Україну не зупинило електронний документообіг. Диджиталізація допомогла країні зберегти її функціональність та захистити права людей.

У порівнянні з приватним сектором, бюджетний значно відстає в розвитку автоматизації, облік часто ведеться без використання прикладних спеціалізованих програм, за допомогою Microsoft Excel чи Word, а обмін документами здійснюють з використання їх скан-копій з підписом та печаткою, що значно уповільнює процес.

Причин неавтоматизованого ведення бухгалтерського обліку в бюджетному секторі є декілька: застарілі матеріально-технічні бази (оновлення робочого місця припадає на 7-8 років); відмінності у діяльності бюджетних установах, адже вони охоплюють освітню, медичну, соціальну та інші сфери; відсутність кваліфікованих кадрів, які мають досвід з оновленими програмними забезпеченнями, а також недостатній рівень заробітної плати не заохочує молодих фахівців до роботи у бюджетному секторі.

Вітчизняний ринок комп'ютерних програм, як згадано у [3], представлено розробками таких системних комплексів для ведення обліку бюджетних установ: Дебет Кредит, MASTER: Бюджетні установи, M.E.Doc, Fit- Бюджет, UA-Бюджет, ISpro, Дебет плюс, а також Єдина інформаційна система управління бюджетом (ЄІСУБ) та ЛОГІКА (інформаційно-аналітична система управління плануванням та виконанням місцевих бюджетів).

Погоджуємось з авторами Тенюх З. І. та Пелех У. В., які у [5] визначили такі переваги автоматизації обліку як віддалений доступ до облікових даних; точність виконання операцій при передачі інформації, безпечність її зберігання та гнучкість доступу; підвищення продуктивності праці бухгалтера та зручність виконання облікових операцій; інформації; інтеграцію та синхронізацію бізнес процесів. Вважаємо, що вони є також притаманними і для державного сектора, проте процес диджиталізації матиме тут ще й додаткові переваги (рис. 1).

Для певної державної установи є свої позитивні якості диджиталізації: полегшення ведення бухгалтерського обліку, складання фінансової звітності; швидкість обміну первинними документами з контрагентами, казначейством та вищестоящими органами.

Бюджетні установи дотримуючись [6] зменшують кількість паперових документів, а для документообігу можуть використовують, детально описано на рис. 2.

Бюджетні установи мають співпрацю з приватними підприємствами для отримання різних послуги для свого функціонування, частіше договори укладаються через участь в тендерах. На початку співпраці, комерційний контрагент має надавати бюджетній установі паперові документи, хоча теоретично документообіг може відбуватись через програмні забезпечення Fredo, Deals, Вчасно та інші, але на практичному досвіді це відбувається рідко.

Бюджетні установи, як і інші суб'єкти господарювання повинні подавати звітність у відповідні органи, такими програмними забезпеченнями можуть бути M.E.Doc, Електронний кабінет платника податків. М.Е^ос допомагає у процесі обліку з обміном електронних документів з Державною податковою службою для подання звітності, податкових декларацій, а також для отримання всіх видів та форм документів, від інших користувачів. Недоліком програми є те, що для праці з усіма функціями необхідно купувати інформаційні модулі, часто відбуваються оновлення, що уповільнює робочий процес. Проте перевагою є те, що програма є захищена, можна отримати консультації щодо роботи, а це також пришвидшує процес. Однак держава пропонує своє програмне забезпечення, ним є - Електронний кабінет платників податків, який є безкоштовним у користування.

Бюджетна установа отримує асигнування від Державної казначейської служби України, тому їх документообіг згідно [7] відбувається через систему дистанційного обслуговування «Клієнт казначейства - Казначейство».

Рис. 1. Перелік переваг процесу диджиталізації бухгалтерського обліку в державному секторі

Джерело: авторська розробка

Рис. 2. Застосуванняпрограмного забезпечення для документообігу бюджетних установ

Джерело: авторська розробка

Більшість бюджетних установ користується ЄІСУБ, метою якої є організування всіх бюджетних установ для створення інформаційного простору з обміну інформацією на всіх етапах виконання та аналізування бюджету. Перевага даної системи полягає у можливості максимально автоматизувати планування та виконання бюджету як за традиційними форматом та за програмно-цільовим методом. Суб'єктами ЄІСУБ є: фінансове управління зі своїми структурними підрозділами; головні розпорядники бюджетних коштів та одержувачі бюджетних коштів. Позитивним є те, що кожен з суб'єктів має доступ та можливість працювати виключно зі своєю частиною бюджету, тобто чітко розмежований доступ. ЄІСУБ має можливість зводити інформацію, тобто це відбувається від розпорядника, який є нижчим за рівнем одержувач коштів до головного розпорядника та від головного розпорядника до фінансового органу. Через потужну та гнучку систему формування аналітичних звітів робиться покращення організації роботи щодо виконання та аналізу бюджету. Завдяки ЄІСУБ установи можуть проводити аналіз реальних надходжень до бюджету за рахунок автоматизації обробки грошових потоків за платниками податків.

Якщо в Україні використовується ЄІСУБ, то в США є Інформаційна система управління фінансами (ІСУФ). Посилаючись на Anti-corruption resource centre ця система допомагає відстежувати фінансові події та узагальнювати фінансову інформацію. ІСУФ може містити функції оплати/переказу, включаючи збір податків, які є актуальними для функціональної системи управління державними фінансами [8]. Світовий банк, МВФ і Міжамериканський банк розвитку дослідили слабкі та сильні сторони впровадження інтегрованої ІСУФ у багатьох країнах. Реалізація проекту ІСУФ полягає в удосконаленій бюджетній класифікації, єдиному плані рахунків, інтегрованому з бюджетною класифікацією; вдосконаленні операцій казначейства на єдиному рахунку; механізму контролю та моніторингу зобов'язань; встановленні функцій управління готівкою. Ще однією важливою передмовою для впровадження ІСУФ є єдине бачення цілей уряду в середині управління державними фінансами.

Установам необхідно на кожній стадії бюджетного процесу здійснювати контролювання за дотриманням законодавства. Міністерство фінансів розробило та впровадило в експлуатацію програму «LOGICA», метою створення якої є автоматизація всіх процесів, що безпосередньо пов'язані з управлінням фінансами на місцевому рівні. Основою були новітні інформаційні технології у процесі створення бюджетних документів, їх опрацювання та пожвавлення обміну інформацією з вищестоящими органами та Міністерством фінансів. Насамперед вона забезпечує інформацію для управління, планування, тобто підготовки проектів, та виконання місцевих бюджетів для відповідальних виконавців та розпорядників коштів нижчого рівня, місцевих фінансових органів та одержувачів коштів. Також є змога структурувати бюджетні процедури завдяки впровадження бюджетного календаря та контролювати усі етапи бюджетного процесу, що дає змогу посилити фінансово-бюджетну дисципліну серед учасників бюджетного процесу.

Рис. 3. Переваги ЄІСУБ

Джерело: авторська розробка

Перевагами Fit-бюджет є автоматичне заповнення полів з підказками у меморіальних ордерах та головній книзі, зручна навігація, проте недоліком є відсутність можливості складання звітностей. Своєю чергою ISpro надає можливість ефективно регулювати ресурсами, отримувати інформацію в реальному часі та найголовніше - це змога інтегруватись з іншими системами, такими як: M.E.Doc, SAP, СДО Казначейства, Фіндо- кументи, Е-дата, Є-звітність, ЦСК «Україна», Клієнт-банк та інші.

Master: бюджетні установи - це продукт, який створений для органів місцевого самоврядування, перевагою є те що він доступний у хмарному та стаціонарному рішеннях. Має різні модулі в залежності специфіки видів діяльності: Планування і Фінансування, Банк, Каса, Необоротні активи, Послуги, Склад, Податковий обік, Операції, Звіти, Кадри, Зарплата, Довідники, Адміністрування.

Проте недоліками всіх цих програмних забезпечень є відсутність ведення обліку як єдиного процесу від складання первинних документів до подання звітності, розрахунків з контрагентами, банками, Державною казначейською службою України, розпорядчими установами тощо, для чого необхідно використовувати декілька програм.

Бухгалтерській облік у майбутньому продовжуватиме розвиватись і ставатиме все більш залежними від ІТ-технологій, що це спричинено приєднанням Україна до програм ISA, Single Digital Gateway, e-Invoicing, e-CODEX, які полягають у стимулюванні електронного врядування в Україні та забезпеченні сукупності електронної взаємодії та функціональної сумісності державних інформаційних ресурсів.

Висновки та перспективи подальших досліджень

Досягти успіхів можливо, якщо диджиталізація стане невід'ємним елементом сучасного та функціонуючого управління державними фінансами і буде поєднана з програмами реформ, такими як розвиток цифрової трансформації, фінансова та соціальна інтеграція. Український ринок має безліч різних автоматизованих програмних забезпечень для ведення бухгалтерського, фінансового та податкового обліку бюджетного сектору, проте не всі установи будь-які з цих продуктів використовують практично. Проблема диджиталізації обліку у державному секторі лежить у площині сумісності різних програмних продуктів та дублюванні облікових операцій. Використання єдиної обліково-аналітичної Системи, яка охоплюватиме всі функції обліку, документообігу та складання і подання звітностей, сприятиме своєчасності отримання інформації, контролюванні бюджетних процесів та розвантажить роботу бухгалтерських служб. Перспективами подальших досліджень буде Аналізування підходів до формування та практичної імплементації диджитал-технологій у бухгалтерсько-звітну систему бюджетних установ.

Список використаних джерел

Розпорядження Кабінету міністрів України «Про схвалення стратегії модернізації системи бухгалтерського обліку та фінансової звітності в державному секторі на період до 2025 року». від 20.06.2018 р. № 437-р URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/437-2018-%D1%80#Text (дата звернення: 20.10.2023).

Співак С., Панчишин Д., Скочиляс М., Яремчук К. Діджиталізація процесів бухгалтерського обліку. Соціально-економічні проблеми і держава. 2021. Вип. 2 (25). С. 113-119. URL: http://sepd.tntu.edu.ua/ images/stories/pdf/2021/21ssmpbo.pdf (дата звернення: 15.11.2023).

Сиротинська А. П., Сиротинський О. А., Смалько М. М. Практичні аспекти використання інформаційних систем суб'єктами державного сектору. Вісник НУВГП. Серія «Економічні науки» 2018. Вип. 4 (84). С. 199-207. URL: https://ep3.nuwm.edu.Ua/16031/1/Ve8419%20%D0%B7%D0%B0%D1%85.pdf (дата звернення: 17.09.2023).

Ларікова Т В., Шилко І. С. Організація обліку в бюджетних установах: Фінанси, облік і аудит. 2015. Випуск 1 (25). С. 243-257. URL: https://core.ac.uk/download/pdf/32616123.pdf (дата звернення:

.

Тенюх З. І., Пелех У. В. Діджиталізація бухгалтерського обліку в Україні: стан та перспективи розвитку. Економіка та суспільство. 2022. Випуск 41. URL: https://economyandsociety.in.ua/index.php/journal/artide/ view/1588/1528. (дата звернення: 15.10.2023).

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 01.08.2022. № 851-IV URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text (дата звернення: 01.10.2023).

Наказ міністерства фінансів України «Про затвердження Порядку казначейського обслуговування державного бюджету за витратами» від 24.12.2012 № 1407. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/ z0130-13#n15 (дата звернення: 24.10.2023).

Financial Management Information Systems (FMIS). URL: https://www.u4.no/financial-management- information-systems-fmis.

REFERENCES

Pro skhvalennya stratehiyi modernizatsiyi systemy bukhhalters'koho obliku ta finansovoyi zvitnosti v der- zhavnomu sektori na period do 2025 roku. [On approval of the strategy of modernization of the accounting and financial reporting system in the public sector for the period until 2025]: Rozporyadzhennya Kabinetu ministriv Ukrayiny vid 20.06.2018 r. № 437-r Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/437-2018-%D1%80#Text (accessed [in Ukrainian]

Spivak S., Panchyshyn D., Skochylyas M., Yaremchuk K. (2021). Didzhytalizatsiya protsesiv bukhhalters'koho obliku [Digitalization of accounting processes]. Sotsial'no-ekonomichniproblemyiderzhava, no. 2 (25). Available at: http://sepd.tntu.edu.ua/images/stories/pdf/2021/21ssmpbo.pdf (accessed 15.11.2023) [in Ukrainian]

Syrotyns'ka A. P, Syrotyns'kyy O. A., Smal'ko M. M. (2018). Praktychni aspekty vykorystannya informat- siynykh system sub"yektamy derzhavnoho sektoru [Practical aspects of the use of information systems by public sector entities]. Visnyk NUVHP, no. 4 (84). Available at: https://ep3.nuwm.edu.ua/16031/1ZVe8419%20 %D0%B7%D0%B0%D1%85.pdf (accessed 17.09.2023) [in Ukrainian]

Larikova T. V., Shylko I. S. (2015). Orhanizatsiya obliku v byudzhetnykh ustanovakh [Organization of accounting in budgetary institutions]. Finansy, oblik i audyt, no. 1 (25). Available at: https://core.ac.uk/download/ pdf/32616123.pdf (accessed 20.10.2023) [in Ukrainian]

Tenyukh Z. I., Pelekh U. V. (2022). Didzhytalizatsiya bukhhalters'koho obliku v Ukrayini: stan ta perspektyvy rozvytku [Digitalization of accounting in Ukraine: status and development prospects]. Ekonomika ta suspil'stvo, no. 41. Available at: https://economyandsociety.in.ua/index.php/journal/article/view/1588/1528 (accessed [in Ukrainian]

Pro elektronni dokumenty ta elektronnyy dokumentoobih: Zakon Ukrayiny [On Electronic Documents and Electronic Document Management] vid 01.08.2022. № 851-IV. Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/ show/851-15#Text (accessed 01.10.2023) [in Ukrainian]

Pro zatverdzhennya Poryadku kaznacheys'koho obsluhovuvannya derzhavnoho byudzhetu za vytratamy: Nakaz ministerstva finansiv Ukrayiny [On Approving the Procedure for Treasury Service of the State Budget by Expenses] vid 24.12.2012 № 1407 Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0130-13#n15 (accessed [in Ukrainian]

Financial Management Information Systems (FMIS). Available at: https://www.u4.no/financial-manage- ment-information-systems-fmis

Размещено на Allbest.ru