Об'єкти організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу

Рис. 1. Технологічна структура бухгалтерського обліку, контролю та аналізу як процесу і об'єкта організації

Первинний облік - основа всіх видів обліку, контролю й аналізу господарської діяльності. Це сукупність робіт з утворення доказів господарських фактів - явищ та процесів, тобто процес документування, створення тих носіїв первинних даних, на підставі яких надалі відбуваються всі облікові, контрольні та аналітичні процеси стосовно господарських фактів у тому чи іншому господарстві.

До первинного обліку звичайно відносять прийом первинного спостереження - сприйняття, вимірювання, фіксації, нагромадження та обробки даних. Але формування первинних даних, здобутих у результаті перевірки, вимірювання, оцінювання об'єкта управління, сягає далеко за межі суто первинного обліку, торкаючись складних технічних, технологічних, економічних, правових питань, розв'язання котрих потребує відповідної організації.

Яким досконалим не був би процес первинного обліку, завжди постають питання забезпечення вірогідності та повноти первинних даних, їхнього зв'язку з рішеннями конкретних осіб, своєчасності відбиття цих даних у бухгалтерському обліку, тобто питання контрольного та аналітичного забезпечення останніх.

Відображення даних у документах потребує попереднього їх оцінювання. Необхідно забезпечити адекватність дійсного стану (або змін) господарського факту та його інформаційному відображенню. Це означає, що перший супроводить контроль та аналіз. При цьому первинний облік можна охарактеризувати як процедуру формування первинних документів, носіїв даних та інформації. Контроль як підготовка даних первинного обліку являє собою лише попередній процес, що охоплює одержання вихідних даних стосовно об'єкта, за яким спостерігають, який вимірюють і оцінюють у документі.

На етапі первинного обліку виконують і таку контрольну функцію як ототожнювання даних. Останні фіксують у носії інформації з реальними фактами, явищами, подіями для підтвердження та юридичної доказовості таких даних.

Підготовка даних до контролю та аналізу як етапів технологічного процесу - це система способів (прийомів) вибору, визначення, оцінювання вихідних даних про господарські факти (явища й процеси), а також відомі відхилення від заздалегідь визначених параметрів (норм, квот, плану тощо), оцінка їх з погляду впливу на результати діяльності.

На першому (підготовчому) етапі контролю та аналізу характеризують дібраний матеріал для подальшої його обробки. Підготовка даних до контролю значною кількістю прийомів (порівняння фактичних даних з нормами, квотами, плановими даними тощо) подібна до підготовки даних до аналізу.

На другому організаційному етапі технології бухгалтерського обліку, контролю та аналізу здійснюють реєстрацію даних первинного обліку у відповідних облікових реєстрах, групування та перегрупування таких даних. Якщо первинний облік значною мірою пов'язаний з підготовчими етапами контролю та аналізу, то поточний є головною вихідною базою контрольного процесу господарської діяльності. Крім того, поточний облік слугує базою складання різних звітних форм, що є основою аналітичних розрахунків, - другого етапу аналітичного процесу.

Процедури другого етапу контрольного та аналітичного процесів подібні між собою. Проте саме на цьому етапі загалом і відбувається відокремлення контролю від аналізу.

Підсумковий (узагальнюючий) облік-це процеси формування та складання різних вихідних даних: бухгалтерського балансу періоду й різних розшифрувань до нього, де наводяться дані про той чи інший господарський факт або явище, а також характеристика його в статиці та динаміці.

Під час оформлення результатів контролю та аналізу хоч і застосовують однакові прийоми, проте ні за технікою, ні за методикою ці процеси не схожі. Бухгалтерський облік, контроль й аналіз як технологічні процеси мають дуже багато спільного, що потребує особливого підходу до їх організації. Кожний з них є самостійною функцією управління. Водночас в організаційному плані вони тісно переплітаються. Так, бухгалтерський облік має три функції: інформаційну, контрольну та оцінну (по суті аналітичну). А це означає, що в бухгалтерському обліку використовуються специфічні методи контролю й аналізу господарської діяльності.

Тісний зв'язок згаданих процесів особливо яскраво виявляється в разі застосування методу управління за відхиленнями, тобто нормативного методу обліку витрат на виробництво продукції, функціонально-вартісного аналізу за наявності персональних комп'ютерів та АРМ.

Водночас бухгалтерський облік виконує специфічні контрольні функції, які стосуються погашення дебіторської заборгованості, додержання правил інвентаризації, законності фінансових операцій тощо.

Облік, контроль та аналіз у технологічному аспекті не лише тісно переплітаються, а й доповнюють один одного. Дані обліку є основою аналізу, а прийоми аналізу часто використовують у контрольній роботі, наприклад під час оцінювання фінансового стану та результатів господарської діяльності.

Кожний етап означених процесів як об'єкт організації за змістом характеризується певним складом об'єктів технології.

Для того, щоб визначити об'єкти організації технологічного процесу, потрібно розглянути сукупність операцій, які формують обліковий (контрольний, аналітичний) етап. На кожному етапі сукупність операцій визначають з огляду на цільову функцію бухгалтерського обліку (контролю, аналізу) як економічної системи.

бухгалтерський аналітичний облік звітність контроль

Об'єкти організації облікового, контрольного та аналітичного процесів

Цільова функція бухгалтерського обліку, контролю та аналізу як економічних систем полягає у вивченні всіх господарських фактів, явищ або процесів суспільного виробництва, що супроводжують утворення сукупного суспільного продукту праці, з метою подати вартісне вираження стану продуктивних сил і виробничих відносин з урахуванням їхніх взаємозв'язків. Для цього потрібна систематизована номенклатура даних, що характеризувала б господарські факти, явища або процеси. Сукупність таких даних визначається різними господарськими характеристиками, які згодом підлягають обліковій, контрольній або аналітичній обробці. Це означає, що першим об'єктом організації облікового, контрольного або аналітичного процесу є згадана номенклатура.

Для використання даних у технологічному процесі кожну номенклатуру (облікову, контрольну, аналітичну) слід зафіксувати на будь-якому технічному носії. Головними технічними носіями даних про господарські факти, явища або процеси, які підлягають обліку, контролю чи аналізу, можуть бути аркуш паперу, перфострічка, перфокарта, магнітна стрічка, магнітний диск і т. ін. Вибір носія даних залежить від засобів їхньої обробки, а також типів, видів цих даних.

Іншим об'єктом організації технології облікового, контрольного або аналітичного процесів є носії даних (номенклатур) про господарський факт, явище чи процес.

Характерною особливістю технології бухгалтерського обліку, контролю та аналізу є реєстрація даних номенклатур, які зафіксовані на носіях у системі відповідних реєстрів. Це потребує передавання носіїв даних як у просторі, так і в часі, тобто організації руху перших. Отже, об'єктом організації облікового, контрольного та аналітичного процесів є також рух носіїв даних, тобто організація документообігу й документопотоку.

Названі процеси багато в чому подібні до звичайних технологічних процесів з виготовлення продуктів споживання. Тому для нормального функціонування вони потребують певного забезпечення, що також є об'єктом організації цих процесів. Стосовно облікового, контрольного та аналітичного процесів воно охоплює інформаційне (носії інформації-документи, облікові реєстри, розрахункові таблиці, звітні форми і т.ін.), технічне (засоби виготовлення документів, реєстри, персональні комп'ютери), програмне (алгоритми, задачі) та інші види забезпечення.

Тепер використовують чотири види (прийоми) обробки та переробки інформації: ручний, механізований, автоматизований, автоматичний. Ручний спосіб полягає в тому, що інформацію вручну обробляють працівники апарату управління, а основним виконавцем є бухгалтерія. Механізований спосіб передбачає застосування технічних засобів, здебільшого різних типів механічних і перфораційних машин. За автоматичного способу переважну більшість операцій виконують комп'ютери. (Два останні способи є людино-машинними.). Автоматичний спосіб (суто машинний) базується на використанні заздалегідь заготовленого пакета програм.

Кожному способу вироблення інформації відповідає певна технологічна схема, яка складається із суто технічних та технологічних операцій. Тому кожний спосіб характеризується окремою технологічною структурою. Проте, незалежно від останньої, основою всіх способів є чотири означені вище об'єкти: номенклатура, носії номенклатури, їхній рух і забезпечення.

Організація технології облікового, контрольного та аналітичного процесів передбачає «прив'язування» окремих операцій, фаз, етапів до конкретного виконавця. При цьому будь-який процес подається як набір послідовних стандартних операцій, залежний від способу обробки даних, а також завдань, що їх ставить перед обліком, контролем і аналізом система управління. Від цих завдань залежить і ступінь деталізації самих операцій.

Усі учасники виробничого процесу тією чи іншою мірою беруть участь у переробці інформації, тобто в процесах обліку, контролю та аналізу. При цьому їхня праця має бути належно організована. Проте об'єктом організації є лише та праця виконавців, яка безпосередньо пов'язана з технологією обліку, контролю чи аналізу.

З цієї позиції розрізняють два види праці - працю осіб, які безпосередньо виконують облікові, контрольні та аналітичні роботи (бухгалтер, фінансист й т.ін.), і працю тих, хто вдається до обліку, контролю та аналізу згідно зі своїми посадовими обов'язками (комірники, майстри, бригадири, начальники цехів).

Бухгалтерський облік як інформаційна система формується на базі виокремлення сукупності інформаційних операцій, що є спеціалізованим видом діяльності, яку виконують фахівці, спеціально підготовлені для цієї роботи, - бухгалтери. Працівники бухгалтерії виконують здебільшого функції обліку, проте для них характерна й робота з контролю та аналізу під час здійснення облікових операцій.

Бухгалтерську роботу виконують також багато лінійних (оперативних) працівників - керівники структурних підрозділів (начальники цехів, бригадири) і певних служб (постачання, збуту), а також деякі інші працівники (комірники, майстри, водії автомашин, тракторів та інших транспортних засобів). Їхню роботу з виконання операцій, пов'язаних з бухгалтерським обліком, контролем та аналізом, також потрібно організувати, і тому вона є об'єктом організації бухгалтерського обліку.

Складнішою є організація праці тих співробітників, які безпосередньо здійснюють тільки контроль і аналіз. Ця робота належить, як правило, до компетенції бухгалтерії. Проте досить часто її виконують працівники фінансової, планової та інших економічних служб підприємства. Контроль і аналіз покладені також на керівників технічних та технологічних служб. Але, на відміну від бухгалтерського обліку, процеси контролю і, особливо, аналізу не визначені і не обмежені так чітко й предметно. Отже, організації підлягають два об'єкти: праця працівників бухгалтерії і праця виконавців, які не входять до складу бухгалтерії.

Апарат бухгалтерії - це самостійний підрозділ управління, який за своїм характером, кількістю зайнятих там працівників будується за вимогами певної структури. У ньому формуються підрозділи (групи, сектори тощо). Організаційна побудова апарату та формування структурних підрозділів також є об'єктом організації праці бухгалтерів.

Зауважимо, що технологічний процес і праця виконавців має бути забезпечена нормативно - правовими регламентаційними документами наказом про облікову політику, положеннями, статутам), технічно (устаткуванням, приладами, комп'ютерами), умовами праці (робочі місця, зони), інформаційно (методиками формування вхідних і вихідних даних, банків даних і т.ін.).

Динамічний характер системи управління потребує постійного вдосконалення й розвитку бухгалтерського обліку, контролю та аналізу, що передбачає організацію цього процесу. Отже, розвиток і удосконалення обліку, контролю та аналізу також є об'єктами організації.

Метод організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу

Методологічною основою організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу господарської діяльності є матеріалістична діалектика. При цьому використовуються також загальнонаукові методи: індукція, дедукція, класифікація, системний підхід, кібернетичний, комплексний підходи тощо. Крім того, широко застосовуються специфічні методи й прийоми, які ґрунтуються на наукових принципах. Реалізація методу організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу супроводжується застосуванням таких методів, як моделювання, проектний, графічний, аналітичний, спостереження, розрахунковий, сітьовий, експертних оцінок, нормативно-правового забезпечення тощо. Найбільш поширеними є проектний і графічний методи на основі прийомів методу моделювання.

Метод моделювання щодо організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу означає побудову таких моделей, які відбивають реально існуючі облікові, контрольні та аналітичні процеси, що відповідають обсягам і характеру робіт, структурній побудові апарату, який здійснює облік, контроль та аналіз, інформаційне, організаційне, технічне, правове й математичне забезпечення. При цьому застосовуються найрізноманітніші моделі: економіко-математичні, імітаційні, статистичні, динамічні тощо. Моделі можуть бути двох форм: матричні та математичні формули.

Моделювання є одним з найдавніших прийомів організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу.

Конкретною формою вираження моделі організації означених процесів є проект організації, який являє собою інструктивно-методичний документ.

Проектний метод. Щодо організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу під проектуванням розуміють докладне розроблення точного порядку, організаційних форм і прийомів здійснення облікового, контрольного або аналітичного процесів, порядку праці виконавців з метою забезпечення найбільшої раціональності та ефективності їхньої діяльності.

Проект складають на основі діючих та обов'язкових для підприємств, установ і організацій нормативних документів з урахуванням конкретних умов та особливостей. Під час розроблення проекту уточнюють систему організації управління, ступінь механізації та автоматизації.

Розроблення проектів - трудомістка праця. Тому, здебільшого, її здійснюють спеціалізовані проектні організації за участю працівників бухгалтерії підприємства. Розроблення проектів проводять спочатку щодо окремих топологічних підрозділів - коштів, розрахунків, основних засобів, матеріалів тощо. Часто бухгалтерія має саме такий структурний поділ.

В організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу широко використовують графічний метод. Графік застосовують для наочного вираження кількісної залежності різних явищ та пов'язаних з ними процесів. У виробничих умовах графік - це докладний розклад за днями, годинами і хвилинами відповідного плану роботи, один з найважливіших елементів організації бухгалтерського обліку, контролю і аналізу. За його допомогою унаочнюють взаємозв'язок елементів та об'єктів організації. Графічний метод значно полегшує процес проектування, скорочує обсяги технічних робіт та проектної документації. Робота за графіками сприяє не тільки поліпшенню організації обліку, контролю та аналізу, а й зміцнює дисципліну, скорочує строки виконання робіт та подання результатної інформації - звітності.

Графічний метод застосовується під час організації технології роботи виконавців, облікового, аналітичного та контрольного процесів, під час побудови структури апарату, його розвитку та вдосконалення. За допомогою графіків встановлюють та підтримують технологічні зв'язки, які виникають на різних стадіях роботи, визначають строки виконання робіт. На підставі графіків і даних про додержання їх можна дістати уявлення про загальний стан організації робіт.

Для організації робіт за графіком, наприклад бухгалтерського обліку, необхідно скласти їхній перелік робіт за ходом облікового процесу (первинний облік - документування, поточний облік - реєстрація в системі рахунків, підсумковий облік - складання звітності, звітних форм); розробити схему інформаційних зв'язків; скласти графіки (календаризовані плани робіт виконавців); обговорити графіки та визначити строки виконання робіт; погодити їх з відповідними виконавцями; затвердити графіки (надати їм нормативного характеру).

Для організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу застосовують різні види графіків: текстові і символьні; табличні та сітьові; матричні і лінійні; структурні, таблично-текстові, таблично-стрічкові, таблично-символьні і т.ін.

У процесі організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу також широко використовують графіки у вигляді організаційно-структурних схем, оперограм, документограм, функціограм, хронограм, документообороту, документопотоків тощо.

Досвід організації робіт з управління підтверджує, що застосування під час організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу сітьових графіків є дуже вигідним. Річ у тім, що останні дають змогу оцінити недоробки з позиції кінцевого результату, чіткіше визначити обсяг робіт як сукупність.

Для вивчення стану обліку, контролю та аналізу, перспектив їх подальшого розвитку широко застосовують анкетний метод. Суть його стосовно організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу полягає в тому, що спочатку складають опитувальний листок, котрий містить перелік запитань, відповіді на які є вихідним емпіричним матеріалом для узагальнення.

При організації технології облікового, контрольного та аналітичного процесів, роботи виконавців та інших об'єктів широко застосовують метод експертних оцінок, який дає змогу з різних варіантів вибрати оптимальний.

Завдання організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу господарської діяльності визначаються економічною політикою держави. При цьому найважливішими є раціоналізація технології процесів обліку, контролю та аналізу, скорочення їхніх циклів, підвищення якості інформації, механізація, автоматизація, забезпечення ефективного використання результатів інформації, раціональна організація праці та постійне вдосконалення.

Організація бухгалтерського обліку, контролю та аналізу має бути такою, щоб забезпечити мінімальний шлях збирання й обробки інформації: мінімальну кількість операцій і документів, максимальну ефективність праці виконавців.

Важливим завданням організації бухгалтерського обліку, контролю й аналізу є постійне вдосконалення та розвиток їх з урахуванням досягнень науки і практики.

Висновки

Отже, ми в своїй роботі розглянули предмет і метод бухгалтерського обліку і можемо зробити наступні висновки.

Метод бухгалтерського обліку- система способів і прийомів, що забезпечують суцільне, безперервне і взаємопов'язане відображення та економічне узагальнення в грошовому вираженні об'єктів бухгалтерського обліку з метою охорони права власності та контролю за процесами отримання прибутку, його руху та розподілу.

Бухгалтерський облік вивчає свій предмет за допомогою таких методів:

- хронологічного і систематичного спостереження;

- вимірювання господарських засобів і процесів;

- реєстрації та класифікації даних з метою їх систематизації;

- узагальнення інформації з метою звітності.

Список використаної літератури