Роль і функції архіву в добу інформаційного суспільства: нові тенденції і підходи (з досвіду ЦДАМЛМ України 2012-2022 рр.)

Размещено на http://allbest.ru

Центральний державний архів-музей літератури і мистецтва України

Роль і функції архіву в добу інформаційного суспільства: нові тенденції і підходи (з досвіду ЦДАМЛМ України 2012-2022 рр.)

Ігор Резнік кандидат історичних наук,

завідувач сектору просвітньої та виставкової роботи

відділу використання інформації документів та комунікацій

Анотація

У статті представлено узагальнений досвід Центрального державного архіву-музею літератури і мистецтва України (далі - ЦДАМЛМ України, Архів-музей) у сфері цифровізації архівної справи у 2012-2022 рр. Описано нові тенденції і підходи в діяльності установи, впровадження яких було спричинене появою нових викликів у добу бурхливого розвитку інформаційного суспільства в Україні. На основі статистичних показників проаналізовано результати впровадження сучасних інформаційно-пошукових сервісів і нових послуг для дослідників.

Мета роботи - узагальнене дослідження історії цифровізації ЦДАМЛМ України та її наслідків.

Методологічна основа дослідження ґрунтується на принципах об'єктивності, комплексності та системному підході до вивчення технічних можливостей ЦДАМЛМ України і заходів з їх покращення як комплексу взаємопов'язаних елементів. Використано загальнонаукові методи: аналізу і синтезу, класифікації, порівняння, деталізації, узагальнення, структурного та функціонального аналізу, статистичний, методи історичного дослідження (хронологічний, історико-порівняльний, метод історичного описання).

Наукова новизна. На основі аналізу комплексу нововведень у діяльності Архіву-музею та статистичних даних за 2012-2022 рр. уперше підготовлено узагальнене історичне дослідження цього періоду в історії ЦДАМЛМ України у контексті його адаптації до викликів доби інформаційного суспільства.

У висновках констатується, що за останнє десятиліття ЦДАМЛМ України зіштовхнувся з необхідністю здійснення форсованої технічної та методологічної модернізації у зв'язку з появою десятків нових потреб користувачів і запитів суспільства, які вимагали термінового вирішення, та з огляду на постійне пришвидшення ритму життя в Україні в умовах технічної революції.

Зроблено висновок, що Архів-музей у цілому досяг значного технічного прогресу і успішно адаптувався до нових реалій, а його роль і функції в житті суспільства зазнали помітних змін.

Ключові слова: ЦДАМЛМ України; інформаційне суспільство; Архів- музей; комп'ютер; вебсайт; інформація.

В останній чверті ХХ ст. людство вступило в нову стадію розвитку: настала епоха постіндустріального або інформаційного суспільства. Наслідком інформаційної революції став початок інтенсивного формування інформаційної культури та виникнення і розвиток низки нових суспільних явищ 1.

Останні десятиліття XX ст. і початок XXI ст. увійшли в історію як період масштабних суспільних перетворень, пов'язаних із тотальною інформатизацією усіх сфер життя. Ключова роль у формуванні постіндустріального суспільства належала інформації та інформаційним технологіям.

Для опису цих змін виникло поняття інформаційного суспільства як нової фази в історії розвитку цивілізації, в якій головними продуктами виробництва є інформація та знання.

Термін «інформаційне суспільство» почав використовуватися у західноєвропейській науці ще на початку 1960-х років і відображає одну з найважливіших характеристик нового суспільства - воно стало об'єднаним єдиною інформаційною мережею. Інформаційне суспільство настало внаслідок інформаційно-комп'ютерної революції й базується на інформаційній технології, «інтелектуальних» комп'ютерах, автоматизації та роботизації всіх сфер і галузей економіки й управління, єдиній найновішій інтегрованій системі зв'язку Проскуріна О. О. Інформаційне суспільство : можливості і політи- ко-культурна реальність становлення в Україні // Грані. 2005. № 1. С. 126-129. Грицевич В. С. Інформатизація суспільства, як соціально-геогра-фічний виклик XXI століття. URL: https://geography.lnu.edu.Ua/wp-cont:ent/ uploads/2015/11/ ІНФОРМАТИЗАЦІЯ - СУСПІЛЬСТВА - ЯК - СОЦІАЛЬ - НО-ГЕОГРАФІЧНИЙ-ВИКЛИК-XXI-СТОЛІТТЯ.pdf (дата звернення: 20.08.2023).. Зрештою, у 1980-х, а особливо у 1990-х роках економічний потенціал будь-якої держави почав визначатися науковцями за рівнем розвитку інформаційних технологій.

В умовах бурхливого розвитку інформаційних технологій, що розпочався в Україні у 2000-х роках і набув масового поширення у масштабах всієї держави у 2010-х роках, вітчизняним архівам довелося швидко адаптуватися до нових вимог і викликів часу (дбати про покращення матеріально-технічної бази установи, забезпечувати навчання працівників роботі на персональних комп'ютерах (далі - ПК), значно збільшувати обсяг доступної для користувачів інформації, шукати нові форми і засоби поширення інформації в суспільстві, запроваджувати нові послуги та сервіси для користувачів, адаптуватися до опрацювання постійно зростаючої кількості звернень і запитів до архіву, значна частина яких стали дистанційними, тощо).

У процесі подолання нових викликів роль і функції ЦДАМЛМ України поступово зазнавали змін і розширювалися. У пропонованій статті на прикладі досвіду ЦДАМЛМ України за останнє десятиліття проаналізовані зміни і нові тенденції у роботі українських архівів та їх наслідки і вплив на зростання значення архівів у культурно-мистецькому і суспільному житті України.

За останні два десятиліття у фахових наукових виданнях було опубліковано низку статей українських архівістів, у яких висвітлено процес адаптації вітчизняних архівів до нових викликів ХХІ ст. і досліджено окремі аспекти цифровізації архівної справи.

Першою публікацією з цієї теми стала стаття К. Селіверстової Селіверстова К. Т. Яких фахівців потребуватимуть архіви у ХХІ ст.? // Архіви України. 1998. № 1-6. С. 25-31., де проаналізовані потреби архівів у фахівцях, які б володіли комп'ютерними навичками у галузі зберігання й опрацювання архівної інформації, ступінь готовності архівів зберігати копії документів в електронній формі та ефективність заходів із перепідготовки архівних працівників для роботи з ПК. Також авторка спробувала дати відповіді на запитання: чи все зробили архіви для більшої доступності архівних документів, і чи буде завтрашнє суспільство задоволене роботою архівів, якими вони були наприкінці 1990-х років?

У статті Т. Ємельянової Ємельянова Т. О. Формування архівних аудіовізуальних колекцій : но-вітні тенденції та виклики розвитку // Архіви України. 2019. № 3. С. 100-112. розглянуті проблеми цифровізації архівної справи та діловодства і нові тенденції у сфері формування архівних аудіовізуальних колекцій. Я. Калакура та Ю. Ковтанюк Калакура Я. С., Ковтанюк Ю. С. Архівний менеджмент в умовах електронного урядування // Архіви України. 2019. № 3. С. 18-57. проаналізували низку нових підходів до організації та управління архівною справою на загальнодержавному і місцевому рівнях у контексті інформаційного суспільства, цифровізації та електронного урядування в Україні.

У статтях М. Палієнко висвітлено функції, які виконують українські архіви в період російської збройної агресії проти України, зокрема, функцію зі збереження національної ідентичності Палієнко М. Українські архіви, війна та збереження національної іден-тичності // Архіви України. 2022. № 1. С. 12-38.; розкрито комплекс проблем у підготовці архівістів інформаційного суспільства Палієнко М. Г. Архівіст інформаційного суспільства : проблеми мо-дернізації системи професійної освіти // Вісник Київського національного уні-верситету. Історія. 2016. Вип. 3. С. 57-62.; проаналізовано концепцію електронного архівознавства в контексті цифровізації українського суспільства Палієнко М., Калакура Я. Концептуалізація електронного архіво-знавства в контексті цифровізації українського суспільства // Архіви України. 2021. № 3. С. 36-65., а також досліджено репрезентативність вебсайтів архівних установ та їх роль у розширенні доступу до документної інформації 9. Окремі аспекти історії ЦДАМЛМ України 1990-2010-х років і поява сучасних форм використання архівної інформації досліджені у статтях працівників установи: директорки О. Чижової Палієнко М. Г. Репрезентативність веб-сайтів архівних установ та їх роль у розширенні доступу до документної інформації // Історико-культурна спадщина : збереження, доступ, використання. Матеріали міжн. наук.-практ. конференції (7-9 квітня 2015 р., м. Київ). Київ, 2015. С. 214-217. Чижова О. В. Архівний простір : від комунікації до взаємодії. З до-свіду роботи Центрального державного архіву-музею літератури і мистецтва України // Матеріали Всеукраїнської науково-практичної конференції «Архі-ви - Наука - Суспільство : шляхи взаємодії» (21-22 травня 2015 р., м. Київ). Київ, 2015. С. 177-180; Її ж. Центральному державному архіву-музею літера-тури і мистецтва України - 50 років // Архіви України. 2016. № 3-4. С. 83-100; Чижова О., Резнік І. Крок до архіву майбутнього : про реалізацію гран-тового проєкту «Комплексна система інформатизації ЦДАМЛМ України» за підтримки Українського культурного фонду // Архіви України. 2021. № 4. С. 197-214. Резнік І. С. Сучасні форми використання інформації у Центральному державному архіві-музеї літератури і мистецтва України // Архіви України. 2018. № 2-3. С. 34-44., І. Резніка ¹¹, Я. Лозниці Лозниця Я. С. Специфіка формування баз даних автоматизованої ін-формаційно-пошукової системи ЦДАМЛМ України // Архівознавство. Архео-графія. Джерелознавство : Міжвідомчий зб. наук. праць. Вип. 5 : Архіви - складова інформаційних ресурсів суспільства. Київ, 2002. С. 55-58. та ін. Таким чином, можна констатувати, що наразі відсутнє узагальнене історичне дослідження періоду 2010-х років в історії ЦДАМЛМ України у контексті його адаптації до викликів доби інформаційного суспільства.

У 1990-х роках питання забезпечення сучасною комп'ютерною та іншою електронною технікою було дуже болісним для вітчизняних архівів і більшості інших державних установ.

Суть проблеми та можливі шляхи її вирішення були вперше окреслені на Міжнародному конгресі архівів на тему: «Професія архівіста в епоху інформації», що відбувся у 1992 р. у м. Монреаль (Канада). Зрештою, на державному рівні в Україні були здійснені перші важливі кроки до покращення ситуації у цій сфері.

Зокрема, у 1998 р. Верховна Рада прийняла Закон України «Про Концепцію Національної програми інформатизації», зміни й доповнення до якого було внесено 2001 р.

У документі зазначалося, що загальна ситуація в галузі інформатизації не може бути визнана задовільною, і не лише через кризові явища в економіці, а ще й тому, що рівень інформатизації українського суспільства порівняно з країнами Заходу становить лише 2-2,5%. Відзначено також технічне відставання телекомунікаційних систем, мереж передавання даних тощо Про Концепцію Національної програми інформатизації : Закон України №75/98-ВР від 04.02.1998. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/ show/75/98-%D0%B2%D1%80#Text (дата звернення 20.08.2023)..

З метою розвитку інформаційного суспільства 9 січня 2007 р. було прийнято Закон України «Про Основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки». Також розпорядженням Кабінету Міністрів України від 15 травня 2013 р. було схвалено «Стратегію розвитку інформаційного суспільства в Україні», в якій визначено умови розвитку інформаційного суспільства Крусян А. Р. Інформаційне суспільство в Україні : конституційно-пра-вове забезпечення формування та розвитку // Наука та суспільне життя Украї-ни в епоху глобальних викликів людства у цифрову еру : у 2 т. : матеріали Міжнар. наук.-практ. конференції (21 травня 2021 р., м. Одеса). Т. 1. Одеса : Гельветика, 2021. С. 259-262..

Станом на 2012 р. усі центральні та обласні архіви вже мали невелику кількість персональних комп'ютерів та офіційні вебсайти, але вони залишалися недостатньо наповнені контентом. Водночас дослідникам бракувало зручних та ефективних сервісів із пошуку документів і сервісів для дистанційного обслуговування користувачів, адже майже всі описи фондів і путівники архівами були доступні лише в друкованому виді.

Архіви у цей період тільки починали розширювати свою присутність у інформаційному просторі країни за рахунок створення власних сторінок у соціальних мережах і вдосконалення вебсайтів, а основними засобами поширення інформації в суспільстві про склад архівних фондів залишалися друковані путівники та описи фондів, виступи працівників у радіопередачах і публікація статей у профільних друкованих виданнях, стаціонарні виставки, тематичні й оглядові екскурсії. Тобто, охоплення аудиторії було досить невеликим порівняно з сучасними показниками, що відображалося на кількості звернень користувачів до архівної інформації та зумовлювало гостру необхідність розроблення і впровадження сучасних засобів для розширення присутності архівів у інформаційному просторі.

Рівень інформатизації архівної справи у ЦДАМЛМ України на початку 2010-х років у цілому відповідав загальному рівню інформатизації державних установ по країні.

Станом на початок 2012 р. усі відділи установи були забезпечені доволі сучасними для того часу комп'ютерами та принтерами. Перший персональний комп'ютер з'явився у ЦДАМЛМ України у 1997 р. у секторі інформаційно-пошукових систем відділу інформаційних технологій (працівники якого займалися формуванням і веденням каталогів): він замінив популярні у 1990-х роках «Роботрони» (ЕОМ «Robotron EC1834») (Іл. 1), яких у ЦДАМЛМ України було два. «Роботрони» використовувалися, в основному, для створення і наповнення електронних баз даних (наприклад, у 1994 р. була створена та безперервно наповнювалася база даних «Архівні фонди ЦДАМЛМ України», яка у 1998 р. була конвертована у сучасний формат для операційної системи Windows - Microsoft Access і донині поповнюється новими записами).

Іл. 1. ЕОМ «Robotron EC1834». 1990-ті роки. Ілюстративне фото з вебсайту виробника.

В інших відділах ЦДАМЛМ України персональні комп'ютери та перші лазерні принтери з'явилися у 2005 р. Варто підкреслити, що до 2005 р. уся діловодна документація ЦДАМЛМ України (службові документи, каталожні картки у секторі інформаційно-пошукових систем і секторі зберігання та обліку друкованих видань тощо) набиралися на друкарських машинках.

Іл. 2. Технічне оснащення читального залу ЦДАМЛМ України у 2022 р.: сучасні ноутбуки, безконтактний А3 сканер і система відеоспостереження.

Кількість ПК у 2012 р. все ще була невеликою, але з кожним роком зростала. Зрештою, станом на 2018 р. усі працівники архіву були забезпечені стаціонарними комп'ютерами або ноутбуками.

За результатами перевірки у 2011 р. обласними управліннями Держспецзв'язку вебсайти вже функціонували у всіх центральних державних і обласних архівах України Рішення Колегії Державної архівної служби України № 9/5 від 23.12.2014 р. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/75/98-%D0%B2%D1% 80#Text (дата звернення: 20.08.2023).. У 2011 р. був створений і запущений перший офіційний вебсайт ЦДАМЛМ України Передмова до опису фонду. ЦДАМЛМ України. Ф. 673. Оп. 1. Т. 8. Арк. 6 // Офіційний вебсайт ЦДАМЛМ України. URL: https://old-csam.archives. gov.ua/includes/uploads/opisy/ f673_op1_pr_t8.pdf (дата звернення: 20.08.2023). (Іл. 3). Це стало важливим кроком на шляху до комплексної інформатизації ЦДАМЛМ України. Відвідувачі сайту отримали можливість дізнаватися загальну інформацію про архів-музей, його історію, склад і зміст фондів, ознайомлюватися з новинами і подіями в житті установи, відвідувати онлайн-виставки, переглядати електронні примірники 4-х випусків Путівника по фондах ЦДАМЛМ України та багато іншої корисної інформації.

Іл. 3. Головна сторінка вебсайту ЦДАМЛМ України станом на 2014 р.

У 2014 р. розпочалося оцифрування описів фондів ЦДАМЛМ України зусиллями співробітників відділу використання інформації, які мали у розпорядженні сканери. Оцифровані описи оперативно викладалися на вебсайт. Цей процес активізувався у 2017 р. і був повністю завершений наприкінці 2018 р., коли на вебсайт у розділі «Описи фондів» були викладені PDF-версії описів усіх фондів установи. Успіхи з вдосконалення сайту ЦДАМЛМ України та заповнення його актуальним контентом були відзначені у рішенні Колегії Державної архівної служби України № 9/5 від 23.12.2014 р. архів цифровий діловодство україна вебресурс

Не менш важливим було збільшення частки спілкування архіву з користувачами через офіційну електронну пошту. Розміщення на сайті оцифрованих описів фондів зумовило необхідність приймання установою дистанційних замовлень на видавання архівних справ до читального залу, який почав здійснюватися з 2015 р. електронною поштою.

Наприкінці 2018 р. на сайті з'явилася можливість дистанційного замовлення всіх документів до читального залу. Для цього треба було заповнити на сайті у розділі «Замовити справу онлайн» заяву користувача та бланк замовлення на видавання справ і надіслати їх на електронну пошту Архіву-музею. Поступово частка електронних замовлень зростала і досягла 40% від загальної кількості замовлень станом на 2021 р.

Також читальний зал ЦДАМЛМ України у 2012 р. уже мав технічну можливість надавати платні послуги зі сканування документів на замовлення користувачів. Однак, частка таких замовлень, порівняно зі ксерокопіюванням і самостійним фотографуванням, до 2014 р. була невеликою: фактично такі замовлення мали фрагментарний характер. Із 2014 р. частка замовлень на сканування почала швидко зростати, і у 2022 р. вони складали вже половину всіх замовлень на копіювання.

21 травня 2012 р. була створена офіційна сторінка ЦДАМЛМ України у мережі Facebook (https://www.facebook.com/cdamlmu) та розміщена перша публікація. На ній публікувалися новини з життя Архіву-музею, важливі оголошення та інформаційні повідомлення у рамках першого віртуального проекту «Ініціативні інформування», які знайомили користувачів із документами з фондів відомих українських митців.

Таке суттеве розширення присутності ЦДАМЛМ України в інформаційному просторі України сприяло поступовому збільшенню кількості українських та іноземних дослідників у читальному залі установи.

Для порівняння, у 2012 р. читальний зал відвідали 1 тис. 130 дослідників, а в 2017 р. - 1 тис. 782, тобто, упродовж 5-ти років активної цифровізації середня кількість відвідувачів збільшилася аж у півтора раза! Якщо проаналізувати показники відвідуваності читального залу в наступні «спокійні» роки (до пандемії Covid-19 2020-2021 рр. і початку повномасштабної війни росії проти України у 2022 р.), то можна побачити незначне зменшення відвідуваності, що було спричинене паралельним збільшенням частки електронних замовлень і дистанційних запитів на копіювання документів: 2018 р. - 1 тис. 495 відвідувачів, 2019 р. - 1 тис. 493. Для порівняння, в «ковідний» 2021 р. читальний зал відвідали 1 тис. 16 дослідників. Тобто, враховуючи дистанційні замовлення і постійно зростаючу кількість дистанційних запитів (до 120-ти на рік) на пошук і копіювання документів, загальна кількість звернень користувачів до архіву зросла майже у 2,5 рази.

Таким чином, у середині 2010-х років одним із пріоритетних напрямів діяльності ЦДАМЛМ України стало вдосконалення інструментів і засобів пошуку архівної інформації.

Масове поширення в суспільстві сучасних електронних пристроїв і комп'ютерних технологій спонукало архів створювати відповідні електронні сервіси для дистанційного обслуговування користувачів, поряд із традиційними інструментами пошуку інформації (путівниками (у т. ч. в електронному вигляді), описами (були частково відскановані та розміщені на сайті), каталогами на паперовій основі та автоматизованою інформаційно-пошуковою системою «Архівні фонди ЦДАМЛМ України» (далі - АІПС).

Ще одним стимулюючим фактором до активної цифровізації українських архівів стало проголошення у 2019 р. стратегічного курсу «Держава у смартфоні» та створення профільного Міністерства цифрової трансформації України.

Було визнано на державному рівні, що в сучасній Україні однією з найактуальніших проблем державного управління є питання створення, підтримки й постійної модернізації процесу циф- ровізації державних послуг в інтересах людини.

Концепція державної влади, що побудована на цифровізації послуг населенню для ефективної реалізації його інтересів, виникла в високорозвинених країнах і являла собою значний інтерес для українських аналітиків і влади.

У результаті був створений новий електронний сервіс державних послуг «Дія» та мережа центрів надання адміністративних послуг по всій країні, що уможливлювали громадянам швидкий доступ до найбільш популярних державних послуг через електронні пристрої з будь-якої точки України.

Одночасно Державна архівна служба України проголосила одним із ключових пріоритетів у діяльності архівної системи комплексну цифровізацію всіх процесів архівної справи, діловодства та державної системи страхового фонду документації Пріоритети Державної архівної служби на 2020 рік. URL: https://old. archives.gov.ua/Public-mfo/2020_priritet.pdf (дата звернення: 20.08.2023).. Серед індикаторів виконання зазначалося суттєве збільшення темпів оцифрування архівних документів, поетапне впровадження в архівах системи електронного документообігу «ASKOD», підвищення цифрової грамотності архівістів та інші заходи. 16 вересня 2020 р. Державною архівною службою України був презентований проєкт Стратегії розвитку архівної справи до 2025 року Стратегія розвитку архівної справи до 2025 року. URL: https://minjust. gov.ua/news/ministry/strategiya-rozvitku-arhivnoi-spravi-do-2025-roku (дата звер-нення: 20.08.2023).. Вона передбачає, що архіви мають стати людиноцен- тричними, а питання доступу до архівної ретроспективної інформації, архівних ресурсів - пріоритетним напрямом роботи архівних установ.

Стратегія складається з 4-х векторів руху: забезпечення архівами рівного доступу до інформації, знань і послуг, розвиток інституційної спроможності архівів, оновлення нормативно-правової бази архівної сфери, формування та розвиток комунікативної політики.

Йдучи в ногу з часом, Архів-музей також запровадив із 2019 р. низку нововведень у роботі й зручних сервісів, які надали змогу користувачам замовляти й оплачувати послуги дистанційно та ефективно шукати архівну інформацію, маючи доступ до неї у режимі 24/7 із будь-якого електронного пристрою, підключеного до мережі «Інтернет» у будь-якій точці планети:

1) у жовтні 2019 р. був створений новий вебсайт ЦДАМЛМ України (разом із версією для слабозорих та мобільною версією) (Іл. 4), який, окрім сучасного дизайну, дає змогу полегшити управління сайтом, легше впроваджувати нові інструменти пошуку інформації, надавати доступ модераторам для ведення окремих розділів.

Іл. 4. Дизайн нового вебсайту ЦДАМЛМ України станом на січень 2022 р.

Старий сайт функціонуватиме паралельно, допоки вся інформація з нього не буде перенесена на новий сайт;

2) на сайті у розділі «Замовити справу онлайн» доступні електронні форми заповнення заяви користувача та замовлення на видавання справ у читальний зал, а також контактна форма для відправлення заповнених форм на електронну адресу ЦДАМЛМ України;

3) у 2019 р. на сайті був доданий сервіс «Оплата онлайн» на основі платіжної системи UA-Pay, за допомогою якої можна дистанційно оплатити платні послуги, що виконуються ЦДАМЛМ України, - проведення тематичної екскурсії, надання архівних документів для копіювання технічними засобами архівної установи і виконання запитів громадян за документами архіву. Оплатити послугу також можна за допомогою платіжного терміналу в бухгалтерії архіву;

4) на сайті у розділі «Довідковий апарат» є переліки фондів ЦДАМЛМ України (за порядковим номером і абеткою, перелік колекцій документів) і впроваджена пошукова система за ключовими словами по змісту сайту та описів, яка у відповідь на пошуковий запит надає посилання на всі відповідні рубрики, публікації, онлайн-виставки, описи, де згадується ключове слово. Текст пошукового запиту виділяється червоною рамкою;

5) із жовтня 2019 р. із метою організації сучасного засобу комунікації між архівом і громадянами на сайті почав функціонувати онлайн- чат. Громадяни з понеділка до п'ятниці у режимі «живого спілкування» могли ставити запитання з приводу архівних фондів, роботи установи, послуг і впродовж робочого дня отримувати відповіді від працівників архіву;

6) у додатку-месенджері Viber (Вайбер) почав працювати чат-бот ЦДАМЛМ України, який у відповідь на пошуковий запит зорієнтову- вав громадян на сайт установи та надавав посилання на відповідні розділи: довідковий апарат, контакти, замовлення справи онлайн, просвітницька діяльність, анонси;

7) активно реалізовується важливий проєкт зі створення Фонду користування шляхом сканування з роздільною здатністю 600 dpi найцінніших і найзатребуваніших документів. Сканкопії доступні для перегляду на ноутбуці в читальному залі, оскільки оригінали цих документів не видаються з метою уникнення їх псування. У жовтні 2019 р. розпочалося розміщення сканкопій на сайті (доступні для перегляду та замовлення цифрові копії документів, що є суспільним надбанням).

Також у ЦДАМЛМ України відбувалася реалізація низки стаціонарних і віртуальних проєктів, спрямованих на популяризацію архівної спадщини:

1) онлайн-виставки до ювілейних дат відомих митців і мистецьких установ. Наприклад, у 2023 р. підготовлено та опубліковано виставки до ювілеїв державного діяча Павла Скоропадського, кіноактора Костянтина Степанкова, архівіста Романа Корогодського, філософа Григорія Сковороди та до річниці Чорнобильської катастрофи. Кожен виставковий проєкт включає 50-100 цифрових копій архівних документів із підписами та супровідний текст;

2) стаціонарний літературно-музичний проєкт «Мистецькі зустрічі в Архіві-музеї» (започаткований у квітні 2012 р.). У його рамках відбуваються виступи відомих українських музикантів-виконавців, творчі вечори письменників, художників і композиторів, які супроводжуються тематичними презентаціями документальних матеріалів із фондів ЦДАМЛМ України;

3) «АРХІВажлива СПРАВА» (ABC) (з 2014 р.). Інформаційні повідомлення в рамках рубрики «АВС» публікуються двічі на місяць на інформаційних ресурсах ЦДАМЛМ України (на офіційному сайті та сторінці у мережі «Facebook») і присвячені вшануванню ювілеїв відомих українських письменників, поетів, художників, драматургів, композиторів. Всього опубліковано понад 150 повідомлень;

4) «Архів-музей на допомогу вчителям» - віртуальний проєкт, який передбачає щомісячну публікацію інформаційних повідомлень про українських митців - представників Розстріляного відродження, які стали жертвами сталінських репресій;

5) «Україна. Знати - це перемагати!». У коротких інформаційних повідомленнях у рамках цієї рубрики згадуємо про відомих українських митців у день їхнього народження та коротко описуємо основні їхні здобутки і внесок у розвиток української культури;

6) «Творчо-робоче». У цій рубриці ми ділимося з нашими підпис- никами особливостями щоденної роботи архівістів і цікавинками з їхнього життя, повідомляємо про підготовку різноманітних проектів.

Вагомим кроком до комплексної інформатизації архівної справи у нашій установі стала успішна реалізація у 2021 р. гранта Українського культурного фонду (УКФ), у результаті чого був створений інформаційно-пошуковий ресурс «Комплексна система інформатизації ЦДАМЛМ України» (далі - КСІ): https://ksi-csamm.archives.gov.ua/ і виготовлено 100 тис. копій архівних документів із 50-ти особових фондів українських митців, які було завантажено до системи (Іл. 5). В умовах, коли читальні зали українських архівів тимчасово не працювали через обмеження карантину та воєнного стану, потреба українських та іноземних науковців у дослідженні архівних документів залишалася на стабільно високому рівні. Тут в пригоді стали різні електронні інформаційні ресурси, які надавали можливість переглядати документи і описи дистанційно з будь-якого пристрою, під'єднаного до мережі «Інтернет». Одним із таких сервісів є «КСІ» - одна зі складових «Єдиного вікна доступу до цифрових ресурсів українських архівів», презентованого Державною архівною службою України.

Призначення цього програмного продукту - створення, управління та презентація контенту в цифровому форматі, а також автоматизація діяльності усіх підрозділів архіву. На нашому ресурсі представлена документальна спадщина відомих діячів української культури: Бориса Грінченка, Фотія Красицького, Тараса Шевченка, Івана Франка та багатьох інших, а також доступний для використання інформаційно-довідковий апарат і низка пошукових сервісів.

Іл. 5. Головна сторінка ресурсу «Комплексна система інформатизації ЦДАМЛМ України.

Головне меню містить 6 розділів-модулів, що відображають процес описання та зберігання документів в архіві й надають користувачу широкі можливості пошуку, у т. ч. - повнотекстового. «КСІ» є гнучким модульним програмним продуктом, що означає можливість додавання в майбутньому нових розділів і сервісів.

На сторінці «Путівника» відображаються групи фондів, сформовані за тематичним принципом, із зазначенням кількості фондів і справ у кожній групі, хронології та наявного довідкового апарату. З кожної групи можна перейти до відповідного переліку фондів.

У розділі «Фонди» повний перелік фондів за замовчуванням відкривається в порядку зростання номерів, відображаються назви фондів, а також крайні дати й кількість справ. Список можна сортувати за номерами фондів, хронологією та абеткою в прямому і зворотньому порядку. На сторінці фонду відображається його номер і назва, кількість описів і справ, хронологічні межі документів, а також анотація, історична довідка та перелік описів.

Сторінка опису містить номери фонду, опису, крайні дати та кількість справ в описі, а також анотацію і перелік заголовків справ, з яких можна перейти на сторінку справи. На сторінці справи відображаються: «легенда», крайні дати документів, кількість аркушів у справі та її заголовок, пов'язані з нею позиції покажчиків. У випадках наявності на ресурсі цифрової копії документа можна здійснити його перегляд, в іншому випадку - подати замовлення на видачу оригіналу до читального залу.

Розділ «Покажчики» містить іменний, географічний покажчики, а також покажчик установ та організацій.

Вікно повнотекстового пошуку дає змогу шукати потрібні фонди, описи чи справи за ключовими словами. Наприклад, ми можемо ввести в рядок пошуку число 506 і знайти особовий фонд Тараса Шевченка (Ф. 506), а також переглянути його документи. Або шукати за прізвищем, для прикладу: за запитом «Дрімцов» знаходимо особовий фонд видатного композитора Сергія Дрімцова (Ф. 1155). Результати пошуку відображаються в окремих вкладках: фонди, описи, справи, покажчики. Пошук здійснюється у назвах фондів, анотаціях та історичних довідках, заголовках справ і документів, покажчиках. Ключові слова підсвічуються для зручності зеленим кольором.

Наразі доступна повнотекстова інформація на всі 1 тис. 434 фонди архіву, 540 описів фондів (понад 100 тис. заголовків), а також 130 тис. сторінок оцифрованих документів архіву.

У період пандемії COVID-19 (2020-2021 рр.) та воєнного стану (з 2022 р.) у ЦДАМЛМ України активізувалося надання якісних дистанційних послуг користувачам із виявлення і копіювання документів, виконання тематичних запитів, надання дистанційного доступу до документів і інформаційно-довідкового апарату. Ми активно розвивали і наповнювали скан-копіями документів і описами нашу систему «КСІ» та розробили низку нових пошукових сервісів для дослідників. У період дистанційної роботи працівниками установи здійснювалося переведення описів фондів із pdf-формату у формат таблиці Excel для їх подальшого завантаження до «КСІ» і реалізації можливості повнотек- стового пошуку в них.

Неоціненну допомогу ЦДАМЛМ України у справі оцифруван- ня архівних документів надали наші іноземні партнери, які впродовж 2023 р. безкоштовно передали установі сучасні ноутбуки та безконтактні А3 сканери CZUR.

Іл. 6. Провідний архівіст сектору інформаційних технологій ЦДАМЛМ України М. Грищенко сканує документ на А3 сканері CZUR. 2023 р.

Новою формою обслуговування користувачів у 2020 р. стала демонстрація документів із фондів установи у режимі онлайн-конферен- цій на електронних платформах ZOOM і Google Meet у тих випадках, коли дослідники з різних причин не могли приїхати до читального залу і відібрати документи самостійно. Суттєво розширило можливості ЦДАМЛМ України з поширення інформації про свою діяльність та архівні документи у фондах установи створення у 2020 р. нових інформаційних ресурсів: Telegram- канал АРХІВ-МУЗЕЙ https://t.me/csamukrain; сторінка в мережі Instagram https://www.instagram.com/_archive_museum_/; YouTube-канал ЦДАМЛМ України https://www.youtube.com/channel/UCKI0LjDaKNui5 pQvke-Ut9A. У липні 2023 р. був створений Твіттер-акаунт Архіву- музею https://twitter.com/csamlaua.

Цікавими та корисними були численні онлайн-екскурсії, практичні заняття та семінари, що проводилися працівниками ЦДАМЛМ України у 2020-2022 рр. для студентів різних ЗВО України.

Зручним сервісом для відвідувачів стали віртуальні 3D-екскурсії меморіальними кабінетами Архіву-музею, які були створені з допомогою працівників Центрального державного електронного архіву України (нині - Центральний державний аудіовізуальний та електронний архів) і розміщені на вебсайті ЦДАМЛМ України у відповідному розділі.

Станом на 2023 р. доступні для перегляду віртуальні екскурсії меморіальними кабінетами Олександра Довженка, Юрія Яновського, Івана Микитенка, Михайла Стельмаха, Андрія Малишка і Платона Майбороди, а також кабінетом-майстернею Миколи Глущенка.

Завдяки наявності сучасної комп'ютерної техніки в установі було також інтенсифіковано проведення навчально-виробничих до- кументознавчих, архівних, архівно-музейних і бібліотечних практик для студентів гуманітарних факультетів на базі ЦДАМЛМ України в онлайн-форматі. Середньорічна кількість практик зросла з однієї у 2018 р. до 3-4-х у 2021-2022 рр., а загалом за цей період було проведено 16 онлайн-практик різних типів для студентів 6-ти університетів. Таким чином ЦДАМЛМ України здійснює функцію підготовки нової генерації архівістів і надає можливість студентам здобувати теоретичні й практичні навички в архівній справі. Позитивним наслідком цієї діяльності стало збільшення частки випускників історичних факультетів, які йдуть працювати за спеціальністю. Зокрема, 10 колишніх практикантів ЦДАМЛМ України стали частиною його колективу.

Установа прагне залучати до роботи якомога більшу кількість високоосвічених і вмотивованих молодих спеціалістів, із допомогою яких буде здійснюватися подальша діджиталізація архівної справи та будуть збільшені темпи оцифрування документів.

Не зупиняючись на досягнутому, колектив ЦДАМЛМ України з оптимізмом дивиться у майбутнє та зосереджує зусилля на пріоритетних напрямах, визначених Державної архівною службою України (цифровізація усіх процесів архівної справи і довідково-пошукового апарату; організація формування, обліку і зберігання документів НАФ; надання якісних інформаційних послуг; вшанування знаменних подій та ювілеїв видатних діячів української культури).

Отже, за останнє десятиліття ЦДАМЛМ України, як і інші українські архіви, зіштовхнувся з необхідністю здійснення форсованої технічної та методологічної модернізації у зв'язку з появою десятків нових різноманітних викликів з огляду на постійне пришвидшення ритму життя в Україні в умовах технічної революції.

На основі об'єктивних показників і статистичних даних, що відображають результати діяльності Архіву-музею, можна зробити висновок, що установі у цілому вдалося досягти значного технічного прогресу та успішно адаптуватися до нових реалій, а його роль і функції в житті суспільства зазнали помітних змін.

Іл. 7. Завідувач сектору просвітньої та виставкової роботи ЦДАМЛМ України, канд. іст. наук І. Резнік проводить онлайн-заняття для студентів НПУ імені М. П. Драгоманова. 2021 р.

Проблема технічної модернізації, без вирішення якої не можливе ефективне впровадження нових форм використання архівних документів і сучасних інформаційно-довідкових сервісів для користувачів, все ще залишається болісною для вітчизняних архівів. Її вирішення вимагає збільшення бюджетного фінансування установ, що не є можливим в умовах триваючої збройної агресії російської федерації проти нашої держави. Одним із можливих виходів з цієї ситуації може бути активізація співпраці з благодійними організаціями і меценатами з метою отримання гуманітарної допомоги, а також участь у грантових програмах.

References

1. Chyzhova, O. V. (2015). Arkhivnyi prostir : vid komunikatsii do vzaiemodii. Z dosvidu roboty Tsentralnoho derzhavnoho arkhivu-muzeiu literatury i mystetstva Ukrainy [Archive space : from communication to interaction. From the experience of the Central State Archive-Museum of Literature and Art of Ukraine]. In Materialy Vseukrainskoi nau.kovo-praklychnoi konferentsii «Arkhivy - Nauka - Suspilstvo : shliakhy vzaiemodii» (pp. 177-180). Kyiv. [in Ukrainian].

2. Chyzhova, O. V. (2016). Tsentralnomu derzhavnomu arkhivu-muzeiu literatury i mystetstva Ukrainy - 50 rokiv! [The Central State Archive-Museum of Literature and Art of Ukraine is 50 years old!]. Arkhivy Ukrainy, 3-4, 83-100. [in Ukrainian].

3. Chyzhova, O. V., Reznik, I. S. (2021). Krok do arkhivu majbutnoho : pro realizatsiiu hrantovoho proiektu «Kompleksna systema informatyzatsii TsDAMLM Ukrainy» za pidtrymky Ukrainskoho kulturnoho fondu [A step towards the archive of the future : about the implementation of the grant project «Complex informatization system of the CSAMLA of Ukraine» with the support of the Ukrainian Cultural Fund]. Arkhivy Ukrainy, 4, 197-214. [in Ukrainian].

4. Hrytsevych, V. S. (2015). Informatyzatsiia suspilstva, iak sotsialno- heohrafichnyi vyklykXXI stolittia [Informatization of society as a socio-geographical challenge of the 21st century]. URL: https://geography.lnu.edu.ua/wp-content/ uploads/2015/11/INFORMATYZATsIYa-SUSPIL'STVA-YaK-SOTsIAL'NO- HEOHRAFIChNYJ-VYKLYK-XXI-STOLITTYa.pdf [in Ukrainian].

5. Kalakura, Ya. S. & Kovtaniuk, Yu (2019). Arkhivnyi menedzhment v umovakh elektronnoho uriaduvannia [Archive management in the conditions of electronic government]. Arkhivy Ukrainy, 3, 18-57. [in Ukrainian].

6. Krusian, A. R. (2021). Informatsiine suspilstvo v Ukraini : konstytutsiino- pravove zabezpechennia formuvannia ta rozvytku [Information society in Ukraine : constitutional and legal provision of formation and development]. In Nauka ta suspilne zhyttia Ukrainy v epokhu hlobalnykh vyklykiv liudstva u tsyfrovu eru : u 21. : materialy Mizhnar. nauk.-prakt.konf (Vol. 1, pp. 259-262). Odesa. [in Ukrainian].

7. Law of Ukraine On the Concept of the National Informatization Program from February 4 1998, №75/98-VR. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/ show/75/98-%D0%B2%D1%80#Text [in Ukrainian].

8. Loznytsia, Ya. S. (2002). Spetsyfika formuvannia baz danykh avtomatyzovanoi informatsijno-poshukovoi systemy TsDAMLM Ukrainy [The specifics of the formation of databases of the automated information and search system of the Center for Medical Education of Ukraine]. Arkhivoznavstvo. Arkheohrafiia. Dzhereloznavstvo : Mizhvidomchyi zb. nauk. prats. Vol. 5 : Arkhivy - skladova informatsiinykh resursiv suspilstva (pp. 55-58). Kyiv. [in Ukrainian].

9. Paliienko, M. H. (2015). Reprezentatyvnist vebsaitiv arkhivnykh ustanov ta ikh rol u rozshyrenni dostupu do dokumentnoi informatsii [The representativeness of websites of archival institutions and their role in expanding access to documentary information]. In Istoryko-kulturna spadschyna : zberezhennia, dostup, vykorystannia. Materialy mizhnarodnoi naukovo-praktychnoi konferentsii 7-9 kvitnia 2015 r. (pp. 214-217). Kyiv. [in Ukrainian].

10. Paliienko, M. H. (2016). Arkhivist informatsijnoho suspilstva : problemy modernizatsii systemy profesiinoi osvity [Archivist of the information society : problems of modernization of the professional education system]. Visnyk Kyivskoho natsionalnoho universytetu. Istoriia. 2016, 3, 57-62. [in Ukrainian].

11. Paliienko, M. (2022). Ukrainski arkhivy, viina ta zberezhennia natsionalnoi identychnosti [Ukrainian archives, war and preservation of national identity]. Arkhivy Ukrainy, 1, 12-38. [in Ukrainian].

12. Paliienko, M. & Kalakura, Ya. (2021). Kontseptualizatsiia elektronnoho arkhivoznavstva v konteksti tsyfrovizatsii ukrainskoho suspilstva [Conceptualization of electronic archival science in the context of digitalization of Ukrainian society]. Arkhivy Ukrainy. 3, 36-65. [in Ukrainian].

13. Proskurina, O. O. (2005). Informatsiine suspilstvo : mozhlyvosti i polityko- kulturna realnist stanovlennia v Ukraini [Information society : possibilities and political and cultural reality of formation in Ukraine]. Hrani, 1, 126-129. [in Ukrainian].

14. Reznik, I. S. (2018). Suchasni formy vykorystannia informatsii u Tsentralnomu derzhavnomu arkhivi-muzei literatury i mystetstva Ukrainy [Modern forms of information use in the Central State Archive-Museum of Literature and Art of Ukraine]. Arkhivy Ukrainy, 2-3, 34-44. [in Ukrainian].

15. Seliverstova, K. T. (1998). Yakykh fakhivtsiv potrebuvatymut arkhivy u XXI st.? [What specialists will archives need in the 21st. century?]. Arkhivy Ukrainy, 1-6, 25-31. [In Ukrainian].

16. Yemelianova, T. (2022). Formuvannia arkhivnykh audiovizualnykh kolektsii : novitni tendentsii ta vyklyky rozvytku [Formation of archival audiovisual collections : latest trends and development challenges]. Arkhivy Ukrainy, 1, 100112. [in Ukrainian].

Abstract

The role and functions of the archives in the age of the information society: new trends and approaches (from the experience of the CSAMLA of Ukraine for 2012-2022)

Ihor Reznik

Candidate of Historical Sciences, Head of Sector of Educational and Exhibition Work of the Department of Documents' Information Usage and Communications, Central State Archives-Museum of Literature and Arts of Ukraine

The article presents the generalized experience of the Central State Archives-Museum of Literature and Arts of Ukraine (hereinafter - the CSAMLA of Ukraine, Archives-Museum) in the field of digitization of archiving activities in 2012-2022. The author describes new trends and approaches in the institution's activities, the implementation of which was caused by the emergence of new challenges and problems in the age of rapid development of the information society in Ukraine. Also, on the basis of statistical indicators, the results of the implementation of modern information and search services and new services for researchers in the activity of the CSAMLA of Ukraine were analyzed. The purpose of the research is an objective study of the history of the digitization of the CSAMLA of Ukraine over the last decade and the consequences of this process.

The methodological basis of the study is based on the principles of objectivity, comprehensiveness and a systematic approach to studying the technical capabilities of the CSAMLA of Ukraine and measures to improve them as a complex of interrelated elements. General scientific methods are used: analysis and synthesis, classification, comparison, detailing and generalization, methods of structural and functional analysis, statistical method, methods of historical research (chronological, historical-comparative, method of historical description).

Scientific novelty. On the basis of the analysis of a complex of innovations in the activity of the Archives-museum and statistical data for 20122022, a generalized historical study of this period in the history of the CSAMLA of Ukraine in the context of its adaptation to the challenges of the information society has been prepared for the first time.

In the conclusions, it is stated that over the last decade, the CSAMLA of Ukraine was faced with the need to carry out forced technical and methodological modernization in connection with the emergence of dozens of new and various problems that required an urgent solution, and in view of the constant acceleration of the rhythm of life in Ukraine in the conditions of the technical revolution. On the basis of objective indicators and statistical data reflecting the results of the activities of the Archives-museum, it was concluded that in general it has achieved significant technical progress and successfully adapted to new realities, and the role and functions of the institution in the life of society have undergone noticeable changes.

Key words: the Central State Archives-Museum of Literature and Arts of Ukraine; information society; Archives-museum; computer; website; information.

Размещено на Allbest.ru