Организация документооборота в бухгалтерском учете

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Документирование хозяйственных операций

1.1 Документирование: понятие, задачи

1.2 Бухгалтерский документ и правила его составления

1.3 Учетные регистры и правила их составления

1.4 Классификация бухгалтерских документов

2. Организация документооборота в бухгалтерском учете

2.1 Документооборот и его организация

2.2 Правила хранения документации

Заключение

Список использованных источников

Введение

Основой любой организации является бухгалтерский учёт, вне зависимости от организационно-правовой формы организации, её структуры, строения и рода деятельности, так как основная цель бухгалтерского учёта - обеспечение аналитиков информацией необходимой для принятия решений. Эти решения касаются распределения и использования ограниченных экономических ресурсов: денежных средств, рабочей силы и т.д. От распределения и использования этих ресурсов, зависят цены, заработная плата, производство товаров и услуг, адекватность наших запасов, качество транспортных систем, а также то, какие страны развиваются, а какие переживают спад. Так как фактически любое предприятие влияет на экономическую ситуацию в области, регионе, стране. И здесь не малую роль играет бухгалтерский учёт. И значит, от правильной организации бухгалтерского учёта зависит положение любой организации.

В данной работе рассмотрим, что же такое документация, какова её роль и положение в работе предприятия и каковы принципы составления документации в бухгалтерском учёте. Ведь по закону бухгалтерские документы являются своего рода оправдательными документами, имеющими юридическую силу. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт. Документ является письменным распоряжением на выполнение каких-либо хозяйственных операций либо письменным подтверждением совершения операции.

Так как бухгалтерские документы имеют юридическую силу, поэтому должны быть правильно оформлены и содержать соответствующие реквизиты.

1. Документирование хозяйственных операций

1.1 Документирование: понятие, задачи

документооборот бухгалтерский учетный

Важным элементом бухгалтерского учета является документирование. Его применяет каждое предприятие для наблюдения за своей хозяйственной деятельностью и первичного контроля. Документирование состоит из упорядоченного сбора первичных документов. Это является начальным этапом учета.

Основой осуществления бухгалтерского учета в организации является соответствующая технологическому процессу схема движения документов. Документирование хозяйственных операций заключается в восприятии данных об операции (подсчет, измерение) и занесении полученных данных в документ (заполнение его реквизитов). Создание совокупности первичных документов представляет собой первичный учет.

Первичный учет может осуществляться ручным и автоматизированным способом. Основным способом первичного отражения и контроля всех хозяйственных операций является документация.

Документация - один из элементов метода бухгалтерского учета, является способом сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершившихся хозяйственных явлениях, а также осуществление последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета. Независимо от способов записи исходных данных каждая хозяйственная операция должна быть оформлена документом в момент и по месту ее совершения.

Документация представляет собой совокупность документов, составляемых на все хозяйственные операции. Содержащиеся в них данные служат в дальнейшем единственным основанием для отражения хозяйственных операций в текущем бухгалтерском учете.

Составление первичных документов является начальной стадией бухгалтерского учета. Все дальнейшие записи в учетных регистрах производятся на основе правильно оформленных первичных документов.

Основными задачами документирования являются:

- формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и другими заинтересованными лицами;

- обеспечение контроля за наличием и движением имущества;

- своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности;

- выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Первичный документ составляется в момент совершения той или иной хозяйственной операции. Существуют формы документов, которые утверждаются только законодательно, но основная масса -- такие, которые может утвердить само предприятие. Каждый такой документ имеет юридическую силу и устанавливает ответственных за выполнение той или иной хозяйственной операции. Недопустимо принимать к бухгалтерскому учету документы, которыми оформляются несуществующие, мнимые сделки [1].

Первичные учетные документы должны составляться непосредственно при совершении факта хозяйственной жизни. А если это невозможно - сразу после его окончания [1].

Налоговые органы уделяют внимание их наличию, содержанию и форме в ходе налоговых проверок.

Только наличие правильно оформленных первичных документов поможет предприятию отстаивать свои интересы в суде или гарантировать сохранность своего имущества. Правильное документирование хозяйственных операций можно использовать для объективного анализа результатов работы предприятия как его собственниками, так и налоговыми органами.

1.2 Бухгалтерский документ и правила его составления

Условно документ можно разделить на части, основными из которых являются: заголовочная, содержательная, оформляющая. В каждой из частей документа отражаются соответствующие реквизиты.

Реквизиты (лат. requisitum - нужное, требуемое, необходимое) -- это отдельные показатели (сведения), отражаемые в документе и имеющие самостоятельное значение. Каждый документ имеет так называемые специальные реквизиты, основное назначение которых - индивидуализация хозяйственных операций [8].

Главный реквизит заголовочной части - это название документа, которое печатается на бланке.

Содержательная часть документа бывает табличной или текстовой. К табличной относятся реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки включают заголовки таблиц, граф и строк и предназначены для характеристик описываемого объекта. Реквизиты-основания предназначены для количественной характеристики объекта учета. Графы таблиц нумеруются. В содержательной части отражается сущность документа.

В оформляющей части документа отражается дата составления документа, утверждения, согласования, визы, наименование должностных лиц, подписавших документы, личные подписи и их расшифровка, при необходимости печать. Предусматривается место для записи основания исправления ошибок, допущенных при заполнении документа.

Каждый бухгалтерский документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:

* наименование, номер документа;

* дата и место составления документа (число, месяц, год);

* содержание и основание совершения хозяйственной операции;

* стоимостные и натуральные измерители;

* наименование и адреса сторон, принимающих участие в хозяйственных операциях или сделках (фирма, юридическое лицо);

* должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

Все документы денежного, материального, имущественного, расчетно-кредитного характера должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером. Документы, оформляющие прием и выдачу материальных ценностей и денежных средств должны содержать подписи лиц, получивших и отпустивших эти ценности. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации. При выписке документов на компьютере подписи могут быть заменены личными кодами (электронные подписи).

Учетные документы составляются от руки или автоматизированным способом на специально заготовленных бланках. Бланки документов печатаются типографским способом и содержат графы, в которые заносят сведения о хозяйственных операциях. Первичные учетные документы, составленные на иных языках (кроме русского и белорусского), должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский язык.К составлению документов предъявляются определенные требования.

Отдельные документы в соответствии с действующими нормативными положениями относятся к бланкам строгой отчетности. Такие формы (бланки) документов изготавливаются типографским способом с обязательным проставлением номера и серии. К ним относятся товарно-транспортные накладные, товарные накладные и др. Учет бланков строгой отчетности ведется в приходно-расходной книге типовой формы, которая нумеруется, скрепляется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, а также за качественное их составление и передачу в установленные сроки для дальнейшей обработки несут должностные лица, подписавшие этот документ.

1.3 Учетные регистры и правила его составления

Чтобы получить необходимые сведения о хозяйственной деятельности следует все данные, содержащиеся в первичных документах, сгруппировать в соответствии с их экономическим содержанием по счетам. Такая запись по счетам осуществляется в учетных регистрах. Отражение хозяйственных операций в учетных регистрах является вторым этапом учетных работ.

Учетные регистры - это специальные таблицы для отражения в них хозяйственных операции, зафиксированных в первичных документах.

Регистры предназначены для накапливания, группировки и систематизации по счетам однородных хозяйственных операций, содержащихся в документах, служат целям контроля, управления и анализа финансово-хозяйственной деятельности организаций и используются для составления установленных форм отчетности.

В связи с тем, что счетов много и регистров большое количество учетные регистры классифицируются:

- по назначению и объему информации (объему содержания): синтетические, аналитические, совмещающие синтетический и аналитический учет;

- по видам учетных записей: хронологические, систематические, комбинированные;

- по внешней форме: свободные листы, карточки, книги;

- по строению (форме графления): односторонние, двусторонние;

- по материальной основе: бумажные и безбумажные регистры.

Регистры синтетического учета предназначены для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. Записи в этих регистрах ведутся без пояснительного текста, в обобщенном виде и только в денежном выражении.

Регистры аналитического учета предназначены и используются для отражения однородных операций по отдельным аналитическим счетам. Каждая операция записывается достаточно полно не только в денежном, но и в натуральном выражении.

Регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет, повышают достоверность и наглядность учета. В этих регистрах отдельные строчки предназначены для аналитического учета, а итоговые данные всех записей являются показателями синтетического учета.

Хронологические регистры используются для записей операций в хронологическом порядке, т.е. в порядке их совершения (чаще всего в порядке поступления документов в бухгалтерию) без группировки их по счетам.

В систематических регистрах однородные хозяйственные операции систематизируются по счетам синтетического и аналитического учета. Примером является главная книга, в которой регистрируются обороты по всем синтетическим счетам с указанием корреспондирующих счетов.

Комбинированные регистры совмещают в себе хронологическую и систематическую запись.

Важным этапом в формировании достоверной учетной информации является техника учетной регистрации хозяйственных операций. Отражение хозяйственных операций в учетных регистрах должно осуществляться в определенном порядке на основании оформленных и обработанных документов.

1.4 Классификация бухгалтерских документов

В настоящее время какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Примерный перечень первичных документов бухгалтерского учета может быть таким:

1.Товарная накладная. Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаютсяв счете-фактуре. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью (если ее фирма использует в своей практике).

2. Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (например, расчетно-платежные ведомости).

3. Документы, связанные с наличием объектов ОС, - здесь компания может оформлять такую документацию из перечня первичных учетных документов бухгалтерского учета:

4. Акт приемки-передачи ОС по форме ОС-1 - при поступлении или выбытии объекта, не относящегося к зданиям или сооружениям.

5. Если объект ОС является зданием или сооружением, то его поступление или выбытие оформляется актом по форме ОС-1а.

6. Списание объекта ОС оформляется актом по форме ОС-4, и многие другие [4].

Необходимо отметить, что не являются первичными документами бухгалтерского учета следующие документы:

Договор - это документ, в котором оговариваются права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в сделке, сроки и порядок расчета, особые условия и т. д. Его данные задействуют при организации учета по аналитике расчетов с контрагентами, но сам он учетных операций не формирует.

Счет на оплату - в этом документе отражается сумма, которую покупатель соглашается оплатить, принимая условия поставщика. В счете может присутствовать дополнительная информация об условиях сделки (сроки, порядок оплаты и поставки и т. д.), т. е. он дополняет договор.

Счет-фактура - этот документ составляется для налоговых целей, поскольку на его основании покупатели принимают к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками. Таким образом, счетом-фактурой при отсутствии других документов, характеризующих определенную сделку, невозможно будет подтвердить расходы по данной сделке [4].

Рассмотрим классификацию бухгалтерских документов:

1. По назначению документы могут быть:

А. Распорядительными. Они отражают решение руководства осуществить какую-либо операцию (например, приказ).

Б. Оправдательные. Заполняются на основании произошедших фактов хозяйственной деятельности и являются основанием для бухгалтерских операций (например, накладная).

В. Бухгалтерского оформления. Этот вид документов носит вспомогательный характер и нужен для удобства при отражении операций в учете. Это могут быть различные сводные ведомости, справки и т.п.

Г. Комбинированные документы сочетают в себе характеристики нескольких типов.

2. По содержанию хозяйственных операций документы могут отражать:

оборот товарно-материальных ценностей;

расчеты с контрагентами, персоналом, бюджетом и т.п.;

движение денежных средств.

3. По месту заполнения:

А. Внутренние, которые не выходят за пределы организации. К ним относятся, например, все документы по расчетам с персоналом или накладные на внутреннее перемещение.

Б. Внешние документы либо поступают от других организаций, либо предназначены для отправки контрагентам (отгрузочные накладные, акты, счета-фактуры и т.п.) [4].

4. По способу заполнения:

А. Бумажные. В этом случае первичные документы, сформированные бухгалтерской программой, распечатываются и заверяются подписью ответственного лица, а также (в случае необходимости) печатью.

Б. Электронные. Эта категория первичных документов не выводится на бумажные носители, а направляются адресату с помощью различных сервисов для ЭДО. Для подтверждения достоверности также используется подпись (ЭЦП). Но в данном случае она представляет собой определенным образом, закодированный информационный пакет [9].

2. Организация документооборота в бухгалтерском учете

2.1 Документооборот и его организация

Для рациональной организации учета требуется не только правильное оформление документами всех хозяйственных операций, но и своевременное представление документов в бухгалтерию организации. Необходима такая система их выписки и обработки, которая способствует максимальному ускорению документооборота.

Документооборот - это движение документа от момента его составления, через все стадии учетной обработки, до передачи на хранение в архив.

С целью рациональной организации бухгалтерского учета в объединении, организации, должен разрабатываться план-график документооборота, который утверждается руководителем и является обязательным для всех работников, связанных с оформлением документов. В плане-графике указываются назначение каждой формы документа, сроки сдачи в бухгалтерию, обработки их в бухгалтерии, записи в учетные регистры и др. План-график документооборота предусматривает необходимый порядок движение документов и равномерную нагрузку не только учетного аппарата, но и всех других работников, связанных с первичным учетом.

Правильная организация документооборота имеет большое значение для всей бухгалтерской работы. Преобладающая часть документов в организациях составляется в подразделениях (цехах, участках) и лица, оформляющие документы, иногда не имеют достаточной специальной подготовки. Поэтому важную роль играет инструктаж работников о порядке составления и прохождения документов. План-график документооборота составляет главный бухгалтер. Контроль за его выполнением также возлагается на главного бухгалтера.

2.2 Правила хранения документации

После составления бухгалтерской отчетности первичные документы передаются на хранение. В соответствии с Положением о документах и записях в учете бухгалтерский архив организуется в специальном помещении или в закрытых шкафах. Документы, содержащие записи по однородным операциям за месяц, подшиваются вместе с накопительными или группировочными ведомостями и хранятся в текущем архиве организации в папках или переплетенном виде. На папках или книгах записывают название организации, год и месяц составления документов, наименование или номер бухгалтерского регистра к которому они относятся, а также количество листов в папке или книге.

Изъятие документов в организациях может производиться только на основании постановлений соответствующих органов и судов. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, главный бухгалтер (или другое должностное лицо) может снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Обеспечение сохранности документов и отчетности, а также документооборота возложено на руководителя организации.Сроки хранения документов бухгалтерского учета. Сроки хранения документов в организации рассмотрим в таблице 1.

Таблица 1 - Правила хранения бухгалтерской документации

По общему правилу первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения нужно хранить не менее 5 лет после отчетного года. При этом в законе о бухучете сделана оговорка о том, что вышеназванные документы нужно хранить в течение сроков, установ-ленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. Говоря о бухгалтерских правилах, стоит отметить, что организация обяза-на обеспечить безопасные условия хранения документов бухучета и их защиту от изменений [1].

Заключение

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Список использованных источников

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ [Электронный ресурс] ? Режим доступа: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/

2. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи» [Электронный ресурс] ? Режим доступа: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/

3. Приказ Минфина России от 16.04.2021 N 62н (ред. от 23.12.2021) «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» [Электронный ресурс] ? Режим доступа: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_386440/

4. Письмо Министерства финансов РФ от 25.06.2007 № 03-03-06/1/392

5. Алексеева, Г. И. Бухгалтерский финансовый учет. Отдельные виды обязательств: учебное пособие для вузов / Г. И. Алексеева. - 2-е изд., перераб. и доп. - Москва: Издательство Юрайт, 2021. - 238 с.

6. Русаков Д. С. Бухгалтер: Документирование хозяйственных операций, формы первичной документации, порядок документооборота, хранение документов // сост. Д.С. Русаков, Е.В. Зубарева - СПб.: СПбГЛТУ, 2018. - 100с

7. Марченко В. Г. Документирование хозяйственных операций // Colloquium-journal. 2020. №32 (84). https://cyberleninka.ru/article/n/dokumentirovanie-hozyaystvennyh-operatsiy (дата обращения: 27.09.2022).

8. Свешникова О. Н. Документирование как прием бухгалтерского учета и цифровизация // Kant. 2021. №1 (38). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/dokumentirovanie-kak-priem-buhgalterskogo-ucheta-i-tsifrovizatsiya (дата обращения: 01.10.2022).

9. Павлов А. Е. Электронный документооборот в организации / А. Е. Павлов. -- Текст : непосредственный // Молодой ученый. -- 2020. -- № 12 (302). -- С. 126-128. -- URL: https://moluch.ru/archive/302/68266/ (дата обращения: 03.10.2022).

10. Валявина К.М. Совершенствование документооборота организации в современном мире // Вестник Уральского института экономики, управления и права. 2020. №4 (53). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/sovershenstvovanie-dokumentooborota-organizatsii-v-sovremennom-mire (дата обращения: 03.10.2022).

Размещено на Allbest.ru