Стандартизація у сфері архівної справи: міжнародний досвід та проблеми гармонізації в Україні

Размещено на http://www.allbest.ru/

СТАНДАРТИЗАЦІЯ У СФЕРІ АРХІВНОЇ СПРАВИ: МІЖНАРОНИЙ ДОСВІД ТА ПРОБЛЕМИ ГАРМОНІЗАЦІЇ В УКРАЇНІ

Лілія Попова, доктор юридичних наук, професор, професор кафедри фінансів та кредиту Харківського національного університету будівництва та архітектури

Анатолій Хромов, кандидат історичних наук, голова

Державної архівної служби України

STANDARDIZATION IN THE FIELD OF ARCHIVAL AFFAIRS: INTERNATIONAL EXPERIENCE AND PROBLEMS OF HARMONIZATION IN UKRAINE

Liliia Popova,

The article is devoted to the study of standardization in the field of archival affairs and record keeping in the conditions of development of the world information space and digitalization of society.

The aim of the article is to study the current national archival legislation, national standards in the field of archives and record keeping and identify the state and problems of harmonization of international standards in Ukraine in the development of global information space and digitalization of society.

Methods. The theoretical and methodological basis of the study are the works of leading domestic and foreign scholars on harmonization and standardization in the field of archives and record keeping, legislation and regulations governing activities in this area. In the process of research general scientific and special legal methods of cognition were used. Among the general scientific methods used is the dialectical method, which is revealed using the methods of analysis and synthesis, ascent from simple to complex, from abstract to concrete, abstraction, idealization and formalization.

Results. In recent years, Ukraine has followed international and European standardization rules and procedures, as well as the direct implementation of international standards. At the same time, the current state of standardization in the field of archives and record keeping in the context of informatization and digitalization of society can be described as one that lags far behind the international. A number of standards in the field of archiving and record keeping are analyzed. As a result of research of theoretical and organizational-practical principles of harmonization and standardization in the field of archives and record keeping in Ukraine, a number ofproblems related to financial problems, low level of information-analytical and organizational support of standardization process, etc. It is concluded that the harmonization of international standards in the field of archives and record keeping in Ukraine largely depends on optimizing the structure of state archives of Ukraine and, accordingly, their activities, which will increase the efficiency of the archival industry as a whole.

Prospects for further research will be aimed at further studying the international experience of standardization in the field of archives and record keeping, harmonization of international standards into national practice, which will help increase the effectiveness of archival practice.

Key words: international standards, national standards, archiving, harmonization, informatization, digitalization, state archives.

Стаття присвячена дослідженню стандартизації в сфері архівної справи та діловодства в умовах розвитку світового інформаційного простору та цифровізації суспільства.

Метою статті є дослідження чинного національного архівного законодавства, національних стандартів у сфері архівної справи і діловодства та виявлення стану і проблем гармонізації міжнародних стандартів в Україні в умовах розвитку світового інформаційного простору та цифровізації суспільства.

Методи. Теоретичною й методологічною основою дослідження є праці провідних вітчизняних та зарубіжних вчених з гармонізації і стандартизації у сфері архівної справи та діловодства, законодавчі та нормативні документи, що регулюють діяльність у зазначеній сфері. У процесі дослідження використано загальнонаукові та спеціально-юридичні методи пізнання. Серед загальнонаукових методів використано метод діалектичний, який розкривається за допомогою методів аналізу і синтезу, сходження від простого до складного, від абстрактного до конкретного, абстрагування, ідеалізації та формалізації.

Результати. Досліджено, що останніми роками в Україні можна простежити слідування міжнародним і європейським правилам та процедурам стандартизації, а також пряме запровадження міжнародних стандартів. При цьому сучасний стан стандартизації у сфері архівної справи та діловодства в умовах інформатизації та цифровізації суспільства можна охарактеризувати як такий, що значно відстає від міжнародного. Проаналізовано низку стандартів у сфері архівної справи та діловодства. У результаті досліджень теоретичних та організаційно-практичних засад гармонізації та стандартизації у сфері архівної справи та діловодства в Україні виявлено низку проблем, пов'язаних із фінансовими проблемами, низьким рівнем інформаційно-аналітичного і організаційного супроводу процесу стандартизації тощо. Зроблено висновки, що нині проведення гармонізації міжнародних стандартів у сфері архівної справи та діловодства в Україні значною мірою залежить від здійснення оптимізації структури державних архівів України та, відповідно, їх діяльності, що забезпечить підвищення ефективності архівної галузі в цілому.

Перспективи подальших досліджень будуть спрямовані на подальше вивчення міжнародного досвіду стандартизації в сфері архівної справи та діловодства, гармонізації міжнародних стандартів в національну практику, що сприятиме підвищенню ефективності архівної практики.

Ключові слова: міжнародні стандарти, національні стандарти, архівна справа, гармонізація, інформатизація, цифровізація, державні архіви.

Вступ

Євроінтеграційні процеси в Україні, швидкі темпи впровадження інформаційно-комунікаційних технологій в архівну практику, а також стрімкі процеси глобалізації (Левченко Л. Л., Попова Л. М., Хромов А. В., 2021; Попова Л. М., Хромов А. В., 2021) відобразилися на адаптації та імплементації міжнародних стандартів у сфері архівної справи та діловодства. Нині актуальним завданням для України на шляху формування єдиного архівного інформаційного простору залишається гармонізація міжнародних стандартів у сфері архівної справи та діловодства.

Проблеми розвитку стандартизації у сфері архівної справи та діловодства є предметом дослідження учених: І. Антоненко, В. Бездрабко, Г Беспянської, Л. Грінберг, В. Добровольської, Л. Драгомірової, О. Загорецької, Л. Кисельової, Л. Кузнецової, С. Кулешова, С. Литвинської, С.Лозової, А. Маньковського, П. Марченка, І. Матяш, О. Тур, С. Харченко, Н. Христової, А. Шурубури та ін. Однак, нині існує потреба у здійсненні аналізу існуючих стандартів у сфері архівної справи та діловодства, дослідження стану гармонізації міжнародних стандартів в умовах активної інформатизації та цифровізації всіх сфер життєдіяльності країни.

Метою статті є аналіз стану розвитку стандартизації у сфері архівної справи та діловодства, а також питань гармонізації міжнародних стандартів у національну практику в зазначеній сфері.

Методологію дослідження становлять такі методи наукового пізнання, як загальнонаукові методи (діалектичний, який розкривається за допомогою методів аналізу і синтезу, сходження від простого до складного, від абстрактного до конкретного, абстрагування, ідеалізації та формалізації), так і спеціально-юридичні методи (системно-структурний, порівняльно-правовий, формально-юридичний тощо). Їх застосування дозволило вивчити положення нормативно-правових актів в сфері архівної справи та діловодства, наукові підходи до стандартизації та гармонізації міжнародних стандартів в національну практику, виділити проблеми гармонізації та використання стандартів в архівній практиці в Україні в умовах інформатизації та цифровізації суспільства.

1. Понятійно-категоріальний апарат в сфері стандартизації та гармонізації

Згідно з Законом України «Про стандартизацію» стандартизація - діяльність, що полягає в установленні положень для загального та неодноразового використання щодо наявних чи потенційних завдань і спрямована на досягнення оптимального ступеня впорядкованості в певній сфері, а стандарт - це нормативний документ, заснований на консенсусі, прийнятий визнаним органом, що встановлює для загального і неодноразового використання правила, настанови або характеристики щодо діяльності чи її результатів, та спрямований на досягнення оптимального ступеня впорядкованості в певній сфері. Крім того, вищезазначеним законом надається визначення термінам «міжнародний стандарт» та «національний стандарт». У першому випадку - це стандарт, прийнятий міжнародною організацією із стандартизації і доступний для широкого кола користувачів; у другому, відповідно, - стандарт, прийнятий національним органом стандартизації та доступний для широкого кола користувачів. Європейський стандарт - регіональний стандарт, прийнятий європейською організацією стандартизації (Закон України «Про стандартизацію» від 15 січня 2015 р.).

Поняття «гармонізація» (від грецького «harmonikos» - злагоджений, розмірний) у сфері права означає досягнення певної узгодженості регулювання суспільних відносин, гармонійної взаємодії правових систем. Завдяки гармонізації законодавства забезпечується такий стан національного законодавства, при якому його акти за своїм змістом, принципами правового регулювання й передбачуваними результатами у правозастосовній практиці є однорідними актами іншої країни або міжнародного об'єднання при можливому розходженні юридичних методів досягнення результату (Волошенюк О.В., 2015).

Розглядаючи гармонізацію міжнародних стандартів у сфері архівної справи в Україні, розуміємо приведення змісту стандартів у відповідність до стандартів, прийнятих міжнародною (регіональною) організацією із стандартизації, що є доступними для широкого кола користувачів, та можуть мати певні відмінності (за формою, в примітках, чи окремих вказівках до стандартів тощо).

2. Міжнародні організації та технічні комітети, що здійснюють стандартизацію у сфері архівної справи

Найбільш значущими міжнародними організаціями, що здійснюють стандартизацію у сфері архівної справи є Міжнародна рада архівів (МРА), діяльність якої в основному зосереджена на підготовці стандартів, присвячених проблемам описування архівних документів, та Міжнародна організація зі стандартизації (International Organization for Standardization - ISO) - всесвітнє об'єднання національних органів зі стандартизації, технічними комітетами якого здійснюється розроблення міжнародних стандартів (Бюлетень Галузевого центру науково-технічної інформації з архівної справи та документознавства. Вип. 1 (23), 2015).

Унормуванням у сфері архівної справи та керуванням документаційними процесами займається декілька технічних комітетів (ТК) ISO: ТК 46 «Інформація та документація» (з підкомітетом КО/ТС 46/SC 10 «Вимоги до зберігання документів та умов для їх збереження» та підкомітетом КО/TC 46/SC 11 «Архіви/керування документаційними процесами»), ТК 171 «Прикладні системи створення та зберігання документів» (є розробником низки стандартів, що стосуються мікрографії, мікрофільмування, технічних аспектів зберігання електронних документів) та ТК 42 «Фотографія» (зосереджується на питаннях, пов'язаних з різними аспектами збереження фотографічних плівок, пластинок, магнітних стрічок, оптичних дисків тощо). Слід відмітити, що Україну в О/ TC 46 представляє профільний для архівної сфери Технічний комітет 144 «Інформація і документація» (ТК 144), який має статус спостерігача. Крім того, підготовку стандартів у сфері керування документаційними процесами здійснюють такі технічні комітети: ^О: КО/TC 154 «Документи та інформація в торгівлі, промисловості та управлінні»; О/ TC 176 «Управління якістю та забезпечення якості» (Бюлетень Галузевого центру науково-технічної інформації з архівної справи та документознавства. Вип. 1 (23), 2015; Калінічева Г.І., 2015).

Розроблення стандартів із керування документаційними процесами здійснюють наступні національні комітети зі стандартизації: AFNOR - Франція, ANSI - США, BSI - Великобританія, DIN - Німеччина, SCC - Канада, IPQ - Португалія, JISC - Японія, DS - Данія, NEN - Нідерланди, NSAI - Ірландія, SAI - Австралія, SIS - Швеція, UNMZ - Чеська республіка, DSSU - Україна, відповідні державні організації, професійні об'єднання фахівців у галузі керування інформацією та документацією тощо (Бюлетень Галузевого центру науково-технічної інформації з архівної справи та документознавства. Вип. 1 (23), 2015).

Досліджуючи міжнародні рекомендації, стандарти, правила, посібники у сфері архівної справи доцільно розглянути Кодекс етики архівіста (далі - Кодекс) (Кодекс етики архівістів), що покликаний встановити високі стандарти поведінки для професії архівіста. При цьому зазначається, що термін «архівісти» в рамках Кодексу поширюється на всіх, хто займається контролем, опікою, зберіганням архівних документів та управлінням архівами. Кодексом встановлено основоположний набір правил для архівістів, а саме: 1) забезпечення цілісності документів, переданих під опіку й на зберігання; 2) здійснення експертизи цінності, відбору архівних документів і роботи з ними в їх історичному, правовому й адміністративному контексті, з урахуванням принципу походження документів, зберігаючи й оприлюднюючи справжні взаємозв'язки між документами; 3) збереження автентичності документів під час упорядкування, зберігання та користування; 4) забезпечення постійної доступності і відкритості архівних документів; 5) документування і вміння обґрунтовувати свою діяльність з архівними документами (забезпечення нормативних правил зберігання документів упродовж всього їхнього життєвого циклу, співпраця з фондоутворювачами в питаннях прийняття нових форм документів і запровадження нової практики управління інформацією); 6) сприяння максимально широкому доступу до архівних документів і забезпечення неупередженого обслуговування всіх користувачів; 7) повага інтересів як доступу, так і захисту таємниці приватного життя і функціонування в межах відповідного законодавства; 8) уникнення використання свого становища для нечесного задоволення своїх або чужих потреб; 9) удосконалення своєї професійної майстерності, систематично і постійно поглиблюючи свої архівні знання й оприлюднюючи результати своїх досліджень та досвід роботи; 10) сприяння забезпеченню збереження світової документальної спадщини у співпраці з представниками своєї та інших професій (Кодекс етики архівістів).

Крім того, до міжнародних рекомендацій стандартів, правил, посібників відносяться: Угода про правонаступництво щодо державних архівів колишнього СРСР; Елементи архівного права Труді Хаскамп Петерсон (Матеріали Міжнародної конференції круглого столу з архівів XXIX CITRA, Мексика, 1993 р.); Принципи законодавства про архіви та поточні записи (ICA, 1996); Основні напрямки європейської політики у галузі розробки стандартів щодо доступу до архівів (Draft Recommendation No. R (97)... on a European policy on access to archives»; Рекомендації ЮНЕСКО щодо створення програм оцифрування в бібліотеках та архівах; ISAAR(CPF): Міжнародний стандартний архівний звіт для корпоративних органів, осіб і сімей; Інструкції з підготовки та презентації засобів пошуку; Керівництво з перекладу стандартів Комітету з описових стандартів (Архівні стандарти і рекомендації); Рекомендація № R (2000) 13 Комітету Міністрів державам-членам щодо європейської політики доступу до архівів (Рекомендація № R (2000) 13 Комітету Міністрів державам-членам щодо європейської політики доступу до архівів, 2000); Загальний міжнародний стандартний архівний опис ISAD(G), друге видання (Архівні стандарти і рекомендації; Загальний міжнародний стандартний архівний опис ISAD(G)) тощо.

3. Сучасна національна система стандартизації у сфері архівної справи створюється відповідно до: Конституції України; Законів України «Про Національний архівний фонд та архівні установи України»; «Про стандартизацію»; «Про інформацію»; «Про доступ до публічної інформації»; «Про електронні документи та електронний документообіг»; Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08.04.2013 р. № 656/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 10.04.2013 за № 584/23116; Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 р. № 1886/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 р. за № 1421/26198; Положення про умови зберігання документів Національного архівного фонду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 02.03.201 р. № 296/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 04 березня 2015 р. за № 250/26695 тощо.

Серед державних архівних стандартів та рекомендацій доцільно виділити такі: 1) «Керування документаційними процесами. Частина 1: Основні положення (ISO 15489-1:2001, MOD)» (Державний стандарт «Керування документаційними процесами), що є перекладом ISO 15489-1:2001(Е) I з окремими змінами, зумовленими правовими та іншими нормативними вимогами до організації діловодства й архівної справи в Україні;

2) «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163:2020» (Державний стандарт «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації) - стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації, зокрема на: організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо); розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження); інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи, створювані в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності;

3) «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять. ДСТУ 2732: 2004» (Державний стандарт «Діловодство й архівна справа) - стандарт, який створено, щоб сформулювати однозначно встановлені терміни та визначення понять діловодства й архівної справи, відбити в його змісті сучасну спеціальну лексику цих галузей знань, узгодити її зі змістом інших національних та міжнародних стандартів у сфері інформації та документації.

У сучасних умовах забезпечення ефективного та зручного доступу до інформаційних ресурсів неможливе без широкого запровадження та використання цифрових технологій, що особливо стало актуальним у період пандемії для всіх без виключення верств населення та суб'єктів ринку (Попова Л.М., 2020; Popova Liliya, 2020; Попова Л.М., 2020), які вдалися до використання інформаційних технологій та електронного документообігу та зіткнулися з проблемами функціональності й універсальності програмного забезпечення, комфортності та злагодженості роботи мобільних версій, гнучкості цін тощо. У сфері архівної справи та діловодства також виникла низка актуальних питань щодо: визначення шляхів цифровізації усіх процесів; застосування цифрових технологій для забезпечення збереженості документів державних архівів України як складової всесвітньої культурної спадщини; удоступнення архівної інформації та можливості інтеграції її в єдиний світовий інформаційний простір тощо. А оскільки чинне українське архівне законодавство не повною мірою відповідає реаліям сучасного розвитку українського суспільства та розвитку інформаційного простор, на сьогоднішній день вже розроблено принципово новий законопроєкт «Про Національні архівні інформаційні ресурси, управління документацією та архівами» (Левченко Л. Л., Попова Л. М., Хромов А. В., 2021) з фактичним конституюванням у правовому полі понять «архівний інформаційний ресурс» та «Національні архівні інформаційні ресурси» замість понять «архівні фонди» та «Національний архівний фонд». Тобто існує необхідність у нових підходах до архівних фондів як до архівних інформаційних ресурсів, та, відповідно, нових стандартах у сфері архівної справи та діловодства.

Переважна більшість національних стандартів з архівної справи, гармонізованих з міжнародними стандартами, були прийнятті методом підтвердження та набули чинності 1 січня 2019 року відповідно до пункту 2 частини другої статті 11 Закону України «Про стандартизацію» та розпорядження Кабінету Міністрів України від 26.11.2014 № 1163-р «Про визначення державного підприємства, яке виконує функції національного органу стандартизації». До таких національних стандартів відносяться (Наказ державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 05.12.2018 р. № 464):

1. ДСТУ ISO 3297:2018. Інформація та документація. Міжнародний стандартний серійний номер (ISSN) (ISO 3297:2017, IDT). На заміну ДСТУ 4515:2006.

2. ДСТУ ISO 5127:2018. Інформація та документація. База та словник термінів (ISO 5127:2017, IDT). На заміну ДСТУ ISO 5127:2007.

3. ДСТУ ISO 11799:2018. Інформація та документація. Вимоги до зберігання архівних та бібліотечних матеріалів (ISO 11799:2015, IDT). Уведено вперше.

4. ДСТУ ISO 13008:2018. Інформація та документація. Процеси конверсії та міграції цифрових записів (ISO 13008:2012, IDT). Уведено вперше.

5. ДСТУ ISO/TR 14873:2018. Інформація та документація. Статистика та обмеження якості для веб-архівування (ISO/TR 14873:2013, IDT); Уведено вперше.

6. ДСТУ ISO 17068:2018. Інформація та документація. Сховище цифрових записів довіреної третьої сторони (ISO 17068:2017, IDT). Уведено вперше.

7. ДСТУ ISO 17316:2018. Інформація та документація. Міжнародний стандартний ідентифікатор посилань (ISLI) (ISO 17316:2015, IDT). Уведено вперше.

8. ДСТУ ISO/TR 18128:2018. Інформація та документація. Оцінювання ризиків для процесів та систем запису (ISO/TR 18128:2014, IDT). Уведено вперше.

9. ДСТУ ISO/TR 19814:2018. Інформація та документація. Керування фондами архівів і бібліотек (ISO/TR 19814:2017, IDT). Уведено вперше.

10. ДСТУ ISO 23950:2018. Інформація та документація. Інформаційний пошук (Z39.50). Визначення прикладної послуги та специфікація протоколу (ISO 23950:1998, IDT). Уведено вперше.

11. ДСТУ ISO 26324:2018. Інформація та документація. Система цифрової ідентифікації об'єктів (ISO 26324:2012, IDT). Уведено вперше.

12. ДСТУ ISO 27729:2018. Інформація та документація. Міжнародний стандартний ідентифікатор назв (ISNI) (ISO 27729:2012, IDT). Уведено вперше.

13. ДСТУ ISO 27730:2018. Інформація та документація. Міжнародний стандартний ідентифікатор колекцій (ISCI) (ISO 27730:2012, IDT). Уведено вперше.

14. ДСТУ ISO 15489-1:2018. Інформація та документація. Керування записами. Ч. 1. Поняття та принципи (ISO 15489-1:2016, IDT). На заміну ДСТУ 4423-1:2005, ДСТУ 4423-2:2005.

15. ДСТУ ISO 30302:2018. Інформація та документація. Системи керування записами. Настанови щодо впровадження (ISO 30302:2015, IDT). Уведено вперше.

16. ДСТУ ISO 28500:2018. Інформація та документація. Файловий формат WARC (ISO 28500:2017, IDT). Уведено вперше.

17. ДСТУ ISO 13008:2018. Інформація та документація. Процеси конверсії та міграції цифрових записів (ISO 13008:2012, IDT). Уведено вперше.

18. ДСТУ ISO 15836-1:2018. Інформація та документація. Набір елементів метаданих Дублінського ядра. Ч. 1. Основні елементи (ISO 15836-1:2017, IDT). Уведено вперше.

19. ДСТУ ISO/TR 14873:2018. Інформація та документація. Статистика та обмеження якості для веб-архівування (ISO/TR 14873:2013, IDT).

20. ДСТУ ISO/TR 18128:2018. Інформація та документація. Оцінювання ризиків для процесів та систем запису (ISO/TR 18128:2014, IDT). Уведено вперше.

21. ДСТУ ISO 20614:2018. Інформація та документація. Протокол обміну даними для межопераційної сумісності та збереження (ISO 20614:2017, IDT). Уведено вперше.

22. ДСТУ ISO 21127:2018. Інформація та документація. Базова онтологія для обміну інформацією про культурну спадщину (ISO 21127:2014, IDT). Уведено вперше.

23. ДСТУ ISO 23081-1:2018. Інформація та документація. Процеси керування записами. Метадані щодо записів. Ч. 1. Принципи (ISO 23081-1:2017, IDT). Уведено вперше.

24. ДСТУ ISO 23950:2018. Інформація та документація. Інформаційний пошук (Z39.50). Визначення прикладної послуги та специфікація протоколу (ISO 23950:1998, IDT). Уведено вперше.

Важливий внесок у розвиток національної системи стандартів у сфері архівної справи вносить Український науково-дослідницький інститут архівної справи та документознавства (УНДІАСД), який входить до складу ТК 144 як колективний член.

Основними напрямами діяльності УНДІАСД є (Сайт Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства (УНДІАСД)):

- здійснення теоретичних та прикладних наукових досліджень з проблем архівознавства, документознавства;

- організаційно-методичне та інформаційно-аналітичне забезпечення державних архівних установ системи Укрдержархіву;

- координація наукової діяльності державних архівних установ системи Укрдержархіву;

- міжнародне співробітництво з профільними установами та організаціями;

- підготовка наукових кадрів для архівної галузі в аспірантурі;

- проведення експертиз наукових праць, дисертацій, рецензування посібників та підручників, надання консультаційних послуг під час проведення дисертаційних досліджень і підготовки дисертацій, приймання кандидатських іспитів;

- участь у формуванні та проведенні експертизи змісту навчання і підвищення кваліфікації фахівців у галузі архівної справи, документознавства та діловодства;

- здійснення авторського нагляду за використанням наукових розробок УНДІАСД та забезпечення захисту права інтелектуальної власності тощо.

На базі УНДІАСД відповідно до наказу ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» № 407 від 06.12.2016 р. в структурі ТК 144 створено підкомітет 3 «Архівна справа» [19], а сам інститут проводить активну дослідну та експертну роботу в цьому напрямі. Так, у 2019-2020 роках УНДІАСД розробив національні стандарти, які були прийняті відповідно до наказів Національного органу стандартизації від 06.08.2019 р. № 239 та від 01.07.2020 р. № 144, а саме (Стандарти з бібліотечної справи і суміжних галузей):

1. ДСТУ 8889:2019 «Документи з паперовими носіями. Правила зберігання національного архівного фонду. Технічні вимоги». Чинний від 01.10.2020 року.

2. ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Чинний від 01.10.2020 року.

3. ДСТУ 9031:2020 «Правила публікування інформації архівних документів». Чинний від 01.10.2020 року.

4. Стан стандартизації та гармонізації у сфері архівної справи в Україні

Нині стандартизація та гармонізація національних стандартів, відбувається до певної міри хаотично та досить повільно. Серед проблем у цій царині - фінансові труднощі, відсутність на сьогодні прогнозних розрахунків щодо унормування архівних технологій через низький рівень інформаційно-аналітичного і організаційного супроводу процесу стандартизації, обмежений доступ до текстів чинних національних стандартів тощо. Гостроти проблемі додає той факт, що відповідно до Закону України «Про стандартизацію» національні стандарти застосовують на добровільних засадах, якщо інше не встановлено законодавством (Закон України «Про стандартизацію» від 15 січня 2015 р.). Необов'язковість застосування національних стандартів в архівній практиці несе ризики термінологічної і методичної неузгодженості, які в умовах цифровізації вкрай негативно можуть позначитися на результатах архівної діяльності. Зважаючи на це, гармонізація міжнародних стандартів у сфері архівної справи та діловодства, впровадження національних стандартів потребує скоординованої політики державних архівів у виконанні вимог прийнятих стандартів, а також відповідного методичного та організаційного забезпечення.

Сьогодні в усіх країнах світу вкрай актуальною проблемою є збереження електронних документів, тому окреме місце в діяльності ISO та МРА посідає підготовка міжнародних стандартів у сфері роботи з електронними документами та електронними архівами. І хоча останніми роками в Україні частина національних стандартів з архівної справи гармонізована з міжнародними стандартами, що урегульовують питання: зберігання архівних та бібліотечних матеріалів, конверсії та міграції цифрових записів, сховищ цифрових записів довіреної третьої сторони, оцінювання ризиків для процесів та систем запису тощо, однак попереду на державні архіви чекає вирішення багатьох проблемних питань.

Висновки

Останніми роками в Україні можна простежити слідування міжнародним і європейським правилам та процедурам стандартизації, а також пряме запровадження міжнародних стандартів. При цьому сучасний стан стандартизації у сфері архівної справи та діловодства в умовах інформатизації та цифровізації суспільства можна охарактеризувати як такий, що значно відстає від міжнародного. Це обумовлено дефіцитом бюджету та, відповідно, недофінансуванням науково-технічної, соціогуманітарної та культурної сфер діяльності, незадовільним станом стандартизації протягом всієї історії незалежності нашої країни, кадровими проблемами в архівній сфері тощо.

Нині проведення гармонізації міжнародних стандартів у сфері архівної справи та діловодства в Україні значною мірою залежить від здійснення оптимізації структури державних архівів України та, відповідно, їх діяльності, що забезпечить підвищення ефективності архівної галузі в цілому. архівний стандарт діловодство цифровізація

Доцільним є залучення фахівців науково-дослідних інститутів, вищих навчальних закладів, архівних установ України, незалежних експертів у заходах щодо здійснення моніторингу гармонізованих стандартів у сфері архівної справи та діловодства, внесення пропозицій щодо удосконалення та адаптації цих стандартів у сучасних умовах інформатизації та цифровізації життєдіяльності суспільства, контролю за ефективністю їх реалізації.

Гармонізація та імплементація в Україні міжнародних стандартів у сфері архівної справи є необхідною умовою переходу до формування єдиного інформаційного простору, а також одним із ключових факторів успішної реалізації цифрової трансформації галузі.

Список використаних джерел

1. Левченко Л. Л., Попова Л. М., Хромов А. В. Національні архівні інформаційні ресурси: правові засади реформування архівної справи. Вісник ЛДУВС ім. Е.О. Дідоренка. 2021. Вип. 1 (93). С. 249-263.

2. Попова Л. М., Хромов А. В. Повноваження та завдання центральних державних архівів. Аспекти безпеки державного сектору: управління та публічне адміністрування в процесі державно-приватного партнерства: збірник наукових праць.

3. Про стандартизацію: Закон України від 15 січня 2015 р. № 1315-VII.

4. Волошенюк О.В. Гармонізація та уніфікація законодавства як форми зближення правових систем. Право і суспільство. № 4. Частина 4. 2015. Бюлетень Галузевого центру науково-технічної інформації з архівної справи та документознавства. Вип. 1 (23) / Держ. архів. служба України, Укр. наук.-дослід. ін-т архів. справи та документознавства, Галуз. центр наук.-техн. інформації з архів. справи та документознавства ; уклад.: А. А. Майстренко, Г. І. Калінічева, В. І. Кугай, Р В. Романовський,А. І. Титаренко. Київ, 2015. 94 с.

5. Калінічева Г.І., Романовський Р.В. Міжнародні стандарти у сфері архівної справи та керування документаційними процесами: проблеми гармонізації в Україні. Статті та повідомлення. 2015. С. 54-73.

6. Кодекс етики архівістів.

7. Архівні стандарти і рекомендації. Офіційний вебпортал органу виконавчої влади Державна архівна служба України.

8. Рекомендація № R (2000) 13 Комітету Міністрів державам-членам щодо європейської політики доступу до архівів: Комітет Міністрів Ради Європи від 13.07.2000 р., 717-те засідання замісників Міністрів.

9. Загальний міжнародний стандартний архівний опис ISAD(G), друге видання.

10. Державний стандарт «Керування документаційними процесами. Частина 1: Основні положення (ISO 15489-1:2001, MOD)».

11. Державний стандарт «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163:2020».

12. Державний стандарт «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять. ДСТУ 2732: 2004».

13. Попова Л.М. Особливості адміністративно-правового регулювання діяльності суб'єктів підприємництва в умовах пандемії коронавірусу COVID-19. Вісник Луганського державного університету внутрішніх справ імені Е.О. Дідоренка: науковий журнал. Випуск 1(89). Сєвєродонецьк: ЛДУВС імені Е. О. Дідоренка, 2020. С. 172-186.

14. Popova Liliya. Peculiarities of administrative and legal regulation of business entities activities during the quarantine in Ukraine. Адміністративне право та процес: науково-практичний журнал. Київ: Видавничий дім «Гельветика», 2020, № 1(28)/2020. С. 67-79.

15. Попова Л.М. Роль державного контролю в боротьбі з протиправною підприємницькою діяльністю в умовах карантину. Вісник Луганського державного університету внутрішніх справ імені Е.О.Дідоренка: науковий журнал. Випуск 2(90). Сєвєродонецьк: ЛДУВС імені Е. О. Дідоренка, 2020. С. 147-155.

16. Про прийняття та скасування національних стандартів, прийняття поправки до національного стандарту: Наказ державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 05.12.2018 р. № 464.

17. Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (УНДІАСД): напрями діяльності.

18. Державне підприємство «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (ДП «УкрНДНЦ»).

19. Стандарти з бібліотечної справи і суміжних галузей (чинні станом на 1.07.2021 р.). Анотований перелік.

References

1. Levchenko L. L., Popova L. M., Khromov A. V. (2021) Natsionalni arkhivni informatsiini resursy: pravovi zasady reformuvannia arkhivnoi spravy [National archival information resources: legal bases of archival reform]. Visnyk LDUVS im. E.O. Didorenka [Bulletin of LSUIA named after E.O. Didorenko], no. 1 (93), pp. 249-263.

2. Popova L. M., Khromov A. V. (2021) Povnovazhennia ta zavdannia tsentralnykh derzhavnykh arkhiviv [Powers and tasks of central state archives]. Aspekty bezpeky derzhavnoho sektoru: upravlinnia ta publichne administruvannia v protsesi derzhavno-pryvatnoho partnerstva. Zbirnyk naukovykh prats [Aspects of security of the public sector: governance and public administration in the process of public-private partnership. Collection of scientific works] (Ukraine, Kharkiv, 2021) (eds. Avanesova N.E., Krivoruchko G.V., Mordovtsev O.S.), Kharkiv: Editorial and Publishing Department of KhNUCEA, pp. 5-11

3. Pro standartyzatsiiu: Zakon Ukrainy vid 15 sichnia 2015 r. no. 1315-VII [On standardization: Law of Ukraine, 15 January 2015].

4. Volosheniuk O.V. (2015) Harmonizatsiia ta unifikatsiia zakonodavstva yak formy zblyzhennia pravovykh system [Harmonization and unification of legislation as a form of convergence of legal systems]. Pravo i suspilstvo [Law and society], vol. 4, no. 4.

5. Maistrenko A.A., Kalinicheva G.I., Kugai VI., Romanovsky R.V., Titarenko A.I. (2015) Biuleten Haluzevoho tsentru naukovo-tekhnichnoi informatsii z arkhivnoi spravy ta dokumentoznavstva [Bulletin of the Branch Center for Scientific and Technical Information on Archival Affairs and Documentation]. Kyiv, vol. 1, no. 1 (23), 94 p.

6. Kalinicheva H.I., Romanovskyi R.V. (2015) Mizhnarodni standarty u sferi arkhivnoi spravy ta keruvannia dokumentatsiinymy protsesamy: problemy harmonizatsii v Ukraini [International standards in the field of archiving and documentation management: problems of harmonization in Ukraine]. Statti ta povidomlennia [Articles and messages], pp. 54-73.

7. Kodeks etyky arkhivistiv [Code of Ethics for Archivists]. (accessed 20 June 2022).

8. Arkhivni standarty i rekomendatsii [Archival standards and recommendations]. Ofitsiinyi vebportal orhanu vykonavchoi vlady Derzhavna arkhivna sluzhba Ukrainy [Official web portal of the executive body State Archival Service of Ukraine]. URL: (accessed 20 June 2022).

9. Rekomendatsiia № R (2000) 13 Komitetu Ministriv derzhavam-chlenam shchodo yevropeiskoi polityky dostupu do arkhiviv [Recommendation № R (2000) 13 of the Committee of Ministers to member states on a European policy on access to archives]: Komitet Ministriv Rady Yevropy vid 13.07.2000 r., 717-te zasidannia zamisnykiv Ministriv [Committee of Ministers of the Council of Europe of 13 July 2000, 717th meeting of the Deputy Ministers]. (accessed 20 June 2022).

10. Zahalnyi mizhnarodnyi standartnyi arkhivnyi opys ISAD(G), druhe vydannia [General International Standard Archival Description ISAD (G), second edition] (accessed 20 June 2022).

11. Derzhavnyi standart «Keruvannia dokumentatsiinymy protsesamy. Chastyna 1: Osnovni polozhennia (ISO 15489-1:2001, MOD)» [State standard «Management of documentation processes. Part 1: Basic provisions (ISO 15489-1: 2001, MOD) »]. (accessed 20 June 2022).

12. Derzhavnyi standart «Unifikovana systema orhanizatsiino-rozporiadchoi dokumentatsii. Vymohy do oformlennia dokumentiv. DSTU 4163:2020» [State standard «Unified system of organizational and administrative documentation. Requirements for documents. DSTU 4163: 2020»]. (accessed 20 June 2022).

13. Derzhavnyi standart «Dilovodstvo y arkhivna sprava. Terminy ta vyznachennia poniat. DSTU 2732: 2004» [State standard «Record keeping and archiving. Terms and definitions. DSTU 2732: 2004»]. (accessed 20 June 2022).

14. Popova L.M. (2020) Osoblyvosti administratyvno-pravovoho rehuliuvannia diialnosti sub'iektiv pidpryiemnytstva v umovakh pandemii koronavirusu COVID-19 [Features of administrative and legal regulation of business entities in the context of the COVID-19 coronavirus pandemic.]. Visnyk Luhanskoho derzhavnoho universytetu vnutrishnikh sprav imeni E.O.Didorenka: naukovyi zhurnal [Bulletin of Luhansk State University of Internal Affairs named after EA Didorenko: scientific journal], vol. 1, no. 1(89), pp. 172-186. 7 (accessed 20 June 2022).

15. Popova Liliya. (2020) Peculiarities of administrative and legal regulation of business entities activities during the quarantine in Ukraine. Administratyvne pravo ta protses: naukovo-praktychnyi zhurnal [Administrative law and process: scientific and practical journal], vol. 1, no. 1(28)/2020, pp. 67-79. (accessed 20 June 2022).

16. Popova L.M. Rol derzhavnoho kontroliu v borotbi z protypravnoiu pidpryiemnytskoiu diialnistiu v umovakh karantynu [The role of state control in the fight against illegal business activities in quarantine]. Visnyk Luhanskoho derzhavnoho universytetu vnutrishnikh sprav imeni E.O. Didorenka: naukovyi zhurnal [Bulletin of Luhansk State University of Internal Affairs named after EO Didorenko: scientific journal], vol. 2, no. 2(90), pp. 147-155. (accessed 20 June 2022).

17. Pro pryiniattia ta skasuvannia natsionalnykh standartiv, pryiniattia popravky do natsionalnoho standartu [On the adoption and abolition of national standards, the adoption of an amendment to the national standard]: Nakaz derzhavnoho pidpryiemstva «Ukrainskyi naukovo- doslidnyi i navchalnyi tsentr problem standartyzatsii, sertyfikatsii ta yakosti» vid 05.12.2018 r. № 464 [Order of the State Enterprise «Ukrainian Research and Training Center for Standardization, Certification and Quality» from 05.12.2018 no. 464]. t (accessed 20 June 2022).

18. Ukrainskyi naukovo-doslidnyi instytut arkhivnoi spravy ta dokumentoznavstva (UNDIASD): napriamy diialnosti [Ukrainian Research Institute of Archival Affairs and Documentation (UNDIASD): activities]. (accessed 20 June 2022).

19. Derzhavne pidpryiemstvo «Ukrainskyi naukovo-doslidnyi i navchalnyi tsentr problem standartyzatsii, sertyfikatsii ta yakosti» (DP «UkrNDNTs») [State Enterprise «Ukrainian Research and Training Center for Standardization, Certification and Quality» (SE «UkrNDNC»)]. (accessed 20 June 2022).

20. Standarty z bibliotechnoi spravy i sumizhnykh haluzei (chynni stanom na 1.07.2021 r.). Anotovanyi perelik [Standards in librarianship and related fields (effective as of July 1, 2021). Annotated list.]. (accessed 20 June 2022).

Размещено на Allbest.ru