Автоматичні системи в управлінні витратами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Автоматичні системи в управлінні витратами

Малахова А.В.

к.е.н., доц. каф. обліку і аудиту ДДПУ

Степанова І.О.

студентка I курсу магістратури спеціальності «Облік і оподаткування»

Сучасні інформаційні технології зробили величезний крок у своєму розвитку та здійснили прорив у інформаційній діяльності, захопивши майже всі сфери життя людини. У публікації визначено тенденції поширення інформаційних технологій у бухгалтерський та управлінський облік. Висвітлено сучасний стан розвитку бухгалтерських інформаційних технологій та обґрунтована необхідність поглиблення досліджень щодо проблем автоматизації управлінського обліку. Проаналізовано ринок програмного забезпечення з ведення бухгалтерського обліку та обґрунтовано ефективність автоматизації управлінського обліку. Розкрито зміст модулів системи планування ресурсів та визначено вплив автоматизації систем управлінського обліку на ефективність управління підприємством.

Ключові слова: бухгалтерський облік, управлінський облік, інформаційні системи, автоматизація, бізнес-процеси, ERP-система, інформація, фінансові показники.

Постановка проблеми у загальному вигляді та її зв'язок із важливиминауковими чи практичними завданнями. У часи стрімкого розвитку комп'ютерних технологій та масового впровадження їх у наше життя значна кількість важливих завдань, на які раніше витрачали багато сил та часу, виконується майже без участі людини, швидше, якісніше і з найменшою кількістю помилок або взагалі без них. Будь-яка людина, незважаючи на її інтелектуальний рівень, не може працювати безупинно, прорахувати всі можливі варіанти, ризики та шляхи вирішення тих чи інших питань, і цілком зрозуміло, що людина (у нашому разі - обліковець) у результаті постійної розумової діяльності може втомлюватися, а ефективність її роботи буде знижуватися. Також існує безліч чинників, які не дають змоги повною мірою розкрити те, наскільки продуктивною є діяльність підприємства, тобто наскільки воно ефективно використовує свої потужності, та наскільки компетентними є управлінські рішення, які приймають менеджери підприємств.

Ефективність управління ресурсами та персоналом на підприємстві займає чи не найважливішу роль у досягненні цілей його функціонування. Автоматизація цього процесу допоможе зробити правильний розподіл усіх наявних у господарюючого суб'єкта ресурсів, що дасть змогу вивести його на новий рівень розвитку. бухгалтерський облік автоматизація планування

Аналіз останніх досліджень і публікацій, в яких започатковано розв'язання даної проблеми і на які спираються автори. Ефективне управління як складне комплексне завдання потребує оптимальної взаємодії різного роду ресурсів, у тому числі автоматизації обробки значної їх (ресурсів) частини.

Питання автоматизації облікових процесів та наукового обґрунтування розвитку обліку в умовах інформаційних та мережевих технологій висвітлено в працях В.М. Жука, С.Ф. Легенчука, М.П. Павлюковця, О.В. Шипунова, Ю.В. Єльникова, С.О. Левицької, Ф.Ф. Бутинця, М.Т. Барановського, А.Г. Загороднього, О.А. Заремби, С.В. Івахненкова, Ю.А. Кузьмінського, Т.А. Писаревської, В.П. Завгороднього, Н.В. Водопалової, Е.К. Гільде, К.Е. Далласа, В.І. Ісакова, К.Н. Нарібаєва, О.М. Островського, В.І. Подольського, В.С. Рожнова, Я.В. Соколова, Д.В. Чистова, О.Д. Шмігеля та ін.

Більшість учених поділяє думку, що використання автоматизованих інформаційних технологій у процесі бухгалтерського обліку та управління підприємством дає змогу піднести його конкурентоспроможність на новий рівень, що, безумовно, позитивно впливатиме на діяльність господарюючого суб'єкта та дасть змогу його закріпити на сучасному ринку як конкурентоздатну одиницю [3].

Виділення невирішених раніше частин загальної проблеми, котримприсвячується означена стаття. Разом із тим недостатньо вивченим є управлінський аспект ведення обліку в світлі його бурхливої автоматизації та віртуалізації. Через це необхідно більш детально розкрити вказану тематику, звернувши увагу на те, що хоча її розглядали багато видатних учених, але безліч питань використання інформаційних технологій у бухгалтерському, зокрема в управлінському, обліку все ще залишаються відкритими та потребують подальшого дослідження.

Формулювання цілей статті (постановка завдання). Метою статті є висвітлення сучасного стану розвитку бухгалтерських інформаційних технологій та обґрунтування необхідності поглиблення дослідження проблем автоматизації управлінського обліку.

Виклад основного матеріалу дослідження з повним обґрунтуваннямотриманих наукових результатів. Невід'ємною умовою успішного функціонування та конкурентоспроможності підприємств є розвиток інформаційних систем.

На жаль, в Україні розвиток інформаційних технологій та вітчизняного програмного забезпечення знаходиться не на найвищ ому рівні, потребує вкладення значної кількості ресурсів, саме тому здебільшого в бухгалтерському та управлінському обліку використовується безліч зарубіжного програмного забезпечення, адаптованого під вітчизняне законодавство та економічні реалії.

Впровадження інформаційних технологій в економіку, особливо в бухгалтерський облік, мало колосальний вплив на його розвиток та призвело до зменшення навантаження на бухгалтерську службу, прискорення обробки інформації та автоматизації її ведення [5]. Щоб полегшити працю обліковця, розроблено значну кількість допоміжного програмного забезпечення, яке сприяє прискоренню цих процесів. Бухгалтерські служби використовують значну кількість програмного забезпечення починаючи від пакетів Microsoft Office та аматорських програм, розроблених локальними програмістами, і закінчуючи найвідомішими у світі програмами, призначеними для обробки бухгалтерської інформації.

Для максимального полегшення праці бухгалтера, зменшення навантаження на нього та зведення кількості помилок до мінімуму функціонують так звані ERP-системи (EnterpriseResourcePlanningSystem - система планування ресурсів підприємства). Їх запровадження є суттєвим кроком у розвитку інформаційних бухгалтерських систем, зокрема в напрямі інформаційного забезпечення саме управлінського обліку [2].

Відсутність програмного забезпечення (далі - ПЗ), яке могло б полегшити працю бухгалтера, свого часу дала багатьом підприємствам, котрі займаються написанням коду та розробленням програмного забезпечення, зайняти досить прибуткову нішу у цій сфері діяльності. Існує значна кількість програм, які дають змогу полегшити та автоматизувати роботу бухгалтера. Їх завдання полягають не лише в обробці даних та подачі звітності до відповідних контролюючих органів, а передусім в інформаційному забезпеченні прийняття обґрунтованих управлінських рішень. Функціональність цих програм починається від найбільш примітивного та закінчується мало не повною автоматизацією обліку. Однак не кожна з програм, зазначених у таблиці, розрахована на ведення управлінського обліку, адже бухгалтери переважно займаються обробкою лише бухгалтерської інформації. При цьому не менш важливим, однак менш автоматизованим, є управлінський облік.

На якому ж рівні розвитку нині знаходиться програмне забезпечення, яке дає змогу полегшити роботу бухгалтера та вести, крім бухгалтерського обліку, саме управлінський? Бухгалтерський облік використовується загалом для того, щоб відзвітуватися перед державою, адже найбільш зручним він є для податкової, ніж для керівництва. Разом із тим є низка аспектів, які підтверджують ефективність автоматизації управлінського обліку :

--якість, надійність та швидкість отримання, обліковування, зберігання та обробки інформації;

--зменшення витрат на управлінський персонал, який займається збором, обробкою та зберіганням інформації;

--прискорення отримання управлінським персоналом більш якісної та актуальної інформації у коротший термін;

--здійснення якісних та своєчасних прогнозів щодо господарської діяльності підприємства;

--отримання у коротші строки найактуальніших рішень з усіх питань управління господарюючим суб'єктом.

Як уже зазначалося вище, для управлінського обліку програма буває у вигляді так званої ERP-системи, тобто управління всіма активами фірми: трудовими ресурсами, матеріальними, фінансовими та інтелектуальними. Найбільш відомі зарубіжні ERP-системи: Baan, Oracle, PeopleSoft, SAP, JD Edwards, «1С Підприємство» [2].

Зазвичай ERP-система включає такі модулі:

1 Фінанси. Це бухгалтерія, податки, рух грошових коштів. Автоматизовано все, що пов'язано з грошима, їхнім рухом, а також ефективністю використання.

2 Операції. Це безпосередньо комерційна діяльність і все, що пов'язано з її

забезпеченням:закупівлі, виробництво, продажі, логістика, реклама і

просування, взаємовідносини з партнерами та ін.

3 Персонал. У цьому модулі автоматизована вся робота зі співробітниками

фірми:оформлення на роботу, договори, розрахунок заробітної плати,

відпустки, лікарняні, компенсації, заохочення і т. д.

4 Аналітика. Це розрахунок показників фінансової діяльності: рентабельність, прибутковість, оборотність і т.д.

5 Баланс Головний звіт, що відбиває стан активів фірми та їхніх джерел у будь-який момент часу, а також динаміку.

Таким чином, ми бачимо, що ця інформаційна система дає змогу здійснити автоматизацію планування, обліку, контролю та аналізу всіх основних бізнес- процесів та вирішення бізнес-завдань у масштабі підприємства, допомагає інтегрувати всі відділи та функції компанії в єдину систему. При цьому вся облікова служба працює в єдиній базі даних, їм простіше обмінюватися між собою різною інформацією.

Використання даної системи на підприємстві дасть змогу втілити в життя низку важливих завдань:

--реалізація всіх видів обліку в єдиній інформаційній системі, розв'язавши проблему «подвійного введення»;

--побудова обліку за статтями й елементами витрат на основі функцій контролінгу;

--отримання оперативної інформації про різні напрями обліку, наприклад за видами продуктів, сегментами бізнесу і т. д.;

--управління життєвим циклом продукції;

--аналіз варіантів собівартості на основі різних моделей розрахунку.

Сьогодні бухгалтери готують низку видів звітності: управлінської, податкової, статистичної, фінансової. Побудова цих видів звітності пов'язана з різними принципами і методами ведення обліку та різними обліковими цілями. При цьому одночасне ведення декількох видів обліку в ERP-системі дасть змогу організувати централізоване введення облікової інформації, усунути необхідність «подвійного введення», підтримку інтерфейсів між системами, підвищити якість фінансових даних, зменшити необхідні для формування звітності ресурси і скоротити терміни її підготовки.

Для уникнення непотрібних витрат підприємствам, зацікавленим у веденні як бухгалтерського, так і управлінського обліку, слід одразу вибирати саме те програмне забезпечення на базі ERP-систем, яке дасть змогу побудувати єдину модель управлінського обліку, що відповідає всім вимогам управління підприємством.

У науковому плані потребує вирішення актуальне завдання, яке полягає у теоретико-методичному обґрунтуванні впливу інформаційних технологій на стан та методологію управлінського обліку в аграрних підприємствах, на оновлення його предмету, методу, функцій та призначення. Вимагають ґрунтовного аналізу аспекти роблення стратегії побудови управлінського обліку на основі впровадження ERP-технології; формування комплексної управлінськоїінформаційноїсистеми;обґрунтування організаційноекономічних напрямів державного регулювання управлінського обліку в умовах диджиталізації управління.

Висновки з цього дослідження і перспективи подальших розвідок у даному напрямку. Сучасні інформаційні технології стрімко поглинають усі сфери соціальної, політичної та економічної діяльності, не є винятком і бухгалтерський та управлінський облік. В Україні існує низка спеціалізованого програмного забезпечення, яке допомагає у веденні бухгалтерського обліку, проте в частині його управлінської функції не здатне задовольнити інформаційні вимоги управлінського персоналу. Здебільшого це лише програмне забезпечення з відкритим кодом, яке потребує певної доробки та налаштування саме під конкретний господарюючий суб'єкт та особливості його діяльності.

Сьогодні розвиток науково-прикладних досліджень із бухгалтерського обліку, на нашу думку, слід спрямувати на управлінський аспект, його автоматизацію та уніфікацію наявних бухгалтерських програм з управлінськими даними. Спираючись на досвід зарубіжних країн, уважаємо за доцільне введення ERP-системи, що сприятиме мінімізації проблем з автоматизацією управлінського обліку. Розроблення та запровадження вищезазначених модулів зменшать витрати ресурсів підприємства, дадуть змогу мобілізувати їх та спрямувати в більш вигідне для розвитку господарюючого суб'єкта русло, при цьому ефективно виконуючи своє основне завдання - надання керівному персоналу господарюючого суб'єкта актуальної, неупередженої та точної інформації про діяльність самого підприємства.

Список використаних джерел:

1. Балабанова Л.В., Сардак O.B. Управление персоналом: пособие. М.: ДонДУЕТ, 2006. 471 с. ISBN 966-385-021-3.

2. Денисенко М.П., Колосся І.В. Інформаційне забезпечення ефективного управління підприємством. Економіка та держава. 2010. № 7. С. 19-25.

3. Облікове забезпечення інвестиційної привабливості та безпеки підприємства й аграрної галузі: практичне керівництво / В.М. Жук, Б.В. Мельничук, Ю.С. Бездушна та ін.; за ред. В.М. Жука. К.: Всеукраїнський інститут права і оцінки, 2013. 88 с.

4. Жук В.М. Концепція розвитку бухгалтерського обліку в аграрному секторі економіки: монографія. К.: Інститут аграрної економіки, 2009. 648 с.

5. Валуєв Б.І. Деякі актуальні питання наукових досліджень із бухгалтерського обліку. Наукові школи світу: еволюція, сучасний стан, перспективи розвитку: тези та тексти виступів VII Міжнародної наукової конференції. Житомир: ЖДТУ, 2008. 208 с.

6. Бутинець Ф.Ф., Давидюк Т.В., Канурна З.Ф. та ін. Бухгалтерський управлінський облік: підручник для студентів спеціальності «Облік і аудит» вищих навчальних закладів; за ред. проф. Ф.Ф. Бутинця; 3 -є вид., доп. І перероб. Житомир: Рута, 2005. 480 с.

7. Економічна оцінка державних пріоритетів технологічного розвитку / за ред. Ю.М. Бажала. К.: Ін-т екон. прогнозув., 2002. 320 с.

Размещено на Allbest.ru