Інформаційні системи управлінського обліку: організаційний аспект

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Київський національний університет технологій та дизайну

Інформаційні системи управлінського обліку: організаційний аспект

Матюха Микола Миколайович,

Чубка Світлана Борисівна,

Анотація

управлінський облік інформаційний

Ключові слова: управлінський облік, клієнтська база, організація обліку, інформаційні системи.

Аннотация

Аннотация

Матюха Николай Николаевич,

Чубка Светлана Борисовна,

Информационные системы управленческого учета: организационный аспект

Изучены практические вопросы организации управленческого учета в условиях использования информационных систем. Предложена система формирования первичной информации для управленческого учета.

Ключевые слова: управленческий учет, клиентская база, организация учета, информационные системы.

Abstract

Matiukha Mykola

Candidate of Economic Sciences

Chubka Svetlana

Student of the

Information systems of administrative accounts:

organizational aspects

The practical problems of management accounting in the use of information systems are studied. The system of formation of primary information for management accounting is offered.

Key words: management accounting, customer base, accounting organization, information systems.

Основна частина

Постановка проблеми. Повне інформаційне супроводження у час інтенсивного розвитку бізнесу є завданням, яке має бути вирішеним в рамках механізму прийняття ефективного управлінського рішення. основну інформаційну функцію забезпечення ведення бізнесу має виконувати налагоджена організаційна система управлінського обліку. Саме оптимально налагоджений управлінський облік за своїми критеріями повністю відповідає елементам щодо інтерпретації та передачі інформації, що використовується управлінською ланкою для планування, оцінки і контролю бізнесу, для забезпечення ефективного використання ресурсів. Застосування переваг управлінського обліку в цілях досягнення максимальних результатів в бізнесі залишається завжди актуальною проблемою багатьох досліджень.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Теоретико-методологічні проблеми визначення інформаційних систем управлінського обліку розглянуті в роботах вітчизняних авторів: Білухи М.Т., Бутинця Ф.Ф., Голова С.Ф., Івашкевича В.Б., Пушкаря М.С., Сопка В.В., та інші. Однак, виконані наукові розробки, публікації розглядають окремі теоретичні аспекти проблеми становлення систем та не забезпечують розгляду комплексу організаційно - практичних питань, які входять у сучасну сутність дослідження, що пов'язана із використанням інформаційних систем обліку на підприємстві.

Формулювання цілей статті. Дане дослідження покликане визначити стан та перспективи запровадження інформаційних систем обліку підприємств у яких реалізована функція ведення управлінського обліку з метою покращення інформаційного забезпечення прийняття управлінських рішень, створення бази даних для формування управлінської звітності.

Виклад основного матеріалу. Вивчення практичного досвіду ведення управлінського обліку в умовах використання інформаційних систем підприємств, що сприяє приймати рішення і завдяки цьому підвищити ефективність ведення бізнесу відбувається за декількома спрямуваннями. Залежно від використання даних управлінського обліку такі спрямування можна представити у трьох розрізах:

1. Епізодична підготовка фінансово-обліковою службою інформаційних (аналітичних) матеріалів, які не мають цінності для оперативного управління підприємством, їх призначення це подання інформації власникам (акціонерам);

2. Регулярне застосування підготовки даних щодо характеристики поточної діяльності, які надходять із різноманітних джерел, але між собою не інтегровані, а робота по їх консолідації трудомістка, носить неоперативний характер і в процесі систематизації та узагальнення призводить до прийняття помилкових рішень;

3. Управлінський облік як інтегрована система управління діяльністю підприємства, у якій задіяна більшість співробітників підприємства і постійно користуються та забезпечують дані системи, працюють з даними управлінського обліку і ведуть інформаційні бази підприємства.

Всі спрямування постановки системи управлінського обліку у певній мірі використані на вітчизняних підприємствах, але найбільш ефективною є останнє. Не зважаючи, на переваги комплексного ведення управлінського обліку, на практиці поряд із повноцінною системою використовуються перші два спрямування. Причинами застосування не повноцінної системи управлінського обліку є:

- високо ефективне ведення бізнесу, що практично не залежить від впровадження управлінського обліку (підприємства з високим рівнем рентабельності, підприємство-монополіст, або мале підприємство);

- діяльність підприємства не вимагає оперативного управління ресурсами (незначна вага матеріальних ресурсів у загальній сумі витрат, спостерігається отримання стабільного доходу від постійних клієнтів);

- власники не зацікавленні у пошуку зменшення витрат, відсутність мотивації до відображення реального стану ведення бізнесу.

Дані причини носять епізодичний характер і такий стан інформаційного забезпечення бізнесу спостерігається відносно не тривалий період. У перспективі, одним із шляхів становлення багатофункціональної інформаційної системи, як мінімум передбачається процес автоматизації ведення фінансового обліку, а далі поступове запровадження використання системи управлінського обліку. Основою такого підходу має стати наявні сучасні пакети прикладних рішень, здатних підтримувати ведення обліку підприємства на оптимальному рівні - поєднуючи функції ведення фінансового та управлінського обліку. На сучасному ринку інформаційного забезпечення достатньо розроблених програмних комплексів, їх використовують в залежності від потреби і фінансових можливостей підприємства, або рейтингу популярності застосування системи у практичній діяльності вітчизняних підприємств.

Поряд із вибором програмного рішення, як основи інформаційної системи підприємства, одним із ключових питань залишається підбір персоналу, що має запроваджувати та працювати із програмою, має бути мотивований для роботи в інформаційному середовищі та вести управлінський облік у відповідності з вимогами керівництва. Для успішного вирішення питання застосування інформаційних систем управлінського обліку необхідно залучити зацікавлених осіб, відповідно їх мотивуючи, або запрошувати спеціалістів із зовні. У першому випадку можливо покластися на керівників середньої ланки управління, мотивація яких максимально залежить від управління прибутком (збитком) їх частини бізнесу. Цей варіант оптимальний, проте необхідно враховувати рівень фахової підготовки даного персоналу. Відповідно оптимальне запровадження управлінського обліку в умовах застосування інформаційних технологій необхідно проводити в розрізі центрів управління прибутками (проектами). Тому основними складовими і забезпеченням комунікацій стосовно виконання проектів на підприємстві мають слугувати складові:

1. Система управління ресурсами підприємства (ERP) - практично рекомендується до використання у різних формах для вітчизняних підприємств, де акумулюються дані про ресурси, клієнтів, забезпечує формування планів, в тому числі на основі відомостей системи взаємодії з клієнтами (CRM), управлінських звітів.

2. Система проектного обліку підприємства покликана містити інформацію про проекти та оперативно управляти роботами по ним. У базі містяться відомості про клієнтів, договорах, як діючих, так і виконаних раніше. Поряд з бухгалтерською звітністю по проектам, зберігаються дані про терміни і характер робіт, витрати робочого часу на виконання, звіти, оцінка робіт (наприклад, з точки зору якості), оплата виконавців та ін.

3. Система взаємин з клієнтами є складовою частиною ERP-системи і призначена для планування діяльності і ресурсного забезпечення. У ній уточнюються терміни реалізації проектів, плани руху грошових коштів, відображається фактичний стан справ по кожному проекту.

4. Співробітники підприємства (керівники підрозділів, менеджери, керівники проектів, обліковці), на яких покладено обов'язки щодо контролю, управління змінами, планування, обміну інформацією, прогнозування оцінки і запобіганню ризиків.

Для ефективного функціонування такої системи управлінського обліку необхідна наявність налагодженої функціональної облікової служби підприємства, що ґрунтується на організаційних принципах:

- правильно побудованої облікової політики, що враховує розподілення робіт із базою даних;

- залученням до роботи із обліковою системою менеджерів і керівників проектів;

- здійсненням контролю з боку керівника;

- технічною ефективністю і узгодженістю систем.

По-перше, необхідно визначити джерела первинних даних для ведення управлінського обліку, який може слугувати основою проектного обліку. Відповідні обов'язки покладаються на менеджерів (як правило керівників середньої ланки), тому необхідно максимально узгодити питання вибору необхідних показників, що мають формуватися обліковою ланкою для кінцевих споживачів.

Початкове формування первинних даних для потреб управлінського обліку розпочинається під час взаємодії із контрагентами підприємства, що здійснюють менеджери. Взаємодіючи з клієнтами, менеджер, знаходить можливості для продажу продукції і спільно з керівником проекту готує комерційні пропозиції, укладає договори, а потім в складі проектної команди виконує зобов'язання підприємства. З самого початку роботи з клієнтами він заповнює інформаційну базу системи щодо взаємовідносин з клієнтами (CRM). Прикладами таких даних є відомості про клієнтів, вартість договору, цінові аспекти, умови розрахунків тощо. На підставі таких даних формуються плани кошторисів виконання проектів (за часом і вартістю), продажів. Крім плану продажів, в CRM може і досить важливо забезпечити формування персональної клієнтської бази, наприклад: всі контакти, плани зустрічей, персональні дані клієнтів, попередні проекти, зроблені пропозиції, негативні і позитивні реакції, перспективи роботи з клієнтами, (дані для роботи з клієнтом). Збір такої інформації необхідний з наступних причин:

1. Має бути забезпечене ретроспективне накопичення інформації про клієнтів, надані їм пропозиції та їх реакцію на пропозицію у поточному проміжку.

2. Банк даних забезпечує більшу оперативність роботи.

3. На основі відомостей про замовників можна успішно аналізувати перспективи розвитку підприємства і становище ринку (охарактеризувати зовнішнє середовище підприємства).

По суті, клієнтська база - це досьє, в якому зібрані відомості про контакти з клієнтом, його опис, діяльність на ринку, просування персоналу, що приймає рішення. Коли робота з покупцем вступає в активну фазу, проектна команда на чолі з керівником проекту починає формувати базу даних системи проектного обліку. У ній накопичуються відомості про власні проекти: текст договору та інші необхідні документи, підготовлені проектною командою; данні про витрати робочого часу, розцінки виконавців робіт; заплановані витрати на збут, відрядження, транспорт і т.д. На основі картки клієнта формуються елементи бази даних проектного обліку, яка має свої переваги. По-перше - це сховище «ноу - хау» підприємства. При всій схожості проектів є унікальні напрацювання, розробки, неординарні підходи до технологій та інші істотні результати діяльності проектних команд за тривалий період часу. По-друге, база проектного аналізу - основа майбутніх проектів. По-третє, з її допомогою проводиться навчання персоналу підприємства всіх рівнів, головними чином менеджерів по роботі з клієнтами і співробітників-технологів. Нарешті, вона дозволяє аналізувати перспективи розвитку технологій, галузі, ринку в цілому - як правило є єдиним джерелом інформації про зовнішнє середовище підприємства.

В рамках управлінського обліку створюється система проектного обліку для отримання оперативної і правдивої інформації, що може бути використана в будь-який момент часу, будь-яким користувачем проектної команди, керівниками. Саме використання проектного обліку є основою задоволення інформаційних потреб управлінського обліку підприємства. На основі таких даних можна отримати прогноз дохідної і видаткової частини основної діяльності підприємства - сформувати бюджет, доповнивши, даними про інші витрати, які входять в загальні і оперативні витрати підрозділу. Таким чином, спрощується система прогнозування діяльності, визначення перспективної діяльності підприємства.

Після того як сформований бюджет підприємства проходить узгодження бюджетів підрозділів, формуються їх штатний розпис, визначаються ризики підприємства, проводиться коректування діяльності з метою недопущення негативних наслідків.

При побудові системи управлінського обліку важливе значення має приділятися принципу гнучкості системи - можливості адаптації до потреб користувачів, залежно від внутрішніх і зовнішніх користувачів. На початковій стадії інформаційна система управлінського обліку може зазнати трансформаційних змін, що потребує додаткових витрат, але які згодом мають окупитися.

Висновки та перспективи подальших досліджень. Сформована на підприємстві система управлінського обліку функціонально має забезпечити можливість керівництву підприємства зробити правильні висновки про стан і перспективи бізнесу в конкретний момент часу. Спеціалістам підприємства важливо оперативно отримувати необхідну інформацію, аналітичні дані, порівнювати діяльність за періодами. Аналізуючи внутрішні бізнес-процеси, керівництво має визначити найбільш важливі види діяльності, які необхідно вдосконалювати, щоб отримати максимальну вигоду. Основою має стати інформаційна система, однією з головних частин якої є управлінський облік. Якщо давати при традиційну оцінку ефективності ведення бізнесу то основне підґрунтя це контроль якості, витрат та інших показників, дана система дозволяє звернути увагу на інформацію клієнтів, зрозуміти його очікування, потреби та запити.

Література

управлінський облік інформаційний

1. Пушкар М.С. Створення інтелектуальної системи обліку [Текст]: моногр. - Тернопіль: Карт-бланш, 2007. 152 с.

2. Москалюк Г.О. Система внутрішнього контролю дебіторської та кредиторської заборгованості: напрямки удосконалення і розвитку / Г.О. Москалюк // Ефективна економіка. 2013. №4. URL: htth://www.economy.nauka.com.ua

3. Скрипник М. І. Визначення управлінського обліку в системі інформаційного потенціалу / М. І. Скрипник, М.М. Матюха // Науковий вісник Херсонського державного університету. Сер.: Економічні науки. - 2016. Вип. 21 (2). С. 186-189. URL: http://nbuv.gov.ua/UJRN/Nvkhdu_en_2016_21% 282% 29__48

Размещено на Allbest.ru