Внедрение цифровых технологий для совершенствования документооборота в компаниях, на примере ООО "Специнвестпроект"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Правительство Российской Федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования

«Национальный исследовательский университет

«Высшая школа экономики»

Факультет менеджмента

Выпускная квалификационная работа - магистерская диссертация по направлению подготовки 38.04.02 - «Менеджмент» основная профессиональная образовательная программа высшего образования - программа магистратуры «Менеджмент»

группа 18 ИМ.

Внедрение цифровых технологий для совершенствования документооборота в компаниях, на примере ООО «Специнвестпроект»

Санникова Ксения Михайловна

Нижний Новгород, 2020 г.



Введение

Вопросы, связанные с деятельностью компании, а также с аспектами повышения ее эффективности всегда являлись приоритетными для бизнеса. Организации стремятся повышать собственную эффективность разными способами и, используя различные информационные каналы.

Один из видов поддержания эффективной деятельности организации - это ведение документооборота и его оптимизация. Сотрудники тратят много времени на обработку документации, в следствие чего это сказывается на эффективности их деятельности, а также на эффективности самой компании.

В сфере организаций энергетической промышленности необходимо выделить особое внимание осуществлению документооборота, так как в данной отрасли это достаточно большая часть рабочего процесса. В рамках оптимизации процессов делопроизводства в рассматриваемой отрасли необходимо понимать цели бизнеса, а также ориентиры, которые задает сама отрасль. Поэтому необходимо сконцентрировать внимание исследователей на процессе внедрения инновационных технологий в делопроизводство компаний данной отрасли.

Тем самым, рассмотрение оптимизации делопроизводства компаний энергетической отрасли является актуальным для данного исследования, так как ставит своей основной задаче нахождения способов повышения эффективности данного вида деятельности.

Цель исследования - разработка предложений по внедрению цифровых технологий в процесс делопроизводства компаний энергетической отрасли.

Задачи исследования:

1. Изучить содержание и практику применения цифровых технологий,

2. Изучить опыт применения цифровых технологий в процесс делопроизводства,

3. Изучить нормативное регулирование практика применения цифровых технологий в делопроизводстве,

4. Провести анализ деятельности компании ООО «Специнвестпроект» и процесса осуществления делопроизводства,

5. Разработать предложения по внедрению цифровых технологий в процесс делопроизводства ООО «Специнвестпроект».

6. Оценить эффективность предлагаемых решений.

Объект исследования - компания ООО «Специнвестпрект»

Предмет исследования - система делопроизводства компании ООО «Специнвестпроект»

Практическая значимость данного исследования ориентирована на конкретный прикладной аспект деятельности компании, а также на формирование перечня мер по внедрению цифровых технологий в процесс делопроизводства.



Глава 1. Влияние цифровых технологий на эффективность деятельности организации

1.1 Применение цифровых технологий в практической деятельности организаций

В настоящее время использование цифровых технологий является всеобъемлющим, и они широко используются людьми в любых условиях. Цифровые технологии оказывают влияние на все стороны жизни человека. Сегодня для решения различных задач широко используются компьютеры, ноутбуки, планшеты, смартфоны, мобильные телефоны и приложения к ним. Основная цель цифровых технологий состоит в том, чтобы создать связь между людьми быстро, без усилий и с минимальными затратами. Люди связаны друг с другом огромным спектром цифровых услуг и ресурсов. Существует ряд преимуществ формирования процесса работы с использованием цифровых технологий, с другой стороны, они сопровождаются некоторыми проблемами, а также рисками для сотрудников [Абашкин, 2018].

«Цифровая среда, являясь важнейшей частью инфраструктуры предприятия, требует для своего формирования и поддержания определенных усилий и ресурсов и относится к числу основных факторов, определяющих качество и успех бизнеса».

Цифровая среда содержит в себе три компонента:

система организации, хранения и представления информации;

система ввода, обновления и корректировки информации;

система потребления информации.

Как правило, цифровые технологии применяются в фирмах в информационных системах, к которым предъявляются следующие требования:

1. Локализация информационной системы. Система должна быть адаптированной к требованиям российских фирм, принимать во внимание характерные особенности отечественного законодательства, быть снабженной системой помощи на русском языке.

2. Обеспечение защиты информации. Основные инструменты защиты данных - парольное ограничение доступа для различных категорий пользователей, многоуровневая система защиты данных и т.д.

3. Реализация удаленного доступа. Должна функционировать единая централизованная база данных для организации доступа к информации сотрудников всех структурных подразделений.

4. Консолидация информации. Необходима возможность консолидации информации на уровне предприятий (объединение информации филиалов, дочерних компаний и т.д.), на уровне отдельных задач, на уровне временных периодов.»

Эти требования являются основными, но далеко не единственными критериями выбора информационной системы для предприятия.

В литературе с целью классификации информационных систем применяться несколько признаков:

1. По способу реализации: традиционные, новые информационные технологии.

2. По степени охвата задач управления: электронная обработка данных, автоматизация функций управления, поддержка принятия решений, электронный офис, экспертная поддержка.

3. По классу реализуемых технологических операций: работа с текстовым редактором, с табличным процессором, с СУБД, с графическими объектами, с мультимедийными системами, с гипертекстовыми системами.

4. По типу пользовательского интерфейса: пакетные, диалоговые, сетевые.

5. По способу построения сети: локальные, многоуровневые, распределенные.

6. По обслуживаемым предметным областям: банковская деятельность, бухгалтерский учет.

С целью результативного внедрения цифровых технологий нужна общая информативная среда компании.

Общее информационное место предполагает собой объединение всех информационных ресурсов и систем, с возможностью удаленной многопользовательской работы с документами. Следовательно, информационная сфера компании состоит из частей (рисунок 1):

· базы данных

· информационные системы;

· телекоммуникационные системы;

Рисунок 1. - Информационная среда предприятия

Следовательно, предприятие понимает под цифровой средой:

- единую структуру данных для подсистем корпоративной информационно-телекоммуникационной системы управления предприятием;

- единый формат электронных документов (внедрение системы электронного документооборота);

- единое кодирование информационных и материальных потоков.

Когда компания активно внедряет технологии на всех этапах своей жизнедеятельности, можно столкнуться с рядом трудностей, сопряженных с цифровыми технологиями.

Основная проблема в цифровом поле лежит в аспекте кибербезопасности, это связано с поведением или поведенческими проблемами. Активное распространение получила киберпреступность, нацеленная на хищение персональной информации работников, а также корпоративных документов фирмы [Аброскин, 2018].

Профилактические подходы, которые люди должны принимать во внимание, когда они используют цифровые технологии, содержат развитие знаний, навыков и умений с целью безопасного и ответственного использования. Обществу следует управлять цифровыми технологиями соответствующем образом: создавать просоциальный уровень культуры и сотрудничества, в обществе в предупреждении и реагировании на происшествия.

Онлайн безопасность работников и компании является основной областью, которая должна быть принята во внимание. Цифровая информация во многом отличается от своего физического аналога, ее можно быстро дублировать, распределять управляемым образом и хранить в разных местах [Digital Technology, 2015].

Безусловно, цифровые технологии влияют на многие аспекты деятельности компании, такие как [Борисенко, 2018; Брюс, 2017]:

§ Коммуникация и сотрудничество:

Сотрудничество между людьми является обязательной областью для оперативного функционирования организации. Начальники, подчиненные, коллеги - все люди должны наладить эффективное сотрудничество друг с другом для достижения организационных и кадровых целей. Когда люди работают над достижением общей организационной цели, предоставляют решения проблем возникающих в бизнесе, повышают производительность и прибыльность, тогда люди должны работать вместе, интегрироваться и сотрудничать друг с другом соответствующим образом.

- Общение - общение происходит либо в устной, либо в письменной форме. Наблюдается расширение инновационных методов и приемов, растет объем информации, которую необходимо сообщать отдельным лицам, появляются новые практики и процедуры, которые ведут к развитию организации и отдельных лиц, поэтому крайне важно, чтобы процесс коммуникации был эффективный.

- Связи - Физическим лицам необходимы инструменты и оборудование для развития связей между ними. В организациях люди обычно должны сотрудничать друг с другом и обмениваться информацией. Когда отделы и офисы расположены на расстоянии, они не всегда могут легко общаться, как по формальным, так и по неформальным вопросам, поэтому цифровые технологии полезны для обмена и получения информации.

§ Принципы руководства:

Руководящие принципы определяют цели и задачи бизнеса, а также цель, для которой была создана организация. Когда люди приобретают полную осведомленность о целях и задачах организации, они также должны работать над улучшением навыков и способностей, которые считаются основополагающими для достижения целей и задач. Здесь также могут применяться цифровые технологии.

§ Стратегия управления информацией:

Этот аспект определяет направленность стратегии цифрового управления и приводит ее в соответствие с информационными системами управления организации или стратегией управления информацией. Генерируемая информация должна регулироваться надлежащим образом. В большинстве случаев некоторая информация должна храниться в тайне и не передаваться отдельным лицам, поэтому стратегия управления информацией считается обязательным аспектом [Дадабаева, 2019].

§ Роли и обязанности:

Каждый член организации имеет определенные роли и обязанности, которые он должен определить и ввести в действие с усердием, находчивостью и добросовестностью. Правильное определение ролей и обязанностей позволяет людям достичь желаемых целей. С другой стороны, неосведомленность о ролях и обязанностях не оказывается благоприятной для людей.

§ Обучение и сертификация:

Сотрудников обычно набирают на основе их квалификации, характера, опыта, навыков и способностей. Обучение - это важная область, которая предоставляет им информацию об их роли в организации, целях организации, истории, персонале, выполнении рабочих обязанностей и так далее. Существуют различные виды обучения, в том числе лекции, тематические исследования, выезды на места, ролевые игры, групповые дискуссии и так далее. Когда обучение проводится, необходимо обеспечить, чтобы люди были полностью осведомлены о том, как правильно использовать цифровые технологии.

§ Мониторинг, сбор и анализ информации:

Сотрудники организации должны собирать, отслеживать и анализировать информацию соответствующим образом. Сбор и анализ данных стали более удобными и полезными благодаря использованию технологий. Они должны определить, какой информацией следует делиться с другими людьми, а какой не следует делиться. Также важно определить риски, которые могут ослабить репутацию организации, конкурентные преимущества и производительность, а также защиту конфиденциальной информации.

§ Информационная организация в работе:

Во время осуществления непосредственных рабочих задач, сотрудникам иногда сложно координировать все коммуникационные процессы воедино, некоторая важная информация может пройти мимо работника, тем самым вызовет какие-либо организационные последствия.

Обращаясь к терминологии: авторы не дают точного определения понятию «цифровые технологии», по сути, это технологии, которые появляются в результате разработок в тех или иных сферах. В отношении бизнеса, цифровые технологии - это методики и инструменты, которые, благодаря возможностям компьютера, могут усовершенствовать организационные процессы на разных уровнях и в разных сферах (на всех этапах жизненного цикла).

Главное отличие цифровых технологий от других способов информационного обеспечения состоит в их гибкости и адаптивности. Они направлены на проактивное изменение процессов в зависимости от целей организации. Цифровые технологии ориентированы на бизнес-процессы и могут их оптимизировать. Рассмотрим некоторые примеры и области применения цифровых технологий в бизнес пространстве организации [Киреева и Каюмова, 2016].

Часто цифровые технологии активно применяются в антикризисном управлении, то есть, когда в организациях и учреждениях возникают чрезвычайные ситуации и затруднения. Члены организации должны обладать адекватными знаниями по управлению этими ситуациями надлежащим образом. Первая и главная задача заключается в том, что люди должны сохранять спокойствие, а не обвинять других. Они должны работать над альтернативами и предлагать средства для решения проблем, которые имели место быть.

В целях более широкого использования современных и инновационных методов в реализации задач и функций, важно донести необходимую информацию до сотрудников. Когда сотрудники будут обладать необходимыми знаниями, они смогут повысить свою производительность. Ведение дискуссий и формирование интересов сообщества являются важными критериями для развития инноваций.

Использование цифровых технологий делает выполнение задач и функций гибкими. Например, технология используется для подготовки отчетов, статей и проектов, в случае если супервизоры выявят какие-либо недостатки и несоответствия, тогда удобно вносить изменения. Изменения могут быть сделаны быстро, следовательно, увеличивается и гибкость в принятии решений.

Использование цифровых технологий в значительной степени вызывает удовлетворенность сотрудников. Работа, выполняемая с помощью цифровых технологий, более организована и компетентна по сравнению с работой, выполняемой вручную. Благодаря цифровым технологиям люди могут адекватно выполнять свои задачи и функции не только внутри организации, но и за ее пределами.

Использование цифровых технологий и машин приводит к увеличению производительности и эффективности в больших масштабах. Люди могут выполнять свои задачи соответствующим образом и в быстром темпе. В случае каких-либо недостатков и несоответствий, исправления могут быть легко сделаны, и люди способны повысить мастерство и наработать опыт.

Рабочая сила рассматривается как обязательный аспект, на котором основано функционирование организации. Цифровые технологии вносят эффективный вклад в усиление набора и удержания сотрудников. Работодатели и руководители предприятий могут предоставлять возможности, способствующие их сохранению. Цифровые технологии помогают создать общительную рабочую среду, где люди получают удовольствие от работы.

Можно сделать вывод, что цифровые технологии активно влияют на все аспекты жизнедеятельности компании, особенно в управленческой сфере. Опишем эти интеграции более подробно:

Цифровые технологии в управлении [Недорезков, 2015]

В настоящее время широко используются цифровые технологии в бизнесе, управлении и административных функциях. Управленческие функции планирования, организации, руководства, координации и контроля требуют использования цифровых технологий. Так как компании существуют в постоянно меняющейся среде, их инструменты, которые применялись в описанных базовых управленческих процессах устаревают или вовсе не работают. Например, системы контроля, применяемые 10 лет назад, могут уже не показывать ту эффективность, которая имела место быть при изначальном внедрении.

Основная функция, которую цифровые технологии играют в реализации этих управленческих функций - это передача информации, знаний, инструкций и указаний.

Люди могут делиться идеями и перспективами друг с другом для выполнения своих задач и функций. Функция планирования - это та, которая устраняет разрыв между тем, где вы находитесь в настоящем, и тем, где вы стремитесь быть в будущем. Это требует исследования различных областей, внутренних и внешних по отношению к организации. Принимая во внимание все важные факторы, люди могут адекватно применять на практике функцию планирования [Орлова, 2018].

Другая функция - организация. Эта функция включает в себя идентификацию действий, которые необходимо выполнить. Она включает в себя организацию различных задач, операций и функций соответствующим образом. Например, при организации и координации встреч, проектной работе, распространении информации и т. д. Функция организации считается обязательной. Организация деятельности и функций должна осуществляться в соответствии с навыками и способностями отдельных лиц. Здесь существуют целые цифровые системы управления.

Координация - это управленческая функция, которая направлена на то, чтобы направлять людей на адекватную работу. Эта функция в первую очередь ориентирована на работу людей. Когда обнаруживаются какие-либо слабые стороны или ограничения, надзор за выполнением улучшений возлагается на руководителя. Это включает в себя руководство поведенческими чертами, задачами и функциями людей. Чтобы правильно реализовать эту функцию, очень важно эффективно общаться с сотрудниками и мотивировать их в правильном направлении. Координация связана с управлением и обеспечением выполнения работ в соответствии со временем. Это функция установления отношений между людьми в различных частях организации, и все они мотивированы на достижение целей организации. Это относится к синхронизации и унификации действий членов организации. Когда функция координации выполняется надлежащим образом, тогда деятельность различных департаментов будет осуществляться эффективно, и будет тесная связь между разными направлениями [Соловяненко, 2017].

Руководители, выполняя многочисленные функции внутри организации, должны обеспечивать адекватное распределение ресурсов, принимать важные решения, выслушивать жалобы сотрудников, обеспечивать совместную работу и координацию между членами организации.

Кадровое обеспечение - это функция, которая гарантирует, что правильные люди с надлежащими навыками, способностями, квалификацией и опытом находятся на правильных позициях в организации. Набор людей должен осуществляться в соответствии с их способностями и должностными обязанностями. Человеческие ресурсы организации рассматриваются, как ключевые аспекты, благодаря которым выполнение задач и функций происходит соответствующим образом.

Контроль является функцией обеспечения того, чтобы результаты деятельности подразделений, отделов и отдельных лиц соответствовали целям и задачам организации. Функция контроля в основном подразумевает, что отдельные лица должны использовать другие ресурсы, в том числе финансовые инструменты, оборудование и другие материалы надлежащим образом. Так, например, контроль финансового отдела состоит в мониторинге инструментария сотрудников и ширины аналитического исследования деятельности предприятия, так как в настоящее время эффективность компании сложно замерить, используя один-два показателя, нужны расширеные модели оценки [Тишина, 2014].

Положительное применение цифровых технологий можно проследить во многих сферах реализации, как глобально, так и более локально в каждом конкретном бизнесе.

Например, в целом повсеместное оцифровывание информации помогает организациям снижать затраты на поиск необходимых данных, таких как тексты законов или другие нормативные документы, нужные для осуществления деятельности.

Многие цифровые технологии значительно повлияли и улучшили процессы производства. Отслеживание продукции на разных этапах сократило издержки на брак и прочий человеческий фактор. Здесь повсеместная роботизация, конечно, имела и негативное явление, такое как снижение найма персонала и безработица, сокращение некоторых профессий.

Электронный формат торговли, как цифровая технология помогла снизить затраты на содержание точек физических продаж в компаниях, тем самым опять же снизив расходы или перераспределив их. При появлении возможности осуществлять продажи через интернет, многие компании смогли ориентировать затраты на содержание точек продаж на усовершенствования процессов производства и расширение продуктовой или сервисной линии. Однако, также и заставила учиться работать с цифровыми технологиями и главное обучать персонал.

Таким образом, можно заключить, что цифровые технологии могут быть использованы во всех аспектах деятельности компании. Современная организация старается автоматизировать любой процесс и любую деятельность в рамках компании. Но тем не менее, люди и персонал остаются в центре внимания, так как каждый раз внедренные цифровые технологии нужно адаптировать под персонал и обучать грамотно их использовать.

1.2 Основные положения по документированию деятельности предприятия

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 документооборот определяется, как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Документооборот является сложным технологическим процессом, который включает все операции приема, передачи, составления, согласования, оформления, удостоверения и отправки документов.

Документооборот в компании - это одна из ключевых сфер в аспекте применения цифровых технологий. Предприятия автоматизируют отчетность, а также приводят к единому виду все организационные процессы в предприятии [Полищук, 2017].

Документооборот может быть:

- кадровый,

- производственный,

- административно-хозяйственный,

- управленческий,

- бухгалтерский.

Рассмотрим, как организуется документационная деятельность на предприятиях, какие есть составные элементы и их влияние на деятельность компаний.

Существуют принципы документооборота, транслирующие его эффективность:

1. Четкая маршрутизация. Установленные для разных типов документов схемы движения, обеспечивающие оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.

2. Непрерывность. Ее достигают за счет контроля времени, установленного для обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между ними.

3. Регламентация всех процедур исполнения документа. Все процедуры от создания или приема, регистрации и последующей обработки документов регламентируют. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.

4. Исключение дублирования. Это разработка оптимальных маршрутов, исключающая выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов.

Исследователи определяют процесс документооборота, как координацию и контроль потока электронных и бумажных документов безопасным способом, который будет эффективно использоваться уполномоченным персоналом по мере необходимости. Поток документов может включать в себя хранение, поиск, обработку, печать, маршрутизацию и распространение деловых документов.

«Управление документами, часто называемое системами управления документооборотом - это использование компьютерной системы и программного обеспечения для хранения, управления и отслеживания электронных документов и электронных изображений информации на бумажной основе, полученной с помощью сканера документов» [1].

Управление документами - это то, как предприятие хранит, управляет и отслеживает электронные документы, которые принадлежат и обрабатываются на предприятии.

Согласно ISO 12651-2 документ представляет собой «записанную информацию или объект, который можно рассматривать как единое целое». Хотя это звучит немного сложно, это довольно просто то, что вы использовали для создания, распространения и использования в течение многих лет.

Документооборот происходит практически во всем рабочем пространстве. Некоторые рабочие процессы хорошо структурированы, а другие не структурированы, но они осуществляются каждый раз, когда данные перемещаются из одной задачи в другую.

Рассмотрим это более предметно:

Организация документооборота - это прежде всего внутренний организационный процесс, однако, результат его грамотного построения может отражаться на внешнюю среду. Так, документация рассказывает историю бизнеса; его происхождение, намерение и путь, который он использует для достижения своих амбиций. Другие документы подтверждают вашу текущую позицию и обеспечивают уверенность ваших инвесторов и клиентов.

Транснациональные корпорации, в частности, сталкиваются с повышенным вниманием на глобальном уровне, обнаруживая, что у них мало права на ошибку, когда речь идет об их операциях, подотчетности и соответствиях. И поэтому получение правильных документов для каждой юрисдикции, в которой работает компания, имеет решающее значение, равно как и последующее ведение этих записей.

Управление документами мы можем определить как программное обеспечение, которое контролирует и организует документы по всей организации. Оно включает в себя определенные документы и контент, рабочий процесс, хранилища документов, системы ввода и вывода и системы поиска информации. Также эти процессы используются для отслеживания, хранения и контроля документов.

Некоторые из ключевых функций в управлении документами включают:

- Регистрацию, извлечение и блокировку. Это необходимо для того, чтобы координировать одновременное редактирование документа несколькими сотрудниками одновременно, чтобы изменения одного человека не перезаписывали изменения другого.

- Контроль версий, чтобы можно было следить за тем, как появился текущий документ, и чем он отличается от версий, которые были раньше.

- Откат, чтобы «активировать» предыдущую версию в случае ошибки или преждевременного выпуска.

- Контрольный журнал, позволяющий восстановить, кто что делал с документом в течение его жизни в системе.

Также система документооборота подразумевает следующие документы:

· входящие, поступающие извне по каналам связи, включая телефон и электронную почту;

· исходящие, разрабатываемые организацией и отправляемые сторонним адресатам;

· внутренние, создаваемые на предприятии документы внутреннего пользования: организационно-распорядительные, инструктивные, нормативные и пр.

Схема документооборота внутри предприятия имеет вертикальную и горизонтальную направленность. Вертикальные документопотоки обеспечивают:

· прохождение управленческих сигналов сверху вниз;

· обратную связь.

Перемещение документов между структурными подразделениями разного уровня. Горизонтальные документопотоки перемещаются между подразделениями, имеющими одинаковый организационный уровень.

Сегодня системы управления документами варьируются по размеру и объему: от небольших автономных систем до крупномасштабных корпоративных конфигураций, обслуживающих глобальную аудиторию. Многие системы управления документооборотом предоставляют средства для включения стандартной практики подачи документов в электронном виде.

К ним относятся:

- Место хранения;

- Безопасность и контроль доступа;

- Управление версиями;

- Аудиторские услуги;

- Ввод, вывод и блокировка документов.

Схема документооборота организации составляется с учетом того, какие из подразделений участвуют в обороте документации и каков его объем. Объем документооборота выражается в количестве документов, зарегистрированных в журналах входящей, исходящей и внутренней документации или в автоматизированной системе учета.

За учетную единицу при регистрации бумажного документа принимается один его экземпляр, при этом неважно, оригинал это или копия, поступившая как входящие. С учетом того, что документопотоки могут формироваться несколькими подразделениями, общая схема документооборота может быть достаточно сложной. Целесообразно разработать этот регламент для каждого из отделов.

Автоматизация также может устранить необходимость вручную решать многие повторяющиеся проблемы, которые часто возникают в ИТ-деятельности организации. Например, отказ одного компонента ключевого оборудования часто вызывает несколько предупреждений в ИТ-отделе предприятия, что требует от инженеров тратить время на их сортировку, чтобы определить основную причину. Цифровая организация документооборота может выполнять большую часть этой работы автоматически, что приводит к ощутимому улучшению качества обслуживания ИТ.

Повышенная автоматизация, обеспечиваемая программным обеспечением для документооборота, облегчает реализацию любого нового процесса, особенно интеграции программного обеспечения. Автоматизация многих процессов в преобразованной организации снижает человеческие ошибки, что приводит к повышению качества обслуживания клиентов. Кроме того, расширенная автоматизация позволяет организациям увеличить объем транзакций без увеличения времени, необходимого для обработки каждой транзакции.

Поставщики таких услуг могут дать рекомендации по наилучшему способу реализации такой автоматизации на основе анализа бизнес-процессов организации и выявления любых конкретных областей, в которых технология документов может им помочь. Другой областью может быть, например, поставщик услуг, который может предложить виртуального инженера, который использует искусственный интеллект (AI) для уведомления сетевых администраторов об изменении критического параметра, влияющего на топологию сети. Эта возможность может значительно улучшить время отклика при решении проблемы, поскольку ручное обнаружение и анализ больше не требуется.

1.3 Нормативное регулирование использования цифровых технологий в делопроизводстве

Делопроизводство не может хаотично организовываться в компании, так как существуют единые требования, которые обязаны соблюдаться компанией, если организация присутствует в бизнес поле и хочет быть конкурентоспособной.

Основной сферой применения цифровых технологий в документообороте - это создание и применение систем электронного документооборота. В работе с электронными системами подразумевается некоторая нормативная методология.

Под методологией в данном случае понимаются те основополагающие принципы и методы работы с документами, которые сложились в делопроизводстве при работе с документами на бумажном носителе. Эти принципы были реализованы в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2009 г. [раздел VI «Особенности работы с электронными документами»), и в методических рекомендациях по организации хранения электронных документов (2013-2014 гг.)].

Так, например, некоторое время назад активно и достаточно длительно внедрялось применение цифровой подписи в электронных документах. Государство разрабатывало законодательную базу, чтобы уравнять значение физической подписи и электронной.

Меры, которые необходимо продвигать для обеспечения безопасного и ответственного использования цифровых технологий, были сформулированы следующим образом: [Digital Technology, 2015].

1. Профилактика. Профилактические мероприятия с использованием цифровых технологий лучше, чем решение возникающих проблем. Эффективная профилактическая стратегия состоит из таких мероприятий, как рекламные акции, которые направляют обучение молодых людей в цифровом мире, и защитные меры, направленные на снижение риска путем реализации стратегий защиты, поддержки и вмешательства.

2. Реагирование на инциденты. Существуют риски, и для эффективного управления ими жизненно важно устранить риски, связанные с инцидентами. Учебные заведения разрабатывают планы реагирования до того, как произойдет какой-либо инцидент. Основная цель реагирования на инцидент состоит в том, чтобы предотвратить бедствие и обеспечить безопасность и защиту.

3. Планирование реагирования - отдельные лица и сотрудники в организациях должны определить роли и обязанности. Когда люди осознают, что им необходимо использовать цифровую технологию для повышения эффективности, оказания помощи и обеспечения безопасности, они должны эффективно ее использовать. В случае каких-либо проблем или трудных ситуаций люди должны планировать свои действия осознанно и не должны быстро принимать какие-либо меры.

4. Ответственность и полномочия - когда руководители информируют сотрудников и других лиц, как использовать технологии, они должны, прежде всего, сообщить им, что технология должна использоваться честно и этично. В настоящее время цифровые технологии используются также и в развлекательных целях, но люди должны обладать чертами правдивости, честности и порядочности.

5. Решения о недопустимом и незаконном поведении - использование цифровых технологий в настоящее время применяется практически во всех целях. К ним относятся: образование, бизнес, администрация, управление, досуг, отдых, генерирование информации, знания, осведомленность, исследования и общение. Если люди злоупотребляют технологиями или вовлекаются в какое-либо незаконное поведение, тогда жизненно важно принять соответствующие решения, чтобы предотвратить незаконное поведение в будущем, и соответствующим лицам необходимо дать предупреждение. Это распространяется и на экономическую деятельность.

6. Эффективное управление - когда люди работают над технологиями, им необходимо уделять должное внимание и уделять особое внимание их управлению и администрированию. Например, компьютеры и ноутбуки должны использоваться и храниться в чистом и сухом месте.

7. Право собственности на цифровые технологии и информацию. В разнообразных учреждениях и организациях широко используются технологии, и все члены организации выполняют свою работу, используя компьютеры и мобильные устройства. Поэтому во всех офисах имеется большое количество машинной техники. Люди имеют различную образовательную квалификацию, но важно, чтобы они обладали навыками и способностями владения цифровыми технологиями и информацией, об этом как правило консультируют при устройстве на работу.

8. Использование социальных сетей и других онлайн-сервисов в преподавании и обучении. Социальные сети и другие онлайн-сервисы предоставляют целый ряд инструментов, которые поддерживают инновационные методы работы и улучшают процесс совершенствования работников в области образования.

9. Этика и принципы - Люди используют цифровые технологии для своего личного использования, для подготовки проекта или задания, или отчета, или для общения с другими сотрудниками. Важно, чтобы они следовали этическим принципам. Эта технология не должна использоваться для причинения вреда или причинения вредных воздействий кому-либо.

На основании Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» информационная система определяется, как «совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств».

В настоящем Федеральном законе используются следующие основные понятия:

1) Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

2) Информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;

3) Информационная система - совокупность, содержащейся в базах данных информации и обеспечивающей ее обработку информационных технологий и технических средств;

Интенсивность и объем потока документооборота требует развития и внедрения новых форм управления, которые обеспечивают эффективность управления, а также оптимизируют циркуляцию информации внутри организации, образуя информационную среду.

Применение информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству, как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области. В этом смысле решение ключевых вопросов возможно посредством внедрения автоматизированных систем управления документированием, предоставляющим комплекс технических и программных средств, а также нормативным обеспечением, для которого установлены процессы и методы формирования/создания, обработки и сохранения документации.

В общем случае к основным задачам автоматизированной системы управления документов относятся:

1. Разработка документации и управление документооборотом.

2. Обеспечение оперативности в работе с документами.

3. Обеспечение надежности и безопасности обработки и хранения документов.

4. Обеспечение контроля при работе с документами.

5. Обеспечение наблюдаемости и управляемости документации и записей.

Проанализируем главные условия к современной автоматизированной системе управления документацией в фирме:

1. Осуществление основных вопросов документационного обеспечения управления в полном объеме. К ним принадлежат:

· подготовка документов;

· регистрация;

· контроль исполнения;

· поиск документов;

· хранение;

· справочная работа с массивом документов.

2. Общие методологические принципы построения системы. Указанное требование предполагает функционирование системы в рамках российского законодательства, стандартов государства, инструкций и требований.

3. Автоматизированная система управления документацией обязана осуществлять единоразовый ввод данных при многократном применении ее.

4. Автоматизированная система управления документацией в нынешних обстоятельствах обязана являться приспособленной к возможному расширению номенклатуры документов и параметров системы и быть способной к адаптации в соответствии с меняющимися требованиями пользователей.

Обобщая вышесказанное, можно сделать вывод о том, что главным результатом внедрения АСУД является создание в учреждении эффективного и действенного механизма управления, который охватывает все процессы управления.

На современном этапе рынок специализированных средств автоматизации документооборота представлен широким спектром продуктов, которые позволяют реализовать задачи автоматизации в широком диапазоне -- от учета бумажных документов до организации систем безбумажного делопроизводства.

Эффективность при использовании автоматизированной системы документооборота формируется из следующих составляющих:

- введение унифицированной технологии документооборота во всех подразделениях организации;

- уменьшение зависимости организации от персонала, как носителя знаний о технологии и правилах работы с документами;

- создание условий для ускоренного прохождения документов по организации;

- минимизация трудоемкости делопроизводственных операций. При этом следует отметить, что на этапе первичной регистрации, трудоемкость, наоборот, возрастает. Обусловлено это необходимостью ввода больших объемов информации;

Внедрение и функционирование автоматизированной системы управления документооборотом направлено не только на упорядочение информации, но и на обеспечение совместимости и повышение уровня информационного обеспечения с целью повышения эффективности реализации управленческих функций.

Приведенные требования и обоснование необходимой эффективности от внедрения АСУД предполагают осуществление глубокого анализа рынка программного обеспечения, исходя из целей, задач и особенностей функционирования организации, в которой предполагается использование системы.

Особое место в процессе использования цифровых технологий в системе документооборота организации отводится обеспечению безопасности информации.

В целях исполнения международных обязательств РФ, возникших после подписания и ратификации Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28 января 1981 года, был принят «Федеральный закон «О персональных данных», который регламентирует принятие необходимых организационных и технических мер для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним» [8].

Кроме того, принят ряд документов, которые образуют нормативную базу для построения систем защиты персональных данных. Среди них:

1. Положение об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных.

2. Совместный Приказ ФСТЭК, ФСБ и Мининформсвязи «Об утверждении порядка проведения классификации информационных систем персональных данных» (№55/86/20 от 13.02.2008);

3. «Положение о методах и способах защиты информации в информационных системах персональных данных, утвержденное приказом ФСТЭК России от 05 февраля 2010 года № 58 (зарегистрировано Минюстом России 19 февраля 2010 года № 16456)» [11].

4. Методика определения актуальных угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (утверждена Заместителем директора ФСТЭК России 14 февраля 2008 года);

5. Базовая модель угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (утверждена Заместителем директора ФСТЭК России 15 февраля 2008 года

Таким образом, в аспекте нормативного регулирования, законодательная база не всегда способна успевать за появляющимися технологиями.

Вывод по первой главе:

Итак, в данной главе нами были рассмотрены основные теоретические показатели, связанные с тематикой применения цифровых технологий в деятельности организации. В процессе теоретического обзора были сделаны следующие существенные выводы:

· В результате развития современных технологий, а также активно меняющегося бизнес пространства, организациям приходится быть гибкими и адаптивными, мониторить ситуацию с применением цифровых технологий на всех уровнях деятельности.

· Применение цифровых технологий не является обеспечением результативности и положительного влияния, многие компании хаотично применяли технологии в разных сферах и не готовили ни персонал, ни компанию, ни саму стратегию заранее.

· Аспект делопроизводства подвержен сильному влиянию цифровых технологий, так как компании стремятся оптимизировать документооборот на всех этапах и максимально его автоматизировать. Однако, здесь также следует быть внимательными и следить, чтобы технология не повысила вероятность ошибок и неверных результатов.

· Исходя из описанных опасений компаниям важно целиком и полностью следовать основам нормативного регулирования внедрения цифровых технологий, как внутренним, так и внешним. Здесь также могут быть недочеты и ошибки в отношении документов для отчетных органов, таких как налоговая служба, к примеру.



Глава 2. Анализ организации документооборота в компании ООО «Специнвестпроект»

2.1 Характеристика компании ООО «Специнвестпроект»

«ООО «Специнвестпроект» - динамично развивающаяся компания электроэнергетического сектора в Нижегородской области, крупнейшая компания в частном секторе по предоставлению транспортированию электроэнергии в Нижегородской области.

Основным видом деятельности ООО «Специнвестпроект» является оказание услуг по транспортировке электроэнергии от точки приема до точки выпуска электроэнергии через технические устройства электрических сетей, принадлежащих на праве собственности или взятых в аренду.

ООО «Специнвестпроект» осуществляет техническое присоединение (комплексная услуга), юридических или физических лиц в целях создания возможностей для потребления электроэнергии и предусматривает действительное (фактическое) присоединение энергопринимающих устройств заявителей к объектам сетевого хозяйства.

Управление компании ООО «Специнвестпроект» происходит в соответствии с законодательством РФ и Уставом Общества на базе сочетания прав и интересов трудового коллектива и собственников бизнеса» [17].

«Основными органами управления компании являются:

§ Общее собрание акционеров;

§ Совет директоров;

§ Генеральный директор.

Целью ООО «Специнвестпроект» является в максимальном удовлетворении потребностей потребителей (заказчиков) в обеспечении бесперебойного и качественного энергоснабжения» [17].

«Стратегической целью ООО «Специнвестпроект» является оказание качественных услуг, увеличение доли рынка за счет построения новых сетевых объектов, а также получение электросетевых объектов на праве аренды.

ООО «Специнвестпроект» является коммерческой организацией, существующей в виде общества с ограниченной ответственностью. ООО «Специнвестпроект» был создан учредителями.

Основным капиталом ООО «Специнвестпроект» являются электросети и электрические подстанции. Также на балансе организации есть два вида приборов учета:

1. Приборы учета, которые стоят на точке приема - 350 штук;

2. Приборы учета, которые стоят на точке отпуска электроэнергии - 5049 штук.

В 2000-х годах на балансе группы компании оказалось сетевое хозяйство. В 2003 г. собственниками бизнеса было принято решение о выделении в отдельную структуру бизнеса и создание общества с ограниченной ответственностью (ООО) «Специнвестпроект»» [17]..

«ООО «Специнвестпроект» осуществляет оказание услуг в сфере транспортировки электроэнергии от точки прима электроэнергии до точки выпуска электроэнергии, через устройства электрических сетей. Так же осуществляется техническое подключение новых потребителей (физические или юридические лица)..

Структура организации ООО «Специнвестпроект» является функциональной структурой управления. Генеральный директор ответственный за все основные решения влияющие на работу компании. Структура ООО «Специнвестпроект» состоит из следующих отделов (рис. 2).

1. Организационный отдел;

2. Бухгалтерия;

3. Отдел баланса;

4. IT отдел;

5. Отдел технической поддержки.

6. Юридический отдел» [17]

«Общая численность работников ООО «Специнвестпроект» составляет 29 человек, из них 18 (62%) женщин и 11 (38%) мужчин, в том числе 2 человека - управленческий персонал.

Компания во всех сферах деятельности стремится обеспечить своим сотрудникам максимально комфортные условия труда» [17]. Под каждый отдел выделено специальное помещение, у каждого работника есть рабочее место со системном блоком и новейшими экранами, которые были модернизированы летом 2019 года. Также каждый работник имеет полюс ДМС, на данный момент при выборе места работы также играет важную роль.

Итак, можно отметить, что копания является примером типичной организации энергетической отрасли. Далее в рамках данного исследования необходимо проанализировать систему делопроизводства в компании.

«Процесс транспортировки электроэнергии, реализуемый в компании включает электрические сети, в состав которых входят преобразователи, линии электропередач и распределительные устройства (трансформаторные пункты). ООО «Специнвестпроект» включает в себя в себя 350 трансформаторных пунктов по приему электроэнергии и 4500 трансформаторных пунктов по отпуска электроэнергии (рисунок 2.1). В состав электросетевого хозяйства ООО «Специнвестпроект» входит линии электропередач, трансформаторные подстанции и распределительные пункты» [17].

Рисунок 2. - Организационная структура компании

Основная деятельность предприятия - это осуществление транспортировки электроэнергии.

«К основным элементам системы электроснабжения относятся:

· источник питания;

· линии электропередачи от источника питания к предприятию;

· пункт приема электрической энергии;

· распределительные сети;

· приемники (потребители электроэнергии)» [17].

Производственный процесс можно представить следующими бизнес-процессами:

· Разработка продукта или услуги - согласование цены, методов и договорных и технических обязательств и условий энергоснабжения,

· Обеспечение производства - осуществление транспортировки электроэнергии, планирование иди производство ремонта или замены оборудования,

· Выставление счета и обслуживание потребителя - осуществление расчетов, обмен документацией, контроль дебиторской задолженности, работа с жалобами,

Данные бизнес процессы относятся именно к производственному блоку осуществления работы компании.

Организация процесса управления имеет функциональное разделение труда при линейном подчинении, у каждого из отделов есть руководитель, а также отделы коммуницируют друг с другом:

· Бухгалтерия - учет финансово-хозяйственной деятельности предприятия, финансовое планирование и финансовый контроль.

· Технический отдел - обеспечение работоспособности транспортных средств и специальных механизмов

· Юридический отдел - юридическое обеспечение работы предприятия,

· IT-отдел - техническая поддержка процессов.



2.2 Организация системы делопроизводства в компании ООО «Специнвестпроект»

В данный период времени в компании используется смешанный документооборот - а именно ряд документов создаются и обрабатываются в электронном виде, а остальная часть -создается в электронном виде, но потом распечатываться и проводится уже в бумажном виде. Из чего следует, что в данный момент не существует одной формы ведения документооборота в компании.

Для начала приведем модель системы документооборота в целом для организации в виде контекстной диаграммы:

Рисунок 3. Система документооборота ООО «Специнвестпроект».

1. Прямоугольник на рисунке обозначает основную бизнес-функцию. Стрелки имеют несколько назначений:

- Входящие в прямоугольник слева обозначают вход, т.е. то, что преобразуется основным функциональным входом;

- Те, что входят в прямоугольник снизу, означают механизм исполнения - то, что непосредственно реализует моделируемое действие;