Поняття про документи і діловодство

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВСТУП

З далеких часів дійшли до нас різні види документів за допомогою яких можна дослідити історію розвитку суспільства в цілому, його окремих елементів або напрямків розвитку. Необхідність у складанні документів виникла одночасно з появою писемності. Існує думка, що саме потреба у складанні різних документів і викликала появу писемності, як засіб збереження різного виду інформації (торгівельних, державних угод тощо).

Поняття „документ” є центральним, фундаментальним в документознавстві. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що є об`єктами практичної діяльності зі створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, зберігання, пошуку, розповсюдження та використання документної інформації в суспільстві.

Документ - формалізоване, узагальнююче поняття, що характеризує матеріальний об`єкт, в якому на конкретному матеріальному носії за допомогою різних знакових систем при застосуванні різних способів документування закріплюється соціально важлива інформація для передачі її в просторі і часі.

Поняття „документ” існує дуже давно і з точки зору гносеології нараховує вже кілька століть. Існує дуже багато визначень даного поняття. Слово „документ” (від лат. Documentum - взірець, доказ, свідоцтво) походить від дієслова „docere” - вчити, навчати.

Корені цього слова походять від індоєвропейської прамови, де вона мало значення жесту простягнутої руки, пов`язаного з передачею, прийомом, або отриманням чого-небудь.

За іншою версією, слово “dec”, походить від числа десять, що символізує кількість пальців у двох простягнутих долонях.

Поступово корінь “dec” було замінено на “doc” в слові “doceo” - вчу, навчаю, від якого були утворені слова “doctor” - вчений, “doctrina” - вчення, “documentum” - той, що вчить, повчальний приклад.

Поняття документу широко використовується в різних сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одне або кілька своїх власних визначень даного поняття у відповідності до специфіки тих об`єктів, яким надається статус документу. Звідси й багатозначність (полісемічність) цього поняття, що ускладнює спілкування та взаєморозуміння між фахівцями документо-комунікаційної галузі.

Систематизація, узагальнення різних значень, що включає поняття „документ”, класифікація його різних видів, стандартизація і уніфікація всіх процесів, що пов`язані з документуванням, вдосконалення методів та способів документування - ось далеко не повний перелік завдань теоретичного і практичного документознавства та діловодства на сучасному етапі.



1. ПОНЯТТЯ ПРО ДОКУМЕНТИ І ДІЛОВОДСТВО

1.1 Поняття про документ

В українській мові слово «документ» з'явилося наприкінці ХVІІ - на початку ХVІІІ століття й позначало папери, що підтверджують чиїсь права, законність володіння чимось, законність певних дій - тобто мали юридичну силу. Слово “документ” витіснило з ужитку власне українські - грамота, лист, листовне письмо, що використовувалися на позначення таких же реалій.

У сучасній українській мові слово “документ” означає:

Діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось; у праві - складений відповідно до вимог закону акт, що посвідчує факти, які мають юридичне значення (диплом про освіту, заповіт тощо);

Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка);

Історично достовірні письмові джерела (грамота, малюнок, твір тощо);

Матеріальний об'єкт, в якому міститься та чи інша інформація, призначена для передачі її у часі та просторі (наприклад, фотоплівка, перфокарта та ін.).

Таким чином, документ - це письмовий діловий текст про факти, події, явища об'єктивної дійсності, який побудовано за певною схемою та який виконує конкретну, тільки йому властиву, функцію.

Документ - це основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим й оформленим, повинен містити конкретні й реальні пропозиції та вказівки. У найширшому значенні слово “документ” сьогодні визначається як засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності та розумову діяльність людини. Документом ще називають будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття. Такі документи - найчастіше це постанова державних органів - мають назву акт.

Документ має правове й господарське значення, зокрема може служити писемним доказом, а також бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Документи також надають можливість відтворити факти діяльності установи, організації чи підприємства.

Управлінський документ містить інформацію, що виникла й використовується в галузі управління. Такий документ - це, насамперед, носій інформації, а водночас і своєрідний “матеріал”, “сировина для обробки”. Це стосується, перш за все, цифрової та облікової документації, обробка якої добре механізується, а також - документів організаційно-розпорядчого характеру, де переважає словесний текст.

Частина документів - планування, звітність, ділове листування - призначена для безпосереднього сприймання й оперування; вони повинні бути особливо зручними для читання.

Поняття високої культури діловодства й культури мови документів реалізується в таких конкретних вимогах:

документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції;

документ не може суперечити діючому законодавству й директивним вказівкам керівних органів;

документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні й реальні пропозиції чи вказівки;

документ слід складати за встановленою формою;

документ має бути бездоганно відредагованим та оформленим.

Зовнішній вигляд документа є незаперечним свідченням стилю роботи управління, дисципліни та особистої культури працівників.



1.2 Класифікація документів

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732 - 94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення»). Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Документи класифікуються за такими ознаками:

спосіб фіксації інформації;

зміст;

назва;

вид;

складність;

місце складання;

термін виконання;

походження;

гласність;

юридична сипла;

стадія виготовлення;

термін зберігання;

рід діяльності та інше.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

письмові, до яких належать усі рукописні та машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, карти, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

фото - й кінодокументи - такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно - та фотоплівки та фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на:

організаційно-розпорядчі;

фінансово-розрахункові;

постачально-збутові та інше.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);

розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

особові офіційні ( пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють: накази, протоколи, положення, розпорядження, вказівки, інструкції, правила, статути, звіти, ордери, плани, службові листи, заяви тощо.

За видами документи поділяють:

типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

Індивідуальні, які створюються кожного разу по новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

За складністю документи бувають:

прості, що містять інформацію з одного питання;

складні, які містять інформація щодо двох і більше питань.

Слід урахувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі документи: внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи) і не виходять за його межі; зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають: термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»; нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяються на: службові, що стосуються діяльності підприємства(організації, установи, фірми); офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають: звичайні; для службового користування (ДСК); таємні; конфедиційні та інші. За юридичною силою документи поділяються на справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: чинні, нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;. фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи: оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів; копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

Оформлення документів визначено певними стандартами, розробленими державним комітетом стандартів.

1.3 Поняття про діловодство

Сукупність управлінських організацій з утворення, реєстрації, руху, організації контролю виконання документів, формуванню справ, підготовки документів до зберігання називається - діловодством. Діловодство - від старовинного «виробництво справ» - процес прийняття рішень на підставі документів.

Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Основними елементами діловодства є письмові документи і документування, а саме створення документів.

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації.

Складові частини діловодства - система документації, система документування, організація роботи з документами.

Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних між собою таким чином, що являють собою єдине ціле із своїми специфічними рисами. Існує багато систем документації. Наприклад, система управлінських документів, яка має багато підсистем - функціональні, міжгалузеві та галузеві системи. До функціональних систем належить планова, матеріально-технічна, звітно-статистична. До галузевих систем належать документи, які стосуються певної галузі в країні. До міжгалузевих - документи, що стосуються двох чи більше галузей. Ці системи поділяються на підсистеми, останні - на більш дрібні сукупності документів.

Система документування - це сукупність процесів і прийомів створення всієї документації в установах, на підприємствах, в організаціях, в ході здійснення ними своїх функцій. Документування охоплює всі операції по складанню, погодженню, затвердженню, оформленню і виготовленню документів. Система документування передбачає наявність відповідних вимог і нормативів створення документів. Такі нормативи закріплені законодавчо у вигляді Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), інструкціями, відомчими норматичними документами з питань діловодства.

Основні положення ЄДСД розповсюджуються на організаційно-розпорядчу документацію. Деякі положення є обов'язковими для виконання, інші мають рекомендаційний характер.

Організація роботи з документами - це створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів в діловодстві. Сюди входить прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування справ, довідково-пошукова робота, передархівна обробка, збереження і використання документів.

У діловодстві розрізняють:

Адміністративне (загальне) діловодство - це операції по документуванню розпорядчої і виконавчої діяльності організації чи підприємства.

Документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої і виконавчої діяльності органів державного управління називаються організаційно-розпорядчою документацією (ОРД).

Організаційно-розпорядча документація створюється і використовується в різних органах управління - Кабінеті міністрів, міністерствах, відомствах, установах, школах, лікарнях, на підприємствах та ін.

Усі документи системи ОРД можна поділити на 5 груп:

організаційні (положення, статути, інструкції, правила);

розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази в загальних рядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази в загальних питаннях, вказівки);

довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, відгуки, доповіді, звіти, договори та ін.);

з кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики та ін.);

особисті офіційні документи (пропозиції, заяви, скарги громадян, автобіографії, розписки, доручення та ін.).

Застосування стандартів ОРД для організацій, установ і підприємств країни стало підготовкою до уніфікації систем документації, які використовуються в управлінні.

Уніфікація - це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів управлінських документів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм та правил складання та оформлення документів. Уніфікація документів включає їх стандартизацію, зменшення кількості видів та різновидів документів, встановлення певного кола ділових паперів з допомогою яких здійснюється управлінська діяльність.

Спеціальне діловодство - це робота з документами, специфічними для кожної із функцій управління, а також для таких областей діяльності як транспорт, зв'язок, статистика, юриспруденція, військова справа. Серед спеціального діловодства розрізняють: бухгалтерське, нотаріальне, військове, діловодство по особовому складу установи та ін.

Діловодство в установах організовується в залежності від їх виду, особливостей роботи, об'єму документообігу. Об'єм документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних, внутрішніх документів за рік.

В залежності від об'єму документообігу установи поділяються на чотири категорії: з об'ємом документообігу понад 100000 документів на рік; від 25000 до 100000 документів; 10000-25000 документів на рік; до 10000 документів на рік.

У залежності від структури установи і об'єму документообігу система ведення діловодства може бути:

а) централізована - застосовується в установах з документообігом до 10000 документів на рік, з невеликою кількістю структурних підрозділів;

б) децентралізована - в установах з територіально відокремленими структурними підрозділами і документообігом понад 100000 документів на рік.

Відповідно до діючого законодавства органи управління створюють:

Кабінет міністрів - постанови і розпорядження;

міністерства - накази, інструкції, вказівки;

державні комітети і комісії - постанови, інструкції, вказівки;

головні управління та управління при КМУ - накази, інструкції, вказівки;

виконкоми Рад народних депутатів, їх управління та відділи - рішення (виконкоми), розпорядження (виконкоми), накази (управління та відділи виконкомів);

власники промислових та виробничих об'єднань, фірм, трестів - накази, інструкції, вказівки;

власники, підприємств, установ, організацій - накази, інструкції, розпорядження (підприємства), вказівки.

Управлінські документи мають свої особливості:

створюються і використовуються органами управління у відповідності із встановленою компетенцією і поставленими завданнями;

служать засобом закріплення функцій органів управління;

функцій органів управління;

містять інформацію довідкового і правового характеру, відображають природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;

процес їх створення, форма, зміст, межі дії регулюються правовими нормами, що надає їм загальнообов'язковість виконання.

Сукупність дій органів управління по створенню і використанню документів називається документуванням управлінської діяльності.

Органи управління з найбільш важливих питань видають постанови, рішення,накази; а з менш важливих - розпорядження, вказівки.



2. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ

документ оброблення копія дублікат

Порядок організації роботи з документами, на підприємствах, установах, організаціях, як правило, регулюється інструкцією з діловодства. Реєстрація документа -- це фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення -- реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Вона проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації. Реєстрація документів повинна здійснюватися централізовано в канцелярії або секретарем. Як правило, місце реєстрації документів визначається в інструкції з діловодства установи.

На підприємстві реєстрації підлягають документи, які потребують обліку, виконання й використання з додатковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються й використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян, а також як традиційні машинописні документи, так і створені за допомогою ПК.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в установі лише один раз: вхідні -- у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; створювані в установі -- у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора й змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти і кореспонденція Верховної Ради, Президента та Кабінету Міністрів; накази установи з основної діяльності: про прийняття, переведення, звільнення, сумісництво працівників, про надання відпусток, відрядження; з адміністративно-господарських питань; рішення колегії установи, акти ревізії фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

Під час реєстрації документа надається умовне позначення -- реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.

Для реєстрації всіх документів використовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення ПК.

Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік.

В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії структурного підрозділу, в який картка передається разом з документом). У разі постановки документа на контроль виготовляються три примірники картки. Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік. Як правило, картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Перша частина картотеки використовується для пошуків документа у процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання. Друга -- для пошуків виконаних документів з певного питання.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних ПК. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки (РКК), побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа, автор-коренспондент; дата та індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція; відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання. Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби доповнюють такими відомостями: виконавець, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів може визначатися самою установою.

У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі -- центральний банк реєстраційних даних.

Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи й місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна дотримуватися сумісність традиційної й автоматизованої систем реєстрації та пошуків. Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації й точне місцезнаходження документа в певний час.

При реєстрації документи поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо. Це вихідні документи, вхідні документи, внутрішні документи.

При реєстрації кожної групи документів повинні застосовуватися єдині уніфіковані способи присвоєння номерів.

Внутрішні документи і комерційні контракти за умови невеликих обсягів і забезпечення їх повного збереження рішенням керівництва підприємства можуть не реєструватися. У такому випадку документу присвоюється порядковий номер, наступний за номером останнього, підшитого у відповідну справу. Зразки реєстраційних документів додаються.

Перелік обов'язкових реквізитів для заповнення реєстраційно-контрольної картки

Реквізити	Пояснення до заповнення
Назва виду документа	Заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється Під час реєстрації листів графа не заповнюється
Автор (кореспондент)	Під час реєстрації документа, що надійшов, записується найменування установи (особи) -- автора документа Під час реєстрації документа, що Відправляється, записується найменування установи (особи) -- кореспондента Допускається застосування скороченого найменування установи
Дата документа	Дата, надана документу установою-автором, переноситься на РКК трьома парами арабських цифр (число, місяць, рік)
Індекс документа	Індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або Іншими Індексами
Індекс документа	Індекс, наданий документу установою-автором, переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється
Дата надходження	Дата надходження документа в установу переноситься на РКК з реєстраційного штампа трьома парами арабських цифр
Індекс надходження	Індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або Іншими Індексами
Заголовок документа або короткий зміст	Переноситься заголовок, сформульований на документі У разі відсутності заголовка він формулюється відповідно до правил
Резолюція	Переноситься на РКК з документа основний зміст доручення, прізвище автора й дата резолюції
Відповідальний виконавець	Прізвище, Ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, можливе зазначення номера телефону
Термін виконання	Проставляється число, місяць, рік -- трьома парами арабських цифр Під час реєстрації Ініціативного документа, що відправляється, записується очікувана дата отримання ВІДПОВІДІ
Відмітка про виконання	Короткий запис вирішення питання по суті або дата та Індекс документа-відповіді

Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою

1. Листи, що надійшли в копії до відома.

2. Телеграми й листи про дозвіл на відрядження й відпустки.

3. Повідомлення про засідання, наради, збори й порядок денний.

4. Графіки, наради, заявки, рознарядки.

5. Зведення та інформація, надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

8. Прейскуранти (копії).

9. Норми витрати матеріалів.

10. Вітальні листи й запрошення.

11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

12. Наукові звіти за темами.

13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

14. Форми статистичної звітності.

Реєстрацію документів можна розглянути як початковий етап контролю за виконанням.

Метою контролю за виконанням документів на підприємстві є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких визначене завдання.

Обов'язковому контролю виконання підлягають такі документи: закони України; постанови Верховної Ради; укази, розпорядження та доручення Президента; постанови та розпорядження Кабінету Міністрів; запити та звернення народних депутатів України.

Відповідальність за виконання документів несуть особи, зазначені в розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці. Якщо документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим. Контроль за виконанням документів на підприємствах покладається на канцелярію, секретаря або на спеціально створену контрольну службу. За вказівкою керівництва контроль за виконанням може бути покладений на працівника підприємства, який не має відношення до діловодства.

Строки виконання документів

У діловодстві документи можуть поділятися на дві групи:

із зазначеним строком виконання;

без зазначеного строку виконання.

Строки виконання документів можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства. Документи без зазначення строків виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а з позначкою "терміново" -- протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. Строк виконання може бути замінено лише за вказівкою посадової особи, яка її встановила, а в разі її відсутності -- посадової особи, яка її заміщає. При потребі строк може бути продовжений на обґрунтоване прохання виконавця, яке подається не пізніш як за три робочі дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначеного строку -- до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

Перелік документів із зазначенням строків виконання

Депутатський запит -- не пізніш як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України.

Звернення народного депутата України та депутата місцевої ради народних депутатів -- протягом не більш як 10 днів з дня одержання.

Листи-доручення та листи-запити установ вищого рівня -- до зазначеного в них строку або протягом ЗО днів.

Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження й повідомлення рішень за ними у 15-д енний строк з дня одержання.

Телеграми, у яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, -- до 2 днів, решта -- протягом 10 днів.

Здійснення контролю за виконанням документів

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

* постановку документів (доручень) на контроль, на формування картотеки контрольованих документів;

* перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

* попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

* облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

* інформування керівника про підсумки та хід виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

* зняття документів з контролю;

* формування картотеки виконаних документів.

На державних підприємствах, а також у фірмах, які мають великий обсяг документообігу, контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках. Під час взяття документів на контроль на лівому полі проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки. РКК документів, що знаходяться на контролі, групуються у спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо). Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до РКК у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.

В установі з обсягом документообігу понад 25 тисяч документів на рік періодично складаються й надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки не виконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби. В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконанням може здійснюватися за допомогою ПК. При автоматизованій формі контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, строком виконання й змістом.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені питання вирішені й кореспонденту дано відповідь по суті. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль, при цьому на документі й РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа й зняття його з контролю вносяться до РКК.

2.1 Порядок проходження і оброблення вихідних документів

Відправлені організацією документи називаються вихідними. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються й надсилаються в день їх одержання від виконавців або не пізніше наступного дня. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації.

Під час прийому від виконавців вихідних документів секретар обов'язково перевіряє:

* правильність оформлення документа й розміщення на ньому всіх реквізитів;

* правильність зазначення адреси;

* наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

* наявність віз на копії документа, що залишається у справах установи;

* наявність на документі відмітки про додатки;

* відповідність кількості примірників кількості адресатів.

На оригіналах документів, які підлягають поверненню, у верхній частині правого поля першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".

Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті в такому разі проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в ньому. Вихідні документи, як і вхідні, підлягають реєстрації. У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа й номер справи, у якій буде зберігатися його копія. Документи, які доставляються на підприємства кур'єром, передаються адресатам під розписку в розносній книзі.

Оригінали таких документів, як накази, плани, звіти, протоколи тощо, залишаються в установах, які є авторами цих документів, в інші установи надсилаються їх завірені копії.

Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв -- збереженою на них інформацією. Копія супровідного листа обов'язково підшивається до справи на загальних умовах.

2.2 Порядок проходження і оброблення вхідних документів

Правильна організація роботи з документами на підприємствах полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документальної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення чи передачі в архів.

Усі документи, що надходять до установи, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії або секретарем. Як правило, у канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис "особисто". У разі пошкодження конверта робиться відмітка в поштовому реєстрі. Конверти зберігаються й додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні конкретні документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресату.

Документи, що надійшли до установи у вигляді службових листів, підлягають попередньому розгляду, який здійснюється керівником канцелярії або секретарем. Вхідні документи можуть бути доставлені поштою, з кур'єром, у вигляді факсимільного або електронного повідомлення.

Метою попереднього розгляду документів є поділ їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом установи або виконавцями, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватися в день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми, факси розглядаються негайно.

Керівництву установи в першу чергу передаються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради, Президента, Кабінету Міністрів, органів виконавчої влади, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи й потребують вирішення керівництвом. Інші документи передаються у структурні підрозділи й виконавцям.

Документи, що надійшли до установи, проходять такі етапи:

* первинна обробка;

* попередній розгляд;

* реєстрація;

* розгляд документів керівництвом;

* направлення для виконання;

* контроль за виконанням;

* виконання документів;

* підшивка документів до справ.

Попередній розгляд документів здійснюється з метою розподілу їх на такі, що повинні бути зареєстровані, і такі, що не підлягають реєстрації.



СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Бондарева Т. М. Секретарское дело. -- М.: Высш. шк., 1995.

2. Бурнашова Г. А. Делопроизводство. -- М.: Высш. шк., 1989.

3. Веселое П. В. Современное деловое письмо в промышленности. -- М.: Изд-во стандартов, 1990.

4. Воробьев Л. И., Щёкин Г. В. Делопроизводство, учет и отчетность в кадровой службе. В 5 ч. -- К.: ВЗУУП, 1990.

5. Головач А. С. Оформление документов. --К.; Донецк: Выщашк., 1983.

6. Демидова А. К., Смирнов Е. А. Коммерческая корреспонденция. -- М.: Русский язык, 1985.

7. Діденко А. Н. Сучасне діловодство. -- К.: Либідь, 1998.

8. Коваль А. П. Ділове листування. -- К.: Либідь, 1992.

9. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. -- М.: ИНФРА-М, 1998.

10. Мурашко М. І. Довідник для підприємців-роботодавців та працівників відділу кадрів підприємств, установ та організацій. -- К., 1994.

11. Организация работы с документами: Учебник / В. А. Кудряев и др. -- М.: ИНФРА-М, 1998.

12. Паламар Л. М., Кацівець Г. М. Мова ділових паперів. -- К.: Либідь, 1993.

13. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління. -- К.: МАУП, 1997.

14. Пастори Л. Коммерческая корреспонденция: Пер. с нем. С. С. Курбатовой. -- Обнинск: Титул, 1995.

15. Потелло Н. Я. Українська мова і ділове мовлення. -- К.: МАУП, 1996.

16. Плотникова А. В. Деловая переписка с зарубежным партнером. --К.: МП "Мира", 17. Рожнов В. С. Загальне і кадрове діловодство. -- К.: ТКК "Персонал", 1996.

18. Секретарь-референт І Т. В. Кузнецова, Г. А. Андреева и др. -- М.: АО "Бизнес-школа", 1995.

19. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. -- М.: ПРИОР, 1998.

20. Типова інструкція з діловодства від 17.10.97 № 1153. 1992.

21. Шахматов О., Кримський А. Нариси з історії укр. мови та хрестоматія з пам'ятників письменської староукраїнщини ХІ-ХIII вв. К., 1924; КІУЛМ, т. 1-2. К., 1958-61;

22. Хрестоматія мат-лів з історії укр. літ. мови, ч. 1 -- 2. К., 1959 -- 61; Жовтобрюх М. А. Мова укр. преси (До серед, дев'яностих років XIX

ст.). К., 1963;

23. Плющ П. П. Історія укр. літ. мови. К., 1971; Мова і час. Розвиток функц. стилів сучас. укр. літ. мови. К., 1977;

24. Русанівський В. М. Джерела розвитку східнослов'ян. літ. мов. К., 1985; Житецький П. Г. Вибр. пр. Філологія. К., 1987;

25. Кулешов С. Г. Новий погляд на структуру документознавства // Вісн. Кн. палати. - 2003. - № 10. - С. 24-27.

26.Кулешов С. Перспективні напрямки наукових досліджень у спеціальному документознавстві // Cтудії з архівної справи та документознавства - К., 2004. Т. 12. - 278 с.

27.Слободяник М. Структура сучасного документознавства // Вісн. Кн. палати. - 2003. - № 4. - С. 18-21.

29.Столяров Ю. Від діловодства - до документознавства, від документознавства - до документології // Вісн. Харк. держ. акад. культури. - 2004. - Вип. 14. - С. 96 - 104.

Размещено на Allbest.ru