Комп’ютерні форми обліку, їх особливості та аналіз

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Форма бухгалтерського обліку визначається як певна система взаємозв'язку облікових (аналітичних і синтетичних) регістрів встановленої форми та змісту, послідовність і способи здійснення в них записів [6, с. 43]. Проте при комп'ютеризації бухгалтерського обліку, коли матеріальна основа облікових регістрів зникає, головними складовими стають технологія і організація облікового процесу з відповідними способами, технікою документування й облікової реєстрації [5, с. 259]. А тому питання організації побудови комп'ютерної форми бухгалтерського обліку стає важливим питанням бухгалтерського обліку при впровадженні інформаційних технологій в облік.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Вчені наводять різні визначення комп'ютерних форм обліку: автоматизована (проф. А.М. Кузьмінський [5], С.І. Волков [1]); діалогово-автоматизована (В.П. Завгородній [2]); таблично-автоматизована (проф. Т.А. Краєва, Ю.Я. Литвин); машинно-орієнтовна (проф. Я.В. Соколов , Н.М. Ткаченко, М.Ф. Огійчук); комп'ютерна (проф. Ф.Ф. Бутинець, М.С. Пушкар); архівно-комп'ютерна (проф. М.Ф. Кропивко, П.Т. Саблук [7]); безпаперова (С.І. Синяк) тощо. Але всі ці поняття форм можна об'єднати в три основні напрямки: таблично-перфокартна форма обліку, спрощена комп'ютерна форма обліку та прогресивні комп'ютерні форми обліку.

В свою чергу, серед прогресивних комп'ютерних форм обліку можна виділити архівно-комп'ютерну форму обліку (М.Ф. Кропивко [7]), комп'ютерно-комунікаційну форму обліку (Ф.Ф. Бутинець, С.В. Івахненков [3]) та концептуальну модель автоматизованої обробки облікової інформації (В.П. Завгородній, В.В. Сопко [2, 8]).

Виділення невирішених частин загальної проблеми. Різноманітність запропонованих комп'ютерних форм обліку приводить до різних напрямків ведення обліку, що ускладнює ведення обліку на місцях. Крім того, деякі з запропонованих комп'ютерних форм обліку взагалі базуються на ручних формах обліку, переносячи правила ручного обліку на комп'ютерний облік, що призводить до значного падіння ефективності від використання комп'ютеризації обліку.

Формування цілей статті (постановка завдання). Ціллю статті є проведення аналізу існуючих комп'ютерних форм обліку, виділення їх сильних сторін та узагальнення існуючих форм обліку з врахуванням сучасних потреб від комп'ютеризації бухгалтерського обліку. Основними методами дослідження стали: метод синтезу і аналізу, монографічний метод, метод порівняння тощо.

Виклад основного матеріалу дослідження. Починаючи розгляд комп'ютерних форм обліку слід наголосити, що таблично-перфокартну форму обліку, навряд чи можна назвати повноцінною комп'ютерною формою, оскільки складний процес підготовки даних для обробки на обчислювальних машинах, а також процес власне обробки здебільшого потребували великого обсягу ручної праці. Це пояснювалося обмеженими можливостями обчислювальної техніки. Таблично-перфокартна форма стала перехідним етапом між ручними формами обліку та комп'ютерною формою обліку. Для таблично-перфокартної форми обліку були характерні такі недоліки: досить трудомістка система підготовки вхідної інформації; великий обсяг паперових носіїв вихідної та результативної інформації; недостатня автоматизація облікових робіт; недостатня оперативність формування результатних даних; низька продуктивність і потужність обчислювальної техніки.

Розвиток і здешевлення персональних комп'ютерів стали одними з факторів виникнення нової спрощеної комп'ютерної форми обліку. Характерна риса такої форми обліку - часткова комп'ютеризація облікового процесу, при якій здійснюється комп'ютеризація лише окремих ділянок обліку. Обробка облікової інформації при цій формі обліку в сільськогосподарських підприємствах передбачає певну послідовність. У бухгалтерії підприємства встановлюють персональний комп'ютер із необхідним технічним устаткуванням і програмним забезпеченням. Первинні документи оформлюють ручним шляхом. Далі інформацію з первинних документів вводять у комп'ютер за допомогою клавіатури або скануючих пристроїв. При цьому визначають необхідність комп'ютеризації тієї чи іншої ділянки обліку в залежності від потреб і можливостей підприємства. У виробничих структурних підрозділах спідприємства або(і) у місцях, де здійснюються господарські операції (тобто там, де виникає вихідна інформація), по можливості ставлять термінальні пристрої. У такому випадку первинні документи надходять по лініях зв'язку вже в електронному вигляді. Якщо підприємство немає ліній зв'язку між бухгалтерією й окремими виробничими структурними підрозділами, документи передаються кур'єрським способом. Далі обробка облікової інформації проходить автоматизовано. Контроль за обробкою та відображення результативної інформації відбувається у графічному або текстовому вигляді електронної інформації на екрані монітора комп'ютера або шляхом роздрукування у вигляді паперових аналогів за допомогою принтера.

Спрощена комп'ютерна форма обліку дає змогу підвищити ефективність аналітичного обліку по комп'ютеризованих ділянках обліку. Так, аналітичний облік можна вести з неоднаковим рівнем деталізації та широкою номенклатурою аналітичних об'єктів, по-скільки всі складні розрахунки й аналіз виконує комп'ютер. Також вирішується проблема оперативності одержання комп'ютеризованих даних бухгалтерського обліку. Після введення первинної інформації розрахунок і формування облікових регістрів відбувається автоматично (відповідно до алгоритму комп'ютерної програми, що використовується).

Проте проблема зменшення трудомісткості праці вирішується лише частково. Спрощена комп'ютерна форма обліку дозволяє лише автоматизувати накопичення, обробку (розрахунок) і зберігання облікової інформації. При цьому первинні документи формуються вручну. Це призводить до додаткових затрат праці по їх обліку та наступному переведенні в електронний вигляд. Крім того, можуть виникати ускладнення при переносі даних з некомп'ютеризованих ділянок обліку.

Архівно-комп'ютерна форма обліку ґрунтується на використанні автоматизованих архівів документів, організованих за ідеологією баз даних. Принципи цієї форми такі:

- збір і реєстрація первинної (облікової, планової, нормативної та іншої) інформації проводяться залежно від умов й економічної доцільності автоматичним, автоматизованим, механізованим і ручним способами з використанням технічних засобів для електронного документування або виготовлення електронних копій паперових документів;

- систематизація і зберігання облікових, планових, нормативно-договірних та інших електронних документів організовується з використанням Державного класифікатора управлінської документації (чинний - ДК 010-980) в автоматизованому поточному архіві електронних документів (автоматизованому банку); а для тривалого зберігання - в комбінованому архіві документів (як паперових, так і електронних);

- узагальнення (групування) інформації для ведення фінансового обліку виконується в процесі бухгалтерської обробки електронних документів з організацією регістра фінансового обліку - бази у форматі стандартизованих бухгалтерських проводок (або записів у системі бухгалтерських рахунків);

- узагальнення (групування) інформації для ведення управлінського обліку виконується на автоматизованих робочих місцях (АРМ) спеціалістів-управлінців і службовців відповідних рівнів шляхом розпаралеленого пошуку інформації в автоматизованому архіві електронних документів з організацією робочих регістрів управлінського обліку у форматі показників, які характеризують об'єкти обліку, аналізу та контролю;

- обробка обліково-аналітичної інформації на АРМах для цілей обліку, аналізу та звітності виконується з використанням робочих регістрів управлінського обліку й автоматичним одержанням (у пакетному або діалоговому режимах) бухгалтерських і статистичних звітів, аналітичних таблиць, графічних документів, при необхідності - паперових облікових регістрів [7].

Основа її побудови - модульна. Так, пропонується в підприємствах використання наступних модулів: „Архівного господарства”, “Управління персоналом”, “Управління виробництвом”, “Управління маркетинговою діяльністю”, “Управління фінансовою діяльністю”, „АРМ керівника підприємства”.

Як бачимо, ця форма обліку передбачає можливість розвитку й розширення за рахунок залучення додаткових модулів. Серед її недоліків можна вказати використання лише Державного класифікатора управлінської документації. Це, у свою чергу, може обмежувати аналітичні можливості цієї форми обліку, оскільки в сучасних умовах дедалі більшого значення набуває оперативність розрахунків аналітичної інформації, і тому потреба в „нестандартних” вихідних формах документації зростає.

В основі комп'ютерно-комунікаційної форми обліку є:

- електронний обліковий регістр, який представлений: а) базою даних на технічних носіях інформації, що призначена для накопичення та зберігання облікової інформації; б) змінними величинами, що тимчасово створюються в пам'яті комп'ютера для систематизації та узагальнення облікових даних; в) відеограмами та машинограмами, призначеними для візуального відображення результатної інформації;

- бездокументний збір первинних даних за допомогою периферійних пристроїв та їх передача за допомогою засобів комунікації дистанційними каналами до комп'ютерів як основний спосіб здійснення документування господарських операцій;

- інформація, яка відображає відхилення по тих або інших господарських операціях (наприклад, відхилення від встановлених нормативів, планових завдань тощо), і яку можна отримати автоматично за запитом;

- на підставі вхідних первинних даних, одноразово зафіксованих на електронних носіях інформації, здійснюється інтегрована обробка облікових даних з необхідним рівнем деталізації й оперативності. При цьому використовується єдина інформаційна база даних, що накопичує необхідну для системи обліку інформацію;

- одноразове введення даних - обліковий запис перетворюється на облікову фразу, що призначена для перенесення даних на комп'ютерні носії та їх обробки в комп'ютеризованій системі обліку;

- один журнал хронологічного запису - багато регістрів систематичного запису. За обліковими фазами формується єдиний електронний обліковий регістр - Журнал господарських операцій, хоча більшість програм для комп'ютеризації бухгалтерського обліку дають змогу переглядати інформацію у вигляді журналів-ордерів, відомостей тощо;

- один синтетичний рахунок з багатьма аналітичними рахунками. Кількість рахунків аналітичного обліку залежить від мети, що поставлена керівництвом перед обліком і нічим не обмежується;

- звітна інформація виводиться у визначений строк, а робоча (довідки, звіти для управлінських працівників) у будь-який момент може бути отримана за запитом - дані для цих документів одержують шляхом вибірки Журналу операцій за певними алгоритмами [3, с.249-251].

Недоліком цієї форми обліку є те, що недостатня увага приділяється інтеграції облікової системи, що базуватиметься на цій формі обліку, з системою управління та виробництва. Крім того, остаточно не розроблений алгоритм функціонування самої форми обліку.

Форма обліку, в основі якої лежить концептуальна модель автоматизованої обробки облікової інформації, базується на таких принципах:

- принципі трирівневої системи, кожна з яких вказує на стадії облікового процесу (збирання та реєстрації первинної інформації, систематизація й узагальнення, формування та аналіз зведених даних);

- включення бухгалтера в динамічний процес автоматизованого управління завдяки розвиненим засобам оперативної взаємодії і різноманітної програмної підтримки інтелектуальних функцій;

- створення АРМ для кожного управлінського працівника і забезпечення доступу до всієї інформації, що функціонує в системі управління;

- використання безпаперової технології функціонування системи (дає змогу використовувати АРМ для вирішення оперативних питань у реальному масштабі часу);

- модульності й ергономічності. Принцип модульності передбачає поєднання АРМ з іншими елементами інформаційної системи управління підприємства або діючими системами з мінімальними витратами і без переривання функціонування. Принцип ергономічності потребує створення АРМ, які забезпечували б комфортні умови праці;

- можливості творчого і незалежного розв'язання управлінських задач на АРМ [8, с.89-92].

Метою цієї форми обліку є безпосереднє формування управлінського рішення на базі вихідної облікової інформації про стан управлінського об'єкта, методів, засобів оптимізації, прийняття рішень і досвіду бухгалтерського й управлінського персоналу [2]. При цьому враховуються широкі можливості облікового апарату. Серед її недоліків можна вказати недостатню увагу до питань формування вихідних даних, видів й форм їх відображення.

Як бачимо, кожна з наведених комп'ютерних форм обліку має ряд переваг і недоліків. Однак загальним недоліком цих форм обліку є застосування різних підходів до організації комп'ютерного обліку, що унеможливлює роботу в єдиній універсальній бухгалтерський системі. Основними причинами цього, як вже зазначалося, є розгляд форми обліку, як структури бухгалтерської комп'ютерної системи, а не як алгоритм роботи комп'ютерної програми. Наслідком цього є те, що подібні форми обліку „прив'язують” користувача до вибору підсистем, що будуть пристосовані для роботи тільки з певною формою обліку (тобто те, що відбувається і при паперових формах обліку). Насамперед це стосується підсистем - технічного і програмного забезпечення та структури облікового апарату. Тому необхідно окремо розглядати комп'ютерну форму обліку як структуру бухгалтерської комп'ютерної системи і як алгоритм роботи комп'ютерної програми.

Комп'ютерна форма (як структура) обліку при бухгалтерський комп'ютерній системі повинна:

- зменшувати трудомісткість обліку за рахунок автоматизації його ведення;

- залежно від потреб управління одержувати множини групувань і узагальнень в обліку в межах класифікації облікових номенклатур, що значно збільшує аналітичність обліку без підвищення трудомісткості його ведення;

- складати в автоматизованому режимі всі форми бухгалтерської, податкової та статистичної звітності;

- одержувати облікові регістри (баланс, аналітичні рахунки) практично на будь-яку дату, не чекаючи закінчення облікового періоду;

- проводити багаторівневий аналіз різних сторін діяльності підприємства на регулярній основі або за потребою (за запитом);

- за необхідності оперативно перебудовувати технологію ведення обліку при зміні схеми управління підприємством у зв'язку з організаційними перебудовами або нормативних та інструктивних вказівок щодо ведення обліку тощо [4].

Комп'ютерна форма (як алгоритм) обліку повинна бути побудована на принципах:

- інтеграції вхідних даних - управлінського, фінансового обліку та статистичних даних. Тобто формується єдина інтегрована база даних, що дозволяє досягти єдності показників відповідних видів;

- класифікації та кодуванні економічної інформації в єдиній системі - дозволяє уникнути помилок при введенні даних при великій кількості господарських операцій;

- уніфікації та типізації форм первинних документів - дозволяє мінімізувати кількість інформації, необхідної для введення, а інша інформація проставляється автоматично;

- механізації й автоматизації збору, реєстрації та передачі інформації. Процес обігу інформації відбувається усередині комп'ютера;

- системного контролю достовірності й обґрунтованості відображення в обліку господарських операцій. Контроль і коригування даних здійснюються автоматизовано, як при введені первинної інформації, так і при розрахунках. Бухгалтеру залишається перевіряти правильність коригувань, зроблених комп'ютером;

- автоматизації розрахунків. Після введення первинних даних процес їх розрахунку та заповнення форм звітності відбувається автоматично і майже одночасно;

- створення та ведення єдиної бази облікових, планових і нормативних даних. Це дозволяє спрощувати введення нових даних, оскільки відпадає потреба в повторному введенні постійних даних;

- автоматизації одержання регістрів обліку, форм звітності та аналізу. Будь-яка облікова інформація у відповідності до встановлених форм може бути отримана в будь-який момент за запитом або у встановлений термін (відповідні форми звітів);

- комбінованого зберігання облікових даних на паперових і магнітних носіях інформації. Тобто люба облікова або аналітична інформація при потребі може бути роздрукована у відповідності до встановлених комп'ютерних або паперових форм, або, навпаки, внесена у комп'ютер з врахуванням обмежень, встановлених відповідною комп'ютерною програмою тощо [4].

Висновки. Використання нових підходів до формування комп'ютерної форми обліку приводить до чіткого розмежування форми обліку як структури (зовнішній вигляд) бухгалтерської комп'ютерної системи і як підсистеми (алгоритм) бухгалтерської комп'ютерної системи. А це дозволяє перейти на новий вищий рівень вивчення досліджуваного питання - на рівень бухгалтерської комп'ютерної системи.

Література

бухгалтерський комп'ютерний регістр

1. Волков С.И., Краева Т.А., Савин В.И. Методологические основы автоматизированного учета на предприятиях. - М.: Финансы, 1977. - 269 с.

2. Завгородний В.П. Автоматизация бухгалтерского учёта, контроля, анализа и аудита. - К.: А.С.К., 1998. - 768 с.

3. Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку: історія, теорія, перспективи / Житомир. інженерно-технологічний інститут. - Житомир: АСА, 2001. - 414 с.

4. Кропивко М.Ф. Інформаційне забезпечення агропромислового виробництва в Україні в ринкових умовах. - К.: ІАЕ УААН, 1996. - 159 с.

5. Кузьмінський А.М., Кузьмінський Ю.А. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. - К.: Все про бухгалтерський облік, 1999. - 228 с.

6. Облік у селянському (фермерському) господарстві: Посібник / За ред. М.Я. Дем'яненка. - К.: ІАЕ УААН, 2001. - 403 с.

7. Основи архівно-комп'ютерної форми обліку / УААН; Ін-т аграр. екон. / М.Ф. Кропивко, М.І. Козак, В.І. Похіленко, Е.П.Романова / Під ред. П.Т. Саблука. - К.: ІАЕ УААН, 2004. - 126 с.

8. Сопко В.В., Завгородній В.П. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу: Підручник. - К.: КНЕУ, 2004. - 412 с.

Размещено на Allbest.ru