Организация документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

1. Организация документооборота

2. Рационализация документооборота

3. Задание к контрольной работе

Список литературы

1. Организация документооборота

Документооборот -- это процесс движения документов, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении сдачи их на хранение.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована. Правильно организованный документооборот -- неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учет.

Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения документооборот конкретного гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации в целом, отрасли государственного управления, государства. Поскольку, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.

Основные принципы организации документооборота:

* прохождение документов должно быть оперативным;

* каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

* порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными,

Таким образом, основная задача организации документооборота - движении документов и однократность их обработки.

Виды документов

В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения.

* Входящие документы.

Ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц. Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.

* Исходящие документы.

Они составляются для следующих целей: в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо; в виде запроса для последующего получения ответа. Они подготавливаются на основании внутренних документов.

* Внутренние документы.

Они используются для обеспечения нормальной работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей. Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

Атрибуты документов

К общим атрибутам относятся:

* Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно. Код по номенклатуре дел. Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.

* Источник. Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих -- название сторонней организации, отправившей запрос.

* Исполнитель. Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель. Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.

К специальным реквизитам относятся:

Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные реквизиты:

* срок исполнения -- он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.

* контролирующее лицо -- его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.

Внутренние могут иметь следующие атрибуты:

* список исполнителей, то есть составителей;

* срок исполнения;

* перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.

Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:

* список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;

* срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается.

Основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер. Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.

Правила и этапы обработки документов

Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность. Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт.

Этапы обработки документов.

* Первичная обработка.

На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в журнале регистрации делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи: обратный адрес есть только на нём; конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции; дата написания и время отправления бумаг отличаются; на конверте имеются пометки отправителя. Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.

* Предварительное рассмотрение. На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.

* Регистрация. На данной стадии документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно: внутренняя; входящая; исходящая; конфиденциальная; коммерческая. Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру: для внутренних и коммерческих -- порядковый номер по журналу, например, 01 или 46; коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.

* Рассмотрение руководителем. На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию: фамилия и должность исполнителя; сроки выполнения. Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.

* Направление на исполнение. На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.

* Контроль выполнения. На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля: текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день; предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта; итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек. Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.

* Подшивка. Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём. В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, приказы о предоставлении отпуска хранятся отдельно от распоряжений о приёме на работу. Внутри папки бумаги должны быть расположены в хронологическом порядке. Это значительно облегчает их поиск.

2. Рационализация документооборота

Документооборот должен быть организован рационально, чтобы обеспечить прохождение документов в процессе их создания и исполнения по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

Принципы рациональной организации документооборота

К принципам рациональной организации документооборота относятся:

* централизация операций по приему и отправке документов в одном подразделении - канцелярии или у одного работника - секретаря;

* максимальное сокращение инстанций прохождения документа, исключение необоснованных возвратных движений документа, дублирующих операций;

* однократность регистрации документа: в канцелярии учреждения или в структурном подразделении;

* организация предварительного рассмотрения документов секретарем-референтом до передачи их руководителю;

* соблюдение единообразия в прохождении основных категорий документов;

* вынесение конкретных резолюций, точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

* устранение необоснованных согласований и организация параллельного согласования (согласование документа одновременно несколькими работниками);

* делегирование права подписи руководителям структурных подразделений.

В качестве основных направлений совершенствования документооборота в организации можно выделить следующие:

* четкое распределение задач и обязанностей между структурными подразделениями и должностными лицами при работе с документами;

* рационализация состава и форм документов посредством их унификации и стандартизации, а в секретном делопроизводстве, кроме того, строгая регламентация при определении грифа секретности документа;

* совершенствование структуры информационных потоков, сокращение их объема, разработка оптимальных маршрутов движения документов;

* совершенствование организации хранения информации;

* механизация и автоматизация процессов обработки информации и ее документального оформления;

* совершенствование контроля за исполнением документов.

Направления рационализации документооборота

Основу рациональной организации любого труда, в том числе и по документационному обеспечению, составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между конкретными исполнителями. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого должностного лица, позволяет правильно спланировать рабочий день и в то же время исключает дублирование операций. Разделение труда закрепляется штатным расписанием и должностными инструкциями, в которых определено организационно-правовое положение должностного лица (исполнителя) в организации.

Резервы повышения эффективности работы с документами должностных лиц органов управления заложены, во-первых, в сокращении временных затрат (трудозатрат) на выполнение основных приемов работы с документами, которые могут быть достигнуты, с одной стороны, обоснованием видов документов и их объемов, необходимых и достаточных на каждом уровне управления, а также повышением мастерства выполнения основных приемов работы с документами (овладение скорочтением, скорописью, навыками в овладении оргтехникой), с другой стороны, организацией рабочих мест должностных лиц органов управления с учетом эргономических требований, предъявляемых работой с информацией. Во-вторых, такие резервы заложены в повышении качества выполнения работ с документами за счет психофизического отбора кандидатов на замещение должностных лиц и специального обучения отобранных кандидатов работе с информацией.

Рационализация документооборота необходима на всех его этапах, однако наиболее существенное влияние на качество документооборота оказывает рационализация документооборота на этапе движения документов в ходе их исполнения, так как именно на этом этапе проявляются как творческая, так и организационная стороны процесса работы с документами.

Немаловажное значение, с точки зрения рационализации документооборота как основы документооборота, имеет сокращение количества создаваемых (разрабатываемых) документов. Оно достигается путем упорядочения документооборота за счет унификации как отдельных групп документов, так и всей их системы при документационном обеспечении управления. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.

Реальным путем сокращения неоправданного документопотока является повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.

Помимо сокращения количества документов рационализация документооборота достигается: путем введения практики предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководителей; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов и, наконец, ведения строгого контроля исполнения документов.

Совершенствование структуры информационных потоков, сокращение их объема достигаются путем оптимизации количества и протяженности маршрутов движения документов и состава документов на выделенных маршрутах. Практически дает хорошие результаты использование графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт.

Оперограмма представляет собой документ, регламентирующий последовательность и состав исполнителей операций при документационном обеспечении управления. Она является графической интерпретацией процесса составления документа (например, документальное оформление принятого решения) как по операциям формирования его содержания, так и по операциям обработки носителей информации. Оперограмма позволяет систематизировать содержание и исключать пропуски и дублирование отдельных операций, рационализировать маршруты движения документов, определять виды работ по документированию управленческих процессов, особенно при разработке сложных и трудоемких документов. Оперограмма разрабатывается в виде графической таблицы, содержащей в себе перечень проводимых операций, исполнителей и графическое представление этих операций.

Маршрутно-технологическая карта представляет собой табличную интерпретацию процесса составления документа или его движения, позволяющую, в отличие от оперограммы, отражать не только последовательность и исполнителей, но и другие необходимые параметры, например время, затраты и т.п. Маршрутно-технологическая карта имеет прикладное значение; она позволяет простым и наглядным способом анализировать и определять движение документов, временные рамки и «загрузку» исполнителей.

Одним их перспективных вариантов рационализации документооборота в организации является применение автоматизированных систем. Для автоматизации хранения и поиска информации используются технологии информационно-поисковых систем. Применение компьютерной техники позволяет создать необходимую базу информационно-справочных массивов, обеспечивающую не только оперативное отыскание документов, но и быстрое получение содержащейся в них информации. Примерами документальной информации, для которой эффективно автоматизированное хранение и поиск, могут служить законы, постановления, комментарии к нормативным актам, тексты контрактов, переписка с клиентами и партнерами, проекты, стенограммы переговоров, приказы, распоряжения, письма, отчеты, планы, программы, записи судебных дел, постановления судов, научные статьи, доклады, конспекты, рефераты, периодические и специальные печатные издания, каталоги фирм, рекламные издания, справочники и другие документы.

3. Задание контрольной работе

В организации все поступающие документы проходят экспедиционную обработку и регистрируются централизованно. Затем секретарь передает все документы на рассмотрение руководителю. В резолюции руководитель «отписывает» документ либо непосредственному исполнителю, либо своему заместителю. Секретарь переносит данные из резолюции в регистрационную форму, затем копирует документ и передает его на исполнение в структурные подразделения. Подлинник документа секретарь либо оставляет у себя и подшивает в дело, либо передает на рассмотрение заместителям руководителя, если это указано в резолюции первого руководителя. Заместители руководителя проставляют на документе свою резолюцию (вторую), в которой указывают конкретных исполнителей. Документ они передают обратно секретарю, тот переносит данные из второй резолюции в регистрационную форму, копирует документ и передает исполнителю. Исполнители в структурных подразделениях регистрируют копии переданных на исполнение документов, выполняют по ним работу, затем составляют отчет и передают секретарю руководителя. Тот регистрирует отчет, передает его на рассмотрение руководителю, тот в резолюции отмечает факт исполнения документа, затем лично проставляет на исходном документе отметку об исполнении.

Задание 1. Какие принципы рациональной организации работы с входящими документами были нарушены?

Решение.

В данной организации нарушены следующие принципы работы с входящими документами:

* исключение необоснованных возвратных движений документа, дублирующих операций;

* однократность регистрации документа: в канцелярии учреждения или в структурном подразделении.

Задание 2. Каким образом можно рационализовать работу с документами и устранить существующие ошибки?

Решение:

В целях рационализации работы с входящими документами необходимо исключить из системы документооборота позиции необоснованных возвратных движений документа, когда оригинал документа после резолюции руководителя передается заместителю, тот ставит на нем свою резолюцию и опять передает его секретарю.

Также необходимо исключить ситуацию с повторным регистрированием документа исполнителями, после тог, как они получили на исполнение копию, уже зарегистрированного секретарем документа. Также излишним считаю регистрацию отчета об исполнении документа проставление руководителем резолюции о факте исполнения документа.

Задание 3. Разработайте оперограмму движения входящих документов организации в исходной ситуации и после рационализации работы с документами

документооборот оперограмма рационализация

Оперограмма движения документов организации в исходной ситуации

O- первый вариант прохождения документа без участия в процедуре заместителей руководителя

O- второй вариант прохождения документа с участием в процедуре заместителей руководителя

Оперограмма движения документов организации после рационализации работы

Список использованной литературы

1.Делопроизводство: Учеб./ Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. и др., -2-е изд.-М.: Акад., 2005;

2. Делопроизводство: документационное обеспечение управления/ Т.В. Кузнецова.-М.: Бизнес-школа Интел-Синтез, 2005.

3. Делопроизводство: Учеб. пособие/ В.А.Спивак. -СПб.: Питер, 2005.

4. Документационное обеспечение управления (делопроизводство)/ А.В. Пшенко. -М.: Форум; М.: ИНФРА-М, 2005.

5. Документы и делопроизводство/ Мельникова А.С. - М, 2000

6. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998.,с.3.

7. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.

Размещено на Allbest.ru