Поняття діловодства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Полтавський коледж вищого навчального закладу

Відкритий міжнародний університет розвитку людини «Україна»

Кафедра правознавство

Реферат із дисципліни «Справочинство» на тему:

«Поняття діловодства»

Виконала: Ткаченко Анастасія

Викладач: Кравченко А.П.

Полтава 2019

Зміст

• Вступ
• Основні поняття діловодства
• Особливості сучасного діловодства
• Принципи організації діловодних процесів
• Завдання діловодства
• Основні етапи розвитку діловодства

Список використаної літератури

Вступ

Діловодство (справочинство) -- це сукупність процесів, що за­безпечують документування управлінської інформації та органі­зування роботи зі службовими документами.

Діловодство є повним циклом опрацювання та руху документів із моменту їх створення (одержання) до завершення виконання, відправлення або передачі на зберігання до архіву чи знищення. Від досконалості побудови документаційної системи, якнайпов­нішої її механізації і автоматизації залежить ефективність суспіль­ного управління в цілому.

В усі часи діловодство, в деякій літературі раніше можна було зустріти «справочинство», завжди було важливою галуззю дер­жавної діяльності. У кожній країні за період її розвитку виробле­ні свої специфічні види і назви діловодних служб та посад, фор­ми та правила роботи зі службовими документами, стиль і навіть особливості ділового мовлення.

Оскільки діловодство, чи як його все частіше називають сьо­годні -- документаційне забезпечення управління, має переваж­но службовий характер, відносини, що складаються між суб'єк­тами з приводу документаційного забезпеченння управління, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Від рівня виконання діловодних процесів, стану їх автоматизації багато в чому залежить успіх діяльності як органів державної влади, так і всіх суб'єктів господарської діяльності, незалежно від форми власності.

Основні поняття Діловодства

Основні поняття і терміни сучасного Діловодства досить деталь­но викладені у розробленому Українським науково-дослідним інс­титутом архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Дер­жавного комітету архівів України стандарті «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять. ДСТУ 2732:2004», який на­був чинності з 01.07.2005 р. [76].

У зазначеному стандарті наведено 158 термінів та понять, що викладені українською, російською та англійською мовами.

Діловодство зазначається важливою складовою роботи кожної установи, у процесі функціонування якої беруть участь усі пра­цівники:

¦ одні -- створюють документи;

¦ другі -- забезпечують їх передачу, обробку та контроль вико­нання;

¦ треті -- керуються цими документами в своїй практичній ді­яльності.

Діловодство в установах може бути частково або повністю централізоване чи змішане.

При централізованій формі діловодства створення і прийняття службових документів в установі і виконання всіх операцій повя-заних із ними, покладається на спеціальні діловодні служби: це можуть бути загальні відділи, департаменти документального за­безпечення, управління справами, канцелярії чи секретаріати.

При децентралізованій формі роботи з документами всі операції виконуються безпосередньо в структурних підрозділах установи.

При змішаній формі роботи з документами частина операцій виконується службами діловодства, а деякі здійснюються безпо­середньо в структурних підрозділах установи.

Незалежно від прийнятої форми роботи з документами загальне керівництво роботою служб діловодства здійснюється керівниками установ, на яких воно покладається, у межах наданих їм прав та обов'язків

За особливостями ведення діловодство поділяється на загальне, спеціальне, діловодство за зверненнями громадян та діловодство для документів, що містять державну чи комерційну таємницю.

Загальне діловодство охоплює вимоги до документування уп­равлінської інформації щодо функціонування установ, яке здій­снюється шляхом видання організаційно-розпорядчих документів відповідно до чинних актів законодавства й організування роботи з ними.

Організацію загального діловодства умовно поділяють на дві частини:

¦ забезпечення своєчасного і досконалого створення управ­лінської документації (документування);

¦ організування роботи зі службовими документами: одержан­ня, розподіл, передання, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка до архівування, знищення (забезпечен­ня руху документів). Спеціальне діловодство стосується перш за все документуван­ня, тобто створення спеціальних видів документації (фінансової, планової, бухгалтерської, торговельної, статистично-звітної, ци­вільно-правової роботи з персоналом тощо).

Окремий порядок і правила ведення встановлені для діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації.

За окремим порядком здійснюється робота з документами, що містять державну чи комерційну таємницю, яка охороняється за­коном. Цей порядок визначається також спеціальними норма­тивно-правовими актами.

діловодство організація науковий

Особливості сучасного діловодства

Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у ши­рокому застосуванні комп'ютерних систем, долученні документів до них, обробці та організовуванні руху електронних документів, необхідності управляти всією документацією при дотриманні ви­мог чинних стандартів у відповідній галузі, регіональній побудові служб діловодства, вирішенні практичних завдань щодо побудови досконалого документаційного забезпечення управління.

Документування (creation of records) -- це створення службових документів, змістом яких є управлінська інформація.

Процес документування досить складний і відповідальний, сюди входить підготовка, складання, перевірка керівником, виго­товлення, погодження, оформлення документів тощо. Швидкість рукописного складання чернетки у 80 разів менша за швидкість мислення і в 20-25 разів -- за звичайну швидкість мови. Не зав­жди у керівника установи є можливість уважно перевірити зміст документа, його оформлення, розміщення реквізитів відповідно до чинних вимог, що також вимагає певного часу.

Слід ураховувати, що допоміжні операції в роботі з документа­ми (процес фіксації думки на папері, запис різних відомостей, арифметичні підрахунки, друкування, звіряння, виправлення, збирання підписів, погодження, візування, затвердження) пере­важають над формуванням інформації, яку передбачається пе­ретворити в документ. Це може відбуватися в зв'язку з нестачею сучасних технічних засобів створення документної інформації та її опрацювання.

Документація (documentation) -- сукупність службових доку­ментів, об'єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфе­ри, напряму діяльності, установи чи її підрозділу.

Системи документації -- це спільність певних видів докумен­тів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення (укла­дання), що застосовуються у певній сфері діяльності чи галузі.

Можна виділити міжфункціональні системи документації, що мають міжгалузеве значення, але можна розглядати і галузеву систему документації в цілому. У ній відображається специфіка тієї чи іншої сфери діяльності.

Документаційний фонд установи (accumulation) -- фонд служ­бових документів, який установа накопичила внаслідок діяль­ності, склад і процес формування якого визначають нормативні документи.

Організування роботи з документами -- це побудова докумен­тообігу, зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності.

До організовування роботи зі службовими документами нале­жить: приймання, реєстрування, розгляд вхідних документів, їх кваліфікування, опрацювання виконавцями та надсилання ви­хідних документів, контроль за виконанням документів, скла­дання номенклатур і формування справ, готування справ до по­дальшого зберігання та використання.

В організуванні роботи з документами важливе значення має підвищення оперативності проходження документів за стадіями уп­равлінського процесу і зменшення витрат праці і часу на цю роботу.

Від 30 до 45 відсотків свого робочого часу спеціалісти витрача­ють на виконання роботи з документами. Тому організовування роботи з документами та керування документацією повинні бути суворо підпорядковані діловій необхідності.

Документообіг (movement of records) -- рух документів в устано­ві з моменту їх створення або одержання до завершення виконан­ня або відправлення.

Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихід­них та внутрішніх документів, наприклад, за рік. Завданням дос­коналої побудови документообігу є встановлення раціональної послідовності руху і опрацювання документованої інформації, досягнення необхідної досконалості роботи, яка забезпечує швидке проходження документів від моменту їх одержання (складання) до виконання.

В установі доцільно розробити адекватні управлінським про­цедурам схеми проходження і опрацювання основних видів доку­ментів, що повинні грунтуватись на однократній реєстрації доку­ментів і децентралізації відповідальності при чіткому виконанні управлінських функцій.

Швидкість документообігу (spead of movement of records) -- це обсяг зареєстрованих в установі документів за певний період ча­су, який залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодс­тва (повної або часткової).

Повна централізація діловодства застосовується в установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік (IV катего­рія) і невеликою кількістю структурних підрозділів.

Децентралізована система діловодства має місце в установах з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та кількістю документів понад 100 тис. одиниць на рік (1 категорія).

Керування документаційпими процесами -- галузь управління, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за ство­ренням, прийманням, зберіганням, використанням, переданням до архіву та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору та збереження в документальній формі інформації про ділову діяльність.

Перехід до керування документаційпими процесами зумовлений рядом об'єктивних чинників:

По-перше, це підвищення ролі документа, в т.ч. електронного, у сучасному світі як носія різноманітної інформації та каналу со­ціальної комунікації, засобу збереження, реєстрації і передаван­ня інформації у просторі й часі, як об'єкта охорони інтелектуаль­ної власності та захисту авторських прав.

По-друге, це зростання ролі інформаційних процесів у всіх різ­новидах людської діяльності, прояв спільної основи, притаман­ної багатьом інтелектуальним напрямам суспільного розвитку, його глобалізації та інтеграції.

Сьогодні в країні створюються не тільки інформаційно-аналі­тичні підрозділи, інформаційно-рекламні агенції, розширюється коло центрів науково-технічної інформації, а й посилюється зна­чення високоякісного документаційного забезпечення вищого керівництва всіх рівнів і напрямів соціального управління на ба­зі використання новітніх інформаційних технологій та застосу­вання глобальних світових мереж.

Терміни та визначення понять в організації роботи з докумен­тами подані також у Національному стандарті « Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Части­на 1.ДСТУ 4423-2005»

Наведемо деякі з них:

Документаційна система (records system) -- інформаційна сис­тема, яка містить службові документи, керує документаційними процесами та забезпечує доступ до службових документів у часі.

Доступ (access) -- право, можливість, засоби пошуку, вико­ристання або відновлення інформації.

Забезпечення збереженості (preservation) -- процеси та опера­ції, пов'язані із забезпеченням технічного та інтелектуального збереження автентичних службових документів у часі.

Знищування (destruction) -- процес знищування або вилучання службових документів без можливості їх відновлення.

Індексування (indexing) -- процес установлювання умовних познак для полегшення пошуку службових документів і (або) ін­формації.

Класифікування (classification) -- систематизоване ідентифіку­вання та розташовування напрямків ділової діяльності і (або) службових документів згідно з категоріями відповідно до логічно структурованих умов, методів та процедурних правил, представ­лених у системі класифікації.

Конвертування (convershion) -- процес зміни, перезаписування інформації документа з одного носія на інший або з одного фор­мату на інший.Контроль (tracking) -- створення, долучення та зберігання ін­формації про рух та використання службових документів.

Контроль строків виконання дій зі службовими документами (action tracking) -- процес, під час якого здійснюють контроль строків, відведених для виконання дій уповноваженими здійсню­вати таку діяльність.

Метадані (metadata, migration) -- дані, які описують контекст, зміст і структуру службових документів та керування ними про­тягом певного часу.

Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування (disposition) -- певні процеси, пов'язані зі збері­ганням, знищуванням та передаванням службових документів документально оформлених у номенклатурах справ або інших за­собах.

Передавання (transfe, custody) -- зміна права контролю за служ­бовими документами та власності на них і (або) відповідальності за дії з цими документами.

Передавання (transfer, movement) -- перемішування службових документів з одного місця до іншого.

Переміщування (migration, preservation) -- перехід службових документів з однієї системи до іншої, під час якого зберігаються автентичність, цілісність, достовірність цих документів та мож­ливість ними користуватися.

Реєстрування (registration) -- надання службовому документу унікальних ідентифікаційних даних під час його долучання до до-кументаційної системи.

Уповноважена архівна установа (archival authority) (archival agency) (archival institution) (archival programmed) -- установа, від­повідальна за відбір, приймання та зберігання архівних докумен­тів, організацію доступу до них та знищення інших документів.

Принципи організації діловодних процесів

Система роботи з документацією в установі у тому чи іншому випадку повинна ґрунтуватися на певних принципах, а саме:

¦ принципі ділової необхідності,

¦ принципі одноразової реєстрації документів;

¦ принципі децентралізації відповідальності за виконання;

¦ принципі паралельності обробки документів. Розглянемо вищезазначені принципи проходження докумен­тів в установі більш докладніше.

Принцип ділової необхідності ґрунтується на тому, що процес роботи з документом, починаючи з його створення, погодження, затвердження, переміщення, відправки і, закінчуючи переданням його копії в архів, досить складний, вимагає розумової праці й креативності, застосування технічних засобів, постійного вдос­коналення технологічних процесів, подальшої автоматизації та інформатизації діловодства тощо.

Дотримання зазначеного принципу дає можливість підвищити оперативність проходження документів на всіх стадіях управлін­ського процесу -- від стадії підготовки рішення і до його реаліза­ції. Однак відсутність чіткої регламентації руху документів може призвести до збоїв у документаційному забезпеченні управління.

Ефективним засобом зменшення кількості паперових докумен­тів в установі може бути заміна разових первинних документів на накопичувальні, наприклад, уведення накопичувальних відомостей замість виписки одноразових накладних на приймання-здавання продукції. Значну економію може дати також застосування лімітно-забірних карток замість застосування бланків індивідуальних мате­ріальних вимог, на оформлення яких витрачається багато часу, тощо.

Для того, щоб упорядкувати рух документації і визначити оп­тимальні маршрути руху документів, мають складатися конкрет­ні плани документообігу з переліченням кодифікаційних номерів і назв документів, прізвищ осіб, які їх складають та підписують, строків підготовки і передачі документів іншим виконавцям, прізвища відповідальних осіб і терміни обробки документації в канцелярії та інших відділах установи.

Принцип одноразової реєстрації документів і децентралізації відповідальності у процесі виконання управлінських функцій ґрунтується на чіткому розмежуванні відповідальності керівників і спеціалістів різного рівня управління за вирішення певного ко­ла питань. Це дає змогу передавати документ безпосередньо ви­конавцеві і уникати дублювання операцій однакового цільового призначення з одним і тим самим документом.

Побудова документообігу має передбачати пряме направлен­ня документів виконавцю і одноразовий розгляд їх відповідаль­ним працівником. Як показує сучасна практика, в більшості ви­падків немає потреби, щоб керівник спочатку читав лист-запит, а потім підписував відповідь. Доцільно цей запит одразу ж нап­равляти виконавцю, який вивчає його, а потім знайомить керів­ника з листом і підготовленою відповіддю.

Проходження документів має передбачати мінімум реєстраційних операцій і пунктів, де вони затримуються, а також скорочення періоду розгляду та оперативного вирішення справ шляхом визначення обов'язків службових осіб і рівня їх відповідальності

Підвищення рівня ведення діловодства і поліпшення опера­тивності управління можна досягти шляхом підвищення доско­налості організації праці управлінців, розширення кола питань, що вирішуються ними, завдяки впровадженню комп'ютеризації діловодних процесів.

Принцип паралельності обробки документів. В установах можуть використовуватися послідовна і паралельна організаційні форми об­робки документів. Суть паралельної форми обробки полягає в тому, що потрібно готувати кілька копій документа, які дають змогу одно­часно розпочати роботу над ним кільком відділам або виконавцям.

За послідовної форми обробки може опрацьовуватися тільки один примірник документа і виконавці працюють з ним по черзі, що може призвести до затягування строків його виконання внаслідок затримання на певних стадіях обробки.

Щоб упоратися зі зростаючим обсягом управлінських операцій, потрібно підвищувати насамперед оснащеність управлінської праці через її комп'ютеризацію та впровадження оргтехніки. А оскільки будь-який об'єкт управління діє одночасно в кількох функціональ­них системах, кожна з яких має потребу в інформації про стан справ на об'єкті і забезпечує її своєю інформацією (вказівки, розпоряд­ження, інструкції, рекомендації і т. ін.), доцільність роботи з основ­ними групами і видами документів на підприємстві треба регламен­тувати за допомогою відповідних схем їх обробки і руху.

Документообіг призначений для забезпечення кожного підрозді­лу достовірною інформацією в заданий сірок, а також її необхідну обробку, а досконала організація керування документацією -- забез­печувати створення обгрунтованих схем докумснтно-інформацій-них зв'язків і усувати стихійне формування структури інформацій­них потоків в установі.

Завдання діловодства

Служба діловодства, як серцевина організації, що відображає і забезпечує її діяльність, сьогодні мусить бути потужний інструментом, що в змозі через процеси управління документа цією, орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліпшувати процеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів.

В сучасних установах діловодство стає високотехнологічним виробничим процесом, системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення її функціонування, документування управлінської інформації й організації обігу службових документів, в т.ч. електронних. Воно об'єктивно виділяється у високооплачуваний вид професійної діяльності, отримує відповідне технологічне й організаційне оформлення й вимагає значного обсягу знань.

Головна мета служби діловодства - це досконале документаційне забезпечення управління, якісне надання документно-інформаційних послуг, вчасна обробка і передання на різні рівні керування необхідної для прийняття управлінських рішень релевантної інформації.

Разом з тим, важливість якісної організації інформаційно-документаційного забезпечення управління в ряді підприємств та установ країни недооцінюється. Діловодством займаються працівники з низьким рівнем оплати, які випадково чи в силу певних обставин вимушені працювати в діловодних службах.

Подекуди канцелярії виконують другорядну роль в апараті управління, виконуючи чисто технічні функції. Творча й логічно-послідовна робота з документами начебто розчиняється в діяльності апарату. Діловодством займаються начебто всі, але виконують цю роботу в більшості неякісно й зі значними витратами часу. Навіть висококваліфіковані працівники, які отримали системну вишу освіту й призвані по суті питання управлінням виробництва, витрачають третю частину свого робочого часу на не властиву їм роботу з документами, до того ж низькооплачувану.

Підбором інформації, обробкою і оформленням документі сьогодні повинен займатись не фахівець галузі, який приймає важливі управлінські рішення, а спеціально підготовлений для цього інший фахівець - документознавець, інформаційний аналітик.

Нагальною стає проблема кардинальної зміни ролі і міси служб діловодства в апараті. В сучасній уставної необхідно створення, шляхом об'єднання функцій канцелярії секретаріату й інформаційного центру, єдиного підрозділу інформаційно-документаційного обслуговування з підпорядкуванням його першому. Цей підрозділ, новітніми засобами комп'ютерної та іншої багатофункціональної організаційної техніки, мусить виконувати головну обслуговуючу функцію управління - досконале документальної формаційне обслуговування прийняття управлінських Тоді з такого підрозділу можна буде сповна спитати за неповне ту чи перебір документів, за якість опрацювання відомостей й виконання поставлених завдань в установлений термін.

Створення спеціалізованого підрозділу інформаційно-документаційного забезпечення приведе до зменшення чисельного апарату управління й ліквідації зайвих посад. Коло обов'язку його провідних співробітників-документознавців, інформаційних аналітиків та системотехників буде досить значне багатогранне. їх основні функціональні обов'язки - разом основними фахівцями керівного апарату брати активну участь в моніторингу релевантної, розробці ефективна рішень, веденні контролю і перевірці завдань розпоряджень вищого керівництва.

Для цього вони повинні вміти працювати з усіма видами документної інформації, знати особливості автоматизованих систем діловодства й документообігу, новітні засоби оргтехніка особливості уніфікації й галузевої стандартизації в документно-інформаційній сфері.

Основними завданнями сучасної служби діловодства повинні стати: встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі, o досконале документаційне забезпечення діяльності всіх підрозділів на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизації роботи з документами і скорочення їх кількості.

Основні етапи розвитку діловодства

Передумови виникнення діловодства пов'язують зі створенням перших управлінських документів, що функціонували в Київській Русі: договорів київських князів з греками 907, 911, 944, 971 років, різноманітних грамот, а також зводу світських законів - «Руської правди» XI ст.

Але основними етапами розвитку діловодства можна умовно вважати такі: актового й приказного діловодства; колезького діловодства; виконавчого діловодства; радянського діловодства; сучасного діловодства.

тап актового й приказного діловодства об'єднує два основні періоди його розвитку. Етап актового діловодства пов'язують із поширенням актових книг у XІІІ ст., що фіксували результати судової діяльності. Саме суди були установами, що надавали юридичної чинності документу. Залежно від справи, що розглядалася судом, актові книги поділялися: на секретні - ті, що фіксували кримінальні й громадянські справи; записні, - що містили особистісно-правові документи (дарчі, купчі, боргові), контрактні документи, привілеї та ін.; поточні - ті, що фіксували заяви, скарги, свідчення, повідомлення різноманітного характеру. Акти фіксувалися в чернетках і чистовиках, тобто здійснювався подвійний запис документів. У цей період здійснювався контроль запису документів, про що свідчать численні маргіналії - помітки на берегах документів; уведено систему пошуку й упорядкування документів на основі повторення останнього слова на наступній сторінці, а також дотримувалися канцелярського стилю викладу матеріалу в документах згідно з Уставом 1566 р. Актове діловодство існувало на території Правобережної України до кінця ХVIIІ ст.

Приказне діловодство (XV-ХVII ст.), що створюється завдяки складанню наказів як установ і документів, характеризується такими рисами:

1) документи функціонували у формі сувої як стовпці - текст на смугах паперу шириною 15-17 сантиметрів; на зворотній сторінці документа фіксувалися адреса, резолюції, помітки;

2) процес діловодства здійснювався у такій послідовності: на вхідному документові ставилася дата отримання; здійснювалася підготовка до докладу; документ обговорювався; складався документ-відповідь;

3) документ засвідчувався підписом дяка на склейках документа; автором документа вважалася людина, що виконувала записи тексту;

4) документи систематизувалися за певними ознаками;

5) документи функціонували в таких видах: накази царя, приречення боярської думи, указні книги; формою звертання до державних установ були чолобитні;

6) функціонував архів, документи зберігалися в наказових хатах;

7) з'явилися особливі форми документів-книг: для грошових операцій - прибутково-видаткові; для обліку мит - митні; для обліку врожаю - умолотні та ін.;

8) у документах перераховувалися титули, звання, повноваження;

9) розрізняися тексти лицьової й зворотної сторінок;

10) діловодство не регулювалося законодавством, а розвивалося на основі канцелярських традицій; у цей період продовжували функціонувати актові книги (XIII-кінець XVIII ст.).

Етап колезького діловодства (з XVIII століття) пов'язують із Петровськими реформами. Характерними ознаками діловодства цього етапу є такі:

1) уведення Петром І 1699 року гербового паперу; заміна стовпців зошитами 1700 року; офіційно оформлена система документування й діловодства колегії - колезьке діловодство завдяки прийняттю 1720 року «Генерального регламенту»;

2) упорядкування системи реєстрації, уведення журналів для реєстрації вихідних і вхідних документів; розроблення системи довідкового апарату - настільного реєстру, обов'язковими елементами документів є дата й номер;

3) закладення основ обліку й зберігання документів; утворення архівів, колегій; групування документів у справах за змістом, географічною ознакою;

4) функціонування документів у вигляді листів, доносів, прохань тощо;

уведення письмового порядку створення угод у XVIII ст.;

5) оформлення деяких документів за генеральними формулярами;

6) складання найважливіших документів секретарем.

Характерними ознаками III етапу розвитку діловодства - виконавчого діловодства - є такі:

1) розроблення системи ведення діловодства й звітності М. Сперанським у «Загальній установі міністерств» 1811 р.;

2) функціонування документів у вигляді доносів, рапортів, рескриптів, циркулярів;

3) застосування бланків із кутовими штампами, що містять дані про організацію;

4) регламентування порядку проходження документів по інстанціях;

5) складання документів (складних) за змістом із трьох частин: вступ (виклад справи); обґрунтування із посиланнями на законодавство; заключна частина з висновками, пропозиціями;

6) поділення справ на три категорії: невідкладні; термінові; поточні.

Радянський етап розвитку діловодства характеризується такими ознаками:

1) удосконалення діловодства, обліку, сформованих ЦСУ;

2) упровадження принципів наукової організації праці в систему діловодства;

3) створення систем стандартів з документації, єдиної державної системи документації (ЄДСД), загальносоюзних класифікаторів, уніфікованих систем документації, спеціальних систем документації;

4) створення Головного архівного управління при Раді Міністрів СРСР, що контролювало документаційну частину діловодства установ;

5) розроблення Державної системи документаційного забезпечення управління.

Незважаючи на певні негативні тенденції наприкінці 1980-х років в організації діловодства в СРСР (відсутність наукових центрів з дослідження проблем діловодства в республіках, проблеми щодо підготовки кадрів, відставання радянської системи діловодства порівняно із західною у застосуванні нових інформаційних технологій, відсутність умов впровадження Державної системи документаційного забезпечення управління в республіках тощо), здобутки у сфері діловодства стали важливою основою для формування вітчизняного діловодства.

Вирішення проблем управління документацією у сучасний період розвитку діловодства в розвинутих країнах характеризується поступовим переходом до закріплення інформації на електронних носіях інформації, що пов'язано з автоматизацією діловодства, яке розвивалося протягом 1960-1980-х років разом з еволюцією електронно-обчислювальної техніки. Унаслідок цього виникли інтегровані діалогові автоматизовані системи документаційного забезпечення управління, які постійно вдосконалюються. Але це не означає, що паперові документи зникнуть у майбутньому. Наприклад, у США рекомендується зберігати на невизначений строк паперовий документ нарівні з машинним носієм. На сучасному ринку систем автоматизації діловодства й електронного документообігу з'явилися комплексні рішення, які повністю враховують специфіку ведення вітчизняного діловодства: мову, традиції побудови й організації, нормативні вимоги, можливість адаптації й технологію автоматизації, серед яких є такі: «ДокПроф», «InterDoc», «eDocLib 2.0», «Діло», «Атлас ДОК», «ЄВФРАТ-Документообіг» та ін.

Список використаної літератури

1.Діловодство: навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / М. В. Комова; М-во освіти і науки України, Нац. ун-т «Львівська політехніка». -- 4-те вид. -- Львів: Триада плюс; Київ: Алерта, 2011. -- 217 с. -- ISBN 966-7596-66-4

2. Діловодство // Юридична енциклопедія: [у 6 т.] / ред. кол. Ю. С. Шемшученко (відп. ред.) [та ін.] -- К.: Українська енциклопедія ім. М. П. Бажана, 1998. -- Т. 2: Д -- Й. -- 744 с. -- ISBN 966-7492-00-8.

3. ДІЛОВОДСТВО // Фармацевтична енциклопедія

4. ДІЛОВОДСТВО // ЕСУ

Размещено на Allbest.ru