Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Инвентаризация как элемент метода бухучета

Введение

инвентаризация финансовый экономический

Для оценки фактического финансового положения экономического субъекта как минимум необходимо обладать достоверными сведениями об имуществе, находящемся в его распоряжении, его наличии, количестве, состоянии, верности формирования его стоимости. Эти сведения необходимо сопоставить с данными бухгалтерского учета. Этот процесс сверки имущества и обязательств хозяйствующего субъекта называется инвентаризацией.

Таким образом, инвентаризация - это контрольная функция бухгалтерского учета, дающая возможность обнаружить случаи необоснованного уменьшения капитала организации, вложенного в имущество (активы).

Инвентаризация - это механизм, подтверждающий или не подтверждающий достоверность учета. Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно подтвердить, только проведя инвентаризацию.

Отечественное законодательство предоставляет широкие возможности для использования инвентаризации в качестве действенного механизма регулирования и контроля порядка ведения бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации в целях формирования достоверной бухгалтерской отчетности.

Каждая организация должна проинвентаризировать свои активы перед формированием годовой отчетности. Такая обязанность предусмотрена Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

Статья 11 «Инвентаризация активов и обязательств» Закона 402-ФЗ предусматривает:

- по результатам инвентаризации выявляется фактическое наличие в организации имущества и обязательств, которое сравнивается с данными бухгалтерского учета;

- алгоритм проведения инвентаризации, а также перечень имущества и обязательств, подлежащих инвентаризации, устанавливаются организацией, кроме случаев обязательного проведения инвентаризации;

- случаи обязательного проведения инвентаризации определяются отечественным законодательством, федеральными и отраслевыми стандартами;

- вскрытые по результатам проведенной инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными бухгалтерского учета отражаются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором проводилась инвентаризация.

Все вышесказанное определяет актуальность выбранной темы дипломной работы.

Целью выпускной квалификационной работы является сбор и обобщение материалов по теме «Инвентаризация как элемент метода бухучета».

Исходя из данной цели, нами были поставлены следующие задачи:

- рассмотреть организационную структуру исследуемой организации;

- изучить порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств по нормативным документам и учебной литературе;

- рассмотреть проведение инвентаризации в конкретной организации - ЗАО «……………… автоцентр КАМАЗ»

- сделать выводы по изученной теме.

Объект изучения - ЗАО «………………. автоцентр КАМАЗ».

Предмет изучения - порядок проведения инвентаризации в ЗАО «……………. автоцентр КАМАЗ».

Практическая значимость выпускной квалификационной работы заключается в том, что полученные рекомендации можно будет использовать при проведении инвентаризации главному бухгалтеру ЗАО «…………… автоцентр КАМАЗ».

Теоретической основой данного исследования являются нормативные документы, учебные пособия по бухгалтерскому учету и налогообложению, а также статьи в специализированных журналах. Работа написана по материалам, предоставленным бухгалтерской службой ЗАО «Автоцентр КАМАЗ».

1. Нормативная база проведения инвентаризации

1.1 Цель проведения инвентаризации

Как уже упоминалось, обязательность проведения инвентаризаций всеми экономическими субъектами предусмотрена законом «О бухгалтерском учете».

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, при реорганизации государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед формированием годовой финансовой отчетности;

- при смене материально-ответственных лиц;

- при вскрытии фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, указанных законодательством.

Организации должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой обследуются и подтверждаются документально их фактическое наличие, состояние и стоимость. Таким образом, проверяются (при условии учета на балансе):

- нематериальные активы;

- основные средства;

- финансовые вложения;

- материально-производственные запасы;

- расходы в незавершенном производстве;

- расходы будущих периодов;

- денежные средства и документы;

- расчеты с контрагентами;

- резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, в организации должна быть создана постоянно функционирующая инвентаризационная комиссия, а при большом объеме проверки для возможности одновременного проведения инвентаризации формируются еще и рабочие инвентаризационные комиссии [21].

Как правило, в комиссию включаются представители администрации, работники бухгалтерской службы, технические специалисты. Кроме того, в работе инвентаризационной комиссии могут работать внутренние аудиторы и независимые аудиторские компании. При формировании инвентаризационной комиссии следует учесть следующее правило: в состав комиссии должны входить только те работники, которые обязательно будут принимать участие в инвентаризации, так как в случае отсутствия хотя бы одного члена комиссии результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными.

В учетной политике должны быть рассмотрен порядок проведения не обязательных инвентаризаций, а инициативных.

В своем внутреннем нормативном документе экономический субъект должен утвердить следующую минимальную информацию:

- количество ревизий в отчетном году;

- даты проведения инвентаризаций;

- перечень подготовительных процедур, предшествующих проведению инвентаризации;

- состав имущества и обязательств, наличие, состояние и оценка которых проверяется в ходе каждой из них;

- порядок документального оформления результатов инвентаризации;

- правила отражения в бухгалтерском учете вскрытых расхождений.

Классификация инвентаризаций по разным признакам представлена в таблице 1.

Таблица 1 - Виды инвентаризаций

Критерий	Вид инвентаризации	Отличительные особенности инвентаризации
По обязательностипроведения	Обязательная	Проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством РФ
	Инициативная	Проводится по решению руководителя
По периодичности	Плановая	Проводится в установленные порядком проведения инвентаризации сроки
	Внеплановая	Проводится по решению руководителя организации вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества, либо необходимость ее проведения предусмотрена законодательством
По степени охвата	Полная	Инвентаризации подвергаются все объекты имущества и обязательств
	Частичная	Проверке подлежит один или несколько видов имущества и обязательств
По методу проведения	Натуральная	Состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера и тому подобного
	Документальная	Состоит в проверке документального подтверждения наличия объектов

На алгоритм проведения инициативных инвентаризаций влияют:

- размеры организации;

- наличие обособленных подразделений, в том числе находящихся за пределами самой организации;

- количество выполняемых ею видов деятельности;

- общий объем инвентаризируемого имущества;

- степень автоматизации бухгалтерского учета.

В небольшой организации с простой организационной структурой и небольшим количеством видов деятельности, количество инициативных инвентаризаций может быть минимальным.

Необходимо учитывать, что инициативные инвентаризации бывают плановыми и внеплановыми.

Сроки проведения плановых инвентаризаций утверждаются руководителем организации. К плановым инвентаризациям относится и инвентаризация проводимая в рамках мероприятий подготовки годовой отчетности.

Внеплановая инвентаризация предполагает внезапность ее проведения, без соблюдения утвержденного графика проведения инвентаризаций. Причем материально-ответственные лица, в чьей ответственности находится проверяемое имущество, при внеплановой инвентаризации не должны знать о ней заранее. Внезапные инвентаризации - это дополнительная контрольная мера за сохранностью отдельных видов имущества организации.

Следует также отметить, что инвентаризация может быть как полной, так и выборочной:

- полная инвентаризация предполагает проверку всего имущества и обязательств организации;

- выборочная - это проверка одного или нескольких объектов.

Выделяют два метода проведения инвентаризации:

- натуральный - это проверка фактического наличия объектов инвентаризации путем подсчета, обмера, взвешивания и так далее;

- документальный - проверка документального подтверждения наличия объектов инвентаризации.

Срок проведения годовой инвентаризации устанавливается руководителем организации, кроме случаев, когда ее проведение обязательно. Как правило, организации проводят ежегодную инвентаризацию в конце отчетного года. Часть организаций делают это заранее, после 1 октября, чтобы до конца текущего года внести необходимые поправки в бухгалтерский учет. Эта возможность дается Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, в соответствии с которым, в случае, если инвентаризация имущества была проведена после 1 октября отчетного года, то второй раз, перед составлением годовой отчетности, ее проводить не надо [7].

Сверка взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами также может быть проведена в октябре.

Можно сделать вывод, что основными целями проведения инвентаризации являются:

- проверка фактического наличия имущества организации;

- сверка фактических данных с данными бухгалтерского учета;

- обнаружение некондиционных материальных ресурсов, формирование обоснованных заключений с привлечением необходимых экспертов, а также создание документации для их уценки или списания;

- установление виновных лиц в случае обнаружения недостач, излишков, порчи материальных ресурсов;

- контроль полноты формирования обязательств в бухгалтерском учете;

- соблюдения исполнителями выполнения сроков договоров;

- проведение мероприятий по взысканию дебиторской и перечислению кредиторской задолженностей;

- списание в установленном законом порядке просроченных обязательств.

1.2 Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится в несколько этапов. Первичные документы по учету результатов инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата России (таблица 2) [28].

На подготовительном этапе инвентаризации проводятся следующие работы:

- подготовка имущества к проведению инвентаризации;

- подготовка документации, необходимой для проведения инвентаризации;

- издание приказа руководителя о проведении инвентаризации;

- утверждение перечня работников для проведения инвентаризации;

- установление сроков проведения и видов проверяемого имущества;

- распечатка инвентаризационных описей материально-производственных запасов по каждому материально-ответственному сотруднику.

Таблица 2 - Первичные документы по учету результатов инвентаризации

№ формы	Название формы
ИНВ-1	Инвентаризационная опись основных средств
ИНВ-1а	Инвентаризационная опись нематериальных активов
ИНВ-2	Инвентаризационный ярлык
ИНВ-3	Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей
ИНВ-4	Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных
ИНВ-5	Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение
ИНВ-6	Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути
ИНВ-8, ИНВ-9	Акты инвентаризации драгоценных металлов, драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них
ИНВ-10	Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств
ИНВ-11	Акт инвентаризации расходов будущих периодов
ИНВ-15	Акт инвентаризации наличных денежных средств
ИНВ-16	Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности
ИНВ-17	Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
ИНВ-18, ИНВ-19	Сличительные ведомости
ИНВ-22	Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации
ИНВ-23	Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации
ИНВ-24	Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей
ИНВ-25	Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации
ИНВ-26	Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией

Перед началом инвентаризации членам инвентаризационной комиссии передаются последние на момент проверки приходные и расходные документы, отчеты о движении материально-производственных запасов, денежных средств и документов. Председатель комиссии визирует полученные документы. Материально-ответственные лица должны дают расписки в том, что к началу инвентаризации они сдали в бухгалтерию или передали комиссии все расходные и приходные документы на имущество, а также в том, что все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, которым были выданы под отчет авансы для покупки имущества или доверенности на его получение.

Только после правильного документального оформления первого этапа переходят ко второму.

В инвентаризации очень важно соблюсти процедуру, так как нередко в результате инвентаризации могут быть обнаружены реальные недостачи, а это может повлечь за собой санкции для материально-ответственных лиц. Необходимо, чтобы эти лица уже заранее были готовы к тому, что их работу проверяют, чтобы, например, весь товар находился на вверенном им складе, был оприходован и проверен, т.е. они обязаны расписаться на заглавном листе инвентарной описи №ИНВ-3 и быть ознакомлены с приказом по форме №ИНВ-22.

Перед началом инвентаризацией рекомендуется проверить наличие договоров о материальной ответственности, а также сроки их действия.

Второй этап - это собственно инвентаризация. Фактическое наличие имущества определяется путем его обязательного физического пересчета, взвешивания и перемеривания.

Все сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств фиксируются в инвентаризационных описях, оформляемых в двух экземплярах. Если были выявлены негодные или испорченные материалы, товары и готовая продукция, то они актируются.

При применении компьютерной обработки данных по учету результатов инвентаризации форма №ИНВ-3 передается членам комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами с 1-й по 9-ю. В инвентаризационной описи члены комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении. Графа 9 «Номер паспорта» заполняется на материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни.

Если выявляются материальные ценности, которые не были оприходованы в бухгалтерском учете, то комиссия отражает их в инвентаризационной описи.

В описях нельзя оставлять пустые строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены комиссии, а также материально-ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

На следующем этапе сопоставляются фактические данные с данными бухгалтерского учета, определяются причины выявленных расхождений, сверяется движение ценностей за период с момента предыдущей инвентаризации. Сличительные ведомости применяются для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета.

На ценности, не принадлежащие организации, но находящиеся на ответственном хранении (арендованные, полученные для переработки), оформляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально-ответственному лицу.

При заполнении сличительной ведомости для отражения результатов инвентаризации нематериальных активов графы 3, 8, 10 не заполняются.

Результаты инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности фиксируются в формах №№ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15 и ИНВ-16, в которых показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей объедены.

Заключительный этап - это оформление результатов проведенной проверки. Документы по учету результатов инвентаризации составляются с обязательным участием членов комиссий и материально-ответственных лиц.

На данной стадии бухгалтерский учет приводится в соответствие с результатами проведенной инвентаризации. Лица, признанные виновными в некорректном учете имущества, привлекаются к административной ответственности, материально-ответственные лица привлекаются к материальной ответственности в соответствии с договором о материальной ответственности.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете. Алгоритм проведения ревизии в значительной мере зависит от вида инвентаризируемого имущества и обязательств.

1.3 Инвентаризация основных средств

Прежде, чем начать проверять основные средства следует проверить:

- инвентарные карточки, инвентарные книги, описи и другие регистры аналитического учета;

- техпаспорта и другую документацию;

- документы, подтверждающие сдачу или приемку объектов в аренду или на ответственное хранение. Если документов нет - следует их запросить или оформить [53].

Каждое основное средство осматривается и в описи указывается полное наименование, направление использования, присвоенные инвентарные номера, технические или эксплуатационные показатели.

На недвижимость должны быть документы на регистрацию права собственности. Право собственности на объекты природных ресурсов также должны подтверждаться документально.

Вскрытые ошибки в бухгалтерских регистрах по проверяемым объектам основным средствам в обязательном порядке указываются в инвентаризационной описи. Кроме того в описи отражаются данные по основным средствам, не оприходованным в бухгалтерском учете.

Инвентаризации подлежат не только собственные объекты основных фондов, но полученные по договорам аренды или ответственного хранения, а также не принятые к учету по каким-либо причинам.

По этим основным средствам необходимо внести следующие сведения:

- по зданиям - адрес, назначение, материалы постройки, объем и площадь, этажность и дату постройки;

- по мостам - местонахождение, примененные материалы и размеры;

- по дорогам - тип, протяженность, материалы покрытия, и ширина дорожного полотна.

Амортизация рассчитывается по фактическому техническому состоянию объектов с документированием этих данных.

Объекты указываются в описи по названиям согласно прямому назначению использования. В случае, если основное средство было восстановлено, реконструировано, расширено или переоборудовано и поэтому поменялось назначение его использования, то оно регистрируется в описи под новым названием.

Инвентаризационная комиссия может установить, что капитальные работы (строительство новых этажей или новых помещений) или частичная ликвидация строений (слом некоторых строительных конструкций) не отражены в бухгалтерском учете. В этом случае следует рассчитать сумму изменения балансовой стоимости основного средства и указать ее в инвентаризационной.

В ходе инвентаризации могут быть выявлены основные средства, не пригодные для дальнейшего использования и не подлежащие восстановлению. На эти объекты комиссия должна оформить отдельную опись, в которой отражаются время ввода объекта в эксплуатацию и причины невозможности его дальнейшей эксплуатации (порчу, полный физический износ и т.д.). В отдельной описи также регистрируются основные средства, не принадлежащие организации (на ответственном хранении или арендованные).

Объекты, которые арендодатель передает в аренду арендатору, продолжает оставаться собственностью арендодателя и весь срок действия договора аренды оно числится на балансе арендодателя. Комиссия должна определить виды основных средств, переданных в аренду, их количество и стоимость.

В бухгалтерском учете основные фонды, которые были обнаружены во время проведения ревизии, приходуются по текущей рыночной стоимости и учитываются по дебету счета 01 «Основные средства» в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы» [13].

Для целей налогообложения прибыли стоимость основных средств, обнаруженных в период инвентаризации, отражается в составе внереализационных доходов [3]. Они учитываются по рыночным ценам и в дальнейшем амортизируются.

По выявленным излишкам объектов основных средств в бухгалтерском учете делается следующая бухгалтерская запись:

- Дебет 01 Кредит 91-1 - принято к учету основное средство.

Недостаче основных средств при отсутствии виновного лица отражается следующим образом:

- Дебет 02 Кредит 01 - списана амортизация по недостающим основным средствам;

- Дебет 94 Кредит 01 - списана остаточная стоимость основных средств;

- Дебет 91-2 Кредит 94 - учтена в составе прочих расходов недостача основных средств.

Если доказана вина конкретных работников, то записи будут такие:

- Дебет 73 Кредит 94 - списана недостача за счет виновных лиц;

- Дебет 50 Кредит 73 - виновным лицом погашена сумма недостачи.

1.4 Инвентаризация денежных средств

Ревизия кассы организации производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций [30].

Проверка полноты и своевременности оприходования наличных денежных средств, полученных с расчетных счетов в кредитных организациях, должна проводиться методом взаимного контроля. Суть метода в сопоставлении данных ведомости по дебету счета 50 «Касса», с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетные счета». Эти суммы должны быть равны. Следует также сверить записи в Главной книге по счету 50 и в оборотной ведомости. Если выявлены расхождения данных, то следует их проверить по всем имеющимся документам (приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков), а в случае необходимости запросить данные непосредственно в обслуживающем банке.

Суммы оприходованных в кассе денежных средств, полученных из банка, необходимо сверить не только по корешкам чеков, но и по выпискам банка. Если в ходе проверки будут выявлены на документах следы подчисток и исправлений, а также расхождения сумм остатков, то необходимо затребовать в банке выписку с расчетного счета и по ней сверить бухгалтерские записи.

Суммы списания наличных денег проверяются по первичным документам, приложенным к отчетам кассира. Особое внимание следует обращать на оформление кассовых документов: наличие расписки получателей, погашение штампом «Оплачено» с указанием даты, отсутствие подчисток и исправлений.

Инвентаризация кассы также включает в себя следующие обязательные процедуры:

- проверка расчета лимита кассы и факта его установления;

- проверка соответствия дат в расходных кассовых ордерах и дат фактической выдачи денежных средств из кассы;

- проверка корректности отражения кассовых операций по счетам бухгалтерского учета;

- проверка своевременности депонирования невыплаченной заработной платы;

- проверка наличия заключенного договора с работником, выполняющим обязанности кассира, о полной материальной ответственности.

В кассе пересчитываются все наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и другие).

Ревизия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности должна проводиться:

- по видам бланков (акции именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом нумерации бланков;

- по всем местам хранения;

- по всем материально ответственным лицам.

Проверка денежных средств в пути - это сверка сумм денежных средств по данным бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

1.5 Инвентаризация расчетов и обязательств

Суть инвентаризации расчетов с контрагентами (кредитными организациями; бюджетом и внебюджетными фондами; покупателями и заказчиками; поставщиками и подрядчиками; сотрудниками по подотчетным средствам, заработной плате и депонентам; другими дебиторами и кредиторами) - это проверка обоснованности сумм по данным бухгалтерского учета.

Инвентаризация обязательств - это один из главных аспектов контрольной функции системы бухгалтерского учета. Контроль за состоянием расчетов содействует повышению персональной ответственности за соблюдением платежной дисциплины, снижению дебиторской и кредиторской задолженности, совершенствованию взаиморасчетов по договорам и своевременности поставок по ним. Сверка расчетов с контрагентами способствует уточнению сроков платежей, ликвидирует необходимость уплаты пеней, неустоек, штрафов.

В соответствии с действующим законодательством инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности организации обязаны проводить ежегодно [21]. Специфика деятельности организации определяет периодичность проведения инвентаризации. Ее порядок, а также сроки проведения должны быть утверждены в учетной политике. Некоторые авторы считают, что инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами следует проводить ежеквартально [43].

Проведение инвентаризации финансовых обязательств должно решить следующие задачи:

- обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. За искажение данных бухгалтерской отчетности предусмотрена административная ответственность [5];

- списать просроченные долги. Несвоевременное списание задолженностей может иметь негативные налоговые последствия, а может исказить бухгалтерскую отчетность. Задолженности с истекшим сроком исковой давности списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя и относятся на финансовые результаты. Согласно статье 196 ГК РФ общий срок исковой давности установлен 3 года [4]. Для некоторых видов требований законодательством могут быть определены свои исковые сроки, сокращенные или удлиненные по сравнению с общим сроком;

- выявить просроченную задолженность, задолженность нереальную для взыскания с целью дальнейшего ее взыскания или списания с баланса.

Перед началом инвентаризации расчетов с контрагентами следует провести с ними сверку взаимных расчетов - наличие актов сверки расчетов существенно уменьшит объем работы комиссии. Формы акта сверки взаимных расчетов в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации нет, поэтому каждая организация разрабатывает и утверждает ее самостоятельно. Акт оформляется по каждому контрагенту в двух экземплярах:

- один экземпляр для бухгалтерии организации;

- второй адресуется контрагенту, с которым проводилась сверка расчетов.

По итогам проведенной сверки может быть доказана неправильность данных бухгалтерского учета. В этом случае следует бухгалтерский учет привести в соответствие с фактически проведенными хозяйственными операциями. Основание для внесения исправлений - акт сверки и правильно оформленные первичные документы. Одного акта для внесения исправлений в бухгалтерский учет недостаточно.

В этом суть сверки взаимных расчетов - сопоставить данные обеих сторон, подтвердить обоснованность выявленных различий и на основании данных первичных документов привести данные бухгалтерского учета в соответствие с фактическими данными.

Подтвержденные актами сверки данные отражаются в акте инвентаризации формы №ИНВ-17 и в справке к нему.

По выявленным актами расхождения должно быть проведено исследование принято решение о признании (или непризнании) требований контрагента. Если обоснованы, то в бухгалтерском учете организации должны быть оформлены корректирующие записи, посредством которых суммы задолженности станут достоверными.

Выявленные непринятые к учету суммы кредиторской задолженности организации по оплате материально-производственных запасов, выполненных работ или оказанных услуг, отражаются в бухгалтерском учете следующими дополнительными проводками:

- Дебет 10 (15,41) Кредит 60 - учтена стоимость поставленных материально-производственных запасов, обязательства по оплате которых были выявлены по итогам сверки расчетов;

Дебет 20 (23,25,26,29,44) Кредит 60 - учтена стоимость работ и услуг, обязательства по оплате которых были выявлены при сверке расчетов;

Дебет 19 Кредит 60 - учтен НДС со стоимости дополнительно принятых к учету материально-производственных запасов, а также расходов по оплате работ и услуг.

Если записи в бухгалтерском учете были завышены - разницы списываются методом «красное сторно».

Выявленное актом сверки завышение выручки исправляется следующими проводками:

- Дебет 62 Кредит 90-1 - сторнирована сумма завышения выручки от продажи товаров (работ, услуг);

Дебет 90-3 Кредит 68 - сторнирована сумма НДС.

На основании положений ПБУ 22/2010 исправительные бухгалтерские проводки правомерно делать при исправлении ошибок в учете и отчетности до даты утверждения годовой бухгалтерской отчетности. Если отчетность за год, в котором выявлена ошибка, уже утверждена - вступают в силу специальные правила исправления ошибок с учетом их существенности [23].

Члены инвентаризационной комиссии, получив документы, подтверждающие состояние расчетов с дебиторами и кредиторами, последовательно рассматривают каждый вид проверяемого расчета по счетам:

- с поставщиками и подрядчиками (счет 60);

- с покупателями и заказчиками (счет 62);

- с разными дебиторами и кредиторами (счет 76).

Инвентаризация должна подтвердить, что:

- сальдо по счетам отражено развернуто, то есть кредиторская задолженность не засчитывается дебиторской и наоборот;

- по счетам ведется аналитический учет.

Данные инвентаризации регистрируются в форме №ИНВ-17 «Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами». Справка оформляется в разрезе перечисленных синтетических счетов. Справка становится основанием для формирования акта по форме №ИНВ-17. Заполняются два экземпляра:

- один экземпляр остается в комиссии;

- другой передаются в бухгалтерскую службу.

В акте в обязательном порядке указываются:

- название организации и подразделение;

- реквизиты приказа о проведении инвентаризации;

- номер и дата оформления документа;

- дата инвентаризации;

- наименования организаций;

- счет учета;

- сумма подтвержденной и неподтвержденной задолженности по каждому дебитору и кредитору;

- итоговая сумма по каждому виду задолженности.

По результатам проверки выносятся решения о:

- формировании резервов по сомнительным долгам;

- списании безнадежной и просроченной задолженности.

Списание просроченной задолженности отражается проводкой:

- Дебет 60 (76) Кредит 91-1.

Если покупатели (заказчики) не оплатили стоимость отгруженных товаров (работ, услуг) в соответствии с условиями договора и задолженность не обеспечена гарантиями, то данная задолженность признается сомнительной. На сумму сомнительной задолженности на основании письменного обоснования в бухгалтерском учете делается проводка:

- Дебет 91-2 Кредит 63.

Резерв по сомнительным долгам - это оценочный резерв, порядок его начисления установлен в ПБУ 21/2008 [24].

Если дебиторская задолженность признана безнадежной в силу невозможности ее взыскания по причинам юридического, экономического или социального характера, то ее следует списать с баланса организации.

Задолженность может быть признана как нереальную к взысканию в следующих случаях, предусмотренных ГК РФ:

- истечение искового срока (3 года);

- прекращение обязательства в связи с невозможностью его выполнения;

- прекращение обязательства на основании акта государственного органа;

- прекращение обязательства в связи с ликвидацией организации - дебитора [4].

По задолженности сотрудникам (счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда») выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

Инвентаризация подотчетных сумм (счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами») предполагает проверку авансовых отчетов на предмет их целевого использования, а также сумм выданных авансов по каждому подотчетному лицу.

Кроме того, инвентаризационная комиссия по результатам документальной проверки должна подтвердить верность и обоснованность:

- расчетов с кредитными организациями, финансовыми и налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

- суммы задолженности по недостачам и хищениям, числящейся в бухгалтерском учете.

При инвентаризации резервов предстоящих расходов и платежей проверяются правильность и обоснованность сформированных резервов:

- на отпуска сотрудникам;

- на ежегодное вознаграждение за выслугу лет;

- на вознаграждений по итогам работы за год;

- на ремонт основных средств и на другие цели, предусмотренные законодательством РФ, нормативными актами Минфина России и отраслевыми особенностями состава затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденными в установленном порядке.

2. Порядок проведения инвентаризации на примере ЗАО «…….. автоцентр КАМАЗ»

2.1 Краткая характеристика ЗАО «…………….. автоцентр КАМАЗ»

Дата регистрации ЗАО «………… автоцентр КАМАЗ» апрель 1979 года. Юридический адрес: ……………….

За три десятка лет автоцентр занял ведущие позиции на рынке Краснодарского края по продажам грузовых автомобилей и автозапчастей, а также предоставления сервисных услуг. Сегодня ЗАО «……….. автоцентр КАМАЗ» - это дочернее предприятие ОАО «КАМАЗ» и официальный дилер с правом продажи автотранспорта и спецтранспорта производства ОАО «КАМАЗ» и запчастей к ним, а также автобусов НЕФАЗ, выполнению гарантийных обязательств, техническому обслуживанию и ремонту на территории ЮФО РФ. Следует отметить, что автоцентр является одним из семи крупнейших сервисных центров «КАМАЗ» на территории России. Следовательно, клиенты ЗАО «………….. автоцентр КАМАЗ» покупают продукцию заводского качества с полным объемом фирменных сервисных и гарантийных услуг.

У автоцентра хорошая торгово-сервисная база. Сотрудники автоцентра регулярно обучаются в головной организации с целью повышения квалификации для работы с более современным оборудованием, обеспечивающим своевременную и быструю помощь.

«……………. автоцентр КАМАЗ» - это сертифицированный центр фирмы «CUMMINS». В автоцентре есть все необходимое оборудование и квалифицированные сотрудники для ремонта двигателей фирмы «CUMMINS». Кроме того автоцентр может ремонтировать и обслуживать коробки передач фирмы «ZF». На базе автоцентра организован сервисный центр фирмы «BOSCH» для технического обслуживания и ремонта дизельно-топливной аппаратуры «BOSCH». Диагностика производи на современном оборудовании французского производства, которое способно вскрыть все проблемы любого автомобиля в краткие сроки. Автоцентр также располагает современной автомойкой, предназначенной для грузовых автомобилей.

ЗАО «…………………….. автоцентр КАМАЗ» на основании имеющихся лицензий и сертификатов, может выполнять следующие виды деятельности:

- сервисное обслуживание автомобилей «КАМАЗ»;

- внедрение высокоэффективных технологии в области сервисного обслуживания автотранспорта;

- ремонт, сервисное и техническое обслуживание любых грузовых автомобилей;

- модернизация автотранспорта;

- предпродажная подготовка автотранспорта;

- производство, обеспечение, капитальный ремонт и восстановление автомобильных запасных частей.

Основной зарегистрированный вид деятельности - Торговля автотранспортными средствами (ОКВЭД 50.1).

Организационная структура автоцентра приведена на рисунке 1.

В соответствии с Уставом высшим, исполнительным органом управления является генеральный директор, который наделен следующими полномочиями:

- руководит текущей деятельностью предприятия;

- без доверенности действует от имени предприятия;

- подписывает доверенности от предприятия;

- выпускает приказы о назначении на должности сотрудников предприятия, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;

- утверждает и обеспечивает выполнение планов долгосрочного, среднесрочного и краткосрочного характера;

- открывает в кредитных организациях счета предприятия.



Рисунок 1 - Организационная структура ЗАО «……………… автоцентр КАМАЗ»

На основании бухгалтерской отчетности был проведен анализ финансово-хозяйственной деятельности ЗАО «………………… автоцентр КАМАЗ» за 2013-2014гг. (таблица 3) (ПРИЛОЖЕНИЯ А и Б).

Таблица 3 - Анализ финансово-хозяйственной деятельности ЗАО «…………………. автоцентр КАМАЗ» за 2013-2014гг.

Показатели	2013г.	2014г.	Отклонение в 2014г. к 2013г.
			тыс.руб.	%
Выручка, тыс. руб.	993879	891337	-102542	-10,32
Себестоимость продаж: сумма, тыс.руб.	932144	839491	-92653	-9,94
% от выручки	93,79	94,18	0,39
Валовая прибыль (убыток): сумма, тыс.руб.	61735	51846	-9889	-16,02
% от выручки	6,21	5,82	-0,39
Коммерческие расходы: сумма, тыс.руб.	29547	27249	-2298	-7,78
% от выручки	2,97	3,06	0,09	3,03
Управленческие расходы: сумма, тыс.руб.	43333	41455	-1878	-4,33
% от выручки	4,36	4,65	0,29
Прибыль (убыток) от продаж: сумма, тыс.руб.	-11145	-16858	-5713	-51,26
% от выручки	-1,12	-1,89	-0,77	-68,75
Проценты к уплате: сумма, тыс.руб.	7008	6444	-564	-8,05
% от выручки	0,71	0,72	0,01
Прочие доходы: сумма, тыс.руб.	36486	32170	-4316	-11,83
% от выручки	3,67	3,61	-0,06
Прочие расходы: сумма, тыс.руб.	4208	5310	1102	26,19
% от выручки	0,42	0,60	0,18
Прибыль (убыток) до налогообложения: сумма, тыс.руб.	14125	3558	-10567	-74,81
% от выручки	1,42	0,40	1,02
Текущий налог на прибыль: сумма, тыс.руб.	2727	621	-2106	-77,23
% от выручки	0,27	0,07	-0,20
Чистая прибыль (убыток): сумма, тыс.руб.	11112	951	-10161	-91,44
% от выручки	1,12	0,11	-1,01

Из данных таблицы 3 видно, что в 2014г. объем продаж на предприятии снизился на 102542 тыс.руб. или 10,32%. Динамика снижения основных показателей в исследуемом периоде отражена на рисунке 2.

Валюта баланса увеличилась в 2012-2014гг. на 33392 тыс.руб. или 19,40% (таблица 4). Увеличение валюты баланса произошло, в основном, за счет увеличения:

- суммы задолженности по краткосрочным кредитам - на 71941 тыс.руб. или 545,92%;

- дебиторской задолженности - на 16581 тыс.руб. или 214,42%.

Таблица 4 - Анализ структуры баланса ЗАО «………………….. автоцентр КАМАЗ» за 2012-2014гг.

Показатели		2013г.	2014г.	Отклонение в 2014г. к 2012г.
	2012г.			тыс.руб.	%
Основные средства: сумма, тыс.руб.	31638	35136	31983	345	1,09
% от валюты баланса	18,38	20,49	15,56	-2,82
Итого внеоборотные активы: сумма, тыс.руб.	31859	35136	31983	124	0,39
% от валюты баланса	18,51	20,49	15,56	-2,95
Запасы: сумма, тыс.руб.	126352	128346	148405	22053	17,45
% от валюты баланса	73,42	74,84	72,22	-1,20
НДС: сумма, тыс.руб.	151	-	-	-151	-100,00
% от валюты баланса	0,09	-	-	-0,09
Дебиторская задолженность: сумма, тыс.руб.	7733	7150	24314	16581	214,42
% от валюты баланса	4,49	4,17	11,83	7,34
Денежные средства: сумма, тыс.руб.	164	96	255	91	55,49
% от валюты баланса	0,09	0,06	0,12	0,03
Прочие оборотные активы: сумма, тыс.руб.	5832	774	525	-5307	-91,00
% от валюты баланса	3,39	0,45	0,26	-3,13
Итого оборотные активы: сумма, тыс.руб.	140232	136367	173500	33268	23,72
% от валюты баланса	81,49	79,51	84,44	-2,95
Баланс: сумма, тыс.руб.	172091	171503	205483	33392	19,40
Уставный капитал: сумма, тыс.руб.	80	80	80	-	-
% от валюты баланса	0,05	0,05	0,04	-0,01
Переоценка внеоборотных активов: сумма, тыс.руб.	9464	9464	9464	-	-
% от валюты баланса	5,50	5,52	4,61	-0,89
Нераспределенная прибыль: сумма, тыс.руб.	26410	33900	30825	4415	16,72
% от валюты баланса	15,35	19,77	15,00	-0,35
Итого капитал и резервы: сумма, тыс.руб.	35958	43447	40373	4415	12,28
% от валюты баланса	20,89	25,33	19,65	-1,24
Заемные средства: сумма, тыс.руб.	50000	-	-	-50000	-100,00
% от валюты баланса	29,05	-	-	-29,05
Итого долгосрочные обязательства: сумма, тыс.руб.	50000	66	334	-49666	-99,33
% от валюты баланса	29,05	0,04	0,16	-28,89
Заемные средства: сумма, тыс.руб.	13178	78008	85119	71941	545,92
% от валюты баланса	7,66	45,48	41,42	33,76
Кредиторская задолженность: сумма, тыс.руб.	68947	47786	76127	7180	10,41
% от валюты баланса	40,06	27,86	37,05	-3,01
Оценочные обязательства: сумма, тыс.руб.	4009	2196	3531	-478	-11,92
% от валюты баланса	2,33	1,28	1,72	-0,61	-26,18
Итого краткосрочные обязательства: сумма, тыс.руб.	86133	127990	164776	78643	91,30
% от валюты баланса	50,05	74,63	80,19	30,14	60,22
Баланс: сумма, тыс.руб.	172091	171503	205483	33392	19,40

Динамика снижения основных показателей отражена на рисунке 2.



Рисунок 2 - Динамика снижения основных показателей ЗАО «………………………. автоцентр КАМАЗ» за 2013-2014гг.

Структура баланса предприятия в 2014г. представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 - Структура актива баланса ЗАО «… автоцентр КАМАЗ» в 2014г., %

Основными показателями оценки эффективности использования всех ресурсов предприятия и динамики его развития являются коэффициенты результативности финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта - это коэффициенты рентабельности. Динамика изменения коэффициентов рентабельности предприятия за 2013-2014гг. отражена в таблице 5 и рисунке 4.

Таблица 5 - Коэффициенты рентабельности в ЗАО «автоцентр КАМАЗ» в 2013-2014гг., %

Показатели	2013г.	2014г.	Отклонение в 2014г. к 2013г.
			абсол.	относ.
Экономическая рентабельность	8,22	1,89	-6,33	-77,01
Рентабельность собственного капитала	27,99	2,27	-25,72	-91,89
Общая рентабельность продаж	1,42	0,40	-1,02	-71,83
Рентабельность вложенного капитала	17,17	2,26	-14,91	-86,84

Рисунок 4 - Динамика снижения показателей рентабельности

ЗАО «………………………… автоцентр КАМАЗ» в 2013-2014гг., %

Анализ рассчитанных показателей рентабельности показал существенное снижение эффективности деятельности предприятия.

Цель анализа ликвидности - оценить способность предприятия своевременно и в полном объеме выполнять свои обязательства. Ликвидность - одна из важнейших характеристик финансового состояния организации, определяющая возможность своевременно оплачивать счета и фактически является одним из показателей банкротства. Результаты анализа ликвидности важны с точки зрения как внутренних, так и внешних пользователей информации об индивидуальном предпринимателе. Ликвидность баланса определяется как степень покрытия задолженности организации его активами.

Рассчитанные показатели ликвидности отражены в таблице 6 и рисунке 5.

Таблица 6 - Коэффициенты ликвидности в ЗАО «…………….. автоцентр КАМАЗ» в 2012-2014гг.

Показатели		2013г.	2014г.		Отклонение в 2014г. к 2012г.
	2012г.			Норма	абсол.	относ.
Коэффициент быстрой ликвидности	0,070	0,007	0,005	0,7-1,0	-0,065	-92,86
Коэффициент текущей ликвидности	1,708	1,084	1,076	1,5-2,5	-0,632	-37,00
Коэффициент абсолютной ликвидности	0,002	0,001	0,001	0,2-0,5	-0,001	-50,00

Коэффициенты ликвидности предприятия крайне низки, одновременно в 2012-2014гг. выявлена тенденция их снижения.

Рисунок 5 - Динамика снижения коэффициентов ликвидности

ЗАО «……………………… автоцентр КАМАЗ» в 2012-2014гг., %

Финансовая устойчивость предприятия - это стабильность финансового положения предприятия, которую обеспечивает достаточная доля собственного капитала в составе источников финансирования. Анализ бухгалтерской отчетности ЗАО «………………………. автоцентр КАМАЗ» показал, что предприятие финансово неустойчиво и данный показатель в 2012-2014гг. снижался (таблица 7 и рисунок 6).

Таблица 7 - Коэффициенты финансовой устойчивости в ЗАО «……………. автоцентр КАМАЗ» в 2012-2014гг.

Показатели		2013г.	2014г.		Отклонение в 2014г. к 2012г.
	2012г.			Норма	абсол.	относ.
Коэффициент финансовой устойчивости	0,499	0,254	0,198	0,8-0,9	-0,301	-60,32
Коэффициент финансовой независимости	0,209	0,253	0,196	>0,5	-0,013	-6,22
Коэффициент финансовой зависимости	4,785	3,953	5,102	<2,0	0,317	6,62

Рисунок 6 - Динамика изменения коэффициентов финансовой устойчивости ЗАО «………………… автоцентр КАМАЗ» в 2012-2014гг., %

Можно сделать вывод, что, несмотря на созданную за 31 год деятельности мощную производственную базу и квалифицированные кадры в 2014г. в ЗАО «…………………. автоцентр КАМАЗ» наблюдалось снижение объемов продаж. Одновременно ухудшились и финансовые показатели.

2.2 Организация учета и контроля в ЗАО «……………………. автоцентр КАМАЗ»

Ответственность за организацию бухгалтерского учета и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель ЗАО «…………………. автоцентр КАМАЗ».

Бухгалтерский и налоговый учет в ЗАО «………………. автоцентр КАМАЗ» ведется бухгалтерской службой, возглавляемой главным бухгалтером. Прием и увольнение главного бухгалтера ЗАО «…………. автоцентр КАМАЗ» производится по предложению и согласованию с главным бухгалтером ОАО «КАМАЗ».

Работа главного бухгалтера организована в соответствии с должностной инструкцией. Главный бухгалтер имеет право:

- готовить предложения о приеме, переводе и увольнении работников бухгалтерии;

- согласовывать штатное расписание работников бухгалтерии.

Главный бухгалтер непосредственно подчиняется руководителю ЗАО «……………….. автоцентр КАМАЗ» и несет ответственность за:

- разработку и соблюдение учетной политики;

- ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с принятой учетной политикой и действующим законодательством;

- своевременное составление и представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности и иной информации, утвержденной графиком документооборота;

- осуществление анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия с целью выявления неиспользованных резервов, устранения потерь и непроизводительных расходов;

- эффективное функционирование системы внутреннего контроля в области учета, экономики и финансов;

- экономические потери и санкции, связанные с недостатками в учете, отчетности и контроле.

Главный бухгалтер имеет право в рамках предоставленных полномочий решать вопросы, связанные с учетно-экономической и контрольно-ревизионной деятельностью.

Бухгалтерский и налоговый учет ведется автоматизировано в программах «1:С» версии 8.2:

- «Предприятие»;

- «Камин. Расчет заработной платы».

Программа «1С: Предприятие» - это универсальный бухгалтерский продукт, предназначенный для организации синтетического и аналитического бухгалтерского и налогового учета по всем разделам учета. Аналитический учет может быть организован по субконто как в натуральном, так и в денежном выражениях. Программа дает возможность ручного и автоматического ввода бухгалтерских проводок. Все бухгалтерские записи регистрируются в журнале хозяйственных операций. При просмотре записей в журнале операций их можно:

- ограничить временным интервалом;

- группировать и искать по разным критериям.

Кроме журнала хозяйственных операций в программе формируются списки справочной информации - справочники:

- план счетов бухгалтерского и налогового учета;

- перечень видов объектов аналитики;

- списки объектов аналитического учета (субконто);

- констант и т.д.

На основании зарегистрированных хозяйственных операций рассчитываются итоги за любой временной промежуток.

Программа позволяет формировать бухгалтерские и налоговые регистры:

- сводные бухгалтерские проводки;

- оборотно-сальдовые ведомости, как по отдельным счетам, так и по всем счетам;

- оборотно-сальдовые ведомости по субконто;

- карточки счета;

- карточки счета по субконто;

- анализ счета;

- анализ счета по датам и по субконто;

- журналы-ордера и ведомости;

- книги покупок и продаж.

Программа формирует всю налоговую отчетность.

Конфигурация «КАМИН: Расчет заработной платы» предназначена для автоматизации начисления заработной платы, для ведения кадрового учета и подготовки отчетности в налоговые органы и внебюджетные фонды;

Программа «КАМИН» не является бухгалтерской. Она позволяет:

- начислять заработную плату по каждому работнику в полном соответствии с действующим законодательством;

- вести учет кадров, контролировать прием и увольнение работников, их перемещения на основании штатного расписания;

- ежемесячно заполнять табель учета рабочего времени;

- рассчитывать НДФЛ и страховые взносы на обязательное социальное страхование;

- формировать отчетность в налоговые органы и внебюджетные фонды;

- выгружать информацию по расчету заработной платы в «1С:Предприятие».

Предприятие находится на общем режиме налогообложения и является плательщиком налога на прибыль, НДС, налога на имущество, транспортного налога, земельного налога, страховых взносов на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование, а также является налоговым агентом по НДФЛ, начисляемому и удерживаемому с заработной платы сотрудников.

Бухгалтерский и налоговый учет в 2014г. ведется в соответствии с принятой в организации учетной политикой (ПРИЛОЖЕНИЕ В).

В целях единообразия подходов к формированию сводной отчетности и сопоставимости информации ЗАО «…………………… автоцентр КАМАЗ» применяет учетную политику ОАО «КАМАЗ»

Учетной политикой ЗАО «…………….. автоцентр КАМАЗ» утверждены:

- Рабочий план счетов бухгалтерского и налогового учета;

- Перечень унифицированных форм, утвержденных Постановлениями Госкомстата РФ;

- Нетиповые формы документов;

- Первичные документы, предусмотренные программой «1С 8»;

- График документооборота. Оформлен в виде таблицы с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов с указанием взаимосвязи и сроков выполнения;

- Методические указания;

- Принципы формирования учетной информации.

Бухгалтерия накапливает и предоставляет информацию по установленным показателям оценки деятельности центров финансовой ответственности в недельном и месячном режиме, ведет учет, контроль и анализ данных и обеспечивает руководителей центров финансовой информацией, необходимой им для принятия решений.

На каждого кредитора заводится отдельное «досье». Информация по всем кредиторам хранится в компьютерной базе данных. Ежемесячно счета кредиторов, подлежащие оплате, заносятся в накопительную ведомость по датам возникновения. Платежи планируются исходя из принципов погашения наиболее ранней кредиторской задолженности и соблюдения очередности. Регулярно с кредиторами подписываются акты сверки взаимных расчетов.

По каждому дебитору хранятся копии всех счетов по проведенным платежам, копии всех договоров, долговых обязательств. Информация по всем дебиторам хранится в компьютерной базе данных. По каждому дебитору подводятся итоги по расчетам, сверка расчетов производится с дебиторами ежемесячно.