- Расходный кассовый ордер КО-2 (ф. 0310002) - при поступлении денег в кассу;

- Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов КО-3 (ф. 0310003);

- Кассовая книга (ф. 0504514).

Выдача наличных денежных средств учреждениям с банковского счета производится по денежным чекам, которое учреждение заполняет каждый раз в соответствии с установленным порядком. Чеки на получение наличных денег из банка выписываются на имя кассира учреждения или лица, его заменяющего.

Выплаты заработной платы, компенсаций, пособий по социальному страхованию возможны по расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401 и платежной ведомости (ф. 0504403) без составления расходного кассового ордера (РКО) на каждого получателя. Но при этом на общую сумму выданной заработной платы составляется один РКО, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости. Унифицированные формы представлены в Инструкции по бюджетному учету.

Сдача наличных денег в банк осуществляется по Объявлению на взнос наличными (ф. 0402001), которое состоит из трех документов: непосредственно объявления на взнос наличными, квитанции и ордера.

Квитанцию с печатью и подписью сотрудника банка выдают кассиру учреждения. Ее прилагают к расходному кассовому ордеру, по которому были выданы деньги.

Пример 2. Выдача подотчетных сумм сотруднику из кассы организации.

Секретарю организации Ивановой Е.В. поручено закупить канцтовары (бумагу, ручки, степлеры и т.д.). На эти цели кассир выдал Ивановой 4000 руб.

Выдачу денег под отчет бухгалтер организации отразил так:

Дебет КРБ.1.208.22.560 Кредит КИФ.1.201.04.610 - 4000 руб. - выданы деньги под отчет Ивановой для покупки канцтоваров.

Для целей налогообложения операция по передаче денег под отчет рассматривается как выдача аванса.

До того момента, пока учреждение фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или выполнены работы), расходов у нее не возникнет. Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль.

Взносы на обязательное пенсионное не начисляются. НДФЛ с подотчетных сумм не удерживается.

Денежные документы учреждение учитывает на счете 201 05 000 «Денежные документы». Основное отличие денежных документов от других в том, что они всегда имеют свою номинальную стоимость, на сумму которой можно получить определенный объем услуг (товаров, работ). К денежным документам относят оплаченные талоны на бензин, почтовые марки и т.п.

Денежные документы хранятся в кассе. Поступление их в кассу оформляют ПКО, выбытие - РКО.

Ордера регистрируются в Журнале регистрации ПКО и РКО, обособленно от операций по денежным средствам.

Аналитический учет денежных документов ведется в карточке учета средств и расчетов, где указывают их вид или наименование. В бухучете делают следующие записи (табл. 11):

Таблица 11

В целом учреждение работает в соответствии законодательством Российской Федерации. Бухгалтерия руководствуется в работе Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, Постановлениями Администрации Псковской области, Законами о бюджете Псковской области, Налоговым кодексом РФ, Постановлениями Правительства РФ, Порядком ведения кассовых операций, Положением Центрального банка РФ и другими нормативными документами.

3.3 Основные ошибки при учете расчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерский учет отличает большая трудоемкость, сложность и частота выполняемых расчетов, а также высокие требования, предъявляемые к правильности, точности и своевременности его ведения.

В ходе своей деятельности учреждение приобретает различные материальные ценности, работы или услуги. Для их оплаты могут использоваться не только банковские счета или лицевые счета, открытые в органах федерального казначейства, но также и наличные деньги.

Приобретение ценностей и услуг за наличный расчет осуществляется уполномоченными на это сотрудниками, которые получают под отчет необходимые суммы (авансы) из кассы учреждения.

Прикладные программы служат для выполнения разнообразных задач, необходимых пользователям. На рынке компьютерных программ в России представлен большой выбор бухгалтерский программ от самых простейших, способных выполнять минимальный набор операций, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой. Самые распространенные следующие: бухгалтерские компьютерные программы семейства «1С», «БЭСТ-5. Госучреждение» и др.

Учет по Инструкции изначально ориентирован на применение информационных систем. Примером системы, в которой реализованы все новые требования по учету расчетов с подотчетными лицами, является программный комплекс «БЭСТ-5. Госучреждение».

Расчеты с подотчетными лицами ведутся в подсистеме «Касса. Подотчеты». Общие принципы работы с первичными документами заключаются в следующем. При регистрации очередного авансового отчета сотрудника система показывает бухгалтеру все незакрытые авансовые отчеты, которые числятся за этим подотчетным лицом. Таким образом, достаточно выбрать все нужные документы из данного списка, чтобы программа автоматически рассчитала сумму остатка или перерасхода предыдущего аванса. Аналогично система предоставляет и список расходных кассовых ордеров, по которым выдавались подотчетные суммы сотруднику. По выбранным бухгалтером кассовым документам программа определяет общую сумму аванса и автоматически переносит ее в соответствующее поле авансового отчета. Далее бухгалтеру надо отразить сведения о предъявленных сотрудником документах, которые подтверждают факты и цели произведенных расходов. Иначе говоря, надо ввести непосредственно строки авансового отчета.

Эту задачу существенно упрощает справочник типовых операций, который входит в поставку системы. При необходимости он может быть адаптирован к специфике учета конкретной организации. При вводе каждой строки авансового отчета бухгалтер выбирает из справочника требуемую операцию списания соответствующей части выданного аванса и проставляет значение данной суммы. Одновременно система вычисляет общую сумму отчета. На основании выбранной типовой операции по каждой строке документа автоматически формируются соответствующие бухгалтерские проводки. Если же сумма введенного авансового отчета не совпадает с суммой по кассовым документам, то бухгалтер, не покидая режима работы с отчетом, легко сформирует приходный кассовый ордер на сумму остатка или расходный кассовый ордер на сумму перерасхода.

По новому Плану счетов учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 020800. Здесь имеется 16-24 - субсчетов, каждый из которых соответствует определенному виду расходов. В этой связи в системе «БЭСТ-5. Госучреждение» предлагается гибкая схема подготовки авансовых отчетов. В зависимости от ситуации бухгалтеры-пользователи могут либо формировать авансовые отчеты по каждому виду расходов в отдельности, либо объединять различные виды расходов в одном отчете.

Управление порядком формирования авансовых отчетов, то есть по отдельно взятым субсчетам из диапазона 020801-020824 (для первого случая) или по консолидированному счету 020800 (для второго), осуществляется в режиме настройки счетов расчетов с подотчетными лицами. При подготовке авансовых отчетов по одному из субсчетов диапазона 020801-020824 можно использовать данные по кассовым ордерам и остаткам предыдущих авансов, относящиеся к конкретному выбранному счету. При формировании авансовых отчетов по счету консолидации 020800 пользователь может использовать кассовые ордера по всем субсчетам, входящим в диапазон 020801-020824. Остатки предыдущих авансов можно использовать как по счету 020800, так и по счетам из диапазона 020801-020824. При вводе списка расходов в таком авансовом отчете в каждой строке следует выбрать соответствующий субсчет счета 020800. Во всем остальном подготовка авансовых отчетов по консолидированному счету практически ничем не отличается от подготовки авансовых отчетов по субсчетам.

Информация, введенная на данном участке учета, группируется в специальном учетном регистре - «Журнале операций расчетов с подотчетными лицами». Кроме того, предоставлено множество синтетических и аналитических отчетов, которые отражают состояние дел по авансам, выданным сотрудникам бюджетного учреждения. Соответственно система «БЭСТ-5. Госучреждение» располагает всеми ресурсами для эффективного учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях.

Для автоматизации бухгалтерского учета с подотчетными лицами в ФГАОУ ВО «Российский государственный профессионально-педагогический университет», рекомендуется программа оперативного и бухгалтерского учета «БЭСТ-5. Госучреждение».

Заключение

В ходе проведенного исследования раскрыта значимость бюджетной сферы и бюджетного учета для экономики России как инструмента контроля за эффективным использованием денежных средств государства. Рассмотрены особенности ведения бухгалтерского учета в бюджетных организациях. Дана характеристика деятельности ФГАОУ ВО «Российский государственный профессионально-педагогический университет», работа бухгалтерии, проведен анализ основных финансовых показателей работы за 2015-2016 гг. Рассмотрен механизм отражения расчетных операций в с учетом перехода на новый порядок ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях, дана характеристика операций расчетов с подотчетными лицами, составлявшихся на основании плана счетов Приказа Минфина России от 16.12.2010 N 174н (ред. от 16.11.2016).

При изучении объекта бухгалтерского учета по учету расчетов с подотчетными лицами деятельности ФГАОУ ВО «Российский государственный профессионально-педагогический университет» обнаружен ряд недостатков в организации бухгалтерского учета:

- отсутствие документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм;

- в отдельных расходных кассовых ордерах не указан код целевого назначения;

- отметка в командировочном удостоверении противоречит дате подтверждающих документов.

Для устранения вышеуказанных недостатков предложены следующие мероприятия по совершенствованию организации бухгалтерского учета в ФГАОУ ВО «Российский государственный профессионально-педагогический университет»:

ь Для подтверждения использования подотчетных сумм необходимо представить товарный чек и чек ККМ;

ь Оформляется расходный кассовый ордер в соответствии с порядком ведения кассовых операций. «Коды» выбираются из справки Госкомстата. Код документа по ОКУД 0310002;

ь Оплату суточных производить по дате прибытия, указанной в билете. Суточные оплатить в сумме из расчета двух суток. Возместить работнику расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов;

ь Соблюдать Порядок ведения кассовых операций.

В результате изучения в ФГАОУ ВО «Российский государственный профессионально-педагогический университет» системы бухгалтерского учета расчетных операций с подотчетными лицами каких-либо серьезных нарушений не обнаружено. Расчеты с подотчетными лицами, их документальное оформление и отражение на счетах бухгалтерского учета ведется, в общем, в соответствии с действующим законодательством.

С целью совершенствования учета и контроля расчетов с подотчетными лицами в ФГАОУ ВО «Российский государственный профессионально-педагогический университет» предложена автоматизация бухгалтерского учета в ФГАОУ ВО «Российский государственный профессионально-педагогический университет», в том числе операций с подотчетными лицами рекомендуется программный комплекс «БЭСТ-5. Бюджет».

Список использованной литературы

Бюджетный кодекс Российской Федерации. Часть третья. Федеральный закон от 31.07.1998 г., №145-ФЗ.

Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть вторая от 05.08.2000 г., №117-ФЗ (принят ГД ФС РФ 19.07.2000) (ред. от 19.05.2010) (с изм. и доп., вступающими в силу с 04.06.2010).

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. Федеральный закон от 30.12.2001 г., №195-ФЗ (в ред. Федерального закона от 19.05.2010 г., №87-ФЗ).

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 №197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 25.11.2009) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2010).

Федеральный закон РФ «О некоммерческих организациях» от 12.01.1996 года №7-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 26.11.98 №174-ФЗ, от 08.07.99 №140-ФЗ).

Инструкция по бюджетному учету. Утверждено приказом Минфина РФ от 30.12.2009 г., №152н.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Утвержден Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 №40.

Устав Государственного учреждения социального обслуживания «Центр социального обслуживания» Пыталовского района.

Учетная политика ГУСО «Центр социального обслуживания» Пыталовского района на 2010 год.

Афанасьев М.П. Основы бюджетной системы. М.: ГУ - ВШЭ, 2009. 226 с.

Засорин В.А. Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях // Ваш бюджетный учет. - 2007. - №6.

Кадырова Э.Я. Бюждетная классификация // Бюджетный учет. - 2010. - №2.

Маслова Т.С. Теоретические аспекты организации и методики бухгалтерского учета бюджетных учреждений // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. - 2007. - №6.

Колобов С.А. // Налоговый вестник. - 2006. - №4.

Постникова Е. Налоговым агентам стало проще принять к вычету НДС // Главбух. - 2009. - №6. с. 42-46.

Ревизия как форма бюджетного контроля // Бюджетные организации. Экономика и учет. - 2004. - №12.

Эксперты журнала Практическая бухгалтерия // Практическая бухгалтерия. - 2009. - №4.

Шиндер И. Учет расчетов с подотчетными лицами // Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение. - 2008. - №12.

[Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.auditfinprom.ru.

[Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.bestnet.ru/programs/budget/.

Программа «Консультант Плюс».

Размещено на Allbest.ru