Делопроизводство в государственных органах

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

Учреждение образования

«Белорусский государственный университет»

Исторический факультет

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине Документоведение

Выполнила Матюк Татьяна Романовна

Минск 2019

Вопрос №1. Содержание и эволюция понятия «документ»

Понятие «документ» происходит от латинского слова «documentum» - «поучительный пример», «способ доказательства». Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

Этот термин в свою очередь произошел от глагола «docere» - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно, по одной из версий, означало жест вытянутых рук, связанный с приемом или получением чего-либо.

На базе этого слова были образованы слова «doceo»- учу, обучаю, «doctor» - ученый, «doctrina» - учение, и наконец, «documentum» - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. С древности и до XIX века понятие «документ» употреблялось в значении «письменное свидетельство» и в основном использовалось в юриспруденции и дипломатии.

В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I, как заимствованное из немецкого и польского языков, - в значении «письменное свидетельство». Следовательно, документу придавалось, прежде всего, правовое значение.

В нормативных правовых актах дореволюционной России XIX--XX вв. по организации управления и делопроизводства термин «документ» также почти не употреблялся. В разных законодательных актах документы называются «делами», «бумагами», «актами».

В белорусском языке этот термин также не использовался. В XV--XVII вв. как синоним термина «документ» использовался термин «лист», которым обозначались и законодательные акты, и акты управления государством и его территориями, и распорядительные документы, и частноправовые акты, и переписка и пр.

Для обозначения частноправовых актов (купчие, продажные, меновные, «дельчие», «дарчие» и пр.) использовался также термин «запис».

В советское время термин «деловая бумага» как синоним документа употребляется в некоторых законодательных актах, повторяла его и литература 20-30 гг.

То же можно сказать и о белорусской делопроизводственной литературе. Так, книга С. Середы, вышедшая в 1926 г., имела название «Дзелавод. Узоры афіцыйных папер, слоўнік тэхнічна-канцэлярскіх выразаў».

Постепенно термин «деловая бумага» заменяется «служебным документом». Так, в постановлениях ЦИК и СНК от 7 июля 1932 г. говорится о правилах хранения «служебных документов». В советское время в нормативных актах, литературе, в практике работы прочно утвердился термин «документ». Сохраняется он и в настоящее время.

На международном уровне наиболее общим признано определение документ как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. С начала XX века бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовал понятие “документ” как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печтаные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме.

Переоценить роль документа в истории человечества достаточно трудно. С древнейших времени дошли до нас различные виды документов, в помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, сложившихся в те далекие времена.

Вопрос 2. Развитие текстового документирования

Текстовое документирование является одним из самых древних способов фиксации информации. Оно возникло тогда, когда появилась необходимость передавать информацию через пространство и время. Для текстового способа документирования средством запечатления информации является письмо или письменность.

Выделяется четыре основных типа письма:

1. Пиктографическое письмо

Пиктографическое письмо - это древнейший, самый первоначальный тип письма (от лат. pictus «картинный, нарисованный» и греч. grapho «пишу»). Пиктография - это фиксация и передача информации с помощью рисунков. Была распространена у индейцев Америки, жителей Тропической Африки, аборигенов Австралии, малых народов Сибири и других вплоть до 20 века. Пиктограмма - это схематический рисунок, художественное достоинство которого не имеет существенного значения. Основными средствами этого письма являются более или менее сложные рисунки сюжетного, повествовательного характера. Оно представляет собой преднамеренное изображение на камне, дереве, глине предметов, действий, событий с целью общения.

Преимущества пиктографического письма:

- передает только содержание высказывания, не отражая языковых особенностей передаваемого сообщения (звучания слов, их грамматических форм, последовательности слов и т.д.);

- не связано с конкретным языком, может быть расшифровано (прочитано) на любом языке;

- обобщенность запечатления;

- многозначность, может быть «прочтено» как слово, синоним этого слова, словосочетание, предложение с различными вариациями смысла, несколько предложений;

- наглядность, доступность.

На основе пиктографического письма возникает более совершенный тип письма - идеографическое.

2. Идеографическое (логографическое) письмо

Идеографическое письмо (от греч. idea - «идея, образ» и grapho - «пишу») тип письма, знаки которого (идеограммы) обозначают целые слова или же значимые части слов - морфемы.

В идеографическом письме знак-рисунок постепенно превращается в знак-идею или идеограмму. Изобразительные знаки для конкретных предметов остались картинками, а для передачи общих понятий использовались слова со сходным звучанием. Если не было близко звучавшего конкретного слова, то на помощь приходила образность. Для того чтобы различить значение знака стали ставить над ним специальный знак - детерминатив, т.е. так называемый ключ. Эти знаки сами не читаются, а лишь указывают, как прочесть основной знак. Зарождение государства, которое нуждалось в устойчивом и точном письме для управления, учета, записи законов, а также развитие общественного производства, торговли послужили стимулом для дальнейшего развития идеографического письма.

Появилась потребность писать быстрее, передавать более сложные и длинные тексты. Это привело к большей схематизации рисунков, к превращению их в еще более условные знаки - иероглифы. Так на основе идеографии возникло иероглифическое письмо - высший этап развития идеографии - появившееся около 4 тыс. до н.э. Достоинствами идеографического письма являются понятность, большая емкость, компактность, отдельные знаки передают слова.

3. Слоговое (силлабическое) письмо

Слоговое или силлабическое (от греч. syllabе «слог») - это письмо, в котором каждый графический знак обозначает такую единицу языка, как слог. Слоговые системы появились в середине 2 тыс. до н.э. Древнейшими слоговыми системами являлись шумерская, критская, письменность майя. Более поздними - японская слоговая азбука "кана" и корейское письмо. В настоящее время силлабические системы письма наиболее широко распространены в Индии, Тибете, Эфиопии и Юго-Восточной Азии.

Слоговое письмо проще логографического, но сложнее буквенно-звукового, так как количество разных слогов в языке меньше, чем количество разных звуков. Количество основных знаков в слоговых системах колебалось от 35-40 до двух с лишним сотен. Знак в слоговом письме обычно отображает сочетание гласный-согласный, или просто один гласный звук.

Наиболее характерные черты слогового письма заключаются в следующем:

- каждый письменный знак соответствует слогу;

- основу слогового знака составляет графический элемент, обозначающий согласный звук;

- гласные обозначаются графическими элементами, добавляемыми к основе слогового знака, причем одинаковые гласные обычно обозначаются одним и тем же графическим элементом.

4. Буквенно-звуковое (алфавитное) письмо

Буквенно-звуковым письмом (алфавитом) принято называть такое письмо, в котором каждый графический знак (буква) обозначает не целое слово, как в идеографии, и не слог, как в слоговом письме, а отдельный типовой звук - фонему. Поэтому буквенно-звуковое письмо иногда называют также фонемографическим и даже фонематическим.

Таким образом, письменность стала абсолютно четко передавать произношение. Главным достоинством буквенно-звукового письма явилось то, что для его использования требовалось знание всего лишь около 22-30 символов, а не набор иероглифов из 2000 штук, как это требовалось ранее. Никаких детерминативов также оказалось не нужно.

Буквенно-звуковое письмо появилось с изобретением около 1100 г. до н.э. в Палестине западносемитского алфавита. Самой характерной его разновидностью является финикийский алфавит, предок всех существующих сегодня в Европе видов письменности: латинского шрифта, кириллицы, греческого алфавита.

Буквенно-звуковое письмо делится на консонантно-звуковое (передающее только согласные) и вокализованно-звуковое (передающее как согласные, так и гласные звуки).

Консонантно-звуковое письмо применяется главным образом семитскими народами - финикийцами, арамейцами, евреями, арабами и др. Консонантно-звуковое письмо, называемое так потому, что его знаками обозначались только согласные звуки (консонанты). Появление консонантно-звукового письма в его чистом виде относится ко второй половине 2 тысячелетия н.э.

Вокализовано-звуковое письмо впервые возникло в 9 - 8 вв. до н.э. у древних греков, а от них перешло к римлянам (латинское письмо), к славянам и другим народам. Оно связано с обозначением на письме как согласных, так и гласных звуков.

Во 2 - 1 тысячелетии до н.э., когда складывалась алфавитная письменность, финикийцам принадлежало первенство в торговле на Востоке. Являясь мореплавателями финикийцы сталкиваясь с различными государствами, расположенными по побережью Средиземного моря, в том числе и с Грецией, усваивали достижения народов этих стран и одновременно влияли на развитие их культуры.

Буквенно-звуковое письмо - наиболее удобное письмо для большинства народов мира. Оно обеспечивает при помощи ограниченного набора знаков (от 20 до 40) точную передачу звукового языка этих народов.

Текстовое документирование - это фиксация информации посредством письма. Развитие письма прошло длительный исторический путь и делится на несколько этапов: пиктографический, идеографический, слоговый и буквенно-звуковой. Развитие данного способа документирования протекало в направлении передачи письменными знаками, что позволяло обходиться меньшим количеством знаков. Текстовое документирование всегда играло и играет огромную роль в развитии общества и человечества в целом. Самым важным и главным назначением письма является возможность накопления и передачи информации во времени. Не менее важным значением текстового документирования является возможность распространения знания на любые расстояния. Текстовое документирование применяется практически во всех областях деятельности человека.

Вопрос 3. История организации делопроизводства в Московском государстве («приказное делопроизводство»)

До XV столетия в Московском княжестве система управления имела дворцово-вотчинный характер. Органами управления в государстве были так называемые пути: сокольничий, ловчий, конюший, стольничий, чашничий. Делопроизводство вели дьяки, а при наместниках - писари и подъячие.

В XI-XV вв. развиваются законодательные основы государства. Это приводит к зарождению русской системы делопроизводства, формируется круг работников, занимавшихся созданием и обработкой документов. Решением вопросов государственного управления занималось княжеско-боярское окружение. Устанавливаются правила засвидетельствования документов подписями (скрепами), печатями, «мостами» князей, городов и отдельных чиновников.

В конце XV- начале XVI в. сложилась система приказов - центральных органов государственного управления, которые ведали отдельными отраслями в качестве ведомственных учреждений. Так, Посольский приказ ведал внешними отношениями, Разрядный - военными, Поместный - земельными делами; существовали Холопский, Ямской, Разбойный и другие приказы. Всего было более 40 приказов, каждый из которых насчитывал от 3 до 400 «приказных людей». Во главе приказа стоял судья, руководивший вместе с «товарищами» (заместителями и помощниками) дьяками, назначаемыми из думных чинов. В их ведении находились дьяки (до трех) и подъячие, которые и занимались делопроизводством. Работа дьяков и подъячих строго контролировалась, за ошибки в документах их наказывали - били, лишали жалованья.

При каждом государственном, духовном или гражданском учреждении функционировали канцелярии, документы в них оформлялись по определенным общим правилам, которые наследовались традиционно.

Деятельность канцелярии, работа их отдельных служащих по созданию официальных текстов хорошо видны по реквизитам создаваемых документов. Так, на каждом документе, который доставлялся в приказ, ставилась дата регистрации. Дьяк в необходимых случаях ставил отметку «выписать», т.е. навести справку. Дело готовили к докладу и обсуждали, после чего выносили «присуд» и распоряжения о подготовке письма-ответа.

Проект документа составляли по указанию дьяка старшие подъячие. Дьяк редактировал этот проект, делая отметки на полях или на обратной стороне листа. Исправленный документ младший подъячий переписывал заново - «белил» и передавал подъячему, который сверял его с черновиком и визировал - ставил подпись на обратной стороне в нижней части листа, подтверждая правильность написанного.

В деятельности приказов XV - XVIII вв. выработался определенный процесс работы с документами, который и получил название «приказное делопроизводство». В практике деятельности приказов появились определенные формулы составных частей документов, порядок их оформления и перемещения как в самих приказах, так и между ними. Документы стали разделять на законодательные (царские указы, решения Боярской Думы) и распорядительные (грамоты и указания органов государственного управления). От простых людей в приказы поступали челобитные.

В приказном делопроизводстве повторяемые элементы официального документа (автор - адресат, обращение, содержание, дата) еще не выделялись из текста документа, а писались сплошным текстом.

Документирование приказного делопроизводства ограничивалось документами следующих видов:

· грамоты (царские указы, посылаемые через приказы на места);

· наказы (указания царя воеводам и другим местным начальникам);

· приговоры;

· челобитные (обращения граждан);

· памяти (записки по делу между подъячими из разных приказов);

· отписки (доклады, поступающие в приказы с мест).

Перечень документов свидетельствует, что приказное делопроизводство касалось в основном государственных и гражданских дел.

Документы в те времена составлялись в виде узких столбцов, которые скатывались в свитки. В столбце перечислялись все этапы производства дела, начиная от первоначального документа, например челобитной, и заканчивая документом-решением. На долгое время столбец стал основной формой документа в России.

Писали на узких (15 - 17 см) полосах бумаги, оставляя обратную сторону чистой. В приказном делопроизводстве все документы по общему делу подклеивались «друг под друга», склейка «заверялась» подписью дьяка через всю страницу прямо по склейке (чтобы не подменили документы или порядок их поступления). Чем дольше велось дело, тем длиннее становился «столп» или свиток. Да и государственные документы бывали длинными: Соборное уложение 1649 г. - 309 метров. Документы наматывались на стержень или просто хранились в рулоне на полках или в сундуках. Для наиболее важных изготавливались специальные футляры. При переносе рулоны документов разматывались и волочились за тем, кто их переносил. Отсюда, говорят, пошло слово «волокита» - необоснованное затягивание дела.

Пользоваться такими документами было сложно: много времени уходило на развертывание и свертывание столбца, а склейка не была достаточно прочной, что приводило к быстрому ветшанию и износу. Столбцовое оформление документов в России было отменено Петром I. Вместе со столбцовой формой документа начала применяться тетрадная форма. Тетрадь - это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались и составляли книги. В форме книги велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др.

Петром I было введено еще одно новшество - подписи руководителя присутственного места на документа и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Петр I впервые стал лично подписывать издаваемые им указы. В это же время существенные изменения претерпевает и форма документов. Для многих из них были разработаны «генеральные формуляры» - образцы документов. К этому времени относится и выделение из текста документа даты, которая становится самостоятельным элементом и пишется под текстом с левой стороны листа. Самостоятельным элементов становится также и наименование документа, а в некоторых случаях к нему примыкает обозначение его краткого содержания, хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок) как норма оформляется только в XIX в.

Современное делопроизводство - это результат многовекового исторического процесса. Но если бы у России были документационные источники или солидные артефакты, свидетельствующие об ее историческом прошлом, которое в действительности уходит не на одну тысячу лет в глубь веков, мы бы больше уважали себя как народ, и могли бы чувствовать себя на равных с древними цивилизациями.

документ делопроизводство адресация реквизит

Вопрос 4. Адресация документов. Оформление реквизита «Адресат»

Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные и частные лица.

При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.

Министерство образования

Республики Беларусь

При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже - наименование структурного подразделения.

Гродненский филиал

РУП «Белсоюзпечать»

Отдел кадров

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Гродненский филиал

РУП «Белсоюзпечать»

Специалисту по кадрам

Матюк Т.Р.

При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Директору

Гродненского филиала

РУП «Белсоюзпечать»

Скробко П.К.

При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже.

Учебные заведения г. Гродно

При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже.

Директорам учебных заведений

г. Гродно

Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита «Адресат» при адресовании документа разовому корреспонденту.

Почтовый адрес в реквизите «Адресат» оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.

Гродненский филиал

РУП «Белсоюзпечать»

ул. Дзержинского, 92

230005, г. Гродно

На документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы, адрес не проставляется. Для отправки таких документов могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

При адресовании документа частному лицу вначале указываются фамилия и инициалы (имя, отчество) получателя, затем - почтовый адрес.

Матюк Т.Р.

ул. Томина, д. 14Б, В. 27

230026, г. Гродно

Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по данной форме:

Форма списка на рассылку

_____________________________________________________________

(название, дата, индекс документа)

Наименование должности руководителя структурного подразделения

Подпись Расшифровка подписи

Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

При направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или организациям своей системы; в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами. Документ не должен содержать больше четырёх адресов: каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщённое наименование адресатов.

При направлении документа нескольким адресатам (не более четырёх адресатов) на документе, как правило, указываются все адресаты (без слова копия перед 2-м, 3-м, 4-м адресатами); все экземпляры печатаются на бланках. Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов; основному адресату направляется первый экземпляр документа.

При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа (в тексте документа даётся ссылка на дату и номер поручения). Каждая составная часть адресата (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должны начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей) адресата знаки препинания не ставятся, в середине строк - сохраняются. При написании адресата допускаются сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (воинская часть), обл., г. (город), с. (село), р-н, ул., пер., пр., корп., В. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир, знак «N» не ставится, при литерном написании номера, буква пишется слитно с цифрой (25а).

Список использованных источников

1. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

2. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, 2009 г.

3. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. -- 8-е изд., стер. -- К.: Знания, 2008. -- 459 с. -- (Высшее образование XXI века).

4. Мишина Л.А. Документация. Делопроизводство. - Минск: Амалфея, 2008. - 452 с.

5. Мусаткова Н.М. Деловая документация: учеб. пособие. - Минск: Беларус. Энцыкл. імя П.Броўкі, 2009. - 128 с.

6. Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»

Размещено на Allbest.ru