Размещено на http://www.allbest.ru/

МIНIСТЕРСТВО ОСВIТИ I НАУКИ УКРАЇНИ

ДВНЗ «КИЇВСЬКИЙ НАЦIОНАЛЬНИЙ ЕКОНОМIЧНИЙ УНIВЕРСИТЕТ

IМЕНI ВАДИМА ГЕТЬМАНА»

Реферат

за темою

"Організація та загальні принципи ведення обліку розрахунків з підзвітними особами в прикладному рішенні "1С: Бухгалтерія 8"

Виконала:

студентка 3 курсу

факультету Фінансів, групи 3

Чепик Юлія

Перевірила:

доц. Охрамович О.Р.

Київ- 2019

Вступ

Актуальність теми. Сьогодні багато бухгалтерів стикаються з проблемою правильного обліку та оподаткування витрат на вiдрядження. При цьому часто виникають питання, зокрема, що вважати службовим відрядженням; який порядок вiдрядження спiвробiтникiв пiдприємства, що працюють за сумiсництвом або виконують роботу за договорами цивiльно-правового характеру; якими нормативними документами, що зачiпають питання витрат на вiдрядження, необхiдно керуватися в даний час.

Розрахунки з підзвітними особами - це досить об'ємне коло операцій з готівковими коштами, розрахунками, придбанням матеріальних цінностей, оподаткуванням тощо. Тому виконання даної ділянки облікової роботи вимагає чіткого дотримання чинних нормативних актів та оформлення відповідних документів.

Велика роль при цьому вiдводиться бухгалтерському облiку, за допомогою якого суцiльним чином, безперервно i взаємопов'язане вiдбиваються всi документально пiдтвердженi господарськi операцiї, чим забезпечується достовiрнiсть, своєчаснiсть i точнiсть iнформацiї.

Метою роботи є вивчити порядок органiзацiї облiку розрахункiв з пiдзвiтними особами на пiдприємствi та їх вiдображення в облiкових регiстрах, 1С: Бухгалтерiя 8 та фiнансовiй звiтностi.

Для написання роботи було поставлено наступнi завдання:

- визначити економiчну сутнiсть розрахункiв з пiдзвiтними особами;

- розглянути нормативно-правову базу регулювання розрахункiв з пiдзвiтними особами;

бухгалтерія звітність фінансовий

1. Методика розрахункiв з пiдзвiтними особами

У процесi дiяльностi пiдприємств виникає необхiднiсть видачi з каси готiвки працiвникам пiд звiт на господарськi витрати та службовi вiдрядження. У такому випадку виникають розрахунковi вiдносини з пiдзвiтними особами. Облiк руху грошових коштiв у пiдзвiтних осiб здiйснюється на рахунку 37 "Розрахунки з рiзними дебiторами", субрахунку 372 "Розрахунки з пiдзвiтними особами".

Пiдзвiтнi особи - це працiвники пiдприємства, якi отримали грошовi кошти в пiдзвiт для майбутнiх витрат згiдно з наказом (розпорядженням) керiвника.

Для кожної установи повинен бути складений i затверджений наказом керiвника список осiб, якi мають право одержувати грошовi кошти в пiдзвiт на господарськi потреби.

Вiдрядження - це поїздка працiвника за розпорядженням керiвника установи для виконання службового доручення на певний термiн до iншого населеного пункту, що знаходиться поза мiсцем його постiйної роботи.

З каси пiдприємства, згiдно дiючого положення, можуть видаватись готiвковi кошти для розрахункових операцiй на мiсцi придбання товарно-матерiальних цiнностей (на ринку, пiдприємствах роздрiбної торгiвлi, у населення), а також для витрат по службових вiдрядженнях, iнших потреб (пересилка службової кореспонденцiї, придбання господарського знаряддя та iнше).

Переважно, готiвковi кошти видаються працiвнику пiдприємства на основi розпорядження керiвника пiдприємства (або в службовi обов'язки працiвника входить робота по закупiвлi товарно - матерiальних цiнностей - тодi розпорядження не потребується, але з таким працiвником заключають договiр про його повну матерiальну вiдповiдальнiсть). Працiвник, що отримав готiвковi кошти пiдприємства, називається в бухгалтерськiй практицi пiдзвiтною особою, так як вiн зобов'язаний прозвiтуватись про цiльове використання грошових коштiв, або повернути їх в касу пiдприємства (органiзацiї). Суми, отриманi пiдзвiтною особою, називають авансовими сумами, а звiт працiвника називають - авансовий звiт.

Авансовим звiтом буде вважатись документ, що пiдтверджує витрати працiвника (так як до нього додаються пiдтверджуючi документи: чеки, бiлети, квитанцiї, закупiвельнi акти), обов'язковим реквiзитом його є пiдпис керiвника пiдприємства: "доцiльнiсть витрат пiдтверджую" i пiдпис, або "бухгалтерiї оплатити". Складає авансовий звiт пiдзвiтна особа, вказує дату i пiдписується в ньому.

Якщо всi доданi документи є достовiрними, суму "списують" з пiдзвiту, так як працiвник вже не повинен повертати готiвковi грошi виданi йому в пiдзвiт. Таким чином, пiдприємство вже вступає з працiвником в розрахунковi операцiї, при веденнi яких може бути дебiторська i кредиторська заборгованiсть на момент закриття бухгалтерських рахункiв. Дебiторська заборгованiсть буде вiдображати наявнiсть боргу працiвника по отриманих ним коштам, в свою чергу, якщо сам працiвник на виробничi цiлi використав власнi кошти, то пiдприємство до моменту їх вiдшкодування буде мати кредиторську заборгованiсть. Як i будь-яка iнша заборгованiсть ця вiдшкодовується шляхом повернення готiвкових коштiв (за письмовою заявою працiвника чи даних авансових звiтiв).

За вiдрядженим працiвником зберiгається мiсце роботи (посада) та середнiй заробiток за час вiдрядження, в тому числi й за час перебування в дорозi. Середнiй заробiток за час перебування працiвника у вiдрядженнi зберiгається на всi робочi днi тижня за графiком, установленим за мiсцем постiйної роботи. За бажанням вiдрядженого працiвника йому надсилають поштовим переказом заробiтну плату за мiсцем вiдрядження за рахунок пiдприємства, що його вiдрядило.

Аналiтичний облiк ведеться в розрiзi фiзичних осiб, якi одержали грошовi кошти пiд звiт. Сальдо на рахунку № 372 вказує на залишки одержаних пiд звiт авансiв, по яким ще не надано звiти. Кредитове сальдо вiдображає розмiр перевитрат за авансовим звiтом, порiвняно з сумою, одержаною пiд звiт.

У випадках, коли виданi пiд звiт суми не обгрунтовано пiдтверджувальними документами й не повернено до каси у визначений термiн, пiдприємство має право утримати їх з чергових виплат, що належать данiй особi. Аванси, одержанi пiд звiт в iноземнiй валютi, облiковуються на окремому субрахунку, наприклад, "Розрахунки з пiдзвiтними особами в iноземнiй валютi". В особових аналiтичних рахунках пiдзвiтних осiб вiдображають вид валюти та її еквiвалент в українськiй грошовiй одиницi.

2. Вiдображення операцiй з пiдзвiтними особами в облiкових регiстрах та фiнансовiй звiтностi

Форма бухгалтерського облiку, система регiстрiв, порядок i спосiб реєстрацiї та узагальнення iнформацiї в них, обирається пiдприємством самостiйно з додержанням єдиних засад бухгалтерського облiку. Облiковi регiстри (книги, вiдомостi, журнали, тощо) призначенi для хронологiчного, систематичного або комбiнованого накопичення, групування та узагальнення iнформацiї про господарськi операцiї, що мiстяться у прийнятих до облiку первинних документах, якi складаються щомiсяця, пiдписуються виконавцями та головним бухгалтером.

Господарськi операцiї, оформленi вiдповiдними документами, для одержання узагальненої iнформацiї про наявнiсть i змiни майна пiдприємства, господарськi процеси i фiнансовi результати дiяльностi пiдлягають групуванню i вiдображенню в певному порядку в облiкових регiстрах.

Облiковi регiстри - це носiї iнформацiї спецiального формату i будови (паперовi, машиннi), призначенi для реєстрацiї, групування й узагальнення господарських операцiй, оформлених вiдповiдними первинними документами. Записи господарських операцiй в регiстрах називаються облiковою реєстрацiєю.

При журнально-ордернiй формi облiку для облiку розрахункiв з пiдзвiтними особами призначений журнал № 3, в якому сумiщається аналiтичний i синтетичний облiк по субрахунку 372 "Розрахунки з пiдзвiтними особами" i рахунку 37 "Рахунки з рiзними дебiторами" в єдинiй системi записiв.

Облiк здiйснюється в розрiзi фiзичних осiб, якi одержали грошовi кошти пiд звiт. По кожному окремому рядку вiдображається сума виданого авансу, сума витрат на основi затвердженого авансового звiту, повернена сума невикористаних пiдзвiтних сум, вiдшкодування перевитрат, сума пiдзвiтних коштiв, по яких не подано авансового звiту i якi не поверненi в касу.

Для одержання необхiдних синтетичних даних по рахунку 372 суми, вiдображенi в авансових звiтах i повернення невикористаних авансiв вiдображаються в журналi 3 i вiдомостi 3.2 аналiтична вiдомiсть розрахункiв з пiдзвiтними особами до нього в кореспонденцiї з дебетуючими рахунками. В кiнцi мiсяця пiдсумки кредитових оборотiв в цiлому по субрахунку 372 i по дебету кореспондуючих рахункiв переносяться в Головну книгу.

При вiдкриттi журналу 3 i вiдомостi 3.2. до нього (в перших рядках) по кожному пiдзвiтному працiвнику вказується сума перехiдного залишку з минулого мiсяця i дата його, залишку, виникнення. В наступних рядках вказується суми виданих пiд звiт грошових коштiв (як правило, по кредиту рахунку 30) i дати їх видачi.

В наступному, основному, роздiлi вiдомостi 3.2. який представляє кредитову частину субрахунку 372 , якi вiдображають суми повернення i утримання невикористаних пiдзвiтних сум i здiйснених платежiв за рахунок пiдзвiтних сум. В кожному конкретному випадку вказується дата, номер авансового звiту i сума. Сума платежiв вiдображаються в цiлому i по кореспондуючих рахунках. Записи повернення i утримання невикористаних пiдзвiтних сум проводяться на основi документiв по касi i розрахунково-платiжних вiдомостей. Записи по витрачених сумах здiйснюються на основi затверджених авансових звiтiв з додатками до них документiв.

Суми, якi вiднесенi в дебет рахункiв 23, 91, 92 пiдлягає групуванню по статтях аналiтичного облiку в листках - розшифровках. По придбаним за рахунок пiдзвiтних сум матерiальних цiнностей вказується їхня облiкова вартiсть.

Пiсля закiнчення мiсяця по кожнiй пiдзвiтнiй особi визначають сальдо на кiнець мiсяця, яке потiм буде перенесено у вiдомiсть 3.2 наступного мiсяця, як вступне сальдо.

Пiсля закiнчення журналу 3 та вiдомостi 3.2 до нього вказується дата завершення записiв в ньому i дата переносу оборотiв в Головну книгу. Все це завiряється пiдписами виконавцiв та пiдписом головного бухгалтера пiдприємства.

Для того, щоб повнiстю вивчити i зрозумiти облiк розрахункiв з пiдзвiтними особами залишається розглянути вiдображення витрат в деяких формах фiнансової звiтностi, а саме в Балансi i Звiтi про фiнансовi результати.

Згiдно Iнструкцiї 291 про застосування Плану рахункiв сальдо субрахунку 372 "Розрахунки з пiдзвiтними особами" може бути як дебетовим, так i кредитовим. В балансi пiдприємства дебетове сальдо вiдображається в складi активiв, а кредитове - в складi зобов'язань. Дебетовий залишок (сальдо) за субрахунком 372 вiдображається в активi балансу в рядку 210 «Iнша поточна дебiторська заборгованiсть», а кредитовий залишок (сальдо) за цим же субрахунком - в пасивi Балансу в рядку 610 «Iншi поточнi зобов'язання».

Лише пiсля складання оборотних вiдомостей можна заповнювати бухгалтерський баланс методом переносу залишкiв за рахунками на вiдповiднi статтi балансу. Метою складання балансу є надання користувачам повної, правдивої та неупередженої iнформацiї про фiнансовий стан пiдприємства на звiтну дату.

3. Технологiя ведення облiку розрахункiв з пiдзвiтними особами в прикладному рiшеннi «1С: Бухгалтерiя 8»

Пoрядoк дiй з облiку розрахункiв з пiдзвiтними особами, в умовах ведення кoмп'ютернoгo oблiку в середoвищi типoвoї кoнфiгурацiї програми "1С: Бухгалтерiя» передбачає виконання певних крoкiв, в залежностi вiд того, для чого було наданi кошти пiдзвiтнiй особi.

Пiдзвiтнiй особi наданi кошти на пiдприємствi, для оплати за ТМЦ постачальнику.

1. Потрiбно з поточного рахунку перевести грошi в касу, для того, щоб дати їх пiдзвiтнiй особi. Видача грошових коштiв з поточного рахунку в касу оформлюється документом «Прибутковий касовий ордер» при цьому стаття руху грошових коштiв буде Банк-Каса.

Доступ: Каса - Прибутковий касовий ордер - Операцiя: «Одержання готiвкових коштiв у банку»

2. З каси необхiдно видати кошти пiдзвiтнiй особi (дана сума може бути рiвною тiй, що ми отримали з банку або меншою). Видача грошових коштiв в пiдзвiт оформлюється документом «Видатковий касовий ордер» з видом операцiї «Видача коштiв пiдзвiтнiй особi». Видача грошей пiдзвiт з картрахунку вiдображається документом «Платiжне доручення вихiдне» з видом операцiї «Перерахунок грошових коштiв пiдзвiтнiй особi».

Доступ: Каса - Видатковий касовий ордер - Операцiя: «Видача коштiв пiдзвiтнiй особi»

3. Звiт про витраченi пiдзвiтнi суми оформлюється документом «Авансовий звiт». Валюта документу визначається по кнопцi «Цiни й валюта». Якщо був виданий аванс, то валюта має спiвпадати з валютою авансу.

Документ має кiлька табличних частин, якi розташовуються на вiдповiдних закладках. Iнформацiя про кошти, отриманих пiдзвiтною особою, вiдображається на закладцi "Аванси".

Кошти, виданi пiдзвiтнiй особi можуть бути витраченi на:

· Закупiвлю товарiв i тари (закладки "Товари" i "Тара")

· Оплату постачальникам (закладка "Оплата")

· Iншi (додатковi) витрати - добовi, витрати на бензин, на проїзд тощо (закладка "Iнше"). Данi про витрату коштiв заповнюються в документi "Авансовий звiт" на вiдповiдних закладках табличної частини.

Iнформацiя про закуплений пiдзвiтною особою товарiв фiксується на закладцi "Товари".

Iнформацiя про одержання зворотної тари фiксується на закладцi "Тара". За даними цiєї закладки реєструються тiльки заборгованiсть перед постачальником, вказаним в табличнiй частинi. Вартiсть тари не включається в затрати пiдзвiтної особи, а проводка формується по дебету рахунку облiку тари з кредитом рахунку постачальника (Д 284 К 377). Це пов'язано з тим, що операцiї з зворотною тарою не передбачають оплати за неї.

Iнформацiя про витраченi пiдзвiтною особою суми заповнюються вiдповiдно до наданих пiдзвiтною особою друкованими формами документiв.

При заповненнi iнформацiї про придбаний пiдзвiтною особою товарiв сума, що була витрачена пiдзвiтною особою, вiдображається у двох валютах: валютi, зазначеної в друкованiй формi документа, на пiдставi якого оформляється запис про закупiвлю товарiв, i у валютi взаєморозрахункiв пiдзвiтної особи.

Якщо закуплений пiдзвiтною особою товар вiдразу надходить на склад, то в документi вказується вид надходження «На склад» i вказується склад, на який надiйшов товар.

Доступ: Каса - Авансовий звiт

4. Необхiдно провести реєстрацiю вхiдного податкового документа , адже ми отримали прибуткову накладну вiд постачальника.

Доступ: Каса - Авансовий звiт «введення на пiдставi» документ «Реєстрацiя вхiдного податкового документа»

5. Якщо в пiдзвiтної особи залишаються кошти, їх необхiдно вiдобразити через «Прибутковий касовий ордер».

Доступ: Каса - Авансовий звiт «введення на пiдставi» документ «Прибутковий касовий ордер».

Отже, для коректного вiдображення операцiй необхiдно вказати в табличнiй частинi документа рахунок i аналiтику бухгалтерського облiку об'єктiв, що закуповуються, (або рахунок облiку розрахункiв з постачальниками, яким зроблена оплата). Первiсна установка рахункiв бухгалтерського облiку може бути виконана автоматично (виходячи з даних, наявних у регiстрах вiдомостей).

При проведеннi документа формуються бухгалтерськi записи по дебету рахункiв, зазначених у табличнiй частинi документа, i кредиту рахунку «Розрахунки з пiдзвiтними особами».

У конфiгурацiї передбачений друк авансового звiту по регламентованiй друкованiй формi «Звiт про використання коштiв, виданих на вiдрядження або пiд звiт».

Пiдсумовуючи, можна сказати про те, що за допомогою прикладного рiшеннi «1С: Бухгалтерiя 8» можна автоматизувати роботу, i вiдображати всi документи в бiльш швидкому темпi ннiж якщо це було необхiдно було робити в ручну.

Висновок

Серед розрахункових операцiй особливе мiсце займають розрахунки з пiдзвiтними особами, якi є на кожному пiдприємствi, незалежно вiд форми власностi та галузi дiяльностi.

В данiй роботi розглянуто рiзнi приклади проведення операцiй через пiдзвiтних осiб, а також основнi аспекти облiку розрахункiв з пiдзвiтними особами. Згадаємо, що основним завданням бухгалтера є: контролювати цiльове використання пiдзвiтних сум. З цiєю метою вiн встановлює строки подання авансових звiтiв, називає перелiк документiв, якi працiвник повинен пред'явити, i контролює правильнiсть наданих документiв на предмет їх юридичної сили.

Операцiї з пiдзвiтними особами вiдiграють важливу роль, так як через пiдзвiтних осiб пiдприємство часто купує сировину, матерiали та iншi необхiднi для роботи пiдприємства речi, бере участь у виставках, ярмарках, укладеннi угод та iнших заходах потрiбних для життєдiяльностi пiдприємства, так як всi цi операцiї вимагають затрат i правильна їх оцiнка вiдображається на вартостi продукцiї, облiк має вестись дуже точно з врахуванням останнiх змiн в законодавствi i з необхiдними аналiтичними розгалуженнями.

Размещено на Allbest.ru