Управление документооборотом

Размещено на http://www.allbest.ru/

3

Управление документооборотом

СОДЕРЖАНИЕ

1. Введение

2. Контроль как важнейшая функция процесса управления

3. Контроль исполнения документов

4. Формы контроля за исполнением документов

5. Организация контроля исполнения документов

Введение

Вопрос, который рассматривается в данной работе, чрезвычайно актуальный. Система государственного контроля за исполнением документов в России имеет богатую историю и не менее богата проблемами.

Большинство нынешних проблем социально-экономического развития нашего государства в значительной степени связаны с отсутствием эффективных механизмов реализации принятых решений и контроля за исполнением как на высшем уровне государственного управления, так и на уровне субъектов Российской Федерации, местного самоуправления.

К сожалению степень разработанности данной темы не может считаться хорошей. За последние годы на серьезном научно-теоретическом уровне эта тема затрагивалась либо косвенно, либо обзорно - в целях обоснования узкоспециальных аспектов практической деятельности. Причем чаще всего авторами для подтверждения своих выводов привлекалась теоретическая база государственного строительства доперестроечного периода. Почти не учитывалось то, что за последние годы изменилось и само государство, и общество, и образ нашей жизни, и мировоззрение российских граждан. Возникли новые проблемы, связанные с реалиями сегодняшнего дня - приватизацией, изменением форм собственности, банкротством предприятий.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей администрации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

проверка административный контроль документ

Контроль как важнейшая функция процесса управления

Контроль исполнения документов включает в себя следующие стадии:

1. Учет контролируемых документов.

2. Непосредственную проверку и регулирование хода исполнения документов.

3. Анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

Система контроля - выражается в совокупности субъекта, объекта и средств контроля, взаимодействующих как единое целое в процессе установления желаемых результатов исполнения, измерения состояния объекта контроля, анализа и оценки данных измерений, выработки корректирующих воздействий.

Используются различные системы линейного, функционального и операционного контроля. Линейный контроль охватывает администрацию в целом. Каждая процедура функционального контроля ограничена рамками соответствующего подразделения и точно очерчена. Процедуры операционного контроля ограничены рамками одного конкретного задания.

Контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. У многих слово "контроль" вызывает прежде всего отрицательные эмоции. В сознании чаще всего это связывается с ограничениями, принуждением, отсутствием самостоятельности, то есть со всем тем, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе. Но жизнь учит, что свобода есть результат правильного устройства общества. Цена свободы - вечная бдительность. Свобода без контроля приносит гораздо больше вреда, чем пользы. Свобода означает ответственность, право делать все то, что разрешают законы. А значит без контроля не обойтись. Контроль является одним из важнейших звеньев системы управления.

По мнению большинства людей контроль - это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинировано, - означало бы упустить из виду основную задачу управления.

В администрации функция контроля начинает осуществляться с того момента, когда руководство сформулировало цели и задачи в документах. Контроль за исполнением документов - это часть в едином процессе обеспечения достижения администрацией своих целей, выраженных в постановлениях и распоряжениях . Здесь важно то, что уже сами по себе цели и планы администрации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности организации исполнительной власти.

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность администрации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Контроль должен иметь стратегический характер, т.е. поддерживать цели и задачи той структуры, той организации, в интересах которых он существует. Одна из важнейших задач контроля в связи с этим состоит в обеспечении действенности принимаемых решений, реализации задуманных планов и нацеленности на практические результаты. Администрация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей. Когда она достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые, мы можем сказать, что контроль здесь существует, что он эффективен.

Контроль исполнения документов

Контроль - неотъемлемая (основная) функция управления и необходимый элемент управленческой деятельности. Цель контроля - своевременное и качественное исполнение каждого поручения. В контрольной деятельности различают две группы операций:
контроль исполнения по существу поставленных задач;
сроковый контроль.

Контроль исполнения по существу поставленных задач осуществляют руководители всех рангов. Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений всегда возлагается на аппарат руководителя (службу ДОУ). В контрольной деятельности службы ДОУ выделяют несколько этапов:

1. Постановка документа на контроль, оформление отметки о контроле в документе и в регистрационной форме. Основанием для этого может являться: резолюция руководителя; анализ содержания текста. Документ ставится на контроль в том случае, если в тексте указаны или предполагаются конкретные сроки исполнения.

2. Систематизация регистрационных форм по срокам исполнения. Систематизация проводится с целью выявления документов, срок исполнения которых истекает «сегодня», «завтра», «послезавтра».

При журнальной форме регистрации предполагается ежедневная выборка и повторная фиксация журнальных записей. При использовании РКК необходимо выбрать карточки с отметкой К или КОНТРОЛЬ и расставить их в отдельной рубрике в порядке прямой хронологии (... 01.09.99, 02.09.99...) по срокам исполнения. Компьютерные программы регистрации и контроля исполнения документов должны делать выборку по срокам исполнения автоматически.

3. Сообщение и напоминание исполнителю о сроках исполнения (во время передачи документа на исполнение, за три дня до истечения контрольного срока, в день исполнения).

4. Сообщение руководителю (контролеру) о сроках исполнения поручения (за один день до истечения срока исполнения, в день исполнения).

5. Снятие документа с контроля или перенесение контрольных сроков. Основанием для этого должно являться только мнение руководителя, выраженное в письменной (подпись, гриф утверждения, резолюция) или устной форме.

6. Составление периодической справки или сводки об исполнительской дисциплине. Предполагаемый состав информации: количество документов, взятых на контроль, количество исполненных (в срок, с нарушением контрольного срока) документов и находящихся на исполнении (в срок, с нарушением контрольного срока). Справка может содержать сведения об исполнительской дисциплине каждого структурного подразделения, каждого исполнителя или организации в целом.

Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на учет, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение.

На левом поле бланка, на уровне реквизита "Заголовок к тексту" первой страницы документа, взятого на контроль, ставится штамп "КОНТРОЛЬ". По первому требованию сотрудника, осуществляющего контроль, исполнитель обязан дать исчерпывающий ответ об исполнении находящегося на контроле документа. Документы, поставленные на контроль директором предприятия, после исполнения вместе с ответом возвращаются директору для снятия с контроля и отправки адресату.

Срок исполнения может быть продлен только лицом, которое его установило. Продление срока должно быть письменно оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения, если в процессе выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается неисполненным в срок. Контроль за исполнением документов осуществляется с помощью контрольно-справочной картотеки.

Помощник директора по организационным вопросам в установленные сроки представляет директору перечень неисполненных документов для принятия соответствующих мер.

Отдел документационного обеспечения осуществляет контроль за исполнением приказов директора по основной деятельности, обеспечивает сбор информации от исполнителей, еженедельно представляет помощнику директора данные об исполнении распорядительных документов.

Работа Тульской Губернской Думы связана с интенсивным обменом информацией между участниками законотворческого процесса. Документооборот ТГД регламентируется требованиями единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), правилами, инструкциями и другими нормативными актами по ведению делопроизводства в организациях РФ. Эта система документов определяет:

- порядок обработки поступающей информации;

- порядок подготовки и обработки отправляемой корреспонденции;

- подготовку и оформление внутренних приказов и распоряжений;

- порядок ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

- порядок и сроки исполнения документов;

- порядок сдачи документов в архив и ведение архива.

Комплекс "Контроль исполнения документов" имеет своей целью обеспечение своевременного и достаточного выполнения указанных документов и поручений. Контроль осуществляется и на содержательном уровне и с точки зрения правильности и своевременности составления и оформления документов. Комплекс представляет собой совокупность следующих баз данных:

- Канцелярия: предназначена для хранения информации о входящей и исходящей корреспонденции канцелярии, контроля исполнения документов, наложения резолюций, отслеживания состояния документов по мере их исполнения, сбора и анализа статистики и т.д.;

- Московская: предназначена для хранения нормативно- правовой входящей информации, регистрируемой протокольной частью общего отдела аппарата Думы;

- Контроль: служит для интеграции информации о документах в базах "Московская" и "Канцелярия";

- Подразделение: предназначена для организации хранения документов, попадающих на исполнение в данное подразделение, регистрации исходящих документов и т.д.;

- Исполнитель: предназначена для хранения входящей и исходящей корреспонденции данного сотрудника.

В комплексе реализованы следующие функции:

контроль исполнения поручений;

построение статистических отчетов по документам регистрационных баз данных.

Контроль исполнения поручений.

Данная функция реализовывает технологию электронного документооборота по ведению поручений руководителя своим подчиненным. Служебная переписка организована с помощью почты Notes. Для ведения поручений предусмотрены специальные формы Поручение, Отчет и Замечание. Осуществляется текущий контроль над исполнением поручений и автоматическое изменение статуса поручения.

Построение статистических отчетов по документам регистрационных баз данных.

Данная функция предназначена для интеграции информации о документах в базах данных "Московская" и "Канцелярия". Предоставляет возможность создать статистический отчет по исполнителям резолюций или по контекстному запросу.

Комплекс "Контроль исполнения документов" реализует распределенную обработку документов. Это позволяет вести централизованную картотеку входящих и исходящих документов Думы. В БД "Канцелярия" и "Московская" хранятся все документы организации, а в БД типа "Подразделение" - только те из них, которые были отправлены из БД "Канцелярия" или БД "Московская" на исполнение в данное подразделение. Такая схема обмена информацией обеспечивает:

- централизованный контроль перемещения документов между подразделениями;

- организацию централизованной картотеки всей документации Думы;

- ведение локальных баз данных в подразделениях.

Формы контроля за исполнением документов

Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:

ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);

автоматизированная система контроля исполнения документов.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная. При ведении контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель обозначают числа месяца, т.е. 31 день. В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии сосрокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 5 дней, а также 10 и 20 дней текущего месяца (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. При этом может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.

После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.

В настоящее время наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.

Необходимо отметить, что функция контроля за исполнением документов присутствует в каждой автоматизированной системе документационного обеспечения управления (АСДОУ). Так например, система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО-Предприятие", входящее в семейство программных продуктов "ДЕЛО", позволяет автоматизировать контроль за исполнением документов. В данной системе на контроль может ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. Регистрационная карточка контрольного документа и сама резолюция выделяются соответствующим визуальным признаком. При этом для контрольных документов и резолюций автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система позволяет автоматически формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов. Кроме этого "ДЕЛО-Предприятие" позволяет автоматически отправлять документы исполнителям, а интерфейс в этой части построен на базе традиционных понятий таким образом, чтобы пользователю было предельно понятно, с какими документами он работает и на какой стадии исполнения они находятся. Документы на "рабочем столе" группируются в папки "Поступившие", "На исполнении", "На контроле" и др.

Система «Кодекс:Контроль исполнения» автоматизирует следующие функции делопроизводства по работе с контрольными документами:

регистрация контрольных документов, заданий, исполнителей подразделения,

регистрация переносов сроков заданий по конкретному исполнителю с формированием контрольных карт с текущим сроком исполнения и последующим его контролем и рассылкой, автоматическое и ручное снятие с контроля полностью отработанных контрольных документов, формирование соответствующего дела, на основе Номенклатуры дел данного подразделения, обмен регистрационными данными между системами данной серии, автоматическая перерегистрация документов при передаче контрольных документов в подразделения, работающие с одной из систем данной серии,
формирование и выдача статистических форм, сводок и других форм отчетности, необходимых при работе с контрольными документами.

Организация контроля исполнения документов

Постановка и ведение документационного обеспечения управленческой деятельности на уровне современных требований в организации любой формы собственности предусматривает создание единой комплексной системы документационного обеспечения управления, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения).

Одной из важнейших функций документационного обеспечения управления является обеспечение надежного функционирования системы контроля исполнения документов. Она необходима для организации своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся в документах, получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

Надежно действующая система контроля исполнения документов способствует своевременному и качественному принятию решений и достижению эффективной работы организации, в том числе и коммерческой.

Внедрена система контроля, начало которой было положено с подготовкой Инструкции по делопроизводству, в которой изложена технология контроля исполнения документов, в том числе:

кто осуществляет контроль исполнения документов;

какие документы (поручения) ставятся на контроль;

какие предусмотрены этапы контроля исполнения документов;

описаны уровни контроля;

сроки исполнения документов;

формирование и использование базы данных, необходимой для проведения контроля;

отражение данных о ходе контроля в АСДД;

Эта работа предусматривает:

постановку документов на контроль и проверку своевременности доведения документов, поставленных на контроль, до исполнителя; процесс регулирования хода исполнения документов, продление сроков исполнения, а также снятие документов с контроля;

постоянную работу с исполнителями, взаимодействие с ними с целью проверки хода исполнения документов (поручения), напоминание о наступлении срока исполнения, списание исполненных документов в дело;

обобщение, анализ данных и подготовку справок по исполнительской дисциплине по соответствующим формам.

Контролируются документы, требующие исполнения. В случае постановки на контроль документа на нём делается отметка в зависимости от уровня контроля: при обеспечении контроля поручений Председателя Правления - проставляется штамп "контроль", на других уровнях контроля - буква "к". При постановке на контроль распорядительных документов на каждое контролируемое поручение заводится карточка контроля заданий.
С использованием АСДД возможен и осуществляется контроль исполнения документов на различных уровнях. В Газпромбанке установлен типовой срок исполнения документов - 10 рабочих дней - на основную часть документов, документы с пометкой "Срочно" исполняются в течение 5 рабочих дней или согласно указанному в резолюции или документе сроку. Если последний срок исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в следующий рабочий день.

Индивидуальные сроки исполнения указаны в тексте документа или в резолюции Председателя Правления, других высших должностных лиц или руководителей самостоятельных структурных подразделений.
Основные задачи контроля исполнения документов решаются с использованием АСДД: отслеживается ход исполнения и фиксируются сведения о фактическом исполнении входящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, обеспечивается продление сроков исполнения, а также обобщаются сведения о ходе и результатах исполнения.

Документ признаётся исполненным только после решения всех поставленных в нём вопросов и, при необходимости, извещения об этом корреспондентов и других заинтересованных лиц, предприятий и организаций.

Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу, не рассматривается в Банке как основание для признания документа исполненным.

Для изменения срока исполнения поручения ответственный исполнитель не менее чем за 2 рабочих дня до истечения этого срока представляет руководителю, давшему поручение, докладную записку о ходе выполнения с обоснованием причины продления срока исполнения, с указанием планируемой даты исполнения. В случае изменения срока исполнения, ответственный исполнитель в течение рабочего дня представляет информацию о продлении срока исполнения в Управление делами.

В том случае, если срок исполнения наступил и не был перенесён, а поручение не исполнено, ответственный исполнитель (или лицо, его замещающее в АСДД) готовит отчёт в АСДД с изложением состояния исполнения поручения и причинах нарушения установленного срока. Если исполнение не документировалось, то информация о характере исполнения записывается на входящем документе и вносится в АСДД.

Контрольные карточки заданий.

При постановке какого-либо документа на контроль, точнее при постановке на контроль какого-либо задания по документу (поручения или резолюции), в АСДД на каждого исполнителя из задания автоматически формируется контрольная карточка задания, в которой фиксируются такие данные, как:

кто поставил на контроль (ФИО, должность и подразделение)

кого поставили на контроль (ФИО, должность и подразделение)

дата выдачи задания;

срок исполнения;

дата постановки на контроль;

дата снятия с контроля (разумеется это поле заполняется при снятии с контроля);

текст задания;

Кроме этих данных в контрольной карточке записываются данные (реквизиты) документа. Все контрольные карточки АСДД показывает в виде списков, сгруппированных по различным критериям, и в объеме, доступном для текущего пользователя. Таким образом, сотрудник отдела контроля может работать со всеми контрольными карточками, а руководители, их секретари и исполнители только с теми карточками, к которым они имеют отношение - или как авторы заданий, или как исполнители заданий, или как имеющие право работать с документами и заданиями автора или исполнителя заданий (в АСДД это называется "замещающие").

В ходе исполнения задания и формирования в системе отчетов о его исполнении контрольная карточка автоматически дополняется информацией из этих отчетов. Разумеется, в карточке отмечается и дата исполнения задания.

Напоминания о сроках исполнения.

Действует упреждающий и последующий контроль, который также организован с использованием АСДД: упреждающий контроль - еженедельное напоминание соответствующим руководителям и исполнителям по установленной форме в электронном виде о документах, сроки исполнения которых наступают на предстоящей неделе. В рамках текущего контроля проводится работа с руководителями, являющимися ответственными исполнителями по документам, с внесением в АСДД необходимой информации.

Режим периодичности напоминаний указывается при вводе в АСДД задания.

Отчетность.

С использованием АСДД проводится информационно-справочная работа по анализу движению документов, готовятся также еженедельные и ежемесячные итоговые справки для доклада руководству об исполнительской дисциплине. В справках указываются: общее количество документов (поручений) на исполнении, количество и процент исполненных и не исполненных в срок документов.

Всего на данный момент развития АСДД таких отчетов 9. Каждый отчет строится путем выбора соответствующего названия из предлагаемого списка запросов.

После выбора названия запроса (соответствующему типу отчета) АСДД производит поиск документов, удовлетворяющих критерию, заложенному в этом запросе, и информацию из найденных документов размещает в Word или Excel файле, создаваемом по шаблону, ссылка на который указана в запросе.

Использование в качестве программы визуализации отчетных данных MS Word и Excel позволяет гибко задавать требования к оформлению отчетов, корректировать расположение отчетной информации перед печатью и дописывать необходимые данные, комментирующие отчет. При необходимости выведенные в отчет данные могут быть заблокированы от изменений пользователем.

Размещено на Allbest.ru