Контроль и ревизия сохранности и использования денежных средств в кассе и на расчетном счете

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Задачи, последовательность и источники контроля и ревизии денежных средств

2. Контроль и ревизия кассы

3. Контроль и ревизия операций по счетам денежных средств в банках

4. Особенности внутреннего контроля денежных средств

Выводы и предложения

Список литературы

Введение

В условиях рыночной экономики практически все общественные отношения опосредуются через действие механизма товарно-денежных отношений, с помощью которого обеспечиваются возобновление и непрерывность воспроизводственных процессов. При этом деньги выступают не только в качестве всеобщего эквивалента, но и абсолютно ликвидного актива, в связи с чем особую роль в сохранности и рациональном использовании денежных средств (включая и финансовые вложения) играют контроль и ревизия, с помощью которых непосредственно решается задача их сбережения и целевого расходования.

Такие свойства денег, как мобильность и всеобщий эквивалентный товар, создают особые условия для потенциальной возможности их хищения, присвоения, неправильного использования, что вызывает необходимость организации такого контроля, который предупреждал бы подобные явления и обеспечивал бы раскрытие их в полном объеме.

Целью курсовой работы является изучение состояния контроля и ревизии сохранности и использования денежных средств в кассе и на расчетном счете

Теоретическую и методологическую основу исследования составляют труды ученых-экспертов в области отечественной теории и практики контроля и ревизии организации денежного обращения, нормативно-правовые законодательные документы и обширная научно-практическая информация по исследуемой теме.

1. Задачи, последовательность и источники контроля и ревизии денежных средств

Все предприятия, осуществляя производственную и хозяйственную деятельность, вступают во взаимоотношения с другими предприятиями, организациями, учреждениями, работниками предприятия и отдельными лицами. Эти взаимоотношения основаны на различных денежных расчетах в процессе заготовления, производства и продажи продукции, работ или услуг.

У предприятий возникают обязательства перед поставщиками за полученные от них товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги: перед государственным бюджетом по отчислениям от прибыли, платежам в фонды, налоговым и неналоговым платежам, перед своими рабочими и служащими по заработной плате и другие. С другой стороны, сами предприятия предъявляют требования к абонентам, покупателям, заказчикам об оплате отгруженной им продукции, оказанных услуг и выполненных работ для возмещения произведенных затрат, выполнения своих обязательств и получения прибыли.

Все расчеты по выполнению обязательств и предъявлению требований осуществляются через учреждения банков. Расчеты наличными деньгами между предприятиями носят ограниченный характер и строго регламентированный.

Денежные средства на предприятиях могут находиться в форме наличных денег в кассе, храниться в банке на расчетных счетах, на специальных счетах, а также, использоваться в виде аккредитивов, лимитированных и других чеков.

Основными задачами контроля и ревизии денежных средств в организациях являются определение состояния хранения, сохранности, законности и выявление обоснованности и правильности учета денежных средств и финансовых вложений. В ходе решения этих задач устанавливается соответствие организации кассового хозяйства, сохранности и расходования денежных средств, на основании чего определяются степень соблюдения кассовой дисциплины, установленного порядка налично-денежных и безналичных расчетов и связанных с ними операций.

Для успешного выявления указанных задач контроль и ревизию денежных средств целесообразно осуществлять в такой последовательности. Сначала выявляют фактическое наличие денег и ценных бумаг в кассе хозяйства путем ее инвентаризации. Затем проверяют соблюдение действующего порядка ведения кассовых операций, правильность и целесообразность их совершения. После этого подлежат проверке операции по расчетным и другим счетам организации в обслуживающих банках. Заканчивается ревизия или проверка денежных средств обобщением целевого использования денежных средств как по кассе, так и по счетам в банках.

Источниками контрольных данных служат кассовые и расчетные документы, записи в кассовой книге, регистрах аналитического и синтетического учета по счетам 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути», соответствующие данные бухгалтерской отчетности, а также результаты инвентаризаций кассовой наличности и сверок с выписками банков.

2. Контроль и ревизия кассы

Основным нормативным актом, регулирующим порядок осуществления операций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе предприятия, являются Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденное решением Совета директоров Банка России от 19.12.97 № 47, и Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Банка России 22.09.93 № 40.

Данные нормативные документы имеют универсальный характер и распространяются на коммерческие и некоммерческие организации всех форм собственности и организационно-правовых форм функционирования. В них, и, прежде всего, в Порядке ведения кассовых операций, определены общие правила хранения наличных денег, их приема и выдачи, оформления кассовых документов, ведения кассовой книги, ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины.

В каждой организации должна регулярно проводиться внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Поэтому и в ходе осуществления контроля и ревизии денежных средств сначала надо выявить фактическое наличие денег и ценных бумаг в кассе организации путем ее инвентаризации, по результатам которой составляется промежуточный акт.

Если в кассе будет установлен излишек денежных средств, то на сумму излишка немедленно составляется приходный кассовый ордер, который записывается в кассовой книге. В бухгалтерском учете указанная операция отражается в следующем порядке:

дебет счета 50 «Касса»

кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Выявленная в ходе инвентаризации кассовой наличности недостача денег должна быть немедленно погашена кассиром путем внесения недостающей суммы в кассу хозяйства, что оформляется расходным кассовым ордером и отражается в бухгалтерском учете следующими проводками:

1. дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

кредит счета 50 «Касса»;

2. дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»)

кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

3. дебет счета 50 «Касса»

кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»).

Вопрос о возможности использования кассира на этой должности в таких случаях решается непосредственно в ходе ревизии кассы. Обычно при мелких недостачах кассир сразу не отстраняется от работы, и решение этого вопроса передается на последующее рассмотрение администрации предприятия. При обнаружении злоупотреблений и большой недостачи денежных средств кассир немедленно отстраняется от работы и в случае необходимости материалы передаются в следственные органы для привлечения его к уголовной ответственности.

Закончив инвентаризацию кассовой наличности, контролеры тщательно проверяют соблюдение во всем объеме Порядка ведения кассовых операций. Для этого они, прежде всего, устанавливают правильность документального оформления назначения кассира на работу и его материальной ответственности. В соответствии с пунктом 32 указанного Порядка после издания приказа о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан ознакомить кассира с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается письменный договор о полной материальной ответственности по типовой форме в соответствии со статьей 244 Трудового кодекса РФ.

Если такой договор в личном деле кассира не имеется, то контролеры предлагают через администрацию проверяемого предприятия немедленно оформить этот договор, о чем делается соответствующая запись в общем акте ревизии или отчете о результатах проверки.

При этом следует проверить, не передоверяет ли кассир выполнение порученной ему работы другим лицам, что действующим порядком категорически запрещено. В случае необходимости временной замены кассира исполнение его обязанностей возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации и с этим работником заключается письменный договор о полной материальной ответственности в общеустановленном порядке. Причем если в организации к выдаче заработной платы, премий и иных выплат привлекаются другие лица, кроме кассира, то также требуется приказ о возложении на них этих функций и заключение с ними письменного договора о полной материальной ответственности. При этом исходя из рекомендаций по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке, приведенных в приложении № 2 к Порядку ведения кассовых операций, при приеме па работу и назначении на должность лиц, связанных с указанными операциями, следует иметь в виду, что к таким операциям не допускаются лица: ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость которых не погашена или не снята в установленном порядке; страдающие хроническими или психическими заболеваниями; систематически нарушающие установленный порядок; злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющими наркотические вещества без назначения врача.

Затем контролеры выявляют состояние хранения и сохранности наличных денег и ценных бумаг в кассе, правильность оформления кассовых документов и ведения кассовой книги, состояние контроля за соблюдением кассовой дисциплины. Необходимо установить, обеспечивается ли в данном хозяйстве соблюдение требований о надлежащей сохранности денег в кассе, а также при доставке их из обслуживающего банка и сдаче в этот банк, за что несет ответственность непосредственно руководитель организации.

По действующему порядку помещение кассы должно быть изолировано и удовлетворять требованиям по технической укрепленности, приведенным в Приложении № 3 к Порядку ведения кассовых операций (в части стен, перекрытия, перегородок, дверей, окон, вентиляционных шахт, коробов и дымоходов, а также запирающих устройств, дверных петель, охранной и пожарной сигнализации). Во время совершения кассовых операций двери в кассу должны быть заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Для хранения наличных денег и ценных бумаг в кассовом помещении должны быть установлены, как правило, несгораемые металлические шкафы и лишь в отдельных случаях - комбинированные и обычные металлические шкафы. По окончании работы кассы они закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Причем ключи от сейфов (шкафов) и печать хранятся у кассира, а учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах, шкатулках и т.п. - у руководителя предприятия. Хранение в кассе денег и ценных бумаг, не принадлежащих предприятию, не допускается. Кассиру запрещается оставлять ключи и печать в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготовлять неучтенные дубликаты.

При доставке денег в банк, из банка, необходим отдельный транспорт, чтобы предупредить случаи хищения денежных средств в пути.

Тщательной проверке подлежат кассовые операции, под которыми понимают наличие и движение денежных средств в кассе организации. В соответствии с Порядком ведения кассовых операций для всех организаций предусмотрен обязательный порядок хранения их денежных средств только в кредитных организациях, из которых они могут получать наличные деньги для расходования по строго целевому назначению и хранить их в кассе лишь в пределах установленных лимитов. Это правило касается и тех сумм денежных средств, которые поступают из выручки, минуя кредитные организации, и которые подлежат затем обязательной сдаче в обслуживающий банк для зачисления на соответствующие счета их владельцев.

Сложились разные подходы к проведению проверки и ревизии кассовых операций, применение которых обусловливается целями и задачами проверок и ревизий, объемом контрольных данных, опытом и квалификацией контролеров, их стажем и рядом других причин. Вместе с тем все многообразие этих форм методически можно свести к двум основным вариантам. При первом варианте сначала проверяют все приходные, а затем все расходные кассовые документы, а при втором - проверке подвергают одновременно приходные и расходные документы за определенные даты проверяемого периода. Второй вариант в сипу экономии рабочего времени получил наиболее широкое распространение, хотя в методическом отношении первый вариант отличается большей логичностью и взаимосвязанностью контрольно-ревизионных работ, что к принято нами во внимание при рассмотрении этого вопроса.

Прежде чем приступить непосредственно к проверке кассовых документов и записей, необходимо установить, ведется ли в организации по установленной форме журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, предусмотренный Порядком ведения кассовых операций. Затем проверяется ведение кассовой книги, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. При этом необходимо установить, действительно ли только одна кассовая книга ведется в данной организации, как это предусмотрено Порядком ведения кассовых операций.

При проверке кассовых операций особое внимание уделяется выявлению правильности и полноты оприходования наличных денег, имея в виду, что в соответствии с пунктом 3 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.03 № 54-ФЗ прием наличных денег всеми организациями при осуществлении указанных расчетов проводится с обязательным применением контрольно-кассовых машин, оснащенных фискальной памятью и зарегистрированных в установленном порядке в налоговых органах.

Рекомендуется в любом случае проверку или ревизию приема наличных денег в кассу проводить в сплошном порядке, охватывая все без исключения приходные кассовые ордера и приложенные к ним документы. В качестве основных приемов контроля используются проверка документов и встречная сверка документов и записей.

При ревизии приема наличных денег, полученных в обслуживающем банке, следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах, корешках чеков и выписках банка. Техника такой сверки заключается обычно в отметках точками или «галочками» сумм в выписках банка, оприходованных по кассе. Неотмеченные в этом случае суммы будут свидетельствовать о расхождениях в записях по кассовой книге и выписках банка, что подлежит особому изучению для выявления причин этих расхождений. При установлении фактов неоприходования по кассе полученных в банке наличных денег следует составить промежуточный акт для привлечения в установленном порядке к ответственности виновных лиц и взыскания с них причиненного хозяйству материального ущерба. Чтобы выявить полноту оприходования по кассе денег, полученных в банке, необходимо тщательно изучить сложившуюся в организации практику получения, учета и хранения чековых книжек, а также выписки чеков при поездке кассира в банк.

Нельзя допускать каких бы то ни было отступлений от действующего порядка. Все замеченные нарушения следует зафиксировать в общем акте ревизии или отчете о результатах проверки и рекомендовать главному бухгалтеру организации незамедлительно устранить их. В частности, все чековые книжки должны храниться только в кассе, они должны быть зарегистрированы на специальном забалансовом счете № 006 «Бланки строгой отчетности». Выписываемые для получения в банке наличных денег чеки должны быть заполнены до выезда кассира из хозяйства. Главный бухгалтер предприятия обязан систематически осуществлять контроль за соблюдением установленного порядка получения, хранения и учета чековых книжек, выписки чеков и оприходования наличных денег по кассе, регулярно производить сверку сумм, значащихся в выписках банка, с записями в кассовой книге. Все это должно быть установлено до начала проверки или ревизии кассовых операций и проведено непосредственно в процессе ее осуществления.

Аналогично проверяются суммы оприходованных по кассе наличных денег и по другим каналам их поступления.

Так, например, приходные кассовые ордера на прием денег из выручки от реализации продукции столовых, буфетов, магазинов и ларьков сверяются с записями в кассовой книге, отчетами о реализации кухонной продукции, меню, отчетами о реализации продукции, отчетами заведующих столовыми, буфетами и магазинами, а также с контрольными лентами контрольно-кассовых машин, в результате чего выявляются своевременность и полнота оприходования этих сумм.

Встречной сверке подвергают записи в кассовой книге и приходных кассовых ордерах на прием выручки от деятельности бань, парикмахерских, ремонтно-пошивочных мастерских, мельниц, шерстобоек, пилорам и других производств с их производственными отчетами, квитанциями и другими документами. При этом выявляются действительные объемы предоставленных населению услуг, правильность расценок и тарифов, своевременность и полнота поступления выручки в кассу хозяйства. Особое внимание следует обращать на организацию таких расчетов и контроля за их осуществлением. Если расчеты за те или иные платные услуги производятся по талонам, квитанциям, жетонам и другим документам, то необходимо выяснить, соответствуют ли они установленным формам, ведется ли их учет и хранение как бланков строгой отчетности, нет ли фактов бесконтрольности в их получении и использовании.

При проверке расходных кассовых документов общим требованием является определение правильности списания, законности и целесообразности расходования наличных денег по кассе организации.

Основным направлением такого движения денежных средств является их выдача в оплату труда, в связи с чем, в первую очередь следует проверить расчетно-платежные ведомости и составленные на оформление списания выданных по ним сумм расходные кассовые ордера (их заменяющие штампы).

Указанная проверка осуществляется путем выявления правильности оформления этих документов, их подлинности, арифметической правильности, законности и реальности данных хозяйственных операций. Особое внимание обращается на использование типовых форм расчетно-платежных ведомостей, наличие на них разрешительной надписи о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера хозяйства с указанием сроков этой выдачи и суммы прописью. При неполучении теми или иными работниками зарплаты следует проверить наличие в расчетно-платежных ведомостях штампов или отметок от руки «Депонировано» против фамилии лиц, не получивших деньги по данной ведомости, и наличие реестра депонированных сумм, правильность подсчета итогов по этим документам как фактически выплаченной, так и неполученной суммы заработной платы. В ходе этой проверки или ревизии необходимо установить, производит ли бухгалтерия организации проверку отметок, сделанных кассиром в платежных ведомостях, и контрольный подсчет выданных и депонированных по ним сумм, как это предусмотрено Порядком ведения кассовых операций.

При разовых выдачах наличных денег по отдельным кассовым ордерам проверяют обоснованность операции и реальность лица - получателя, что выявляется изучением характера операции, расписок в получении денег, запросов в необходимых случаях сведений о получателе по месту его жительства и т.д.

Взносы наличных денег в обслуживающий банк сверяют по записям в кассовой книге, расходных кассовых ордерах и выписках банка путем отметок каждой суммы по аналогии с проверкой получения из банка денежных средств.

Особому контролю следует подвергать расходование наличных денег на хозяйственные нужды и операционные мероприятия, выявляя законность и целесообразность этих операций, их реальность, обоснованность отнесения на те или иные счета бухгалтерского учета. При необходимости в этих случаях делаются запросы соответствующих организаций, отдельных должностных лиц и т.д. При этом выявляется соблюдение действующего порядка выдачи и использования авансов подотчетными лицами.

Во всех случаях выдачи наличных денег обращают внимание на необходимость обязательной подписи расходных кассовых документов руководителем и главным бухгалтером организации (либо на расходных кассовых ордерах, либо на прилагаемых к ним документах, но с обязательной подписью при этом расходных кассовых ордеров главным бухгалтером). Кроме того, при налично-денежных расчетах с лицами проверяется соблюдение предельного размера таких платежей в рамках каждой сделки, установленного Банком России (в настоящее время такой предел составляет 60 тыс. руб.).

Как приходные, так и расходные кассовые документы проверяют также с точки зрения правильности их заполнения (должны быть заполнены бухгалтерией чернилами или шариковыми ручками, не допускаются какие-либо подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные), передачи в кассу для исполнения (не допускается их выдача на руки лицам, вносящим или получающим деньги) и даты исполнения (разрешается осуществлять по ним прием и выдачу денег только в день их составления). Все приходные и расходные кассовые ордера должны быть подписаны кассиром, а приложенные к ним документы погашены штампами или подписями «получено» (приходные документы) и «оплачено» (расходные документы) с указанием даты (числа, месяца, года), что также должно быть установлено в ходе ревизии или проверки кассовых операций.

В аналогичном порядке проверяется ведение кассовой книги, записи в которой кассир должен осуществлять в двух экземплярах, через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой, сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому документу, ежедневно подсчитывать итоги, выводить остаток на следующий день и передавать в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

По результатам проверки поступления и расходования наличных денег по кассе рекомендуется составлять ведомость целевого использования денежных средств за проверяемый период, в которой также выводится остаток наличных денег на отдельные даты этого периода, что позволит выявить соблюдение установленного порядка целевого использования этих средств, лимита остатка и норм их расходования из выручки. При этом следует иметь в виду, что организация может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита, установленного на проверяемый период обслуживающим банком, а наличные деньги сверх этого лимита могут храниться в кассе только для оплаты труда и пособий по специальному страхованию не свыше трех дней, после чего вся сверхлимитная наличность сдается в обсуживающий банк.

Обеспечение надлежащего порядка хранения, приема и выдачи наличных денег зависит, прежде всего, от организации постоянного контроля за соблюдением кассовой дисциплины непосредственно в самой организации. Особая роль в этом деле принадлежит главному бухгалтеру, который обязан организовать регулярное проведение внезапной ревизии кассы в сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассира (при наличии ревизионной комиссии или службы внутреннего контроля такие ревизии могут осуществлять указанные органы). Главный бухгалтер организации должен также обеспечить предварительный и текущий контроль за правильным совершением кассовых операций путем такой организации учета и контроля, которая предупреждала бы возможность образования недостач, растрат и незаконного расходования наличных денег.

В целом ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя, главного бухгалтера и кассира организации, для чего должны быть обеспечены в полном объеме все необходимые меры, предусмотренные данным нормативным актом. Обслуживающие банки призваны систематически проверять соблюдение их клиентами Порядка ведения кассовых операций, а учредители, вышестоящие организации (в случае их наличия) и аудиторские фирмы при проведении документальных ревизий и проверок должны осуществить ревизию кассы и проверить соблюдение кассовой дисциплины.

По выявленным фактам нарушений порядка ведения кассовых операций в общем акте ревизии или отчете о результатах проверки устанавливаются характер этих нарушений и виновные лица.

3. Контроль и ревизия операций по счетам денежных средств в банках

контроль ревизия денежный касса

В соответствии с действующим законодательством организации обязаны хранить свои денежные средства, предназначенные как для основной деятельности, так и для капитальных вложений, в кредитных учреждениях.

Порядок открытия и режим банковских счетов регулируются продолжающей действовать до настоящего времени Инструкцией Госбанка СССР «О расчетных, текущих и бюджетных счетах, открываемых в учреждениях Госбанка СССР» от 30.11.86 № 28, в соответствии с которой, в частности, для оформления открытия счета в учреждении банка представляются заявление па открытие счета по установленной форме, документ о государственной регистрации предприятия, копия учредительного договора (решения о создании), копия утвержденного устава (положения), карточка с образцами подписей руководителя и главного бухгалтера и оттиска печати организации по установленным формам.

Правила осуществления операций, связанных с безналичными расчетами, устанавливаются по каждому их виду Положением Банка России «О безналичных расчетах в Российской Федерации» от 03.10.02 № 2-П, которым регулируются основные формы таких расчетов (расчеты платежными поручениями, расчеты по аккредитиву, расчеты чеками и расчеты по инкассо). Формы безналичных расчетов избираются организацией самостоятельно и предусматриваются в договорах, заключаемых с обслуживающими банками. В рамках форм безналичных расчетов в качестве участников расчетов рассматриваются плательщики и получатели средств, а также обслуживающие их банки-корреспонденты. Контроль и ревизии операций по счетам организаций в обслуживающих банках должны быть направлены на выявление соблюдения действующего порядка открытия счетов, зачисления на них поступающих денежных средств и их использования по целевому назначению.

Важные обязанности по выполнению этих функций возложены, прежде всего, на руководителей и главных бухгалтеров предприятий, которые призваны постоянно контролировать эти операции. Именно они вправе открывать счета в банках и распоряжаться хранящимися на них денежными средствами. Должностными положениями о главных бухгалтерах предусмотрены особые права и обязанности их по контролю за использованием денежных средств. Так, главный бухгалтер должен систематически контролировать соблюдение платежной и финансовой дисциплины в организации, осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль по операциям, связанным с приемом, оприходованием, хранением и расходованием денежных средств, не допускать нарушения установленного в этом деле порядка и действующего законодательства. В соответствии со статьей 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного разрешения этого руководителя, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

Усилению контроля за правильным и эффективным использованием денежных средств призваны способствовать и другие управленческие службы организации, а также ревизионные комиссии и специализированные подразделения внутреннего контроля.

В наиболее полном объеме выявляется соблюдение действующего законодательства при совершении банковских операций в ходе проведения документальных ревизий и проверок.

В этом случае устанавливается наличие соответствующих счетов организации в банках, характер и законность совершаемых по ним операций, правильность их документального оформления, эффективность использования денежных средств, соответствие данных об их наличии и движении, отраженных в различных документах и записях.

Ревизию или проверку банковских операций проводят по каждому счету в отдельности. При этом особое внимание уделяют проверке операций по расчетным счетам, через которые осуществляется абсолютное большинство расчетов, связанных с основной деятельностью организации.

Прежде всего, следует сверить остатки по каждому такому счету, значащиеся на начало каждого месяца проверяемого периода в регистрах бухгалтерского учета (Главной книге, журнале-ордере, машинограмме) и выписках банков, руководствуясь дешифровкой кодов в соответствующих графах (в частности, означающих: в первой графе - характер операции, во второй - номер оправдательного документа, в третьей - код банка-контрагента, в четвертой - код соответствующего счета, в пятой - суммы оборота по дебету данного расчетного счета, в шестой - суммы оборота по кредиту или остаток средств на этом счете и в седьмой -номер записи в лицевом счете). При наличии расхождений необходимо выявить их причины и привести указанные данные в соответствие непосредственно в ходе ревизии или проверки этих операций.

Затем, используя приемы контрольного изучения документов и их взаимной сверки, следует тщательно проанализировать выписки по каждому расчетному счету и приложенные к ним документы. В первую очередь обращают внимание на установление их подлинности, для чего проверяют наличие в них дат, номеров первичных документов, шифров корреспондирующих счетов, штампов, подписей работников банка. При внесении в них тех или иных исправлений выявляют подписи операционистов, заверенные печатью банка.

После этого производят арифметическую проверку выписок банка и приложенных к ним оправдательных документов, для чего определяют правильность таксировки, подсчетов, оборотов, начального и конечного сальдо.

Особому контролю подвергаются реальность совершенных операций, их соответствие действующему законодательству и режиму счетов. Для этого необходимо расшифровать перечисление на расчетный счет и списание с него каждой суммы, для чего тщательно изучаются приложенные к выпискам банка первичные документы. Кроме того, взаимной сверкой в них сумм и дат совершения операций надо выяснить их реальность, для чего при необходимости проводится встречная сверка указанных документов с другими взаимосвязанными с ними документами и записями как в данной организации, так и организациях, во взаимоотношениях с которыми состоит проверяемое предприятие.

В свою очередь суммы, значащиеся в выписках и приложенных к ним документах, сверяют с записями по счету 51 «Расчетные счета». При этом необходимо обращать внимание на правильность корреспонденции счетов бухгалтерского учета, так как за этим могут скрываться факты злоупотреблений. Например, фактически перечисленные с расчетного счета денежные средства в погашение той или иной кредиторской задолженности могут быть умышленно отнесены на счет другой организации, которой эти суммы не принадлежат, в целях присвоения их отдельными должностными лицами, вступившими в преступный сговор. Особо тщательной проверке следует подвергать всякого рода сторнировочные и исправительные бухгалтерские проводки, с помощью которых может быть также скрыто злоупотребление.

При проверке поступивших на расчетный счет денежных средств устанавливаются правильность и полнота их зачисления, для чего привлекаются данные по смежным документам и записям, выявляется характер поступлений. Так, взносы наличных денег должны быть отмечены во всех выписках банка еще в ходе ревизии кассовых операций. Перечисления выручки покупателями сверяются с записями по счетам 90 «Продажи», 45 «Товары отгруженные» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Поступления денежных средств в порядке погашения дебиторской задолженности от других организаций проверяют также путем встречной сверки выписок и приложенных к ним документов, а при необходимости и записей в бухгалтерском учете как проверяемой организации, так и соответствующей организации-контрагента по указанным операциям.

Аналогично проводится ревизия или проверка операций по списанию денежных средств с каждого расчетного счета. При этом особое внимание обращается на проверку своевременности и полноты оприходования и целевого использования наличных денег, полученных из банка, что устанавливается обычно в ходе ревизии или проверки кассовых операций.

Перечисления денежных средств с этого счета в погашение задолженности поставщикам и подрядчикам проверяют с точки зрения как вида деятельности (основная деятельность, вложения во внеоборотные активы, научно-исследовательские и другие работы), так и реальности и обоснованности этих операций. При необходимости можно применять прием встречной сверки документов и записей, направлять письменный запрос в соответствующие организации, брать письменные объяснения от должностных лиц.

Тщательной проверке следует подвергать перечисления с расчетного счета денежных средств по платежным поручениям различным организациям и лицам, чтобы выявить законность и реальность этих операций, для чего также широко используются различные приемы контроля.

Завершается ревизия или проверка операций по расчетным счетам в банках обобщением сумм, использованных не по назначению, путем составления специальной ведомости или перечня таких нарушений по каждому такому счету.

В соответствии с действующим законодательством организации могут открывать валютные счета как на территории страны, так и за ее пределами. Контроль и ревизия операций по каждому валютному счету направлены на то, чтобы выявить соблюдение установленного порядка его ведения, полноту и своевременность зачисления сумм в соответствующей иностранной валюте, законность и целесообразность использования этих средств, а также соответствие остатков по этим счетам, указанных в регистрах бухгалтерского учета по счету 52 «Валютные счета» и выписках банков. При этом так же, как и по расчетным счетам, широкого применяются приемы изучения документов, их встречной сверки, прослеживание учетных записей, а при необходимости и письменные запросы организаций-контрагентов по данным операциям.

На выявление обоснованности и правильности использования денежных средств направлена проверка или ревизия операций и по специальным счетам в банках, которая проводится по данным бухгалтерского учета по счету 55 «Специальные счета в банках» по каждому аккредитиву, чековой книжке, депозитному счету, текущему счету по полученным средствам и прочим счетам, предназначенным для определенных целей.

В ходе этой ревизии или проверки выявляют, прежде всего, наличие каждого такого счета и соблюдение установленного порядка его открытия и ведения. Затем по выпискам банка и приложенным к ним документам устанавливают характер каждой совершенной по ним операции. При необходимости проводят встречную сверку данных документов с документами по оприходованию материально-технических средств, оплаченных за счет средств с этих счетов, с записями в бухгалтерском учете поставщиков, транспортных и других организаций.

Встречной сверке следует подвергать также выписки из счетов организации в обслуживающих банках и его учетные записи, за расхождениями которых могут скрываться факты злоупотреблений. При этом проверка осуществляется по каждой позиции и коду выписки путем одновременных отметок данных в банковских выписках и расшифровках хозяйства. По сомнительным операциям надо запросить обслуживающий банк. Но при этом следует иметь в виду, что в соответствии со статьей 26 Закона РФ «О банках и банковской деятельности» от 02.12.90 № 395-1 (с последующими изменениями и дополнениями) обслуживающие банки могут передавать какие-либо сведения о счетах клиентов лишь судам, Счетной палате РФ, налоговым, таможенным органам и органам предварительного следствия. Поэтому и письменные запросы о таких сведениях в адреса обслуживающих банков возможны только в установленном законом порядке.

Выявленные нарушения по каждому специальному счету в банках обобщаются в специальных ведомостях или перечнях, прилагаемых затем к общему акту ревизии или отчету о результатах проверки.

4. Особенности внутреннего контроля денежных средств

Важную роль в обеспечении сохранности и рационального использования денежных средств и финансовых вложений играет надлежащая организация внутреннего контроля. Прежде всего, к его регулярному осуществлению должна быть привлечена служба бухгалтерского учета.

В соответствии со статьей 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций действующему законодательству и осуществляет контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Без его подписи денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Чтобы обеспечить сохранность денежных средств, в каждой организации необходимо регулярно проводить инвентаризацию кассовой наличности, следить за неукоснительным соблюдением установленного порядка хранения, учета, оприходования и выдачи наличных денежных средств. Все это поможет предупредить возможные случаи их недостач и хищений. В полной мере эти контрольные функции должны осуществляться бухгалтерской службой и в отношении других ценных бумаг, хранящихся в кассе хозяйства (акций, облигаций, векселей, марок государственной пошлины, почтовых марок, чековых книжек и т.п.).

К проведению внутреннего контроля денежных средств широко привлекаются специализированные службы внутреннего контроля - ревизионные комиссии и отделы внутреннего аудита, которые тесно взаимодействуют со службой бухгалтерского учета и администрацией организации. Существенному повышению эффективности текущего контроля за сохранностью денежных средств и финансовых вложений способствуют внезапные проверки состояния хранения и наличия в кассе организации денег и других ценных бумаг. При выявлении нарушений порядка ведения кассовых операций, а также учета финансовых вложений контролеры вносят предложения по их устранению и принятию других необходимых мер.

Проверка операций по счетам денежных средств в обслуживающих банках должна осуществляться, прежде всего, главным бухгалтером, который по мере получения выписок по каждому счету сопоставляет записи с соответствующими оправдательными документами, выявляет реальность и законность отдельных операций. Практика показывает, что тщательный текущий контроль за ходом движения денежных средств на счетах в банках не только помогает сохранить и рационально использовать их, но и предотвратить просроченную задолженность, улучшить в целом финансовое состояние организации.

На этом следует сосредоточить внимание при проведении тематических проверок внутренним контролерам. Зная реальное положение дел в организации, они могут правильно оценить каждую сделку, связанную с использованием денежных средств. Причем, чем за меньший период времени осуществляются такие проверки, тем они эффективнее. Поэтому по указанным операциям надо шире практиковать внутренний контроль как силами бухгалтерской службы, так и внутренних контролеров организации.

Выводы и предложения

Проведение контроля и ревизии денежных средств разделено на три этапа: ознакомительный, основной и заключительный. На каждом этапе выполняются определенные процедуры проверки, позволяющие достигнуть цели и решить задачи контроля и ревизии денежных средств.

При инвентаризации кассы проверяются следующие моменты:

- наличие приказа о назначении кассира,

- наличие заключенного с кассиром договора о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы,

- соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств, по технической укрепленности и оснащенности средствами охранно-пожарной сигнализации.

После инвентаризации кассы проверяют:

- условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств при доставке их из банка и при сдаче в банк;

- полноту и своевременность оприходования денег, полученных по чекам;

- правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

- наличие подписи в получении денег;

- правильность ведения кассовой книги и остатков денег по ней;

- наличие или отсутствие штампов на кассовых документах ("Получено", "Оплачено");

- соответствие фамилий в платежных ведомостях фамилиям в других документах;

- соблюдение лимит хранения наличных денег в кассе;

- правильность выдачи денег по доверенностям;

- соблюдение порядка регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах;

- наличие штампа банка на первичных документах, приложенных к выпискам (в случае выявления документов без штампа банка проводится встречная проверка в банке);

- обоснованность перечисления денежных средств акцептованными платежными поручениями через почтовые отделения связи, а также достоверность почтовых адресов получателей (депонированные зарплаты, алименты и т.п.);

- правильность составления бухгалтерских проводок по операциям в банке и кассе;

- полноту и достоверность банковских выписок и документов к ним (остаток средств на конец периода в предыдущей выписке банка по счету должен равняться остатку средств на начало периода в следующей выписке).

Список литературы

1. Федеральный закон от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями и дополнениями)

2. Федеральный закон от 7 августа 2001 г. № 119-ФЗ «Об аудиторской деятельности» (с изм. и доп. от 14, 30 декабря 2001 г., 30 декабря 2004 г.)

3. Федеральный закон от 22.05.03 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»

4. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99 (утверждено приказом Минфина РФ от 6 июля 1999 г. № 43н)

5. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н)

6. Письмо Минфина России от 30.08.93 г. № 104 «Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением»

7. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40

8. Положение Банка России от 5.01.98 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации», утвержденное Банком России 19.12.97 г. (с изменениями и дополнениями)

9. Указания Банка России от 14.11.01 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке»

10. Постановление Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с изменениями и дополнениями).

11. Правило (стандарт) аудиторской деятельности «Порядок составления аудиторского заключения о бухгалтерской отчетности» (одобрен Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ 9 февраля 1996 г., протокол № 1).

12. Агеева Ю.Б., Агеева А.Б. Аудиторская проверка: практическое пособие для аудитора и бухгалтера - М.: Бератор-Пресс, 2003 г.

13. Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК. -- 2-е изд., перераб. и доп. -- М.: Издательство «Дело и Сервис», 2000. -- 432 с.

14. Аудит: Учебник для вузов /В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.В. Сотникова и др.; Под ред. проф. В.И. Подольского. -- 3-е изд., перераб. и доп. -- М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2003. - 583 с.

15. Аудит Монтгомери/ Ф.Л. Дефлиз, Г.Р. Дженик, В. М.О'Рейлли, М. Б.Хирш; Пер. с англ, под ред. Я.В. Соколова. -- М.: Аудит, ЮНИТИ, 1997. -- 542 с.

16. Банк В.Р., Федорова Л.И. Аудит кассовых операций // Справочно-правовая система «Гарант».

17. Белов Н.Г. Контроль и ревизия в сельском хозяйстве: Учебник. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 392 с.

18. Бухгалтерский учет в сельскохозяйственных организациях: Учебник для нач. проф. образования / Р.Н.Расторгуева, А.В.Казакова, А.И.Павлычев и др.; Под ред. Р.Н.Расторгуевой. -- 2-е изд., стер. -- М.: Издательский центр «Академия», 2003. -- 416 с..

19. Глушков И.Е. Аудит на современном предприятии. Москва-Новосибирск: КНОРУС-ЭКОР, 2001. - 438 с.

20. Иванова Н.Г. Аудиторская проверка кассовых операций // Бухгалтерский учет. № 2, 2001 г.

21. Методика проверки учета денежных средств. По материалам специалистов департамента аудита консалтинговой группы «Что делать Консалт» // Справочно-правовая система «Гарант».

22. Митин А.И. Внешний контроль качества аудиторских проверок - проблемы, цели и перспективы развития // «Аудиторские ведомости», № 8, август 2002 г.

23. Орлова Е.В. Как правильно провести инвентаризацию. - «Налоговый вестник», 2003 г. - 163 с.

24. Пупко Г.М. Аудит и ревизия: Учеб. пособие. -- Мн.: Интерпрессервис; Мисанта, 2003.-- 429 с.

25. Фомина Т.Ю., Бычкова С.М.Аудит кассовых операций // «Аудиторские ведомости», № 6, июнь 2005 г.

Размещено на Allbest.ru