Проблеми та перспективи застосування аутсорсингу бухгалтерських послуг вітчизняними підприємствами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Проблеми та перспективи застосування аутсорсингу бухгалтерських послуг вітчизняними підприємствами

Вашай Ю.В., Дорошенко О.О.

Національний університет водного господарства

та природокористування, м. Рівне

Визначено теоретичні аспекти аутсорсингу бухгалтерських послуг. Проаналізовано переваги та недоліки використання аутсорсингових послуг підприємствами України. Визначене коло підприємств, яким вигідно використовувати аутсорсинг бухгалтерських послуг.

It is described theoretical aspects of autsourcing of book-keeping services. Advantages and lacks of the use of autsourcing services are analysed by the enterprises of Ukraine. The circle of enterprises which are advantageous to use autsorsing of book-keeping services is certain.

Сучасний етап розвитку нашої країни характеризується підвищеними вимогами до діяльності підприємств. Для забезпечення конкурентоспроможності кожен суб'єкт господарської діяльності повинен враховувати безліч факторів як внутрішнього, так і зовнішнього середовища. Це ускладнює процес ведення бізнесу і потребує ефективного використання всіх ресурсів, наявності інформації різного роду та неабияких знань практики ведення бізнесу. Важливою складовою при цьому виступає контроль фінансових ресурсів і правильність ведення бухгалтерського обліку на підприємстві. У західних фірмах цю проблему вирішують за допомогою використання аутсорсингу бухгалтерських послуг. Зміст аутсорсингу полягає у зосередженні усіх ресурсів на профільному для компанії різновиду діяльності за рахунок передачі підтримуючих і супутніх функцій зовнішнім спеціалізованим компаніям або окремим фахівцям. В сучасних умовах аутсорсинг бухгалтерських послуг виглядає досить привабливим і дослідження можливостей його застосування є актуальним для певного кола підприємств.

Аналіз останніх досліджень

Зарубіжні автори видали чимало посібників з практичного аутсорсингу. До них належать Фурщик А. [4], Хейвуд Д.Б. [5] і ін. Безпосередньо переваги та недоліки аутсорсингу бухгалтерських послуг досліджували такі вітчизняні вчені, як Дрозд І.[7], Рибак А.[9], Климчик П.[8] і ін. Автор Макарова В.М.[6] аналізує розвиток ІТ-аутсорсингу в контексті загального визначення цього поняття.

Постановка проблеми

Поняття аутсорсингу бухгалтерських послуг є відносно новим, і хоч зараз досить велика кількість підприємств використовує послуги компаній, які займаються цим видом діяльності, існує багато недосліджених проблем, пов'язаних із цим. Метою написання статті є систематизація уявлення про аутсорсинг бухгалтерських послуг, його переваги та недоліки, а також визначення кола підприємств, яким найдоцільніше використовувати такі послуги.

аутсорсинг бухгалтерська послуга

Виклад матеріалу

Термін "аутсорсинг" запозичений із англійської мови («outsourcing») і дослівно перекладається як використання чужих ресурсів. У вітчизняних та зарубіжних виданнях термін «аутсорсинг» трактується так:

- використання зовнішньої організації (постачальника) для обробки банківських та інших фінансових даних під час здійснення комерційних операцій [2].

- передача сторонній фірмі діяльності, яка раніше здійснювалась у рамках даної організації [3].

- відмова від власного бізнес-процесу та придбання послуг з реалізації цього бізнес-процесу в сторонньої організації [4];

- використання тимчасового працівника без укладання з ним трудового договору з посередництвом спеціалізованої агенції [5].

Усі визначення аутсорсингу так чи інакше схожі між собою і в цілому характеризують аутсорсинг як залучення сторонніх ресурсів для виконання певних функцій, які не є профільними для підприємства.

Інститут аутсорсингу поділяє аутсорсинг на два види: ІТ-аутсорсинг, аутсорсинг бізнес-процесів. У російських виданнях [4] до цих видів додають ще й виробничий аутсорсинг.

ІТ-аутсорсинг - це передача спеціалізованій компанії повністю або частково функцій, пов'язаних з інформаційними технологіями: обслуговування сітьової інфраструктури, проектування і планування автоматизованих бізнес-систем з наступним супроводженням, підтримка web-серверів тощо.

Аутсорсинг бізнес-процесів - це передача сторонній організації бізнес-процесів, що не є основними: управління персоналом, бухгалтерський облік, маркетинг, реклама, логістика, безпека, юридичне обслуговування.

Виробничий аутсорсинг - це передача компанією частини свого циклу виробничих процесів або цілком весь виробничий цикл сторонній організації (як варіант - продаж частки виробничого циклу (наприклад, виробництва окремих деталей для готової продукції).

Дослідник Макарова М.В. [6, c.45] виділяє як окремий вид аутсорсинг трудових ресурсів, який реалізується в наймі неосновних виконавців через аутсорсингові компанії. До них належать: адміністративні співпрацівники нижчої ланки, обслуговуючий персонал, деякі категорії робочих.

Найбільше поширення отримав міжнародний інформаційний аутсорсинг. За даними Progressive Policy Institute, до 2015 року у США буде утворено близько 3,9 млн робочих місць у сфері інформаційних технологій, а за їх межами - від 3,3 млн. до 14 млн. робочих місць.

Хейвуд Д.Б. [5] класифікує аутсорсинг за наступними видами: функціональний, операційний, ресурсний.

Функціональний аутсорсинг (передача зовнішнім виконавцям окремих функцій), необхідних для ведення бізнесу) по суті поєднує в собі ІТ-аутсорсинг та аутсорсинг бізнес-процесів.

Операційний аутсорсинг передбачає передачу стороннім організаціям виконання окремих операцій, пов'язаних з розробкою, виробництвом, зберіганням, транспортуванням і реалізацією товару, що за змістом подібний до виробничого, проте, на погляд, Дрозд І. [7], більш широко розглядає можливості передачі функцій всього процесу до реалізації готової продукції.

Ресурсний аутсорсинг як специфічний вид передбачає відмову від власних ресурсів, необхідних для ведення бізнесу на користь отримання їх із сторони (оренда приміщень, виробничих потужностей тощо). У статті Дрозд І. [7] зазначається, що бухгалтерський аутсорсинг належить до аутсорсингу бізнес-процесів або до операційного аутсорсингу за іншою класифікацією. На нашу думку, більш доцільним є його віднесення до функціонального аутсорсингу.

Українська компанія «Стафф менеджмент» [3] класифікує аутсорсинг трудових ресурсів за наступними видами:

- HR-аутсорсинг (human resources outsourcing) - передача в зовнішнє управління більшої частини кадрової роботи: найму співробітників; розрахунок та виплата заробітної плати, преміальних та бонусів; розробки посадових інструкцій; навчання персоналу та ін.

- Лізинг персоналу (staff leasing) - спеціалізована агенція надає співробітників, які знаходяться у штаті, клієнту на відносно довгий строк -- від трьох місяців до декількох років.

- Аутстаффінг (outstaffing) - виведення персоналу поза штат - спеціалізована агенція оформлює у свій штат існуючий персонал компанії-клієнта або спеціально наймає для неї співробітників. Послуги різних агенцій, які надають аутстаффінг, можуть включати в себе наступні складники: розрахунок та виплата заробітної плати (зазвичай для співробітників відкриваються індивідуальні банківські рахунки); розрахунок та виплата допомоги з тимчасової непрацездатності та компенсації за відпустку, оформлення витрат по відрядженням; розрахунок та відрахування встановлених прибуткового та соціальних податків; оформлення необхідних бухгалтерських звітів та довідок; проведення різноманітних кадрових процедур у відповідності до трудового законодавства; управління компенсаційним пакетом співробітників; припинення трудових відносин зі співробітником за вимогою клієнта [3, c.110].

Існує думка, що ринок не має сплачувати компанії за роботу, яка не належить до основних напрямків її діяльності, тобто за нецільовий ризик. Виходячи з цього погляду виконання бухгалтерських послуг є одним з основних видів діяльності підприємства, який можна передавати на аутсорсинг поряд із ІТ-технологіями.

Потреба в аутсорсингу саме бухгалтерських послуг виникає з того, що ведення бухгалтерського обліку вимагає знань усіх особливостей бухгалтерського обліку, податкового законодавства, комп'ютерних систем обліку. Дуже важливо знайти спеціаліста, який би поєднував всі необхідні якості для адекватного ведення бухгалтерського обліку і контролю грошових потоків на підприємстві. А це - необхідна умова для прийняття ефективних рішень, пов'язаних із оподаткуванням та якісним веденням обліку діяльності підприємства.

Мінлива і недосконала податкова система, нормативні акти, що важко і неоднозначно трактуються, - усе це утруднює роботу не тільки нових підприємств, але і фірм, що давно працюють на ринку і мають багаторічний досвід роботи. Це може призвести до фінансових втрат, пов'язаних із завищеною сумою податків, що необхідно сплатити, чи до бухгалтерської помилки, і як наслідок, штрафних санкцій. Щоб цього не трапилось, підприємства вимушені витрачати значні кошти на додаткові консультації, семінари, бухгалтерську літературу, оновлення правових баз. Але і це не надає гарантії того, що бухгалтер професійно підходить до вирішення проблем підприємства.

Сторонні організації, які надають послуги аутсорсингу, забезпечують:

- поточне ведення бухгалтерського обліку по всіх регістрах з використанням автоматизованої системи бухгалтерського обліку;

- розробку облікової політики організації;

- кадровий облік, розрахунок заробітної плати;

- складання внутрішньої документації і звітності;

- складання зовнішньої бухгалтерської звітності: звітів в податкову інспекцію, позабюджетні фонди, органи статистики;

- подачу звітності в податкову інспекцію, позабюджетні фонди, органи статистики;

- вирішення податкових спорів;

- супровід бізнесу.

Спеціалізована компанія має достатньо ресурсів, щоб відстежувати всі законодавчі нюанси. Аутсорсингова компанія має увесь найсучасніший інструментарій. Тобто звіти завжди будуть зроблені вчасно, а працедавцю не потрібно витрачатися на технічне забезпечення бухгалтерії. Крім того, аутсорсингова компанія бере на себе відповідальність, у тому числі і матеріальну.

У штаті таких підприємств обов'язково мають бути консультанти з бухгалтерського та податкового обліку (досить часто це відомі лектори, автори публікацій в бухгалтерській пресі, викладачі вищих навчальних закладів тощо) та юристи (а іноді й адвокати), які забезпечують правильність оформлення операцій, договорів, супроводжують перевірки, є представниками клієнтів у державних органах, судах тощо.

Гнучка структура залучення різних спеціалістів (за потреби) мінімізує витрати на ведення обліку. Наприклад, послуги юристів за супроводження діяльності та оформлення документації підприємства, як правило, включаються до загальної суми, яку сплачує клієнт. А залучення аудиторів для проведення незалежного аудиту (що є обов'язковим для акціонерних товариств), з якими зазвичай тісно співпрацюють спеціалізовані фірми, навіть дає можливість зекономити до 50% вартості проведення такого аудиту [8, c.53].

Таким чином, застосування аутсорсингу, на думку вітчизняних дослідників Дрозд І.[7], Рибака А. [9], Климчик П. [8], дозволяє:

1) отримувати послуги професійних бухгалтерів, аудиторів, юристів, які вирішують проблеми підприємства спільно, враховуючи індивідуальний підхід до кожного клієнта;

2) перекласти матеріальну відповідальність за якість ведення бухгалтерського обліку на фірму, яка буде цим займатись і отримати від неї компенсацію всіх штрафних санкцій за бухгалтерські помилки і несвоєчасне подання звітності;

3) при необхідності відновити бухгалтерський облік чи отримати рекомендації по відновленню, а також провести аудит;

4) економити на фонді оплати праці бухгалтерів і здійснювати оплату виключно за отримані бухгалтерські послуги, вартість яких визначається на основі документообороту підприємства і зменшувати податкові платежі: вартість послуг з аутсорсингу по веденню бухгалтерського обліку повністю включається у собівартість при визначенні оподатковуваної бази, а ПДВ підлягає включенню до податкового кредиту;

5) економити на робочому місці: немає необхідності підтримувати обладнане комп'ютером і оргтехнікою робоче місце бухгалтера в офісі підприємства;

6) економити на програмному забезпеченні для ведення обліку: немає необхідності придбавати спеціальне бухгалтерське програмне забезпечення, вартість якого (наприклад, 1С:Бухгалтерія) складає від 400 доларів і вище;

7) економити на витратах по отриманню офіційної нормативної інформації: немає необхідності оплачувати оновлення бази даних нормативних актів (50 - 100 доларів/місяць), офіційних періодичних видань (50 - 100 доларів/рік);

Варіанти бухгалтерського обслуговування підприємств підбираються індивідуально. Існують наступні види аутсорсингу в бухгалтерії:

2) бухгалтерський облік "під-ключ" включає підготовку, обробку первинної документації, формування і подання звітності;

3) бухгалтерський облік "частковий" включає в себе обробку чи перевірку первинної документації, формування і подання звітності;

4) усі варіанти включають в себе поточні консультації, консультації по оптимізації оподаткування, захист інтересів підприємства в ДПІ, позабюджетних фондах та органах статистики.

За кордоном більшість невеликих фірм взагалі не мають штатних бухгалтерів. Наприклад, у США чи Великобританії бухгалтерія - це технічна робота, яка зводиться до правильної реєстрації всіх коштів бізнесу та заповнення стандартних форм звітності. А таку копітку, точну, але не дуже складну роботу повинні виконувати кваліфіковані фахівці, яких якраз і можна знайти в консультаційних компаніях.

Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. №996-XIV також прямо передбачена можливість передачі бухгалтерії спеціалізованій компанії [1].

І все-таки, за статистикою, поки що більшість українських фірм віддають перевагу власній бухгалтерії. Послугами аутсорсерів сьогодні користуються близько 1% усіх українських фірм.

Щоправда, у регіонах показники дуже різні. У Дніпропетровську, як і в Києві, до бухгалтерського аутсорсингу вдаються близько 7% компаній. І це без врахування «приватників», які, як правило, просто платять бухгалтерові-надомнику (це, до речі, також аутсорсинг) [9, с.28].

Більшість науковців, зокрема Дрозд І.[7], Рибак А. [9], Климчик П. [8], зазначають, що існує реальний ризик порушення конфіденційності інформації, оскільки бізнесмен відкриває всі відомості про свою діяльність стороннім особам. Тому особливої уваги слід надати перевірці репутації аутсорсера.

Другий аргумент проти використання «зовнішньої» бухгалтерії - небезпека втрати контролю за власними ресурсами, відокремлення керівництва від частини діяльності підприємства, наслідком чого можуть бути неадекватні управлінські рішення [9]. Тому необхідно відповідально підійти до організації планування, контролю та фінансового менеджменту на підприємстві.

Третій мінус - ризик раптової відмови від послуг аутсорсера чи його банкрутства і можливість втрати стабільності внаслідок цього.

Утім, подібні проблеми уникаються при грамотному складанні контракту на аутсорсинг. Укладаючи договір з компанією, яка надаватиме аутсорсингові послуги, слід передбачити порядок звітності перед фірмою-замовником [8, c.26].

На нашу думку, аутсорсингові послуги доцільно використовувати не всім підприємствам. Визначимо коло підприємств, яким вигідне використання аутсорсингових послуг.

По-перше, це підприємства, які займаються декількома видами діяльності. Скажімо, знайти бухгалтера, який добре знається і в будівництві, і в торгівлі, і в послугах, практично неможливо. А утримувати п'ятьох бухгалтерів у штаті невигідно. Такий підприємець ставить перед аутсорсинговою компанією чітке завдання: організувати бухгалтерію на конкретній фірмі, зі всіма її особливостями.

По-друге, це вигідно тим, хто займається сезонним бізнесом, оскільки у підприємства, що застосовує послуги аутсорсингової компанії, не виникає необхідності набирати ж кожного кварталу новий штат фінансистів.

По-третє, використання «зовнішньої» бухгалтерії ефективне при реалізації інвестиційних проектів, коли інвестор та керівник - не одна і та ж особа. У цьому випадку простіше забезпечити незалежність обліку та ввести механізми контролю за освоєнням інвестицій.

По-четверте, аутсорсинг вигідний підприємствам, які не ведуть діяльність, але мають складати і подавати звітність, проходити процедуру підтвердження держреєстрації тощо;

По-п'яте, аутсорсинг доцільно застосовувати тим підприємствам, які мають відносно невеликий обсяг операцій або ж здійснюють однотипну діяльність, облік якої не потребує постійної присутності висококваліфікованого бухгалтера;

По-шосте, підприємства, які мають проблеми з пошуком працівників на посади обліковців або не мають достатньо коштів для залучення на роботу спеціаліста відповідної кваліфікації, також можуть застосовувати аутсорсинг;

По-сьоме, аутсорсингові послуги використовуються і при виникненні потреби в проведенні певних робіт у сфері обліку (створення або коригування облікової політики, документообігу, аналіз стану ведення бухгалтерського та податкового обліку, раціоналізація роботи бухгалтерії тощо).

Ми вважаємо, також, що справедливим є зауваження Дрозд І. [7] про те, що потенційними об'єктами аутсорсингу є державні підприємства, які зацікавлені в залученні кваліфікованих спеціалістів.

Висновок

Аутсорсинг бухгалтерських послуг дозволяє отримувати чимало переваг, головним чином пов'язаних із поліпшенням якості отримуваних послуг та економії на витратах. Головними недоліками аутсорсингу є ризик втрати конфіденційності інформації, небезпека втрати контролю за власними ресурсами. Однак, аутсорсинг вигідний тим, хто тільки розпочинає бізнес, інвесторам, зацікавленим у незалежному контролі за інвестиційним проектом, а також підприємцям, яким необхідно відновити бухгалтерський облік або мінімізувати витрати. Така форма організації обліку є доречною і тим, хто хоче зробити свій бізнес мобільнішим або просто заощадити на витратах.

Література

1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. №996-XIV.

2. Большой экономический словарь / Под ред. А.Н.Азрилияна.- М., 2002.-с.55.

3. Сайт компанії «Стафф менеджмент»: www.staffmanagement.com.ua.

4. Фурщик А. Организация аутсорсинга в корпоративном управлении // Инвестиции в России.-2002.-№11.

5. Хейвуд Д.Б. Аутсорсинг: в поисках конкурентных преимуществ.-М.: Вильямс.-2002.-176 с.

6. Макарова М.В. Застосування бізнес-моделі інформаційного аутсорсингу в сучасних умовах // Моделювання та інформаційні системи. Зб. наук. праць. Вип. 73.-К.: КНЕУ, 2006.-с.45-54.

7. Дрозд І. Бухгалтерський аутсорсинг як організаційна форма сучасного обліково-аналітичного процесу // Бухгалтерський облік і аудит, 2003.-№8.-с.11-18.

8. Климчик П. Бухгалтера викликали? // Галицькі Контракти, 2005.- № 25.-с. 25-32.

9. Рибак А. Бухоблік «на стороні» // Податкове планування, 2005.-№10.-С.27-30.

Размещено на Allbest.ru