Практические аспекты деятельности бюджетного комитета

Размещено на Аllbest.ru

ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ БЮДЖЕТНОГО КОМИТЕТА

PRACTICAL ASPECTS ACTIVITIES OF THE BUDGET COMMITTEE

бюджетный комитет компания

В данной статье рассматриваются практические аспекты деятельности, связанной с организацией и эффективной работой бюджетного комитета компании. Естественно, что перед тем как что-то создавать в компании, нужно, прежде всего, задуматься о целях. В данном случае речь идет о том, зачем вообще нужно создавать бюджетный комитет в компании.

Не во всех компаниях, даже тех, что используют элементы бюджетного управления, есть бюджетный комитет. По мере роста и развития компании генеральный директор не может, да и не должен, владеть полной информацией обо всех нюансах деятельности компании в различных функциональных областях или бизнес-единицах. Для этого, собственно, в компании и появляются должности заместителей генерального директора - директоров по функциональным направлениям и, возможно, директоров бизнес-направлений (если компания имеет дивизиональную организационную структуру). С развитием бизнеса усложняется система управления и, в частности, бюджетирования.

Для эффективного и быстрого принятия согласованных решений необходимо непосредственное участие в таких процессах топ-менеджеров (функциональных директоров и руководителей бизнес-единиц). С этой целью в компаниях и создаются бюджетные комитеты. В книге подробно рассмотрены основные принципы формирования бюджетного комитета и регламент его работы как при постановке бюджетирования, так и на всех этапах процесса бюджетирования - стадиях бюджетного цикла.

Бюджетный комитет - постоянно действующий орган управления в ведение, которого входит решение вопросов, связанных формированием, согласованием, утверждением и контролем исполнения бюджета компании. Это коллегиальный орган, состоящий из представителей всех (или нескольких) ЦФО, т. е. организационных единиц или функциональных структур. На бюджетном комитете обсуждаются вопросы финансовой политики предприятия.

Заседания Бюджетного комитета собираются 1-2 раза в месяц для утверждения бюджетов и обсуждения результатов исполнения бюджета. Все решения Бюджетного комитета утверждаются Генеральным директором. Вся работа по подготовке заседаний Бюджетного комитета возлагается на планово - экономический отдел.

Работа Бюджетного комитета регламентируется Положением о бюджетном комитете.

Цели бюджетного комитета:

организация и поддержание в актуальном состоянии процесса бюджетирования Компании, в который входит разработка планов развития Компании;

выбор целевых и контрольных показателей и установка их значений на плановый период;

определение финансового результата выполнения показателей посредством бюджетов, исполнение бюджетов, план-факт анализ исполнения бюджетов;

прочие цели.

Функции Бюджетного комитета:

предварительное рассмотрение и утверждение бюджетов, бизнеспланов, планов капитальных вложений и инвестиционных планов компании и подготовка рекомендаций Совету директоров по таким вопросам;

предварительное рассмотрение и утверждение отчетов о выполнении бюджетов, бизнес-планов, и инвестиционных планов компании и подготовку рекомендаций Совету директоров компании по таким вопросам;

рассмотрение и согласование вопросов, возникающих в процессе разработки и исполнения бюджетов, бизнес-планов, планов капитальных вложений и инвестиционных планов компании; В необходимых случаях вынесение вопросов на решение Совета Директоров.

Состав и структура комитета

В состав Бюджетного комитета в обязательном порядке, входят: зам. Генерального директора по экономике и финансам - председатель, руководитель экономического отдела - секретарь, заместители генерального директора по направлениям, руководители финансового отдела и бухгалтерии.

По составу участники Бюджетного комитета могут делиться на следующие группы: Постоянная группа, Экспертная группа, Председатель Бюджетного комитета, Заместитель председателя Бюджетного комитета.

Постоянная группа - лица, принимающие участие во всех заседаниях и подготовительной работе Бюджетного комитета. Имеют право голоса в принятии Бюджетным комитетом решений. Несут ответственность за развитие бизнеса Компании в рамках действующей системы бюджетирования.

Рекомендуемый состав постоянных участников Бюджетного комитета

компании:

Председатель Бюджетного комитета,

Заместитель председателя Бюджетного комитета,

прочие (по решению председателя Бюджетного комитета)

Экспертная группа - лица, принимающие участие в заседаниях Бюджетного комитета по его приглашению в зависимости от целей и темы заседаний. Имеют право выносить рекомендации. Права голоса при принятии решений

Бюджетным комитетом не имеют. Несут ответственность за развитие бизнеса Компании в рамках действующей системы бюджетирования в части собственных рекомендаций, принятых к реализации Бюджетным комитетом. В качестве экспертного участника к заседанию Бюджетного комитета могут привлекаться любые сотрудники Компании, а также сторонние эксперты. Предложения по изменению состава экспертной и постоянной группы вносят постоянные и экспертные участники. Право окончательного решения по изменению состава экспертной и постоянной группы принадлежит Председателю Бюджетного комитета; в его отсутствие - Заместителю председателя Бюджетного комитета; в его отсутствие - Исполняющему обязанности председателя Бюджетного комитета.

Рис. 1. Пример распределения бюджетов между членами бюджетного комитета

Регламент работы комитета

Комитет проводит заседания по необходимости (не реже одного раза в квартал). Место, дата и время проведения, которых определяется Председателем Комитета по согласованию с другими членами комитета. Заседания комитета также проводятся по предложению Генерального директора компании для обсуждения вопросов, поднятых Генеральным директором, не позднее, чем через 2 недели после выдвижения подобного требования.

Повестка дня заседаний комитета определяется Председателем комитета с учетом предложений членов комитета.

Заседания комитета являются правомочными при наличии как минимум двух третей членов комитета. Решения комитета принимаются простым большинством голосов от числа присутствующих членов. При равенстве голосов, голос Председателя или выполняющего, при отсутствии Председателя, его функции Заместителя является решающим.

Ответственность

Постоянные участники бюджетного комитета согласуют все используемые в процессе бюджетирования документы.

Инициатором заседания Бюджетного комитета является Председатель Бюджетного комитета. Он обязан подготовить повестку заседания, назначить дату, время и место заседания не позже чем за один рабочий день, организовать оповещение участников о заседании.

В случае если участник по уважительной причине не может присутствовать на заседании, то он вправе отправить своего заместителя, но только с тем условием, что заместитель владеет полной информацией по вопросам в повестке.

В случае если участник заседания (или его заместитель) отсутствует на заседании по уважительной причине, то он вправе передать материалы к заседанию (ответы на вопросы по повестке) в письменном виде Председателю бюджетного комитета до начала заседания.

В случае если участник заседания (или его заместитель) отсутствует на заседании без объяснения причины либо по не уважительной причине, то Председатель бюджетного комитета вправе применить к участнику меры дисциплинарного и материального воздействия в виде штрафа, выговора и прочего.

Список используемой литературы

Аньшин В. М., Царьков И. Н., Яковлева А. Ю. Бюджетирование в компании: Современные технологии постановки и развития: Учеб. Пособие. - М. : Дело, 2005.

Добровольский Е., Карабанов Б. Бюджетирование: шаг за шагом. - СПб. : Питер, 2006.

Хорнгрен Ч. Т., Фостер Дж. Бухгалтерский учет: управленческий аспект: Пер. с англ. /Под ред. Я. В. Соколова. - М. : Финансы и статистика, 2002.

Щиборщ К. В. Бюджетирование деятельности промышленных предприятий России. - М. : Издательство «Дело и сервис», 2004.

Размещено на Аllbest.ru