Процедура організації документообігу процесу закупівлі з використанням автоматизованої системи SAP функціонала SRM на прикладі АТ "ОТП Банк"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Процедура організації документообігу процесу закупівлі з використанням автоматизованої системи SAP функціонала SRM на прикладі АТ «ОТП Банк»

О.В. Красоткін

В умовах стратегії стрімкого розширення мережі ОТП Банку, кількості його філій, відділень, представництв, регіональних центрів постійно збільшується потреба Банку в різних товарах-послугах з метою забезпечення його життєдіяльності. Для автоматизації процесу закупівлі в Банку використовується система SAP.

SAP AG -- це німецька компанія, яка спеціалізується на розробці програмного забезпечення для організацій, а саме автоматизованих систем управління такими внутрішніми процесами підприємства, як: бухгалтерський облік, торгівля, виробництво, фінанси, управління персоналом, управління складами тощо. Крім програмного забезпечення, фірма пропонує послуги з його впровадження, використовуючи для цього власну методологію (початкова назва ASAP -- Accelerated SAP, згодом -- ValueSAP).

Лінійка програмних продуктів компанії SAP містить стандартне ERP рішення -- систему R/3. Це система високоефективної обробки інформації, яка за допомогою інтеграції супроводжує всі процеси господарської діяльності банку. SAP R/3 є засобом для вирішення завдань щодо створення єдиної інформаційної бази, який працює в режимі реального часу, що забезпечує інтегровану обробку бізнес-процесів у сферах: управління персоналом та процесом закупівлі, бухгалтерського і податкового обліку, контролю та планування інвестицій, обліку витрат і розрахунків з постачальниками.

SAP -- програмне забезпечення, що має архітектуру клієнт-сер- вера (встановлений і контролюється в ОТП-банку Угорщини). Існують 6 систем, які розмежовані за призначенням (тестування, навчання, продуктивна робота) і за функціональністю (управління персоналом і облік внутрішньогосподарських операцій банку). Ім'я користувача і пароль для входу в систему присвоюються співробітниками відділу підтримки SAP ОТП-Банку Угорщини.

Мета статті -- проаналізувати та висвітлити схеми документообігу АТ «ОТП Банк» з використанням системи SAP і структуру модулів системи, надати інформацію щодо загального бізнес-процесу закупівлі й процесу затвердження заявок на закупівлю та платежів.

Об'єктом є документообіг АТ «ОТП Банк» в автоматизованій системі SAP.

Предмет статті -- методи організації (початок, супроводження, закриття) закупівельних операцій в АТ «ОТП Банк».

Функціональність системи SAP використовується для закупівлі товарів та послуг, управління запасами, бухгалтерського обліку, обліку витрат і основних засобів, контролю за інвестиціями, управління персоналом, нарахування зарплати.

Означені операції відбиваються в таких модулях системи:

FI -- фінанси: відображення господарських операцій банку в бухгалтерському обліку. Майже всі операції, здійснювані в інших модулях, відображаються в модулі FI у режимі «реального часу». Функціональністю FI забезпечуються облік, контроль та аналіз дебіторської й кредиторської заборгованостей, руху коштів, операцій з основними засобами тощо.

У межах модуля існують довідники, які використовуються в інших модулях, а саме: рахунки Головної книги -- інші модулі за більшістю операцій ініціюють автоматичні «проводки» в балансі банку; довідник кредиторів -- перш ніж увести в систему замовлення на поставку, необхідно, щоб картка відповідного постачальника була заведена в систему (єдиний та унікальний номер кредитора забезпечує ідентичність даних логістики й фінансового обліку); довідник дебіторів -- перед уведенням у систему інформації про продаж будь-якій особі товарів або господарських послуг (наприклад, продаж мобільного телефону, автомобіля тощо) необхідно, щоб картка відповідного дебітора була заведена в систему; картотека основних засобів -- процес закупівлі основних засобів завершується створенням відповідної інвентарної картки, аналізуючи яку, можна отримати повну історичну інформацію (зокрема про ініціатора купівлі).

IM -- інвестиційний менеджмент: облік, контроль та аналіз інвестицій Банку. Усі закупівлі, оплати, переміщення, пов'язані з інвестиціями, водночас відображаються в бюджеті інвестицій. До початку поточного року спеціалісти управління фінансового контролінгу планують і вносять до системи SAP структуру інвестиційного бюджету. Після затвердження бюджету інвестицій інформація вноситься в систему SAP відповідно до проектів та СПП-елементів.

СО -- контролінг: облік, контроль та аналіз поточних витрат Банку в розрізі статей та структурних підрозділів. Ієрархія МВВ, а також статті витрат, у межах яких здійснюються контроль і аналіз, визначається Управлінням фінансового контролінгу.

MM -- управління матеріальними потоками: підтримка процесів закупівлі, зберігання, переміщення, списання матеріалів та послуг. Основним елементом модуля є довідник матеріалів. На рівні картки обліку матеріалу визначаються такі його основні характеристики: назва, одиниця вимірювання, підрозділ, відповідальний за закупівлю, рахунки головної книги, які використовуватимуться для обліку операцій з певним матеріалом, тощо.

SRM -- управління заявками на закупівлю: створення і затвердження заявок на придбання товарів та послуг, а також підтвердження факту їх отримання [2].

Процес закупівлі починається з визначення потреб підрозділу банку в тих чи інших товарах або послугах. Для цього замовник у модулі SRM заповнює заявку на закупку, в якій можна зазначити товар чи послугу із запропонованого переліку.

Заявка на закупку затверджується на двох рівнях. На першому, в модулі SRM, керівник підрозділу підтверджує необхідність обраних товарів та послуг. На другому, в модулі SRM, фінансовий контролер перевіряє правильність заповнення заявки на закупку, наявність бюджету на це придбання та коректність МВВ і СПП-елементів. Затверджена в модулі SRM заявка на закупку надходить до системи SAP, яка аналізує відповідальну закупівельну організацію за кожним матеріалом заявки і розподіляє їх між відповідними закупівельними підрозділами.

Замовлення на закупівлю також підлягає узгодженню. На першому рівні воно затверджується керівником закупівельного підрозділу, котрий засвідчує, що цей матеріал можна закупити в конкретного постачальника за цією ціною та перевіряє коректність указаної в замовленні на закупівлю статті використання бюджету. На другому рівні замовлення узгоджується співробітником відділу внутрішньобанківського та податкового обліку, який перевіряє коректність зазначених рахунків витрат. Після цього відбуваються дві події, послідовність яких залежить від домовленостей з постачальником: надходження рахунку на оплату, що вводиться в систему співробітником бухгалтерії і підлягає електронному узгодженню з контролерами, після узгодження він сплачується; надходження товару/отримання послуги підтверджується в SRM замовником (якщо це надходження за заявкою на закупку) або в SAP закупівельником (якщо замовлення не надсилається на заявку на закупку) [1].

Таким чином, основними етапами процесу закупівлі є: заявка на закупівлю від підрозділів банку, замовлення постачальнику, рахунок про оплату від постачальника, оплата, отримання товару чи послуги.

Процес закупівлі деяких товарів та послуг відрізняється від описаного вище: операції зі страхування ризиків неповернення кредитів у SAP не обліковуються і не оплачуються.

Для замовлення товарів та послуг використовується система SAP, зокрема функціональність SRM. Необхідність в отриманні товарів/послуг для забезпечення виробничого процесу може виникнути в будь-якого співробітника банку. Така потреба зазначається в за- мовленні-повідомленні та надсилається на адресу замовника по Lotus Notes у вільному форматі. На підставі замовлення-повідомлення від ініціатора закупівлі по Lotus Notes замовник створює в SRM заявку на закупку (SRM Purchase request), яка має містити детальне описання товара/послуги. Для створення заявки на закупку замовник виконує такі дії: обирає необхідні матеріали/послуги із запропонованого списку, вказує їх кількість і бажану дату отримання, контактну інформацію про замовника ініціатора закупівлі: назву підрозділу, адресу, ПІБ контактної особи та контактний номер телефону. Обирає тип бюджету, на кошти з якого здійснюється придбання. Існують декілька варіантів вибору:

ZК -- «МВВ» -- місце виникнення витрат -- обирається в разі замовлення бланків, паперу, візитних карток, друкованих матеріалів, довіреностей, матеріалів для каси, канцтоварів, матеріалів для дрібних ремонтів, печаток, штампів, компакт-дисків, картриджів, тонерів, робіт з ТО автомобілів, тренінгів, інформаційно-консультативних, рекламних і нотаріальних послуг, страхування тощо;

ZW -- «Невиробничі витрати» -- замовлення води, продуктів харчування, посуду тощо;

ZР -- «СПП-елемент» -- замовлення меблів, комп'ютерної та банківської техніки, автомобілів, кухонного обладнання, картин, сейфів, лайтбоксів, мобільних телефонів, ліцензій та програмного забезпечення, ремонтів основних засобів і т. ін. [4].

Заявка на закупівлю затверджується на двох рівнях. На першому керівник підрозділу замовника перевіряє необхідність і доцільність цієї закупівлі, вказаний МВВ й затверджує або відхиляє заявку на закупівлю в SRM. Термін обробки заявки -- 1 день. У разі незадоволення керівник підрозділу замовника надає коментарі з обґрунтуванням відмови. Затверджену на першому рівні заявку розглядає особа, котра виконує функції фінансового контролера, перевіряє наявність коштів у бюджеті банку на здійснення цієї закупівлі, а також правильність долучення матеріалу або послуги, що замовляється, до того чи іншого МВВ або СПП-елемента і затверджує або відхиляє заявку на закупівлю в SRM. Термін обробки заявки -- 1 день. У разі відхилення заявки, фінансовий контролер надає коментарі про причину відмови.

Статус заявки замовник може перевірити в будь-який момент. Заявка може мати такі статуси: у процесі затвердження (не пройшла всі рівні затвердження), відхилено (відхилено, і необхідно ознайомитися з коментарями), затверджено (в SRM заявку затверджено, і вона надійшла для подальшої обробки до відповідної закупівельної організації).

Затверджена в SRM заявка на закупку надходить до SAP та передається до відповідної закупівельної організації.

Відповідальна особа-ініціатор закупівлі складає заявку на закупівлю товару/послуги з перевищенням бюджету в письмовій формі. Рішення про затвердження закупівлі товару/послуги з перевищенням бюджету за окремою бюджетною статтею, але в межах загального бюджету банку, затвердженого акціонерами на поточний фінансовий рік, приймають відповідальні члени правління згідно з лімітами, встановленими «Положенням про організацію закупівель, придбання товарів або послуг». Під час узгодження такої закупівлі відповідальний співробітник управління фінансового контролінгу головного офісу банку вводить до SAP перерозподіл бюджету між указаними в заявці статтями (СПП-елементами).

Усі заявки, введені й затверджені в SRM, надходять до SAP та, залежно від групи закупок, визначеної в картці обліку матеріалу, обробляються закупівельниками. Закупівельник аналізує отримані заявки й запаси означених матеріалів на складах і може: видати матеріал зі складу, згідно із заявкою; закупити матеріал у постачальника; відмовити у виконанні заявки, якщо матеріал/послуга вже не закуповується чи не передбачена для використання певним підрозділом, або заявка не містить усієї необхідної інформації [3].

У разі відмови у виконанні заявки закупівельник видаляє заявку із SAP і надсилає повідомлення по Lotus Notes замовникові з обґрунтуванням відмови. Від того, який об'єкт витрат указано, залежить подальше долучення товарів або послуг до тих чи інших СПП-елементів або МВВ, а також їх відображення в інвестиційних звітах. Відповідальність за коректне долучення до СПП-елементу або МВВ покладено на закупівельника. Якщо в системі не існує запису постачальника (у разі замовлення товарів/послуг у нового контрагента), закупівельник має надати у відділ внутрішньобанківського та податкового обліку для введення запису контрагента в систему такі документи: для контрагентів -- юридичних осіб -- копія/скан-копія по Lotus Notes рахунку на оплату, в якому зазначаються реквізити контрагента (повне найменування, адреса, банківські та податкові реквізити, контактні телефони й особи); для контрагентів -- суб'єктів підприємницької діяльності (СПД) і приватних підприємців (ПП) -- копії/сканкопії по Lotus Notes рахунку на оплату з реквізитами контрагента (повне найменування, адреса, банківські та податкові реквізити, контактні телефони й особи), свідоцтва про реєстрацію СПД та документів про сплату єдиного податку.

Під час створення замовлення на поставку в SAP згідно з указаними в ньому МВВ та СПП-елементами, реєструється «обліго» -- з бюджету цієї статті резервуються кошти на здійснення закупівлі.

Ці дані в режимі реального часу доступні для аналізу в SAP і один раз на добу оновлюються у звітах на SAP-порталі. Після створення замовлення на поставку/переміщення його номер відображається в заявці SRM [3].

Рахунок на оплату товарів/послуг: на підставі існуючих домовленостей постачальник надсилає документи на оплату (оригінали) закупівельникові, котрий протягом 1-го робочого дня з моменту отримання таких документів передає їх на оплату до відділу внутрішньобанківського й податкового обліку головного офісу банку. Факт отримання оригіналів документів на оплату відділом внутрішньобанківського та податкового обліку фіксується в журналі реєстрації вхідної документації цього відділу. Під час отримання оригіналів рахунків на оплату відповідальний співробітник відділу внутрішньобанківського та податкового обліку протягом 1-го робочого дня (в разі відсутності зауважень до документів на оплату) або протягом 1-го робочого дня з моменту виправлення зауважень виконує такі дії: наклеює на паперовий документ на оплату штрих-код, який у подальшому слугує ідентифікатором для електронного документа; сканує паперовий документ на оплату; після цього в системі зберігається його електронна копія з ідентифікатором; створює в системі вимогу на оплату, де зазначає постачальника, його платіжні реквізити, суму платежу, податків, номер замовлення на поставку, вводить номер штрих-кода з паперового документа на оплату, обирає «Адміністратора» рахунку-фактури, тобто особу, котра перша підтверджує платіж.

У результаті в системі створюється документ -- «вимога на оплату», який має бути затверджений відповідальними особами (контролерами) в електронній формі таким чином: закупівельник, до якого в електронному вигляді надійшла «вимога на оплату», перевіряє відповідність рахунку на оплату введеному в системі замовлення на поставку і підтверджує, відхиляє або перенаправляє цей рахунок іншому відповідальному співробітнику; затверджена закупівельником «вимога на оплату» надходить на затвердження керівника відповідного закупівельного підрозділу, який підтверджує або відхиляє оплату; затверджена керівником відповідного закупівельного підрозділу «вимога на оплату» надходить на затвердження до співробітника управління фінансового контролінгу головного офісу банку, який перевіряє наявність бюджету для здійснення цієї оплати, наявність договору з постачальником, повноваження щодо дозволу на оплату рахунків відповідальними посадовими особами в межах лімітів, визначених у положенні про закупівлю. За умови неукладення договору з постачальником та якщо сума оплати перевищує ліміт у 5000 євро, що є компетенцією начальників відповідних підрозділів банку, відповідальних за придбання певних товарів і послуг, співробітник управління фінансового контролінгу головного офісу банку надсилає таку «вимогу на оплату» на затвердження членові правління; після затвердження на попередніх рівнях «вимога на оплату» надходить до відповідального співробітника відділу внутрішньобанківського та податкового обліку для остаточного затвердження.

Вищезазначені особи, відповідальні за затвердження в системі SAP «вимог на оплату», мають здійснювати моніторинг та обробку платежів, що надходять до системи на рівень їх затвердження, не менше трьох разів на день. Відповідальний співробітник відділу впровадження та підтримки системи SAP щотижня здійснює моніторинг незатверджених рахунків на оплату і надсилає повідомлення по Lotus Notes співробітникам, котрі своєчасно не затвердили платежі.

Оплата рахунку -- відповідальний співробітник бухгалтерії виконує такі дії: перевіряє правильність платіжних реквізитів, сум, призначення платежу, затверджує вимогу на оплату, вмикає в системі «Програму платежів» для формування платіжних доручень за всіма затвердженими платежами, друкує платіжні доручення, запускає інтерфейс вивантаження платіжних доручень у систему Payments. Після сплати рахунку в системі оновлюються дані таких звітів: рахунків головної книги, кредиторської заборгованості, інвестиційних звітів з передплат, статусу замовлень на закупку [3].

Таким чином, система SAP SRM -- це оптимально вигідний автоматизований програмний продукт тонкого (браузер) програмного забезпечення функціоналу, що здійснює контроль за виконанням закупки різних матеріалів на кожному з етапів, починаючи зі створення і закінчуючи відправкою підтверджених заявок в електронну БД з можливістю відкритого доступу для кожного з користувачів АС SAP SRM і відновлення, повернення в актуальний статус заявки, для автора/контролера, з метою їх редагування в режим он-лайн. Використання системи SAP SRM дозволяє скоротити витрати не тільки часу на створення документів та організацію їх обігу, а й коштів на утримання архівних приміщень і контролювати всі етапи життєвого циклу документа. SAP SRM передбачає можливість одночасної роботи з документом великої кількості користувачів у будь-який зручний час із будь-якої точки світу.

Перспективи подальших досліджень полягають у виробленні єдиного, усталеного автоматизованого підходу до забезпечення процесів життєдіяльності організацій, у яких функціонують великі масиви документів, з використанням автоматизованих програмних продуктів.

Список літератури

інформація документообіг банк господарський

1. Frank Tftackx 201 Intervіew Questions -- SAP SuppHer Relatіonshіp Management/ Frank T^ackx: Lіghtnіng Source Inc, 2012. -- 176 pages.

2. Padma Prasad Mumrathmam Consultant's Grnde to SAP SRM / Padma Prasad Mumrathmam, Ramakrishna Potluri: Eqrnty Press, 2013. -- 212 pages.

3. Shaz Khan SAP SRM Extended Classic Cookbook / Shaz Khan: Equity Press, 2013. - 144 p.

4. Sreekumar Hariharan Enhancing Supplier Relationship Management with SAP SRM / Sreekumar Hariharan: Confluence, 2012. -- 87 p.

Размещено на Allbest.ru