Теоретические основы документационного обеспечения организации деятельности архивов в РФ

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВОВ В РФ

THEORETICAL BASIS OF THE DOCUMENTATION SUPPORT OF THE ORGANIZATION OF ACTIVITY OF ARCHIVES IN THE RUSSIAN FEDERATION

Беляева А.С., Кожушкова Н.В.

На данный момент необычайно актуальны вопросы документационного обеспечения управления. Они находят отражение в статьях периодических и продолжающихся изданий, учебниках и практических пособиях, посвященных изложению комплекса вопросов, связанных с документированием управленческой деятельности и технологиями работы с документами. Проблемы документационного оборота в организациях относятся к числу наиболее актуальных и практически значимых проблем современных организаций. Производство напрямую связано с документацией.

Язык профессионального общения требует однозначности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия. Термины конкретной области знания или деятельности составляют ее терминологию.

Сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» означает отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Равнозначен ему термин «документационное обеспечение управления».

Результатом документирования является документ -- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель -- материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Наряду с бумагой применяются магнитные носители.

Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование -- регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленным правовыми нормативными актами или в отработанными традицией.Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. [Федеральный закон Российской Федерации № 24 ФЗ от 20.02.95 «Об информации, информатизации и защите информации»].

Любая организация (учреждение) не зависимо от формы собственности и организационно-правовой формы является владельцем документированной информации.

В отличие от Основ законодательства, являющихся по своей форме сводом наиболее общих правовых установок, в новом законе более детально и технологично отражены вопросы организации архивной работы по всем ее направлениям. Содержание разделов проекта не только покрывает нормы Основ законодательства и утвержденного Указом Президента Российской Федерации Положения об Архивном фонде Российской Федерации (оба эти правовых акта со вступлением в силу закона должны быть отменены), но значительно расширяет и обогащает их. При этом закон не отменяет права субъектов Российской Федерации принимать в пределах предоставленной им компетенции собственные архивные законы. Серьезно расширена сфера действия закона, регулирующего отношения по организации хранения, комплектования, учета, использования не только документов Архивного фонда Российской Федерации (т. е. подлежащих постоянному хранению), но и других архивных документов (с временными сроками хранения). Отсюда - иное название закона ("Об архивном деле...", а не "Об Архивном фонде и архивах..."), расширенный и дополненный понятийный аппарат (введены новые дефиниции, в частности "документ Архивного фонда Российской Федерации", "документы по личному составу", "особо ценный документ", "уникальный документ", "постоянное хранение", "временное хранение", "депозитарное хранение").

Нормы закона тщательно состыкованы с действующим законодательством. Закон закрепляет сложившееся в стране фактическое разделение архивных фондов, т. е. федеральной собственностью объявляются архивные документы, хранящиеся в федеральных архивах, содержание которых полностью обеспечивает федеральный бюджет. В собственности субъектов Российской Федерации остаются все документы, хранящиеся в региональных государственных архивах, которые финансируются из средств бюджетов субъектов Российской Федерации.

В закон включена новая для архивного права норма: территориальные организации федеральных органов государственной власти могут сдавать свои документы в региональные архивы на договорной основе. Следующая новация закона - норма о том, что документы Архивного фонда России, поступившие на хранение в государственные и муниципальные архивы, не входят в состав их имущества.

Своеобразным дополнением к Гражданскому кодексу России является статья закона "Обязанности органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц по комплектованию государственных и муниципальных архивов", которая подробно объясняет, как поступать с архивными документами при реорганизации (в том числе путем преобразования, разделения или выделения) или ликвидации юридических лиц различных форм собственности.

Абсолютно новой является статья об особенностях гражданского оборота документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности. Закон сохраняет установившиеся после распада СССР и оправдавшие себя демократичные нормы доступа к открытой архивной информации, учитывает конституционные права граждан на неприкосновенность частной жизни.

В настоящее время стране действует не менее 50 законодательных актов, прямо или косвенно регулирующих вопросы архивной сферы, к которым относятся законодательные акты о культуре; информатизации и защите информации; государственной тайне; службе внешней разведки; оперативно-розыскной деятельности; авторском праве; о правовой охране программ ЭВМ и многие другие.

Условно специалисты разделяют их на три группы:

1)акты фундаментального характера, регламентирующие весь комплекс вопросов отнесенных к компетенции архивной сферы;

2) акты, регламентирующие процессы комплектования, хранения, учета архивных документов;

3) акты регламентирующие доступ к архивным документам и их использование.

В принятом 13 июня 1996 года ( в редакции законов 1999г.) Уголовном кодексе Российской Федерации появились ряд статей, где впервые содержится прямое упоминание о документах и правонарушениях, связанных с ними (ст.140,164.188,90,243,284,324,325).

В принятом новом Кодексе об административных нарушениях появились статьи об ответственности за хранение использование документов (ст.13.20).

Главный нормативно-методический документ, определяющий деятельность государственных архивов, - Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. Правила, в соответствии с существующим законодательством, не распространяются на муниципальные архивы и другие хранилища, осуществляющие хранение документов муниципальной собственности, и могут быть лишь рекомендованы для использования ими.

До последнего времени государственные архивы руководствовались Основными правилами работы государственных архивов СССР, принятыми 1983 г.

Кардинальные социально-политические изменения в стране, развитие научно-технического прогресса и устаревание отдельных положений этих Правил обусловили необходимость создания новой редакции Основных правил работы государственных архивов.

Новые Правила работы государственных архивов подготовлены на основе переработки ранее действовавших нормативно-методических документов с учетом накопленного в последнее десятилетие опыта работы архивной службы в новых условиях, в том числе опыта применения современных технических средств и информационных технологий и международной архивной практики.

В новых Правилах сохранены традиция и преемственность с методикой и технологиями выполнения основных работ с архивными документами. Правила, синтезируя опыт отечественного архивного дела, закрепляют приемлемые для всех государственных архивов России унифицированные положения и нормы, обеспечивающие единство архивного дела в Российской Федерации в соответствии с современными реалиями.

Вместе с тем, применительно к работе специализированных кинофотофоноархивов, а также архивов научно-технической документации, продолжают действовать "Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами", которые более глубоко и детально раскрывают особенности технологических процессов работы с аудиовизуальными документами. По этой же причине готовятся новые Правила работы государственных архивов с научно-технической документацией, которые будут дополнять Основные правила.

Правила впервые излагают некоторые виды работ с машиночитаемой (электронной) документацией, являющейся новым объектом деятельности государственных архивов. Отсутствие достаточного опыта работы с нею ограничило изложение таких норм вынужденным минимумом.

К Правилам приложены формы документации, необходимой в деятельности государственных архивов, как внедренные ранее, так и ряд новых или переработанных (акт страховой оценки архивных документов, акт приема-передачи страховых копий, акт приема документов личного происхождения и др.).

В Правилах не раскрываются методика и технология различных архивных работ, место которым в учебных и научно-методических пособиях, рекомендациях и инструкциях, а излагаются основные требования нормативного характера.

Для архивов организаций разработаны "Основные правила работы архивов организаций". Правила основываются на действующей нормативной правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Правила распространяются на архивы государственных организаций, а так же обязательны для всех негосударственных организаций.

документационное обеспечение управление архив

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Федеральный закон Российской Федерации от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов».

2. Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» от 15.06.2009 № 477 (ред. от 26.04.2016) // Российская газета. - № 113, 24.06.2009.

3. Приказ Минкультуры России «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 № 18380) от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти - № 38, 19.09.2011.

4. Приказ Минкультуры Российской Федерации «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» от 31.03.2015 № 526 (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830) [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.consultant.ru/cons/cgi/

5. Трудовой кодекс Российской Федерации, от 30.12.2001 № 197-ФЗ

6. Гражданский кодекс Российской Федерации, от 30.11.1994 № 51-ФЗ (действующая редакция);

7. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М., 2014. - 16 с.

8. Andreeva S., Velikanova S., Kozhushkova N., Samarokova I., Arakcheeva Z.,

9. ChernykhO.Therisk-basedthinkinginmanagingdocumentsasassets //

10. InternationalJournalofEconomicPerspectives. 2017. Т. 11. № 2. С. 33.

11. Алексеева Е.В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования:

12. Учеб.пособие для сред. проф. образования / под ред. В.П. Козлова. - 3-е изд., доп. - М.: Издательский центр «Академия», 2005. 272 с.

13. Андреева В. И. Передача документов на архивное хранение // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2008. - N 9. - С. 44-52.

14. Андреева Н.М. Составление архивных описей: Методические рекомендации Росархив / Н.М. Андреева. ? М.: Издательство ВНИИДАД, 2012. - 141 с.

15. Анохина С.А., КожушковаН.В.Кодификация норм оформления перечней в деловом тексте // Вестник Новосибирского государственного университета. Серия: История, филология. 2014. Т. 13. № 9. С. 110-117.

16. Анохина С.А., КожушковаН.В.Производственная практика по документоведению: методические рекомендации для студентов очного и заочного отделений, обучающихся по специальности 032001.65 (350800) «Документоведение и документационное обеспечение управления» / Магнитогорск: МаГУ, 2010. - 35 с.

17. Бобылева, М.П. Современный управленческий документооборот: от традиционного к электронному / М. П. Бобылева // Секретарь-референт. 2008. - №4. - С. 26-30

18. Бурова Е.М. Архивоведение (теория и методика): учебник для вузов / Е.М.

19. Бурова. - М.: Издательский дом МЭИ, 2012. - 483 с.

20. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник. Под ред. Т.В. Кузнецовой. - 3-e изд., перераб. и доп.- М.: ИНФРА-М, 2012. - 364 с.

21. Великанова С.С., Аракчеева З.В., КожушковаН.В.Документационное обеспечение процесса обучения персонала // Современные проблемы науки и образования. 2017. № 2. С. 207.

22. Великанова С.С., Самарокова И.В., Кожушкова Н.В., Аракчеева З.В.Кадровое делопроизводство: учебное пособие / Москва, 2017.

23. Еремичев, М. Документооборот, его развитие и нормативно-методическая регламентация /М. Еремичев // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2013. № 9. - С. 18-24.

24. Кожушкова Н.В. Структура документа.Системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации: общие требования к составлению и оформлению. Электронное издание /. Магнитогорск, 2016.

25. Кожушкова Н.В., Коробков Ю.Д. Комплексный анализ организационнораспорядительного документа: формирование профессиональных компетенций документоведа// Документ.Архив. Современность: материалы IV Международной научно-практической конференции, посвященной 20летию подготовки документоведов в Уральском федеральном университете. Министерство образования и науки Российской Федерации, Уральский федеральный университет им. первого Президента России Б.Н. Ельцина. 2012. С. 382-386.

26. Кошелева Е. А. Организация хранения архивных документов // Справочник кадровика. - 2005. - N 2. - С. 55-61.. - 2009. - N 4. - С. 36-41

27. Крайская З.В. Архивоведение / З.В. Крайская. - М.: Издательский центр «Академия», 2014. - 170 с.

28. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство / И.Н. Кузнецов, учебно-справочное пособие. - М.: Издательский дом Дашков и К, 2013. - 526 с.

29. Кузнецов, С.Л. Новый стандарт на системы электронного делопроизводства / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело.- 2014. - № 13. - С.19-25.

30. Куняев Н.Н. Документоведение: учебник для вузов / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под ред. проф. Н.Н. Куняева. - М.: Логос, 2008.

31. Ларин М.В. К вопросу о разработке концепции Федерального закона «О документационном обеспечении управления» // Делопроизводство. 2011.

32. Ларин М.В. Управление документацией в организациях / М.В. Ларин. - М.: Научная книга, 2012.

33. Носарева Н. Подготовка документов по личному составу к архивному хранению //Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. - N 11. - С. 62-76

34. Петрова Н.А. Передача документов в государственный или муниципальный архив // Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение. - 2015. - № 12. - С. 38 - 45.

35. Попова Е.Н. Для чего необходим архив организации? / Е.Н. Попова //Делопроизводство. - 2017. - № 2. - С. 84 - 89.

36. Попова Е.Н. Обеспечение сохранности архивов организации / Е.Н. Попова // Делопроизводство. - 2017. - № 3. - С. 9-15.

37. Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия / М.Ю. Рогожин. - СПб.: Изд-во Питер, 2012. - 214 с.

38. Селезнева Т. А. Готовим документы по личному составу к длительному хранению // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2008. N 5. - С. 54-69.

Размещено на Allbest.ru