Организация учета и анализа на основе информационной технологии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Организация учета и анализа на основе информационной технологии

Байымбетов Н.

Современное состояние мировой цивилизации таково, что без интеграции, без развития и умножения экономических связей между государствами мира ни одно из них будь оно большим или малым, успешно развиваться не сможет. В этой интеграции архиважная не только инвестиция денег, материальных ресурсов, идей, но и инвестиция всего спектра человеческих ценностей, нравственных идеалов, вырабатываемых каждым из народов земли. В этих условиях все большее значение приобретает совершенствование применяемых методов хозяйствования, предъявляются повышенные требования к степени оперативности, достоверности информации. Особая роль в решении этой проблемы принадлежит бухгалтерскому учету как основному источнику информации для принятия управленческих решений. Качество и обоснованность принимаемых решений в значительной степени определяются не только качеством предоставляемой бухгалтерским учетом информацией, но и эффективностью используемых при ее обработке методов экономического анализа. Особую актуальность приобретают оперативность проведения аналитических исследований, их прогнозный характер, возможность учета широкого круга существенных факторов, многовариантность подходов. Все это возможно только при организации учета и анализа на основе современных компьютерных технологий. Использование компьютерных технологий в управлении не только повышает достоверность, оперативность получения информации, при их использовании увеличивается производительность труда, сокращаются операционные и управленческие затраты, управление бизнесом становится более прозрачным, а это, в свою очередь, повышает индекс инвестиционной привлекательности [1]. экономический управление кыргызский учет

Сложность и динамизм макроэкономической ситуации в условиях рыночных отношений, отсутствие «стабильности», свойственной административно-хозяйственной командной экономике, предъявляют повышенные требования к динамизму и гибкости управления организацией, возникает необходимость в формировании такой аналитической информации, которая специально предназначалась бы для принятия управленческих решений по регулированию (исправлению или предотвращению) хозяйственных ситуаций.

Сегодня часто решения по вопросам обеспечения прибыльности деятельности организации, степени использования ее экономического потенциала, ценовой политики принимаются без достаточной аналитической проработки, зачастую по наитию, что никак не может быть признано обоснованным и удовлетворительным. Реализация же подобных аналитических исследований на практике возможна только при использовании современных компьютерных технологий, обеспечивающих высокую скорость анализа многофакторных зависимостей. В связи с выше сказанным, в настоящее время заметно возрастает роль учета и анализа в управлении организацией.

Система управления характеризуется определенной целенаправленностью, то есть все ее звенья служат общей цели - обеспечению эффективного управления объектом. Для достижения общей цели всей системы все ее составляющие преследуют так же и свои собственные цели. В этом плане можно выделить такую функциональную задачу учета и анализа, как создание информационной основы для осуществления остальных функций [2].

Учет, представляет собой систему наблюдения, измерения, и регистрации фактов хозяйственной деятельности, он обобщает и передает информацию. Посредством анализа информация, характеризующая состояние объекта, преобразуется в информацию, управляющую и информацию советующую. Учет является главным источником информации для анализа. Однако роль учета и анализа в современных условиях не сводится только к обеспечению всех участков управления соответствующей информацией. Учет и анализ, являясь элементами управления, созданы для управления хозяйственными процессами. Функции учета и анализа обеспечивают не пассивное «зеркальное» отражение хозяйственных процессов, а дают возможность познать в них то, что необходимо для активного и эффективного управления ими. Действенность учета и анализа проявляется в их динамизме. Это значит, что в их рамках постоянно решаются задачи перестройки, совершенствования, развития методологии, организации управления.

В результате реформирований экономики в мировом пространстве, изменилась сущность бухгалтерского учета и функции, выполняемые им в организациях. Необходимость перемен в области бухгалтерского учета назрела вследствие ряда внешних и внутренних факторов правового и экономического характера, главными из которых явились:

· Изменение правовой базы деятельности организации. С принятием ряда новых законов организации получили хозяйственную самостоятельность. В результате этого изменился характер экономического поведения организаций, в основе которого лежит теперь право на самостоятельный выход на товарный рынок со своей продукцией, работами и услугами и осуществление расчетов по совершенным сделкам по рыночной (договорной) стоимости;

· Расширение сфер деятельности организации, осуществляемой с целью получения дохода. С получением хозяйственной самостоятельности организации столкнулись с необходимостью разработки за счет собственных средств новых видов продукции и индивидуальных технологий или с необходимостью покупки таких технологий, то есть с учетом нового вида имущества - нематериальных активов. Организации получили также возможность, имея свободные денежные средства и имущество, получать доходы от сделок на финансовом рынке в форме дивидендов (доходов) от финансовых вложений;

· Самостоятельный выход на внешнеэкономический рынок. В соответствии с законодательством, регулирующим внешнеэкономическую деятельность, организации имеют право на самостоятельное осуществление экспортных и импортных операций. Выход на внешнеэкономический рынок потребовал от организаций адаптации своей финансово-хозяйственной деятельности к международным соглашениям и законодательству других стран.

Активное внедрение передовых форм и методов управления требуют от учета не просто отражения тех или иных хозяйственных процессов, а также их фиксации, которая максимально удовлетворяет нужды управления. Для этого необходимо повысить аналитичность учета, т.к. часто только количественные показатели, которые предоставляет бухгалтерский учет, оседают в бухгалтерии и только часть из них выходит во внешнюю среду в виде отчетов. Важно, чтобы учет не только рационально отражал хозяйственные процессы, но и наилучшим образом интерпретировал их в целях управления. Учет, как поставщик информации в первую очередь должен удовлетворять требованиям анализа, синтезирующего в себе все нужды управления в информации [3].

Изучение теории и практики хозяйственного учета и экономического анализа позволяют сделать вывод, что в последнее время резко возрос интерес к вопросам учета и анализа, повышение их роли в системе управления производством. На наш взгляд можно выделить три комплекса причин особенно актуализирующих данную сферу управления:

­ низкая эффективность и несоответствие нуждам управления существующих систем учета и анализа;

­ появление новых задач учета и анализа, связанных с радикальной экономической реформой и переходом к рыночной экономике;

­ влияние внедрения новых информационных технологий и расширения в связи с этим, возможностей учета и анализа.

Достижения в области учета и анализа значительны, но вместе с тем существуют серьезные проблемы, затрудняющие их развитие. Дело в том, что учет и анализ становятся все более необходимы, как часть управления, обеспечивающего реализацию управленческих решений и контроль над их выполнением. Сегодня хотя и предполагается многоцелевое использование учетной информации для различных функций управления, но не обеспечивается ее полнота. Поэтому в учетной информации уровень достоверности данных ниже требуемого, обработка данных выполняется с запаздыванием, имеет место дублирование учетной информации, возрастает неопределенность в принятии решений. В результате этого происходит неувязка плановых заданий с материальными, трудовыми и другими видами ресурсов. Недостаточный уровень обоснованности и достоверности учетной информации заставляют принимать управленческие решения с определенным риском, запаздывание при получении учетных данных исключает возможность оперативного принятия решений. Кроме того, в условиях рыночной экономики и интегрирования западной системы учета, а именно, Международные стандарты финансовой отчетности в отечественную практику появляется необходимость постановки управленческого учета. Его целью является обеспечение руководства организации информацией необходимой, как для целей оперативного управления, так и для перспективного планирования.

Современная практика анализа также далеко не всегда удовлетворяет потребностям управления. Основная причина этого - преобладающая ориентация методики анализа на изучении бухгалтерской и статистической отчетности за сравнительно продолжительные периоды времени: за месяц, квартал, год. С точки зрения действенности и практической полезности анализа такой подход имеет существенные недостатки:

­ анализ приобретает последующий характер, отстает по времени от потребностей оперативной работы;

­ часто он вносит мало нового в информацию, содержащуюся в отчетности, выявляя лишь состав факторов, определяющих хозяйственные процессы, путем разложения отчетных показателей на их важнейшие составляющие и измеряя степень их влияния (нередко на практике основным выходом анализа является объяснительная записка к балансу);

­ ограничено использование в анализе обобщающей информации, содержащейся в бухгалтерских регистрах и в первичном учете; происходит систематическая утрата этой информации на каждой стадии обобщения - при переходе от документов к учетным регистрам и затем к отчетности.

Недостатки учета и анализа являются серьезной помехой повышения эффективности управления. В связи с этим необходимо жестко ориентировать учет и анализ на нужды управления на всех уровнях, что особенно важно для оперативного управления.

В процессе функционирования хозяйственного механизма все его элементы находятся во взаимодействии, поэтому нельзя, например, совершенствовать планирование, без изменения бухгалтерского учета и анализа. При переходе к рыночным отношениям основные критерии продуктивности управления определяются возможностью оптимального выбора оперативных решений [4].

Совершенствование системы управления требует комплексного улучшения всех его составных частей, а также решения ключевых проблем взаимодействия этих частей. Исходя из этого, можно выделить два направления развития учета и анализа:

1) улучшение взаимодействия учета и анализа между собой;

2) совершенствование самих систем учета и анализа с учетом критерия взаимодействия.

Место и роль учета в системе управления определяется тем, что он предоставляет информацию о хозяйственной деятельности организации. Поэтому развитие бухгалтерского учета в направлении повышения его роли в управлении организацией прямо связано с совершенствованием информационной системы учета, улучшением выполнения его информационной функции.

Информационная функция существующей системы бухгалтерского учета ориентирована на обеспечение своевременного предоставления периодической и годовой отчетности организации, удовлетворения потребностей внешних пользователей, но недостаточно нацелена на удовлетворение потребностей управления самой организацией.

Рассматривая информационную функцию существующей системы бухгалтерского учета с позиции требований и нужд системы управления компанией в условиях рыночных отношений можно отметить следующие недостатки в его организации:

­ отражение в бухгалтерском учете только уже свершившихся событий, и соответственно ретроспективный характер принимаемых на основании ее решений;

­ период получения результатной информации сравнительно длительный (месяц, квартал, год), в связи с этим теряется оперативность учетной информации и ее непригодность для принятия оперативных управленческих решений. Оперативный контроль позволит управленческому аппарату активно вмешиваться в хозяйственные процессы и способствовать тем самым снижению издержек, повышению рентабельности производства;

­ бухгалтерская отчетность не обеспечивает отбора информации в зависимости от уровней и субъектов управления самой фирмы.

В условиях применения компьютерных технологий для достижения максимального взаимодействия учета и анализа необходимо в основу формирования структур учета и анализа должен быть положен принцип объективно необходимых учетно-аналитических задач для принятия управленческих решений. Другими словами процесс функциональной интеграции учета и анализа это усиление зависимости их функциональных структур от состава управленческих решений, а также зависимость состава задач учета от функционального построения анализа, который накапливает в себе и модифицирует большинство требований элементов управления к учету. Несоблюдение данного принципа является причиной избыточности накапливаемой информации или причиной того, что принятие управленческих решений происходит на основании субъективного опыта руководителя. Из этого вытекает, что каждая учетная и аналитическая задача с одной стороны должна являться органическим компонентом соответственно учета или анализа, а с другой - быть одновременно составной частью определенного функционально-управленческого блока: планирования, учета, контроля, анализа, регулирования.

В настоящее время информационное обеспечение анализа хозяйственной деятельности организаций претерпевает существенные изменения. Это вызвано расширением хозяйственной самостоятельности организаций, изменением состава и содержания форм бухгалтерской и статистической отчетности (ее сокращением), разграничением бухгалтерского учета на финансовый и управленческий. В этих условиях совершенствование информационной базы анализа приобретает первостепенное значение.

Учет и анализ должны содействовать последовательной реализации целей, задач, принципов, методов и функций управления. От уровня постановки учета и экономического анализа зависит последовательность их интегрирования в хозяйственный механизм управления. Такая интегрированная функция управления, совмещающая учет, контроль и анализ, создает в управлении хозяйственной деятельностью организации ряд преимуществ, важнейшими из которых по нашему мнению являются:

­ ликвидация дублирования при сборе и регистрации первичной информации. Создается автоматизированный банк данных, сосредоточивающий массивы нормативно-справочной, учетной информации. В дальнейшем путем интегрированной аналитической обработки информации одни и те же исходные данные могут быть задействованы в решении различных задач;

­ более тесная взаимосвязь анализа с учетом. Это оказывает существенное влияние на оперативность управленческих решений (оценки). Необходимая для оперативного управления производством оценочная информация не всегда может опираться на анализ сводных бухгалтерских данных, поэтому часто придется применять результаты оценочной обработки первичных данных. Следовательно, учет и анализ не должны рассматриваться в строгой последовательности, а должны при необходимости интегрироваться при решении задачи информационного обеспечения управления. Таким образом, можно избежать положения, при котором анализ оперирует лишь окончательными данными бухгалтерского учета;

­ наличие более широких возможностей для автоматизации, обусловленных единым, комплексным подходом к рассмотрению двух областей, ранее исследовавшихся изолированно. При этом необходимо иметь в виду, что полностью можно автоматизировать лишь учет, так как в информационном аспекте бухгалтерский учет и экономический анализ принципиально различны. Информация бухгалтерского учета характеризует хозяйственную деятельность управляемого объекта преднамеренно избыточной информацией, но при этом отсутствует часть необходимой для управления информации. На этапе экономического анализа выделяется та часть информации, которая необходима. Поэтому на конечной стадии оценки нужен опытный специалист-эксперт, который из предлагаемых ЭВМ вариантов оценки выбирал бы самую подходящую [5];

­ поскольку управляющая система получает не произвольную информацию, а варианты решений, базирующиеся на качественно обработанной информации, значительно уменьшается объем информации, который является основой для принятия решений. Это в свою очередь улучшает качество управленческих решений и повышает интенсивность хозяйствования, что особенно важно в экономической ситуации, в которой расширяются права организаций, и повышается их заинтересованность в более эффективном производстве;

­ реализация в рамках единого программного продукта учетных и аналитических функций способствует адаптации кыргызской системы бухгалтерского учета к международным стандартам финансовой отчетности (МСФО). К сожалению, за годы административно-командной экономики сложилось и утвердилось весьма узкое понимание учетной работы. Это не соответствует существующему в странах с развитой рыночной экономикой содержанию науки «Accounting» («Бухгалтерский учет»), предполагающей, что бухгалтер, наряду с чисто учетными вопросами, владеет аналитическим аппаратом и использует его в своей работе.

Таким образом, сегодня важнейшей задачей информационных систем создаваемых экономических субьектах Кыргызской Республики является объединение задач решаемых локально в комплексы. Другими словами необходимы такие системы управления, в которых объединены отдельные автоматизированные подсистемы планирования, бухгалтерского учета, экономического анализа, логистики, управления производством и др. в единую интегрированную систему комплексной автоматизации управления фирмой.

Литература

1. Арзыбаев А.А. Организационные и методические аспекты учета и аудита капитала. Монография. Алматы 2011г. 164 с.

2. Анализ и оценка собственного капитала./Под ред. А.А. Арзыбаева. - Воронеж//: Изд-во ВГУ, 2004.-140с.

3. Владимирова М.А. Расчеты платежными картами в программе 1С:Бухгалтерия 8// Бухгалтерский учет, №9- 2009

4. Нетёсова О. Роль и задачи бухгалтера при автоматизации бухгалтерского учёта//Бухгалтер и Компьютер" №4- 2004.

5. Николаева К.С. Используем в расчетах пластиковые карты//«Вменёнка» №12 - 2008.

Размещено на Allbest.ru