У статті розглянуто важливі вимоги та умови до правомірності первинних документів, дещо по-різному викладені у національних нормативно-правових актах. У цілях упорядкування та оптимізації документування на підприємстві досліджено наслідки втрати документів та процес їх відновлення. Оцінено позиції наукового товариства щодо автоматизації облікового процесу. Запропоновано власне бачення організації автоматизованої обробки документів, на підставі розмежування функції управління та технічної підтримки.

Ключові слова: документ, документування, інноваційні технології, електронний обліковий процес.

В статье рассмотрены немаловажные требования и условия к правомерности первичных документов, несколько по-разному изложенных в национальных нормативно-правовых актах. В целях упорядочения и оптимизации документирования на предприятии исследованы последствия потери документов и процесс их восстановления. Оценены позиции научного общества касательно автоматизации учетного процесса. Предложено собственное видение организации автоматизированной обработки документов, на основании разграничения функции управления и технической поддержки.

Постановка та актуальність проблеми. У реаліях теперішнього часу для компаній значно ускладнені умови ведення бізнесу, що спричинено світовою фінансовою кризою, агресивним конкурентним середовищем, негативним впливом економічних ризиків та умовами невизначеності. Успішність компанії залежить від оперативності роботи її інформаційної системи, на яку покладено відповідальне завдання у виробці релевантної інформації для прийняття управлінських рішень. Чим більшою є компанія, тим більше вхідних документів на паперових носіях надходить до її служб для обробки й подальшої передачі до бази даних. Механічна обробка документів стала безперспективною й навіть збитковою, оскільки спричиняє значний рівень помилок і затримок, які створюють додаткові складності для налагодженої роботи компанії. Вкрай необхідне рішення для потокового ведення документів, яке вилучає інформацію з паперових документів й спрямовує до бази даних підприємства. Розвиток інформаційних технологій дозволяє організаціям будь-якого типу та розміру повністю автоматизувати процес обробки та ведення документів в інформаційній системі, що дозволяє в рази знизити витрати на обслуговування цих процесів та підвищити їх якість.

Мета дослідження полягає в обґрунтуванні ефективності застосування інноваційних технологій для організації обробки та ведення документів на паперових носіях з урахуванням цільового призначення й умов ведення бізнесу.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Активне конкурентне середовище вимагає від підприємств активізації й розширення бізнесу. Ретельне виконання запланованих заходів потребує належних технологій обліку, реєстрації, обробки, мобілізації та зберігання інформаційних ресурсів, які можуть бути використані для підтримки та розвитку бізнесу.

Дослідження в сфері документального забезпечення бухгалтерського обліку здійснював В. Пархоменко [5]. Практичну спрямованість має робота А. Василенко, в якій опрацьовано методику складання та використання первинних документів [3]. Всебічно теоретико-методологічні принципи обліку в реаліях технічного прогресу суспільства та панування інноваційних технологій розкрили М. Білуха та Т. Микитенко [1]. Низку питань, пов'язаних зі стандартизацією документації процесів, реформуванням їх організації та технічною складовою автоматизації системи обліку вирішували С. Левицька та О. Осадча [4]. Нове бачення організації документообігу реалізовано в роботі Н. Проня [11]. Удосконалення порядку організації документального оформлення виплати заробітної плати висвітлено у праці К. Безверхого [2]. У сукупності всі ці роботи націлені на поліпшення інформаційного середовища обліку задля покращення організації діяльності компанії та якомога масштабнішого розкриття потенціалу для просування бізнесу.

Зростання вхідної документації створює додаткові проблеми, пов'язані з необхідністю їх оперативної обробки, що в умовах механічної праці майже неможливо. Вкрай важливо визначити безумовні переваги інноваційних технологій, задіяних для обслуговування процесу документування на підприємстві. В дослідженні зроблена спроба презентувати власне бачення автоматизованого потокового ведення документів широкому загалу фахівців.

Основні результати дослідження. Інформаційно-технологічні рішення мають очевидний вплив на організаційну культуру та фінансово-господарський процес підприємства, задля формування управлінських рішень. Будь-яке рішення, пов'язане з організацією й провадженням бізнесу, вимагає відповідного обґрунтування, що досягається шляхом ведення документів, які є джерелом знань та підставою для фіксації, передачі та прийняття управлінських рішень. Впевненість у фінансовій стабільності керівник може отримувати виключно у разі відповідного та належного порядку в облікових записах - підстави для формування звітності, затребуваної користувачами різного рівня. Будь-які прорахунки в організації інформаційного забезпечення миттєво позначаються на всіх аспектах життєдіяльності компанії.

Інформаційна база є потужним інструментом управління, тому до її організації висуваються підвищені вимоги, які в повній мірі здатна задовольнити облікова система, генеруючи релевантні інформаційні ресурси для потреб управління.

Бухгалтерський облік як упорядкована система узагальнення інформації про діяльність юридичних осіб на відміну від оперативно-технічного й статистичного обліку ґрунтується на методі документування, яким передбачено суцільне та безперервне фіксування всіх господарських операцій, які мають місце у діяльності господарюючих суб'єктів [5, с.7].

Поняття первинного документу історично є обліковим, оскільки закріплено й регулюється Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" - це документ, який містить відомості про господарські операції та підтверджує факт їх здійснення [8]. Первинні документи є підґрунтям не тільки для бухгалтерського обліку, оскільки у різних їх частинах вони задіяні для складання фінансової, статистичної та податкової звітності.

З метою оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єкта оподаткування на підставі первинних документів, облікової реєстрації, фінансової звітності та документів, що відображають розрахунки сплати податків, зборів і ведення яких передбачено чинним законодавством. Це спонукає до висновку про дуалістичність первинного документа, який може бути задіяний для вирішення питань облікового, податкового та юридичного характеру.

Певна суперечливість виникла між визначеннями первинних документів у національних нормативно-правових актах. Зокрема, Положенням № 88 дещо розширене поняття первинного документа, до якого віднесено й розпорядчі документи [7]. Дійсно, що релевантну цінність мають документи різного рівня - директивна інформація із наказів і розпоряджень збільшує обсяги запланованих заходів, у результаті чого формується інформація, яка забезпечує персонал необхідними даними для контролю та прийняття управлінських рішень. Необхідно призначити службове розслідування, наказом встановити притягнення до відповідальності посадових осіб та передати до архіву складену довідку про причини відсутності документів.

Таблиця - Відповідальність за зникнення первинної документації

Відновлення втраченої документації розпочинається з відповідного наказу, після чого здійснюють аналіз поточного стану справ бухгалтерії та виявляють перехідні операції на підставі співставлення періодів, суміжних із відсутніми (втраченими). Підприємству для відновлення документів необхідно звернутися до суб'єктів, які можуть надати копії втрачених документів.

Податкові органи можуть надати копії втрачених звітів та податкових декларацій. Для цього необхідно скласти та подати письмову заяву з пояснювальною запискою і документи, які уточнюють причини втрати документації. Дублікат відновленого документу матиме таку ж саму юридичну силу й визнається повноцінним документом для провадження обліку.

Обслуговуючий банк для відновлення обліку розрахунків, складання списку контрагентів, з якими здійснювалися безготівкові розрахунки, має надати виписку-реєстр операцій, проведених за розрахунковим рахунком, та копії платіжних документів.

Контрагенти надають дублікати втрачених договорів, рахунків, актів, накладних. Обов'язково здійснюється перевірка тотожності розрахунків із покупцями та постачальниками.

Після відновлення документів складаються регістри бухгалтерського та податкового обліку, складаються форми звітності. Якщо підсумкові дані у відновлених регістрах повністю відповідають даним копій звітів та декларацій, облік вважається повністю відновленим.

Процедура відновлення обліку ускладнюється в разі неможливості повного відновлення втрачених документів. Українським законодавством встановлюється відповідальність за відсутність документів за будь-яких причин. На облікову систему покладається зобов'язання здійснити відповідні коригування та встановити осіб та рівень їх відповідальності.

Можливості сучасних технологій дозволяють при обробці документів отримувати повністю ідентичний паперовому оригіналу електронний документ, який може зберігатися в базі даних роками й до якого є постійний оперативний доступ за запитом будь-якого користувача. Тим більше, що на отримання затребуваного документа користувачеві потрібні лічені секунди. Керівник може не піклуватися про допустиму втрату документів, оскільки їх архівація дозволяє завжди мати резервну копію, що ефективно організовує зберігання документів.

Значно спрощується зберігання облікових документів після їх опрацювання фінансовими службами підприємства. Всі без виключення групи первинних документів мають зберігатися в архіві згідно установленого строку - 3 роки, якщо документи пройшли перевірку контролюючими органами [10]. В автоматизованому режимі немає потреби дбати про зберігання документів, оскільки вони архівуються в банку даних й залишаються в ньому до потреби згідно цільового запиту. Дані не будуть втрачені та можуть бути повторно використані для аналізу фінансового стану підприємства у динаміці.

У жодному разі документ в його електронній формі не може вважатися недійсним та тим, що не має юридичної сили й доказовості при встановленні факту здійснення господарської операції. Електронний документ - це документ, інформацію в якому зафіксовано у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити. Такий документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений у візуальну форму [9]. Електронні документи мають повну доказову силу й так само є підставою для складання та подання фінансової звітності до контролюючих органів.

Перехід на автоматизовані технології є логічним наслідком інформатизації суспільства та організації нового економічного середовища. Нові інформаційні технології в електронному обліку - це сукупність нових засобів та методів обробки обліково-економічної інформації, передача, зберігання та відображення даних з меншими затратами [1, с.16]. Отже, роль інформатизації є такою, що докорінно змінює уявлення про ведення обліку, що дозволяє компаніям отримати економічну та нематеріальну користь, один раз вклавши кошти в автоматизацію облікового процесу.

Програмні продукти за своїми технічними параметрами повинні: забезпечувати одноразове введення даних та багаторазове їх використання для формування оперативної інформації, необхідної для контролю й управління; містити функціональний комплекс рішень поставлених завдань за видами обліку та забезпеченості роботи в ритмі конфігуратора; включати єдиний взаємопов'язаний технологічний процес обробки первинної та зведеної документації [4, с.15].

Можливості програмного забезпечення потокового ведення документів значно розширені, що пояснюється невпинним розвитком технологій. Встановивши програму, компанія отримує потужну систему, здатну автоматично фільтрувати, розпізнавати, опрацьовувати, оновлювати, зберігати та передавати інформацію з паперових носіїв.

Емпірично доведено, що завдяки автоматизованій обробці документів швидкість та точність ведення документів зростає в декілька разів й суттєво скорочується час, необхідний для їх обробки.

Перед автоматизованою обробкою документів цей процес має бути ретельно налагоджений з боку управлінської системи - необхідно попіклуватися про каталогізацію документів та їх структуризацію для спрощення технічної сторони питання (рисунок 1).

Рисунок 1 - Автоматизована обробка облікових документів

Щодо питання удосконалення автоматизації облікових документів ґрунтовним є дослідження К. Безверхого, який запропонував оптимізувати електронний документообіг на підприємстві шляхом внесення додаткових реквізитів, за якими можна оперативно ідентифікувати документ [2, с. 19].

Можливості інноваційних технологій дозволяють вдало поєднати автоматизацію первинних документів та формування бази власних типів документів, розроблених для управлінських потреб підприємства. Більшість програм, запропонованих на ринку інформаційних технологій здатні повністю забезпечити запити їх користувачів щодо виконання завдань з організації документацій них процесів [11, с.48].

Інформація з документів оперативно потрапляє до бази даних без механічних помилок та затримок. У результаті значно прискорюється процес підготовки та складання звітності для контролюючих органів, що не чинить зайвих перешкод бізнесу та ризиків штрафних санкцій.

Висновки