Організація обліку в торгівлі в умовах автоматизації

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

УДК 658.27:65.011.56

Організація обліку в торгівлі в умовах автоматизації

Ю.В. Чуб

Анотація

У статті охарактеризовано сучасний стан процесу автоматизації на підприємствах торгівлі та запропоновано основні шляхи його оптимізації. Зазначено, що переважна кількість торговельних підприємств автоматизує лише окремі ділянки обліку або здійснює облік вручну. Запропоновано використовувати ліцензовані програми з обов'язковим проведенням попереднього навчання персоналу основам роботи з програмним продуктом, що впроваджується.

Ключові слова: автоматизація, облік, товари, торгівля, програмний продукт.

Summary

This article describes the current condition ofautomation in trade and offered basic ways ofoptimization. It is noted that the most trading companies automate only a few areas ofaccounting or accounting exercises manually. Proposed to use the licensed programs with compulsory conducting preliminary training basics with the software implemented.

Key words: automation, accounting, goods, stores, software product.

Постановка проблеми. Підприємства торгівлі, що об'єднуються у різні організаційні форми господарювання, мають різний рівень автоматизації обробки облікової інформації та оснащеності обчислювальною технікою, вимагають розробки і застосування різних за змістом організаційних форм і методів автоматизації бухгалтерського обліку. Масове використання новітньої комп'ютерної та телекомунікаційної техніки, формування на її основі високоефективних інформаційно-управлінських технологій є основним напрямком розвитку управління та його суттєвого вдосконалення.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Питання автоматизації облікового процесу на підприємствах торгівлі розглянуто науковцями Н. Г. Шредером, О. І. Сосиаускене, Л. Ф. Терентьєвою у науковій праці «Бухгалтерський облік у оптовій та роздрібній торгівлі» [1]. Основні питання автоматизації обліку при використанні платіжних карт, реалізації товарів зі знижками, особливостей аналітичного обліку товарів в умовах автоматизованої обробки даних були викладені зарубіжними науковцями В. Патровим у праці «Бухгалтерський облік у торгівлі і громадському харчуванні» [2] та Е. І. Криловим у праці «Бухгалтерський облік та аналіз діяльності торговельної організації» [3]. Щодо вітчизняних публікацій з окресленого питання, то можна виокремити праці Ф. Ф. Бутинця, Н. М. Малюги, [4] які розглядали основні аспекти автоматизації обліку у торгівлі, такі як облік з використанням дисконтних карток та організація аналітичного обліку.

Метою статті є характеристика сучасного стану процесу автоматизації на підприємствах торгівлі та наведення основних шляхів його оптимізації.

Виклад основного матеріалу дослідження. Сьогодні, коли основну частку у роздрібній торгівлі становлять приватні підприємства, а основною їх орієнтацією є отримання прибутку, у цих умовах закономірною є їх гостра боротьба за захоплення ринкового простору та значне ускладнення організаційних структур.

Така ситуація розвивається в умовах мінливого ринкового середовища, що ще більше ускладнює умови господарювання підприємств торговельної сфери та вимагає широкого застосування прогресивних інформаційних технологій в управлінському процесі. Особливо актуально це питання стоїть у сфері бухгалтерського обліку підприємства, оскільки він є основним постачальником інформації для керівника (під час прийняття управлінських рішень) та для адміністрації (для ефективного виконання обов'язків, пов'язаних із забезпеченням синхронності потоків ресурсів, контролем за додержанням чинного законодавства, касової дисципліни та ін.). Корисність облікової інформації сьогодні визначається повнотою, достовірністю, оперативністю та гнучкістю надання зазначеним користувачам необхідних даних, що вже неможливе в умовах ручної обробки даних.

Але, незважаючи на окреслені потреби, сучасна автоматизація облікових робіт на підприємствах торгівлі є доволі обмеженою та, як наслідок, здатна лише зменшити трудомісткість облікових робіт і дещо спростити такий їх етап, як узагальнення.

Останнім часом обчислювальна техніка на підприємствах перетворилася на визначальний фактор організації обліку. Застосування автоматизованої форми бухгалтерського обліку дозволяє прискорити обробку облікової інформації та передання її за всіма напрямками.

Вибір раціональної системи автоматизації бухгалтерського обліку має відповідати таким критеріям:

1) налагодження системи як на специфіку конкретної організації, так і на зміни в законодавстві України, тобто у мінімально короткий термін без втрат інформаційних даних не тільки перебудувати план рахунків, звітні форми, типові проводки, але і скласти звітність згідно з новими вимогами обліку;

2) можливість роботи не тільки в локальних обчислювальних мережах, а і з іншими джерелами бухгалтерської інформації, такими як системи «клієнт-банк» для безготівкових розрахунків і реєстраторами розрахункових операцій для забезпечення готівкового товарообігу в роздрібній торгівлі;

3) наявність постійної підтримки з боку розробників програмного забезпечення: навчання і консультативного супроводу не тільки на випадок поломок, але і внесення змін.

Відповідно до досліджень інших науковців, сучасними торговельними підприємствами також використовуються програми «Парус-Предприятие» [5], що належать до групи інтегрованих систем бухгалтерського обліку, які, на відміну від міні-бухгалтерії, надають можливості здійснювати складніший аналітичний облік та ширшу автоматизацію інвентарного та кількісно-сумового обліків. Ця інформаційна технологія побудована на основі записів, які, тією чи іншою мірою, відображають інформацію, інтегровану в усі розділи обліку (програмний засіб функціонує як сукупність службових модулів, побудованих навколо основного виконавчого ядра), а повнота реалізації облікових функцій здійснюється за рахунок ускладнення та спеціалізації процедур оброблення проводок, які супроводжуються додатковою інформацію, що відображає їх специфіку.

Міні-бухгалтерії та інтегровані системи бухгалтерського обліку (після відповідного налагодження та адаптації до особливостей діяльності підприємства) мають досить простий та зручний у користуванні інтерфейс, однак не задовольняють умовам ефективної організації бухгалтерського обліку з використанням інформаційних технологій, які, відповідно до аналізу наукової літератури, є такими [6]: широке використання бухгалтерської інформації; цільове призначення бухгалтерського обліку як складової управлінської системи підприємства; використання бухгалтерського обліку як підсистеми, яка пов'язує всі комплекси та завдання управління. Виокремлення окреслених умов виявляє необхідність використання інформаційних технологій, що здатні забезпечити формування цілісних інформаційних систем, оскільки тільки у цьому разі стає можливим налагодження взаємозв'язків між окремими комплексами та завданнями системи управління підприємством.

Достатньо повно умови ефективної автоматизованої організації обліку викладені Н. Саньоцькою, а саме [7]: з'єднання усіх комп'ютерів підприємства у єдину мережу; передбачення у штаті додаткового відділу, що слідкує за функціонуванням автоматизованої системи та виправляє поточні системні помилки; заборона самостійного виправлення помилок у системі її користувачам (працівникам); встановлення спеціальних програм для спілкування користувачів (працівників) у межах мережі; налагодження системи безпеки (кожний користувач має персональний код доступу); система обліку є автоматизованою (усі необхідні документи можна отримувати, сформувавши відповідний запит, більшість документів існує в електронному виді).

Відповідно до наукової літератури, умови ефективної організації обліку на сьогодні здатні забезпечити такі типи інформаційних технологій [2]:

1) програмні інструментальні системи -- дозволяють самостійно конструювати систему оброблення облікових даних, ґрунтуються на загальній моделі бухгалтерського обліку. Проте цей тип інформаційних технологій досить складний у використанні, оскільки вимагає наявності у користувачів досить глибоких навичок з програмування, якими більшість вітчизняних бухгалтерів не володіють;

2) виготовлені на замовлення системи -- це комплекс програмних засобів, які охоплюють комплексні автоматизовані робочі місця та інструментальні засоби, створені за вимогами та умовами конкретного замовника. Слід зазначити, що такі програми можуть бути досить зручними та простими у користуванні, повністю враховувати специфіку діяльності підприємства-замовника, проте розробка, впровадження та використання таких програм є досить витратним процесом (внаслідок унікальності програмного продукту), що не по кишені більшості вітчизняних торговельних операторів;

3) корпоративні інформаційні системи -- дають можливість підсистемі обліку отримувати інформацію із загальної інформаційної системи підприємства. Машинна база узагальнює інформацію, що об'єднує дані з усіх підрозділів підприємства та безпосередніх місць здійснення операцій, у яких створюються електронні первинні документи, -- у результаті в обліковій підсистемі майже непотрібні операції з первинного введення бухгалтерських документів, що надходять на обробку. Така особливість дозволяє залучати до облікових робіт мінімальну кількість персоналу та своєчасно отримувати інформацію для прийняття управлінських рішень за рівнями управління (програмні модулі цієї інформаційної технології побудовано гнучко, що забезпечує взаємодію різних бізнес-процесів; наявні комплекси взаємопов'язаних автоматизованих робочих місць бухгалтерів із розподіленої системи обробки даних).

Отже, для автоматизації найкращими на сьогодні є корпоративні інформаційні системи, широке програмне різноманіття яких дозволить керівництву роздрібних підприємств зробити найбільш оптимальний вибір програмного продукту відносно ціни, функціональності, надійності, зручності користування та ін. (критерії вибору визначаються залежно від фінансових можливостей та побажань об'єкта господарювання).

Серед програмних типів корпоративних інформаційних систем можна виокремити розробки групи західних країн, країн СНГ та вітчизняні розробки.

Серед західних розробок найбільш відомими є: Baan ERP, Oracle Application Axapta 4.0, SyteLine, mySAP Business Suite, Maconomy, MFG/ PRO, Microsoft Dynamics AX/NAV, iScala, Oracle E-Business Suite та ін. Ці корпоративні системи мають високу надійність при використанні (імовірність програмних збоїв, помилок та несанкціонованого доступу до конфіденційних даних практично дорівнює нулю), при впровадженні програмних продуктів надається можливість кваліфікованого сервісного обслуговування та автоматичного оновлення програмного продукту через Інтернет-мережу. Недоліками цих програмних розробок є потреба у встановленні значної кількості додаткових засобів управління (зокрема, інструментів управління електронним документообігом та ін.), висока вартість впровадження та обслуговування, складні дебагери. Програмні продукти Microsoft Dynamics AX/NAV та Oracle E-Business Suite дуже важко адаптувати до законодавства України.

Серед розробок країни СНД популярними є Галактика та Моноліт SQL, впровадження та обслуговування яких має нижчу (порівняно із західними розробками) вартість, яка, додатково, може бути знижена за рахунок замовлення та інсталяції версії з обмеженою функціональністю (це може бути корисним для роздрібних підприємств середнього розміру). Програми мають порівняно високу надійність (рідко дають збої при користуванні та дозволяють обмежити доступ до конфіденційних даних), мають простий дебагер, а тому досить легко переналагоджуються та модернізуються.

Вітчизняні розробки можна класифікувати на дві підгрупи залежно від вартості впровадження, обслуговування та надійності:

1) СВІТ, РАДЖА, Триплан, ІС-ПРО, SIReD Підприємство -- найбільше підходять для невеликих торговельних підприємств. Вартість їх впровадження є низькою, проте недоліками є можливість збоїв та помилок при роботі, обмежена функціональність та відсутність можливостей до переналагодження;

2) BS Integrator, DeloPro, GrossBee XXI, КУБ- 4, СФЕРА-5, Віртуоз, КУБ-4, КАІ. У цій групі є програмні аналоги з достатньо високою функціональністю, гнучкістю модулів (що надає можливості до їх швидкого переналагодження та швидкої модернізації), надійністю при експлуатації та помірною вартістю впровадження. Такі програмні розробки можуть підійти для роздрібних підприємств великого та середнього розміру.

За функціональними можливостями потребам малого бізнесу відповідають бухгалтерські програми класу міні-бухгалтерія. До цього класу належать програми, призначені для бухгалтерій з малою чисельністю працівників (від одного до трьох) без явного їх закріплення за конкретними розділами обліку. Програми орієнтовані на малий бізнес і реалізують функції ведення синтетичного і вартісного аналітичного обліку, дають змогу вводити та обробляти бухгалтерські проведення, оформляти невелику кількість первинних документів і формувати звітність. На малих підприємствах основна частина робіт припадає на фінансовий облік і значно менша -- на ведення управлінського обліку. Цей клас наведений програмами: Фінанси без проблем (фірма Хакерс-Дизайн, Маріуполь), Міні-бухгалтерія (фірма 1С, Москва), Бухгалтерія малого підприємства (фірма Фор, Москва).

Треба зазначити, що на ринку немає універсального програмного продукту, який був би придатним до використання на підприємствах будь- якої форми власності та сфери діяльності.

Отже, при виборі автоматизованої системи обліку необхідно враховувати реальні потреби та можливості підприємства. Крім того, розробники пропонують налагодження своїх систем відповідно до специфічних вимог замовників.

Усі способи інформаційного забезпечення бухгалтерського обліку, а отже, і форми ведення бухгалтерського обліку, мають право на існування. Але визначальними факторами при виборі способів отримання інформації є ціна, своєчасність та повне задоволення вимог системи бухгалтерського обліку.

Тому перехід на нові форми організації торгівлі повинен супроводжуватися збільшенням надійності обліку та контролю.

Для повноцінного обліку система повинна виконувати такі основні функції:

— автоматизація стандартних операцій: реєстрація надходження товару від постачальників, внутрішнє переміщення (склад -- торговельний зал), зчитування списку позицій товарів, проданих через електронні контрольно-касові апарати, переоцінка товарів, списання товару (порча, бій, інше), повернення постачальнику, повернення від покупця, продаж за безготівковим розрахунком, переоблік;

--ведення довідників товарів, складів і торговельних залів, постачальників, покупців (за безготівковим розрахунком), матеріально-відповідальних осіб;

— надання інформації: про поточні залишки товарів, залишки на довільну дату, дані про терміни реалізації (для продуктів харчування), історію руху товару, про документи;

— отримання відомостей: оборотно-сальдова (за підприємством, за підрозділами, за постачальниками), товарний звіт, порівняльна (за результатами переобліку);

— отримання фінансової та податкової звітності.

Системи повинні працювати під управлінням операційних систем, з можливістю використання архітектури клієнт-сервер для можливого функціонування в глобальних електронних мережах, забезпечувати інтеграцію з електронними контрольно-касовими апаратами, підтримку штрих-обладнання для штрихової ідентифікації товарів.

Слід зазначити, що навіть при використанні корпоративних інформаційних систем на практиці процес комплексної автоматизації облікових робіт є доволі містким та не завжди вдалим.

Так, основним чинником, що визначає ефективність автоматизації, є отриманий фактичний ефект від неї, який має відповідати очікуваному (при цьому він має покривати кошти, що витрачені підприємством на здійснення окресленого процесу). У випадку, якщо підприємством у повному обсязі витрачені кошти, що виділені на автоматизацію, а фактичний ефект на визначену дату нижчій за очікуваний (тобто програмне забезпечення не виконує всі необхідні підприємству функції), такий процес є невдалим. Причинами такої невдачі може бути: недосконалість самого програмного продукту, який при використанні дає збої (уникнути цього допоможе використання лише ліцензійних продуктів, що пройшли апробацію та користуються попитом на ринку інформаційних технологій); недостатня кваліфікація персоналу або його нездатність користуватися складними програмами (мінімізувати таку проблему допоможе обов'язкове попереднє навчання персоналу основам роботи з програмним продуктом, що впроваджується як базис створення корпоративних інформаційних систем); не досить ефективна конкретизація вимог та пропозицій з автоматизації облікових робіт.

Конкретизація вимог та пропозицій з автоматизації облікових робіт, на нашу думку, має бути викладена у спеціалізованому положенні, складеному спеціально створеною комісією у складі: керівника підприємства (або його зама); головного бухгалтера підприємства; відповідних зовнішніх фахівців з використання програмного продукту (що планується впровадити для автоматизації обліку).

Однак, слід зазначити, що деталізація положень з автоматизації облікових робіт може бути розширена та формується з урахуванням очікуваного ефекту від такої автоматизації (адже кожному підприємству потрібний суто індивідуальний підхід з урахуванням: особливостей його організаційної структури; масштабів діяльності; специфіки торговельних операцій; обсягу товарної пропозиції та ін.).

Впровадження автоматизованих інформаційних систем, безумовно, вимагає відповідних затрат, насамперед фінансових. Але у кінцевому рахунку дасть можливість зниження комерційних витрат підприємства, за рахунок чого можливо знизити продажну ціну, збільшити оборотність асортименту, його якість і в результаті вивести підприємство в число стабільних, впевнених суб'єктів ринку.

Висновки

За результатами дослідження сучасного стану процесу автоматизації на підприємствах торгівлі нами встановлено, що, незважаючи на відчутний позитивний ефект від автоматизації облікових робіт (зменшення витрат часу на процес документування, мінімізації кількості помилок у обліку та ін.), значна їх частка автоматизує лише окремі ділянки обліку, наявні також господарські об'єкти, що здійснюють всі облікові операції вручну; найбільш вживаними інформаційними технологіями, що застосовуються, є міні-бухгалтерії та інтегровані системи бухгалтерського обліку, які, незважаючи на простий інтерфейс, мають доволі обмежену функціональність та не забезпечують ефективну організацію бухгалтерського обліку в умовах його автоматизації.

Вважаємо, що для підвищення ефективності автоматизації облікового процесу найбільш доцільним є:

1) використання корпоративних інформаційних системи, широке програмне різноманіття яких дозволяє керівництву роздрібних підприємств зробити найбільш оптимальний вибір програмного продукту (відносно ціни, функціональності, надійності, зручності користування та ін.);

2) використання лише ліцензованих продуктів, що пройшли широку апробацію та користуються попитом на ринку інформаційних технологій;

3) проведення обов'язкового попереднього навчання персоналу основам роботи з програмним продуктом, що впроваджується;

4) здійснення конкретизації вимог та пропозицій з автоматизації облікових робіт.

Такий підхід дозволить досягти очікуваного ефекту від автоматизації облікового процесу на підприємствах торгівлі та забезпечить їх ефективну організацію, коректну роботу програмного забезпечення та відсутність проблем з комп'ютерною грамотністю персоналу облікової служби.

Література

1. Шредер Н. Г. Бухгалтерский учет в оптовой и розничной торговле / Н. Г. Шредер, О. И. Со- сиаускене, Л. Ф. Терентьева. -- М. : Альфа-Пресс, 2005. -- 240 с.

2. Патров В. Бухгалтерский учет в торговле и общественном питании / В. Патров. -- СПб. : Питер ; БИНФА, 2009. -- 102 с.

3. Крылов Э. И. Бухгалтерский учет и анализ деятельности торговой организации / Э. И. Крылов. -- КНОРУС, 2005. -- 304 с.

4. Бухгалтерський облік в торгівлі : підручник для студентів вузів спеціальності 7.050106 «Облік і аудит» / за ред. проф. Ф. Ф. Бутинця та доц.

H. М. Малюги. -- 2-ге вид. -- Житомир : ПП «Рута», 2002. -- 576 с.

5. Терещенко Л. О. Інформаційні системи і технології в обліку : [навч. посіб.] / Л. О. Терещенко,

I. І. Матієнко-Зубенко. -- К. : КНЕУ, 2004. -- 187 с.

6. Собко В. В. Організація бухгалтерсько - го обліку, економічного контролю та аналізу /

В. В. Собко, В. П. Завгородній. -- К. : КНЕУ, 2000. -- 256 с.

7. Саньоцька Н. Вдосконалення облікового процесу за умов використання інформаційних технологій [Електронний ресурс] / Неля Саньоць- ка. -- Режим доступу : http://www.library.tane.edu. ua/images/nauk_vydannya/59.pdf.

Размещено на Allbest.ru