Автоматизована система обліку: основні завдання та значення для підприємств

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

УДК 657.1.011.56

Сумський національний аграрний університет

Автоматизована система обліку: основні завдання та значення для підприємств

Я.С. Ткаль, канд. екон. наук

Анотація

облік автоматизований інформаційний документообіг

Ткаль Я.С. Автоматизована система обліку: основні завдання та значення для підприємств. У дослідженні обґрунтовано основні завдання автоматизованої системи обліку. Визначено передумови та результати, а зокрема основні переваги та недоліки впровадження інформаційних систем обліку на підприємствах.

Annotation

Tkal Y. Automated system of accounting: the main objectives and values for enterprises. The main objectives of the automated system of accounting are researched. The preconditions and results, and in particular the main advantages and disadvantages of the implementation of information systems of accounting in enterprises are defined.

Постановка проблеми. За час існування бухгалтерського обліку застосовувалися різні форми. У сучасних умовах вітчизняні підприємства в якості цінного ресурсу розглядають інформацію. Обчислювальна техніка суттєво підвищує якість обробки облікової інформації. Тому з метою отримання інформації, необхідної для управління виробничої та господарської діяльності, підприємства впроваджують автоматизовану форму бухгалтерського обліку. Застосування комп'ютерної техніки вносить значні зміни до організації бухгалтерського обліку, причому з допоміжного засобу обчислювальна техніка перетворюється на визначний фактор організації обліку.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Особливий внесок у розв'язання теоретичних і методологічних питань формування та розвитку автоматизованої системи бухгалтерського обліку зробили такі видатні вчені: І.О. Белебеха, Ф.Ф. Бутинець, С.А. Гаркуша, Р.М. Захарченко, С.В. Івахненков, М.В. Карамушка, Т.Г. Кірюшатова, М.М. Коцупатрий, М.Ф. Огійчук, В.Є. Ходаков та ін. Наукові теоретичні та практичні розробки даної проблеми є досить актуальними.

Формування цілей статті. Нині залишається багато невирішених питань, які стосуються практичного впровадження даних інформаційних систем на підприємствах. Адже ринок програмного забезпечення представлений різними видами спеціалізованих та універсальних програм, які складаються з декількох окремих модулів і які дозволяють обробляти всю бухгалтерську інформацію в одному середовищі. Тому необхідно визначити основні завдання та значення автоматизованої системи обліку для вітчизняних підприємств.

Виклад основного матеріалу досліджень. В умовах сучасного інформаційного суспільства у бухгалтерів є вибір - або залишитись у межах традиційного розуміння свого фаху, або опанувати нові знання і брати активну участь у реформуванні економічних систем підприємств.

Автоматизована система обліку призначена для автоматизованого збирання, реєстрації, збереження, пошуку, оброблення та видачі інформації за запитами користувачів (управлінського персоналу).

Автоматизована система обліку повинна забезпечувати:

- постійне спостереження за поточним станом об'єкта управління та його характеристик;

- адаптацію до прийнятої практики бізнесу та модифікації, якщо така практика змінюється;

- підтримку професійної діяльності управлінських працівників;

- взаємодію з управлінським персоналом;

- здійснення збирання та аналізу даних для управління й автоматичного виконання програмних засобів при настанні конкретного моменту з формуванням необхідної звітності;

- реалізацію системи рекомендацій для користувачів;

- ефективне збереження даних та можливість доступу до них кінцевого користувача зі свого робочого місця [1, с. 17].

Тому метою функціонування автоматизованої системи бухгалтерського обліку на підприємстві є забезпечення зацікавлених осіб фінансовою інформацією для прийняття обґрунтованих рішень при виборі альтернативних варіантів використання обмежених ресурсів.

Вигода чи невигода впровадження інформаційної системи означає відповідність чи невідповідність результатів роботи системи меті й завданням підприємства. Вибір інформаційної системи, а також постановку завдань слід проводити, виходячи з рамок довгострокового економічного планування. Основними вигодами від впровадження автоматизованої системи обліку є зниження операційних і управлінських витрат, економія коштів, зменшення циклу реалізації продукції, зниження комерційних витрат, зменшення дебіторської заборгованості [2, с. 29].

Існують підходи до впровадження автоматизації обліку на підприємстві, що базуються на зміні типової конфігурації відповідно до робочого плану рахунків підприємства, а також на збільшенні рівнів структури і кількості довідників при незмінній конфігурації програми.

При введені автоматизованої системи обліку на підприємстві, перш за все, необхідно оцінити ризик відставання від конкурентів у результаті неминучого старіння комп'ютерної програми, тому що програмні продукти, як і інші види матеріальних активів, мають надзвичайно високу швидкість заміни новими видами або версіями. Далі слід оцінити масштаби комп'ютеризації. Саме після того, як сплановано процес організації обліку та визначені масштаби і завдання комп'ютеризації бухгалтерського обліку, слід приділити увагу безпосередньо питанню вибору програмного продукту [3, с. 195].

Автоматизація облікових процесів повинна сприяти правильній організації обліку підприємств з мінімальним обсягом початкових інвестицій. Програма повинна дозволяти можливість введення повної фінансової звітності відразу після її установки. Крім того, вона має передбачати поетапну автоматизацію обліку управління витратами. Програма повинна мати змогу імпортувати дані з іншого програмного забезпечення.

На кожному етапі розвитку підприємства фахівцям потрібні відповідні інструменти для підтримки і забезпечення тих завдань, які стоять перед підприємством.

Так, основними можливостями впровадження автоматизованої системи обліку є: оперативне отримання інформації; обмін даними між відокремленими підрозділами підприємства; планування потреби в персоналі; автоматизація обліку у відповідності до вимог чинного законодавства; планування руху коштів підприємства; контроль та облік зберігання запасів в аналітичному розрізі; управління основними господарськими процесами підприємства; оперативне отримання інформації про собівартість готової продукції; створення системи оперативної звітності. Разом з тим, очікувані вигоди від впровадження автоматизованої системи обліку, можуть бути наступні: підвищення ефективності діяльності підприємства; своєчасність прийняття управлінських рішень; ефективне управління кадрами; підвищення ефективності праці працівників; ефективний контроль за заборгованістю; ефективне управління коштами підприємства; контроль за результатами діяльності підприємства тощо.

Проте, слід очікувати і деякі проблеми, які можуть виникнути на підприємстві при впровадженні автоматизованої системи обліку, а зокрема: навчання персоналу, підготовка бухгалтерського обліку до автоматизації, введення облікових даних, витрати на технічну підтримку, витрати на періодичні оновлення програмного продукту.

Розроблені фірмою «1С» програмні продукти, а зокрема платформа «1С: Підприємство», широко використовуються для автоматизації діяльності підприємств. Сфера застосування системи «1С: Підприємство» істотно розширилася за рахунок сільськогосподарської галузі.

Розвиток електронного документообігу потребує професійних підходів, чіткої взаємодії галузей знань. А це, як правило, впливає на результат від впровадження автоматизованої системи обліку, зокрема: підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації; економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на керування потоками документів; усунення дублювання; забезпечення авторизації доступу до інформації за рахунок наданих повноважень; протоколювання діяльності підприємства; виключення необхідності збереження паперових документів.

Найбільш ефективним є варіант, при якому за основу побудови інформаційної системи вибирається перевірений ринком програмний інструментарій, що дозволяє гнучко налаштувати функції інформаційної системи під потреби підприємства і здатний інтегруватися із сторонніми розробками, в першу чергу, що вже експлуатуються на підприємстві.

Для багатьох підприємств виявляється істотною можливість поетапного впровадження інформаційної системи з можливістю першочергової автоматизації найбільш проблемних ділянок. Можна впроваджувати модулі, що дозволять проводити поетапне введення в експлуатацію інформаційної системи. Спочатку можливо автоматизувати діяльність окремих підрозділів, потім підключити до системи бухгалтерію, що створить умови для контролю руху ресурсів, після чого можна ввести в експлуатацію систему бюджетування, що автоматизує формування і контроль виконання планів, а також інші елементи інформаційної системи.

У залежності від можливостей підприємства інвестувати в створення інформаційної системи, від впровадження автоматизованої системи обліку можливе отримання відповідного ефекту, у тому числі й економічного. Адже важливою характеристикою є оцінка саме економічного ефекту від впровадження автоматизованої системи. Так, на економічні показники суб'єкта управління справляє істотний вплив безліч факторів, серед яких: вдосконалення технології виробництва, зміна номенклатури продукції, кваліфікація працівників, організація виробництва. Показники економічної ефективності інформаційних систем вчені поділяють на прямі та побічні. Прямі, у свою чергу, поділяються на трудові й вартісні, а побічні - на вартісні та якісні. Результат розрахунку ефективності інформаційних систем можна подати сумарною ефективністю, яка складається з прямої та побічної ефективності, виражається в однакових одиницях і стосується одного й того самого часу. Як критерій економічної ефективності слід прийняти максимум продуктивності суспільної праці або мінімум суспільно необхідних витрат сукупної праці на одиницю вироблюваної продукції (робіт, послуг). Також менша кількість матеріалізованої в технічних засобах праці замінює більшу кількість живої праці, в цьому полягає економічний ефект впровадження комп'ютерної техніки, і на її основі інформаційних технологій і систем [4, с. 95].

Передумови впровадження автоматизованої системи можуть бути різними, але можна виділити завдання для підприємств: можливість підвищити якість і достовірність нормативно-довідкової інформації за рахунок усунення дублювання довідкових даних, оптимізації регламентів її ведення, скорочення рутинних операцій. У результаті впровадження автоматизованої системи обліку може принести значні переваги: економію коштів; зниження витрат на здійснення інформаційного обміну даними, підвищення оперативності інформаційної системи; запобігання втратам від помилок у звітності.

Висновки

Таким чином, вибір стратегії автоматизації і розвитку системи є відповідальним кроком. Метою функціонування автоматизованої системи бухгалтерського обліку на підприємстві має бути забезпечення зацікавлених осіб фінансовою інформацією для прийняття обґрунтованих рішень при виборі альтернативних варіантів використання обмежених ресурсів. Проте, технологія досягнення бажаного результату не є очевидною. Необхідно орієнтуватися на істотні переваги, що можуть бути направлені на ефективне вирішення конкретних поточних завдань, та не забувати про існуючі загрози. Так, при досягненні бажаного результату автоматизація бухгалтерського обліку підприємства: користуватися базою даних, що відображає всю необхідну інформацію про діяльність підприємства; чітко розмежувати доступ до інформації для будь-якого співробітника; формувати повну і достовірну звітність про діяльність підприємства; оперативного отримувати інформацію для подальшого її опрацювання керівництвом з метою прийняття більш зважених і обґрунтованих управлінських рішень; підвищити ефективність роботи підприємства в цілому.

Бібліографічний список

1. Ходаков В.Є., Кірюшатова Т.Г., Захарченко Р.М., Карамушка М.В. Компютерні технології обробки облікової інформації: навч. посібник для студентів ВУЗів / під ред. В.Є. Ходакова. - Херсон: Олді Плюс, Київ: Ліра-К, 2012. - 534 с.

2. Кузьмінський Ю. Оцінка ефективності впровадження інформаційних технологій у бухгалтерський облік / Ю. Кузьмінський // Бухгалтерський облік і аудит: Всеукраїнський щомісячний науково-практичний журнал. - 2011. - № 7. - С. 27-31.

3. Левицька С.О. Автоматизація бухгалтерського обліку як визначальний фактор ефективності облікової системи вітчизняних підприємств [Текст] / С.О. Левицька, А.В. Романюк // Вісн. Нац. ун-ту водного господарства та природокористування. - 2010. - № 2. -156-163.

4. Писаревська Т.А. Інформаційні системи і технології в управлінні трудовими ресурсами: навч. посібник / Т.А. Писаревська. - 2-ге вид., перероб. і доп. - К.: КНЕУ, 2000. - 279 с.

Размещено на Allbest.ru