Організація управлінського обліку в умовах комп'ютеризації

Размещено на http://www.allbest.ru/

Київський національний економічний університет імені Вадима Гетьмана, м. Київ

Організація управлінського обліку в умовах комп'ютеризації

С.М. Деньга

Будь-яка організація, яка досягла значних масштабів своєї діяльності, приходить до необхідності фінансового управління на основі планування. Одним із методів фінансового управління, який широко застосовується на підприємствах економічно розвинених країн протягом останніх 50 років, є бюджетне управління. Бюджетне управління виникло як спосіб детального обліку та оптимізації витрат. Протягом останніх років методологія бюджетного управління набула значного розвитку. В сучасних умовах її поєднують із методологією стратегічного управління та з ідеєю менеджменту якості [1].

На зарубіжних ринках понад 50 років пропонуються, а на вітчизняному ринку почали з'являтися близько 2000 року програмні продукти для комп'ютеризації бюджетного управління. На ринку систем бюджетування СНД в даний час презентовано біля десяти програмних продуктів. Вони відрізняються функціональними можливостями, а також вартістю та масштабом підприємства, на якому можуть працювати. Із західних систем найбільш відомі [2]: Oracle Financial Analyzer (OFA); Hyperion Pillar; Adaytum e. Planning Analyst; EPS Prophix Budgets; Comshare MPS. Із російських програмних продуктів найбільш поширені: "Инталев: Корпоративні фінанси"; "Красный директор"; Врlап; Кис:бюджетирование. Разом з тим ERP-системи, які успішно впроваджуються на вітчизняних підприємствах, містять у своєму складі модуль "Бюджетування".

Функції фінансового планування у російських та вітчизняних програмних продуктах розвинуті досить добре, проте розробники програмного забезпечення не приділяють достатньої уваги розвитку функції збору фактичних даних для їх порівняння із запланованими з метою контролю і аналізу, тобто функції управлінського обліку. Немає сумнівів, що при порушеному циклі бюджетного управління (відсутності чи недостатності хоча б однієї функції управління) не може бути повноцінного інформаційного забезпечення системи менеджменту. Виходячи із вищевикладеного, дослідження проблем організації управлінського обліку в умовах комп'ютеризації є надзвичайно актуальним.

Дослідженням проблеми займаються, в основному, фірми-розробники відповідного програмного забезпечення. Науковців цікавлять у більшій мірі теоретичні проблеми управлінського обліку, а питання його комп'ютеризації залишаються поза їх увагою.

Метою статті є розробка концепції організації управлінського обліку для підприємств різних розмірів за основними елементами облікового процесу.

Виходячи із практичного досвіду та на основі систематизації спеціальних літературних джерел можна констатувати, що управлінський облік в умовах мережевих комп'ютерних технологій обробки інформації може бути організований за одним із двох варіантів (табл. 1): 1) інтегрований із фінансовим обліком; 2) за двохкруговим принципом.

Таблиця 1. Варіанти організації управлінського обліку в умовах мережевих комп'ютерних технологій обробки інформації

За першим варіантом управлінський облік використовує спільний із фінансовим обліком план рахунків, у якому для управлінського обліку розробляються додаткові аналітичні рахунки до рахунків 7 і 9 класів, та облікову політику. У первинних документах з'являються додаткові облікові номенклатури, які вводяться бухгалтерами в інформаційну систему фінансового обліку. Для управлінського обліку розробляються спеціальні форми регістрів обліку і звітності. Перший варіант організації управлінського обліку доцільно застосовувати на малих підприємствах.

Організація фінансового і управлінського обліку за двохкруговим принципом характерна для середніх і великих підприємств. У цьому випадку у фінансовому і управлінському обліку використовується спільна документація, яка значно доповнюється новими обліковими номенклатурами. Проте в управлінському обліку застосовуються власні, відмінні від фінансового обліку: облікова політика; план рахунків; облікові регістри; звітність. Управлінський облік у цьому випадку інтегрується із бюджетним плануванням, бюджетним контролем і аналізом в єдиній інформаційній базі.

За другим варіантом можливі два способи збору фактичних даних:

шляхом трансформації даних фінансового обліку у відповідності з управлінською обліковою політикою і управлінським планом рахунків;

управлінський облік ведеться в окремій від фінансового інформаційній базі на основі розроблених правил і процедур, проте на підставі спільної із фінансовим обліком первинної документації.

При першому способі дані транслюються із інформаційної бази фінансового обліку, який ведеться за більш широким переліком облікових номенклатур, достатнім і для управлінського обліку. Усі дані вводяться в інформаційну систему фінансового обліку бухгалтерами. Цей спосіб доцільно застосовувати на середніх підприємствах.

При другому способі облікова політика, план рахунків, правила та процедури обліку значно відрізняються у фінансовому та управлінському обліку. Первинна документація вводиться в інформаційну систему двічі: один раз бухгалтерами в інформаційну систему фінансового обліку і другий раз фінансистами - в інформаційну систему управлінського обліку. Такий спосіб організації управлінського обліку доцільно застосовувати на великих підприємствах.

На малих підприємствах управлінський облік доцільно інтегрувати із фінансовим на основі додатково розроблених облікових номенклатур та аналітичних рахунків до плану рахунків фінансового обліку. Планом рахунків бухгалтерського обліку активів, зобов'язань, капіталу і господарських операцій підприємств і організацій передбачено впровадження інтегрованої системи бухгалтерського обліку (фінансового та управлінського), яка передбачає “вмонтування” рахунків внутрішньогосподарського (управлінського) обліку в систему рахунків фінансового обліку підприємства. Нами пропонується для торговельного підприємства система аналітичних рахунків до передбачених діючим Планом рахунків бухгалтерського обліку рахунків доходів, витрат і фінансових результатів для організації внутрішньогосподарського обліку на основі наступного переліку облікових номенклатур (табл. 2).

Таблиця 2. Перелік облікових номенклатур та аналітичних рахунків управлінського обліку торговельних операцій

Носіями вищенаведених облікових номенклатур, крім типових первинних документів, можуть бути запропоновані нами зведені документи - звіти про витрати (доходи), які складаються менеджерами за центрами відповідальності. Регістрами управлінського обліку можуть бути відеограми та машинограми, складені на основі багатоступеневої (чи іншої) моделі управлінського обліку витрат, зокрема, відомість по рахунку 792. Підсумковим звітом управлінської бухгалтерії може бути запропонований нами управлінський звіт про фінансові результати [3]. Вищенаведені перетворення можна організувати у інформаційній системі фінансового обліку, зокрема «1С: Підприємство».

На середніх та великих підприємствах доцільно застосовувати інформаційні системи, спеціально призначені для бюджетного управління. Зокрема, одними із прогресивних інформаційних систем для бюджетного управління є системи «Інталєв: Корпоративні фінанси», які інтегруються із «1С: Підприємство».

У системі "Інталєв: Корпоративні фінанси 2004" застосовуються різні управлінські моделі, які базуються на управлінському плані рахунків, системі бюджетів і фінансових показників та фінансовій структурі підприємства (структурі центрів фінансової відповідальності). Система передбачає дві методики обліку фактичних даних: 1) фактичні дані обліковуються разом з плановими; 2) фактичні і планові дані обліковуються окремо.

Таким чином, управлінський облік може вестись в одній інформаційній базі з бюджетним плануванням шляхом введення фактичних даних у систему безпосередньо через проформи або бюджетні операції за фактичним сценарієм плану. Проте фактичні дані значно збільшують обсяг інформаційної бази, тому більш доцільно розробити механізми трансляції бухгалтерських даних із системи "1С : Підприємство. Версія 7.7" у систему бюджетного управління.

Фактичні дані можуть бути внесені у систему "Інталєв: Корпоративні фінанси 2004" наступними способами [4]: через формування бюджетних операцій; через введення профом; шляхом трансляцій із системи "1С : Підприємство. Версія 7.7". Трансляція може відбуватися в декілька способів: на основі відповідності рахунків; на основі відповідності проводок; на основі відповідності документів.

Більш доцільним, на думку автора, є перший спосіб трансляції. Для його реалізації доцільно зобов'язати підприємство в системі "1С:Підприємство. Версія 7.7" застосовувати управлінський план рахунків, тобто розширений у відповідності з потребами управлінського обліку план рахунків фінансового обліку. Тоді трансляцію даних можна проводити в інтерактивному або в пакетному режимі на основі відповідності рахунків, розробивши механізми трансляції операцій фінансового обліку в операції управлінського обліку. Трансляція даних на основі проводок надає менше інформації, ніж на основі документів, так як проводки містять значно менше інформації, ніж документи. Третій метод трансляції може не формувати проводок у фінансовому обліку, а лише в управлінському. У журналі бюджетних документів системи "Корпоративні фінанси" можна відрізнити документи, за якими фактичні дані сформовані і ті, за якими фактичні дані не сформовані.

Крім того, фактичні дані можна імпортувати із Excel, але цей спосіб є трудоємким з точки зору налагодження механізмів імпорту. Більш доцільно фактичні дані транслювати, а ручні - вводити безпосередньо в базу даних системи «Інталєв: Корпоративні фінанси». Проте, якщо фінансовий облік ведеться в Excel, або фактичні дані чи звіти про виконання бюджетів з віддалених структурних підрозділів надсилаються у вигляді файлів Excel, то така процедура є цілком можливою.

Таким чином, управлінський облік в умовах мережевих комп'ютерних технологій обробки інформації може бути організований за одним із двох варіантів: 1) інтегрований із фінансовим обліком; 2) за двохкруговим принципом. За другим варіантом можливі два способи збору фактичних даних: 1) шляхом трансформації даних фінансового обліку у відповідності з управлінською обліковою політикою і управлінським планом рахунків; 2) управлінський облік ведеться в окремій від фінансового інформаційній базі на основі розроблених правил і процедур, проте на підставі спільної із фінансовим обліком первинної документації.

Більш доцільним є спосіб трансляції облікових даних на основі відповідності рахунків. Для його реалізації доцільно зобов'язати підприємство в системі "1С:Підприємство" застосовувати розширений у відповідності з потребами управлінського обліку план рахунків фінансового обліку.

Організація управлінського обліку на великих підприємствах потребує подальшого дослідження.

Література

управлінський облік фінансовий планування

1. Хорват Петер Сбалансированная система показателей как средство управления предприятием // www.intalev.ru.

2. Казанцев К.А., Пермяков В.Г. Автоматизация бюджетирования ОАО «Свердловскоблгаз»// www.intalev.ru.

3. Деньга С.М., Філоненко Н.О. Концептуальна модель організації внутрішньогосподарського обліку в торгівлі // Економіка: проблеми теорії та практики. Міжвузівський збірник наукових праць. Випуск 59.Дніпропетровськ: Наука і освіта, 2000.- С. 22-28.

4. Постановка системы управления.- К.: НОУ ДО «Академия менеджмента Инталев», 2006.- 97 с.

Размещено на Allbest.ru