Внедрение контрольных точек в работу бухгалтерии

Размещено на http://www.allbest.ru/

УДК 657.1.012.1

ВНЕДРЕНИЕ КОНТРОЛЬНЫХ ТОЧЕК В РАБОТУ БУХГАЛТЕРИИ

IMPLEMENTATION OF MILESTONES IN ACCOUNTING PROCESS

Ким Дмитрий Александрович - студент, кафедра аудита и внутреннего контроля, Санкт-Петербургский государственный экономический университет, г. Санкт-Петербург

Аннотация

В данной статье рассматривается проблема отсутствия контрольных точек в процессе бухгалтерского учёта, которая влечёт за собой появление ошибок. В работе также рассмотрена взаимосвязь анализа бизнес-процессов с помощью SWOT-анализа учётной функции с целью выявления проблемных участков учётной функции и дальнейшего внедрения контрольных процедур. Описан подход к внедрению контрольных точек на «входе» информации, что позволяет существенно сократить количество контрольных процедур и значительно ускорить учётный процесс. Ключевые слова: бухгалтерский учёт, бизнес-процесс, контрольная точка.

in this article, we consider the problem of the absence of control points in the process of accounting, which entails the appearance of errors. The paper also examines the relationship between the analysis of business processes using SWOT analysis of the accounting function in order to identify problem areas of the accounting function and further implementation of control procedures. The approach to introduction of control points on the "input" of information is described, which allows to significantly reduce the number of control procedures and considerable speed up the accounting process.

Keywords: accounting, business process, milestone.

бухгалтерский учёт контрольная точка

Ошибки в бухгалтерском учёте влекут за собой ряд последствий, которые могут существенно повлиять на дальнейшую деятельность предприятия. Риск их возникновения достаточно велик и зависит в большей степени от сотрудников предприятия. Инертность или низкая классификация бухгалтерского персонала может привести к наложению штрафов на организацию, кроме того, в последующие периоды работы выявление и исправление учётной информации требует больших трудозатрат. Для минимизации рисков требуется построение налаженного бизнес-процесса в бухгалтерском учёте и распределение контрольных точек проверки [1].

Полное исключение ошибок, учитывая реалии степени автоматизации и роботизации процессов учёта в России, невозможно, однако этот процесс можно контролировать.

Идентификация угроз формирования ошибочной информации, в первую очередь, должна осуществляться на участках, где вероятность возникновения искажений наиболее высока.

Для их определения можно использовать статистические данные, собранные за предыдущие периоды, при условии ведения такого реестра. После следует использовать SWOT-анализ с целью выявления сильных и слабых сторон в учёте на предприятии.

Применение SWOT-анализа на практике направлено на выявления причин возникновения ошибок в учёте организации.

Далее на основе полученной информации создаётся реестр возможных угроз.

Для каждой возможной угрозы необходимо создать контрольное действие, осуществляемое автоматически либо вручную, которое иначе можно назвать «контрольной точкой».

Для успешного внедрения контрольных точек необходимо:

1. Определение процесса контроля, что представляет собой свод определённых методов и правил, которые позволяют повысить уверенность в корректном отражении информации в регистрах учёта.

2. Определение круга ответственных лиц, ответственных за определённые процессы.

3. Изменение должностных инструкций с целью добавления функционала работника.

4. Обеспечение кросс-проверки данных в местах контроля с целью минимизации вероятности сокрытия искажений.

5. Обеспечение мотивации сотрудников к повышению качества работы (премии, повышение заработной платы).

Следует отметить, что от построения бизнес-процессов зависит количество контрольных точек, следовательно, и трудоёмкость проводимых операций.

На данный момент в большинстве российских предприятий бизнес-процессам в бухгалтерском учёте не уделяют должного внимания. Учётные процессы организовываются самостоятельно, исходя из нужд бухгалтерии и возможностей руководства компании.

Бухгалтерия является отделом, который не приносит прибыли и является вспомогательным, что обуславливает данный подход.

В работе каждой бухгалтерии среднего или крупного бизнеса выделяют 3 основных направления:

1. Ведения бухгалтерского учёта в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

2. Ведение бухгалтерского учёта для целей налогообложения.

3. Ведение бухгалтерского учёта для целей составления управленческой отчётности.

Каждое из 3 направлений включает ряд процессов, например, расчёт заработной платы сотрудникам, перечисление платежей контрагентам, учёт материальных запасов, активов, инвестиций, расчёт налогов, подача налоговых деклараций, составление иных финансовых отчётов и т.д.

Данные направления являются отдельными бизнес-процессами и требуют детального рассмотрения для внедрения контрольных точек по всему периметру работы бухгалтерии. Для этого часто используется эффективный метод 5 вопросов, который заключается в получении информации по 5 группам (см. рис. 1. Блок-схема).

Рис. 1. Блок-схема. 5 групп вопросов для анализа бизнес-процесса

Данные вопросы направлены на структуризацию аналитического процесса. Обратная связь поступает от сотрудников, которые задействованы в выполнении соответствующих работ.

Как было сказано ранее, следует определить оптимальное количество контрольных процедур. Это позволит не перегружать бухгалтерию и оставить производительность сотрудников на должном уровне.

Помимо возможности расставления контрольных точек по всему маршруту работы бухгалтерии, существует и другой способ, который требует глубокого изменения всей работы предприятия. Данный способ заключается во внедрении минимального количества контрольных точек, но только на «входе» информации [3].

Рассмотрим данный подход на примере стандартной функции бухгалтерии - проведения платежей в адрес контрагентов, используя систему дистанционного обслуживания банк-клиент.

Бизнес-процесс оплаты начинается задолго до загрузки платёжных поручений в банк-клиент.

Первым этапом является подписание договора с контрагентом либо проведение тендерных операций с последующим заключением договора. Договор, подписанный обеими сторонами, является документом, который обладает юридической силой и содержит в себе ряд данных, например, полное наименование контрагента, ИНН, ОГРН, все банковские реквизиты, необходимые для оплаты, и т.д.

Второй этап заключается во внесении данных из договорного документа в карточку договора учётной системы. Данный этап является ключевым и требует выставления контрольной точки, так как информация, которая содержится в карточке договора автоматически может переноситься в конечном итоге в платёжное поручение. Однако, стоит отметить, что для внедрения контрольной точки на данном этапе требуется пересмотр существующего бизнес-процесса. Это подразумевает, что бухгалтеры, которые несут ответственность за корректность созданного платёжного поручения и проверку банковских реквизитов, более не отвечают за достоверность информации. Вся ответственность лежит на сотруднике, который управляет карточками договоров.

За счёт этого предприятие может оптимизировать штат сотрудников, например, путём перевода на другой функционал, ускорить учётный процесс, повысить достоверность информации, сократить влияние человеческого фактора [5]. Внедрение контрольных точек на предприятии может существенно повысить качество предоставляемой учётной информации, тем самым снизить риски штрафов от налоговых органов или контрагентов. Связь контрольных точек и бизнес-процессов тесна, так как отсутствие аналитических процедур может привести к повышению количества ручного труда сотрудников. Современные методы автоматизации и роботизации учётной функции, документооборота могут существенно сократить количество контрольных процедур и повысить производительность отдела бухгалтерии.

Список литературы

1. Репин В.В., Елиферов В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. М.: РИА «Стандарты и качество», 2004.

2. Рудь В. Иерархическое моделирование процессов. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://bpms. ru/ leadmin/pdf/Rud_ Victor. Pdf/ (дата обращения: 19.02.2018).

3. BPMG «In Search of BPM Excellence: Straight from the Nhought Leaders». Meghan-Kiffer Press, 2005.

4. Champlin B. «Bussiness Process Management: Profiting from Process» Sams, 2001.

5. Spanyi A. «More for less: the power of Process Management», Meghan-Kiffer Press, 2006.

Размещено на Allbest.ru