Расчеты с поставщиками относятся к одному из видов расчетов в зависимости от субъектов участников отношений, возникающих в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

Учет расчетов с поставщиками направлен на сбор и обобщение информации о расчетах за полученные покупателем товарно-материальные ценности, принятые заказчиком выполненные работы и потребленные услуги, расчетные документы по которым акцептованы и подлежат оплате через кредитную организацию.

Поставщиками являются организации, поставляющие товарно-материальные ценности (сырье и другие материалы, товары), оказывающие услуги (транспортные перевозки, обеспечение связи, коммунальные и прочие услуги), выполняющие работы (монтаж оборудования, погрузочно-разгрузочные работы и др.). Расчетный документ - это оформленное распоряжение плательщика (клиента или кредитной организации) о списании денежных средств со своего счета и перечислении их на счет получателя средств или на счет, указанный получателем средств (изыскателем).

Рассматриваемое направление учета расчетов относится к учету обязательств организации по оплате товаров, работ, услуг, возникающих в связи с их приобретением у сторонних организаций. В Гражданском кодексе РФ обязательство определяется как отношение, в силу которого должник должен совершить в пользу кредитора определенное действие, а кредитор вправе требовать от должника исполнения его обязанности.

Согласно ст.407-419 ГК РФ основаниями прекращения обязательств могут быть:

надлежащее исполнение (ст.408 ГК РФ);

зачет (ст.410 ГК РФ);

новация (ст.414 ГК РФ);

прощение долга (ст.415 ГК РФ);

ликвидация юридического лица, являющегося должником или кредитором в обязательстве, кроме случаев, когда законом или иными правовыми актами исполнение обязательства ликвидированного юридического лица возлагается на другое лицо (ст.419 ГК РФ).

Для бухгалтерского учета расчетов с поставщиками используется счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", на котором отражаются следующие сведения:

о полученных товарно-материальные ценностях, принятых, выполненных работах и потребленных услугах, расчетные документы на которые акцептованы;

о товарно-материальных ценностях, работах и услугах, на которые расчетные документы от поставщиков не поступили (неотфактурованные поставки);

об излишках товарно-материальных ценностей, выявленных при их приемке;

о выданных поставщикам авансах;

о курсовых и суммовых разницах.

Счет 60 кредитуется на стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции со счетами учета этих ценностей либо соответствующих затрат. За услуги по доставке материальных ценностей, переработке материалов на стороне записи по кредиту счета 60 производятся в корреспонденции со счетами учета производственных запасов, товаров, расходов на производство и продажу и др.

При поступлении товарно-материальных ценностей, на которые не получены расчетные документы поставщиков, по кредиту счета 60 отражается стоимость ценностей, исходя из цены и других условий, предусмотренных договором. Если цена не указана и не может быть установлена исходя из условий договора, то для определения величины кредиторской задолженности принимается цена, по которой в сравнимых обстоятельствах организация обычно определяет цену в отношении аналогичных ценностей.

Таблица 3 - Отражение в бухгалтерском учёте хозяйственных операций по приобретению товаров и расчетов с поставщиками

При учете расчетов с поставщиками и подрядчиками вытекает большое количество проблем, из-за постоянных изменений в законодательстве, не квалифицированности персонала и т.д. которые необходимо решать. Рассмотрим некоторые из них и пути их решения:

Правильно заполненная счет-фактура - одно из важнейших условий для вычета НДС, между тем при его заполнении нередко допускаются ошибки.

Новые экземпляры счетов-фактур не составляются в случае обнаружения в выписанных счетах-фактурах ошибок, не препятствующим налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а так же ставку и сумму налога, предъявляемую покупателю (п.7 раздел 2 приложения № 1 постановления № 1137).

Данное правило согласуется с абз.2 п.2 ст.169 НК РФ, согласно которому такие ошибки в счетах фактурах не являются основанием для отказа в вычете НДС. Поэтому его можно применить не только к ошибкам в новых формах счетов фактур, но и в старых формах.

Ни в НК РФ, ни в Правилах не уточняется, какие именно ошибки могут помешать налоговым органам в идентификации этих наиболее важных реквизитор, а какие нет.

По мнению Минфина России, указание в счет фактуре в стр.7 "Валюта: наименование, код" не верного кода валюты в соответствии с Общероссийским классификатором либо отсутствие наименования валюты могут препятствовать идентификации стоимости товаров, и суммы НДС, указанных в этом счете-фактуре (письмо от 11.03.12 № 03-07-08/68).

Существенной также является ошибка ИНН (письмо Минфина России от 09.11.11 № 03-07-09/41), а например, неверный код происхождения страны товара исправлять ненужно (письмо Минфина России от 01.03.12 № 03-07-08/54).

Особенности вычета по исправленному счету-фактуре. Исправленные счет-фактуры регистрируются в книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты. При чем, запись о неправильно заполненном счете-фактуре должна быть аннулирована.

Если "неправильный" счет-фактура был зарегистрирован в книге покупок в том же квартале, в котором был исправлен, то запись об аннулировании "неправильного документа производится в книге покупок со знаком "минус". При исправлении счета - фактуры после окончания текущего налогового периода при аннулировании записи о "первичном" счете-фактуре из книги покупок используются дополнительные листы книги покупок.

Следует отметить, что Правила не предусматривают регистрации исправленных счетов-фактур в дополнительных листах книги покупок. Вычет по исправленному счету-фактуре возможен только на момент его получения налогоплательщиком. Поэтому если покупатель принял к вычету НДС по счету-фактуре в одном квартале, а в другом квартале в него были внесены исправления, налогоплательщику необходимо представить утоненную декларацию по НДС за прошлый налоговый период, "снять" вычеты НДС по товарам (работам, услугам), указанном в неправильном счете-фактуре, и принять к вычету налог по исправленному счету-фактуре в том периоде, в котором им был получен "правильный" документ.

Однако арбитражные суды считают что дата исправления счета-фактуры для вычета НДС значения не имеет. Соответственно вычет по исправленному документу предоставляется в том периоде, в котором у налогоплательщика появилось это право (постановление Президиума ВАС РФ от 04.03.08 № 4227/07 и от 03.06.08 № 615/08, ФАС Московского округа от 17.04.09 № КА-А41/1948-09 и от 22.07.09 № КА-А40/6386-09). Точку зрения налоговых органов о возникновении права на вычет НДС только на дату получения исправленного счета - фактуры арбитры признают не соответствующей нормам главы 21 Налогового кодекса РФ.

Налоговые органы, между тем не принимают во внимание сложившуюся арбитражную практику, руководствуясь Правилами заполнения книги покупок. На практике поставщики просто меняют неправильно заполненный документ на правильный. Суды не находят в таких действиях сторон ничего "криминального" (постановление ФАС Севера-Западного округа от 14.01.09 № Ф04-5838/2008 (18624-А81-25), позиция поддержана ВАС РФ в определении от 30.04.09 № 9906/09).

Если счет-фактура исправляется после окончания текущего налогового периода, продавцу необходимо аннулировать запись о "неправильном" счете-фактуре и зарегистрировать исправленный счет - фактуру в дополнительном листе к книге продаж (п.3 разд.2 приложения № 5 Правил).

Формально он должен следовать этим правилам, даже если допущенные ошибки не влияют на числовые показатели счета-фактуры (стоимость, сумму предъявленного НДС и т.п.) [12, с.47-49].

Если сумма вычетов НДС за квартал превышает сумму начисленного налога, т.е. НДС подлежит возмещению их бюджета, решение о возмещении налога налоговый орган принимает только по результатам камеральной проверки (п.1 ст.176 НК РФ). Что бы избежать этой неприятной процедуры, многие налогоплательщики переносят часть вычетов НДС с одного квартала на другой. При таких особенностях велика вероятность. Что налогоплательщику право на вычет по НДС придется доказывать в судебном порядке. Арбитры, как правило, принимают сторону налогоплательщика (постановление Президиума ВАС РФ от 15.06.10 № 2217/10, 19.05.09 № 17473/08, ФАС Восточно-Сибирского округа от08.06.11 по делу № А19-27017/09, Поволжского округа от 09.06.11 по делу № А65-23964/2010, Московского округа от 08.07.09. № КА-А41/5327-09, Уральского округа от 06.04.09 № Ф09-1892/09-С2).

Между тем вычет может быть перенесен на другой налоговый период по вполне по объективным причинам. Одна из них - ошибки в счете-фактуре, выявленные по окончании квартала, но до момента представления декларации по НДС. Пожалуй, это единственный случай, когда ошибки в полученных счетах-фактурах могут порадовать покупателя.

Возврат некачественных товаров, принятых и не принятых покупателем на учет. В письмах Минфина России от 02.03.12 № 03-07-09/17,27.02.12 № 03-07-09/11 разъясняется, что при возврате товаров, принятых покупателем на учет, счет-фактура по возвращаемым товарам выставляется покупателем. Поэтому в данном случае корректировочные счет-фактуры продавцом не выставляются, а составляются обычные счета фактуры при возвратах. Что касается возврата покупателем товаров, не принятых им к учету, в этом случае продавцу следует выставлять корректировочные счета-фактуры.

Покупатель получает товар от поставщика и обнаруживает, что количество или ассортимент отличаются от заявленного в сопроводительных документах. Но поскольку расхождении не столь существенны, он соглашается принять продукцию как есть. По одним наименованиям товаров от поставщика поступило больше, чем указано в счет-фактуре и накладной, а по другим - меньше. В целом же ассортимент соответствует заказанному - это пересортица. Поставщик и покупатель хотят изменить количество товаров. Значит, продавец вправе выставить покупателю корректировочный счет фактур. Покупатель выявил пересортицу при приемке товаров? тогда основанием для корректировочного документа будет акт № ТОРГ-2, составленный контрагентом. Если расхождения в ассортименте обнаружили позже - надо опираться на аналогичный акт в произвольной форме. Нужно обратить внимание на то что, когда речь идет о корректировочной счете-фактуре, обязательно нужно получить от контрагента письменное согласние с тем, что количество товаров меняется. Либо уведомить его об этом так же письменно (п.10 статьи 172 НК РФ).

Документом, в котором покупатель выражает свое согласие с измененным количеством товара, может быть и названный выше акт, если из него четко следует, что контрагент оставляет продукцию себе. Если в акте такой оговорки нет, то безопаснее тогда получить от покупателя подтверждающее письмо. Еще лучше оформить двусторонний документ, например дополнительное соглашение к договору поставки [5, с.8].

Одной из важнейших проблем бухгалтерского учета расчетов с поставщиками, подрядчиками, покупателями, прочими дебиторами и кредиторами является организация быстрого обмена документами, решение которой может быть достигнуто посредством внедрения безбумажного документооборота, поскольку для всех предприятий, а особенно крупных территориально разрозненных сельскохозяйственных товаропроизводителей, оперирующими большим количеством документов, обработка первичных расчетных документов является ресурсоемкой задачей. На протяжении многих лет специалистами поднимается проблема дублирования бухгалтерского и операционно-технического документооборота, т.е. информационных потоков, необходимых менеджерам операционных подразделений для планирования и регулирования порученных им операций.

Применение электронного документооборота позволит решить поставленную в Концепции развития бухгалтерского учета и отчетности Российской Федерации на среднесрочную перспективу задачу использования формируемой в системе бухгалтерского учета информации для составления разнообразной отчетности.

Наиболее важным критерием в учете расчетов является формирование информации в реальном времени, что может быть сделано только с использованием новейших компьютерных технологий. Необходимость учета контроля большого количества документов (счет-фактура, накладная, счет и др.) между компьютерными программами различных компаний в стандартизированной форме обеспечивается возможностями использования процедуры электронного документооборота - EDI (Electronic Documentation Procedure/ Electronic Data Interchanhe). Электронный обмен данных можно определить как прямую передачу коммерческой информации между компьютерными системами различных организаций (без человеческого вмешательства) при использовании широко согласованных стандартов, что бы структурировать сделку или данные сообщения.

Если в первичном учете на бумажном носителе допущены ошибки в оформлении, в цене товарно-материальных ценностей, сумме НДС, то эти ошибки бухгалтерией будут найдены и исправлены, но понадобиться несколько раз физически передать исправляемые документы в бумажном виде между подразделением, принявшим (выдавшим) документ, бухгалтерией предприятия, бухгалтерией контрагента и ответственным подразделением контрагента. Все это требует достаточно много сил, времени, расхода бумаги, картриджа, транспортных или почтовых расходов. Прямых убытков предприятие не понесет, но и о высокой производительности бухгалтерии в такой ситуации говорить не приходиться.

Затраты связанные с учетом расчетов между контрагентами, можно разделить на прямые и косвенные затраты. Прямые затраты можно посчитать так: время на ввод данных и исправление ошибок, умноженную на заработную плату с отчислениями соответствующего персонала, плюс стоимость бумаги и картриджа, плюс амортизация оборудования и мебели на рабочем месте персонала, плюс почтовые или транспортные расходы. Косвенные затраты - это разница затратами при текущем и усовершенствованном способе учета через обмен электронными документами.