Обзор систем электронного документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Обзор систем электронного документооборота

Введение

Развитие компьютерных технологий позволило во многих областях заменить бумажный документооборот безбумажным (электронным).

Первые системы электронного документооборота (ЭДО) появились в банковской сфере. В западной литературе такие системы получили название "системы электронного перевода денежных средств" (The Electronic Funds Transfer Systems (EFTS)). Одна из таких систем SWIFT1 функционирует с начала 1970-х годов.

В дальнейшем системы ЭДО стали широко применяться и для обмена другой коммерческой информацией. (Английское название таких систем Electronic Data Interchange, или сокращенно EDI.) Уже много лет такие системы используются для продажи и бронирования авиационных билетов; пятнадцать национальных союзов предприятий химической промышленности стран Западной Европы создали специальную организацию для осуществления обмена электронными документами; аналогичная организация была учреждена и западноевропейскими производителями автомобилей; транснациональная текстильная компания "Benetton" использует систему ЭДО для передачи необходимой информации между своими подразделениями, занимающимися продажей и производством продукции.

Даже эти несколько примеров показывают, насколько широк спектр применения систем безбумажного документооборота в коммерческой деятельности в индустриально развитых странах. И в такой сфере, как оформление таможенных документов, где, казалось бы, трудно избежать заполнения бумажных форм и бланков, в некоторых странах (например, во Франции, Норвегии) стало возможным представление деклараций в электронном виде. К проекту TVINN2 Норвежского таможенного управления присоединилось около семидесяти крупнейших норвежских компаний. В рамках этого проекта создана система ЭДО, позволяющая ее участникам использовать электронные таможенные декларации, которые направляются в таможенные органы из центральных офисов фирм по телекоммуникационным сетям.

В последние годы системы ЭДО стали активно внедряться и в нашей стране. Ряд крупных банков и банковских объединений (например, Межбанковский финансовый дом) создают и используют в работе с клиентами и в межбанковском обмене указанные системы.

Очевидно, масштабы использования систем ЭДО в коммерческой деятельности будут увеличиваться благодаря множеству несомненных преимуществ этих систем перед традиционным документооборотом на бумажных носителях.

Во-первых, существенно возрастает скорость передачи и обработки информации. Правда, скорость выше только по сравнению с передачей бумажных документов по почте или с курьером, а такие средства обмена сообщениями, как телетайп и телефакс, позволяют обеспечить практически одинаковую с ЭДО скорость. Но и по сравнению с ними ЭДО имеет существенное преимущество. Системы ЭДО позволяют передавать структурированную определенным образом информацию, что в свою очередь позволяет автоматизировать обработку принимаемых сообщений. Естественно, при этом стороны должны предварительно договориться об обмене электронными документами и об их структуре. Проблема стандартизации документов в системах ЭДО является одной из важнейших на настоящий момент.

Во-вторых, значительно сокращается пространство, необходимое для хранения документации (например, вся "Большая советская энциклопедия" может быть записана на одном жестком магнитном диске персонального компьютера). Одновременно существенно упрощаются такие операции, как поиск необходимой информации, копирование документов.

В-третьих, использование систем ЭДО позволяет получить ощутимый экономический эффект. По оценкам американских фирм-производителей автомобилей, внедрение ЭДО позволяет сэкономить около 200 долл. на каждом автомобиле. Суммарное годовое сокращение издержек благодаря использованию систем ЭДО в Норвегии оценивалось в 1989 г. в 5 млрд норв. кр. (около 1 млрд долл.).

Цель работы: рассмотреть и изучить системы электронного документооборота.

Задачи:

1. Рассмотреть и изучить понятие и виды систем электронного документооборота.

2. Проанализировать основные системы электронного документооборота.

3. Изучить систему электронного документооборота «DIRECTUM».

1. Понятие и виды систем электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) -- организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Следует сказать, что в настоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом. Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS) решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств:

· средств групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange);

· систем управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем);

· специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).

Чем же универсальные системы электронного документооборота отличаются от них? И в чем преимущества их использования по сравнению с другими подходами?

Пожалуй, в каждом конкретном случае нужно исходить из особенностей целей и задач, которые ставит предприятие при внедрении системы управления документооборотом. Например, для одних задач наилучшим решением будет ПО Novell GroupWise, для других же оптимальным будет внедрение именно EDMS-системы. Важным свойством универсальных систем электронного документооборота является то, что они предоставляют возможность решения большого числа задач управления документами. Тем не менее следует отметить, что полностью все задачи управления документооборотом они все равно не смогут решить (из-за их динамически меняющегося и, практически, неисчерпаемого многообразия). Кроме того, внедрение специализированного ПО может оказаться дешевле и эффективней.

И все-таки у EDMS-систем есть ряд серьезных достоинств. В частности, по сравнению с ПО поддержки групповой работы, большинство наиболее распространенных в мире EDMS-систем обладает следующими достоинствами:

-практическая неограниченность размера электронного архива;

-встроенная поддержка полнотекстовой индексации;

-поддержка версий и подверсий документов;

-возможность хранения документов в архиве в исходном формате;

-возможность ведения журналов действий пользователей.

Возникает резонный вопрос: можно ли на основе ПО поддержки групповой работы создать полноценную систему управления документооборотом предприятия? Следует сказать, что это вполне возможно, т. к. в некоторых программных средствах поддержки групповой работы есть развитые среды разработки приложений (например, в Lotus Notes). Более того, на рынке уже существуют приложения (разработанные, например, на базе того же ПО Lotus Notes), в которых вышеперечисленные возможности EDMS-систем также реализованы. Однако надо заметить, что эти возможности реализованы в EDMS-системах уже изначально. Кроме того, при работе с групповым ПО в ряде случаев возникают вопросы снижения быстродействия приложений при работе с большими и сверхбольшими базами данных. Также групповое ПО ориентировано, прежде всего, на решение задач организации взаимодействия между пользователями. По своей сути, оно является расширением программ электронной почты и не всегда подходит для работы с крупными архивами документов. На рынке сформировалось мнение, что применение группового ПО (в качестве основы для создания систем электронного документооборота) наиболее уместно на малых и средних предприятиях. Следует также отметить, что EDMS-системы в большинстве случаев имеют шлюзы в групповое ПО и, при необходимости, могут использовать имеющиеся в нем почтовые программы.

В свою очередь, специализированные системы управления документами можно условно разделить на 2 категории. В первую категорию входят программные средства (достаточно давно разработанные), изначально ориентированные на узкопрофильное применение и не имеющие средств интеграции с другими информационными системами. Подобные системы еще есть на предприятиях, и, в основном, они представлены местными разработчиками. Помимо управления документооборотом, такие программные системы предназначены для решения конкретных финансовых задач, управления персоналом, ведения складского учета и т. д. Отметим, что у большинства таких систем есть существенные ограничения при их применении на предприятиях. В частности, для каждого из приложений в такой системе необходимо поддерживать свою базу данных (нередко эти базы данных никак не связаны друг с другом). Затраты на поддержание инфраструктуры таких систем настолько велики, что они постепенно изживают себя. Во вторую категорию входят специализированные PDM-системы, предназначенные для управления производственной информацией и имеющие средства интеграции с другими программными системами. PDM-системы работают уже и с электронными образами сложнейших объектов (например, кораблей и машин).

Что касается корпоративных информационных систем (КИС), то в большинство из них встроены модули поддержки делопроизводства. Однако возможности этих модулей достаточно ограничены, т. к. практически невозможно создать универсальную и полнофункциональную КИС. Кроме того, цена западных КИС настолько велика (многие сотни тысяч и миллионы долларов), что не всякое российское предприятие сможет позволить себе ее внедрение. Следует все же отметить, что в большинстве распространенных EDMS-систем реализована интеграция с наиболее известными КИС (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств EDMS-систем. Благодаря наличию этого свойства, EDMS-системы могут выступать в качестве связующего звена между различными системами, функционирующими на предприятии, создавая, тем самым, основу для организации всего его делопроизводства.

У EDMS-систем есть и другие свойства, благодаря наличию которых применение универсальных систем электронного документооборота позволяет существенно оптимизировать управление современным предприятием.

2.1 LanDocs

Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера.

Основные отличия: гибкость и простота настройки, доступная не программисту; готовые шаблоны отраслевых настроек в соответствии с требованиями ЕСКД, СПДС, ГОСТ 6.30.; поддержка единых централизованных классификаторов и справочников в масштабах предприятия; встроенные функции контроля исполнения; возможность одновременного учёта как электронных, так и бумажных документов; функция организации совещания и голосований; встроенный функционал по управлению договорами и работе с календарями и календарными планами; не требует поддержки разработчиков; практически вся функциональность доступна в базовой поставке; наличие полнофункциональной демонстрационной версии

Компонент делопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре на базе промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное обеспечение для централизованного управления хранением документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера. В качестве отдельной опции поставляется модуль полнотекстового поиска документов с учетом правил русского языка. Почтовая служба LanDocs сделана так, что сотрудники, у которых установлен специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать сообщения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик Microsoft Exchange или Lotus Notes. Продукт открыт для разработчиков - имеется API для встраивания LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков. Компонент сканирования и работы с изображениями имеет достаточно продвинутую функциональность: он позволяет фильтровать изображения, исправлять перекос, возникший после сканирования, распознавать текст.

Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов.

Интеллектуальный интерфейс, однако в современных версиях программы интерфейс конечного пользователя может быть значительно упрощен с помощью различных настроек. Решение о требуемом уровне интеллектуальности интерфейса принимает администратор программы (внедренец) исходя из конкретной ситуации.

2.2 «БОСС-Референт»

Данная система разработана компанией Ай-Ти. Она ориентирована в первую очередь на организации, руководство которых стремится к оптимизации деятельности своих сотрудников и повышению эффективности работы, в том числе и экономической эффективности. "БОСС-Референт" относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы.

Основное назначение системы "БОСС-Референт" - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность всех сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Система поддерживает российские стандарты делопроизводства, организационное управление, контроль исполнительской дисциплины, отслеживание договоров с внешними организациями, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, предназначенной для работы всех сотрудников организации, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической, в том числе территориально распределенной, структурой в России. Другая отличительная черта системы "БОСС-Референт": в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в "БОСС-Референт" интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

Дополнительные модули системы "БОСС-Референт" включают автоматизацию организации и планирования мероприятий, автоматизацию деятельности бюро пропусков на предприятии, генератор отчетов, факс-сервер.

Система реализована на платформе Lotus Notes. Благодаря этому вдобавок к функциям "БОСС-Референта" пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды Lotus Notes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и т. д. "БОСС-Референт" является наиболее открытой во всех смыслах системой - она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса.

Компания Ай-Ти разработала несколько методик оценки экономического эффекта внедрения СЭД "БОСС-Референт". На основании таких оценок можно посчитать реальную экономию от перевода в электронный вид процессов согласования, создания, поиска и хранения документов, договоров, использования шаблонов документов, автоматизации процессов контроля исполнения поручений, работы с договорами и т.д. Такие методики, наряду с методиками TCO (total cost of ownership), применяются при оценке проектов внедрения системы на коммерческих предприятиях.

Пользователями системы электронного документооборота «БОСС-Референт» являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.

СЭД «БОСС-Референт» отличает сочетание трех уникальных преимуществ:

- с одной стороны, система сочетает в себе элементы конструктора, и за счет этого автоматизировать процессы управления документами можно очень быстро;

- с другой стороны, она сохранила все возможности платформы, которые позволяют адаптировать решение под любые специфические потребности заказчика;

- кроме этого, архитектура системы и методика внедрения позволяют поэтапно автоматизировать процессы, например, для начала настроить обработку договоров, чтобы организация начала работать в системе, а дальше настраивать другие процессы.

БОСС-Референт имеет модульную архитектуру. Модули, входящие в состав системы «БОСС-Референт», представляют собой взаимосвязанные базы данных (БД), работающие в среде LotusNotes/Domino.

Недостатки системы «БОСС-Референт»: относительная дороговизна (за счет необходимости приобретения платформы IBMLotusNotes/Domino); необходимость наличия на предприятии специалиста, компетентного в IBMLotusNotes/Domino, который смог бы обеспечить грамотное сопровождение системы «БОСС-Референт»; ограничения по интеграции с не IBM решениями.

2.3 "Евфрат"

"Евфрат" является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Разработан компанией Cognitive Technologies. Компания предлагает спектр продуктов для организаций различного масштаба - от версии для малого офиса до варианта для крупных компаний. В нашем случае речь пойдет о втором варианте, называемом "Евфрат Клиент-сервер", в котором в качестве клиентской части используется "Евфрат-Офис", являющийся самостоятельным продуктом, который может работать независимо от серверного компонента системы.

"Евфрат" построен в парадигме "рабочего стола" с папками. Документы раскладываются по папкам, которые могут иметь любую степень вложенности. Собственного хранилища файлов "Евфрат" не имеет - система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используется СУБД собственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять и архивировать базу данных этой СУБД.

Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра, правда, без форматирования и иллюстраций, что, впрочем, не составляет проблемы, так как документ можно открыть во внешнем "родном" приложении. К сожалению, "Евфрат" не дает возможности отслеживать получение и возврат документов (check-out, check-in) и хранение версий, что может усложнить коллективную работу с документами. Система позволяет описать категории документов и приписать любой из категорий любые реквизиты.

Для ввода информации с бумажных носителей в комплект продукта входит система потокового ввода, основанная на другом продукте компании - системе распознавания текстов Cuneiform. По сути, "Евфрат" представляет собой средство сканирования, распознавания, регистрации документов, присвоения им реквизитов, индексации, полнотекстового поиска, назначения заданий, связанных с документом, и контроля их исполнения. Это недорогое решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы.

3. Система электронного документооборота «DIRECTUM»

DIRECTUM -- система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Состав системы DIRECTUM.

* Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

* Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow).

* Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.).

* Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

* Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

* Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Компоненты.

Возможности системы DIRECTUM существенно расширяются благодаря следующим компонентам:

* Предметно-ориентированый инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; вcтроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами.

* Служба файловых хранилищ ( DIRECTUM Storage Services). Управление хранением большого объема данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиа-данными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам.

* Сервер веб-доступа. Работа с электроными документами, задачами, заданиям через веб-браузер.

* Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint.

* Сервер репликации. Создание территориально-распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.

* DIRECTUM OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание документов ЭЦП вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями; распространяется бесплатно.

* Технология быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID. Основанные на использовании штрих-кода маркировка и поиск документа, обеспечивающие быстрый доступ к электроному документу по его бумажной копии.

* Службы ввода документов ( DIRECTUM Capture Services). Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т.д.).

* Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации.

* Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset). Легкая интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, генерация документов и доступ к ним из ERP-системы.

Процесс внедрения системы DIRECTUM

Выбор и приобретение системы электронного документооборота - это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Качественное комплексное внедрение - одна из главных задач, которую компания DIRECTUM ставит перед собой и своими партнерами. На основе богатого опыта компании по внедрению систем электронного документооборота разработана и постоянно развивается собственная технология внедрения, включающая в себя:

* библиотеку типовых проектных решений;

* моделирование бизнес-процессов с использованием самой современной нотации BPMN;

* четкую организацию управления проектом в соответствии с уставом проекта;

* проведение обучения пользователей по готовым курсам с последующей сертификацией специалистов;

* расчет эффективности по итогам внедрения и т.д.

Технология предусматривает несколько вариантов организации внедрения от самостоятельного выполнения работ заказчиком на основании методических рекомендаций до внедрения «под ключ» специалистами компании DIRECTUM или ее партнеров.

Благодаря данной технологии внедрения процесс перехода организации на электронный документооборот становится более легким и последовательным. В результате заказчик получает полноценно внедренную систему электронного документооборота, когда:

* работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП;

* высшее руководство работает с документами из системы;

* контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы;

* в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;

* создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.

DIRECTUM - система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Развитие системы идет в рамках концепции "Переход на электронный документооборот - проще, технологии - доступнее".

Архитектура и технические возможности системы DIRECTUM.

* Архитектура системы DIRECTUM позволяет создавать масштабируемые, надежные и безопасные корпоративные решения для управления документами, бизнес-процессами, совещаниями, договорами и взаимодействием с клиентами.

* Адаптация системы DIRECTUM к специфическим нуждам организации и развитие системы вместе с ростом потребностей бизнеса обеспечивается возможностями инструмента разработки IS-Builder, который предлагает развитые средства быстрого и удобного создания новых справочников, карточек электронных документов, сценариев, экранных форм, типовых маршрутов, их отдельных блоков и других компонентов корпоративной системы электронного документооборота.

* Интеграция системы DIRECTUM с ERP-системами, корпоративными порталами и другими составными частями ИТ-инфраструктуры организации возможна по различным направлениям, благодаря развитым интеграционным возможностям платформы DIRECTUM на базе набора средств интеграции DIRECTUM Integration Toolset и открытой архитектуре.

* Территориально распределенная работа крупных организаций поддерживается сервером репликации, который обеспечивает прозрачный для пользователей и разработчика обмен данными - документами, задачами, заданиями, справочниками - между подразделениями организации.

* Работа с DIRECTUM через Интернет и в Интранет реализована в DIRECTUM по нескольким направлениям. Сервер веб-доступа обеспечивает работу пользователей с документами и задачами DIRECTUM через интерфейс браузера, а Расширения DIRECTUM для SharePoint предлагают специализированный интерфейс доступа к данным системы DIRECTUM через корпоративный портал.

* Обмен документами между сторонними организациями возможен благодаря специальным механизмам DIRECTUM, позволяющим передавать и контролировать доставку официальной корреспонденции в электронном виде на основе отраслевого формата обмена электронными документами. Обмен электронными документами между организациями-партнерами, даже в случае отсутствия системы электронного документооборота у любой из сторон, возможен с помощью бесплатной программы DIRECTUM OverDoc на основе специально разработанного формата структурированного электронного документа.

* Инструменты администрирования DIRECTUM позволяют управлять всеми задачами администрирования - от регистрации пользователей до создания политик миграции документов между файловыми хранилищами.

* Технические требования к серверам, оборудованию рабочих станций и системному программному обеспечению отличаются гибкостью и позволяют эффективно использовать оборудование для работы DIRECTUM.

Эффект от внедрения DIRECTUM

Внедрение документооборота - это не просто "дань моде". Это - осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота:

* Прозрачность бизнес-процессов. Система DIRECTUM обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Система становится мощным инструментом бизнес-аналитика и позволяет повысить эффективность описания и поддержки деловых процессов.

* Исключение несанкционированного доступа. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, система DIRECTUM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

* Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены.

* Выполнение требований стандартов ISO-9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001 Система менеджмента качества (СМК) становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организации. Одно из требований к СМК - это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие.

Преимущества использования DIRECTUM при постановке СМК

-обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;

-поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;

-предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

* Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения других, более интеллектуальных работ, дающих большую отдачу для предприятия. Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов.

* Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы DIRECTUM:

-быстро доводятся новые правила работы до всех сотрудников;

-легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

С началом эксплуатации системы DIRECTUM происходит формирование корпоративной базы знаний организации, что, в свою очередь, позволяет сократить сроки, отводимые для обучения новых сотрудников.

* Развитие корпоративной культуры

Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

* Рост конкурентных преимуществ

Внедрение системы электронного документооборота DIRECTUM напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников.

Преимущества системы

В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов.

* Продуманная идеология системы удачно сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы.

* Ориентация на повышение эффективности работы в целом.

* Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.

* Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов.

* Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.

* Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.

* Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.

* Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.

* Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM.

* Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.

* Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.

* Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера)

* Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.

* Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.

* Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.

* Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Клиенты

Партнеры

Компания DIRECTUM осуществляет стратегическое и технологическое партнерство с крупнейшими поставщиками платформ, оборудования и различных решений.

Дилеры компании DIRECTUM предоставляют полный спектр услуг для успешного внедрения системы:

* исследование особенностей организации-заказчика;

* настройка и адаптация системы;

* обучение и консультации пользователей и администраторов;

* организационно-методическая поддержка.

Центры Сертифицированного Обучения (ЦСО) делают более доступным качественное обучение и аттестацию для получения статуса сертифицированного специалиста DIRECTUM.

Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации

Утвержденный состав номенклатуры дел ведется в специальном справочнике системы. В случае децентрализованного учета документов предусмотрены места регистрации внутри структурных подразделений.

При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно автоматически распечатать обложку дела, а также опись документов. Время на подготовку к архивному хранению и поиск в архиве сокращается в несколько раз.

Регистрация документов

Чтобы занести документ в DIRECTUM, необходимо заполнить необходимые поля РКК, а регистрационный номер будет присвоен автоматически. Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, а также любой другой необходимый реквизит. С внедрением решения среднее время регистрации документов сокращается на 35-50%.

РКК (регистрационно-контрольные карточки) содержат первичные данные (подразделение, дата регистрации, регистрационный номер и т.д.), а также информацию о состоянии любого бумажного документа, например, его местонахождение. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя РКК. Отследить движение бумажного документа внутри компании можно по цепочке созданных РКК.

Также к РКК можно прикрепить документ или его скан-образ. Для оперативного занесения большого объема документов используются службы потокового ввода DIRECTUM Capture Services, которые обеспечивают различные способы занесения документов: захват с почты, факса, сканера или из файловой системы. Cлужба распознавания делает возможными различные сценарии массового приема документов, например, добавление новых страниц в документ или сортировка по определенным признакам (к примеру, разделителю). Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям и осуществить автоматическую электронную отправку адресатам или распечатать конверты, соответствующие стандартам Почты России.



Движение и исполнение документов.

После регистрации входящего документа дальнейшая работа исполнителей может вестись полностью в электронном виде, предотвращая потерю оригинала. По итогам рассмотрения документа секретарь или сам руководитель формируют поручения по документу, указав исполнителей и сроки.

В процессе исполнения поручений обеспечивается:

- фиксация переписки по исполнению;

- возможность делегирования и отправки на доработку;

- контроль сроков, запросы нового срока.

Контролеры отслеживают исполнение визуально. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая ситуацию по связанным поручениям.



Отправка писем партнерам.

Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами». После согласования исходящего письма его легко отправить получателям через системы обмена документами - это избавляет от необходимости многократной распечатки документа и сокращает расходы на доставку.

Поиск и анализ.

По известным реквизитам может быть найден как сам электронный документ, так и его РКК вместе с информацией о местонахождении и стадии исполнения документа.

Результаты поиска могут быть представлены иерархически. В основе структуры дерева могут быть подразделения или виды РКК.



Найти нужный документ вместе с РКК можно по штрих-коду на бумажном аналоге документа. Благодаря технологии быстрой идентификации штрих-код считывается специальным сканером, после чего система автоматически находит документ и связанные с ним задания.

Для анализа эффективности работы пользователей в системе предусмотрены специализированные отчеты: «Список ознакомления», «Контроль сроков исполнения поручений», «Статистика исполнения поручений», «Документы, подлежащие возврату» и др.



Веб-канцелярия

Веб-клиент может использоваться в удаленных офисах территориально распределенной организации или как основной клиент, обеспечивающий кросс-платформенность и удобство администрирования. Для работы нужен только доступ в интернет.

Заключение

документооборот электронный управление

Автоматизация процесса регистрации документов идет по пути включения данной функции в единые интегрированные программные комплексы автоматизации делопроизводства и документооборота. Помимо собственно регистрационно-учетных функций, они обслуживают весь процесс прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное хранение документов, аналитическую обработку содержащихся в документах сведений, информационно - справочное обеспечение деятельности организации, предоставляют возможность поиска любого документа элемента содержания или по любым реквизитам в максимально короткие сроки.

И между тем основы информационного обеспечения закладываются именно на стадии регистрации документов средствами автоматической системы. Поскольку любой программный комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную информации, при неполном или недостоверном введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа вычурных, малоупотребляемых слов и выражений, наконец, в случае банальных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта даст абсолютно противоположный - разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации.

Все это требует неуклонного повышения ответственности и уровня подготовки сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ.

Зато, использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами. Эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движением документов, и исполнительской дисциплиной.

Выбор системы документооборота - это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения. Если это государственное учреждение, то надо перенести акцент на полноту учета задач, решаемых организацией, особенности этих задач, связанные со спецификой ее деятельности.

При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики организации-заказчика.

При изучение СЭД «DIRECTUM», был сделан вывод, что данная система имеет следующие преимущества:

- многофункциональность;

- надежность;

- быстрота действий;

- стабильность и т.п.

Список использованных источников

1 Интуит - национальный открытый университет. [Электронный ресурс] http://www.intuit.ru.

2 Внедрение ИТ-систем. [Электронный ресурс] http://docva.ru/.

3 Официальный сайт разработчика «DIRECTUM». [Электронный ресурс] https://www.directum.ru/system.

4 Управление знаниями. Системы электронного документооборота. [Электронный ресурс] https://sites.google.com.

Размещено на Allbest.ru