Реалізація самоконтролю інформаційної системи підприємства через процес бухгалтерського документування

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Житомирський державний технологічний університет

Реалізація самоконтролю інформаційної системи підприємства через процес бухгалтерського документування

К.О. Вольська, к.е.н., асист.

Дослідження присвячено визначенню можливості реалізації самоконтролю інформаційної системи підприємства, опису критеріїв побудови на підприємстві інформаційної системи, яка буде самоорганізованою та здатною до самоаналізу. У статті розглянуто поняття самоконтролю, його основні критерії, а також визначено можливість реалізації самоконтролю в інформаційній системі підприємства. В ході дослідження надано визначення інтелектуальних інформаційних систем та способи використання в них експертних знань. У статті представлено місце самоконтролю (за умов його організації на підприємстві) у господарській діяльності підприємства та його співвіднесення з внутрішнім контролем, в результаті чого запропоновано вважати самоконтроль інформаційної системи як такий, що входить до методів внутрішнього контролю. Здійснено порівняння щодо реагування на помилку в інформаційній системі за умов звичайного контролю (від суб'єкта контролю - людини) та самоконтролю, що дозволило визначити останній як метод попередження помилок, тобто здійснення контролю в режимі реального часу під час введення даних в інформаційну систему підприємства. Запропоновано механізми контролю в інформаційній системі розділити на інформаційні (захист інформаційної системи з технічної точки зору) та спеціальні (облікові, юридичні, технологічні тощо). Спеціальні механізми контролю інформаційної системи спочатку повинні сформувати експерти відповідного профілю та представити їх у вигляді алгоритмів попередження тих чи інших можливих помилок, що дозволить фахівцям інформаційно- комп'ютерних технологій описати їх на рівні програмного забезпечення та реалізувати один з критеріїв самоконтролю інформаційної системи, а саме - самоаналіз. У статті запропоновано реалізувати самоконтроль на вході інформаційної системи, при введенні даних первинних документів в базу, так як саме тут є висока ймовірність виникнення помилок.

Ключові слова: інформаційна система; документування; бухгалтерський облік; самоконтроль; бухгалтерське документування.

Постановка проблеми. Сучасні підприємства функціонують у динамічно змінному середовищі і змушені вести господарську діяльність адаптуючись до його змін. Для того, щоб ця адаптація була успішною, підприємство повинно здійснювати безперервне спостереження навколишніх змін та аналізувати усі ці зміни. Допоміжним фактором у збільшенні ефективності цих змін є використання інформаційних технологій. Вдало запроваджена та організована інформаційна система (далі - ІС) на підприємстві є ключем злагодженої, безконфліктної та безпомилкової роботи всього суб'єкта господарювання. Розвиток світових можливостей у сфері інформаційно-комп'ютерних технологій дає можливість суб'єктам господарювання повністю автоматизувати та комп'ютеризувати свою господарську діяльність з метою ефективного управління інформацією про господарський стан своєї фірми.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Щодо реалізації контролю на підприємстві на сьогодні проведено досить велику кількість досліджень, зокрема, питання внутрішнього контролю висвітлені у працях Т.А. Бутинець, С.В. Бардаша, С.В. Івахненкова, С.Ф. Легенчука, В.В. Євдокимова, В.Ф. Максімової, С.М. Петренко, Є.В. Калюги, О.І. Пилипенка та ін. Вклад вищезгаданих вчених у розвиток питань здійснення контролю на підприємстві є досить вагомим, проте, в умовах виникнення нових видів діяльності, прагнення керівників підприємств до ще більшого розширення аналітичної інформації для ефективного управління ним, в умовах, коли основним суб'єктом реєстрації фактів господарського життя в інформаційній системі підприємства залишається людина, питання внутрішнього контролю та мінімізації негативного впливу людського фактору залишаються актуальними.

Метою дослідження є визначення можливості реалізації самоконтролю інформаційної системи підприємства, критеріїв побудови на підприємстві інформаційної системи, яка буде самоорганізованою та здатної до самоаналізу.

Викладення основного матеріалу дослідження. Термін «самоконтроль» звикли сприймати по відношенню до суб'єкта контролю, тобто людини. Підходи до визначення даного поняття наведено у таблиці 1.

самоконтроль інформаційний документування

Підходи до визначення поняття «самоконтроль»

Таблиця 1

У психології під самоконтролем розуміють контроль над собою, своєю поведінкою, своєю роботою. Слідуючи з наведеного визначення, реалізація самоконтролю напряму залежить від рівня самоорганізованості та здатності людини до самоаналізу. Проте, в господарській діяльності підприємств працівники, зокрема ті, що обслуговують ІС - фахівці бухгалтерського обліку, аналітики, внутрішні аудитори, щодня піддаються великій кількості стресових ситуацій, великі об'єми роботи заважають бути постійно зосередженим, в результаті спрацьовує людський фактор, виникають помилки. Звичайно, люди даних професій постійно працюють над собою, виховують такі якості як стресостійкість, самоконтроль, самовиховання, тощо.

Бутинець Т.А. у своєму дослідженні «Система самоконтролю» визначає самоконтроль як «свідомо здійснюваний суб'єктом процес, дякуючи якому він досягає узгодженості між власною діяльністю (результатом) і відповідним зразком для того, щоб процес міг здійснюватись, мають існувати вимірники і зразки (норми, стандарти), на основі яких працівник оцінює ступінь і правильність виконаного завдання» [2]. Наведене визначення є дуже точним та влучним, і якщо термін «самоконтроль» досліджувати не лише по відношенню до людини, а до цілої ІС підприємства, адже для того, щоб розробити алгоритми виявлення та попередження системою помилок, необхідно знати та уявляти як все має бути в ідеалі, мають бути розроблені критерії та принципи функціонування ІС того чи іншого підприємства.

Термін «самоконтроль» досліджують, здебільшого, по відношенню до людей, тобто, до суб'єктів з інтелектом. Інтелектом є інформаційний потенціал знань певної людини, набутий через навчання, практичний досвід тощо. На сьогоднішній день наука невпинно й надзвичайно швидкими темпами йде в напрямку досліджень й розробок штучного інтелекту, інтелектуальних систем. Інтелектуальною слід вважати ІС, яка заснована на концепції використання бази знань для генерації алгоритмів рішення економічних задач різних класів в залежності від конкретних інформаційних потреб користувачів [3]. У даній статті розглядається питання щодо здатності ІС підприємства до самоаналізу та самоорганізації. Провівши паралелі, можна говорити, що по відношенню до інтелектуальних ІС логічним є дослідження самоконтролю. Експертні системи є одним з видів інтелектуальних ІС, тобто систем, що базуються на штучному інтелекті. Експертною системою є комп'ютерна програма, в якій намагаються подати знання людини- експерта у вигляді евристик, це різновид інформаційних систем [6]. Експертні системи використовують методики розв'язання проблем, що використовуються експертами. Таким чином, якщо знайти шляхи передачі знань експертів до ІС, можна реалізувати її самоконтрольованість.

За своєю суттю самоконтрольована ІС не обов'язково повинна бути інтелектуальною ІС, вона може представляти собою симбіоз встановленого на підприємстві програмного забезпечення під потреби конкретного підприємства та розроблених експертами з контролю обмежень в даному програмному забезпеченні. За умови самоконтрольованості ІС немає потреби обслуговувати цілі відділи внутрішнього аудиту, якщо можна взяти в штат одного-двох кваліфікованих спеціалістів, які визначать проблемні ділянки, факти господарського життя, по відношенню до яких можуть виникати помилки (людський фактор), виявлять точки необхідного контролю (але не для контролерів, в даному випадку суб'єктом контролю виступає сама ІС) та застосують алгоритми попередження їх виникненню.

Розглядаючи реалізацію самоконтролю ІС підприємства, необхідно визначити відношення даного процесу до здійснення внутрішнього контролю на підприємстві. Так, під внутрішнім контролем слід розуміти комплекс контрольних дій, організованих власником і керівництвом підприємства, спрямованих на досягнення мети підприємства з позиції оцінки управлінської діяльності щодо різних рівнів управління в частині ідентифікації і зниження ризику ведення бізнесу [7]. Виходячи з наведеного визначення реалізація внутрішнього контролю передбачає здійснення контрольних процедур не лише в ІС підприємства, а в цілому усієї його господарської діяльності (рисунок 1).

І ГОСПОДАРСЬКА ДІЯЛЬНІСТЬ ПІДПРИЄМСТВА 1

Як видно на рисунку 1, поняття внутрішнього контролю є ширшим та включає в себе самоконтроль ІС. Виходячи з вищенаведеного під самоконтролем ІС слід розуміти сукупність заходів, що включають в себе об'єднані в алгоритми експертні знання, щодо виявлення та попередження помилок, а також запобігання порушення законодавства в ІС підприємства.

Термін «самоконтрольована» ІС, на перший погляд, звучить як утопічна ідея, хоча насправді тут просто змінюється потік інформації про помилки (рис. 2), що виникають у системі, зокрема, на сьогодні на практиці існує алгоритм від суб'єкта контролю (конкретна людина - внутрішній аудитор, ревізор підприємства тощо) до інформаційної системи (виправлення виявлених суб'єктом контролю помилок); у самоконтрольованій ІС інформація про помилки має йти навпаки - від ІС до суб'єкта контролю, тобто, система самостійно виявляє помилки, або ж попереджає їх виникнення.

Як видно з рисунку, при реалізації самоконтролю ІС на підприємстві ситуації виправлення помилки бути не повинно, самоконтроль передбачає попередження помилки і одночасне повідомлення відповідальних осіб про можливе виникнення помилки.

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Питання реалізації самоконтролю в ІС за своєю суттю є суто технічним, відноситься до сфери програмування й математичного моделювання, проте, алгоритми, методики, критерії, які будуть описувати фахівці вищенаведених сфер, розробляють експерти з обліку та аудиту. Самоконтроль - питання, що знаходиться на межі декількох наукових сфер одночасно. Таким чином, безперебійну роботу ІС на підприємстві забезпечують фахівці комп'ютерних технологій, а реалізацію методик контролю повинні забезпечити фахівці обліковці.

Механізми контролю в інформаційній системі, виходячи з вищевикладеного, можна поділити на інформаційні механізми контролю [5, С. 33-34] (захист інформаційної системи з технічної точки зору) та спеціальні (облікові, юридичні, технологічні тощо) (див. рис. 3).

Загальні інформаційні механізми контролю становлять основу структури контролю інформаційних систем, визначають межі суцільного контролю інформаційних дій та забезпечують виконання загальних цілей контролю.

Наведені на рисунку 3 інформаційні механізми контролю, зокрема, щодо забезпечення захисту інформації та безперебійної роботи ІС, повинні забезпечувати саме працівники відділу інформаційно- комп'ютерних технологій; реалізацію спеціальних механізмів контролю ІС забезпечують фахівці, експерти відповідних спеціальних знань (юриспруденція, бухгалтерський облік, технології). Звичайно експертні знання дозволять створити алгоритми та механізми щодо забезпечення самоконтрольованості ІС.

Логіка будь-якої ІС побудована на накопиченні даних суб'єктами, що забезпечують їх збір, у вигляді документів (бухгалтерських та внутрішніх управлінських). Виходячи з цього можна реалізувати самоконтроль ІС на підприємстві поєднавши експертні знання внутрішніх контролерів (аудиторів) з електронним документообігом. Вибір саме електронного документообігу як вихідної точки для здійснення самоконтролю можна обґрунтувати тим, що саме на даному етапі - введення даних з первинного документу бухгалтерського обліку (або внутрішнього управлінського документу) в інформаційну систему і може виникати найбільше помилок, адже тут може спрацьовувати негативний людський фактор (неуважність, втома, некомпетентність відповідальної особи тощо).

На наступних етапах накопичення, обробки та узагальнення інформації помилок виникатиме менше, так як ці функції, головним чином, реалізує програмне забезпечення. І якщо на підприємстві організувати контроль етапу первинного документування саме через програмне забезпечення, як наведено на рисунку 3, використовуючи експертні знання за ділянками, що є на підприємстві, та впроваджуючи їх у вигляді програмних обмежень саме на етапі первинного документування, можна забезпечити реалізацію першого кроку на шляху до самоконтролю ІС. Слід зауважити, що в даному дослідженні розглянуто саме контроль документування (бухгалтерського, управлінського) в розрізі даних (на рівні якісної оцінки реквізитів), адже по відношенню до документування можна здійснювати й контроль його як бізнес-процесу (зокрема, вивчаються й кількісні показники щодо обсягів та часу обробки кожного документу) [4].

Висновки та перспективи подальших досліджень

В ході проведеного дослідження визначено, що основними ознаками самоконтролю є здатність до самоаналізу та самоорганізації. На сьогоднішній день говорити про самостійні штучні інтелекти вцілому є утопічною ідеєю, адже людина все рівно привносить свій вклад в її створення. Не можна повністю виключити людський фактор зі створення, організації та супроводження інтелектуальної інформаційної системи, проте, на сьогодні можливим є часткова реалізація самоконтролю в системі бухгалтерського обліку та вцілому в ІС підприємства, зокрема, можливою є реалізація критерія самоаналізу завдяки впровадженню фахівцями з ІТ-технологій розроблених експертних алгоритмів для прописання їх на рівні програмного забезпечення. Критерій самоорганізації, як вторинної після первинної організації людиною, також є можливим для реалізації в ІС підприємства, проте, дане питання потребує більш глибокого дослідження та є перспективою для подальших досліджень.

Список використаної літератури

Большая психологическая энциклопедия [Электронный ресурс]. - Режим доступа : https://psychology. academic.ru/самоконтроль.

Бутинець Т.А. Система самоконтролю / Т.А. Бутинець // Проблеми теорії та методології бухгалтерського обліку, контролю і аналізу : міжн. зб-к наук. праць. - Житомир : ЖДТУ, 2010. - № 1 (16). - С. 21.

Войнаренко М.П. Інформаційні системи і технології в управлінні організацією : навч. посібник /М.П. Войнаренко, О.М. Кузьміна, Т.В. Янчук. - Вінниця : Едельвейс і К, 2015. - 496 с. [Електронний ресурс]. - Режим доступу : http://pidruchnLki.com/74257/informatika/intelektualna_informatsiyna_sistema.

Дударєва К.О. Аналіз можливостей реалізації бізнес-процесу «бухгалтерське документування» в сучасних інформаційних системах / С.Ф. Легенчук, К.О. Дударєва // Проблеми теорії та методології бухгалтерського обліку, контролю і аналізу: міжн. зб-к наук. праць. - Житомир : ЖДТУ, 2013. - № 2 (26). - С. 201-213.

Кобозєва А.А. Аналіз захищеності інформаційних систем / А.А. Кобозєва, І.О. Мачалін, В.О. Хорошко. - К. : Вид. ДУІКТ, 2010. - 316 с.

Козлова О.В. Переваги експертних систем за традиційними системами штучного інтелекту / О.В. Козлова // Системи озброєння і військова техніка. - 2011. - № 1 (25). - С. 104-106.

Петренко С.М. Внутрішній контроль діяльності підприємств і його інформаційне забезпечення: теорія, методологія, організація : автореф. дис. ... канд. екон. наук : спец. 08.00.09 / С.М. Петренко ; ДАСОА. - К., 2010. - 39 с.

Публічний електронний словник української мови [Електронний ресурс]. -

Размещено на Allbest.ru