Электронный научно-практический журнал «МОЛОДЕЖНЫЙ НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК» НОЯБРЬ 2017
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Обзор и сравнительная характеристика современных систем электронного документооборота, актуальных к применению на предприятиях атомного машиностроения



Современное производство едва ли может функционировать без автоматизированной информационной поддержки как технологических, так и организационных процессов. Но зачастую на крупных предприятиях сохраняется сложившаяся испокон веков бюрократическая система, которая замедляет процесс производства. В большинстве случаев утверждение договорной документации и подписание иных документов занимает недели, а иногда и месяцы. Для решения подобного рода проблем были созданы системы электронного документооборота (СЭД), которые с успехом помогают различным организациям и предприятиям в развитии и увеличении скорости производства за счет сокращения временных затрат на обработку документации.

Понятие систем электронного документооборота

Существует множество определений того, что такое ЭД, СЭД. Ознакомимся с некоторыми из них:

Электронный документ - это документ, информация которого представлена в электронной форме [1].

Электронный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационнотелекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах [2].

Электронный документооборот - способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно [3].

Система электронного документооборота - программный продукт, который позволяет организовать работу с электронными документами и взаимодействие между сотрудниками.

Enterprise Content Management (ECM) - набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем сотрудникам внутри организации [4].

Стандарты в области электронного документооборота

Системы электронного документооборота впервые подверглись стандартизации в 1997 г. в стандарте Department of Defense 5015.2 STANDARD (DoD 5015.2-STD) - стандарт министерства обороны США по требованиям к разработке программных приложений для управления электронными документами. Стандарт устанавливал базовые функциональные требования к СЭД, а также минимальные требования по делопроизводству и документообороту, основанные на рекомендациях Национальной архивной службы США. Вторая версия стандарта была опубликована в 2002 г. В последствии, в 2000-х годах были приняты все национальные стандарты в области СЭД [5]. В качестве основных стандартов по работе с электронными документами можно выделить следующие:

• ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» - устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе, а также порядок внесения изменений в эти документы.

• ГОСТ Р 7.0.2-2006 «Консервация документов на компакт-дисках» - относящийся к документам на компакт-дисках, устанавливает общие требования к консервации документов на компакт-дисках любого типа и формы, к режиму хранения и контролю состояния, а также к технологическим процессам стабилизации и изготовления копий.

• ГОСТ 28388-89 «Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения» - распространяется на конструкторские, программные, технологические и другие проектные документы, выполняемые на магнитных носителях данных. Стандарт устанавливает независимые от конкретного способа обмена и обработки требования к выполнению документов на магнитных носителях, а также общие правила учета, хранения, внесения изменений и обращения документов на магнитных носителях.

Особенности систем электронного документооборота для применения в атомной отрасли

Зачастую на крупных предприятиях, функционирующих в области атомного машиностроения, существуют свои собственные инструкции ведения технической документации и оформления договоров. Также на большинстве таких предприятий отсутствует единый архив всей технической документации, его заменяет множество бумажных и электронных архивов, разобраться в которых не представляется возможным человеку, не знакомому с ним. Поддержание всех таковых архивов в актуальном состоянии в основном проводится вручную и является достаточно трудоемкими процессов. Ещё одна специфичная особенность атомной отрасли - наличие достаточно длительного жизненного цикла эксплуатации многих крупных техногенных объектов (в том числе и АЭС), который в большинстве случаев пролонгируется. В связи с этим срок жизни документации в распределённых архивах может достигать значительного количества лет. С учетом возникающих прецедентов реинжиниринга узлов на таких объектах документы поднимаются из архива и, зачастую, просто теряют свои свойства (качество бумаги, чернил и т.п.).

Таким образом, очевидны преимущества электронных бумаг в сравнении с бумажными носителями.

Учитывая огромную инфраструктуру подобного рода предприятий встаёт вопрос о хорошей масштабируемости системы, которая может быть внедрена. Построение бизнес-процессов наглядно показывает, что ряд из них требуют тщательной автоматизации, а накопленные бумажные архивы требуют перевода их в электронный вид. Эти шаги не только упростят работу сотрудникам предприятия, но и ускорят базовые процессы. Также особое внимание следует уделить факту наличия необходимости обеспечения информационной безопасности (ИБ) информационных объектов (документов) в таких системах и каналов доступа к ним в соответствии с действующими требованиями законодательства РФ в области ИБ, а также политиками ИБ предприятий.

Исходя из представленного выше, можно сделать выводы о необходимом минимальном наборе характеристик системы электронного документооборота, которую можно было бы внедрить на предприятиях атомного машиностроение.

Современные системы документооборота

В настоящее время существует широкий перечень программных продуктов по автоматизации документооборота. Отечественные СЭД впервые появились еще в Советском Союзе, в 80-х годах прошлого века. Делались они для государственного сектора, а именно, для ЦК КПСС. Для начала была автоматизирована работа общего отдела, а затем постепенно, в течение нескольких лет, вся работа с документами ЦК и Политбюро. Эта система позднее стала использоваться в Аппарате Президента СССР и в Администрации Президента РФ [6]. Однако многие иностранные СЭД не менее популярны в России. Наиболее актуальными системами в настоящее время можно назвать следующие: 1С-документооборот, Docvision, Documentum, IBM Lotus Notes, БОСС Референт, Microsoft SharePoint, Tessa, Directum, Open Text, ТЕЗИС. Рассмотрим каждую из них поподробнее.

1С-документооборот - система электронного документооборота, созданная фирмой «1С» на технологической платформе «1С: Предприятие». Рассматриваемая система обеспечивает автоматизацию всего цикла обработки официальных и внутренних документов коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с поддержкой как электронного, так и бумажного документооборота. 1С-Документооборот представляет собой прикладное программное решение, созданное для комплексного решения задачи по автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля исполнительской дисциплины, ведения аналитических отчетов.

Данный продукт позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», требованиям ГСДОУ (Государственная Система Документационного Обеспечения Управления) и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.

Платформа, на которой разработана данная СЭД, обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи.

Плюсами данной системы является возможность использования в различных отраслях и применение на предприятиях любого профиля, поддержка работы от небольшой организации до крупного холдинга, также программа может быть использована как в коммерческих организациях, так и в бюджетных [7].

Docvision - система автоматизации документооборота и бизнес-процессов предприятия, разработанная российской компанией и внедряемая с 2005 года. Кроме работы с общей управленческой деятельностью, Docsvision позволяет решать различные функциональные задачи подразделений и операционные процессы в деятельности предприятий. Основными принципами разработчиками системы Docsvision стали: открытость, гибкость, модульность и производительность.

Предметно-ориентированная платформа Docsvision имеет открытые интерфейсы прикладного программирования, при помощи которых можно заниматься разработкой приложений, а также готовых типовых решений с возможностями параметрической настройки. Она основана на ядре, которое реализует

Электронный научно-практический журнал «МОЛОДЕЖНЫЙ НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК» НОЯБРЬ 2017
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

функции базы данных, сервера приложений и API интерфейс для разработчиков низкоуровневых модулей. Технологически ядро использует операционную систему Microsoft Windows Server и Microsoft SQL Server. Платформа Docsvision входит в спецификацию любого решения и содержит практически все необходимое для эксплуатации системы у заказчика

[8].

EMC Documentum - это полнофункциональная платформа, предназначенная для управления корпоративной информацией предприятия. Documentum является мировым лидером на рынке ECM систем и позволяет не только управлять документооборотом предприятия, но и решать вопросы по автоматизации различных бизнес-процессов, тем самым создавая процессориентированную связь различных информационных систем между собой.

Решениями на базе Documentum в мире пользуются около 1500 компаний. Платформа позволяет работать с различными типами документов и файлов: текстовые документы, инженерные чертежи, документы XML, образы отсканированных бумажных документов, аудио и видеофайлы, и многие другие типы, и форматы. Documentum представляет собой платформу управления содержанием, основанную на полностью единой архитектуре. Кроме того, что платформа является цельной, в то же время остаётся гибкой для соответствия потребностям бизнеса клиентов в отношении управления информацией [9].

IBM Lotus Notes - система документооборота, которая используется по всему миру. В России данная система наиболее часто встречается в банках, в крупных коммерческих структурах, а также в государственных учреждениях.

Программный продукт включает в себя сервер приложений и почтовый сервер, что не требует интеграции системы документооборота Lotus Notes со сторонними почтовыми службами. Так же в Lotus Notes уже есть разработанная система разграничения прав доступа - остается ее просто использовать. Это значительно сокращает время и стоимость автоматизации документооборота Lotus Notes.

Для пользователей есть возможность работать с приложениями удаленно, без подключения к серверу. При этом на пользовательском ПК не требуется устанавливать дополнительное ПО - достаточно установить и настроить клиент Lotus Notes. После работы в режиме офф-лайн пользователь запускает репликацию и данные автоматически синхронизируются между клиентом и сервером. При доработке приложений Lotus Notes не требуется обновлять клиентские места.

Изменения можно вносить в рабочих базах «на лету», не прерывая работу пользователей.

В системе реализован механизм контроля исполнительской дисциплины, а также есть отдельные списки документов и резолюций, которые требуют исполнения. Существует возможность отдельно отслеживать документы с пометкой «На контроле». Ко всем документам применяются правила для разграничения прав доступа таким образом, чтобы документы видели только те пользователи, которые имеют к ним отношение. Кроме того, реализованы ограничения на создание, редактирование и удаление документов [10].

БОСС Референт - разработанная компанией «АйТи» система документооборота, ориентированная на поддержку управления организацией и эффективной работы сотрудников.

Основным назначением системы БОСС Референт является создание корпоративной системы, которая охватывает деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживает управленческие бизнес-процессы, а также делопроизводство, организационное управление и согласование документов. Будучи полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала присутствуют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической структурой.

Так же в системе реализованы функции контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания, электронной конференции и доски объявлений.

«БОСС-Референт» является наиболее открытой во всех смыслах системой - она поставляется вместе с полными исходными текстами, причем дополнительно к ней прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса.

Microsoft SharePoint - это тиражируемое решение по автоматизации документооборота, которое дает возможность значительно сократить бумажный документооборот, сделать его прозрачным и контролируемым, снизить риск потери документов.

С помощью стандартных средств Microsoft SharePoint реализуется возможность выполнения поставленных клиентом задач, не прибегая к доработке и программированию. Это значительно снижает затраты клиента, а также существенно сокращает сроки реализации проекта.

Система имеет возможность настраиваться под существующие в компании особенности документооборота. Она включает весь необходимый функционал для создания, согласования, оповещения, отслеживания путей и сроков исполнения документов. С ее помощью удобно хранить и обрабатывать данные, получать любую аналитическую информацию. Также немаловажным преимуществом СЭД на платформе Microsoft SharePoint является возможность организации совместной работы сотрудников одного или нескольких подразделений компании [11].

Tessa - универсальная и гибкая платформа с современным интерфейсом для создания высокопроизводительных решений по автоматизации документооборота и бизнес-процессов компаний в различных сферах бизнеса. Основными преимуществами Tessa являются: высокая скорость работы, современный интерактивный пользовательский интерфейс, широкие возможности настройки и разработки расширений, мощная подсистема ролевого доступа к объектам и функциям, широкие возможности в части предоставления данных, возможность организации сложных бизнеспроцессов с наглядной визуализацией хода выполнения процесса, широкие возможности интеграции с другими информационными системами, наличие типовых решений, невысокая стоимость владения системой и быстрая окупаемость внедрения.

Платформа Tessa разработана компанией Syntellect на основе практического опыта реализации более 150 проектов внедрения СЭД в организациях различного масштаба и различной сферы деятельности.

Решение на базе Tessa - красивое, быстрое, современное и интерактивное. Безупречная внутренняя архитектура, гибкие возможности настройки и современные технологии WPF обеспечивают плавную и безупречную работу рабочего места пользователя и минимальное время отклика приложения даже в условиях ограничений каналов передачи данных [12].

Directum - система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Рассматриваемая система покрывает полный спектр бизнес-задач и автоматизирует сквозные бизнес-процессы крупных распределенных предприятий по полному циклу внутреннего и внешнего документооборота с вовлечением всех сотрудников от топменеджера до конечного исполнителя. Каждое решение программы DIRECTUM кроме программного обеспечения включает бизнес-консалтинг, внедрение и просчет эффекта.

Система DIRECTUM построена на базе многоуровневой архитектуры, основными функциональными элементами которой являются СУБД, файловые хранилища, клиентские приложения, интеграционные и сервисные компоненты. Все вместе они позволяют работать с неограниченными объемами данных и пользователей в распределенных структурах.

ECM система с возможностями для управления документооборотом, бизнес-процессами, web-контентом. Предоставляет базовый функционал через веб-сервер, а также расширения для Sharepoint. Есть также веб-интерфейс для мобильных браузеров. Для среднего бизнеса и отдельных подразделений крупных компаний с подключением 50-200 пользователей разработано облачное решение DirectumRX [13].

Open Text - система электронного документооборота, созданная мировыми разработчиками систем управления корпоративной информацией. Она помогает организациям всех отраслей промышленности управлять информационными ресурсами предприятия, обеспечивая их безопасность и защиту. Решения от OpenText позволяют управлять движением любых видов информации: платформа предусматривает работу с документами, веб-контентом, цифровыми данными, электронными письмами, статистическими отчетами и т.д. Также платформа предоставляет возможности для совместной работы в команде благодаря таким инструментам как проектные области, форумы, блоги, сервисы немедленных сообщений, т.д.

OpenText является корпоративной веб-ориентированной ECM система для управления контентом и совместной работы на основе пользовательского персонализированного Web 2.0 интерфейса и безопасных Enterprise 2.0 инструментов. Так же значимым плюсом является доступ с мобильных устройств.

Компания OpenTextTM является мировым разработчиком систем управления корпоративной информацией и помогает организациям всех отраслей промышленности управлять информационными ресурсами предприятия, обеспечивая их безопасность и защиту.

ТЕЗИС - это современная, надежная и удобная система электронного документооборота, которая представляет собой комплексное программное решение, подходящее для автоматизации документооборота, делопроизводства и управления рабочими процессами в средних и крупных коммерческих компаниях, на промышленных предприятиях, в государственных и научнообразовательных учреждениях.

Система электронного документооборота ТЕЗИС позволяет решать различные задачи по автоматизации управления бизнесом, в том числе работу с документами и договорами, автоматизацию канцелярии и контроль исполнительской дисциплины. ТЕЗИС учитывает классические особенности бумажного документооборота и, в то же время, позволяет реализовывать в электронном виде уникальные бизнес-процессы каждой организации.

Система является надежной и гибкой платформой для автоматизации уникальных бизнеспроцессов, включает в себя корпоративный портал и мобильное приложение. Представлена в трёх различных редакциях: базовая, стандартная и расширенная, что позволяет заказчику оптимально подобрать вариант решения бизнес-задач. А также для предприятий и организаций государственного сектора и коммерческих организаций, которые собирают обратную связь о качестве предоставляемых товаров и услуг, разработан модуль «Учет обращений граждан».

Построение квадранта Гартнера для систем электронного документооборота

Проведём оценку десяти различных систем электронного документооборота по методологии построения квадрата Гартнера, чтобы понять распределения вендоров на рынке. Для этого выберем основные технические и маркетинговые критерии, которые являются наиболее важными при выборе СЭД на предприятиях атомного машиностроения. Таким образом, обязательными характеристиками данной сферы являются (Таблица 1):

• безопасность;

• надёжность;

• стоимость;

• использование электронной подписи;

• получение аналитики; ? управление потоком работ; ? интеграция с Office и др.

С точки зрения дальновидности следует учесть такие показатели как (Таблица 2):

• масштабируемость;

• удобство обучения;

• число областей автоматизации;

• популярность;

• качество тех. поддержки;

• опыт компании на рынке;

• разграничение прав доступа [14].

После выбора набора характеристик было проведено количественное оценивание каждой из систем по выбранным характеристикам.

электронный документооборот машиностроение гартнер

Таблица 1. Оценка СЭД по техническим характеристики

Программные продукты	Технические возможности
	Стоимо сть	Использован ие электронной подписи	Получение аналитики	Управление потоками работ	Интеграция с Office и др.	Безопасн ость	Надёж ность
1С- Документооборот	2	6	8	7	2	5	3
Docvision	8	8	9	7	8	8	4
EMC Documentum	2	8	6	5	6	7	6
IBM Lotus Notes	3	6	7	7	3	8	9
БОСС Референт	2	4	4	6	6	3	5
Microsoft SharePoint	6	9	5	4	9	10	7
Tessa	9	4	3	5	4	4	4
Directum	8	8	6	7	8	6	5
Open Text	4	5	8	7	5	7	6
ТЕЗИС	5	4	3	6	3	4	3



Таблица 2. Оценка СЭД по маркетинговым показателям

Программные продукты	Маркетинговые показатели(Дальновиденье)
	Число областей автоматиз ации	Популя рность	Качество тех. поддержк и	Масштаби руемость	Удобство обучения	Опыт компании на рынке	Разгранич ение прав доступа
1С- Документооборот	3	9	7	7	8	6	3
Docvision	4	6	5	3	5	5	5
EMC Documentum	8	9	6	7	7	6	8
IBM Lotus Notes	8	8	6	7	7	10	9
БОСС Референт	6	4	3	6	4	5	6
Microsoft SharePoint	7	7	5	8	9	10	6
Tessa	5	4	3	6	3	3	7
Directum	9	4	3	8	7	5	6
Open Text	6	4	4	5	3	7	3
ТЕЗИС	3	4	2	5	3	4	5

После проведения оценки каждого программного продукта и визуализации положения на графике по ряду критериев были выделены следующие группы компаний.

Лидеры: IBM Lotus Notes, EMC Documentum, Microsoft SharePoint, Directum.

Претенденты: 1С-Документооборот.

Дальновидные: Open Text, Docvision.

Нишевые игроки: БОСС Референт, Tessa, ТЕЗИС.

Таким образом, можно сделать вывод, что для реализации системы электронного документооборота на предприятиях атомного машиностроения предпочтительнее программные продукты серии IBM Lotus Notes, EMC Documentum, Microsoft SharePoint или Directum.

Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом со временем встаёт в любом предприятии или организации. На сегодняшний день имеется множество систем автоматизации документооборота различных как по функциональным возможностям, так и по своей архитектуре. Однако такая отрасль как атомное машиностроение предъявляет свои специфичные требования при выборе СЭД.

Таким образом, в ходе данного исследования были рассмотрены различные системы электронного документооборота. В частности, были выявлены характеристики, которые наиболее подходящие для внедрения СЭД на предприятиях атомного машиностроения. После анализа десятка систем по техническим и маркетинговым показателям были выявлены явные лидеры.



Список литературы

1. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

2. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

3. Логинова, А.Ю., Романов Д.А., Ильина Т.Н. Правда об электронном документообороте - М.: ДМКПресс, 2016 г.

4. Майкл Дж. Саттон. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения /. - М.: Азбука, БМикро, 2015 г.

5. Стандарты СЭД: что подойдет России? [Электронный ресурс] URL: http://www.cnews.ru/

Дата обращения: 6.10. 2017

6. EMC - Journal [Электронный ресурс] URL: http://ecm-journal.ru Дата обращения: 8.10.

2017

7. 1C: Предприятие. [Электронный ресурс] URL: http://v8.1 c.ru/ Дата обращения: 8.10. 2017

8. СЭД Docsvision. [Электронный ресурс] URL: http://www.docsvision.com/ Дата обращения: 8.10. 2017

9. Особенности ИТ в атомной энергетике: как «Росэнергоатом» управляет технической документацией. [Электронный ресурс] URL: http://www.cnews.ru/ Дата обращения: 6.10. 2017

10. IBM. [Электронный ресурс] URL: https://www.ibm.com/ru-ru/ Дата обращения: 6.10. 2017

11. Система электронного документооборота на SharePoint [Электронный ресурс] URL: http://docspace.ru/ Дата обращения: 6.10. 2017

12. Tessa: управление документами. [Электронный ресурс] URL: https://mytessa.ru/ Дата обращения: 6.10. 2017

13. Directum [Электронный ресурс] URL: https://www.directum.ru/ Дата обращения: 6.10.

2017

14. Чернов В.Н. Системы электронного документооборота. - М: РАГС, 2009 Леонид Рейнгольд, к.т.н., Обзор систем электронного документооборота [Электронный ресурс] URL: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

Размещено на Allbest.ru