Влияние современного документоведения на создание новых моделей экономического развития

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФГБОУ ВО Липецкий государственный технический университет

Кафедра истории, теории государства и права и конституционного права

Влияние современного документоведения на создание новых моделей экономического развития

ассистент Вознюк О.И.

Аннотация

Работа посвящена проблемам комплексной науки современного документоведения и его влияния на развитие всех наук и управление эффективности работы любой организации (учреждения или предприятия).

Ключевые слова: документоведение, документ, документационное обеспечение, управление, работа с документами, делопроизводство, документальное оформление дел, документный аудит, правила составления, оформление документов, хранение документов, организационно-распорядительные документы.

Документоведение -- это комплексная наука о документе и документно-коммуникационной деятельности, изучающая в историческом, современном и прогностическом планах процессы создания, распространения и использования документных источников информации в обществе (исследуются его свойства, параметры, структура, функции, методы и способы документирования, классификация и типологизация документов, общие закономерности создания, распространения, хранения и применения документов).

Современное документоведение - процесс активизации изучения документов всеми науками; фактически создание интегративного направления развития знаний о нем с точки зрения истории, правоведения (прежде всего с такими его отраслями как конституционное, гражданское, административное, трудовое и предпринимательское право, криминалистика), экономики, социологии, теории управления и менеджмента, информационного менеджмента, психологии управления, библиотековедения, библиографии, источниковедения, делопроизводства, документационного обеспечения управления, архивоведения, информатики, семиотики, текстологии, патентоведения, вычислительной техники и программирования, информационной безопасности, защиты информации и др. Следует отметить особую роль в документоведении достижений прикладной лингвистики (унификация текстов документов, стандартизация языковых единиц, введение и применение лексических оборотов, редактирование служебных документов и др.).

Без хорошо отлаженного современного документоведения и документационного обеспечения управления эффективность работы любой организации (государственного учреждении или предприятия) будут сведены практически «к нулю». А о создании новых моделей экономического развития, внедрении новейших технологий, хорошо подготовленным персонале, да и успешных финансовых результатах, тем более, придется забыть надолго.

При этом оптимизация деятельности служб документационного обеспечения управления невозможна без определения их экономической эффективности, без всестороннего анализа использования финансовых и материальных ресурсов на создание и обработку документов, без составления соответствующих методик, нормативов трудозатрат и т.д.

Как правило, документоведение и документационное обеспечение управления составляют: документирование, организация работы с документами и делопроизводство.

Документирование - создание документов (составление, оформление, согласование и изготовление)[3, с.9].

Организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов [2, с.13]; ее эффективность в значительной степени зависит от квалификации самих сотрудников и степени оснащенности современными техническими средствами (зависит от материальных возможностей организаций - всегда финансируется по остаточному принципу).

Делопроизводство - вся совокупность работ со служебными документами: составление, регистрация входящих документов и корреспонденции, организация и контроль исполнения, формирование номенклатуры дел, хранение, передача в архив, отправка исходящих документов и корреспонденции [1, с.8].

Как показывает практика, документооборот (упорядочение движения документов) учреждения, предприятия или организации включает разнообразие типов документов, различные маршруты их движения в процессе обработки, накопление и хранение огромных объемов информации. Именно он затрудняет работу исполнителей, занятых непосредственно составлением и обработкой документов, несет огромную балластовую нагрузку при их хранении, ведёт к увеличению расходов и снижает общую эффективность; а работа ответственных лиц, управляющих деловыми процессами, просто порой парализована из-за большого количества бумажных масс и влияет на своевременное и качественное выполнение поручений. документационный обеспечение оптимизация

Уверена, что о многих перечисленных выше терминах, процедурах и работах Вы слышите впервые.

Проблем в организации документоведения (особенно на современном этапе) много. В рамках данной конференции нет смысла их перечислять.

Ведение документоведения относится к весьма рутинной работе с документацией, требующей специальных знаний и практических навыков - этот факт обусловлен самой историей развития системы документационного обеспечения (и как его составляющей - делопроизводства) в нашей стране. При этом следует учитывать, что документоведение (документационное обеспечение) - наука сравнительно молодая. Отсутствие достаточного количества специалистов в области документоведения в нашей стране (отчасти наследство советской системы образования) - само по себе уже является проблемой.

В настоящий момент в Российской Федерации имеется значительная нормативная база документоведения: нормативные правовые акты федеральных органов власти и субъектов Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения управления (Гражданский кодекс РФ, федеральные законы); ведомственные и обще отраслевые нормативные, инструктивные и методические документы, издаваемые органами исполнительной власти самого разного уровня; всевозможные инструктивные и методические материалы, устанавливающие требования к документам, технологии их создания и обработки на уровне отдельной организации или ее структурного подразделения.

Неоспоримо, что документоведение (и особенно его такая часть, как информационно-документационное обеспечение) является важнейшей обслуживающей функцией управления. При тщательно продуманной организации система документационного обеспечения помогает сопровождать любой процесс управления (независимо от организационных структур и масштабов решаемых задач); грамотное и правильное документальное оформление дел имеет большое практическое и юридическое значение.

Учитывая узкий круг исследователей занимающихся изучением вопросов документационного обеспечения и делопроизводства и отсутствие квалифицированных кадров порой приводит к тому, что просто банально нет возможности проконсультироваться по возникающим вопросам в этой области. Это тесно связано с проблемой высшего образования по направлению «Документоведение».

Для того, чтобы грамотно, правильно и доступно излагать пояснения к любому «новшеству» (да и не только к нему) - требуются не только определенные специальные и технические знания, но и навыки по созданию документов (и не только технических).

Если бы была возможность ввести (даже только на периодической основе) институт документного аудита, то много интересного можно было бы узнать о составителях документов (и не только об уровне их образованности). Фактически уже сейчас можно говорить о документной безграмотности многих сотрудников.

Кроме этого, еще бы этот документный аудит показал:

- отсутствие обязательности и единообразия в документах. Приводит порой к потере основной функции документа (информационная; является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщения [4, с.6]), потере практического и юридического его значения;

- разобщенность и нарушение правил составления, оформления и хранения организационно-распорядительных документов. унифицированы приказы по личному составу, а вот приказы по основной деятельности - сплошное творчество, причем не всегда удачное;

- неверное документальное оформление (ведение) документов и дел. Реквизиты документов оформляются не по правилам, а по желанию и видению: резолюция (нарушаются форма и место расположения), поля и т.п.;

- особая тема - несоблюдение элементарных правил переписки;

- отсутствие грамотной экспертизы ценности документов (возникает много вопросов от создания комиссии и проведения самой экспертизы до уничтожения или передачи документов на хранение). Это приводит к диссонансу в действиях служб документационного обеспечения управления и делопроизводственных служб и накапливанию огромного количества «архивной массы» (дубляж, причем порой двойной - на разных материальных носителях - электронных и бумажных);

- безграмотную регистрацию электронных документов, их сохранность; - полное отсутствие ограничения к доступу электронных документов;

- проблемы автоматизации делопроизводственных процессов (СЭД «ДЕЛО» используется не в полном объеме) и др.

Итог всего вышеизложенного прост - документоведения и документационное обеспечение (независимо государственное это учреждение или предприятия) однозначно влияют на модернизацию, создание новых моделей экономического развития и новейших технологий.

Ведение их требует тщательно продуманной системы организации и постоянного совершенствования - путем переобучения, повышения квалификации или самообучения персонала.

Нужно помнить всегда о том, что наша страна должна постоянно развиваться и совершенствоваться во всех сферах деятельности.

Список использованных источников

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и введение: учебно-практическое пособие для вузов / В.И. Андреева. - 2-е изд., перераб. и доп. - Москва : КноРус, 2007. - С. 216.

2. Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства в государственном аппарате / Р.Х Богатеев. - Казань.: Изд-во Казань, 2000. - 180 с.

3. Бондырева Т.Н. Секретарское дело / Т.Н. Бондырева. - Москва : Высшая школа, 2001. - 383 с.

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: учебник для вузов / Т.В. Кузнецова. - Москва : Междунар. центр финансово-экон. развития, 2004. - 542 с.

Размещено на Allbest.ru